Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc của công ty cổ phần dược vật tư y tế thái bình năm 2015

BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐẶNG THỊ THU PHƯƠNG

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
TỒN TRỮ THUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
DƯỢC VẬT TƯ Y TẾ THÁI BÌNH NĂM 2015
LUẬN VĂN DƯỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI 2016


BỘ Y TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐẶNG THỊ THU PHƯƠNG

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
TỒN TRỮ THUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
DƯỢC VẬT TƯ Y TẾ THÁI BÌNH NĂM 2015
LUẬN VĂN DƯỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC
MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Ngư ời hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Thị Song Hà

HÀ NỘI 2016

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này tôi
đã nhận được sự giúp đỡ của thầy cô, đồng nghiệp, bạn bè và những người thân.
Lời đầu tiên, tôi gửi lời chân thành cảm ơn PGS. TS Nguyễn Thị Song Hà
– Trưởng phòng sau đại học trường Đại học Dược Hà Nội, người đã trực tiếp
hướng dẫn tận tình chu đáo chỉ bảo nhiều ý kiến sâu sắc giúp đỡ tôi hoàn thành
tốt luận văn này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo bộ môn Quản lý và
Kinh tế dược, phòng Sau đại học, Ban Giám hiệu cùng toàn thể các thầy giáo cô
giáo trường đại học Dược Hà Nội đã giảng dạy, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường.
Tôi cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức, phòng Kinh doanh
thị trường, phòng Kế hoạch vật tư, phòng Đảm bảo chất lượng – Nghiên cứu
phát triển và các anh chị thuộc Tổng kho Công ty cổ phần Dược Vật tư y tế Thái
Bình đã tận tình giúp đỡ trong quá trình thu thập số liệu, thông tin đầy đủ và
chính xác để tôi thực hiện đề tài.
Cuối cùng tôi xin cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp và những người thân
trong gia đình đã động viên, chia sẻ những khó khăn, khích lệ và động viên trong
suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Thái Bình, ngày 29 tháng 02 năm 2016
Học viên

Đặng Thị Thu Phương


MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................................... 1
Chương 1. TỔNG QUAN ................................................................................ 3
1.1. Tồn trữ thuốc ................................................................................................ 3
1.1.1.Khái niệm .................................................................................................... 3

1.1.2. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc.................................................................... 3
1.2. Thực hành tốt bảo quản thuốc ....................................................................... 4
1.2.1. Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc.................................... 4
1.2.2. Thực hành tốt bảo quản thuốc .................................................................... 4
1.3. Chức năng và nhiệm vụ của kho ................................................................. 12
1.3.1. Chức năng của kho ................................................................................... 12
1.3.2. Nhiệm vụ của kho .................................................................................... 14
1.4. Thực trạng tồn trữ thuốc của Việt Nam trong những năm gần đây………..15
1.5.Vài nét về công ty cổ phần Dược VTYT Thái Bình..................................... 17
1.5.1. Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................... 17
1.5.2. Một số kết quả đạt được ........................................................................... 19
1.5.3. Mô hình tổ chức của công ty ................................................................... 20
Chương 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.................. 22
2.1. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................. 22
2.2. Thời gian và địa điểm nghiên cứu ............................................................... 22
2.3. Phương pháp nghiên cứu............................................................................. 22
2.3.1. Thiết kế nghiên cứu.................................................................................. 22
2.3.2. Các biến số nghiên cứu............................................................................. 22
2.3.3. Phương pháp thu thập số liệu ................................................................... 26
2.3.4. Phương pháp phân tích, xử lý và trình bày số liệu.................................... 26
Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU............................................................ 27
3.1 Thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác tồn trữ
thuốc của công ty CP Dược VTYT Thái Bình năm 2015 .................................. 27


3.1.1.Tổ chức nhân lực ....................................................................................... 27
3.1.2. Cơ sở vật chất........................................................................................... 28
3.1.3. Trang thiết bị trong kho GSP.................................................................... 31
3.2. Phân tích thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc tại Công ty CP Dược VTYT
Thái Bình năm 2015 .......................................................................................... 36

3.2.1. Phân tích thực trạng bảo quản thuốc......................................................... 36
3.2.2. Phân tích thực trạng dự trữ thuốc trong kho ............................................. 39
Chương 4. BÀN LUẬN .................................................................................... 50
4.1. Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo công tác tồn
trữ thuốc của công ty CP Dược VTYT Thái Bình ............................................. 50
4.1.1. Về tổ chức nhân lực.................................................................................. 50
4.1.2. Về cơ sở vật chất và trang thiết bị ............................................................ 50
4.2. Về thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc ..................................................... 49
KẾT LUẬNVÀ ĐỀ XUẤT............................................................................... 54
1. KẾT LUẬN.................................................................................................... 54
1.1.Về tổ chức nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị.................................... 54
1.2. Về thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc ...................................................... 55
2. ĐỀ XUẤT ...................................................................................................... 56
2.1. Về tổ chức nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị................................... 56
2.2. Về thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc ...................................................... 56

 

 

 

 


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TĂT

Chữ viết tắt

 

 

 

 

 

 

 

 

Giải nghĩa

CP

Cổ phần

DSĐH

Dược sỹ đại học

DSTH

Dược sỹ trung học

KST

Ký sinh trùng

GSP

“Thực hành tốt bảo quản thuốc”

GDP

“ Thực hành tốt phân phối thuốc”

FIFO

First In First Out

FEFO

First Expires First Out

VTYT

Vật tư y tế


DANH MỤC BẢNG

TT
2.1

Tên bảng

Các biến số nghiên cứu

Trang
23

3.2 Cơ cấu trình độ chuyên môn của kho công ty năm 2015

27

3.3

Diện tích của các kho thuốc

28

3.4

Trang thiết bị văn phòng của kho GSP năm 2015

31

3.5 Trang thiết bị dùng để vận chuyển và chất xếp hàng hoá của

33

kho thuốc công ty năm 2015
3.6 Trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản hàng hoá của

33

kho thuốc công ty năm 2015
3.7

Các trang thiết bị phòng chống cháy nổ của kho thuốc công ty năm 2015

34

3.8

Hệ thống sổ sách trong kho thuốc công ty năm 2015

35

3.9

Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2015

37

3.10 Kết quả sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho GSP năm 2015

38

3.11 Cơ cấu hàng dự trữ trong kho thuốc công ty năm 2015

40

3.12 Giá trị tồn của các nhóm thuốc trong năm 2015

41

3.13 Số lần nhập kho tuân theo nguyên tắc FEFO của năm 2015

43

3.14 Số hoá đơn tuân theo nguyên tắcFEFO

45

3.15 Sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách

46

3.16 Số các khoản hàng kiểm kê khớp nhau của kho năm 2015

47


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.17. Hàng thiếu, hỏng, vỡ, quá hạn trong năm 2015

47

3.18 Các nguyên nhân, dạng bào chế thường không đạt chất lượng

47


DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 1.1. Minh hoạ nguyên tắc FIFO................................................................... 9
Hình 1.2. Minh hoạ nguyên tắc FEFO.................................................................. 9
Hình 1.3. Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông....................................... 13
Hình 1.4. Sơ đồ tổ chức Công ty CP Dược VTYT Thái Bình ............................ 20
Hình 3.5. Biểu đồ cơ cấu trình độ chuyên môn của kho công ty năm 2015 ....... 27
Hình 3.6. Sơ đồ mặt bằng kho thuốc công ty ..................................................... 30
Hình 3.7. Biểu đồ tỷ lệ số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm kho GSP năm 2015 .. 38


ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước,
sự quan tâm đầu tư của Đảng và Chính phủ cho sự nghiệp chăm sóc sức khỏe
nhân dân, tình trạng sức khỏe của người dân đã được cải thiện rõ rệt. Bảo vệ,
chăm sóc và nâng cao sức khỏe cho nhân dân là hoạt động, là mục tiêu và là
nhân tố quan trọng trong việc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và bảo vệ Tổ
quốc [1]. Trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, thuốc đóng vai
trò quan trọng nhằm bảo đảm mục tiêu chăm sóc sức khỏe của con người. Vì vậy
việc sản xuất và cung ứng thuốc đạt chất lượng, kịp thời, đủ số lượng trở thành
một yêu cầu cần thiết đối với các cơ sở khám chữa bệnh và cung cấp thuốc.
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc cho công tác phòng, điều trị và chẩn đoán
bệnh. Thuốc sản xuất trong nước và nhập khẩu không ngừng tăng về số lượng,
ngày càng phong phú về chủng loại, dạng bào chế. Cùng với đó là mạng lưới
phân phối cũng phát triển rộng khắp cả nước để cung cấp thuốc kịp thời đủ số
lượng và đảm bảo chất lượng cho nhu cầu khám chữa bệnh. Trong công tác phân
phối, lưu thông, công ty cổ phần Dược VTYT Thái Bình đã xây dựng được các
trung tâm dược hiện đại khang trang góp phần cung ứng đầy đủ và kịp thời thuốc
phòng, chữa bệnh cho mạng lưới y tế toàn tỉnh và tham gia cung ứng thuốc cho
các tỉnh bạn. Công ty đang từng bước xây dựng mới và hiện đại hoá các cơ sở
phân phối thuốc đạt tiêu chuẩn GPP theo lộ trình của Bộ Y tế, góp phần nâng cao

chất lượng thuốc chữa bệnh để phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn.
Để thực hiện tốt mục tiêu phân phối thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ
thuốc sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và
giảm thiểu chi phí. Vì vậy tồn trữ thuốc luôn được xác định là một công tác
thường xuyên, trọng tâm trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty

1


CP Dược VTYT Thái Bình. Với ý nghĩa đó chúng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu:
“Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc của Công ty CP Dược VTYT Thái Bình
năm 2015”
Được thực hiện với hai mục tiêu sau:
1. Phân tích thực trạng về nhân lực, điều kiện cơ sở vật chất và trang
thiết bị để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc tại Công ty CP Dược VTYT Thái
Bình năm 2015.
2. Phân tích thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc tại Công ty CP Dược
VTYT Thái Bình năm 2015.
Từ đó đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tồn trữ thuốc
tại Công ty CP Dược VTYT Thái Bình.

2


Chương 1: TỔNG QUAN

1.1. Tồn trữ thuốc
1.1.1. Khái niệm
Theo Tổ chức Y tế thế giới thì tồn trữ là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu,
vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất

và các thành phẩm trong kho.
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một
quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ hàng hoá
trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc
đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng
tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc
[19].
1.1.2. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung
và cầu, giảm nguy cơ hết hàng.
- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường
xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ
thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho
không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải
sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng
thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu
cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó, lượng tồn

3


kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [14].
1.2. Thực hành tốt bảo quản thuốc
“Thực hành tốt bảo quản thuốc” là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc
bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất,
bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất
lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng.
1.2.1. Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc

1.2.1.1. Nhân sự
Theo qui mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù
hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho. Mọi nhân viên phải
thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng
chuyên môn và phải được qui định rõ trách nhiệm, công việc của từng người
bằng văn bản.
1.2.1.2. Nhà kho và trang thiết bị
Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một
cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh
hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các
động vật, sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng đã định.
* Địa điểm
- Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống
rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa
lớn và lũ lụt...
- Kho phải có một địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất,
nhập, vận chuyển, bảo vệ.

4


* Thiết kế, xây dựng
- Diện tích của kho: Kho phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia
thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt. Với những kho lớn, diện tích toàn bộ
của khu vực kho phải bao gồm diện tích của các bộ phận sau
+ Diện tích nghiệp vụ bao gồm
• Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hoá – diện tích này được
gọi là diện tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 diện tích của
toàn khu vực kho.

S1 =
Trong đó: S1: Diện tích hữu ích của kho (m2)
T: Lượng hàng chứa trong kho (tấn)
P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng
(tấn/m2)
β: Hệ số sử dụng
Nếu xếp hàng hóa trên giá: β = 0,42 - 0,47
Nếu xếp hàng trên bục: β = 0,65 - 0,7
Nếu xếp hàng hóa thành khối đứng: β = 0,68 - 0,75
• Diện tích sử dụng cho công tác xuất, nhập hàng hoá.
+ Diện tích phụ : là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để
thực hiện các công việc phụ cho các nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để
kiểm nghiệm hàng hoá, kho chứa bao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa
hàng.
+ Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, câu lạc bộ, nhà ăn, nhà tắm,
nhà vệ sinh…

5


- Tùy theo mục đích, qui mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà
phân phối...) cần phải có những khu vực xác định hoặc những hệ thống kiểm
soát khác, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp, đảm bảo các điều kiện
cho các hoạt động sau
+ Tiếp nhận, tồn trữ và bảo quản.
+ Bảo quản các thành phẩm thuốc đã xuất kho chờ cấp phát.
+ Bảo quản bao bì đóng gói.
- Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo các yêu cầu về
đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.
- Trần, tường, mái phải được thiết kế xây dựng đảm bảo sự thông thoáng,

luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết nắng,
mưa, bão, lụt.
- Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng, được xử lý chống ẩm,
thấm đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có
các khe, vết nứt gẫy là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.
* Cách bố trí một kho dược
Có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực kho
dược, tuỳ thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho. Theo hướng
dẫn của Tổ chức Y tế Thế giới, một vài kiểu bố trí tương đối thuận tiện cho công
tác quản lý và xuất nhập hàng sau
- Kho có dạng chữ T
- Kho theo chiều dọc
- Kho theo kiểu đường vòng
Kho được bố trí đầy đủ các khu vực như: Khu vực bảo quản hàng hoá;
Khu vực nhập hàng, kiểm tra, kiểm soát hàng; Nơi chuẩn bị hàng theo yêu cầu

6


trước khi xuất hàng; Khu vực xuất hàng; Khu vực quản lý.
* Trang thiết bị
- Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp, quạt thông gió, điều hoà
không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế...Trang thiết bị trong kho được
đánh giá chất lượng theo qui định phân cấp từ cấp I là tình trạnh trang thiết bị
còn mới, hoạt động tốt; cấp II là trang thiết bị đã dùng một thời gian tình trạng
vẫn còn tốt...
- Được chiếu đủ ánh sáng cho phép tiến hành một cách chính xác và an
toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho.
- Có đủ các trang thiết bị hướng dẫn phòng chống cháy nổ: hệ thống báo
cháy và phòng chữa cháy tự động, bình khí chữa cháy, thùng cát, vòi nước, bình

bọt...
- Có nội qui qui định việc ra vào kho.
- Có các qui định biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn
trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm .
* Các điều kiện bảo quản trong kho
Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn
thuốc. Theo qui định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường
là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc tuỳ thuộc
vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp
gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.
Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện
bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh .... thì vận dụng
các qui định sau

7


- Nhiệt độ:
Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-250C, trong từng khoảng
thời gian nhiệt độ có thể lên đến 300C.
Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-150C.
Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C.
Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 100C.
- Độ ẩm: Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối không
quá 70% [3][19].
1.2.1.3. Vệ sinh
- Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có
côn trùng sâu bọ. Phải có chương trình vệ sinh bằng văn bản xác định rõ tần số
và phương pháp được sử dụng để làm sạch nhà kho.

- Tất cả thủ kho làm việc tại kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ.
Người mắc các bệnh về đường hô hấp hoặc có vết thương hở đều không được
làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc thành phẩm...
- Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp
(cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc).
- Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động
thích hợp [3].
1.2.1.4. Các quy trình bảo quản thuốc
* Yêu cầu chung
Các thuốc cần được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo được chất
lượng của chúng, thuốc cần được luân chuyển để có những hàng nhập trước hoặc
có những hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước.

8


- Tuân thủ 2 nguyên tắc: FIFO, FEFO, ưu tiên FEFO .
+ FIFO (First In First Out): Thuốc nhập trước thì xuất trước.

Nhập

Xuất

A

C

B

A

B

C

A

B

A: Nhập kho trước nhất

C

B

A

C

B: Nhập kho trước C

Hình 1.1. Minh hoạ nguyên tắc FIFO
+ FEFO (First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất
trước.

Nhập

Xuất

A

C

B

A

B

C

B: Hết hạn trước nhất

A

C

A

C

A: Hết hạn trước C

Hình1.2. Minh họa nguyên tắc FEFO

9

B

A

- Thuốc chờ loại bỏ cần phải có dấu hiệu nhận dạng và được kiểm soát
biệt trữ cách ly hợp lý nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất, lưu
thông, sử dụng.
- Tùy theo tính chất của sản phẩm, phải qui định chương trình kiểm tra,
đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm.
- Phải có một hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác chuẩn đảm bảo cho
công tác kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc.
* Tiếp nhận thuốc: Thuốc trước khi nhập kho phải được kiểm tra, đối chiếu
so với các tài liệu chứng từ liên quan, các hồ sơ ghi chép phải được lưu trữ cho
từng lần nhập hàng.
* Cấp phát – quay vòng kho: Chỉ được cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn
chất lượng, còn trong hạn sử dụng. Phải duy trì các bản ghi chép dễ hiểu, thể
hiện tất cả các lần nhập kho, xuất kho của thuốc, việc cấp phát cần tuân thủ theo
các nguyên tắc quay vòng kho (nhập trước – xuất trước).
* Các điều kiện bảo quản thuốc
Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt
độ, độ ẩm, việc bảo vệ tránh ánh sáng... cần được duy trì trong suốt thời gian bảo
quản. Cần phải có sự chú ý tới các thuốc chứa hoạt chất kém vững bền đối với
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng...
Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản.
Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.
Thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải được bảo quản
theo đúng các qui định tại qui chế liên quan.
Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh
thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.

10

Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được
sử dụng hết.
Tất cả các sai lệch, thất thoát cần phải được điều tra để tìm ra nguyên nhân
do lẫn lộn, cẩu thả hay các vấn đề sai trái khác.
Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập
trước - xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ, và để phát hiện
hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.
Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến chất,
hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố
khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc.
* Thuốc trả về: Tất cả các thuốc trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ
và chỉ quay trở lại kho thuốc lưu thông sau khi có sự phê duyệt bởi người có
thẩm quyền căn cứ trên các đánh giá thoả đáng về chất lượng, đảm bảo an toàn
cho người sử dụng [3].
1.2.1.5. Sắp xếp thuốc trong kho
Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận lợi
cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Có thể phân loại theo nhóm tác dụng
dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc (thuốc tiêm,
thuốc viên, thuốc đông dược,..). Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụ quan
trọng của kho. Thông thường:
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình tự
ABC của danh pháp thông thường.
- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có hạn
dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo dõi, cấp phát
[19].

11

1.2.1.6. Hồ sơ tài liệu
Qui trình thao tác: cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc, các qui trình thao
tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trong khu vực nhà
kho. Các qui trình này phải mô tả chính xác các qui trình về tiếp nhận và kiểm
tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng, thiết bị dùng trong bảo
quản (bao gồm cả các qui trình kiểm tra, kiểm soát côn trùng, chuột bọ..), qui
định về việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá
trình vận chuyển, việc cấp phát thuốc, các bản ghi chép, bao gồm cả các bản ghi
về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trả về, qui trình thu hồi và xác định
đường đi của thuốc, và của thông tin .... Các qui trình này phải được xét duyệt,
ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền.
Phải có một hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi việc
xuất nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng
thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất ... đáp ứng các qui định của pháp luật.
Phải có phiếu theo dõi xuất nhập thuốc riêng cho từng loại sản phẩm cũng
như cho từng loại qui cách sản phẩm [3].
1.3. Chức năng và nhiệm vụ của kho
1.3.1. Chức năng của kho
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông; một mặt,
kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản
xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất
và lưu thông.

12


Nguyên liệu,
Người bán

Phụ liệu

Các
Vật tư bao gói bán
thành phẩm

công đoạn
sản xuất

Thành phẩm
Người mua
Hình 1.3 Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông
- Chức năng bảo quản: Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng
và chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát... có nghĩa là
kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao
động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp phần
cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Chức năng dự trữ: Đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên
tục. Đồng thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế
quốc dân.
- Kiểm tra, kiểm soát: Khi xuất, nhập và trong quá trình bảo quản, kho
dược góp phần tạo ra những sản phẩn thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn
ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn... lọt vào lưu thông, góp phần bảo vệ
quyền lợi cho người sử dụng cũng như các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh
thuốc.
- Cân đối cung cầu: Kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư
hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang
nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp

13

phần thực hiện cân đối cung cầu.
1.3.2. Nhiệm vụ của kho
- Tổ chức thực hiện việc dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư – hàng hoá
trong kho. Không ngừng áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến, các
máy móc trang thiết bị hiện đại để tăng cường công tác, giảm sức lao động nặng
nhọc của công nhân kho.
- Xuất, nhập hàng hoá chính xác, kịp thời, quản lý tốt số lượng hàng luân
chuyển trong kho.
Một trong những nhiệm vụ chính của kho là nhập hàng vào kho, dự trữ và
bảo quản chúng một thời gian dài, sau đó lại giao cho khách hàng. Đó là nhịp
cầu nối giữa các nhà sản xuất và các nhà kinh doanh hoặc giữa các nhà kinh
doanh với nhau. Vì vậy việc xuất nhập kho phải được thực hiện theo đúng lịch
trình của hợp đồng quy định. Đồng thời trong quá trình xuất nhập hàng kho phải
thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định về kiểm nhận (kiểm tra, kiểm soát,
kiểm nghiệm) để xác định đúng đắn, chính xác số lượng, chất lượng, chi tiết các
loại hàng hoá theo đúng các thủ tục giao nhận quy định, với thời gian ngắn nhất
để khỏi ảnh hưởng tới các lần xuất nhập tiếp theo.
- Phát triển các hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ khách hàng
Dịch vụ mang tính chất sản xuất: gia công, chế biến nhũng nguyên vật liệu
phù hợp với yêu cầu của sản xuất.
Dịch vụ có tính chất thương mại: đóng gói sẵn hàng hoá, vận chuyển đến
tận nơi cho khách hàng, bốc xếp lên phương tiện cho khách hàng...
Dịch vụ về kinh doanh kho: cho thuê kho, cho thuê các phương tiện vận
chuyển, bốc dỡ, bảo quản...
- Tiết kiệm chi phí kho, góp phần hạ chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh

14


của đơn vị mà kho phụ thuộc cũng là một nhiệm vụ quan trọng và kho luôn là

một bộ phận cấu thành của doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh [19].
1.4. Thực trạng tồn trữ thuốc của Việt Nam trong những năm gần đây
Thuốc là loại hàng hoá đặc biệt, được sản xuất bằng các nguyên liệu với tính
chất, đặc điểm rất đa dạng. Vì vậy, thuốc nếu bảo quản không tốt, không đúng
rất dễ bị hư hỏng hoặc giảm chất lượng trong quá trình tồn trữ, lưu thông và sử
dụng, điều này không chỉ gây thiệt hại về mặt kinh tế mà quan trọng hơn có thể
gây nguy hại cho tính mạng và sức khoẻ của người dùng.
Công tác bảo quản không chỉ có ý nghĩa về mặt chuyên môn, đảm bảo chất
lượng thuốc, mà còn có ý nghĩa về mặt kinh tế xã hội của một quốc gia giúp sử
dụng nguồn thuốc có hiệu quả, kinh tế nhằm giảm chi phí khám chữa bệnh từ
ngân sách, cũng như của bệnh nhân.
Việt Nam là một nước nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, các yếu
tố này có tác động xấu đến chất lượng thuốc nếu không có biện pháp bảo quản
phù hợp.
Nước ta nói chung và ngành Dược nói riêng còn có nhiều khó khăn trong
việc xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt phục vụ cho công tác bảo quản
thuốc; trình độ chuyên môn về lĩnh vực này của các cán bộ Dược còn hạn chế.
Do đó, công tác bảo quản lại càng quan trọng và cần được quan tâm nhiều hơn
mới khắc phục được những khó khăn trên.
Trong điều kiện Quốc tế hoá và hội nhập của nền kinh tế nói chung và
ngành Dược nói riêng, thuốc không chỉ được sản xuất và sử dụng trong nước mà
còn được xuất - nhập khẩu và giao lưu với nhiều nước khác nhau. Do đó, việc
nghiên cứu đóng gói, bảo quản thuốc cho phù hợp với điều kiện mỗi nước cũng
cần được quan tâm để đảm bảo được chất lượng của thuốc khi sử dụng [6].

15


Hiện nay nước ta đã ra nhập tổ chức thương mại Thế giới (WTO), việc nâng
cao năng lực sản xuất và chất lượng hàng hóa đang là vấn đề sống còn đối với

các doanh nghiệp trong nước. Ngày 29 tháng 6 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Y tế đã
ban hành quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT về việc triển khai áp dụng “ Thực
hành tốt bảo quản thuốc”. Đây là văn bản chính quy của Việt Nam hướng dẫn áp
dụng các nguyên tắc bảo quản thuốc tốt. Sau khi văn bản này ra đời đến nay hệ
thống sản xuất, đảm bảo chất lượng và lưu hành phân phối thuốc tiếp tục thực
hiện tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của (WTO). Theo thống kê của ngành dược
đến tháng 11/2014, cả nước hiện có 177 doanh nghiệp đạt GSP (Thực hành tốt
bảo quản thuốc và được phép nhập khẩu), khoảng gần 2.000 doanh nghiệp đạt
GDP- Thực hành tốt phân phối thuốc và được phép bán buôn, trên 39.000 cơ sở
bán lẻ thuốc trong đó có 10.000 nhà thuốc đạt GPP. Năm trung tâm phân phối
thuốc tại miền núi phía Bắc, Bắc Trung Bộ, Nam Trung Bộ- tây Nguyên, Đông
nam Bộ và Tây Nam Bộ là nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển hệ thống phân
phối thuốc Việt Nam đã được đề ra trong chiến lược phát triển ngành dược [6].
Tuy nhiên trong quá trình triển khai áp dụng theo nguyên tắc “Thực hành
tốt bảo quản thuốc”, không ít những cơ sở còn gặp phải những khó khăn trong
vấn đề tồn trữ thuốc.
* Về bảo quản thuốc
- Về hệ số sử dụng kho: Theo một số tác giả thì tất cả các kho thuốc đều có
hệ số sử dụng diện tích, thể tích gấp nhiều lần độ cho phép, kho quá chật, thiếu
diện tích thông thoáng, nhiều kho vừa là nơi bảo quản vừa là nơi xuất nhập hàng.
- Trang thiết bị bảo quản: chỉ có 3 kho có nhà lạnh để bảo quản thuốc ( công
ty Dược phẩm TW1, công ty Ditherm, Công ty Zuellig). Các trang thiết bị bảo
quản bao gói, đồ bao gói ra lẻ thuốc cũng còn thiếu nhiều. Tuy nhiên có tới 80-

16