Tiểu luận phương pháp chứng từ kế toán cơ sở lý luận và thực tiễn ở VN

Lời nói đầu
Từ khi nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tế
tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trờng có sự quản lý của Nhà nớc băng pháp luật cho đến nay đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn. Quá
trình đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấp
bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một
công cụ quan trọng.
Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trong
nhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụ
quan trọng để quản lý kinh tế.
Nghị định số 175 CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ
đã chỉ rõ:... kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và
quản lý nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo
đảm sự phát triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN.
Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm một
vị trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho
kế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng
và quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lên
nghiên cứu và vận dụng những phơng pháp kế toán tiên tiến . Việc ứng
dụng và đổi mới phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày
càng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình
đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện
nay.
Trong khuôn khổ của một đề án môn hoc, với nôi dung Phơng
pháp chứng từ kế toán - cơ sở lý luận và thực tiễn ở Việt Nam em chỉ
xin đợc đề cập đến một nhánh trong hệ thống các phơng pháp kế toán, đó
là phơng pháp chứng từ kế toán. Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở
lý luận , bản chất của chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phơng pháp
chứng từ kế toán ở Việt Nam. Qua đó giúp cho những ngời quan tâm tới
lĩnh vực kế toán hiểu rõ đợc bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm
ra những giải pháp để phát huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế
toán trong công tác kế toán và quản lý kinh tế.

Kết cấu của bài viết bao gồm các chơng nh sau :
Chơng I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về phơng pháp chứng từ kế
toán.

1


Chơng II. Chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở Việt Nam.
Chơng III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phơng pháp chứng từ
kế toán ở nớc ta.
Do thời gian hạn chế và trong phạm vi của một đề án môn học, bài
viết chắc chắn còn có nhiều sai sót. Em rất mong nhận đợc những ý kiến
chỉ bảo của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn./.

2


Chơng I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về phơng pháp chứng từ kế toán.
I.
1.

Khái niệm và tác dụng của phơng pháp chứng từ.
Khái niệm.

Một trong những vấn đề quan trọng dể tăng cờng và cải tiến công
tác quản lý kinh tế tài chính là không ngừng cải tiến và hoàn thiện
công tác kế toán. Cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bao gồm một nội
dung rộng rãi, trong đó cải tiến phơng pháp kế toán, tiến tới vận dụng
những phơng pháp kế toán hiện đại và phù hợp là một khâu trọng yếu.

Nh chúng ta đã biết, chức năng quan trọng hàng đầu của công tác
kế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết
cho công tác quản lý kinh tế tài chính, đa ra những quyết định, chính
sách, đờng lối kinh doanh của doanh nghiệp. Theo tính chất, nội dung và
thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thông
báo ban đầu và thông báo kết quả. Thông báo kết quả có thể là thông báo
trung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo
cáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng,
quý, năm.
Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từ
gốc. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từ
gốc. Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận và
phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn
đợc gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu. Chúng ta có thể thấy vị trí của phơng pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán
( hình 1 ). Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông
báo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ.
Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và
kiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn
những nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời

3


còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực
hiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Hình 1.
Các bớc cơ bản của trình tự kế toán.
Chứng từ
gốc

Sổ chi tiết,
sổ phụ

Sổ cái,sổ
tổng hợp

Báo cáo
kế toán

Nh vậy, chứng từ kế toán là một phơng pháp thông tin và kiểm tra
về trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ
kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
2.
Tác dụng của chứng từ kế toán.
Nh đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tác
dụng trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trớc hết,
chứng từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến
động không ngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên
hình tình trạng và sự vận động của các đối tợng này. Chính vì vậy, mỗi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh một cách nguyên vẹn
và trung thực trên chứng từ kế toán. Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu
tố cơ bản cấu thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy
mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất
của cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ
tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ
kinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó, chứng từ là phơng tiện thông tin rất quan trọng cho
công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. Đồng

thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào
các sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể.
Với những tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải đợc sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn ị hạch toán, không phân biệt các
ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Một đièu đáng chú ý

4


là sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo
mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán.
Cơ sở lý luận hình thành phơng pháp chứng từ kế toán.
Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành trên cơ sở phơng pháp
luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối tợng hạch toán kế toán .
Đối tợng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tợng
này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có
mối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng. Mỗi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệ
mật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh. Vì thế đòi hỏi việc xây
dựng phơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối
tợng đợc phản ánh.
Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên hệ
và sự phát triển của sự vật, hiện tợng về quy luật biến đổi của lợng và
chất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợng
v.v...Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù
có liên quan trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung và
hình thức, bản chất và hiện tợng v.v...
Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của
đơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai

mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó
qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ
kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tợng
hạch toán kế toán nh sau:
Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhng cân bằng
với nhau về lợng.
Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhng
theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định.
Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể.

5


Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liền
trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía
khác nhau.
Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kế
toán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán. Do đặc điểm
của đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp để sao
chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duy vật
biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng
pháp thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ
bản :
Một là : Sao chụp đợc vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tợng
hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận động
của nó.
Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vận
động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ.
Hai nội dung đó của phơng pháp chứng từ đợc biểu hiện dới hai

hình thức :
Một là : Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của
việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán và
căn cứ ghi sổ.
Hai là : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và
trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán.
II.
1.

Hệ thống bản chứng từ kế toán.
Các yếu tố của bản chứng từ

Bản chứng từ vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế
đó. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho
nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra
nghiệp vụ kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập
bản chứng từ v.v... Chỉ khi đó bản chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ, để
thông báo tình trạng của vốn và mới có sức thuyết phục trớc pháp luật.
Các tiêu thức hớng vào mối liên hệ đặc trng đầy đủ cho những
nghiệp vụ kinh tế riêng đợc nêu ra trong mỗi bản chứng từ đợc gọi là các
yếu tố của bản chứng từ.

6


Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, nên các tiêu thức đặc trng cho bản chứng từ rất phong phú. Có thể chia các yếu tố của bản chứng
từ thành hai nhóm :
a.

Các yếu tố cơ bản.

Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản
chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Qua các yếu
tố cơ bản có thể thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng, chất lợng,
không gian và thời gian phát sinh v.v... Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố
cơ bản nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do không
đáng tin cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi
bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của
nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó. Các yếu tố cơ
bản trong chứng từ thờng gồm:
Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dung
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v...).
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát
sinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với
nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liên quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu và
thanh tra về các nghệp vụ kinh tế.
Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi
tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài
chính.
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tố
cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung
nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời
cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo
tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây là
yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử
dụng trong thanh tra, trong hành chính. Trong nhiều trờng hợp quy mô
này đợc ghi cả bằng số và bằng chữ. Trong các chứng từ thanh toán, quy
định này có tính chất bắt buộc.

7


Chữ kí của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp
vụ: Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổi
trách nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tắc,
chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai ngời tham gia vào việc
thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của ngời xét duyệt chứng từ
nhất thiết phải có dấu của đơn vị.
b.

Các yếu tố bổ sung.

Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sung
khác nh định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạn
và phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận... Bảng 1 dới đây minh hoạ
các yếu tố của chứng từ :

8


Bảng 1.
Hoá đơn bán hàng
Ngày...tháng...năm
Ký hiệu: AA/98
Số : 00001
Đơn vị bán hàng:.....................................................
Địa chỉ :...............................................................
Điện thoại :...................Mã số :...............................

Họ tên ngời mua hàng :............................................
Đơn vị :................................................................
Địa chỉ :...............................................................
Hình thức thanh toán :...............................................
S Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền
STT

A

B

C

1

2

3=1 x 2

Tổng số tiền ( bằng chữ ) :..................................................
Ngời mua hàng
(ký ghi rõ họ tên)

Kế toán trởng
(kí ghi rõ họ tên)

Thủ trởng đơn vị
(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Nh chúng ta đã biết, trên thực tế các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng.
Để đặc trng đầy đủ về số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm... của nghiệp
vụ xảy ra thờng đòi hỏi lợng tài liệu ( thông tin ) khá lớn về các khái
niệm, từ ngữ và con số. Tuy nhiên không phải mọi đặc trng ấy đều phản
ánh chỉ qua một con đờng của hạch toán kế toán.
Vì thế việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt là các yếu tố bổ sung cần
chú ý tránh hiện tợng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lợng
công tác kế toán. Tiêu chuẩn để xác định tính đúng đắn trong nội dung
này là yêu cầu quản lý và quan hệ giữa hạch toán với các hoạt động khác
9


có liên quan. Về hình thức của bản chứng từ có thể xem xét trên nhiều
mặt nh : Vật liệu tạo ra bản chứng từ, cách bố trí những cột, dòng trên bản
chứng từ, cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ...
Về vật liệu, tuỳ trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật trong sản xuất
vật liệu... bản chứng từ có thể làm bằng các chất liệu khác nhau. Thời kỳ
cổ đại, chứng từ kế toán đợc làm bằng vỏ cây, da thú,đá... Ngày nay chứng
từ chủ yếu đợc làm bằng giấy, một loại vật liệu tiện cho việc ghi chép và lu trữ vì nó gọn.
Về kết cấu chủ yếu phải quan tâm đến cách bố trí các cột, và
dongfsao cho dễ ghi và dễ đọc. Đồng thời cần chú ý cả trình tự sắp xếp
các yếu tố trong mỗi bản chứng từ.
Về cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ có thể dùng kí hiệu, lời
văn, hay những mã số... Dùng cách biểu hiện nào là tuỳ thuộc vào trình độ
văn minh, trình độ kỹ thuật và yêu cầu cũng nh khả năng quản lý. Yêu cầu
có tính nguyên tắc trong việc biểu hiện là phải giải quyết hài hoà giữa hai
mặt : gọn ( tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lu trữ, luân chuyển ) và rõ ( diễn đạt
rõ ràng, chuẩn xác nội dung nghiệp vụ kinh tế và các bên chịu trách
nhiệm liên đới ).
Để đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của bản chứng từ

thờng phải tiến hành hai quá trình đồng thời là tiêu chuẩn hoá và quy cách
hoá các bản chứng từ và cuối cùng phải đợc thể chế hoá thành chế độ ghi
chép ban đầu.
Tiêu chuẩn hoá chứng từ chính là tạo ra những mẫu chứng từ tiêu
chuẩn ( dùng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế ) hoặc
những mẫu chứng từ chuyên dùng ( cho một hoặc một nhóm ngành hay
một thành phần kinh tế riêng ). Gắn chặt với tiêu chuẩn hoá là quy cách
hoá bản chứng từ, nhờ đó có thể xác định những quy cách thống nhất
chứng từ đã đợc tiêu chuẩn hoá.
Các đơn vị sản xuất và lu thông hàng hoá có rất nhiều đặc điểm,
yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thông thông nhất của sản xuất
và trao đổi hàng hoá. Do đó để bảo đảm yêu cầu quản lý, nhất là trong các
quan hệ về ngoại thơng, quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với ngân sách,
các nghiệp vụ về sản xuất và trao đổi hàng hoá...vẫn rất cần có những bản
mẫu chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nớc.
Bên cạnh đó cần xây dựng tiêu chuẩn làm căn cứ cho việc ban hành các

10


bản mẫu chứng từ chuyên dùng cho từng ngành, từng loại hình đơn vị
quản lý và kinh doanh, từng thành phần kinh tế.

IV.
1.

Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ.
Trình tự luân chyển chứng từ.

Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế

tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân
chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập
( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đến
khâu huỷ chứng từ.
Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên
các giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau
nhng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thờng gồm các giai đoạn
(khâu ) sau:
Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng
từ từ bên ngoài ).
Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng
chứng từ sao cho thích hợp nhất. Ví dụ : Nghiệp vụ về thu chi tiền mặt
thì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp
vụ về xuất, nhập kho vật t thì sử dụng phiếu xuất vật t, nhập vật t...
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thể
đợc lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản.
Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ
kí của những ngời có liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp.
Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp
lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh : các yếu tố của chứng từ, chữ kí
của những ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ
sau khi chứng từ đã đợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế
toán.
Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán:
+ Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp
vụ.

11

+ Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của
khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi số
sách kế toán.
+ Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.
Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.
Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo
quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ.
Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu phản ánh
chi tiết các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinhcủa doanh nghiệp. Vì vậy, sau
khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán chứng từ đợc chuyển sang ku trữ, bảo
đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm đợc nhanh chóng.
Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ đợc đem huỷ.
2.
Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ
Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc
tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch ( chơng
trình ) luân chuyển chứng từ chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng là
con đờng đợc thiết lập trớc cho quá trình vận động của chứng từ nhằm
phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.
Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển
chứng từ là phải phản ánh đợc từng khâu ( từng giai đoạn ) vận động của
chứng từ nh : lập, kiểm tra, sử dụng, lu trữ. Trong nhiều trờng hợp phải
xác định rõ địa chỉ (đối tợng hay tên ngời chịu trách nhiệm ) trong từng
khâu.Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng
khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu ( giai đoạn ) của quá trình
vận động.
Để xây dựng đợc một kế hoạch (chơng trình ) luân chuyển chứng từ
hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định nh :

a, Đặc điểm cảu đơn vị hạch toán về quy mô,về tổ chức sản xuất và
quản lý...
b, Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp
vụ ) trong đơn vị.
c, Nhu cầu và khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong đơn vị.
d, Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ.

12


Hình thức của các kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ
thờng dùng dạng bảng hoặc sơ đồ.
Thông thờng có hai cách lập kế hoạch (chơng trình ) luân chuyển
chứng từ : Lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các
loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu thông tin cho
quản lý nhiều... thờng kết hợp cả hai phơng pháp trên.
Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng
từ còn gọi là các chơng trình luân chuyển cá biệt. Chơng trình này thờng
đợc lập cho các loại chứng từ có số lợng lớn, phản ánh các loại đối tợng
hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chơng
trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức
thờng ứng dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ.
Với cách trên, đờng đi của chứng từ đợc xác định cụ thể, rõ ràng,
tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán nhng tốn công và chỉ áp dụng đợc cho một vài loại chứng từ có
nhu cầu lập riêng.
Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chung cho nhiều loại chứng
từ có thể thực hiện dới dạng bảng ( bảng 2 )

13

Bảng 2.
Chơng trình luân chuyển chứng từ
Tên đơn vị :......................................
Stt

Tên của
chứng từ

Số
hiệu
chứng
từ

Ngời
lập
chứng
từ

Số
bản

Ngời
ký
chứng
từ

Thời
hạn

chuyển
giao

Ngời
kiểm
tra
chứng
từ

Ngời
nhận
và sử
dụng
chứng
từ

Thời
hạn
ghi sổ
kế
toán

Ghi
chú

Chơng II.Chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở
việt nam
I.
Chế độ (nội quy ) về chứng từ.
Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cờng hạch toán kinh

doanh triệt để cần đa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ c-

14


ơng trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học
công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu trên là phải xây dựng các văn bản
có tính pháp lý về chứng từ : Ngoài quy định chung trong pháp lệnh kế
toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc, cần xây dựng một
chế độ và nội quy về chứng yuwf.
Chế độ chứng từ thờng do Bộ tài chính kết hợp với các bộ, các
ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều
khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần
kinh tế hoặc chung cho cả nớc nh :
1, Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn ( cho cả nớc hoặc từng
ngành ) và trình tự chung trong luân chuyển chứng từ.
2, Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ.
3, Thời hạn lập và lu trữ ( đối với từng loại khác nhau thì phải khác
nhau )
4, Ngời lập, ngời kiểm tra, ngời sử dụng, ngời lu trữ. Các chức năng
này cần phải đợc phân công, phân nhiệm một cách chặt chẽ, tránh tình
trạng kiêm nhiệm.
5, Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tơng ứng trong
việc thực hiện các điều khoản.
Nội quy về chứng từ thơng do các đơn vị hạch toán xây dựng với hớng dẫn của các ngành, các cấp có liên quan. Nội dung của nội quy có thể
bao gồm :
1, Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị (cha quy định
trong chế độ chung ).
2, Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng.
3, Ngời chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lu trữ.

4, Trách nhiệm hành chính, chế độ thởng phạt...đối với từng ngời,
từng bộ phận trong việc thực hiện nội quy.
5, Xây dựng thêm các chơng trình huấn luyện đặc thufkhi thấy cần
thiết.
Các nguyên tắc chung của chế độ chứng từ kế toán áp dụng ở Việt
nam.
Điều 1. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về
nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

15


Điều 2. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động
sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách
của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo
đúng quy định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự
thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Điều 3. Chế độ chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống:
1, Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.
2, Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn.
Hẹ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng
từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản
lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này,
Nhà nớc tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phơng
pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần
kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nớc hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng để các
ngành, các thành phần kinh trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụ
thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc

thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và
yêu cầu nội dung phản ánh nhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của
chứng từ.
Điều 4. Nội dung của hệ thống chứng từ gồm 5 chỉ tiêu:
1, Chỉ tiêu lao động và tiền lơng.
2, Chỉ tiêu hàng tồn kho.
3, Chỉ tiêu bán hàng.
4, Chỉ tiêu tiền mặt.
5, Chỉ tiêu tài sản cố định.
Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù và chứng từ
thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, ngành quy định sau khi cố sự thoả
thuận bằng văn banrcuar Bộ Tài chính.
Điều 5. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:
1, Tên gọi của chứng từ( hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi...)
2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
3, Số hiệu của chứng từ.
4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.

16


6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.
7, Các chỉ tiêu về lợng và giá trị.
8, Chữ kí của ngời lập và những ngời chịu trách nhiệm về tính
chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa
các pháp nhân phải có chữ kí của ngời kiểm soát ( kế toán trởng ) và ngời
phê duyệt (thủ trởng đơn vị ), đóng dấu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dich
vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu : thuế suất và

số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế
toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
Điều 6. Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đu số liệu theo quy định.
Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ
phần để trống. Không đợc sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trơng hợp viết
sai cần huỷ bỏ không xé rời ra khỏi cuống.
Điều 7. Thủ trởng và kế toán trởng đơn vị tuyệt đối không đợc ký
trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn. Chủ tài khoản và kế toán trởng tuyệt đối
không đợc ký séc trắng.
Điều 8. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng
đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra
kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bớc sau:
1, Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào
chứng từ.
2, Kiểm tra chứng từ.
3, Ghi sổ.
4, Lu trữ chứng từ.
Điều 9 : Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản
ánh trên chứng từ.
2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh.
3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.

17

4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những ngời
lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm
chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nớc phải rừ chối thực
hiện ( xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho cho
thủ trởng đơn vị và kế toán trởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp
luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung
và con số không rõ ràng thì ngời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm
thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ đêr ghi sổ.
Điều 10 : Lu trữ chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đã sử dụng phải đợc sắp xếp, phân loại, bảo quản
và lu trữ theo quy định của chế độ lu trữ chứng từ, tài liệu, kế toán của
Nhà nớc.
Mọi trờng hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trởng và
kế toán truwowngr đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trờng
hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế
và cơ quan công an địa phơng số lợng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để
có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo
và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.
Điều 11 : Quy định về sử dụng và quản lý biểu mẫu chứng từ kế
toán.
Tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh
tế, đều phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán này. Trong quá trình thực
hện đối với hệ thông chứng từ kế toán bắt buộc, các đơn vị hoặc các Bộ,
sở chủ quản không đợc thêm bớt, sửa đổi biểu mẫu quy định trong chế độ
này. Khi muốn thêm bớt phải có sự thoả thuận bằng văn bản với Bộ Tài
chính và phải đợc Bộ Tài chính chấp thuận trớc khi thực hiện.

Mẫu in sẵn chứng từ phải đợc bảo quản cẩn thận, không đợc để h
hỏng hoặc mục nát. Những chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng nh hoá đơn,
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...đợc quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ.
Điều 12 : In và phát hành biểu mẫu chứng từ:
1, Tất cả các đơn vị thuộc các ngành, các cấp khi in niểu mẫu
chứng từ thuộc hệ thông chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (trừ các

18


chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng ) pahir theo đúng nội dung thiết kế biểu
mẫu quy định trong chế độ này.
Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu bán hàng do Bộ Tài chính
thống nhất phát hành. Đơn vị nào có nhu cầu tự in phải đợc Bộ Tài chính (
Tổng cục thuế ) chấp thuận bằng văn bản trớc khi thực hiện và phải đăng
ký số chứng từ theo sơ-ri của Bộ Tài chính.
2, Một số chứng từ thuộc chỉ tiêu vật t, bán hàng, tiền tệ đợc in
bằng hai thứ tiếng : Tiếng Việt và tiếng Anh.
3, Các nhà máy in không đợc tự động thay đổi nội dung các biểu
mẫu, không đợc chấp nhận in các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy
định trong chế độ này.
Điều 13 : Xử lý các vi phạm:
1, Mọi hành vi vi phạm trong chế độ này, tuỳ theo tính chất và mức
độ vi phạm đợc xử lý theo đúng quy định của các luật thuế ( luật thuế
doanh thu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt...), pháp lệnh kế toán thống kê, pháp
lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nớc.
2, Trờng hợp có hành vi lợi dụng mua bán chứng từ, mợn làm
chứng từ giả.

Chơng III.

Những kiến nghị nhằm hoàn
thiện phơng pháp chứng từ kế toán ở nớc ta.

Mỗi bản chứng từ vừa là phơng tiện tiện chứng minh tính hợp pháp
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua chứng từ các thông tin và kết
quả của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thẻ hiện một cách rõ ràng
nhất. Trên thực tế, phơng pháp chứng từ không thể tách rời với các phơng
pháp khác trong hệ thống hạch toán kế toán mà nó có liên hệ biện chứng
với các phơng pháp đó. Quy định của Bộ Tài chính là các chứng từ đợc
lập phải đầy đủ nội dung bắt buộc đã quy định. Tuy nhiên các doanh

19


nghiệp trong quá trình hoạt động đã cố tình hạch toán các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh không đúng với quy định dẫn đến làm sai lệch các thông tin
trên sổ sách kế toán, ảnh hởng đén các thông tin trên báo cáo tài chính,
phản ánh một cách không trung thực tình hình tài chính của doanh
nghiệp. Để hợp lý hoá các thông tin trên chứng từ trong quá trình hoạt
động kinh doanh, các doanh nghiệp thờng liên kết với nhau để làm sai
lệch các thông tin trên mỗi bản chứng từ. Trong quá trình hớng dẫn và áp
dụng chế độ chứng từ và sổ sách kế toán vẫn còn những kẽ hở, chứng từ
kế toán không chuẩn mực dẫn đến các sai sót khác phát hiện trong quá
trình kiểm tra, thanh tra. Một phần do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất
nhiều, thông tin xử lý cáng cần phải chính xác, bản thân chứng từ kế toán
có rất nhiều loại, đôi khi dẫn đến trạng thái trùng lắp thông tin trong quá
trình lập và ghi sổ sách kế toán. Trên thực tế, các doanh nghiệp đã lập
chứng từ giả mạo để ghi các nghiệp vụ khống để thể hiện tình hình khả
quan về tài chính của doanh nghiệp.
Với kết cấu mỗi bản chứng từ khi ghi chép phải đầy đủ các thông

tin đã quy định theo quy định chung của Bộ Tài chính, đôi khi tạo ra tính
không hiệu quả khi các thông tin cần xử lý là nhiều. Trong trờng hợp này,
chứng từ càng giản đơn về kết cấu và quy định sẽ giảm nhẹ cho việc ghi
chép tạo nên tính hiệu quả cao. Theo quy định của Bộ tài chính thì trình tự
và thơi gian luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định là đúng đắn
và hợp lý khi quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh đợc tính kịp thời,
đúng đắn của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực tế các doanh nghiệp
đã lợi dụng quy định này để phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh hoặc cha phát sinh. Thiết nghĩ, nên quy định khung thời gian
chuẩn cho từng quá trình luân chuyển mỗi loại chứng từ
Hiện nay, quá trình phát triển của khoa học công nghệ thông tin rất
nhanh, các doanh nghiệp đã cơ giới hoá công tác kế toán. Một yêu cầu cơ
bản của việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là phải tổ chức
hạch toán thờng xuyên nhằm cung cấp đợc thông tin kinh tế về tiến độ
thực hiện kế hoạch một cách kịp thời. Số liệu phản ánh trên các chứng từ
cần đợc hệ thông hoá theo các phân hệ thông tin và quá trình kinh doanh,
do vậy chứng từ kế toán phải đợc xây dựng một cách thông nhất và bảo
đảm đợc yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin và mã hoá thông tin.

20


21


Tài liệu tham khảo
1, Tạp chí Ngân háng số 5/94
2, Hớng dẫn thực hành chế độ kế toán mới NXB Thống kê.
3, Triết học NXB Chính trị quốc gia.
4, Lý thuyế kiểm toán NXB Tài chính.

5, Lý thuyết hạch toán kế toán NXB Thống kê.
6, Kinh tế chính trị học NXB Chính trị quốc gia.
7, Tạp chí kế toán số 22/2000.
8, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính NXB Tài
chính/1999.

22