Bàn về phương pháp chứng từ kế toán trong các Doanh nghiệp

Lời nói đầu
Từ khi nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tế tập
trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trờng có sự quản lý của Nhà nớc
băng pháp luật cho đến nay đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn. Quá trình
đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấp bách
phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ
quan trọng.
Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trong
nhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụ
quan trọng để quản lý kinh tế.
Nghị định số 175 CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã
chỉ rõ:... kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý
nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát
triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN.
Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm một vị
trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế
toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng và
quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lên
nghiên cứu và vận dụng những phơng pháp kế toán tiên tiến . Việc ứng
dụng và đổi mới phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày
càng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình
đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay.
Trong khuôn khổ của bài viết, với nôi dung Bàn về phơng pháp
chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp em chỉ xin đợc đề cập đến một
nhánh trong hệ thống các phơng pháp kế toán, đó là phơng pháp chứng từ
kế toán. Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở lý luận , bản chất của
chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng từ kế toán ở Việt
Nam. Qua đó giúp cho những ngời quan tâm tới lĩnh vực kế toán hiểu rõ đ-
ợc bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm ra những giải pháp để phát
1
huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán và

quản lý kinh tế.
Kết cấu của bài viết bao gồm các chơng nh sau :
Chơng I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về phơng pháp chứng từ kế
toán.
Chơng II. Thực trạng chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở Việt
Nam.
Chơng III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phơng pháp chứng từ
kế toán ở nớc ta.
Do thời gian hạn chế và trong phạm vi của bài viết chắc chắn còn có
nhiều sai sót. Em rất mong nhận đợc những ý kiến chỉ bảo của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn./.
2
Chơng I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về ph-
ơng pháp chứng từ kế toán.
I. Khái niệm và tác dụng của phơng pháp chứng từ.
1. Khái niệm.
Một trong những vấn đề quan trọng dể tăng cờng và cải tiến công tác
quản lý kinh tế tài chính là không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác
kế toán. Cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bao gồm một nội dung rộng
rãi, trong đó cải tiến phơng pháp kế toán, tiến tới vận dụng những phơng
pháp kế toán hiện đại và phù hợp là một khâu trọng yếu.
Nh chúng ta đã biết, chức năng quan trọng hàng đầu của công tác kế
toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết cho
công tác quản lý kinh tế tài chính, đa ra những quyết định, chính sách,
đờng lối kinh doanh của doanh nghiệp. Theo tính chất, nội dung và thời
gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thông báo
ban đầu và thông báo kết quả. Thông báo kết quả có thể là thông báo trung
gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo cáo
hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng, quý,
năm.

Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từ
gốc. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từ
gốc. Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận và
phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn
đợc gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu. Chúng ta có thể thấy vị trí của phơng
3
pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán ( hình
1 ). Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu
tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ. Thông
báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra
kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những
nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời còn làm
căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm
tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Hình 1. Các bớc cơ bản của trình tự kế toán.
Chứng từ Sổ chi tiết, Sổ cái,sổ Báo cáo
gốc sổ phụ tổng hợp kế toán
Nh vậy, chứng từ kế toán là một phơng pháp thông tin và kiểm tra về
trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp
thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
2. Tác dụng của chứng từ kế toán.
Nh đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tác dụng
trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trớc hết, chứng
từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không
ngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình
trạng và sự vận động của các đối tợng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh một cách nguyên vẹn và trung thực
trên chứng từ kế toán. Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu
thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm

phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các
đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác
minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý
4
thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Bên cạnh đó, chứng từ là phơng tiện thông tin rất quan trọng cho
công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. Đồng
thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các
sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể.
Với những tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải đợc
sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn ị hạch toán, không phân biệt các
ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Một đièu đáng chú ý
là sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo
mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán.
Cơ sở lý luận hình thành phơng pháp chứng từ kế toán.
Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành trên cơ sở phơng pháp
luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối t-
ợng hạch toán kế toán .
Đối tợng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tợng
này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có mối
liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng. Mỗi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh có những đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệ mật thiết
với nhau trong suốt quá trình kinh doanh. Vì thế đòi hỏi việc xây dựng ph-
ơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối tợng đợc
phản ánh.
Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên hệ
và sự phát triển của sự vật, hiện tợng về quy luật biến đổi của lợng và chất,

về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợng v.v...Triết
5
học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù có liên quan
trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung và hình thức, bản
chất và hiện tợng v.v...
Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của
đơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai
mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó
qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ
kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tợng
hạch toán kế toán nh sau:
Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhng cân bằng với
nhau về lợng.
Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhng theo
một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định.
Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể.
Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liền
trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía
khác nhau.
Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kế
toán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán. Do đặc điểm
của đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp để sao
chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duy vật biện
chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng pháp
thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản :
Một là : Sao chụp đợc vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tợng
hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận động
của nó.
Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vận

động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ.
6
Hai nội dung đó của phơng pháp chứng từ đợc biểu hiện dới hai hình
thức :
Một là : Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của
việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán và
căn cứ ghi sổ.
Hai là : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và
trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán.
II. Hệ thống bản chứng từ kế toán.
1. Các yếu tố của bản chứng từ
Bản chứng từ vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế
đó. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp
vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ
kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bản chứng
từ v.v... Chỉ khi đó bản chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ, để thông báo tình
trạng của vốn và mới có sức thuyết phục trớc pháp luật.
Các tiêu thức hớng vào mối liên hệ đặc trng đầy đủ cho những
nghiệp vụ kinh tế riêng đợc nêu ra trong mỗi bản chứng từ đợc gọi là các
yếu tố của bản chứng từ.
Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, nên các tiêu thức đặc trng
cho bản chứng từ rất phong phú. Có thể chia các yếu tố của bản chứng từ
thành hai nhóm :
a. Các yếu tố cơ bản.
Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản
chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Qua các yếu tố
7
cơ bản có thể thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng, chất lợng, không
gian và thời gian phát sinh v.v... Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản

nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do không đáng tin
cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng
từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và
tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó. Các yếu tố cơ bản trong
chứng từ thờng gồm:
Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dung của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v...).
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát
sinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với
nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng
có liên quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu và thanh
tra về các nghệp vụ kinh tế.
Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi tiết
hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính.
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tố
cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung
nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời
cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo
tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây là
yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử
dụng trong thanh tra, trong hành chính. Trong nhiều trờng hợp quy mô này
đợc ghi cả bằng số và bằng chữ. Trong các chứng từ thanh toán, quy định
này có tính chất bắt buộc.
Chữ kí của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ:
Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổi trách
nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tắc, chứng từ
kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai ngời tham gia vào việc thực hiện
8
nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết

phải có dấu của đơn vị.
b. Các yếu tố bổ sung.
Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sung
khác nh định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạn và
phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận... Bảng 1 dới đây minh hoạ các
yếu tố của chứng từ :
9
Bảng 1.
Hoá đơn bán hàng
Ngày...tháng...năm
Ký hiệu: AA/98
Số : 00001
Đơn vị bán hàng:.....................................................
Địa chỉ :...............................................................
Điện thoại :...................Mã số :...............................
Họ tên ngời mua hàng :............................................
Đơn vị :................................................................
Địa chỉ :...............................................................
Hình thức thanh toán :...............................................
S
STT
Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
Tổng số tiền ( bằng chữ ) :..................................................
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký ghi rõ họ tên) (kí ghi rõ họ tên) (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Nh chúng ta đã biết, trên thực tế các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng.
Để đặc trng đầy đủ về số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm... của nghiệp
10