Luận văn hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty cầu 7 thăng long

Lời nói đầu
XDCB là ngành sản xuất vật chất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền
KTQD , sử dụng lợng vốn tích luỹ rất lớn của XH ,đóng góp đáng kể vào GDP ,
là điều kiện thu hút vốn nớc ngoài trong quá trình CNH,HĐH đất nớc .Trong xu
hớng phát triển chung, đặc biệt trong cơ chế thị trờng ,lĩnh vực đầu t XDCB có
tốc độ phát triển nhanh ở nớc ta hiện nay . Điều đó có nghĩa là vốn đầu t XDCB
cũng tăng lên . Vấn đề đặt ra ở đây là làm sao quản lý có hiệu quả ,khắc phục
tình trạng lãng phí ,thất thoát trong điều kiện sản xuất XDCB trải qua nhiều khâu
(thiết kế ,lập dự toấn ,thi công , nghiệm thu ),địa bàn hoạt động luôn thay
đoỏi ,thời gian thi công kéo dài .
Chính vì thế kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một công
tác kế toán trọng tâm,không thể thiếu đối với các công trình xây dựng, lắp đặt
nói riêng và XH nói chung .Với Nhà nớc ,kế toán chi phí và tính giá thành sản
phẩm xây lắp trong các Doanh nghiệp xây lắp là cơ sở để Nhà nớc kiểm soát vốn
đầu t XDCB và thu thuế . Với các Doanh nghiệp muốn phát triển kinh tế bền
vững ,ổn định phải tuân theo đúng nguyên tắc thị trờng .Do đó đầu tiên là Doanh
nghhiệp phải xử lý giá một cách linh hoạt ,hiểu rõ chi phí bỏ ra trong quá trình
kinh doanh để tìm cách giảm chi phí tới mức thấp nhất ,nâng cao lợi nhuận
.Muốn vậy chỉ có kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm chính xác ,đầy đủ
các yếu tố giá trị đã bỏ ra trong quá trình SXKD thì mới cung cấp các thông tin
kinh tế chính xác cho quản lý Doanh nghiệp .

phần 1: lý luận chung
chơng 1 : những vấn đề cơ bản về kế toán
1. Định nghĩavà công dụng của kế toán
1.1. Định nghĩa kế toán : Kế toán là nghệ thuật ghi chép , phân loại và tổng hợp
theo một cách riêng có bằng những khoản tiền , các nghiệp vụ và các sự kiện mà
chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó .
1

Vậy kế toán trớc tiên là sự ghi chép các chứng từ . Khi các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đều phải có các chứng từ ghi lại sự việc đó , đó là các chứng từ gốc
chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh . Kế toán viên sau khi nhận đợc
các chứng từ gốc phải tiến hành ghi chép các nghiệp vụ này theo những cách
riêng của mình , đó là việc lập các chứng từ ghi sổ kèm theo chứng từ phân loại
và sắp xếp lại . Sự phân loại ở đây còn thể hiện trong việc phân loại và ghi chép
vào trong các tài khoản . Sau khi ghi nhận , phân loại các nghiệp vụ trong các
chứng từ , các tài khoản , bớc tiếp theo của kế toán viên phải tổng hợp theo
những cách riêng của mình .
1.2. Công dụng của kế toán :
Để thấy hết vai trò của kế toán trong nền kinh tế xã hội ta xét công dụng của nó
đối với một số đối tợng sau :
+ Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp : Sử dụng thông tin kế toán để lập các
mục tiêu cho doanh nghiệp của họ , đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và
đề ra các quyết định để điều chỉnh những hoạt động của họ sao cho có hiệu quả
nhất
+ Đối với các ông chủ : Những ngời sở hữu doanh nghiệp quan tâm doanh
nghiệp làm ăn có lãi hay không , nhiều hay ít để phân chia lợi nhuận . Thông qua
các thông tin kinh tế để đánh giá ngời quản lý , lãnh đạo công ty có tốt hay
không , có nên để họ tiếp tục hay bãi miễn chức của họ để thay thế ngời khác .
+ Đối với những ngời cung cấp tín dụng và hàng hoá : Các ngân hàng , các
công ty tìa chính cũng nh các nhà cung cấp hàng hoà trớc khi cho doanh nghiệp
vay tiền , hay cung cấp hàng hoá , họ cần phải biết đợc khả năng tài chính của
doanh nghiệp nh thế nào , doanh nghiệp có đủ khả năng để trả nợ đến hạn hay
không . Tất cả những thông tin đó đều phải sử dụng thông tin kế toán .
+ Đối với các nhà đầu t trong tơng lai : Các nhà đầu t là những ngời cung cấp
vốn cho tổ chức hoạt động với hy vọng thu đợc liac cao hơn lãi gửi ngân hàng .
Do vậy trớc khi đầu t họ cần có những thông tin tài chính về doanh nghiệp , về
công ty mà có ý định đầu t
+ Đối với các cơ quan thuế : Các cơ quan thuế địa phơng và trung ơng dựa

trên nền tảng cơ bản là các số liệu kế toán của doanh nghiệp để tính thuế .
+ Đối với các cơ quan chính phủ : Cần các số liệu kế toán để tổng hợp cho
nghành , cho nền kinh tế và trên cơ sở đó để đa ra các chính sách kinh tế phù hơp
thúc đẩy sản xuất , kinh doanh phát triển .
+ Đối với các tổ chức phi lợi nhuận : Các tổ chức này vẫn phải sử dụng kế
toán gần giống nh các tổ chức kinh doanh .

2


+ Đối với các ngời sử dụng khác : Các nhân viên , công doàn có thể đa ra các
yêu cầu về lơng dựa trên cơ sở thông tin kế toán chỉ ra thu nhập của nhân viên và
số lãi của doanh nghiệp.
chơng 2. các khái niệm , các nguyên tắc kế toán
2.1. Các khái niệm cơ bản về kế toán
+ Khái niệm về đơn vị kế toán : Là bất kì đơ vị kinh tế nào mà chúng kiểm soát
tiềm lực , tài sản và tiến hành các công việc , các nghiệp vụ kinh doanh mà
chúng phải tiến hành ghi chép , tổng hợp và báo cáo . Đơn vị kế toán là một khái
niệm căn bản nhất trong kế toán vì nó đa ra một đờng biên giới của một tổ chức
mà nó đợc kế toán .Đó là các nghiệp vụ trong mỗi đơn vị đợc kế toán tách biệt
với các nghiệp vụ của các tổ chức và cá nhân khác , kể cả chủ sở hữu và những
nhân viên làm việc trong tổ chức đó . Vì vậy khái niệm đơn vị kế toán có thể đợc
định nghĩa dới góc độ khác , đó là: các tài khoản kế toán đợc lập ra để ghi chép
là cho đơn vị kế toán chứ không phải cho các chủ nhân , cho những ngời có liên
quan đế nó. Nh vậy tất cả các nghiệp vụ mà nó không ảnh hởng đến đơn vị kế
toán thì các kế toán viên của đơn vị đó không phải ghi chép gì , mặc dù nó có
ảnh hởng đến các nhân viên hoặc ông chủ của doanh nghiệp.
+ Khái nệm cân đối kế toán : Là khái niệm quan trọng trong kế toán .Nó là cơ
sở đồng thời là nguồn gốc của phơng pháp ghi sổ kép trong kế toán .Sự cân đối
kế toán là khách quan do bản thân tính khoa học của kế toán tạo nên .Vì kế toán

ghi chép phản ánh tình hình vận động và số hiện có của một lợng tài sản nhất
định cũng nh nguồn hình thầnh nhất định , tại mọi thời điểm và cuối cùng nó đợc
phản ánh trên bảng cân đối kế toán .
+ Khái niệm(giả thiết )tiếp tục hoạt động : Việc ghi chép kế toán đợc đặt trên
giả thiết là doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không
bị giải thể trong tơng lai gần .Vì doanh nghiệp tiếp tục hoạt động không bị giải
thể trong tơng lai gần , nên nó không quan tâm đến giá thị trờng của những tài
sản , vốn , công nợ mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
+ Đơn vị tính / thớc đo tiền tệ : Đơn vị tiền tệ đợc thừa nhận nh là một đơn vị
đồng nhất trong việc tính toán tất cả các nghiệp vụ kế toán .Nó gỉa thiết rằng
những sự thay đổi của sức mua đơn vi tiền tệ là không dủ lớn để ảnh hởng đến
việc đo lờng kế toán . Tài sản của doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nh
nhà xởng , vật kiến trúc , máy móc , thiết bị , phơng tiện vận chuyển , hàng
hoá ,vật t ...Để có thể cộng lại với nhau đợc chúng ta phải thể hiện bằng tiền .Do
đó tiển trở thành đơn vị tính toán thống nhất để sử dụng trong việc thu nhận và
cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp , và vì thế kế toán chỉ phản ánh những gì có thể
3


quy đổi thành tiền mà thôi .Đồng thời khái niệm thớc đo này cũng có giả thiết
những sự thay đổi của sức của đơn vị tiền tệ là không đủ lớn để ảnh hởng đến
việc đo lờng của kế toán .Tuy nhiên trong trờng hợp có lạm phát lớn đồng tiền
mất giá , thì kế toán phải có một số giải pháp đặc biệt để phản ánh đúng và hợp
lý tình hình tài chính của doanh nghiệp và để so sánh với các kỳ quá khứ .
+ Kỳ kế toán : Để dáp ứng đợc yêu cầu so sánh các số liệu tài chính phải đợc
báo cáo trong những khoảng thời gian nhất định dài nh nhau . Kỳ kế toán chính
thức là 1 năm .Tuy nhiên các báo cáo tài chính cũng đợc lập cho các kỳ tạm thời
nh tháng quý , nửa năm . ở góc độ khác ta có thể định nghĩa kỳ kế toán là
khoảng thời gian trong đó một báo cáo kết quả nêu lên toám tắt đợc những thay
đổi trong nguồn vốn chủ sở hữu ,các chi phí và chênh lệch giữa các thu nhập và

chi phí là lãi hoặc lỗ .
2.2. Các nguyên tắc kế toán
+ Nguyên tắc cơ sở dồn tích : Mọi nghiệp vụ kinh tế , tài chính của doanh
nghiệp liên quan đến tài sản , nợ phải trả nguồn vốn chủ sở hữu , doanh thu chi
phí phải đợc ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm
thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tơng đơng tiền . Báo cáo tài chính lập trên
cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ ,
hiện tại và tơng lai.
+ Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải đợc lập trên cơ sở giả
định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh
bình thờng trong tơng lai gần nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng nh
không buộc phải ngừng phải hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt
động của mình . Trờng hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo
cáo tài chính phải đợc lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng
để lập báo cáo tài chính .
+ Nguyên tắc giá gốc : Tài sản phải đợc ghi nhận theo giá gốc . Giá gốc của tài
sản đợc tính theo số tiền hoặc hkoản tơng đơng tiền đã trả , phải trả hoặc tính
theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đợc ghi nhận .Giá gốc của
tài sản không đợc thay đổi trừ khi có quyết định khác trong chuẩn mực kế toán
cụ thể .
+ Nguyên tắc phù hợp : Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với
nhau . Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tơng ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó . Chi phí tơng ứng với doanh
thu gồm chi phí của kì tạo ra doanh thu và các chi phí của các kỳ trớc hoặc chi
phí phải trả nhng liên quan đến doanh thu của kỳ đó .

4


+ Nguyên tắc nhất quán : Các chính sách và phơng pháp kế toán doanh nghiệp
đã chọn phải đợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán trong năm . Trờng hợp có thay đổi chính sách và phơng pháp kế toán đã chọn thì phải trình lý

do và ảnh hởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính .
+ Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét , cân nhắc phán đoán
cần thiết đểlập các ớc tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn . Nguyên
tắc thận trọng đòi hỏi :
- Phải lập các khoản dự phòng nhng không quá lớn
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các hoản thu nhập
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và các khoản và
chi phí.
- Doanh thu và thu nhập chỉ đợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về
khả năng thu lợi ích kinh tế còn chi phí phải đợc ghi nhận khi có bằng
chứng về khả năng phát sinh chi phí.
+ Nguyên tắc trọng yếu : Thông tin đợc coi là trọng yếu trong trờng hợp nếu
thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông đó có thể làm sai lệch đáng kể
báo cáo tài chính làm ảnh hởng đến quyết định kinh tế của ngời sử dụng báo
cáo tài chính . Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin
hoặc các sai sót đợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể . Tính trọng yếu của thông
tin phải đợc xem xét trên cả phơng diện định lợng và định tính .
2.3. Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán
+ Trung thực : Các thông tin và số lệu kế toán phảiđợc ghi chép và báo cáo
trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ , khách quan và đúng với thực tế về hiện
trạng , bản chất nội dung và giá trị nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Khách quan : Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo
đúng với thực tế , không bị xuyên tạc , không bị bóp méo.
+ Đầy đủ : Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán
phải đợc ghi chép và báo cáo đầy đủ không bị bỏ sót .
+ Kịp thời : Các thông tin và số liệu kế toán phải đợc ghi chép và báo cáo kịp
thời đúng hoặc trớc thời hạn quy định không đợc chậm trễ.
+ Dễ hiểu : Các thông tin kế toán và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài
chính phải rõ ràng , dễ hiểu đối với ngời sử dụng . Ngời dụng ở đây đợc hiểu là
ngời có hiểu biết về kinh doanh , về kinh tế , tài chính kế toán ở mức trung bình

. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải đợc giải trình
trong phần thuyết minh
+ Có thể so sánh : Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong
một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh đợc khi tính
5


toán và trình bày nhất quán . Trờng hợp không nhất quán thì phải giải trình
trong phần thuyết minh để ngời sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông
tin giữa các kỳ kế toán giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với
thông tin dự toán , kế hoạch.
chơng 3. nội dung công tác kế toán
3.1. Các thành phần công việc kế toán : Gồm có hai phần hành là kế toán tổng
hợp và kế toán chi tiết .
+ Kế toán tổng hợp : Theo dõi giá trị , tức là bằng số tiền biểu hiện tình hình
tổng quát về tài sản và mọi hoạt động của doanh nghiệp .
+ Kế toán chi tiết : Vừa theo dõi chi tiết về tình hình hiện vật ,thời gian lao động
vừa theo dõi giá trị của mỗi hoạt động để xác minh cho phần kế toán tổng hợp .
Mỗi phần hành còn chia ra nhiều việc nh : Lập chứng từ , theo dõi để ghi sổ , lập
báo cáo kiểm tra và phân tích số liệu lu trữ hồ sơ tài liệu kế toán
3.2 Chứng từ kế toán : Là các tài liệu , số liệu ghi chép phát sinh ở khâu đầu
tiên của một nghiệp vụ kinh tế . Tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh
nghiệp đợc hình thành và trớc khi ghi sổ sách kế toán dới các hình thức : Chứng
từ ghi sổ , nhật kí sổ cái , nhật kí chung , nhật kí chứng từ ... Đều phải có các
chứng từ hợp lệ gọi là chứng từ ban đầu hay chứng từ gốc .
Chứng từ kế toán phải đợc ghi chép đầy đủ , kịp thời đúng sự thật về các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm theo
tinh thần của mỗi loại chứng từ .
Chứng từ có thể phát sinh từ bên ngoài doanh nghiệp do một đơn vị , cá nhân
khác cung cấp có thể phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp từ bộ phận chức năng

này luân chuyển đến bộ phận chức năng khác có thể phát sinh trong từng bộ
phận chức năng riêng biệt giao thẳng cho phòng kế toán tổng hợp .
3.3 . Tài khoản và sổ kế toán : Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát vào các
loại sổ sách phải vận dụng đúng theo hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính
ban hành và các qui định cụ thể của từng nghành do bộ chủ quản triển khai áp
dụng . Sổ kế toán bao gồm các sổ sách kế toán tổng hợp và các sổ sách kế toán
chi tiết . Cách trình bày , cách ghi chép và số lợng sổ sách ghi chép đợc mở căn
cứ vào hình thức tổ chức kế toán mà mỗi doanh nghiệp đang áp dụng . Các sổ
sách quan trọng liên hệ đến tài sản , vật t ,tiền bạc ,chi phí , kết quả SXKD trớc
khi sử dụng phải có chữ kí xác nhận của giám đốc , ngời giữ sổ và kiểm tra của
cơ quan thuế .
3.4. Báo cáo kế toán : Là phơng pháp tổng hợp các số liệu kế toán theo chỉ tiêu
kinh tế tài chính phản ánh tình hình tài sản , quá trình hoạt động và kết quả hoạt
6


động của doanh nghiệp vào một thời điểm nhất định thờng là từng kỳ : cuối
tháng , cuối quý và cuối năm hoặc bất thờng khi cơ quan cấp trên , cơ quan tài
chính ,thuế , hội đồng quản trị , các dơn vị hoạt động có liên quan .. cần có các
số liệu kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh , tình hình cung cấp
dịch vụ , tình hình tồn trữ vật t , nguyên liệu , hàng hoá , tình hình thu chi tiền
bạc , ngoại tệ , tình hình sử dụng vốn , luân chuyển vốn tình hình thu nộp ngân
sách , tình hình liên doanh liên kết của doanh nghiệp.
Các báo cáo kế toán cần phải kèm theo các bản thuyết minh diễn giải về các số
liệu đã ghi ở bảng báo cáo và các tìa liệu tham khảo đối chiếu cần thiết . Các bộ
phận kế toán cấp cơ sở phải nộp báo cáo chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc
quý báo cáo và sau 30 ngày sau khi kết thúc năm báo cáo .
3.5. Tính giá thành sản phẩm và các chi phí hoạt động khác : Các đơn vị kế
toán thuộc các nghành sản xuất kinh doanh phải tính gía thành sản phẩm , công
tác , dịch vụ , chi phí quản lý , chi phí bán hàng giá vốn hàng bán ra .Giá thành

sản phẩm phải đảm bảo tính đúng ,đủ ttát cả các chi phí thực tế phát sinh theo
chế độ quy định trên cơ sở đó xác định chính xác , trung thực kết quả lỗ lãi trong
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phân phối kết quả đúng đắn,
làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nớc .
3.6. Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán : Kiểm kê tài sản là phơng pháp xác
định số thực có về tài sản , vật t hàng hoá tiền vốn của doanh nghiệp vào một
thời điểm nhất định .
Các đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản khi kết thúc liên độ kế toán ,
khi giải thể , bàn giao , sát nhập , phân chia.. . và kiểm kê tài sản định kỳ hoặc
bất thờng khác theo quy định của chế độ kiểm kê tài sản .
Kiểm tra kế toán là một biện pháp bảo đảm cho các quy định về kế toán và các
kỷ luật về tài chính đợc chấp hành nghiêm chỉnh các số liệu , tài liệu đợc chính
xác , trung thực và có hệ thống . Thông qua các cơ quan chủ quản cấp trên và các
cơ quan chức năng của nhà nớc thực hiện việc kiểm soát các hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên liên tục , toàn diện và cáo hệ
thống .Mỗi đơn vị cấp cơ sở phải đợc cơ quan chủ quản kiểm tra ít nhất mỗi năm
một lần vào thới điểm trớc khi duyệt quyết toán năm của đơn vị .
Giám đốc và các kế toán trởng của các đơn vị dợc kiểm tra phải có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ kịp thời các số liệu tài liệu và các điều kiện cần thiết cho công
tác kiểm tra trả lời đầy đủ các câu hỏi của cán bộ kiểm tra trong phạm vi trách
nhiệm của mình .

7


3.7. Cơ giới hoá kế toán : Công tác kế toán phải từng bớc đợc cơ giới hoá trên
cơ sở ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại để đáp ứng nhu cầu
thông tin nhanh chóng chính xác khoa học và có hệ thống với các điều kiện cụ
thể ,quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp .

3.8.Bảo quản tài liệu kế toán :
Tài liệu kế toán là các chứng từ , các sổ sách , các báo cáo kế toán và các tài
liệu khác có liên quan đến công tác kế toán . Tài liệu phải đợc bảo quản chu
đáo , an toàn trong quá trình sử dụng .Cuối mỗi niên đội kế toán các tài liệu đã
sử dụng phải đợc phân loại , sắp xếp và đợc đa vào lu trữ chậm nhất trong một
tháng sau khi báo cáo quyết toán năm đợc duyệt .
Việc sử lý các tài liệu kế toán đã đa vào lu trữ phải có sự đồng ý của kế toán trởng , nếu đem tài liệu ra ngoài đơn vị phải đợc kế toán trởng đồng ý và đợc giám
đốc cho phép.
chơng 4 . tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
4.1 .Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp :
Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức quản
lý sản xuấ kinh doanh của doanh nghiệp , nhằm phát huy vai trò của kế toán là
một yêu cầu quan trọng đối với chủ doanh nghiệp và kế toán trởng . Tổ chức
công tác kế toán gồm nhiều các yếu tố cấu thành nh tổ chức bộ máy kế toán , tổ
chức vận dụng các phơng pháp kế toán , các chế độ thể lệ về kế toán ... Công
việc này rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau nh loại hình sản
xuất , kinh doanh ,yêu cầu của việc cung cấp thông tin , qui mô của doanh
nghiệp cũng nh trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán trong doanh nghiệp .
ở nớc ta , trong điều kiện chuyển nền kinh tế từ cơ chế quản lý kinh tế kế hoạch
hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc ,các
chính sách kinh tế tài chính , các chế độ , thể lệ về kế toán đã có những đổi mới
căn bản . Điều đó làm cho vấn đề tổ chức hợp lý và khoa học công tác kế toán đã
trở nên cấp thiết đối với doanh nghiệp , nhằm tăng hiệu lực của thông tin kế
toán , phát huy vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý và tiến hành mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
4.1.1. Nội dung công tác tổ chức kế toán : Điều quan trọng đối với kế toán trởng là phải lắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán nhằm tổ chức công
tác kế toán ở doanh nghiệp mình một cách khoa học và hợp lý nhất . Mỗi doanh
nghiệp có những đặc điểm khác nhau , qui mô khác nhau . Song tổ chức công tác
kế toán đều phải đợc thực hiện đấy đủ các nội dung chủ yếu dới đây :
-Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tổ chức việc ghi chép ban đầu và tổ chức

luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý . Kế toán trởng phải là ngời
8


thông hiểu hơn ai hết về nội dung các nghiệp vụ kinh tế của các hoạt động trong
doanh nghịêp mình cũng nh yêu cầu cụ thể của việc quản lý các hoạt động đó để
có thể qui địng sử dụng những mẫu chứng từ phù hợp . Các mẫu chứng từ thuộc
hệ thống chứng từ luật định phải đợc tuân thủ cả về mẫu biểu , nội dung và phơng pháp lập . Các mẫu chứng từ hớng dẫn có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu
quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng hoạt động . Ngoài việc qui định
các mẫu biểu chứng từ đợc sử dụng ở doanh nghiệp còn phải qui định và hớng
dẫn cụ thể cách ghi chép trong các chứng từ kế toán , qui định trình tự luân
chuyển chứng từ hợp lý , tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán , tổng hợp số liệu
và phục vụ công tác quản lý .
- Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán : Xác định các tài khoản sử dụng để ghi
chép kế toán tài chính cũng nh các tài khoản sử dụng để ghi chép kế toán quản
trị , nhằm phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp đáp
ứng yêu cầu thông tin và kiểm tra quá trình sảm xuất kinh doanh . Trong vấn đề
này kế toán trởng phải căn cứ vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng
nh khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý cụ thể của
doanh nghiệp để xác định đầy đủ các tài khoản cấp I, tài khoản cấp II đã qui
định trong hệ thống tài khoản kế toán của nhà nớc , đồng thời xây dựng cho
doanh nghiệp danh mục tài khoản kế toán quản trị nhằm phản ánh một cách chi
tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với các hoạt động cần quản lý chi tiết của
doanh nghiệp .
- Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán thích
hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý
doanh nghiệp .
Kế toán trởng căn cứ vào qui mô , đặc điểm cụ thể về tổ chức hoạt động sản
xuất kinh doanh và căn cứ vào trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán để lựa
chọn hình thức tổ chức kế toán và bộ máy kế toán phù hợp . Hiện nay trong các

doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình tổ chức sau đây :
+ Loại hình tổ chức công tác ké toán tập trung
+ Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán
+ Loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Trên cơ sở lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán để tổ chức bộ máy kế
toán cho phù hợp.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp , nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp
thông tin kịp htời , chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở
doanh nghiệp .

9


-Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng qui định và phù hợp với yêu
cầu quản lý cụ thể .
Đối với các báo cáo kế toán bắt buộc nh bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh , báo cáo lu chuyển tiền tệ , bản thuyết minh báo cáo
phải tổ chức ghi chép cho đúng mẫu biểu và các chỉ tiêu đợc nhà nớc qui định .
Còn những báo cáo hớng dẫn khác phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể của
doanh nghiệp để vận dụng và xây dựng mẫu biểu cũng nh các chỉ tiêu phù hợp
nhằm cung cấp số liệu chính xác kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của
doanh nghiệp .
-Tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong
công tác kế toán . Hiện nay kỹ thuật tin học phát triển rộng rãi và đợc ứng dụng
trong nhiều ngành nghề khác nhau . Việc sử dụng phơng tiện tính toán hiện đại
trong công tác kế toán là một yêu cầu cấp thiết , nhằm đáp ứng kịp thời về thông
tin cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình quản lý . Do vậy kế toán trởng phải có
kế hoạch dần trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán , đồng thời có kế hoạch bồi
dỡng cán bộ có trình độ có trình độ chuyên môn cao về kế toán và sử dụng
thành thạo các phơng tiện tính toán hiện đại .

- Tổ chức bồi dỡng , nâng cao trình độ nhgiệp vụ chuyên môn , trình độ khoa
học kỹ thuật , khoa học quản lý cho cán bộ nhân viên kế toán tạo ra khả năng
cho cán bộ nhân viên kế toán thực hiện tốt trức trách nhiệm vụ ngày càng nặng
nề , phát huy tốt vai trò của kế toán trong quản lý , nâng cao hiệu quả hoạt động
của đơn vị .
4.2 .Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ , nhân viên kế toán cùng với những
trang thiết bị , phơng tiện , kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế
toán của doanh nghiệp . Bộ máy kế toán thực hiện nhiều khâu công việc kế
toán .Do đó cần phải phân chia ra thành nhiều bộ phận để thực hiện theo từng
phần việc cụ thể . Việc phân chia ra các bộ phận phải tuỳ thuộc vào quy mô hoạt
động sản xuất kinh doanh và khối lợng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để
bố trí cho phù hợp . Điều 13 của điều lệ kế toán nhà nớc nêu rõ : công việc kế
toán của các đơn vị kế toán đợc phân chia ra các phần hành theo chế độ kế toán
cụ thể qui định theo mỗi ngành . Nội dung công việc kế toán của mỗi phần hành
kế toán bao gồm lập chứng từ kế toán , ghi sổ kế toán , lập báo cáo kế toán ,
kiểm tra và phân tích số liệu
Để có thể tổ chức hợp lý bộ máykế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức
công tác kế toán mà doanh nghiệp đã vận dụng , đồng thời phải phù hợp với sự
phân cấp quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng nh phù hợp với qui mô
10


hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Dới đây sẽ trình bày các mô
hình tổ chức bộ máy kế toán phổ biến ở nớc ta . Các chủ doanh nghiệp và kế
toán trỡng căn cứ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp mình để lựa chọn một
mô hình hợp lý nhất .
4.2.1. Mô hình tổ chức công tác kế toán tập chung:
Theo hình thức này , mọi công việc kế toán đều tập trung giải quyết ở phòng kế
toán trung tâm của đơn vị . ở các bộ phận của đơn vị chỉ tiến hành ghi chép ban

đầu , kiểm tra chứng từ gốc , định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm của đơn vị
để sử lý tổng hợp . Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ , khối lợng thông tin
thu nhận , xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận cơ cấu của phòng kế toán
trung tâm .
Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung có những u điểm sau :
- Bảo đảm đợc sự lãnh đạo tập trung , thống nhất đối với công tác kế toán ,
kiểm tra sử lývà cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời .
- Việc phân công công việc và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho
cán bộ , nhân viên kế toán đợc thực hiện dễ dàng , việc ứng dụng sử lý thông
tin trên trên máy thuận lợi .
- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ tiết kiệm chi phí hạch toán
Tuy nhiên hình thức tổ chức này cũng có hạn chế do hình thức này tạo ra
khoảng cách về thời gian không gian giữa nơi phát sinh thông tin và nơi nhận
nhận thông tin , xử lý thông tin , từ đó ảnh hởng đến việc kiểm tra giám sát của
kế toán đến các công tác chỉ đạo hoạt động của các bộ phận này .
Vì vậy , hình thức tổ chức này thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô
vừa tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn hoặc ở một đơn vị có quy
mô lớn , địa bàn hoạt động phân tán , nhng đã trang bị và ứng dụng phơng tiện
kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại tổ chức quản lý tập trung .
Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Kế toán trởng
doanh nghiệp

Bộ phận
kế toán
TSCĐ
vật t
hàng
hoá...

Bộ phận
kế toán
tiền lơng
và
BHXH

Bộ phận
kế toán
vốn bằng
tiền và
thanh
toán công
nợ

Bộ phận
kế toán
tập hơp
chi phí
SX và
tính giá
thành

Bộ
phậnkế
toán tổng
hợp và
kiểm tra
11

Các nhân viên kế toán ở các bộ phận
phụ thuộc (không có tổ chức kế toán riêng)
4.2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo mô hình này , bộ máy kế toán của toàn doanh nghiệp bao gồm phòng kế
toán ở đơn vị chính và các tổ kế toán ở các bộ phận phụ thuộc . Tuỳ theo yêu cầu
và mức độ phân cấp hạch toán để sác định cơ cấu các bộ phận kế toán thích hợp .
Phòng kế toán đơn vị chính chủ yếu là có nhiệm vụ tổng hợp kế toán từ các tổ
(ban) kế toán ở các bộ phận phụ thuộc gửi lên , thực hiện việc kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt
động chung của toàn doanh nghiệp , lập báo cáo kế toán chung toàn doanh
nghiệp , hớng dẫn kiểm tra về mặt chuyên môn đối với các bộ phận phụ thuộc .
Các tổ( ban) kế toán ở bộ phận phụ thuộc thực hiện kế toán tơng đối hoàn chỉnh
theo sự phân cấp hạch toán của phòng kế toán doanh nghiệp nh tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm , lập báo cáo kế toán nội bộ ...
Với loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán sẽ đảm bảo cho công tác ké toán
gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc , tạo điều kiện cho kế toán thực
hiện tốt công tác kiểm tra , giám sát trực tiếp tại chỗ , các hoạt động kinh tế tài
chính . Nhờ đó có thể tăng tính chính xác của thông tin kế toán , đồng thòi tăng
tính kịp thời của thông tin này trong chỉ đạo kinh doanh ở các bộ phận phụ
thuộc.
Tuy nhiên hình thứ tổ chức này cũng có các nhợc điểm sau:
- Bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh
- Việc tổng hợp , kiểm tra đối chiếu của phòng kế toán trung tâm bị trậm trễ ,
có thể ảnh hởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán tổng hợp ở cấp toán
đơn vị , toàn doanh nghiệp
- Việc chuyên môn hoá công tác kế toán và áp dụng kế toán máy khó khăn
hơn
Kế toán trởng doanh nghiệp là ngời giúp cho chủ doanh nghiệp mình chịu sự chỉ
đạo trực tiếp của chủ doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo , kiểm tra về mặt chuyên
môn kế toán trởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp ... ở những doanh

nghiệp mà công tác tài chính cha đợc tổ chức thành một bộ phận riêng biệt thì
kế toán trởng đảm nhận cả công tác tài chính.

12


Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán
đơn vị chính
Kế toán trởng doanh nghiệp

Bộ phận kế
toán hoạt
động chung
cho toàn
doanh
nghiệp

Bộ phận kế
toán tổng
hợp

Bộ phận
kiểm tra
kế toán
nội bộ
đơn vị phụ thuộc

Bộ phận
tài chính
thống kê

Trởng ban kế toán ở
bộ phận phụ thuộc

Bộhình
phậntổ chứ công
Bộ phận
kế hợp
Bộ phận
Bộ phận
4.2.3. Mô
tác hỗn
kế
toán
toán
vốn
kế
toán
kế toán
Sở dĩ TSCĐ
có loại hình tổ chứcbằng
kế toán
đa dạng
sản xuất
tiền này là do tínhCPSX
và của các đơn
tổngvịhợp
vật t và những u nhợc điểm của loại hình
giátổthành
kinh doanh

chức công tác tập chung và
hàng
hoá
phân tán . Theo hình thức này các bộ phận phụ thuộc thực hiện một số công việc
kế toán nh lập và kiểm tra chứng từ phát sinh ở đơn vị , đồng thời cũng có thể
13


thực hiện hạch toán và phân tích chi phí sản xuất kinh doanh ở những mức độ
khác nhau . Mức độ phân tán từng phần việc kế toán phụ thuộc vào yêu cầu quản
lý và trình độ hạch toán ở các đơn vị thành viên trực tiếp sản xuất kinh doanh.
Theo loại hình tổ chức này , bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức theo mô hình
một phòng kế toán trung tâm và các tổ kế toán ở các đơn vị phụ thuộc hoạt động
phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung .
Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động
kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị , lập báo cáo kế toán , hớng dẫn ,
kiểm tra toán bộ công tác kế toán , hớng dẫn kiểm ra toàn bộ công tác kế toán
trong đơn vị .
Bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp tạo ra nhiều
thuận lợi trong việc trực hiện kiểm tra ,giám sát tại chỗ của kế toán đối với các
hoạt động ở các đơn vị phụ thuộc , hạn chế những khó khăn trong việc phân công
lao động , nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ , nhân viên kế
toán cũng nh trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật tình toán và thông tin
trong các hoạt động kế toán có nhiều thuận lợi .
Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp đợc áp dụng đối với các đơn vị có
quy mô vừa và lớn , tổ chức hoạt động tập chung trên một địa bàn , đồng thời có
một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau
cha trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật ghi chép , tính toán thông tin hiện
đại trong công tác kế toán , có sự phân cấp quản lý tơng đối toàn diện cho các bộ
phận phụ thuộc hoạt động trên địa bàn phân tán .

Sơ đồ bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Kế toán trởng
Ké
Trởng phòng kế
toán đơn vị
Bộ phận
tài chính

14


Bộ phận
kiểm tra
kế toán
Bộ phận
kế toán
tiền lơng

Bộ phận
kế toán
chi phí
sản xuất

Phụ trách ban kế
toán ở các đơn vị
phụ thuộc
Bộ phận kế
toán vật t
TSCĐ

Bộ phận kế
toán tiền lơng

Bộ phận
tổng hợp

Bộ phận
kế toán
bán hàng

Bộ phận
kế toán
vật t

Bộ phận
kế toán ...

Các nhân viên kinh tế ở
các đơn vị phụ thuộc

Bộ phận kế
toán chi phí
sản xuất

Bộ phận kế
toán ...

chơng 5. sổ kế toán và hình thức kế toán
5.1. Tổ chức sổ kế toán để hệ thống thông tin kế toán

5.1.1. Khái niệm về sổ kế toán
Các tài liệu phản ánh trên chứng từ kế toán tuy đầy đủ nhng rất phân tán , không
có hệ thống . Để có đợc các chỉtiêu kinh tế xác thực phục vụ cho công tác quản
lý và giám sát các hoạt đông sản xuất kinh doanh , cần phải đa toàn bộ những
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ gốc vào các sổ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán đã quy định .
Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng
để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số
liệu của chứng từ kế toán .
Sổ kế toán không những tập hợp số liệu từ các chứng từ kế toán mà quan trọng
hơn là hình thành những tài liệu kế toán cần thiết phục vụ cho công tác quản lý .
Nh vậy sổ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán và công tác quản
lý ở đơn vị .

15


* Yêu cầu : Việc xây dựng , tổ chức hệ thống các sổ kế toán phải đảm bảo
tính khoa học thuận tiện cho việc ghi chép , theo dõi , tổng hợp tài liệu , số liệu
để lập báo cáo kế toán . Vì vậy việc tổ chức hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp
phỉa đáp ứng đợc yêu cầu cụ thể : nhà nớc nghiên cứu xây dựng và ban hành mẫu
sổ kế toán bắt buộc sử dụng cho các đơn vị ( nh sổ cái , sổ nhật ...) và mẫu sổ kế
toán có tính chất hớng dẫn ( sổ kế toán chi tiết ) để các đơn vị vận dụng . Căn cứ
vào yêu cầu cụ thể của đơn vị , căn cứ vào những quy định có tính chất hớng dẫn
của nhà nớc , các đơn vị nghiên cứu , xây dựng ban hành các mẫu sổ kế toán cần
thiết , phù hợp để sử dụng cho công tác kế toán của đơn vị.
5.1.2. Các loại sổ kế toán
Sổ kế toán có nhiều loại khác nhau . Căn cứ vào những đặc trng khác nhau có thể
có nhiều cách phân loại khác nhau
5.1.2.1. phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên các sổ kế toán
Theo cách phân loại này sổ kế toán đợc chia làm 3 loại :

1. Sổ ghi chép theo trình tự thời gian
Là loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên tục theo thứ tự thời gian
phát sinh ( nên gọi là sổ nhật ) . Loại sổ này có tác dụng kiểm tra các hoạt động
kinh tế theo thứ tự thời gian , bảo đảm các nghiệp vụ kinh tế đã phản ánh trong
các chứng từ kế toán cũng đợc phản ánh trong các sổ kế toán.
Thuộc loại sổ này có sổ đăng chứng từ ghi sổ ( sử dụng trong hình thức kế toán
chứng từ ghi sổ ), sổ nhật chung ( sử dụng trong hình thức kế toán nhật chung )
Mẫu sổ đăng chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số

Ghi chú

Ngày

2. Sổ ghi theo hệ thống
Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo các loại tài
sản ,nguồn vốn và các quá trình kinh doanh ( còn gọi là phân loại sổ tài khoản ).
Loại sổ này đợc sử dụng trong hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết từng loại
tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh . Đặc điểm của loại sổ này là mỗi
một tài khoản cấp 1, cấp 2, chỉ tiêu chi tiết đợc ghi vào một trang sổ riêng
.Thuộc loại sổ kế toán này có sổ cái các tài khoản , sổ kế toán chi tiết , sổ nhật
chứng từ .
sổ cái các tài khoản
16


Chứng từ

Diễn
giải

TKĐƯ Số
tiền

Ngày Số

Chứng từ
Ngày

Diễn
giải

TKĐƯ Số
tiền

Số

3. Sổ liên hợp : Là loại sổ kết hợp giữa 2 cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
theo thứ tự thời gian và ghi chép theo hệ thống trên cùng một trang sổ . Thuộc
loại sổ này có nhật sổ cái ( sử dụng trong hình thức nhật- sổ cái )

Chứng từ
Số

nhật sổ cái
Tháng ......... năm
Số tiền Tài
Trích yếu

khoản

Ngày

Nợ

Có

Tài
khoản

Tài
khoản

Nợ

Nợ Có

Có

-Số d đầu kì
- Số phát sinh trong
kì
Cộng số phát sinh
trong kì
Số d cuối kì

5.1.2.2.Phân loại sổ kế toán theo trình độ khái quát của nội dung phản ánh
trên sổ
Theo cách phân loại này, sổ kế toán đợc chia làm 3 loại :

1. Sổ kế toán tổng hợp
Là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân theo các tài
khoản kế toán cấp 1 . Sổ này cung cấp những chỉ tiêu tổng quát để lập bảng tổng
hợp cân đối kế toán và để chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các quá trình sản xuất
kinh doanh . Trong sổ này , khi phản ánh nghiệp vụ phát sinh thờng chỉ dùng thớc đo giá trị . Thuộc loại sổ này có các loại sổ nh sổ cái , sổ nhật sổ cái , sổ
đăng chứng từ ghi sổ ...
2. Sổ kế toán chi tiết
17


Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế một cách chi tiết
theo từng tài khoản cấp 2 hoặc sổ chi tiết , đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ
thể của đơn vị . Loại sổ này đợc sử dụng rộng rãi trong kế toán các chi phí sản
xuất , tài sản cố định , công nợ .

Chứng từ

Số

Ngày

sổ chi tiết nguyên vật liệu
Tên vật liệu
Quy cách
Đơn
Nhập
Xuất
Diễn vị
Số
Số

Số
Số
giải
tính
lợng
tiền
lợng
tiền

Tồn kho
Số
lọng

Số
tiền

3. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vừa theo từng tài
khoản cấp 1 , vừa chi tiết kết hợp theo tài khoản cấp 2, cấp 3 hoặc các điều
khoản chi tiết . Thuộc loại sổ này có một sổ nhật chứng từ , một sổ cái các tài
khoản ( kiểu sổ cái nhiều cột )
5.1.2.3.Phân loại sổ kế toán theo hình thức cấu trúc sổ
Theo cách phân loại này , sổ kế toán chia làm 4 loại :
1. Sổ kiểu một bên
Là loại sổ mà trên mỗi trang sổ vẫn có 2 cột riêng để phản ánh số phát sinh bên
Nợ bên Có của tài khoản , nhng 2 cột đều bố trí cùng về một bên .
sổ một bên
Chứng từ
Số tiền
Ngày

Số
Nợ
Có
Diễn giải
TKĐƯ
2. Sổ kiểu 2 bên : Là loại sổ kế toán mà mỗi trang sổ đều chia làm 2 bên cân đối
để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản. Loại sổ này đợc sử
dụng rộng rãi để phản ánh quan hệ giữa các mặt ( tài sản, nguồn vốn ) các su hớng biến động của đối tợng kế toán . Loại sổ này thích hợp với các đối tợng cần
quản lý thờng xuyên hai mặt đối lập tiện lợi cho việc đối chiếu cân bằng . Tuy
nhiên , do phải cấu tạo hai bên có số lợng cột nh nhau , nên số cột mỗi bên
không đợc quá nhiều làm vợt quá khuôn khổ của trang giấy hoặc màn hình .
Trong trờng hợp này sử dụng sổ một bên sẽ giúp cho các tờ sổ hoặc màn hình đợc sử dụng hợp lý hơn .
18


3. Sổ cái nhiều cột
Là loại sổ kế toán để kết hợp ghi số liệu hạch toán chi tiết bằng cách mở ra
nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong một trang sổ
sổ cái nhiều cột
Tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ
TKĐƯ
Nội dung ghi Nợ
Ghi
Diễn giải
có

4. Sổ kiểu bàn cờ
Là loại sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng dối chiếu số phát
sinh kiểu bàn cờ . Và sổ này có thể dùng kết hợp kế toán tổng hợp với kế toán

chi tiết trên cùng một trang sổ hoặc để phản ánh quan hệ đối ứng của các tài
khoản có liên quan .
5.1.2.4. Phân loại sổ kế toán theo hình thức tổ chức sổ
Theo cách phân loại này sổ kế toán đợc chia làm 2 loại:
1. Sổ đóng thành quyển
Là loại sổ kế toán trong đó các tơ sổ đựơc đóng thành quyển có đánh số thứ tự
trang và đợc kế toán trởng , thủ trởng đơn vị xác nhận số trang . Trong máy vi
tính những đĩa từ coi nh sổ đóng thành quyển bao gồm các tập tin thay cho các
trang sổ , nh vậy đĩa từ là một bộ sổ bao gồm một sổ tập tin đợc xác định .
Sổ đóng thành quyển thích hợp với những đối tợng đợc phản ánh trong sổ thờng
xuyên biến động , dễ sảy ra mất mát thiếu hụt nh vốn bằng tiền , vật t quý hiếm
2. Sổ tờ rời :Là loại sổ kế toán bao gồm những tờ sổ riêng rẽ kẹp trong các bìa
cứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để tiện cho việc ghi chép , bảo quản
và sử dụng . Loại sổ này dễ dàng cho việc phân công công việc , nhng việc bảo
quản khó khăn, dễ thất lạc .
Thông thờng những sổ quan trọng ngời ta đóng thành quyển còn những sổ theo
dõi các loại tài sản , nguồn vốn ít xảy ra mất mát , lãng phí có thể ở dạng tờ rời
để dễ phân công ghi chép và sử dụng.
5.2. Hình thức kế toán
5.2.1. Tổng quát về các hình thức kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp phải đợc ghi chép vào các
loại sổ sách theo một trình tự khoa học và có hệ thống .Ta gọi hình thức kế toán
là các phơng pháp thiết lập , ghi chép , trình bày , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vào các loại sổ sách kế toán , các biểu mẫu báo cáo kế toán . Số lợng sổ
sách đợc lập , mối quan hệ giữa sổ này với sổ khác , mối quan hệ giữa sổ sách kế
19


toán và báo cáo kế toán . Các hình thức kế toán dợc tổ chức , sắp xếp hợp lý để
đảm bảo nội dung phản ảnh một cách đầy đủ , chính xác , trung thực , kịp thời và

liên tục một cách khoa học và có hệ thống tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo thứ tự thời gian trong doanh nghiệp , để có đủ chứng từ , tài liệu , tính toán
các chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh , xác định đầy đủ kết quả sản xuất kinh
doanh , có đấy đủ số liệu cần thiết để lập báo cáo biểu kế toán .
Nh vậy , đặc trng của hình thức hạch toán kế toán là :
- Hệ thống các sổ kế toán đợc sử dụng
- Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán từ khâu đầu kà chứng từ kế toán và
khâu cuối là báo cáo kế toán .
Do có sự khác nhau giữa các đặc trng nên hình thành các hình thức hạch toán kế
toán khác nhau :
- Hình thức kế toán nhật sổ cái
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật chung
- Hình thức kế toán nhật chứng từ
Các đơn vị cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của đơn vị về qui mô , đặc điểm hoạt
động , yêu cầu quản lý , điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán ,
thông tin , trình độ cán bộ kế toán , cán bộ quản lý mà lựa chọn hình thức kế
toán thích hợp và phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức
kế toán đã lựa chọn về loại sổ , kết cấu các loại sổ , mối quan hệ và sự kết hợp
giữa các loại sổ cũng nh trình tự và phơng pháp ghi sổ .
5.2.2. Các hình thức hạch toán kế toán
5.2.2.1. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
- Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật sổ cái làm sổ kế
toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân
loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế
- Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm :
+ Sổ kế toán tổng hợp sổ nhật sổ cái
+ Sổ kế toán chi tiết gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các
tài sản , vật t , thành phẩm , các tài khảon thanh toán công nợ , các tài khoản chi
phí sản xuất

Trình tự và phơng pháp ghi sổ nh sau:
1. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ , hợp pháp , lập định
khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật sổ cái đồng thời ghi vào các sổ chi tiết cần
thiết

20


2. Đối với các chứng từ có liên quan tới thu chi tiền mặt , thủ quỹ ghi vào sổ
quỹ kiêm báo cáo quỹ , cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi vào nhật sổ cái
, sau đó mới ghi vào các sổ chi tiết khác có liên quan .
3. Cuói tháng , căn cứ vào sổ chi tiết , kế toán lâp bảng chi tiết số phát sinh
(mỗi tài khoản cần lập một bảng chi tiết)
4. Căn cứ vào bảng chi tiết số phát sinh , kế toán tiến hành đối chiếu với số
phát sinh , số d chính của tài khoản đó trong sổ nhật sổ cái để đảm bảo số
liệu khớp đúng.
5. Cuối tháng , cuối quý hoặc cuối năm , căn cứ số liệu ở nhật sổ cái và bảng
chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký- sổ cái

Chứng từ gốc

Sổ quĩ
thẻ kho

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

nhật ký sổ
cái

Các sổ , thẻ
chi tiết

Bảng tổng
hợp chi tiết

Ghi hàng ngày
Báo cáo ké toán
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Trong hình thức kế toán nhật sổ cái , việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài
chính đã có sự kết hợp ghi theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống ( trên cơ sở
nhật sổ cái ) nhng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế
toán chi tiết việc kiểm tra , đối chiếu số liệu ghi trên sổ kế toán tổng hợp đợc tiến
hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng đối chiếu phát sinh .
Sổ nhật ký Sổ cái là quyển sổ chủ yếu mang tính chất tổng hợp và quan
trọng nhất . Các chứng từ gốc sau khi đợc định khoản chính xác đợc ghi một
dòng ở nhật ký sổ cái .
Nh vậy ta có thể căn cứ vào mỗi chứng từ gốc phát sinh hàng ngày để định khoản
và ghi vào nhật ký sổ cái hoặc căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh trong một
21


định kỳ , có nội dung kinh tế giống nhau để lập bảng tổng hợp các chứng từ gốc
cùng loại và từ bảng tổng này ta ghi vào nhật ký sổ cái .
Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái , việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế
tài chính đã có sự kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống nhng vẫn
còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết việc kiểm tra
, đối chiếu số liệu ghi trên sổ kế toán tổng hợp đợc tiền hành ngay trên sổ mà

không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh .
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái có u điểm là mẫu sổ đơn giản , dễ ghi chép ,
đối chiếu kiểm tra , không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn kế toán cao .
Tuy nhiên hình thức này cũng có nhợc điểm là nếu đơn vị sử dụng nhiều tài
khoản , có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sổ kế toán sẽ rất cồng kềnh ,
rộng , không thích hợp , khó phân công lao động kế toán , khó áp dụng máy vi
tính vào kế toán . Vì vậy hình thức này chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô
nhỏ , số nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày không đều , sử dụng ít tài khoản
nh ở các hợp tác xã , các đơn vị hành chính sự nghiệp .
5.2.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và
việc ghi sổ theo hệ thóng trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng
chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản . Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc khi
đợc ghi vào sổ cái phải đợc phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ . Số liệu của
chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ kế toán , nên hình thức kế toán này gọi là
hình thức kế toán chứng từ ghi sổ .
Các loại sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
+ Sổ kế toán tổng hợp bao gồm 2 loại riêng biệt : Đó là sổ đăng chứng từ ghi
sổ dùng để đăng các chứng từ ghi sổ đã lập theo thứ tự thời gian và sổ cái là sổ
kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản .
+ Sổ kế toán chi tiết giống nh trong hình thức nhật ký sổ cái
- Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán theo hình thức này :
+ Căn cứ vào các chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ , ghi rõ quan hệ đốí ứng
của nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt số lần ghi sổ . Thông thờng cứ 5 hay 10 ngày
lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại .
+ Đối với những nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần có thể lập
bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quĩ để giảm chứng từ ghi sổ .
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng chứng từ
ghi sổ .
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ lấy số liệu ghi

vào các sổ cái tài khoản .
22


+ Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ
đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vàp các sổ chi tiết có liên quan .
+ Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết kế toán lập các bảng chi tiết số
phát sinh các tài khoản .
+ Đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với số liệu ở
bảng chi tiết số phát sinh và cộng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ .
+ Căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và số liệu ở
bảng chi tiết số phát sinh tiến hành lâp bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế
toán khác .
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có những u điểm nh mẫu sổ đơn giản , dễ ghi
chép , dễ làm , dễ phân công nhiệm vụ kế toán do sổ cái cá tài khoản có thể
đóng thành quyển riêng biệt . Quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ nên số liệu kế
toán đảm bảo chính xác .
Trong điều kiện kế toán thủ công , hình thức này không đòi hỏi trình độ kế toán
cao . Trong điều kiện kế toán bằng máy , hình thức này cũng đơn giản , gần với
ngôn ngữ và cách làm việc của máy nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào
công việc kế toán .
Tuy nhiên hình thức kế toán này cũng bộc lộ nhợc điểm là ghi sổ ở nhièu khâu
còn trùng lặp lên khối lợng công việc nhiều . Việc kiểm tra , đối chiếu dồn vào
cuối tháng , do đó báo cáo kế toán thờng chậm
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thờng đợc áp dụng ở những đơn vị có quy mô
lớn và quy mô vừa , có nhiều cán bộ công nhân viên kế toán .

23

sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi
sổ
Chứng từ gốc

Sổ quĩ, thẻ
kho

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Các sổ hoặc thẻ kế
toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
chi tiết

Sổ cái

Bảng đối chiếu
số phát sinh các
tài khoản

Các báo cáo kế
toán
5.2.2.3. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký- chứng từ để phân
loại chứng từ theo thứ tự thời gian , cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng
nhật ký chứng từ để lần lợt ghi vào sổ cái . Do nhật ký chứng từ vừa mang tính
chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của mỗi chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật
chứng từ .
24


- Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đã kết hợp giữa việc ghi sổ theo
thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế
toán chi tiết , kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ
tiêu báo cáo ngay trên một trang sổ .
- Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ bao gồm :
+ Nhật ký chứng từ
+ Bảng kê, bảng phân bổ
+ Sổ cái
+ Sổ chi tiết
Sổ nhật ký chứng từ là loại sổ kế toán đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động
kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ
đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan . Sổ nhật chứng từ đợc
xây dựng chủ yếu theo 2 mẫu sổ :
Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu nhiều cột sử dụng để ghi
hàng ngày các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của
từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản
khác có liên quan . Trên sổ nhật chứng từ loại này có thể kết hợp ghi sổ kế
toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ .
Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ đợc sử dụng để ghi
vào cuối tháng cấc hoạt động kinh tế tài chính đã đợc hệ thống hoá theo số
phát sinh bên Có nhiều tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác
có liên quan .

Sổ nhật chứng từ mở hàng tháng , có loại chuyên dùng cho một tài khoản
hoặc một số tài koản . Cuối tháng , cộng nhật ký chứng từ, lấy số liệu ghi
vào sổ cái .
- Sổ cái các tài khoản trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đợc đóng
thành quyển , mỗi tài khoản một trang theo dõi cả năm . Sổ cái ghi cụ thể số
phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản có liên
quan .Còn số phát sinh bên Có của các tài khoản đợc ghi theo tổng số . Cơ sở
để ghi vào sổ cái là các nhật ký chứng từ .
- Sổ chi tiết đợc mở khi mà các nhật ký chứng từ , các bảng kê không thể chi
tiết cho các tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý . Ví dụ : Trên nhật ký
chứng từ không thể chi tiết cho từng tài sản cố định do đó phải có sổ chi tiết
tài sản cố định . Tuy nhiên , số lợng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật
ký- chứng từ sẽ ít hơn số lợng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật ký sổ
cái và chứng từ ghi sổ .
25