Lời mở đầu
Kế toán Hành chính- sự nghiệp với t cách là một bộ phận cấu thành quan trọng
của hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của Hệ thống kế toán Nhà nớc
có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình
tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hởng ngân qũy
Nhà nớc, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, Thủ trởng các tổ chức phát huy mặt
tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của Nhà nớc
kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Hiện nay, hơn 50% số chi của Ngân sách Nhà nớc hàng năm giành cho chi thờng xuyên thông qua các tổ chức HCSN trong cả nớc.
Để giúp Nhà nớc quản lý tốt nguồn kinh phí cấp phát cho các đơn vị HCSN; giúp
các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểm soát việc
chấp hành chế độ chi tiêu; ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu; đảm
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí cấp phát thì hạch toán kế
toán là một công cụ không thể thiếu trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp, đặc
biệt là hạch toán nguồn kinh phí và chi nguồn kinh phí sự nghiệp. Từ đó, cũng giúp
các đơn vị quản lý cũng nh chi tiêu nguồn kinh phí của mình một cách hợp lý, hợp
lệ nhất, đạt hiệu quả hoạt động cao và mục tiêu đã đề ra.
Đợc sự giúp đỡ của nhà trờng, của Chi cục thuế Tiên Du, cùng với sự nỗ lực của
bản thân, em đã kết thúc đợt thực tập với đề tài Tổ chức hạch toán nguồn kinh
phí và chi nguồn kinh phí sự nghiệp ở chi cục thuế Tiên Du Bắc Ninh
Tiên Du là một huyện trực thuộc tỉnh Bắc Ninh mới đợc tách lập từ năm 1999.
Là một trong những huyện có rất nhiều khu công nghiệp đã và đang đợc xây dựng,
góp phần để Bắc Ninh trở thành khu công nghiệp phát triển nhất phía bắc Hà Nội.
Thuế đã, đang và sẽ là nguồn thu chủ yếu của NSNN. Nguồn thu từ thuế sẽ đáp
ứng phần lớn các nhu cầu chi tiêu của Nhà nớc, giúp Nhà nớc tạo thế chủ động về
vốn để có thể thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Chi cục thuế Tiên Du
1
là một trong những đơn vị đóng góp vào ngân sách tỉnh lớn nhất. Để có đợc những
thành công nh vậy, đơn vị đã thực hiện nhiều biện pháp u việt ngày một hoàn thiện
tổ chức công tác kế toán, trong đó có kế toán nguồn kinh phí và chi kinh phí sự
nghiệp, làm sao thực hiện tốt việc chi tiêu ngân sách của mình, đạt đợc chỉ tiêu cấp
trên giao.
Qua nghiên cứu những lý luận chung về hạch toán nguồn kinh phí và chi kinh
phí sự nghiệp, qua quá trình thực tập tại Chi cục thuế Tiên Du em hình thành đề tài
này với kết cấu gồm ba phần:
Phần 1: Những vấn đề lý luận về tổ chức công tác hạch toán nguồn kinh phí và chi
kinh phí sự nghiệp tại đơn vị
Phần 2: Thực trạng hạch toán nguồn kinh phí và chi kinh phí sự nghiệp tại đơn vị
Phần 3: Một số nhận xét, đánh giá và những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán nguồn kinh phí và chi kinh phí sự nghiệp tại Chi cục thuế Tiên Du Bắc
Ninh
2
Phần I
Những vấn đề lý luận về tổ chức hạch toán
nguồn kinh phí và chi kinh phí sự nghiệp
I/ Hạch toán nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sN
1.1 Nội dung, nguyên tắc hạch toán và nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí
1.1.1 Nội dung
Nguồn kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là nguồn tài chính
mà các đơn vị đợc quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị,
chuyên môn có tính chất HCSN hoặc có tính chất kinh doanh của mình. Nh vậy, trong
các đơn vị HCSN tất cả các loại kinh phí (ngoài vốn) đều đợc tiếp nhận theo nguyên tắc
không bồi hoàn trực tiếp.
Nguồn kinh phí của đơn vị HCSN thờng gồm có:
Nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí đầu t xây dựng cơ bản
Nguồn kinh phí dự án
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nớc
Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Kinh phí các loại trong các đơn vị HCSN thờng đợc hình thành từ các nguồn chủ yếu
sau:
- Ngân sách nhà nớc hoặc các cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán đợc phê
duyệt (gọi tắt là Nguồn kinh phí Nhà nớc).
- Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên, thành viên
- Thu sự nghiệp đợc sử dụng theo quy định và bổ sung từ kết quả của các hoạt
động có thu theo chế độ tài chính hiện hành.
- Điều chuyển bổ sung từ các quĩ dự trữ tài chính nội bộ.
3
- Các khoản tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc,.....
- Vay nợ của Chính phủ
- Các khoản kết d Ngân sách năm trớc.
1.1.2 Nguyên tắc hạch toán
Để đảm bảo hạch toán chính xác, đầy đủ nguồn kinh phí, kế toán cần quán triệt các
nguyên tắc sau:
- Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng loại vốn, từng
loại quỹ, theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành kinh phí
- Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành
theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không đợc kết chuyển một cách tuỳ tiện.
- Đối với các khoản thu tại đơn vị đợc phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh
đợc hạch toán vào tài khoản thu (loại tài khoản 5), sau đó đợc kết chuyển sang tài khoản
kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền .
- Kinh phí phải đợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt,
đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nớc. Cuối niên đọ kế toán kinh phí không sử
dụng hết phải hoàn trả Ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ đợc kết chuyển sang năm sau
khi đợc phép của cơ quan tài chính.
- Cuối mỗi kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình
hình tiếp nhận và sử dụng theo từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ
quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chơng trình, dự án.... theo đúng quy định của chế độ
hiện hành.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí
- Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động
của từng nguồn kinh phí của đơn vị.
- Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị.
Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả.
4
- Thờng xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị nhằm phát
huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí
1.2 Chứng từ và các sổ kế toán nguồn kinh phí
- Chứng từ kế toán nguồn kinh phí:
+Thông báo hạn mức kinh phí đợc cấp
+ Giấy phân phối hạn mức kinh phí
+ Giấy nộp trả kinh phí
+ Lệnh chi
+ Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lĩnh tiền mặt
+ Giấy rút hạn mức kinh phí bằng chuyển khoản,...
- Sổ theo dõi
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí: S 41 H
5
Sổ theo dõi nguồn kinh phí
Biểu số 01
Tài khoản:................................
Tên nguồn kinh phí:................
Nơi cấp:....................................
Loại............. Khoản..................
Nhóm:......... Tiểu nhóm:..........
Mục:..........................................
Dự TOáN ĐƯợC DUYệT
Chia ra
Quý I
Qúy II
Quý III QuýIV
Cả
Ngày,
tháng
Chứng từ
Số hiệu
Ngày,
2
tháng
3
1
4
5
6
7
8
9
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ
(ký)
Phụ trách KT
(ký)
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
+ Sổ tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí: S 41a H
6
Biểu số 02
Sổ tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí
Tên tài khoản: .................................
Tên nguồn kinh phí: ........................
Quý................Năm............................
STT
Tên mục
1
2
KP đợc
phân
phối
3
KP kỳ trớc
chuyển
sang
KP thực
nhận
trong kỳ
4
5
KP đợc
sử dụng
6
KP đã sử
dụng đề
nghị
quyết
toán
7
KP cha
sử dụng
chuyển
kỳ sau
8
-Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ
(ký)
Phụ trách KT
(ký)
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
+ Sổ theo dõi hạn mức kinh phí: S 42 H
+Sổ theo dõi kinh phí ngoài hạn mức S 42a H
+ Sổ chi tiết các khoản thu: S 52 - H
1.3 Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính- sự nghiệp
1.3.1/ Kế toán kinh phí hoạt động thờng xuyên.
Nguồn kinh phí hoạt động: là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt
động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kinh phí hoạt động đợc hình thành từ:
- Ngân sách Nhà nớc cấp phát hàng năm
- Các khoản biếu tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nớc, bổ sung tại đơn vị theo
quy định của chế độ tài chính và bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị đợc phép giữ lại để
chi và một phần do Ngân sách hỗ trợ (đối với các đơn vị đợc phép thực hiện cơ chế gán
thu bù chi), kết d Ngân sách năm trớc,...
7
Tài khoản hạch toán.
Để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của
các đơn vị HCSN, kế toán sử dụng tài khoản 461 Nguồn kinh phí hoạt động và TK
008 Hạn mức kinh phí
Kết cấu tài khoản 461:
Bên Nợ:
Số chi tiêu bằng nguồn kinh phí hoạt động đã đợc quyết toán
Số kinh phí hoạt động sử dụng không hết nộp trả.
Số kinh phí năm nay kết chuyển thành kinh phí năm trớc
Số kinh phí năm sau két chuyển thành kinh phí năm nay
Bên Có: Số kinh phí hoạt động thực nhận của Ngân sách, của cấp trên hoặc hình
thành từ các nguồn khác.
D Có: Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn
TK 461 đợc chi tiết thành 3 tài khoản chi tiết cấp 2 và mỗi tài khoản cấp 2 đợc chi
tiết thành 2 tài khoản cấp 3 nh sau
- 4611.Năm trớc: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc cấp thuộc năm trớc đã
sử dụng đang chờ duyệt trong năm nay, trong đó:
+ 46111- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc
ngân sách cấp bổ sung cho chi thờng xuyên; phần kinh phí đợc để lại đơn vị; chênh lệch
thu chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm trớc đã sử dụng đang chờ xét
duyệt trong năm nay
+ 46112- Nguồn kinh phí không thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm
biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm trớc đã sử dụng đang chờ xét
duyệt trong năm nay.
- 4612. Năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí năm nay bao gồm các khoản kinh phí
năm trớc chuyển sang, các khoản kinh phí nhận theo số đợc cấp hay đã thu năm nay.
8
+ 46121- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc
ngân sách cấp bổ sung cho chi thờng xuyên; phần kinh phí đợc để lại đơn vị; chênh lệch
thu chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm nay
+ 46122- Nguồn kinh phí không thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm
biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm nay
- 4613. Năm sau: Phản ánh những khoản kinh phí đã đợc cấp trớc cho năm sau
+ 46131- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc
ngân sách cấp bổ sung cho chi thờng xuyên; phần kinh phí đợc để lại đơn vị đợc cấp trớc cho năm sau
+ 46132- Nguồn kinh phí không thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm
biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đợc cấp trớc cho năm sau
TK 008 Hạn mức kinh phí Phản ánh số hạn mức kinh phí sự nghiệp đợc
phân phối và đợc cấp phát sử dụng. Theo quy định, số hạn mức kinh phí đã đợc phân
phối, sử dụng không hết phải nộp cho Kho bạc nhà nớc.
Kết cấu:
Bên Nợ: Phản ánh HMKP đợc phân phối
Bên Có: Phản ánh rút HMKP, huỷ bỏ HMKP
D Nợ: HMKP hiện còn
TK 008 có 3 tài khoản cấp 2:
- 0081. Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách TW
- 0082. Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách tỉnh
- 0083. Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách huyện
9
Sơ đồ 01: Hạch toán nguồn kinh phí hoạt động
TK 461
TK 111, 112
Nộp lại số kinh phí
sử dụng không hết
TK 661
Kết chuyển chi hoạt
động vào nguồn KP
khi báo cáo quyết
toán đợc duyệt
TK 111,112,152,155,211....
KP đợc cấp, rút HMKP bằng tiền, vật t,
hàng hoá TSCĐ
Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, biếu
tặng, viện trợ
TK 331
Rút KP thanh toán trực tiếp cho nhà cung
cấp, trả nợ vay....
TK 511
TK 461(4611)
Bổ sung KP hoạt động từ thu sự nghiệp
Kết chuyển nguồn
KP năm nay thành
KP trớc hoặc năm
sau, KP năm trớc
thành KP năm nay
TK 661
Rút KP để chi hoạt động thờng xuyên
TK 341
HMKP thực rút, khoản thu khác bổ sung
KP của đơn vị cấp dới (ở đơn vị cấp trên)
TK 421
Bổ sung KP từ các khoản chênh lệch
thu,chi
1.3.2 Kế toán nguồn kinh phí dự án
Nguồn kinh phí dự án là nguồn đợc Nhà nớc cấp phát kinh phí hoặc đợc Chính
phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp để thực hiện các chơng trình,
dự án, đề tài đã đợc phê duyệt.
10
Tài khoản hạch toán
Để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí dự án, chơng trình, đề tài, kế toán sử dụng TK 462 Nguồn kinh phí dự án và TK 009
Hạn mức kinh phí chơng trình, dự án.
Kết cấu tài khoản 462:
Bên Nợ:
Số chi tiêu bằng nguồn KPDA đợc duyệt
Số KP dự án sử dụng không hết nộp trả
Số KPDA đợc kết chuyển cuối năm theo tính chất: năm trớc, năm nay,
năm sau
Bên Có: Nguồn KPDA, chơng trình, đề tài thực nhận trong năm theo dự án, chơng trình, đề tài đợc duyệt cấp KP
D Có: Nguồn kinh phí dự án hiện còn
TK 462 có 2 tài khoản cấp 2, trong đó chi tiết theo từng nguồn hình thành và
theo năm tài khoá
- TK 4621. Nguồn kinh phí quản lý dự án: phản ánh nguồn kinh phí bảo đảm
chi tiêu phục vụ cho quản lý chơng trình, dự án, đề tài
- TK 4612. Nguồn kinh phí thực hiện dự án: phản ánh nguồn kinh phí tiếp
nhận để bảo đảm chi tiêu cho quá trình thực hiện các chơng trình, dự án, đề tài theo
nội dung ghi trong luận chứng kinh tế kỹ thuật hoặc đề cơng đã đợc phê duyệt.
Kết cấu TK 009:
Bên Nợ: phản ánh HMKP chơng trình, dự án đợc phân phối.
Bên Có: phản ánh rút HMKP chơng trình, dự án, huỷ bỏ HMKP
D Nợ: số HMKP chơng trình, dự án hiện còn
Sơ đồ 02: Hạch toán nguồn kinh phí dự án
TK 462
TK 111,112,152,155,211....
11
TK 111, 112
Nộp lại số kinh phí
sử dụng không hết
TK 662
Kết chuyển chi hoạt
động vào nguồn KP
khi báo cáo quyết
toán đợc duyệt
TK 311(3118)
KP đợc cấp, rút HMKP bằng tiền, vật t,
hàng hoá TSCĐ
Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, biếu
tặng, viện trợ
TK 331
Rút KP thanh toán trực tiếp cho nhà cung
cấp, trả nợ vay....
TK 511
Bổ sung KP hoạt động từ thu sự nghiệp
Kết chuyển các
khoản đợc phép
của nhà nớc cho
xoá nợ
TK 662
Rút KP để chi hoạt động dự án
TK 341
HMKP thực rút, khoản thu khác bổ sung
KP của đơn vị cấp dới (ở đơn vị cấp trên)
TK 421
Bổ sung KP từ các khoản chênh lệch
thu,chi
1.3.3/Kế toán nguồn kinh phí đầu t XDCB
Nguồn kinh phí đầu t XDCB của đơn vị HCSN đợc hình thành do Ngân sách
Nhà nớc cấp, cấp trên cấp, hoặc đợc bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị, hoặc đợc
tài trợ, biếu tặng. Kinh phí, vốn XDCB đợc sử dụng cho mục đích đầu t mở rộng qui
mô TSCĐ hiện có của đơn vị và mục đích hoạt động HCSN hoặc hoạt động kinh
doanh.
TK hạch toán: 441 Nguồn kinh phí đầu t xây dựng cơ bản
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn kinh phí đầu t XDCB do
- Các khoản chi phí đầu t XDCB xin duyệt bỏ đã đợc duyệt y
12
- Kết chuyển nguồn kinh phí đầu t XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ khi xây dựng mới và mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí, vốn XDCB hoàn
thành bàn giao đa vào sử dụng.
- Hoàn lại nguồn KP, vốn XDCB cho Nhà nớc
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn KP đầu t XDCB do:
- Nhận đợc kinh phí, vốn đầu t XDCB do NS hoặc cấp trên cấp.
- Chuyển quỹ cơ quan và các khoản thu theo quy định thành nguồn kinh phí
đầu t XDCB
- Các khoản đợc viện trợ, biếu tặng....
D có: Nguồn KP đầu t XDCB hiện còn cha sử dụng hoặc cha đợc quyết toán
Tài khoản 0092 Vốn XDCB đợc duyệt theo dõi HMKP XDCB
Bên Nợ:
HMKP XDCB đợc phân phối
Số nộp khôi phục HMKP XDCB
Bên Có: Rút HMKP XDCB sử dụng
13
Sơ đồ 03: Hạch toán nguồn kinh phí XDCB
TK 111,112
TK 441
Nộp lại KP đầu t XDCB
sử dụng không hết
TK 111, 112,152,211...
Nhận KP đầu t XDCB do Ngân
sách hoặc cấp trên cấp
TK 241
TK 466
Chi phí đầu t XDCB xin
duyệt bỏ đã đợc duyệt y
Kết chuyển nguồn khi dùng
KP XDCB mua sắm TSCĐ
dùng cho HĐTX và HĐDA
TK 411
Kết chuyển nguồn khi dùng
KP XDCB mua sắm TSCĐ
TK 431
Bổ sung KP đầu t XDCB từ
quỹ cơ quan
TK 5118
Bổ sung KP đầu t XDCB từ chênh
lệch thanh lý, nhợng bán TSCĐ
TK 421
Bổ sung KP từ các khoản chênh
lệch thu, chi cha xử lý
1.3.4 Kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ là một bộ phận kinh phí Ngân sách Nhà nớc cấp cho đơn vị dùng cho hoạt động HCSN đã tạo ra các loại TSCĐ ( TSCĐ hữu
hình, TSCĐ vô hình) gọi là kinh phí tạo ra tài sản cố định hiện có.
Theo chế độ, tại thời điểm kết toán sổ sách, số d nguồn kinh phí hiện có tại đơn
vị hạch toán. Toàn bộ kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí quỹ cơ quan hay
kinh phí đầu t XDCB sau khi hình thành nên TSCĐ đều đợc ghi tăng nguồn kinh phí
hình thành TSCĐ
TK hạch toán: TK sử dụng 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm do:
- Giá trị hao mòn TSCĐ tính, trích hàng năm
- Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhợng bán, chuyển giao theo quyết định
của cấp có thẩm quyền....
- Do đánh giá lại làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ HCSN
14
Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng do:
- Giá trị TSCĐ mua sắm, đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đa vào sử
dụng cho hoạt động có tính chất HCSN
- Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, đợc biếu tặng,...
- Đánh giá lại tăng giá trị TSCĐ, giảm giá trị hao mòn của TSCĐ HCSN
D Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị.
Không hạch toán vào TK này các trờng hợp TSCĐ tăng đầu t mua sắm bằng
nguồn vốn kinh doanh, bằng nguồn vốn đầu t XDCB hoặc bằng quỹ cơ quan khi
hoàn thành đa vào sử dụng cho bộ phận SXKD
15
Sơ đồ 04: Hạch toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
TK 211, 213
TK 466
Nhợng bán, thanh lý TSCĐ
dùng
cho hoạt động HCSN
TK 214
TK 661
Tăng nguồn KP hình thành
TSCĐ với TSCĐ đầu t bằng
kinh phí sự nghiệp
TK 662
Tăng nguồn KP hình thành
Điều động TSCĐ từ cấp trên
xuống cấp dới
TSCĐ với TSCĐ đầu t bằng
KP dự án
TK 441, 431
Đánh giá giảm nguyên giá TSCĐ Tăng nguồn KP hình thành
TSCĐ giảm nguồn KP đầu t
XDCB hoặc quỹ cơ quan
TK 211, 213
TK 214
Đánh giá tăng nguyên giá TSCĐ
TK 214
TK466
Đơn vị cấp dới tiếp nhậnTSCĐ
do cấp trên điều động, ghi tăng
TK 211, 213
TSCĐ theo giá trị thực tế
1.3.5/ Quỹ cơ quan
Quỹ cơ quan của các đơn vị HCSN đợc hình thành bằng cách trích từ phần chênh
lệch thu, chi của các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc trích từ các
khoản thu theo quy định của chế độ tài chính và các khoản khác( nếu có) hoặc đợc
Nhà nớc, đợc cấp trên cấp, cấp dới nộp lên.
Quỹ cơ quan bao gồm:
- Quỹ khen thởng, phúc lợi
16
- Quỹ dự phòng ổn định
- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
TK hạch toán: TK 431 Quỹ cơ quan
Bên Nợ: Các nghiệp vụ làm giảm quỹ cơ quan do chi tiêu và điều chuyển
Bên Có: Các nghiệp vụ làm tăng quỹ cơ quan do chi tiêu và điều chuyển
D Có: Số quỹ cơ quan hiện có cha sử dụng hoặc sử dụng cha hoàn thành
TK 431 chi tiết làm 4 tiểu khoản:
-
4311: Quỹ khen thởng
-
4312: Quỹ phúc lợi
-
4313: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập
-
4314: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Sơ đồ 05: Hạch toán quỹ cơ quan
TK 421
TK 431
Chênh lệch chi lớn hơn thu
chuyển trừ vào quỹ cơ quan
TK 111, 112, 334,....
Chi tiêu quỹ cơ quan
TK 466, 411
TK 342
Kết chuyển nguồn khi mua
sắm, xd xong đa vào sử dụng
TSCĐ
Cấp trên ra qđ phân phối
quỹ cơ quan cho cấp dới
TK 421
TK 661
Trích quỹ cơ quan
từ chênh lệch thu,
chi chỉ định
Kết chuyển khi
quyết toán
TK 111, 112,155
Nhận các khoản do đợc tài trợ
biếu tặng, cấp dới nộp lên
Số thu về HĐSN, thu phi, lệ phí đợc
phép bổ sung các quỹ
TK 511
TK 342
Đơn vị cấp cho cấp dới nhận đợc
qđ phân phối quỹ cơ quan tờ cấp trên
17
II/ Hạch toán các khoản chi kinh phí sự nghiệp
Chi kinh phí sự nghiệp gồm:
- Chi hoạt động thờng xuyên
- Chi chơng trình, dự án, đề tài
- Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
- Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nớc
Trong phần này, do thời lợng có hạn em xin chỉ đề cập đến một vấn đề đó là: chi
hoạt động thờng xuyên
1.1/Nội dung chi phí hoạt động thờng xuyên trong đơn vị HCSN
1.1.1/ Nội dung
Các khoản chi phí hoạt động thờng xuyên trong đơn vị dự toán là các khoản chi
để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn hành chính,SN.
Chi hoạt động thờng xuyên bao gồm các khoản: Chi lơng, chi phụ cấp, chi vật t,
dịch vụ, cho hoạt động văn phòng, hoạt động sự nghiệp.
Chi hoạt động thờng xuyên chủ yếu đợc trang trải bằng nguồn kinh phí hạn mức,
kinh phí bằng lệnh chi tiền và kinh phí bổ sung từ các nguồn tài chính khác.
1.1.2/ Nhiệm vụ của kế toán
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo
niên độ kế toán và theo mục lục chi ngân sách Nhà nớc. Riêng các đơn vị thuộc
khối Đảng, an ninh, quốc phòng kế toán theo mục lục của khối mình.
- Kế toán chi hoạt động phải bảo đảm thống nhất với công tác lập dự toán và
đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa
sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính
1.2/ Chứng từ và sổ chi tiết hạch toán chi phí:
- Chứng từ để hạch toán chi hoạt động thờng xuyên chủ yếu là hệ thống chứng
từ theo quy định của Bộ tài chính nh: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,
18
- Sổ chi tiết hoạt động: theo mẫu S 61a- H của Bộ tài chính, dùng để tập hợp
các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt của
đơn vị theo nguồn kinh phí bảo đảm và theo từng loại khoản, nhóm, tiểu nhóm,
mục, tiểu mục của mục lục Ngân sách nhà nớc nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử
dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập bá cáo số chi đề nghị quyết toán.
Căn cứ để ghi vào sổ là các chứng từ gốc, bảng chứng từ gốc có liên quan đến
chi hoạt động thờng xuyên.
-Sổ tổng hợp chi hoạt động: theo mẫu S 61b- H của Bộ tài chính dùng để tổng
hợp các số liệu chi từ các mục hoặc tiểu mục trên sổ chi tiết hoạt động theo nguồn
kinh phí, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
Sổ chi tiết hoạt động
Biểu số 03
-Nguồn kinh phí
-Loại......Khoản......Nhóm......Tiểu nhóm.......
Mục
Dự TOáN ĐƯợC DUYệT
Chia ra
Quý I
Qúy II
Quý III
Cả
QuýIV
Ngày,
Chứng từ
Diễn
Tổng
ghi nợ TK 661
ghi
tháng
Số
Ngày,
giải
số
Chia ra tiểu mục
cóTK
ghi sổ
1
hiệu
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11 12 13
661
14
-Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ
(ký)
Phụ trách KT
(ký)
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
19
Sổ tổng hợp chi hoạt động
Biểu số 04
Tháng......năm.....
Loại......Khoản.......Nhóm......Tiểu nhóm......
Mục
Phân tích theo số chi theo nguồn kinh phí
(tiểu
Ngân sách
Ngân sách
mục)
TƯ
địa phơng
Tháng
1
này
2
Luỹ kế
3
Tháng
này
4
Thu sự nghiệp
Cộng
Tài trợ
Các khoản khác
Tháng
này
Luỹ kế
5
Tháng
này
6
Luỹ kế
7
Tháng
này
8
Luỹ kế
9
Tháng
này
10
Từ đầu
quý
Luỹ kế
11
luỹ kế
12
13
Từ
đầu
năm
14
-Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ
(ký)
Phụ trách KT
(ký)
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
20
1.3/ Kế toán chi hoạt động thờng xuyên
TK sử dụng: 661 Chi hoạt động dùng để phản ánh các khoản chi mang tính
chất hoạt động thờng xuyên theo dự toán chi Ngân sách đã đợc duyệt trong năm tài
chính.
Đồng thời kế toán còn sử dụng TK 008 Hạn mức kinh phí hoạt động thờng
xuyên, để theo dõi hạn mức kinh phí cấp phát sử dụng cho mục đích chi hoạt động
thờng xuyên
Kết cấu
Bên Nợ:
Chi hoạt động phát sinh tại đơn vị
Tổng hợp chi hoạt của các đơn vị trực thuộc
Bên Có:
Các khoản đợc phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không
đợc duyệt y.
Kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí, khi báo cáo quyết toán
đợc duyệt y
D Nợ: Các khoản chi hoạt động cha đợc quyết toán hoặc quyết toán cha đợc
duyệt y
TK 661 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- TK 6611 Năm trớc: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh
phí năm trớc cha đợc quyết toán
TK 66111: Chi thờng xuyên
TK 66112: Chi không thờng xuyên
- TK 6612 Năm nay: Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc năm nay
TK 66121: Chi thờng xuyên
TK 66122: Chi không thờng xuyên
- TK 6613 Năm sau: phản ánh các khoản chi cho năm sau
21
TK 66131: Chi thờng xuyên
TK 66131: Chi không thờng xuyên
TK này chỉ sử dụng ở những đơn vị đợc cấp phát kinh phí trớc cho năm sau. Đến
cuối ngày 31/12, số chi ở TK này đợc chuyển sang tài khoản 6612 Năm nay
- Kế toán chỉ phản ánh vào TK này những khoản chi thuộc kinh phí sự nghiệp
của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thờng xuyên và những khoản chi không thờng xuyên
- Kế toán không phản ánh vào TK này các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh,
chi phí đầu t XDCB bằng vốn đầu t, các khoản chi thuộc chơng trình, đề tài, dự án.
- Đối với đơn vị dự toán cấp I, cấp II TK 661 Chi hoạt động, ngoài việc tập
hợp chi hoạt động của đơn vị mình còn dùng để tập hợp số chi hoạt động của tất cả
các đơn vị trực thuộc (trên cơ sở quyết toán đã đợc duyệt cuả các đơn vị này) để báo
cáo với cấp trên và cơ quan tài chính.
- Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán cha đợc duyệt thì toàn bộ số chi hoạt
động trong năm đợc chuyển từ TK 6612 Năm nay sang TK 6611 Năm trớc để
theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán đợc duyệt. Riêng đối với số chi trớc cho
năm sau theo dõi ở TK 6613 Năm sau. Sang đầu năm sau đợc chuyển sang TK
6612 Năm nay để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
22
Sơ đồ 06: Kế toán tổng hợp chi hoạt động thờng xuyên
TK 111, 112
TK 661(6612)
Chi TM, TGNH cho hoạt động
TK 461
Quyết toán chi hoạt động
thờng xuyên
TK 152, 643, 155
Xuất VL,DC, HH cho hoạt động
thờng xuyên
TK 3318
Các khoản chi HĐTX,
chi sai chế độ phải thu hồi
TK 332,334
TK 631
Trích lơng, trích quỹ BHXH, BHYT Các khoản chi SNTX phục
cho viên chức HCSN
vụ cho kinh doanh
TK 331, 111, 112
Các dịch vụ mua ngoài cho hoạt
động thờng xuyên
TK 6611
K/C chi HĐTX sang năm
sau chờ duyệt
TK 341
Tổng hợp chi HĐTX từ các đơn vị
cấp dới
TK 466
Mua TSCĐ phục vụ cho HĐTX
ghi tăng NKP hình thành TSCĐ
TK 337
Quyết toán vật t, hàng hoá,
vào kinh phí của năm báo cáo
TK 6613
Kết chuyển chi HĐ năm trớc
chuyển sang năm nay
23
III/ Các loại sổ sử dụng để kế toán nguồn kinh phí và chi
kinh phí sự nghiệp
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của đơn vị và vào các hình thức sổ kế
toán, đơn vị sẽ chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo
quy định đơn vị HCSN có thể lựa chọn áp dụng một trong ba hình thức tổ chức sổ
kế toán sau:
Hình thức Nhật ký sổ cái
Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi tất cả các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh diễn ra trong đơn vị theo trình tự thời gian và hệ thống.
Các loại sổ kế toán:
+ Sổ nhật ký sổ cái
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí: mẫu số S4 1H
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh ở các chứng từ gốc đã
đợc phân loại, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ. Sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi
vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Các loại sổ kế toán:
+ Sổ cái tài khoản: TK461, TK 661,...
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí: mẫu số S4 1H
Hình thức Nhật ký chung
Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
diễn ra trong đơn vị theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản
Các loại sổ kế toán:
+ Sổ cái tài khoản: TK461, TK 661,..
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí: mẫu số S4 1H
24
Phần 2
Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguồn kinh
phí và chi nguồn kinh phí tại Chi cục thuế Tiên Du
I. Khái quát quá trình phát triển và đặc điểm chung của
đơn vị
2.1. Quá trình hình thành của Chi cục thuế Tiên Du
Chi cục Thuế Tiên Du đợc thành lập theo quyết định số 97/1999/BTC ban hành
ngày 23/8/1999 của Bộ trởng BTC.
Địa chỉ: Thị trấn Lim huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh
Điện thoại: 0241.838331; 0241.838430
Chi cục thuế Tiên Du trực thuộc địa bàn huyện Tiên Du- một trong 8 huyện của
tỉnh Bắc Ninh, đợc tái thành lập từ năm 1999 từ huyện Từ Sơn cũ. Phía Bắc giáp thị
xã Bắc Ninh- là trung tâm văn hoá, chính trị của tỉnh. Phía Đông Nam giáp Thuận
Thành, đợc ngăn cách bởi dòng sông Đuống trữ tình, là cảm hứng để nhà thơ
Hoàng Cầm viết bài thơ Bên kia sông Đuống. Phía Nam giáp huyện Từ Sơn, Hà
Nội- một trong những thuận lợi để phát triển kinh tế trong huyện. Ngoài ra, có hai
trục đờng quốc lộ 1A và 1B, thuận lợi cho giao thông, phát triển kinh tế.
Là một huyện thuần nông, chủ yếu là phát triển nông nghiệp. Những năm gần
đây, nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi đã có nhiều khu công nghiệp đợc xây dựng nh
nhà máy thuốc lá, nhà máy may, nhà máy gạch Tiên Sơn,....Ngoài nông nghiệp,
huyện còn có những nghành nghề truyền thống nh: Giấy Phú Lâm, Công ty xây
dựng Nội Duệ, kinh doanh vận tải,..... hàng năm đóng góp một phần không nhỏ vào
Ngân sách Nhà nớc đặc biệt là hai xã Hoàn Sơn và Liên Bão đã thay đổi rất nhiều
kể từ khi có các khu công nghiệp: giải quyết việc làm, dịch vụ kinh doanh phát
triển,...
25