Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1

Luận văn tốt nghiệp

Trường Đại học KD & CN Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như
những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của th ời đại như toàn cầu hoá,
phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nh ọn điện tử
tin học, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức...thì m ỗi ngành, m ỗi l ĩnh v ực
hoạt động trong xã hội không ngừng đổi m ới và hiện đại hoá. Văn phòng trong các
cơ quan, tổ chức và đặc biệt trong các doanh nghiệp...cũng ở trong b ối cảnh chung
đó và cần được chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, hiện đại. Để hoạt động có
hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
Trong quá trình thực tập tại phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần xây
dựng Vinaconex 11.1 em nhận thấy một số tồn tại trong công tác quản lý văn
phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex. Chính vì thế em đã chọn đề tài :
“Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần
xây dựng Vinaconex 11.1” để làm luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và
kết luận luận văn được trình bày gồm 2 phần chính:
Chương I: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần
xây dựng Vinaconex 11.1
Chương II: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của
toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong phòng tổ chức hành chính công ty
cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 và sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo
trong khoa QTKD Trường đại học Kinh Doanh & Công Nghệ Hà Nội, đặc biệt
là sự hướng dẫn của Ths Hà Thị Hậu đã giúp em trong quá trình hoàn thành
luận văn này.
Tuy nhiên trong quá trình viết, luận văn của em còn nhiều hạn chế. Em
mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và
hạn chế để luận văn của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn Ths Hà Thị Hậu và sự giúp đỡ của các bác, các
cô ,các chú trong phòng tổ chức hành chính công ty Vinaconex 11.1

Trần Lan Hương-QL12.07

MSV:07A09473N


Luận văn tốt nghiệp

Trường Đại học KD & CN Hà Nội

MỤC LỤC
Lời nói đầu
Chương 1 : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần
xây dưng Vinaconex 11.1..............................................................................1
1 Khái quát chung về công ty.......................................................................1
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty.........................................1
1.2.Các lĩnh vực hoạt động của công ty..........................................................2
1.3.Tổ chức bộ máy quản lý...........................................................................3
1.4.Nguồn vốn sản xuất kinh doanh...............................................................4
1.5.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh....................................................5
2.Bộ máy tổ chức của phòng tổ chức hành chính......................................6
2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức hành chính.........................................6
2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng tổ chức hành chính............7
2.2.1 Chức năng..............................................................................................7
2.2.2 Nhiệm vụ...............................................................................................7
2.2.3 Quyền hạn..............................................................................................8
3.Công tác quản lý văn phòng tại công ty CPXD Vinaconex11.1.............9
3.1.Công tác thông tin.....................................................................................9

3.2.Công tác tổ chức các cuộc họp.................................................................11
3.2.1Chuẩn bị hội họp.....................................................................................11
3.2.2 Tiến hành cuộc họp................................................................................12
3.2.3.Công việc sau cuộc họp.........................................................................12
3.3.Công tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu..................................................13
Trần Lan Hương-QL12.07

MSV:07A09473N


Luận văn tốt nghiệp

Trường Đại học KD & CN Hà Nội

3.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................13
3.3.2 Quản lý văn bản đi.................................................................................15
3.3.3 Quản lý văn bản đến..............................................................................16
3.3.4 Công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ.............................................................18
3.4.Cách bố trí nơi làm việc............................................................................21
3.5. Cách tổ chức lao động.............................................................................22
4. Đánh giá tổng quan về tình hình quản lý văn phòng tại công ty cổ
phần xây dựng Vinaconex 11.1...................................................................26
4.1.Những kết quả đạt được............................................................................26
4.2.Ưu điểm....................................................................................................27
4.3.Tồn tại cần khắc phục...............................................................................28
Chương 2: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng.....30
1.Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng .........................................................30
1.1 Trang thiết bị kỹ thuật...............................................................................30
1.2 Con người làm văn phòng.........................................................................33
1.3 Biện pháp..................................................................................................34

2.Các nghiệp vụ hành chính văn phòng......................................................34
2.1 Hoàn thiện công tác thu thập thông tin.....................................................35
2.2 Công tác hồ sơ văn bản.............................................................................35
2.3 Công tác lễ tân .........................................................................................36
Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo

Trần Lan Hương-QL12.07

MSV:07A09473N


Luận văn tốt nghiệp

Trường Đại học KD & CN Hà Nội

KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây
dựng Vinaconex 11.1 em thấycông ty là môt tổ chức vững mạnh. Sự ra đời của
Vinaconex 11.1 là sự phát huy truyền thống 35 năm xây dựng và trưởng thành của
công ty cổ phần xây dựng số 11. Với mục tiêu chiến lược phát triển bền vững, tốc
độ tăng trưởng cao, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, công ty cổ phần xây
dựng số 11 nói chung và công ty cổ phần xây dựng số 11.1 nói riêng ngày càng
khẳng định được uy tín và vị thế của mình trên thị trường, đảm bảo việc làm và
tăng thu nhập cho người lao động.
Bên cạnh những thành tích đạt được công tác quản lý hành chính văn phòng
của công ty còn tồn tại những yếu kém cần sửa đổi khắc phục để có thể đứng vững
trong nền kinh tế thị trường và khẳng định được thương hiệu của mình trong ngành
xây dựng.
Bài luận văn trên đây là kết quả của quá trình thực tập cùng với những kiến

thức em đã học được trong suốt 4 năm qua. Tuy nhiên do còn những hạn chế về
nhận thức cũng như kinh nghiêm và thời gian nên khó tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để em hoàn thành tốt
luận văn này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Ths Hà Thị Hậu đã tân tình chỉ bảo,
hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành luận văn này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Trần Lan Hương-QL12.07

MSV:07A09473N


Luận văn tốt nghiệp

Trường Đại học KD & CN Hà Nội

Danh mục tài liệu tham khảo
1.
2.
3.

4.

Giáo trình quản trị hành chính văn phòng – Nguyễn Hữu Thân.
Bài giảng quản trị hành chính văn phòng.
Tài liệu thực tế công ty :
- Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tài liệu tại phòng tổ chức hành chính.

Websites : webtailieu.net

Trần Lan Hương-QL12.07

MSV:07A09473N