Tiểu luận quản trị sản xuất và dịch vụ nâng cao QUẢN TRỊ HÀNG tồn KHO tại CÔNG TY cổ PHẦN cơ điện LẠNH HOÀNG đạt

QUẢN TRỊ
SẢN XUẤT
DỊCH VỤ
PHẠM LỘC BLOG - BLOG CHIA SẺ
TÀI LIỆU HỌC TẬP


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................1
Lý do chọn đề tài...............................................................................................1
Mục đích nghiên cứu......................................................................................... 2
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................2
Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2
Bố cục nghiên cứu............................................................................................. 2

PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................. 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ
HÀNG TỒN KHO............................................................................................... 3
Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp....................................................3
Hệ thống tồn kho..........................................................................................3
Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho...............................................3
Phân loại hàng tồn kho.................................................................................4
Phân tích chi phí tồn kho.............................................................................7
Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho...............................9
Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho...............................................11
Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho.......................................................12


Quy trình quản trị hàng tồn kho......................................................................14
Các mô hình quản trị tồn kho..........................................................................14
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) 14

Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
18
Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order
Quantity)..........................................................................................................20
Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models) 21 1.5.5
Mô hình xác suất với thời gian không đổi......................................................22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT..........................23
Giới thiệu về công ty....................................................................................23
Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty..................................................24
Nguyên tắc giao nhận hàng của công ty....................................................24
Phân loại hàng tồn kho của công ty...........................................................25
Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại công ty.......................28
Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho tại công ty.........................31
Đánh giá chất lượng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ
điện lạnh Hoàng Đạt.....................................................................................35

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN
LẠNH HOÀNG ĐẠT........................................................................................38
Về khâu dự báo và dự trữ hàng tồn kho..........................................................38
Vai trò của nhà cung cấp..................................................................................39


Kiểm soát và quản lý kho................................................................................40
Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm đối với nhân viên quản lý kho... 41

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................42
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................43

PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đang trong quá trình phát triển kinh tế và hội nhập theo sự phát triển
của thế giới và xu hướng của thời đại. Hội nhập và phát triển kinh tế cũng là một cơ
hội đồng thời cũng là một thách thức lớn đối với nền kinh tế nước nhà nói chung và cụ
thể là các doanh nghiệp trong nước nói riêng. Nó phải chịu sức ép cạnh tranh quyết liệt
từ bên ngoài cũng như bên trong. Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực không
ngừng, phát huy tối đa ưu thế của mình, cũng như khắc phục các mặt yếu kém còn tồn
tại để có thể hòa nhập với nền kinh tế thế giới. Chìa khóa nào có thể mở ra cánh của
của sự thành công đó? Câu hỏi đặt ra như một thách thức đối với các doanh nghiệp là
phải quản trị thật tốt và chặt chẽ vốn lưu động, trong đó hàng tồn kho được xem là tài
sản lưu động quan trọng. Vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề lớn cần
được giải quyết mà không phải chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Trong tình trạng
hiện nay, khi khoa học công nghệ phát triển không ngừng, Việt Nam lại đang trong tiến
trình hội nhập, làm thế nào để mang lại hiệu quả, lợi nhuận cao nhưng lại tối thiểu hóa
được chi phí thì đó là bài toán không dễ đối với các nhà quản trị. Bài toán về quản trị
hàng tồn kho cũng thế. Dự trữ bao nhiêu là vừa đủ để vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại
hiệu quả tối ưu? Một doanh nghiệp không quản trị tốt hàng tồn kho sẽ gặp khó khăn
trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa. Do đó, để tăng doanh thu đồng thời
tiết kiệm chi phí nhằm tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị tốt
hàng tồn kho.
Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt chuyên kinh doanh, bán buôn, bán lẻ các
vật tư ngành lạnh. Từ khi hoạt động đến nay, hoạt động quản trị hàng tồn kho của công
ty luôn giữ vai trò quan trọng và càng được chú trọng hơn. Quá trình quản trị hàng tồn
kho được thực hiện khá nghiêm ngặt tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định.
Lấy công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt làm đại diện, nhằm đi sâu tìm hiểu về
lý thuyết quản trị hàng tồn kho trong kinh tế, từ đó so sánh, đánh giá việc thực hiện
công tác quản trị hàng tồn kho tại các công ty Việt Nam, nhóm ECO đã quyết định

chọn “Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh
Hoàng Đạt” làm đề tài học tập và nghiên cứu.


Mục đích nghiên cứu
-

Tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn

kho trong Doanh nghiệp.
- Tìm hiểu tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt.
-

Đánh giá, nhận xét và đưa ra các đề xuất để hoàn thiện công tác quản trị

hàng tồn kho tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hàng tồn kho
- Khách thể nghiên cứu: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt
+ Thời gian: Năm 2005 - 2012
Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin liên quan đến đề tài

trong giáo trình, trên Internet…nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công
tác quản trị hàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến
nghị góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ

điện lạnh Hoàng Đạt.
-

Phương pháp hệ thống và phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu

đầy đủ các đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến
thực tế doanh nghiệp.
Bố cục nghiên cứu
Bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị hàng tồn kho
Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng
Đạt


Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ
phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN
TRỊ HÀNG TỒN KHO
Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hệ thống tồn kho
Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho
sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực
hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn
đó phụ thuộc vào:
• Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho;
• Quy mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự

trữ trong thời gian đặt hàng;
• Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt;
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc
lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của
hệ thống tồn kho.
Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho
Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:
• Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu;
• Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi;
• Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu.
Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi, do đó
khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí. Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý?
• Các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để
doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào hàng
tồn kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả
xuất.

năng sản


Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất của
mình, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn
nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt,
điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thể
đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với quy mô nhỏ.
• Các nhà quản trị sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng
hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng
quy mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn
đến tồn kho cao.
Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn

nhận về vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều
kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện.
Phân loại hàng tồn kho
a. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho
Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và
công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn
nào, quy cách, phẩm chất ra sao,... Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được
chia thành:
• Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục
vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán
thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
• Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ
phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,...
Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời
tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu
mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho
sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.


b. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
 Hàng tồn kho được mua vào:
• Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các
nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà
cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng
giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty v.v...
 Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất,
gia công tạo thành.

 Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên
doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v...
Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng
tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành.
Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá
trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết
hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính
xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.
c. Phân loại kho theo yêu cầu sử dụng
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho
được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành
bình thường.
• Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao
hơn mức dự trữ hợp lý.
• Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất
phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.
Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối
tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập.


d. Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến
hành thường xuyên, liên tục.
• Hàng tồn trữ thực tế
Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp
đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý.
e. Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất
Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn

kho được chia thành:
• Hàng tồn kho chất lượng tốt
• Hàng tồn kho kém phẩm chất
• Hàng tồn kho mất phẩm chất
Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng hàng tồn kho
trong doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng
giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán
ra hợp lý.
f. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản
Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:
• Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được
bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ,
nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, v.v...
• Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang
được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng
gửi bán, hàng đang đi đường, v.v...
Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng
tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình
bảo quản.


 Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà
quản trị doanh nghiệp. Do đó, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị
doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin
về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.
Phân tích chi phí tồn kho
Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho,
tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ cơ
hội thu lợi nhuận.
Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi

phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm. Do đó cần phân tích kỹ
lưỡng chi phí trước khi đi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan
đến hàng tồn kho.
 Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho
1. Chi phí tồn trữ
Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:
−

Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư

ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho
phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho
là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho
làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao.
−

Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền

lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho
(giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh,...)
−

Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn

kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho
tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí
thuế sẽ tăng.


− Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư

hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn. Đây cũng là một khoản chi phí liên quan
đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau.
2. Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng
Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất.
Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả
năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.
3. Chi phí cho sự phối hợp sản xuất
Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được
cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản
xuất và lịch trình phối hợp.
4. Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn
Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài
trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược
điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.
Các chi phí giảm xuống khi tồn kho tăng
1. Chi phí đặt hàng
Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung
cấp, các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi
phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai
đoạn tiếp theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng
ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn.
2. Chi phí thiếu hụt tồn kho
Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành
phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số
bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho
sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và đôi khi
dẫn đến mất


doanh thu, mất lòng tin khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự

trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.
3. Chi phí mua hàng
Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ
nhưng chi phí mua hàng sẽ thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận
chuyển cũng giảm.
4. Chi phí chất lượng khởi động
Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai
đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc
tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay
đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
 Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác
giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho.
Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho
Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng trong phân loại hàng hóa tồn kho,
nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng
các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm
hàng khác nhau.
Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành
3 nhóm hàng: nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm
với số lượng chủng loại hàng.
Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn
vị hàng hoá với lượng dự trữ hàng hoá đó trong năm. Số lượng chủng loại hàng là số
lượng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm.
• Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm
từ 70−80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ; nhưng về mặt số lượng, chủng
loại thì chỉ chiếm khoảng 10−15% lượng hàng dự trữ.


• Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung
bình, chiếm từ 15−25% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng về số lượng,

chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.
• Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng
5% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng số lượng chiếm khoảng 50−55% tổng
số lượng hàng dự trữ.

Sơ đồ 1: Phân loại hàng dữ trữ theo kỹ thuật ABC
Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực
hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính. Tuy nhiên,
trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân
tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại
những lợi ích nhất định. Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác
dụng sau:
• Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,
do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
• Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện
vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường
xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.


• Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận
hơn so với các nhóm khác.
• Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không
ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm
hàng.
 Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong
dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự
trữ.
Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho
Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nhất trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, công tác quản trị hàng tồn kho
luôn là vấn đề cần thiết cho mỗi doanh nghiệp.
Thông thường, các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù
hợp với từng giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến
khi sản phẩm hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối
sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm. Tuy nhiên,
mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ
thuộc vào khả năng phân phối. Ngay cả khi đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư
vào hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt.
Vấn đề tồn kho có tính hai mặt trái ngược nhau. Đóng vai trò là nhà sản xuất,
người ta thường tìm cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụ
mong muốn tồn kho nhiều để đáp ứng nhu cầu, không để thiếu hụt, v.v… Vì vậy, tính
toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ hàng tồn kho rất quan trọng
đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Dự trữ ít hoặc không có
hàng dự trữ cũng gây nhiều rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: mất uy tín, sự
tín nhiệm của khách hàng, phá vỡ kế hoạch sản xuất… nên hàng tồn kho là yếu tố
không thể thiếu cho sự hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Chúng ta có thể phân biệt bốn chức năng chính của hàng tồn kho:


• Vai trò đầu tiên của hàng tồn kho là để đối phó với các yếu tố bất ngờ và sự rối
loạn có thể xảy đến từ đầu vào. Hàng tồn kho cho phép giải quyết tạm thời sự
gián đọan cung cấp đến từ các nhà cung ứng (sự chậm trễ, sự hư hỏng, sự bãi
công, v.v…) hoặc do sự gián đoạn về vận chuyển (đường xá bị chặn).
• Vai trò thứ hai của kho là để bù trừ sự không nhất quán về thời gian và số
lượng giữa sản xuất và yêu cầu. Khoảng cách địa lí chia cách nhà cung ứng và
khách hàng (khoảng cách xa) là lý do đầu tiên. Một lý do khác là nhà cung ứng,
dù ở trong hay ngoài xí nghiệp, đều không có khả năng đáp ứng tức thì các yêu
cầu của khách hàng bởi họ có những ưu tiên riêng.
• Chức năng kinh tế: Đối với lợi ích kinh tế của doanh nghiệp việc tích trữ một

lượng hàng tồn kho thích hợp có thể làm giảm chi phí trong việc mua hàng như
chi phí vận chuyển, chiết khấu mua hàng v.v…
• Chức năng tiên đoán: Hàng tồn kho là không thể thiếu được khi sản xuất và
tiêu thụ mang tính thời vụ. Mặt khác, có những hàng tồn kho mang tính đầu cơ,
từ những dự đoán sẽ có sự tăng giá vật liệu hoặc do nguy cơ chính trị. Ví dụ
như đầu cơ tích trữ xi măng để cung ứng cho thị trường vào các thời điểm nhạy
cảm khi nhu cầu xây dựng tăng cao.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho
Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố
cơ bản sau:
• Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Việc lưu trữ hàng tồn kho giúp hoạt động sản xuất của công
ty không bị gián đoạn. Tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất mà duy trì một mức sản
lượng tồn kho phù hợp.
• Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường: Khả năng sẵn sàng cung ứng của
thị trường là một yếu tố tác động trực tiếp đến sản lượng tồn kho của doanh
nghiệp. Đối với những sản phẩm, nguyên vật liệu phổ thông, dễ tìm mua hoặc
mua dễ dàng thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ số lượng khác với những mặt hàng
mua khó hơn hoặc tình hình cung ứng sản phẩm gặp khó khăn.


• Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp: Thời gian
vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp cũng quyết định sản
lượng tồn kho của doanh nghiệp. Thời gian vận chuyển ngắn thì lưu trữ số
lượng thấp hơn, ngược lại nếu vận chuyển hàng hóa mất nhiều thời gian thì
doanh nghiệp lưu trữ với số lượng nhiều hơn để có thể đảm bảo hoạt động sản
xuất được diễn ra liên tục.
• Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu: Tình hình thị trường có
xu hướng biến động liên tục bởi nhiều yếu tố; trong đó, điển hình là giá cả. Để
tránh sự biến động giá cũng như hạn chế rủi ro do biến động giá gây nên, doanh

nghiệp thường có quyết định dự trữ những hàng hóa có giá thường xuyên biến
động tuy nhiên với số lượng vừa phải nhằm hạn chế chi phí lưu kho.
• Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm: Chu kỳ sản xuất sản phẩm quyết
định số lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như lượng tồn kho nhất định. Đối
với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, thì lượng nguyên
liệu cần đảm bảo cho việc sản xuất liên tục vì vậy cần một lượng hàng tồn kho
nhất định để có thể đảm bảo điều đó.
Ngoài ra, trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp, khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, v.v…cũng ảnh
hưởng đến vấn đề tồn kho của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng tồn kho cũng cần phải ở trong kho của doanh
nghiệp là tốt. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho ở mức bằng
1.

Đó được xem là một biện pháp tối ưu về quản trị hàng tồn kho cũng như

chi phí phát sinh cho vấn đề tồn kho. Quản trị hàng tồn kho phải trả lời được 2
câu hỏi:
 Lượng đặt hàng là bao nhiêu để chi phí tồn kho nhỏ nhất?
 Thời điểm nào đặt hàng là thích hợp nhất?
Khi hàng tồn kho được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sản xuất liên tục không
đình trệ, đầu ra ổn định, góp phần giúp doanh nghiệp phát triển cả về tốc độ tăng
trưởng; cả về doanh số, lợi nhuận do tiết kiệm được chi phí trong đó có chi phí rủi ro.
Bên cạnh đó, việc sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng hiệu quả, linh động hơn.


Quy trình quản trị hàng tồn kho
Quy trình quản trị hàng tồn kho gồm các bước sau:
• Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng, số lượng, chất lượng, chủng loại
hàng hóa hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hóa đơn hay phiếu giao

hàng.
• Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hóa hay nguyên vật liệu an toàn,
đúng phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
• Kiểm tra hàng: Kiểm tra hàng hóa hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất
khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt, không bị thất
thoát và đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo
Quy định của công ty.
• Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng
hóa nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu
quả.
• Sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp
dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng
khi cần thiết.
• Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa,
không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm, đúng số lượng và
đúng chủng loại.
Các mô hình quản trị tồn kho
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity)
-

Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định

lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ
sở 2 loại chi phí: chi phí đặt mua hàng và chi phí lưu kho.


Sơ đồ 2: Mô hình tồn kho EOQ với mức tồn kho không có dữ trữ an toàn
-

Mục tiêu của mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ là nhằm làm tối thiểu

hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược
chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm
cho chi phí đặt hàng giảm, trong đó dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến chi
phí khi lưu kho. Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của
một sự dung hòa giữa 2 chi phí có liên hệ nghịch nhau này.
-

Mô hình này là một trong những kĩ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu

đời nhất, nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề
xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Mô hình
EOQ chỉ áp dụng được khi có các điều kiện sau:
 Nhu cầu hàng hóa biết trước và ổn định (không đổi).
 Thời gian thực hiện đơn hàng biết trước và không đổi.
 Lượng hàng đặt mua nhận ngay trong một chuyến hàng
 Chỉ tính chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
 Sự thiếu hụt không xảy ra nếu đơn hàng thực hiện đúng lúc.
 Không có chiết khấu theo số lượng.


Có 2 loại chi phí biến đổi: chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.
 Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:
Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm * Chi phí đặt 1 đơn
Nhu cầu hằng năm
Số lần đặt hàng trong năm =
Sản lượng của 1 đơn hàng

Cđh = D . S
Q

Trong đó:
C : Chi phí đặt hàng hàng năm
đh

D: Nhu cầu hàng năm về hàng tồn kho
Q: Sản lượng của một đơn hàng
S: Chi phí đặt 1 đơn hàng.

Q * Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng tồn
Chi phí tồn trữ = Lượng tồn kho bình quân
Clk =
.H
kho trong 1 năm
2
Trong đó:
C : Chi phí tồn trữ
lk

Q: Sản lượng hàng của một đơn hàng
H: Chi phí tồn trữ một đơn vị hàng tồn kho/ năm


Để chi phí tồn kho là thấp nhất  C = C
đh

lk

∗

D

Q
 H Q. S = 2 .
∗
 Q∗
Lượng đặt hàng tối ưu sẽ bằng  Q∗

2SD
H
√ 2SD

2

H

=
=

Hay:
= Cphí+đặt
C hàng trong năm + Chi phí tồn trữ hàng
Tổng chi phí về tồn kho TC
= Chi
đh

 TC =

D
∗

Q

lk

tồn kho trong năm
+

.S

2

.H

∗

Sơ đồ 3: Mô hình chi phí theo EOQ

Số lần đặt hàng N =

Nhu cầu

́

Khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng T =
sô ngày làm viê
c năm
N
̣

=

Lượ ng đặ t hàng


 Xác định điểm đặt hàng lại
Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu hàng ngày x Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng
ROP = d x L
Trong đó:
L: Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng
d: Nhu cầu hàng ngày d =

D
n

D: Nhu cầu hàng năm
n: Số ngày làm việc trong năm

Sơ đồ 4: Mô hình điểm đặt hàng lại ROP
 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình EOQ
-

Ưu điểm: công cụ giúp xác định mức đặt hàng tối ưu ⇒ khoảng cách đặt

hàng tối ưu và mức dự trữ bình quân tối ưu.
- Nhược điểm: mang tính lý thuyết và chỉ áp dụng khi có các điều kiện nêu trên.
Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)
-

Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn

hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên, có những trường hợp

doanh nghiệp nhận


hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải
tìm kiếm mô hình đặt hàng khác với EOQ.
-

Mô hình biến thể của mô hình EOQ cơ bản là mô hình lượng đặt hàng theo

sản xuất (POQ). Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được
đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy cho đến khi lượng hàng được tập
kết hết. Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa
sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất để dùng.
-

Trong mô hình POQ, cơ bản giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy

nhất là hàng được đưa đến nhiều chuyến. Bằng phương pháp giống như EOQ
có thể tính được mức tồn kho tối đa.
Mức tồn kho tối đa = Tổng số đơn vị hàng được –

Tổng số hàng được sử

Qi Q
d trong thời gian
cung ứng trong thờ
Qmax= P.t - d.t = P. - d = Q (1- )
P
P
P

Trong đó:
Q: Sản lượng của đơn hàng.
P: Mức độ sản xuất hàng ngày
t: Thời gian sản xuất đủ số lượng 1 ngày.
d: Nhu cầu sử dụng hàng ngày
Lượng cung ứng trong mỗi ngày: Q = P.t
Chi phí tồn trữ Cl =

Q

d
(1 - ) .

l

2
P
D
Q
Hàm tổng chi phí trong trường hợp này đươc viết lại TC = Q
S + 2H (1 2DS
*
Lượng đơn hàng tối ưu Q =
√ (
)
H 1P

p

Sơ đồ 5: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất POQ
Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order Quantity)
-

Mô hình này được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu

hụt có chủ định trước nhưng không làm giảm doanh thu và do đó ta xác định
được chi phí thiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng
năm.
-

Điều kiện áp dụng mô hình BOQ: doanh nghiệp mua hàng không đem về

hết mà gửi lại một phần ở kho của nhà cung cấp.
-

Mục tiêu của mô hình này tìm lượng đặt hàng tối ưu sao cho tổng chi phí

(chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ, chi phí cho lượng hàng để lại ở nơi cung ứng
là nhỏ nhất).
Ta có:
- Sản lượng tối
ưu:

Q* = 2SD×
H+B H
B

b* =
- Sản lượng đem về tối ưu:

2SD
H

×

B
H+B