Luận văn hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty in công đoàn VN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (560.23 KB, 104 trang )
mục lục
Mở Đầu....................................................................................................................3
Phần I.......................................................................................................................4
Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ,...................4
dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng................................4
vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất.........................4
1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL,CCDC) và sự cần thiết phải tổ chức hạch
toán VL, CCDC trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh.................................4
1.1- Khái niệm và đặc điểm................................................................................4
1.2- Yêu cầu quản lý VL,CCCD..........................................................................4
1.3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL,CCDC trong quá trình sản xuất
kinh doanh...........................................................................................................5
1.4- Nhiệm vụ của công tác hạch toán VL, CCDC.............................................5
2- Phân loại và tính giá VL, CCDC...........................................................................5
2.1- Phân loại vật liệu.........................................................................................5
2.2- Tính giá VL, CCDC.....................................................................................8
3- Hạch toán VL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất....................................13
3.1- Chứng từ kế toán........................................................................................13
3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC....................................................................14
3.3- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC................................................................20
3.4 - Hạch toán kiểm kê VL, CCDC..................................................................35
3.5 - Hạch toán dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho...................................36
4- Tổ chức ghi sổ tổng hợp theo các hình thức sổ...................................................37
4.1- Hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái...................................................................38
4.2- Hình thức sổ Nhật ký chung......................................................................38
4.3- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ....................................................................39
4.4- Hình thức sổ Nhật ký chứng từ..................................................................39
5- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng VL, CCDC với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động..................................................................................40
5.1- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu..........................40
5.2- Vốn lu động và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động42
5.3- Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lu động................................42
5.4- Mối quan hệ giữa tăng cờng quản lý trong công tác cung ứng, dự trữ và sử
dụng vật t với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động..............................43
Phần thứ hai.....................................................................................................45
Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ...........45
với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động....................45
tại Công ty in Công đoàn Việt Nam....................................................45
1 - Khái quát chung về Công ty In Công đoàn Việt Nam......................................45
1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty In Công đoàn Việt Nam
..........................................................................................................................45
1.2 - Đặc điểm quy trình công nghệ.................................................................46
3 - Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh....................................................50
1.4 - Đặc điểm tổ chức quản lý.........................................................................51
1.5- Đặc điểm kế toán của công ty....................................................................55
2 - Thực trạng hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam..........61
2.1- Đặc điểm và phân loại VL, CCDC tại công ty.........................................61
2.2- Tính giá VL, CCDC tại công ty................................................................61
1
2.3- Trình tự hạch toán VL, CCDC..................................................................62
2.4- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam..................85
Phần III..................................................................................................................92
một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện......................92
công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ................92
với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động....................92
tại Công ty in Công đoàn việt Nam....................................................92
1- Đánh giá thực trạng công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn
Việt Nam..................................................................................................................92
2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty
In Công đoàn Việt Nam...........................................................................................93
2.1- Phơng pháp hạch toán chi tiết...................................................................93
2.2- Tài khoản sử dụng và công tác hạch toán VL, CCDC...............................97
2.3- Hình thức sổ kế toán áp dụng..................................................................101
2.4- Tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận
trong phòng kế toán........................................................................................101
2.5- Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.................................102
Kết luận............................................................................................................103
Tài liệu tham khảo....................................................................................103
2
Mở Đầu
Lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Để đạt đợc mục tiêu này
doanh nghiệp phải đảm bảo sao cho chi phí sản xuất ra sản phẩm là thấp nhất, mà cụ
thể ở đây doanh nghiệp phải quan tâm đến hai yếu tố không thể thiếu trong quá trình
sản xuất ra sản phẩm: vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL, CCDC). Vật liệu là cơ sở vật
chất chủ yếu tạo nên sản phẩm, còn công cụ, dụng cụ là t liệu lao động cần thiết phục
vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm đó. Do vậy công tác hạch toán VL, CCDC có ý
nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Kết hợp với công tác hạch toán, doanh
nghiệp cũng cần phải quan tâm đến tình hình sử dụng vốn lu động tại doanh nghiệp có
hợp lý không. Điều này sẽ góp phần tích cực cho quá trình sản xuất và giảm bớt đợc
các chi phí không đáng có của doanh nghiệp.
Công ty In Công đoàn Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc chuyên về in các
ấn phẩm nh sách, báo, tạp chí,... Mặc dù quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nhng uy tín
của công ty đang ngày càng đợc nâng cao, khách hàng đến với công ty ngày càng
nhiều, chủng loại in ấn cũng ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng đợc nhu cầu cho sản
xuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật t. Bởi vậy, công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC
tại công ty khá phức tạp.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, nhận thức đợc
tính quan trọng của công tác hạch toán VL, CCDC và những vấn đề liên quan nên em
đã mạnh dạn chọn đề tài Hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam để nghiên cứu.
Đề tài gồm ba phần:
Phần I- Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng
cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất
Phần II- Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam
Phần III- Một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật
liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In
Công đoàn Việt Nam
3
Phần I
Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ,
dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất
1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL,CCDC) và sự cần thiết phải tổ chức
hạch toán VL, CCDC trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh
1.1- Khái niệm và đặc điểm
1.1.1- Vật liệu
Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động. Vật
liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong
doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng
giày, vải trong doanh nghiệp may mặc...
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi
tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ
hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần vào chi phí.
1.1.2 - Công cụ, dụng cụ
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời
gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định (giá trị < 5.000.000 đồng; thời gian sử
dụng < 1 năm). Bởi vậy, công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữu
hình (tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình
sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng).
Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của t liệu lao
động, những t liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn đợc coi là công cụ, dụng cụ:
Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua,
bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá; Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành
sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc...; Các loại bao bì bán kèm theo hàng
hoá có tính giá riêng nhng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong
quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá; Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng
cho sản xuất; Các lán trại tạm thời, dàn giáo, công cụ... trong ngành xây dựng cơ bản.
1.2- Yêu cầu quản lý VL,CCCD
Để quản lý VL, CCDC đợc tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau:
Trớc tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản VL, CCDC.
Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố
trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và
thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp
VL, CCDC trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc
nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
4
Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL, CCDC phải xây dựng định mức dự trữ,
xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các tr ờng hợp thiếu
VL, CCDC phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL, CCDC quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng
với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL, CCDC là điều
kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán VL, CCDC. Hệ thống các định mức
tiêu hao VL, CCDC không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm
mà còn phải không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật t, thủ
tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết VL, CCDC
theo đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL, CCDC,
xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL, CCDC trong
toàn doanh nghiệp và từng tổ, đội, phân xởng sản xuất.
1.3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL,CCDC trong quá trình sản
xuất kinh doanh
Do VL, CCDC thuộc loại tài sản lu động, giá trị VL, CCDC thuộc vốn lu động
dự trữ của doanh nghiệp, VL, CCDC thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu
mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL, CCDC trực tiếp tác động đến những
chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ
tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi...
Hạch toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính và
hạch toán VL, CCDC nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu.
Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc
để quản lý VL, CCDC, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu
cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện
tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh.
1.4- Nhiệm vụ của công tác hạch toán VL, CCDC
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, CCDC, công tác hạch toán
VL, CCDC có các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng
và giá thành thực tế của VL, CCDC nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị VL, CCDC xuất kho,
kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL, CCDC.
- Phân bổ hợp lý giá trị VL, CCDC sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị VL, CCDC tồn kho, phát
hiện kịp thời VL, CCDC thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
2- Phân loại và tính giá VL, CCDC
2.1- Phân loại vật liệu
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc
trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán.
5
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình sản
xuất kinh doanh thờng bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công dụng
riêng. Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý và
hạch toán vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau:
Căn cứ vào vai trò và công dụng:
Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp. Cách
phân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến
sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua
vào):
+ Nguyên liệu là những thứ cha qua chế biến công nghiệp nh mủ cao su, mía,
cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ... dùng để tạo sản phẩm trong ngành công nghiệp chế
biến.
+ Vật liệu chính là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công
nghiệp nh sắt, đờng, vải...
- Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng
kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm
hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng
để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi
(nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực
chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản
xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong
nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác
với các vật liệu phụ thông thờng. Bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau...
- Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa chữa tài
sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng sửa chữa
khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua
sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.
- Thiết bị và vật liệu thiết bị đầu t xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) phục vụ cho hoạt động đầu t
xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: bao gồm
+ Phế liệu là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...)
6
+ Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói,
các loại vật t đặc chủng...
Cách phân loại vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh
nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu cần phải căn
cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Đồng thời, việc phân loại vật liệu theo tiêu
thức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II theo từng loại vật liệu
và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động của
các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ
đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại
vật liệu.
Căn cứ vào nguồn hình thành:
- Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị trờng
đợc sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
- Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và đợc sử dụng
ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp.
- Vật liệu từ nguồn khác nh nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thởng...
Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi đợc dễ dàng hơn tình hình nhập kho
nguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với ngời bán, từ đó
giúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra với
kế toán nguyên vật liệu.
Căn cứ vào quyền sở hữu:
- Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ.
Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu hiện
có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của doanh nghiệp
đối với các loại vật liệu.
Tóm lại, các cách phân loại vật liệu nh đã nêu ở trên đều phục vụ cho công tác
quản lý và hạch toán vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại phù hợp
với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên để
quản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập
Sổ
danh điểm vật liệu (Bảng số 1). Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm
chất, đơn vị tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu.
Bảng số 1:
Sổ danh điểm vật liệu
Nhóm
vật liệu
Số danh
điểm
Tên , nhãn hiệu, quy cách
vật liệu
7
Đơn vị
tính
Đơn giá
Ghi chú
Sổ danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong phạm vị doanh
nghiệp, nhằm đảm bảo cho các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt
chẽ trong công tác quản lý vật liệu; mặt khác, nó giúp cho công tác hạch toán vật
liệu dễ dàng, thuận tiện và là điều kiện cần thiết để tiến hành hiện đại hoá công
tác hạch toán vật liệu.
2.2- Tính giá VL, CCDC
Tính giá VL, CCDC là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL,
CCDC. Tính giá VL, CCDC là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo
những nguyên tắc nhất định. Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán
VL, CCDC ở các doanh nghiệp công nghiệp là tính giá VL, CCDC theo giá thực tế. Giá
thực tế của VL, CCDC là các loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ
chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra chúng. Tuỳ theo doanh
nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp mà giá thực tế có
bao gồm cả thuế GTGT hay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
mà giá thực tế không bao gồm thuế GTGT.
Trờng hợp VL, CCDC có nhiều loại, nhiều thứ và thờng xuyên biến động trong
quá trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời tình
hình biến động và số liệu hiện có của VL, CCDC thì có thể sử dụng giá hạch toán.
Việc tính giá VL, CCDC đợc thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng,
tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tơng ứng với số lợng VL, CCDC tồn kho.
2.2.1- Tính giá nhập VL, CCDC
Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL, CCDC nhập kho đợc xác định theo giá
thực tế và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL, CCDC mà phơng pháp xác định cụ thể sẽ
khác nhau:
Đối với VL, CCDC mua ngoài
Giá thực tế
Giá mua
thuế
Các chi phí Các khoản giảm giá
VL, CCDC = ghi trên + nhập khẩu + thu mua hàng mua
nhập kho
hóa đơn
(nếu có)
thực tế
đợc hởng
Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên
thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt l u
kho, lu hàng, lu bãi...
Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ giá thực tế
không bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT.
Đối với VL, CCDC tự sản xuất
8
Giá thực tế VL, CCDC nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế
Giá thực tế VL, CCDC nhập kho = Giá VL, CCDC xuất chế biến + Chi phí chế biến
Đối với VL, CCDC thuê ngoài chế biến
Giá thực tế
Giá
VL, CCDC = VL, CCDC
nhập kho
xuất chế biến
Chi phí
+
thuê +
chế biến
Chi phí
vận chuyển
bốc dỡ
Đối với VL, CCDC nhận của nhà nớc cấp
Giá thực tế VL,CCDC nhập kho chính là giá VL,CCDC ghi trên biên bản bàn giao vốn
góp vốn
Đối với VL, CCDC nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông
Giá thực tế VL, CCDC nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định
Đối với VL, CCDC đợc tặng thởng, biếu tặng
Giá thực tế VL, CCDC nhập kho đợc tính theo giá tham khảo trên thị trờng
Đối với VL, CCDC là phế liệu thu hồi
Giá thực tế VL, CCDC nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ớc tính hay gia tham
khảo trên thị trờng.
Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL, CCDC nhập kho nh trên giúp cho kế
toán xác định đúng giá trị VL, CCDC nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất.
2.2.2- Tính giá xuất VL, CCDC
Việc tính giá VL, CCDC xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực
tế nh trong tính giá VL, CCDC nhập kho. Tuy nhiên, khác với VL, CCDC nhập kho tính
giá theo nguồn nhập, cách tính giá VL, CCDC xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc
điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình
độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử
dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có
thay đổi phải giải thích rõ ràng.
Phơng pháp giá thực tế bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân (bình quân đầu tháng, bình quân gia quyền và bình quân sau mỗi lần
nhập).
9
Công thức tính chung:
Giá thực tế
VL, CCDC
xuất kho
Trong đó:
=
Số lợng
VL, CCDC
xuất kho
Giá đơn vị
x
thực tế
bình quân
* Phơng pháp giá thực tế bình quân đầu kỳ
Thực chất là lấy giá thực tế bình quân của mỗi loại VL, CCDC tồn kho ở đầu kỳ
này hay cuối kỳ trớc làm đơn giá tính giá trị xuất kho của VL, CCDC đó trong kỳ này.
Giá đơn vị
Giá TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
thực tế bình quân = -----------------------------------------------------------------------đầu kỳ
Số lợng TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
Phơng pháp trên mặc dầu khá đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình
biến động VL, CCDC trong kỳ nhng lại không chính xác vì không tính đến sự biến
động giá cả vật liệu kỳ này.
* Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền (còn đợc gọi là phơng pháp
bình quân cả kỳ dự trữ)
Trong kỳ, khi xuất VL, CCDC ra sử dụng cha thể tính đợc ngay giá trị VL,
CCDC xuất kho mà phải đợi đến cuối tháng mới tính giá bình quân VL, CCDC.
Giá đơn vị TT
Giá TT VL,CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL,CCDC nhập trong kỳ
bình quân = ----------------------------------------------------------------------------------gia quyền
Số lợng VL,CCDC tồn đầu kỳ + Số lợng VL,CCDC nhập trong kỳ
Phơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tuy không phức tạp lắm, giá VL,
CCDC xuất kho trong tháng khá chính xác (nên thờng đợc sử dụng) nhng công việc
tính toán phải dồn đến cuối kỳ, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung. Phơng
pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC, số lần nhập
xuất nhiều.
* Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)
Nội dung của phơng pháp này là cứ sau mỗi lần nhập kho VL, CCDC kế toán
tính lại giá thực tế VL, CCDC bình quân sau lần nhập kho đó. Căn cứ giá đơn vị bình
quân và lợng VL, CCDC xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế
của VL, CCDC xuất kho.
Giá đơn vị TT
Giá TT VL,CCDC tồn trớc khi nhập + Giá TT VL,CCDC mới nhập
bình quân = --------------------------------------------------------------------------------sau mỗi lần nhập Số lợng TT VL,CCDC tồn trớc khi nhập + Số lợng VL,CCDC mới nhập
Đây là phơng pháp tính giá đơn vị thực tế bình quân chính xác nhất trong ba phơng pháp tính giá thực tế bình quân đã nêu. Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm
của cả hai phơng pháp trên là xác định đợc ngay giá trị VL, CCDC xuất dùng với độ
chính xác cao, tuy nhiên việc tính toán rất phức tạp và mất nhiều công sức khiến cho
phơng pháp này không thể đợc áp dụng một cách rộng rãi. Phơng pháp giá thực tế đơn
vị bình quân sau mỗi lần nhập thờng chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng
loại VL, CCDC và có sử dụng kế toán máy.
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định
10
VL, CCDC nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng VL, CCDC xuất kho
thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phơng pháp này áp dụng ở
các doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC với số lần xuất kho của mỗi danh điểm
không nhiều.
Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định lô VL, CCDC
nào nhập kho sau thì đợc xuất trớc, vì vậy việc tính giá VL, CCDC xuất ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên.
Phơng pháp giá thực tế đích danh
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng
từng lô VL, CCDC nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào đó thì sẽ tính theo giá đích danh
của lô đó. Phơng pháp giá thực tế đích danh thờng đợc áp dụng cho các doanh nghiệp
nhập VL, CCDC thờng xuyên và xuất ngay sau khi nhập hoặc khoảng cách giữa lần
nhập và lần xuất của cùng một lô hàng là rất gần nhau. Việc áp dụng ph ơng pháp tính
giá này đem lại độ chính xác cao nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện quản lý
tốt VL, CCDC.
cùng
Phơng pháp tính giá trị VL, CCDC tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối
Phơng pháp này không đòi hỏi phải xác định đợc lợng VL, CCDC xuất kho nh
các phơng pháp trên. Do trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại VL,
CCDC với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên, các
doanh nghiệp không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên việc tính giá
đợc tiến hành cho số lợng VL, CCDC tồn kho thực tế cuối kỳ và sau đó mới xác định đợc giá thực tế của VL, CCDC xuất trong kỳ.
11
Giá thực tế
Số lợng
Đơn giá
VL, CCDC
=
VL, CCDC
x VL, CCDC
tồn kho cuối kỳ
tồn kho cuối kỳ
nhập lần cuối
Giá thực tế
VL, CCDC xuất
sử dụng trong kỳ
=
Giá thực tế
Giá thực tế
Giá thực tế
VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC
nhập trong kỳ
tồn đầu kỳ
tồn cuối kỳ
Phơng pháp giá hạch toán
Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại VL, CCDC thì việc hạch toán VL,
CCDC biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp, khó khăn
và mất nhiều công sức, vì thờng xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại VL,
CCDC sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho thờng diễn ra một cách liên tục. Để khắc phục
khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL, CCDC hàng ngày các doanh
nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể
lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc quy định thống nhất trong một kỳ
hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp
về VL, CCDC, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn
kho VL, CCDC theo giá hạch toán.
Giá hạch toán
Số lợng
Đơn giá
VL, CCDC
= VL, CCDC x
hạch
nhập (xuất)
nhập (xuất)
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực
tế theo các bớc sau:
Xác định hệ số giá của từng loại VL, CCDC:
Hệ
Giá TT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL, CCDC nhập trong kỳ
số = -----------------------------------------------------------------------------------giá
Giá HT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá HT VL, CCDC nhập trong kỳ
Xác định giá thực tế VL, CCDC xuất trong kỳ:
Giá thực tế
VL, CCDC
xuất trong kỳ
=
Giá hạch toán
VL, CCDC
xuất trong kỳ
x
Hệ
số
giá
Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thể hiện thông qua Bảng kê số 3
- Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2):
Bảng kê số 3
Bảng số 2:
Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ
Tháng..... năm.....
Chỉ tiêu
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật
Vật liệu phụ
12
TK 153 Công cụ, dụng
1
I. Tồn kho đầu tháng
II. Nhập kho trong tháng
III. Tồn kho đầu tháng và
nhập kho trong tháng (I+II)
IV. Hệ số giá
V. Xuất dùng trong tháng
VI. Tồn kho cuối tháng
liệu chính
2
3
cụ
4
5
6
7
Ưu điểm của phơng pháp này là đảm bảo mối quan hệ giữa hiện vật và giá trị,
hạch toán chặt chẽ, kịp thời vì phải theo dõi chi tiết từng lần nhập kho, dễ làm, dễ tính
toán, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với mọi trình độ kế toán. Đây là ph ơng
pháp mềm dẻo vì dễ vận dụng để điều chỉnh kết quả kinh doanh. Nhợc điểm của phơng
pháp này là không theo dõi kịp thời giá thực tế của VL, CCDC xuất kho và tồn kho,
thêm vào đó công việc kế toán thờng tập trung vào cuối tháng.
3- Hạch toán VL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất
3.1- Chứng từ kế toán
Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật t để xác định các
chứng từ kế toán cần sử dụng doanh nghiệp. Thông thờng các doanh nghiệp sử dụng
các chứng từ bắt buộc sau:
Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT
Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT
Thẻ kho - Mẫu số 06-VT
Biên bản kiểm kê vật t - Mẫu số 08-vật t
Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng nh
điều chuyển vật t nội bộ thì sử dụng thêm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-VT. Nếu vật t đợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử
dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức - Mẫu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử dụng
các chứng từ nh: Biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu số 05-VT, Phiếu báo vật t còn
lại cuối kỳ - Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thể có
thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi xuất bán vật t doanh nghiệp sử dụng
Hoá đơn bán hàng - Mẫu số 02/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
hoặc Hoá đơn (GTGT) - Mẫu số 01/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ.
Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ
thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ
phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ,... là rất quan trọng. Từ đó quy định từng chứng
từ vật t cụ thể đợc luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật t đến thủ kho, kế toán và bộ
13
phận lu trữ chứng từ nh thế nào. Chuẩn bị tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t sẽ tạo
thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật t.
3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC
Hạch toán chi tiết VL, CCDC là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến
động của VL, CCDC về cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho nhà
quản lý và đợc thực hiện ở cả hai nơi: kho vật t và phòng kế toán. VL, CCDC trong một
doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có
thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán VL, CCDC phải đảm bảo theo dõi đ ợc tình hình biến động của từng loại VL, CCDC luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đối
với những ngời làm công tác kế toán.
3.2.1- Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho VL,
CCDC, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở
thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC để ghi chép cả về số lợng và giá trị.
Tại kho:
Thẻ kho - Mẫu số 06-vật t (Bảng số 3) do kế toán lập theo mẫu quy định thống
nhất cho từng danh điểm VL, CCDC và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ
đăng ký thẻ kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi
số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất
hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một
dòng. Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực
xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho
phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho
để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày
một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về
phòng kế toán.
Bảng số 3:
Thẻ kho
Số thẻ: .......
Số tờ: .......
Tên vật t: .............................
Chứng từ
SH
NT
1
2
Đơn vị tính: .........
Trích yếu
3
Nhập
4
14
Số lợng
Xuất
5
Ghi chú
Tồn
6
7
Tại phòng kế toán:
Kế toán phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết (Bảng số 4) cho từng danh điểm VL,
CCDC tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC có nội dung
nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của VL, CCDC. Hàng ngày hay định kỳ 3,
5 ngày một lần, nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến nhân viên
kế toán VL, CCDC phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với
các chứng từ liên quan (nh Hoá đơn mua hàng, Phiếu mua hàng, Hợp đồng vận
chuyển...) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập,
xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần
lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC liên
quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Bảng số 4:
Đơn vị:................
Sổ chi tiết vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Năm .....
Tài khoản:................................
Tên kho:..................................
Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá):........................
Đơn vị tính:........
Chứng từ
SH NT
1
2
Diễn
giải
3
Số d đầu năm
TK
đối ứng
4
Đơn
Nhập
giá SL Tiền
5
6
7
Xuất
SL Tiền
8
9
Tồn
SL Tiền
10
11
Ghi
chú
12
Cộng tháng
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, thẻ kế
toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho
của từng danh điểm VL, CCDC. Số lợng VL, CCDC tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán
chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót
phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự
thực.
Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi
đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL,
CCDC lập Bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho VL, CCDC (Bảng số 5). Số liệu của
15
bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá
VL, CCDC.
Bảng số 5:
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC
Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập trong tháng
vật liệu
SL
Tiền
SL
Tiền
Xuất trong tháng
SL
Tiền
Tồn cuối tháng
SL
Tiền
Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên trong
điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng
lặp.
Quá trình hạch toán chi tiết VL, CCDC theo phơng pháp thẻ song song có thể
khái quát theo sơ đồ sau:
Chứng từ nhập
Sơ đồ 1:
Thẻ kho
Sổ chi tiết VL
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
kho
Chứng từ xuất
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
3.2.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc
phơng pháp thẻ song song.
Tại kho:
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở Thẻ kho
(Bảng số 3) để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp
thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Tại phòng kế toán:
16
Thay bằng việc mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu chỉ mở một quyển Sổ đối chiếu
luân chuyển (Bảng số 6) để hạch toán từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối
chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào
cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh
điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi trên một dòng trên sổ đối chiếu luân
chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển để đối
chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sôt này để đối
chiếu với kế toán tổng hợp.
áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo
từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm
tra đều phải dồn vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng
tháng thờng bị chậm chễ.
Bảng số 6:
Sổ đối chiếu luân chuyển
Danh
điểm
vật liệu
Đơn
vị
tính
Tồn
đầu năm
SL Tiền
Tháng 1
Xuất
SL Tiền
Nhập
SL Tiền
...
tháng 12
Tồn
SL Tiền
Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Sơ đồ 2:
Chứng từ nhập
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
3.2.3- Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi
tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán
nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở đó, ở kho chỉ
hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra th ờng
xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác,
kịp thời. Theo phơng pháp này công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:
Tại kho:
17
Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các phơng
pháp trên.
Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp).
Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát
sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả
phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lợng, số hiệu các
chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ (Bảng số 7) phải lập riêng cho
phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong đợc đính
kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Bảng số 7:
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Số danh
điểm VL
Tên, quy cách,
chủng loại vật t
Phiếu nhập
Số
NT
Số
lợng
Đơn
giá
Thành tiền
Ghi chú: Phiếu giao nhận chứng từ xuất đợc lập tơng tự
Ngoài công việc hàng ngày nh trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các
thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh
điểm vật liệu vào Sổ số d (Bảng số 8). Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả
năm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng. Trong sổ số d các danh điểm vật liệu đợc
in sẵn, sắp xếp theo thứ tự nh thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số d xong
thủ kho chuyển giao Sổ số d cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên (hàng
ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ
kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ.
Bảng số 8:
Sổ số d
Năm N
Kho:.......................
Danh
Tên, chủng loại
Đơn vị
điểm
quy cách vật t
tính
1
2
3
Định mức
dự trữ
Thấp cao
nhất nhất
4
5
18
Số d đầu năm
SL
Tiền
6
7
Số d cuối tháng
1
SL
Tiền
8
9
Cộng
Xác nhận của kế toán
Tại phòng kế toán:
Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán
tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính
giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho
theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ
vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất và
tồn kho vật liệu (Bảng số 9). Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong các phần
nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận
chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để
đối chiếu với số d bằng tiền trên Sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán
tổng hợp.
Bảng số 9:
Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho
vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Tháng:.............
Số d đầu kỳ:........
Chứng từ
SH
NT
1
2
Diễn giải
3
Từ ngày
1-10
4
Từ ngày
10 -20
5
Từ ngày
20-30
6
Tổng
cộng cột
7
Cộng
Số d cuối kỳ:.........
Trình tự hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 3:
Chứng từ nhập
Sổ số d
Thẻ kho
Chứng từ xuất
19
Bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn
kho VL, CCDC
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Ghi định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
3.3- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC
VL, CCDC là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó đợc nhập xuất kho thờng
xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng loại VL, CCDC mà doanh
nghiệp
có các phơng thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng
nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đo
đong đếm) nh ng
cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,
đo, đong đếm, ớc lợng VL, CCDC tồn kho cuối kỳ. Tơng ứng với hai phơng thức kiểm
kê trên, trong kế toán tổng hợp về VL, CCDC nói riêng và hàng tồn kho nói chung có
hai phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).
3.3.1- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp KKTX
Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có
hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán.
Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX các tài khoản kế toán hàng tồn kho
nói chung và tài khoản VL, CCDC nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình
biến động tăng giảm của vật t, hàng hoá. Vì vậy, vật t, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán
có thể đợc xác định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so
sánh đối chiếu với số liệu vật t, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch
phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phơng pháp KKTX áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thơng
nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
3.3.1.1- Hạch toán tổng hợp nhập VL, CCDC theo phơng pháp KKTX
* Tài khoản sử dụng
Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho VL, CCDC theo phơng pháp
KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 151-Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại nguyên vật liệu, công cụ,
dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời
bán) hay đã về đến kho nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Bên Nợ:
- Giá trị hàng hóa, vật t đang đi trên đờng
Bên Có:
- Giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ
phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ:
20
- Giá trị hàng hoá, vật t còn đang đi đờng, cha về nhập kho đơn vị.
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các
nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ
theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu nhập kho
- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thừa khi kiểm kê
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu mua về trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá
- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê
D Nợ:
- Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho
TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 153 đợc dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của
các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp.
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho
- Giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê thu hồi về nhập kho
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê
Bên Có:
- Trị giá thực tế của từng công cụ, dụng cụ xuất kho
- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê
D Nợ:
- Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho
TK 153 - Công cụ, dụng cụ đợc chia làm ba tiểu khoản:
- TK 1531 - Công cụ, dụng cụ
- TK 1532 - Bao bì luân chuyển
- TK 1533 - Đồ dùng cho thuê
TK133,...
Một số tài khoản có liên quan khác nh: TK 331,TK 111, TK112, TK311,
* Trình tự hạch toán
a, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán
21
đầy đủ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL, CCDC.
Nh vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua
cha thuế đợc ghi tăng giá VL, CCDC, còn phần thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào số đợc
khấu trừ.
1. Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
a, Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152, 153 Giá thực tế VL, CCDC (chi tiết từng loại)
Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141... Tổng giá thanh toán
b, Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại
(nếu có), ghi:
Nợ TK 331, 111, 112, 1388
Có TK 152, 153 (chi tiết từng loại) Số giảm giá hàng mua hoặc
hàng mua trả lại đợc hởng theo giá không có thuế
Có TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ (đối với hàng bán trả lại)
c, Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112...
Có TK 711
2. Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan
biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi nh sau:
- Nếu nhập toàn bộ
Nợ TK 152 , 153 (chi tiết VL, CCDC) Trị giá toàn bộ số hàng (giá không
có thuế GTGT)
Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 3381 Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT
Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
+ Nếu trả lại cho ngời bán
Nợ TK 3381
Có TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
+ Nếu đồng mua tiếp số thừa
Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của hàng thừa
Có TK 331 Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381
Có TK 721
- Nếu nhập theo số hoá đơn
Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (1) ở trên. Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:
Nợ TK 002
22
Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002
Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 152, 153 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152, 153
Có TK 721
3. Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
- Khi nhập
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
Nợ TK 1381 Trị giá số thiếu
Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT theo hoá đơn
Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn
- Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu
Nợ TK 152, 153
Có TK 1381
+ Nếu ngời bán không còn hàng
Nợ TK 331 Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 1381 Xử lý số thiếu
Có TK 133(1331) Số thuế GTGT của số hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334 Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK 1381 Xử lý số thiếu
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 821
Có TK 1381
4. Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán, nghiệp vụ này đợc
hạch toán nh trờng hợp (1b).
5. Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn. Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thì
ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
23
Có TK 331
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng
một trong ba cách:
- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ
(nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính)
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi
lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
6. Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng. Nếu trong tháng
hàng về thì ghi sổ nh trờng hợp (1), còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151 Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141...
Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152, 153 Nếu nhập kho (chi tiết VL, CCDC)
Nợ TK 621, 627 Xuất cho sản xuất ở phân xởng
Có TK 151 Hàng đi đờng kỳ trớc đã về
7. Trờng hợp VL, CCDC tự chế biến nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến
- Tự chế biến
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
Có TK 154
- Thuê ngoài gia công chế biến
+ Chi phí gia công phải trả
Nợ TK 154
Có TK 111, 112, 331
+ VL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
Có TK 154
8. Nhập lại VL, CCDC trớc đây đã góp vốn liên doanh
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
Có TK 222, 128, 228
9.
Nhận VL, CCDC do đợc cấp
VL, CCDC tăng do các cá nhân, cổ đông, các bên góp vốn liên doanh góp vốn
thành lập doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)
Có TK 411
24
10.
Nhập kho phế liệu thu hồi
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá trị thực tế của phế liệu thu hồi
Có TK 721 Phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định
Có TK 154 Phế liệu thu hồi từ VL, CCDC do doanh nghiệp tự sản xuất
Có TK 241 Thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ
11. Các trờng hợp tăng VL, CCDC khác
Ngoài nguồn VL, CCDC tăng do các nguyên nhân trên, VL, CCDC của doanh
nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh không sử dụng hết số xuất, đánh giá
tăng, thừa... Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá VL, CCDC đều đợc ghi Nợ TK 152,
153 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng.
Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá thực tế VL, CCDC
Có TK 241 Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản
Có TK 412 Đánh giá tăng vật liệu, CCDC
Có TK 621, 627, 641, 642 Nhập lại kho số VL, CCDC không sử dụng
hết
Có TK 336 Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
* Chú ý:
Ngoài các trờng hợp hạch toán nh đã nêu ở trên, hạch toán tổng hợp xuất công
cụ, dụng cụ còn có những khác biệt nh khi Nhà nớc thay đổi tiêu chuẩn về tài sản cố
định (TSCĐ) hay khi hạch toán TSCĐ có điều chỉnh về nguyên giá và thời hạn sử dụng
khiến TSCĐ trớc đó không còn đủ tiêu chuẩn nữa.
- TSCĐ còn mới, cha sử dụng:
Nợ TK 153(1531)
Có TK 211
- TSCĐ đã qua sử dụng chuyển thành công cụ, dụng cụ
+ Nếu giá trị còn lại của TSCĐ ít có thể phân bổ một lần vào chi phí
Nợ TK 627, 641, 642 Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 Nguyên giá TSCĐ
+ Giá trị còn lại của TSCĐ lớn, không thể phân bổ hết một lần vào chi phí thì kế
toán sẽ kết chuyển vào TK 14 2 - Chi phí trả trớc để phân bổ dần
Nợ TK 142(1421) Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 Nguyên giá của TSCĐ
Sau đó, dựa vào cách phân bổ công cụ, dụng cụ để phân bổ.
b, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
- Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (do cha
25
