Báo cáo bài tập access chương trình quản lý học sinh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGÔ GIA TỰ BẮC GIANG
====

BÁO CÁO
BÀI TẬP ACCESS
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỌC SINH

GVHD

:

A

SINH VIÊN

:

A

LỚP

:

B

Bắc Giang, 2016


LỜI CÁM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu và học tập môn học cơ sở dữ liệu Access, cùng với nội
dung đồ án thiết kế chương trình quản lý học sinh em đã nhận được sự giúp đỡ của các

thầy giáo, cô giáo và các bạn, nhóm em đã hoàn thành chương trình và bài báo cáo đồ
án môn Cơ sở dữ liệu Access với chương trình quản lý học sinh .
Cho phép em được bày tỏ lời cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa CNTT Trường cao
đẳng Ngô Gia Tự Bắc Giang đã giúp đỡ em hoàn thành chương trình và bài báo cáo
này.
Do thời gian có hạn, cũng như kinh nghiệm còn thiếu nên trong chương trình cũng như
báo cáo này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Em rất mong nhận
được nhận xét góp ý của thầy cô và các bạn.
Em xin chân thành cám ơn !

Bắc Giang, tháng 04 năm 2016


MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU ................................................Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 1.......................................................................................................... 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................... 2
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu .............................................................. 2
1.2. Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS. .................. 2
1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access .............................................. 2
1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access ................................................ 2
1.3.2. Các đối tượng trong Access ................................................................. 3
CHƯƠNG II. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. ............. 5
2.1. Khảo sát bài toán ....................................................................................... 5
2.1.1. Giới thiệu về mô hình trường trung học cơ sở ..................................... 5
2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS ........................ 5
2.1.3. Biểu mẫu được sử dụng quản lý học sinh trong nhà trường. ............... 6
2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh.10
2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh .................................. 11

2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống. .......................................................... 11
2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng .............................................................. 12
2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh.................................................................... 14
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ...................................................... 15
Chức năng1: Cập nhật dữ liệu .................................................................... 15
Chức năng 2: Phân rã chức năng “Xử lý”.................................................... 17
Chức năng 3: Phân rã chức năng “Tìm kiếm” ............................................. 22
Chức năng 4: Thống kê, báo cáo ................................................................. 23
2.4. Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu ............................................................... 25
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM ...................... 27
4.1 Thiết kế gió diện chương trình chính ....................................................... 27
4.2. Giao diện của chức năng cập nhật thông tin ............................................ 27
4.2.1. Form cập nhật thông tin học sinh....................................................... 27
4.2.2. Form cập nhật điểm ........................................................................... 27
4.2.3. Form cập nhật lớp học ....................................................................... 28


4.2.4. Form cập nhật môn học ..................................................................... 29
4.3 Giao diện của chức năng tìm kiếm ...........Error! Bookmark not defined.
4.3.1. Form tìm kiếm điểm ......................................................................... 29
4.3.2. Form tìm kiếm thông tin học sinh ...................................................... 30
4.3.3. Form tìm kiếm thông tin lớp .............................................................. 30
4.4. Giao diện của chức năng thống kê báo cáo ............ Error! Bookmark not
defined.
4.4.1. Báo cáo danh sách điểm học sinh ...................................................... 31
4.4.2. Báo cáo danh học sinh lên lớp ............Error! Bookmark not defined.
4.5. Giao diện chức năng thoát chương trình ..Error! Bookmark not defined.
4.6. Giao diện Menu và toolbar điều khiển của chương trình ................. Error!
Bookmark not defined.
4.7.Các Macros dùng trong chuong trình. .......Error! Bookmark not defined.

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 32
1. Những kết quả đạt được. ........................................................................... 32
2. Hướng phát triển của đề tài: ....................................................................... 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 33


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó
là một ngành khoa học - kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống. Trong thời đại công
nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh
vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế,...đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng
để thay thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử
dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời
gian và sức lao động.
Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý
tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cùng
với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý học sinh vào các nhà trường là
một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập,
kết quả học tập… Mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính
xác. Vì vậy em đã chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh THCS“
để thực hiện trong bài tập của mình.

1


CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm
các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh hay hình
ảnh động....Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới dạng File dữ

liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy tắc dựa trên lý
thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu hiện thực khách
quan.
1.2. Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS.
Quản lý học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường,
việc đưa bài toán quản lý học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều tiến bộ và thay
đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học sinh đồng thời là cũng là quá trình
theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi thời điểm bất kì. Từ đó mà mỗi hoc sinh có
kế hoạch học tập, phấn đấu cho riêng mình.
- Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính.
- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế thường
gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập nhật kịp thời,
khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của học sinh…
- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo
mật cao hơn.
- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục vụ
công tác lãnh đạo của cấp trên.
1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access
1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access

Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View,
Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ
quan trọng nhất của Access. Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module. Các đối
2


tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.

1.3.2. Các đối tượng trong Access

Hình 1a: Chương trình Microsoft Access

- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Bảng chứa các thông tin về một
chủ đề cụ thể. Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng. Một bảng bao
gồm có nhiều filed (trường) và record (bản ghi
- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho
phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong
Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo
mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL..
- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phép người sử dụng
xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất bằng cách
thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn. Có thể điều khiển cách trình bày dữ
liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số). Có thể bổ sung các
điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm tra. Có thể hiển thị

3


đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên biểu mẫu. Có thể biểu thị các
tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng.

Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu. Là một đối tượng được thiết kế
để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Có thể xem
một báo cáo trên màn hình trước khi in nó. Báo biểu có hình thức trình bày
phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra
các tập tin khác như Word/Exel.
- Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện để
đáp ứng một sự kiện nhất định. Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở

một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn.
Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong
một trường khi giá trị của trường đó thay đổi.
- Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng
Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để
làm việc trong Access. Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho
phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL
quan hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo
bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tách
bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước
vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm
được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.

4


CHƯƠNG II
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Khảo sát bài toán
2.1.1. Giới thiệu về mô hình trường trung học cơ sở
Về tổng quát các trương trung học cơ sở
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường
Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay:
Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung.
Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn
Trường có 3 khối lớp 6, 7, 8, 9
- Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau:
+ Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung
trong nhà trường.

+ Mức điều phối quản lý: Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin
học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn. Tính điểm trung bình cho từng
học kì, cả năm cho từng học sinh.
+ Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường xuyên,
tính điểm trung bình môn học và gửi cho GVCN.
2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS

1. Quản lý điểm
Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm và hạnh kiểm cho các
giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung, sổ theo dõi hạnh kiểm cho GVCN.
Trong quá trình giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để “cho” điểm học
sinh.
Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các GVBM chuyển
điểm vào sổ. Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình thức kiểm tra
(miệng, 15’, 1 Tiết, Học Kì). Mỗi loại điểm số lượng con điểm theo từng môn đúng
với quy chế của bộ GD-ĐT. Sau khi có điểm kiểm tra học kì, GVBM sẽ tổng kết học
kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và hệ số cho học sinh để học sinh

5


tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình. GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc
về điểm với học sinh về môn học đó. Đối chiếu xong, GVBM chuyển điểm TKMH
cho GVCN thông qua sổ điểm chung.
Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến hành
tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh. Đến giờ Sinh Hoạt Lớp cuối kì, học
sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK . Nếu có sai sót về
điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với GVBM, GVBM thương
lượng với HS để thống nhất sửa chữa điểm. Nếu không, HS tiến hành tính điểm
TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN. Nếu kết quả đúng thì GVCN vào điểm. Còn

nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để đi đến thống nhất, vào điểm. Sau đó dựa
vào điểm TKHK để xếp loại học lực.
2. Quản lý hạnh kiểm
Thông qua việc theo dõi theo từng tuần về hạnh kiểm GVCN tổng hợp kết quả đánh
giá xếp loại hạnh kiểm theo học kỳ và theo năm học cho các học sinh, dựa vào căn cứ
xếp loại hạnh kiểm kết hợp với trung bình học kỳ đánh giá xét lên lớp và ở lại lớp.
Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và đồng
thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm, Hạnh kiểm của từng HS
cho Phụ huynh.
Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả năm cho
HS, rồi vào điểm. Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi kết quả rèn luyện, học tập cho
Phụ Huynh.
2.1.3. Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý học sinh trong nhà
trường.
1. Danh sách học sinh lớp
Hình 1:Mẫu danh sách học sinh lớp học

6


2. Danh sách giáo viên
Hình 2:Mẫu danh sách giáo viên

3. Thống kê xếp loại học lực
Hình 3:Mẫu Thống kê xếp loại học lực

7


4. Thống kê xếp loại hạnh kiểm

Hình 4:Thống kê xếp loại hạnh kiểm

5. Bảng tổng hợp kết quả học tập
Hình 5: Bảng tổng hợp kết quả học tập

8


6. Bảng điểm của từng môn học
Hình 6: Bảng điểm của từng môn

9


2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh.
Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các môn
học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của từng học sinh
để kịp thời phê bình, khen thưởng.
Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do các yếu
tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai.
Do cuối học kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ sổ điểm cá nhân vào
sổ điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm không nắm được tình
hình học hành hiện tại của học sinh.
Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi tính toán
hay thắc mắc.
Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất lượng
của học sinh.
Một số yêu cầu của hệ thống:
Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ thống có
tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau. Chương trình được viết ra

với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý điểm ở một trường
THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng, chính xác và giảm tối thiểu
các sai sót .
Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý của phòng giáo
vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường. Chương trình viết ra phải đạt được các
yêu cầu sau:
- Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như: nhanh
chóng, chính xác, hiệu quả cao.
- Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng, dễ
hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng.
-Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh .
- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biến
được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quá cao .
- Học sinh được xem điểm của lớp mình, hoặc lớp khác nhưng không cho
phép sửa điểm. Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng, chỉ có

10


giáo viên bộ môn được biết. Để khi cần có thể dùng Mã MH để nhập điểm mới vào,
hay sửa điểm sai .
- GVBM chỉ biết điểm của môn mình dạy ở những lớp mình dạy. Không
biết điểm của môn khác, ở những lớp khác. Mã MH riêng cho mỗi môn ở mỗi lớp đảm
bảo được điều này.
- Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn.
- Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các môn.
- Ban giám hiệu nắm toàn bộ tất cả các Mã Lớp và Mã MH có thể truy cập
HT để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của tất cả học sinh.
2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh
2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống.

Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống
quản lý điểm thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau:
a) Thông tin vào của hệ thống.
- Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học
sinh vào các lớp theo khối.
- Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công giáo
viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường.
- Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiểm tra của từng môn trong mỗi học kỳ
và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học.
Giáo viên chủ nhiệm phải nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giám hiệu, hạnh kiểm
do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét.
b) Thông tin ra của hệ thống.
- Danh sách học sinh theo lớp.
- Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ.
- Bảng tổng hợp kết quả học tập và hạnh kiểm của từng năm học.

11


- Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học
sinh lên lớp, lưu ban.
2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
QUẢN LÝ
HỌC SINH
Cập Nhật

Xử lý

CN giáo viên
CN học sinh

CN lớp học
CN môn học
CN Điểm

Tìm kiếm

Xử lý điểm

Tìm hs theo

In bảng điểm

mã

cá nhân

Tìm hs theo

Tính tb môn

tên
Tìm theo lớp

Tính tb học kỳ

T kê, báo cáo

In bảng điểm
của cả lớp
In DS khen

Tìm theo điểm

Tính tb cả năm

thưởng
In DS HS thi

Xử lý kết quả

lại
In DSHS lưu

Xử lý thi lại

ban

Xlhs lên lớp,

Báo cáo kết

lưu ban

quả xếp loại

Xếp loại
Hình 7: Biểu đồ phân cấp chức năng
Mức 1 : Nút gốc là chức năng của hệ thống : Quản lý điểm học sinh THCS
Mức 2 : Phân rã thành các chức năng chính :
a. Cập nhật : Chức năng này cho phép cán bộ quản lý, cán bộ giáo viên cập

nhật và chỉnh sửa hồ sơ học sinh, điểm ( điểm kiểm tra và điểm thi), khen thưởng kỷ
luật của học sinh . Việc cập nhật tiến hành theo lớp hoặc theo môn học sau khi đã có
điểm . .

12


b. Xử lý dữ liệu:
Sau khi điểm của một học kỳ đã nhập đầy đủ , máy tính sẽ thực hiện việc tính
điểm trung bình cho từng học sinh và theo từng môn học, đồng thời sẽ tính cả điểm
trung bình cả học kỳ , cả năm .
Khi điểm trung bình cả học kỳ hay cả năm đã được tính xong máy tính sẽ thực
hiện xếp loại học lực của học sinh, phân loại học sinh lên lớp, lưu ban, hay phải rèn
luyện trong hè, . . . dựa trên điểm trung bình .
c. Tìm kiếm.
Chức năng này thực thi yêu cầu( Do Ban Giám Hiệu, phụ huynh, giáo viên,
học sinh hay là của cán bộ phòng giáo vụ ) tìm kiếm hồ sơ( học sinh, giáo viên), tra
cứu điểm, khen thưởng, kỷ luật, . . . của học sinh.
d. Thông kê , báo cáo
Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám Hiệu,
phụ huynh học sinh, học sinh . . .) về học sinh được khen thưởng, thi lại, lên lớp và
lưu ban. Nó cũng cho phép in ra danh sách các học sinh khen thưởng, thi lại, lên lớp,
lưu ban,và đặc biệt là bảng kết quả học tập cho từng học sinh.
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Giáo viên

Ban Giám Hiệu
Yªu cÇu

Cập nhật,

Yêu cầu

Các kết quả điểm, các
thống kê, báo cáo

sửa chữa
điểm, hồ sơ

Quản lý điểm học
sinh THCS
Yêu cầu
Các
phiếu kết
quả học
tập

Học sinh

Hình 8:Biểu đồ luồng13dữ liệu mức khung cảnh


Trong đó có các tác nhân:
+ Ban giám hiệu: Là Hiệu trưởng chỉ đạo chung và 1 Phó hiệu trưởng chỉ đạo
chuyên môn của trường. Khi lãnh đạo có yêu cầu muốn lấy bất kì một thông tin nào đó
từ học sinh thì từ ban quản lý điểm sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thông tin hoặc các
yêu cầu báo cáo thống kê dữ liệu.
+ Giáo viên: Có cả giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn có trách nhiệm cập
nhật điểm thường xuyên, M, 15p, 45p, HK cho ban quản lý điểm, ngoài ra còn phải sửa
chữa, bổ sung.

+ Học sinh: Cuối mỗi kì học, năm học yêu cầu ban quản lý cung cấp thông tin
về kết quả của học sinh trong mỗi khóa học.
2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh.
TÌM KIẾM
(3)

XỬ LÝ (2)

Yêu cầu

Trả lời tìm

tìm kiếm
Yêu

HỌC SINH

cầu

kiếm

Kho dữ liệu

GIÁO VIÊN
Y/c
tìm

CẬP
NHẬT (1)

THỐNG KÊ,
BÁO CÁO (4)

HỌC SINH
Cập
nhật

Yêu cầu

Các

in ấn

báo
cáo

hồ sơ,

GIÁO VIÊN
Trả lời tìm kiếm

BAN GIÁM
Kết quả xử lý

Hình 9: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh

14


2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Như trên biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đã thể hiện, ta thấy các chức năng chính
của chương trình bao gồm:
a . Cập nhật dữ liệu
b. Xử lý,
c. Tìm kiếm
d. Thống kê, báo cáo
Lần lượt phân rã các chức năng này, ta sẽ nhận được biểu đồ luồng dữ liệu mức
dưới đỉnh.
Chức năng1: Cập nhật dữ liệu
Ta phân rã chức năng (a) thành các chức năng sau:
1- Cán bộ quản lý có nhiệm vụ nhập các thông tin trong hồ sơ học sinh vào bảng
học sinh, giáo viên vào bảng giáo viên để tiện cho việc xử lý các kết quả học tập, công
tác sau này. Chức năng nhập điểm sau mỗi tuần giáo viên nhập điểm đã kiểm tra trong
tuần bao gồm các điểm như điểm miệng, 15 phút, kỉêm tra viết và điểm học kỳ khi
kiểm tra chất lượng học kỳ xong. Cập nhật thông tin về học sinh bao gồm: Mã học
sinh, Mã lớp, Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table
hocsinh.
2- Khi bắt đầu năm học người quản lý nhập danh sách lớp học cho từng khối. Cập
nhật thông tin về lớp học bao gồm: Tên lớp, Khối, Mã số GV, sĩ số. Kết quả ghi vào
tệp QLD ở Table lop
Cán bộ quản lý nhập danh sách môn học theo phân phố chương trình của Phòng
Giáo Dục- Đào Tạo. Cập nhật thông tin về môn học bao gồm: Mã môn, tên môn, số
tiết. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table monhoc
Cập nhật thông tin về giáo viên bao gồm: Mã số GV, họ tên GV, ngày sinh, giới
tính, mã môn. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table giaovien
Cập nhật thông tin về điểm học kỳ bao gồm: Mã học sinh, Mã lớp, Mã môn, Điểm
miệng 1, Điểm miệng 2, Điểm miệng 3, Điểm viết 1, Điểm viết 2, Điểm 15phút1,
Điểm 15phút2, Điểm 15phút3, Điểm học kỳ, Điểm TB môn. Thông tin được cập nhật
vào tệp QLD ở Table Diem hoc ky.

15


BAN GIÁM HIỆU
Kết quả

Yc nhập ds
Kết quả

lớp học

Yc nhập

Hồ sơ Gv

TTGV

Lớp học

CẬP NHẬT

CẬP NHẬT

GIÁO VIÊN

LỚP HỌC
Kết quả
Yc nhập ds

Kết quả

Yc nhập

lớp học

TTGV

Hồ sơ H.S

Môn học

GIÁO VIÊN
Kết quả

Kết quả
Yc nhập ds
Yc nhập

CẬP NHẬT

môn học

TT hs

CẬP NHẬT
MÔN HỌC

HỌC SINH

Yc nhập,
Kết

sửa điểm

quả
Yc nhập

Kết

TT hs

quả

HỌC SINH

CẬP NHẬT
ĐIỂM

Yc nhập,
sửa điểm
Kết quả

BAN GIÁM HIỆU

Điểm

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật

16

Chức năng 2: Phân rã chức năng “Xử lý”
Ta phân rã chức năng (b) thành các chức năng sau:
Sau khi có điểm kiểm tra hệ thống sẽ tự động tính điểm( Điểm bình quân kiểm
tra, bình quân môn học học kỳ và cuối cùng là bình quân cả năm), căn cứ vào đó hệ
thống sẽ phân loại học sinh( Học sinh lên lớp, lưu ban hay rèn luyện trong hè ), những
học sinh có thành tích học tập tốt sẽ được khen thưởng, . . .
Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng xử lý

GIÁO VIÊN

K/q

Y/c xử lý điểm

xử lý

Y/c

Y/c

điểm

xử lý

xử lý

điểm

điểm

K/q

Xếp loại

xử lý
điểm
Y/c xử lý kết

XỬ LÝ

XỬ LÝ

ĐIỂM

quả học tập

KẾT QUẢ

Điểm miệng,
15’, 1 tiết, hk
K/q
Điểm

Hồ sơ HS

xử lý

K/q xử lý điểm

BAN GIÁM HIỆU

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý

17


+ Phân rã chức năng “Xử lý điểm”
Tính điểm tổng kết môn học.
Chức năng tính điểm trung bình môn học kỳ : Điểm TB môn học kỳ được tính
bằng công thức : TB môn HK=(M+15’+2(45’)+3(HK)/ n (n- hệ số điểm)
(Công thức này áp dụng cho cả hai học kỳ)
Chức năng tính điểm trung bình môn cả năm: Điểm trung bình môn cả năm
được tính bằng công thức sau:
TB môn CN=(TB môn Hk1+TB môn Hk2*2)/3
Tính điểm trung bình trung học tập.
Chức năng tính điểm trung bình học kỳ cả, năm: Sử dụng công thức :
Trung bình cộng ((TB môn HK) , (trong đó hai môn văn và toán nhân hệ số 2)
(Công thức này cũng áp dụng trong cả hai học kỳ)
Điểm trung bình cả năm : Cũng sử dụng công thức như trên
Trung bình cộng ((TB môn CN) ( trong đó văn và toán nhân hệ số 2)
Xử lý thi lại
Hệ thống căn cứ vào điểm trung bình cả năm học để xử lý , nếu học sinh nào có
điểm TB : 3,5<=Điểm trung bình <5 thì phải thi lại . Học sinh được phép thi từ 1 đến 3
môn học có điểm trung bình thấp nhất . Điểm thi lại sẽ lấy là điểm trung bình cả năm
của môn đó .

18


K/q tb kiểm tra

BAN GIÁM HIỆU

Y/c tính tb

K/q tb cả năm

K/q

môn học

K/q

tb

tbhk

Y/c

môn

tính
tbhk

K/q tb
môn

GIÁO VIÊN
K/q

TÍNH TB
MÔN

tbhk

Y/c tính tb

Y/c tính

môn học

tbhk

HỌC KỲ

Điểm
tbkt, môn
học kỳ

Y/c

Điểm miệng, 15’, 1

tính tb

tiết

TÍNH TB

Điểm tb của tất cả

các môn

Điểm

Y/c tính tb cả năm

kiểm
tra

TÍNH TB
TÍNH TB

CẢ NĂM

KIỂM TRA
Y/c

Y/c tính

K/q

K/q

tính tb

tb cả

tb cả

tb

kiểm

năm

năm

kiểm

tra

tra

GIÁO VIÊN

Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “xử lý điểm”

19


+ Phân rã chức năng “Xử lý kết quả”
Chức năng xếp loại toàn diện: Dựa vào kết quả điểm trung bình cho từng học kỳ
hay cho cả năm học máy tính sẽ tự xếp loại học lực cho học sinh .
Việc xét khen thưởng học sinh cũng căn cứ vào điểm trung bình của học kỳ hay
cả năm học . Mức khen thưởng tuỳ theo quỹ thưởng của nhà trường .
Chức năng xử lý thi lại :
Hệ thống căn cứ vào điểm trung bình cả năm học để xử lý , nếu học sinh nào có
điểm TB : 3,5<=Điểm trung bình <5 thì phải thi lại . Học sinh được phép thi từ 1 đến 3
môn học có điểm trung bình thấp nhất . Điểm thi lại sẽ lấy là điểm trung bình cả năm
của môn đó .

Chức năng xử lý lưu ban lên lớp :
Sau một năm học , các học sinh đạt điểm trung bình >=5 thì được lên lớp , các
học sinh phải thi lại sau khi có kết quả nếu điểm trung bình >=5 thì cũng được lên lớp .
Các học sinh có điểm trung bình <3,5 thì phải lưu ban .

20


K/q xếp loại

BAN GIÁM HIỆU
Y/c xử lý học
sinh lên lớp, lưu
ban

K/q hs

Y/c

K/q hs

lên lớp,

xử lý

thi lại

lưu ban

thi

Y/c

GIÁO VIÊN

xử lý
thi

LÊN LỚP,

THI LẠI

LƯU BAN

K/q hs
thi lại

Y/c
xử
K/q

lý

hs

học

lên

sinh

lớp,

lên

lưu

lớp,

ban

lưu

TBHK_CN

B¶ng ®iÓm

XẾP LOẠI

Y/c xếp loại

Y/c xếp loại

GIÁO VIÊN
K/q xếp
loại

Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “xử lý kết quả”

21