BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT ĐAI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BỘ MÔN QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT ĐAI

NGƯỜI BIÊN SOẠN: PHẠM THANH QUẾ

HÀ TÂY, 2007


MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................................2
CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT...................................4
1.1. Hệ thống..................................................................................................................4
1.1.1. Khái niệm.................................................................................................................4
1.1.2. Các loại hệ thống......................................................................................................5
1.2. Hệ thống thông tin ..................................................................................................5
1.2.1. Khái niệm.................................................................................................................5
1.2.2. Phân loại...................................................................................................................7
1.2.3. Cấu trúc tổng quát....................................................................................................7
1.2.4. Vai trò của hệ thống thông tin .................................................................................8
1.2.5. Một số hệ thống thông tin thông dụng.....................................................................9
CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN....................................................12
2.1. Quá trình phân tích................................................................................................12
2.1.1. Khái niệm...............................................................................................................12
2.1.2. Một số sai sót thường gặp......................................................................................12
2.1.3. Yêu cầu khi phân tích.............................................................................................13
2.2. Các giai đoạn thiết kế và phân tích hệ thống thông tin.........................................14

2.2.1. Lập kế hoạch..........................................................................................................14
2.2.2. Phân tích hiện trạng................................................................................................14
2.2.3. Mô hình hoá hệ thống ............................................................................................20
2.2.4. Khai thác hệ thống..................................................................................................32
2.2.5. Bảo trì hệ thống......................................................................................................33
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT ĐAI.......................................................34
3.1. Khái niệm..............................................................................................................34
3.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin đất đai.................................................34
3.2.1. Nguồn nhân sự........................................................................................................34
3.2.2. Nguồn kỹ thuật.......................................................................................................35
3.3. Cơ sở dữ liệu.........................................................................................................35
3.3.1. CSDL quốc gia.......................................................................................................36
3.3.2. CSDL của hệ thống thông tin đất đai.....................................................................36
3.3.3. Liên kết dữ liệu không gian và dữ liệu thuộc tính.................................................49
3.3.4. Phân lớp thông tin trong CSDL..............................................................................50
3.3.5. Các biện pháp tổ chức............................................................................................50
3.4. Mục đích và nội dung của HTTTĐĐ....................................................................51
3.4.1. Mục đích.................................................................................................................51
3.4.2. Nội dung của HTTTĐĐ.........................................................................................51
3.5. Đặc trưng của HTTTĐĐ.......................................................................................51
3.6. So sánh hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin được tin học hoá......52
3.7. Sự phát triển của hệ thống thông tin đất đai trên thế giới.....................................53
3.8. Hệ thống thông tin địa chính.................................................................................53
CHƯƠNG 4: CHUẨN DỮ LIỆU VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT
ĐAI......................................................................................................................................55
4.1. Phân lớp thông tin và chuẩn hoá dữ liệu...............................................................55
4.1.1. Các thông tin không gian........................................................................................55
4.1.2. Các lớp thông tin CSDL phi không gian................................................................56
4.2. Xây dựng CSDL không gian.................................................................................57
4.2.1. Các thông tin đầu vào ............................................................................................57

4.2.2. Bản đồ số................................................................................................................57
4.2.3. Các phương pháp nhập dữ liệu bản đồ số..............................................................58
2


4.3. Xây dựng CSDL thuộc tính...................................................................................62

3


CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT
1.1. Hệ thống
1.1.1. Khái niệm
- Thuật ngữ hệ thống đã được sử dụng rất rộng rãi và không còn mới. Trên
thực tế từ lâu người ta đã nói đến các hệ thống: Hệ thống pháp luật, hệ thống
tuần hoàn, hệ thống thông tin, hệ thống canh tác, hệ thống nông nghiệp, hệ
thống thuỷ lợi, hệ thống giao thông, hệ thống cơ sở hạ tầng,….
→ Hệ thống: là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
và cùng hoạt động nhằm đạt được những mục đích chung nhất định nào đó.
- Các phần tử trong một hệ thống có thể rất đa dạng, nó có thể là các thực thể
hiện tại, hoặc trừu tượng như một phương pháp hay một nguyên tắc. Như vậy,
các phần tử trong các hệ thống hay có khi trong cùng một hệ thống cũng có
thể khác nhau về cả tính chất lẫn bản chất, nhưng chúng lại hỗ trợ nhau, bổ
trợ cho nhau.
Sự hoạt động của hệ thống được thể hiện qua các thành phần của hệ thống có
phát triển hay bị suy thoái.
- Mỗi hệ thống khác nhau sẽ có các phần tử khác nhau với mục đích khác
nhau nhưng đều có chung một sơ đồ hệ thống gồm:
Hệ thống
Phần tử

1

quan hệ

Phần tử
2

Đầu vào

Đầu ra

Phần tử
3

Phần tử
4

Phần tử
n

Sơ đồ hệ thống

- Trên thực tế, mọi tổ chức kinh tế, xã hội khi hoạt động đều phải có một mục
tiêu xác định để thực hiện được mục tiêu thì tổ chức cần phải được quản lý.
→ Khi đó coi tổ chức như một hệ thống: các bộ phận là các phần tử của hệ
thống.

4

1.1.2. Các loại hệ thống
Trong một tổ chức đang hoạt động tồn tại ở hệ thống:
- Hệ thống tác nghiệp: bao gồm tất cả các hoạt động có tính chuyên môn
thông dụng và mang tính cạnh tranh để thực hiện mục tiêu đã xác định.
Hệ thống tác nghiệp bao gồm:
+ Nguồn nhân lực: để thực hiện các công việc
+ Cơ sở hạ tầng: máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ.
Hai thành phần này tương tác, hỗ trợ nhau để thực hiện mục tiêu đã đề
ra.
- Hệ thống thông tin: là hệ thống thu thập quản lý và xử lý thông tin giúp tạo
sự liên hệ giữa hệ thống tác nghiệp với hệ thống ra quyết định.
Hệ thống thông tin gồm:
+ Tập hợp thông tin
+ Cách thức xử lý thông tin thể hiện ở các quy tắc quản lý
+ Tập hợp các phương tiện lưu trữ và xử lý thông tin.
Hệ thống hiện hành: thông tin lưu trữ trên giấy → xử lý thủ công
Hệ thống hiện tại: thông tin lưu trữ trên máy tính.
+ Nguồn nhân lực: con người
* Vai trò của hệ thống thông tin:
+ Cung cấp thông tin cho hệ thống ra quyết định
+ Chuyển thông tin ra môi trường ngoài.
- Hệ thống quyết định:
+ Đưa ra các quyết định: ngắn, trung, dài hạn
+ Quyết định chiến lược phát triển
1.2. Hệ thống thông tin
1.2.1. Khái niệm
Là hệ thống được tạo lập nhằm cung cấp các thông tin giúp cho con
người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.
* Các mức bất biến:
- Mức ý niệm: (mô hình hệ thống)

+ Khái niệm: Hệ thống thông tin ở mức ý niệm gọi là hệ thống thông
tin ý niệm
Hệ thống thông tin ý niệm là sự mô tả toàn diện hệ thống thông tin độc
lập hoàn toàn với các lựa chọn vật lý cụ thể.

5


+ Lựa chọn vật lý chính là những lựa chọn được thể hiện trong quá
trình xây dựng hệ thống được thể hiện ở mức vật lý- khai thác sử dụng hệ
thống.
Ví dụ: lựa chọn phần mềm Microstation, Mapinfo.
+ Hệ thống thông tin ý niệm cụ thể hoá các yếu tố sau:
Vật mang tin và tổ chức dữ liệu
Các kiểu xử lý dữ liệu được sử dụng
Các cách thức khai thác thông tin
+ Hệ thống thông tin ý niệm được mô tả bằng mô hình và mô hình đó
gọi là mô hình hệ thống. Trong quá trình xây dựng hệ thống, hệ thống thông
tin ý niệm là hệ thống bất biến. Mọi sự thay đổi ở các mức khác nhau đều
phải tham khảo mức ý niệm này.
- Mức logic (mức tổ chức)
+ Đây là mức đầu tiên mô tả các lựa chọn của hệ thống thông tin và
được gọi là hệ thống thông tin logic: là bản chất thiết kế chi tiết hệ thống
thông tin trên cả hai mặt dữ liệu và xử lý.
+ Mục tiêu khi xây dựng hệ thống thông tin logic là xác định các
phương diện và cách thức tổ chức chúng để cung cấp thông tin cho người sử
dụng.
+ Khi xây dựng hệ thống thông tin logic phải xuất phát từ hệ thống
thông tin ý niệm.
Như vậy là có thể có nhiều hệ thống thông tin logic khác nhau từ một

hệ thống thông tin ý niệm.
+ Thời gian tồn tại của một hệ thống thông tin logic phụ thuộc vào các
yếu tố: thời gian, tài chính, kỹ thuật,…
- Mức vật lý: (tác nghiệp)
+ Đây là mức rõ nhất. Hệ thống thông tin vật lý chính là hệ thống đang
được khai thác sử dụng.
+ Mục tiêu của quá trình xây dựng hệ thống thông tin là tạo ra được hệ
thống thông tin vật lý.
Như vậy có thể khái quát quá trình xây dựng hệ thống thông tin như
sau:
HTTT ý niệm

HTTT logic

6

HTTT vật lý


1.2.2. Phân loại
Việc phân loại hệ thống thông tin có thể phụ thuộc vào các tiêu chí
đánh giá mức độ tự động hoá.
Căn cứ vào mức độ tự động hoá của phương thức lưu trữ, xử lý thông
tin trong hệ thống:
+ Hệ thống thủ công
+ Hệ thống được trợ giúp
+ Hệ thống tự động hoá
Việc lựa chọn hình thức lưu trữ nào còn phụ thuộc vào các yếu tố sau:
+ Quy mô tổ chức
+ Khối lượng thông tin được lưu trữ, xử lý

+ Thời gian nhận kết quả
+ Kinh phí thực hiện
1.2.3. Cấu trúc tổng quát
TT đầu vào

CSDL hệ thống

TT đầu ra

* Thông tin đầu vào:
Các thông tin đầu vào của một hệ thống thông tin thường là:
+ Các nguồn số liệu
+ Các thông tin đầu ra
Các thông tin này hầu hết đều ở dạng thô, chưa được xử lý. Việc điều
tra thu thập các thông tin đầu vào là rất quan trọng và đặc biệt được chú ý,
phải đảm bảo: trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng, đầy đủ
không bỏ sót,…
* Cơ sở dữ liệu:
- Dữ liệu là nguyên liệu của hệ thống thông tin. Nó có thể được biểu diễn ở
những dạng khác nhau và trên nhiều vật mang tin khác nhau.
+ Dữ liệu có thể được thu thập dưới dạng: viết, nói, hình ảnh.
+ Dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin: giấy, đĩa mềm, đĩa CD,
bảng từ,…
* Chú ý phân biệt hai khái niệm: thông tin và dữ liệu
+ Thông tin: giúp ta nhận thức thêm đối tượng hay là làm giảm độ
không xác định của đối tượng.
+ Dữ liệu: là một bộ phận của tt hay là phần tử của thông tin.
* Cơ sở dữ liệu
7

- Là nơi cất giữ vật lý các thông tin và điều hành các thông tin.
Như vậy, Cơ sở dữ liệu là nơi xử lý, lưu trữ, quản lý các thông tin thô
và các thông tin đã được xử lý.
Trong các cơ sở dữ liệu thì các thông tin thường không được sử dụng
một cách trực tiếp, mà phải qua quá trình xử lý thông tin.
(Trong một số trường hợp đặc biệt có thể được sử dụng trực tiếp: hệ
thống các điểm toạ độ).
- Khi có các biến động xảy ra thì phải tiến hành điều chỉnh → Công việc này
gọi là cập nhật.
* Thông tin đầu ra
- Là các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng (có thể là các cá nhân,
nhà doanh nghiệp, nhà khoa học, cơ quan quản lý nhà nước,…).
- Các thông tin đầu ra được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau:
+ Dạng không gian: bản đồ
+ Báo cáo
+ Bảng biểu
+ Biểu đồ….
→ Mỗi hình thức này được coi là một phần tử, một thành phần của hệ thống.
Tập hợp các thành phần này tạo nên một hệ thống thông tin.
1.2.4. Vai trò của hệ thống thông tin
- Thu thập thông tin
- Xử lý thông tin
- Phân phát thông tin
→ Các vai trò của hệ thống thông tin có thể được cụ thể hoá qua sơ đồ hoạt
động (Sơ đồ Vai trò của hệ thống thông tin)
+ Thông tin nội: là thông tin xuất phát từ một bộ phận trong tổ chức.
+ Thông tin ngoại:thông tin xuất phát từ bên ngoài.
→ Thông tin được thu thập trong tổ chức và bên ngoài được tập hợp thành dữ
liệu thô. Sau đó các dữ liệu thô được xử lý bao gồm:

+ Lọc thông tin: nhằm lọc bỏ các thông tin không có ích, không cần thiết;
+ Cấu trúc hoá thông tin: là quá trình chuyển đổi dữ liệu thành dữ liệu có cấu
trúc hợp với hệ thống.
Ví dụ: Chuyển bản đồ giấy thành bản đồ số dạng *.DGN
→ Các thông tin có cấu trúc sẽ được xử lý bằng cách sử dụng các mô hình các
quy tắc tạo ra thông tin kết quả.
8


→ Các thông tin kết quả sẽ được phân phát cho người sử dụng.
Yêu cầu: + Các thông tin phân phát ra phải chính xác
+ Phân phát thông tin kịp thời
+ Bảo mật thông tin: đảm bảo thông tin chỉ đến với người được phép sử dụng.
Thông tin nội
- Viết
- Nói
- Hình ảnh

Thông tin ngoại
- Viết
- Nói
- Hình ảnh

Thu thập thông tin
Dữ liệu thô

Xử lý sơ bộ
(lọc và cấu trúc hoá)
Dữ liệu có cấu trúc

Xử lý thông tin
Thông tin kết quả

Phân phát thông tin

Người sử dụng

Sơ đồ: Vai trò của hệ thống thông tin

1.2.5. Một số hệ thống thông tin thông dụng
- Hệ thống thông tin địa lý (GIS)
- Hệ thống thông tin đất (LIS)
* Hệ thống thông tin địa lý (Geographical Information System) - GIS
- Khái niệm: GIS là hệ máy tính và phần mềm chuyên dụng được thiết kế để
nhập dữ liệu, lưu trữ, quản lý, vận hành thao tác, hiển thị và cho ra các thông
tin về địa lý.
9


- Chức năng của GIS:
+ Nhập dữ liệu (bản đồ, số liệu)
+ Quản lý dữ liệu
+ Xử lý dữ liệu
+ Hiển thị
+ In ấn kết quả
- Các chức năng và lợi thế của GIS
+ Kết hợp và chồng xếp những lớp thông tin khác nhau
+ Cập nhật dữ liệu nhanh, thuận tiện
+ Thu phóng theo tỷ lệ bất kỳ
+ Có khả năng mô hình hoá

- Các ứng dụng của GIS
+ Trong quy hoạch
+ Quản lý hành chính
+ Quản lý các đối tượng địa lý
+ Quản trị kinh doanh
+ Quản lý tài nguyên (đất, nước,…)
* Hệ thống thông tin đất: Land Information System
- Khái niệm: là hệ thống cung cấp các thông tin về đất đai
Là sự phối hợp của các nguồn nhân sự, kỹ thuật với một cơ sở dữ liệu và một
tập hợp các biện pháp tổ chức để tạo ra các thông tin giúp cho các yêu cầu
quản lý.
- Chức năng:
+ Xây dựng dữ liệu chung: lưới chiếu
hệ thống toạ độ
hệ thống độ cao
+ Xây dựng bản đồ: bản đồ địa chính
bản đồ địa hình
bản độ hiện trạng, quy hoạch sử dụng đất
bản đồ hành chính
bản đồ chuyên đề
+ Xây dựng hệ thống thông tin đăng ký đất đai
+ Xây dựng hệ thống thông tin khác có liên quan: môi trường
xã hội
địa chính
10


- Ứng dụng:
+ Phục vụ quản lý nhà nước về đất đai
+ Cung cấp thông tin về đất đai: cơ quan, người sử dụng

+ Trao đổi thông tin với các ngành khác,….
Ngoài ra còn có một số hệ thống thông tin khác:
- Hệ thống thông tin môi trường
- Hệ thống thông tin kinh tế, xã hội
- Hệ thống thông tin cơ sở hạ tầng
- Hệ thống thông tin địa chính
- Hệ thống thông tin đất đa mục đích,…

11


CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1. Quá trình phân tích
2.1.1. Khái niệm
Là một quá trình khảo sát, đánh giá một đối tượng (vấn đề) để tìm lời giải
thích hợp nhất cho vấn đề đã xác định.
→ Phân tích là quá trình định hướng tìm ra lời giải, khác với trình bày.
- Phân tích bao gồm:
+ Nghiên cứu xác định phạm vi và phát biểu lại vấn đề một cách chính
xác.
+ Lựa chọn một lời giải.
+ Phát triển lời giải trên cơ sở lưu trữ và xử lý bằng máy tính.
2.1.2. Một số sai sót thường gặp
- Thiếu sự tiếp cận toàn cục: luôn luôn thiếu.
Mỗi công việc phân tích được triển khai bởi một nhóm không liên hệ với
nhau, tình trạng này dẫn đến:
+ Các thông tin thu thập được sẽ bị trùng lặp
+ Tồn tại các hồ sơ riêng lẻ không đầy đủ và không khai thác được
+ Tồn tại các thông tin dư thừa nhưng không phù hợp, không sử dụng
được.

+ Sử dụng các thuật ngữ khác nhau để chỉ cùng một khái niệm.
Ví dụ: Thông tin về thửa đất (nhưng lại sử dụng thuật ngữ thông tin đất đai,
thông tin địa chính).
→ Hậu quả: việc xây dựng và bảo trì hệ thống sẽ khó khăn, phức tạp và chi
phí lớn.
→ Cần phải có sự tiếp cận một cách toàn cục. Từ tổng quan đến chi tiết và có
sự thống nhất giữa các nhóm phân tích.
- Thiếu sự hợp tác với người sử dụng
Người sử dụng là người khai thác trực tiếp hệ thống. Tuy nhiên, có một điều
nghịch lý là phân tích viên thường tự mình thể hiện như chuyên gia duy nhất
xác định điều gì là tốt nhất cho người sử dụng.
Các thủ tục được xây dựng thường kém thích nghi với người sử dụng
→ Khi đó người sử dụng thường gặp khó khăn trong quá trình sử dụng và
thường trừ bỏ hoặc có thái độ do dự khi sử dụng. Có thể kém hiệu quả hoặc
không sử dụng được.
→ Như vậy, cần phải có sự hợp tác với người sử dụng.
12


- Tuy nhiên, việc hợp tác với người sử dụng thường có một số khó khăn:
+ Không tồn tại ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và người sử dụng.
Ví dụ: phân tích viên thường sử dụng các thuật ngữ: thực thể, quan hệ, tập tin,
máy in,… Người sử dụng lại thường dùng các thuật ngữ: sổ mục kê, giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất,…
+ Người sử dụng không biết mình mong muốn điều gi cho hệ thống
mới (có thể do người sử dụng thiếu trình độ hiểu biết).
→ Trong trường hợp này phân tích viên cần đưa ra nhiều phương án khả thi
cho người sử dụng lựa chọn và quyết định).
Ví dụ: Hệ thống mới có thể có các phương án khác nhau để xác định quyền sử
dụng đất:

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Quyết định giao đất
- Chứng nhận của UBND xã
→ Người sử dụng lựa chọn và quyết định phương án thuận lợi nhất.
- Thiếu chuẩn thống nhất
Việc này thể hiện ở việc các nhóm phân tích làm việc, thiết kế tự do không bị
ràng buộc bởi sự hợp tác với các nhóm khác, thậm chí có thể dùng cách tiếp
cận của riêng mình. Điều này làm hạn chế khả năng tích hợp các công việc đã
tiến hành của các nhóm.
→ Do vậy cần phải tạo ra một chuẩn thống nhất giữa các nhóm trước khi tiến
hành phân tích.
2.1.3. Yêu cầu khi phân tích
- Có sự tiếp cận toàn cục đối với toàn bộ tổ chức bằng cách xét mỗi phần tử,
mỗi dữ liệu, mỗi chức năng là một thành phần của một tổng thể toàn vẹn. Sự
hiểu biết về tổng thể một cách toàn vẹn là rất cần thiết cho việc nghiên cứu,
phát triển của mỗi thành phần của nó.
- Xem xét toàn bộ tổ chức, phòng ban chức năng, các vị trí làm việc. Mỗi bộ
phận này được coi là một phần tử có cấu trúc gồm: đầu vào, đầu ra, quy tắc.
→ Đây là cách tiếp cận hệ thống.
- Tiếp cận theo hướng đi xuống nghĩa là xuất phát từ tổng thể đến chi tiết, từ
cao đến thấp, từ trường hợp tổng quát đến các đặc thù.
- Nhận dạng các mức bất biến của hệ thống, xác định vai trò của việc lựa chọn
kỹ thuật và tổ chức dối với từng khoảng thời gian của vòng đời.
- Xem xét các thành phần của hệ thống một cách bình đẳng.
13


- Sử dụng các công cụ tự động hoá trợ giúp cho quá trình phân tích.
- Nhận dạng các điểm đối thoại và thoả thuận với người sử dụng. Dùng nó để
đánh dấu sự chuyển tiếp giai đoạn trong quá trình phân tích.

2.2. Các giai đoạn thiết kế và phân tích hệ thống thông tin.
- Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thì phải trải qua quá trình phân
tích và thiết kế hệ thống.
Ví dụ: xây dựng hệ thống thông tin địa chính; hệ thống thông tin nhà đất,….
2.2.1. Lập kế hoạch
- Đây là giai đoạn đầu tiên nhằm xác định một kế hoạch xây dựng hệ thống
mới. Đây có thể là kế hoạch trung hoặc dài hạn cho quá trình xây dựng hệ
thống bao gồm cả việc can thiệp đến từng lĩnh vực của tổ chức.
Kế hoạch này thường thể hiện được đường lối mang tính tự giác của ban lãnh
đạo tổ chức trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới thay thế cho hệ thống
cũ.
→ Chính kế hoạch này đặt nền móng cho việc tiếp cận tổ chức của phân tích
viên.
Ví dụ: xây dựng hệ thống thông tin mới, thông tin được lưu trữ, xử lý trên
máy tính.
Trong khi hệ thống thông tin cũ, thông tin được lưu trữ trên hồ sơ, sổ sách: sổ
mục kê, biểu thống kê, sổ địa chính.
→ Hệ thống thông tin mới có khả năng lưu trữ thông tin mà trước đây hệ
thống cũ đã lưu trữ.
2.2.2. Phân tích hiện trạng
- Là giai đoạn phân tích viên nghiên cứu, khảo sát các hoạt động trong hệ
thống thông tin của tổ chức nhằm có được sự hiểu biết đầy đủ, toàn diện về
các công việc, các hồ sơ và quy tắc trong các chức năng thu thập, xử lý và
phân phát thông tin.
- Phương pháp:
Phân tích hiện trạng được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết, từ ban lãnh đạo tổ
chức đến từng bộ phận và vị trí làm việc.
Quá trình này chia làm hai phần:
+ Phân tích hiện trạng ở mức tổng thể
+ Phân tích hiện trạng ở vị trí làm việc

14


Kỹ thuật thường dùng là phỏng vấn trực tiếp kết hợp với việc nghiên cứu hồ
sơ, tài liệu quy trình và lập, gửi phiếu điều tra đến các đối tượng cần nghiên
cứu.
* Phân tích hiện trạng ở mức tổng thể
- Mục đích:
+ Nhằm có được sử hiểu biết tổng quan về tổ chức và hệ thống thông
tin của tổ chức
+ Xác định lại vấn đề và phạm vi phân tích khả thi
+ Lập danh sách các vị trí làm việc và kế hoạch phân tích hiện trạng ở
từng vị trí làm việc.
- Nội dung:
+ Phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo và các lãnh đạo bộ phận, kết quả thể
hiện trong phiếu hiện trạng tổng thể.
+ Phiếu bao gồm các nội dung:
Mục đích của tổ chức
Mục tiêu của tổ chức
Cơ cấu của tổ chức
Các kế hoạch trung, dài hạn
Kế hoạch phân tích hiện trạng ở từng vị trí làm việc
Xác định hạn chế về thời gian, tài chính, nhân lực, công nghệ,…
Các số liệu thống kê cơ bản của tổ chức
* Phân tích hiện trạng ở vị trí làm việc
- Mục đích: thực hiện các công việc ở từng vị trí làm việc.
Đối với mỗi công việc nghiên cứu, khảo sát các hồ sơ liên quan, các bước tiến
hành, kết quả công việc, các quy tắc liên quan và các sự kiện khởi động.
- Nội dung:

+ Lập phiếu hồ sơ: gồm các nội dung
Tên hồ sơ
Mã hồ sơ (dùng để quản lý kết quả phân tích hiện trạng)
Nội dung hồ sơ: bao gồm các thông tin về các đối tượng được mô
tả trong hồ sơ.
Các công việc có liên quan.
Vai trò của hồ sơ trong tổ chức
Đối với các phiếu hồ sơ thường tồn tại ở hai dạng: hồ sơ nhập của công
việc và hồ sơ xuất của công việc
15


Hồ sơ nhập

Công việc

Hồ sơ xuất

Phiếu hồ sơ sổ địa chính:
Tên hồ sơ
Mã hồ sơ
Nội dung
(ghi theo nội dung của sổ
địa chính)
Đối tượng: chủ sử dụng,
thửa đất

Công việc liên quan

Vai trò của hồ sơ

Sổ địa chính
HS 01
1. Chủ sử dụng
- Họ tên chủ sử dụng
- Ngày, tháng, năm sinh
- Họ tên vợ/ chồng chủ sử dụng
- Nơi thường trú
- Số quản lý
2. Thửa đất:
- Số tờ biểu đồ
- Số thửa
- Ngày vào sổ
- Mục đích sử dụng
- Địa danh
- Diện tích
- Hạng đất
- Thời hạn sử dụng
- Căn cứ pháp lý vào sổ
- Số vào sổ cấp giấy chứng nhận
- In giấy chứng nhận
- Tìm kiếm thông tin thửa đất
- Chính lý biến động
Là tài liệu cơ sở để quản lý nhà nước về đất đai

+ Lập phiếu công việc: liệt kê tất cả các công việc trong hệ thống thông tin
của tổ chức. Phiếu công việc được lập cho từng công việc bao gồm các nội
dung:
Tên công việc
Mã số công việc (do phân tích viên lập và quản lý)

Hồ sơ nhập (danh sách các hồ sơ nhập)
Hồ sơ xuất (danh sách các hồ sơ xuất)
Nội dung công việc: trình bày tóm tắt các bước thực hiện công việc
16


Thời gian thực hiện
Tần suất thực hiện: nhằm đánh giá xem công việc có được thực
hiện thường xuyên không.
Ví dụ: lập phiếu công việc: in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Tên công việc
- Mã số công việc
- Hồ sơ nhập

- Hồ sơ xuất
- Nội dung công việc

- Vị trí làm việc
- Thời gian thực hiện

In giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi biết chủ sử
dụng đất
CV 01
- Bản đồ địa chính
- Sổ địa chính
- Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Yêu cầu in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Tìm kiếm các thửa đất được cấp giấy chứng nhận
của chủ sử dụng biết trước

- Xác định các thông tin của thửa đất đã tìm thấy
gồm:
+ Vị trí
+ Số tờ
+ Số thửa
+ Diện tích
+ Mục đích sử dụng
+ Thời hạn sử dụng
+ Hạng đất
- Xác định các thông tin của chủ sử dụng
+ Tên chủ sử dụng
+ Năm sinh
+ Họ tên vợ/ chồng
+ Nơi thường trú
- Tập hợp các thông tin trên theo mẫu giấy chứng
nhận
- In giấy chứng nhận
- Phòng địa chính
- Ngày…. tháng….. năm

17


+ Lập lưu đồ công việc, hồ sơ
Nhằm thể hiện tất cả các hồ sơ, các công việc và mối quan hệ giữa chúng
Quan hệ giữa công việc và hồ sơ
Tên hồ sơ nhập

Tên công việc

Tên hồ sơ xuất

* Hoàn thiện kết quả phân tích hiện trạng
- Mục đích:
+ Kiểm tra lại tất cả các kết quả phân tích hiện trạng nhằm phát hiện
các sai sót hoặc các điểm còn thiếu để từ đó có các phương án điều tra bổ
sung.
+ Chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo bằng cách xác định các ý niệm cơ
bản về dữ liệu và các quy tắc quản lý.
- Quy tắc:
Các quy tắc trong hoạt động của hệ thống thông tin của tổ chức có 3
loại quy tắc sau:
* Quy tắc quản lý: là sự thể hiện trực tiếp mục tiêu và các hạn chế phải chấp
nhận của tổ chức. Nó xác định các hành động phải thực hiện và chi tiết hoá
các quy chế liên quan đến các hành động này.
+ Các quy tắc quản lý có liên quan mật thiết với mức ý niệm mô tả cho
câu hỏi "cái gì?".
+ Quy tắc quản lý có nguồn gốc từ bên trong tổ chức thường thể hiện
mục tiêu, ngược lại có nguồn gốc từ bên ngoài thường thể hiện các hạn chế
phải chấp nhận.
+ Trong quá trình phân tích hiện trạng, phân tích viên phải phát hiện,
thu thập các quy tắc quản lý và phải thông qua ban lãnh đạo của tổ chức.
* Quy tắc tổ chức: gắn liền với mức logic và trả lời cho câu hỏi "ở đâu?, ai?,
khi nào?. Thông thường quy tắc tổ chức là kết quả gián tiếp của các mục tiêu,
nhờ các quy tắc tổ chức mà các mục tiêu được thực hiện một cách tốt nhất.
+ Phân tích viên có thể đề xuất quy tắc mới với tổ chức khi tính đến
vấn đề tối ưu. Tuy nhiên, có thể bị hạn chế bởi tài chính, nhân lực,…
* Quy tắc kỹ thuật: gắn liền với mức vật lý.
+ Thể hiện các giải pháp kỹ thuật thích hợp nhằm đạt được các mục
đích.

+ Trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới, khả năng tác động của
phân tích viên đến quy tắc kỹ thuật là rất lớn.
18


+ Cách thể hiện quy tắc, tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của quy tắc
phân tích viên có thể lựa chọn một trong các cách thể hiện sau:
Cách 1: dùng ngôn ngữ thường dùng. Cách này có tính trực quan lớn, song
còn kém chính xác, thường dùng cho các quy tắc đơn giản.
Cách 2: dùng công thức toán học. Cách này đơn giản, chính xác, tuy nhiên chỉ
áp dụng được với một số quy tắc.
Cách 3: dùng á mã. Là sự kết hợp giữa ngôn ngữ thông thường và ngôn ngữ
lập trình.
+ Cách này sử dụng các cấu trúc của ngôn ngữ lập trình để thể hiện quy
tắc. Điều này giúp biến những quy tắc phức tạp thành đơn giản.
- Liệt kê các công việc
Các công việc đã được miêu tả ở phần công việc
Ở phần này cần hoàn thiện, bổ sung thêm các nội dung sau:
+ Điều kiện khởi động
+ Các kết quả của công việc
+ Các quy tắc liên quan
- Xây dựng từ điển dữ liệu
Từ các phiếu hồ sơ liệt kê tất cả các dữ liệu sau đó tiến hành lập phiếu
dữ liệu cho từng dữ liệu.
1. Lập phiếu hồ sơ: sổ mục kê
2. Lập phiếu hồ sơ: sổ theo dõi biến động đất đai
3. Lập phiếu hồ sơ: sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
4. Lập phiếu công việc: in bản đồ đất (bản đồ chuyên đề)
5. Lập phiếu công việc: in hệ thống giao thông
6. Lập phiếu công việc: in hồ sơ kỹ thuật một thửa đất

7. Lập phiếu công việc: cung cấp các thông tin thuộc tính của thửa đất
8. Lập phiếu dữ liệu của việc in sổ mục kê
9. Lập phiếu dữ liệu của việc in sổ theo dõi bản đồ đất đai
10. Lập phiếu dữ liệu của việc in bản đồ đất đai
11. Lập phiếu dữ liệu của việc in hệ thống giao thông
12. Lập phiếu dữ liệu của việc in hồ sơ kỹ thuật
13. Lập phiếu dữ liệu của việc cung cấp các thông tin thuộc tính của thửa đất
Phiếu dữ liệu gồm các nội dung:
+ Tên dữ liệu
+ Định nghĩa dữ liệu (giúp người sử dụng xác định được giá trị của nó)
19


+ Kiểu dữ liệu (thể hiện tính chất của dữ liệu: dạng số, chữ, hình ảnh)
+ VD về giá trị
+ Định lượng
+ Lĩnh vực sử dụng dữ liệu
Ví dụ: lập phiếu dữ liệu của việc in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đai
STT

Tên dữ liệu Định nghĩa

Kiểu dữ liệu VD

01

Số tờ

Số tờ bản đồ

Character

02

Số thửa

Số thửa trên ––

Định

Lĩnh vực

lượng

sử dụng

10

Độ rộng: 3

Địa chính

35

Độ rộng: 4

––

Nguyễn

Độ

Văn A

30

bản đồ địa
chính
03

Chủ
dụng

sử Tên chủ sử ––
dụng

thửa

rộng: ––

đất
04

Thời hạn sử Thời hạn sử Date
dụng

dụng

31/12/13

––

thửa

đất
05

Diện tích

Giá trị m2, Number
trong SMK

360.5

`Phần chữ ––

(Decimal

số:

10,

Integer)

phần thập
phân: 1

2.2.3. Mô hình hoá hệ thống
2.2.3.1. Tổng quan về mô hình hoá hệ thống
- Định nghĩa: là sự thể hiện hệ thống ở mức ý niệm bằng ngôn ngữ đồ hình.

Trong mô hình hệ thống tập hợp tất cả các thông tin chịu sự tác động bởi một
hệ thống bao gồm các dữ liệu vào/ra, dữ liệu được lưu trữ, xử lý đều được mô
tả cùng với các quy tắc quản lý.
- Vai trò:
+ Nó mô tả hình thức đầu tiên một cách toàn vẹn hệ thống thông tin.
Đây là sản phẩm thiết kế đầu tiên của phân tích viên trong tiến trình xây
dựng.
+ Đây là sự thoả thuận giữa phân tích viên với người sử dụng hệ thống
trong tương lai.

20


+ Có thể coi mô hình hệ thống là sổ điều kiện thức của phân tích viên.
Do vậy dù có bất kỳ sự lựa chọn nào về tổ chức hay kỹ thuật trong
lương lai thì các mục tiêu được thể hiện trong mô hình đều phải được
tôn trọng.
- Mục đích:
+ Mô hình hoá để hiểu: tức là hình thành được một hình ảnh sát thực và
giản lược về các đối tượng được tìm hiểu.
+ Mô hình hoá để trao đổi: khi mô hình hoá nó trở thành ngôn ngữ
chung cho phép trao đổi giữa những người cùng quan tâm.
+ Mô hình hoá để hoàn chỉnh: nhò có sự minh bạch giúp chúng ta nhận
thấy các thiếu sót của hệ thống và các vấn đề không phù hợp của hệ thống →
nhằm hoàn thiện hệ thống tốt hơn.
- Yêu cầu:
Để có mô hình hoá tốt thì phải đạt được các yêu cầu sau:
+ Dễ hiểu
+ Dễ thực hiện
+ Dễ trao đổi

+ Chặt chẽ
+ Sát thực
+ Đầy đủ
- Các thành phần:
+ Thành phần dữ liệu: thành phần này mô tả kiến trúc dữ liệu của hệ
thống được thể hiện ở mô hình dữ liệu.
+ Mô hình dữ liệu mô tả cụ thể các đối tượng:
Các bộ phận dữ liệu ý niệm
Các mối quan hệ giữa các bộ phận dữ liệu này
+ Thành phần xử lý: thành phần này mô tả động thái của hệ thống
thông tin. Nó thể hiện tập hợp các quy tắc điều khiển quá trình tạp lập, xoá,
sửa đổi và xử lý các dữ liệu ý niệm phục vụ cho các mục đích xác định.
- Mức độ mô hình hoá của hệ thống (2 mức)
+ Mức logic: tập trung mô tả bản chất ở hệ thống và mục đích hoạt
động ở hệ thống bỏ qua các yếu tố về tổ chức thực hiện và các biện pháp cài
đặt. Hay mức logic trả lời câu hỏi: là gì? chức năng gì? thông tin gì?. Bỏ qua
các câu hỏi như thế nào?

21


+ Mức vật lý: trả lời các câu hỏi như thế nào? thường quan tâm đến các
mặt như: phương pháp, biện pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian,…
→ Chính vì các mức độ mô hình hoá là khác nhau nên trong quá trình phát
triển hệ thống đều phải trải qua 2 giai đoạn là phân tích và thiết kế hệ thống.
2.2.3.2. Thực thể
* Khái niệm:
Các đối tượng cụ thể của thế giới thực: một thửa đất, chủ sử dụng, …. được
mô hình hoá trở thành một thực thể.
→ Như vậy, thực thể là sự trừu tượng hoá các đối tượng cụ thể của thế giới

thực.
* Ký hiệu:
+ Trong mô hình dữ liệu: thực thể được mô tả bằng hình vẽ
TÊN THỰC THỂ

Ví dụ:

THỬA ĐẤT

+ Trong toán học: thì sử dụng tên của thực thể để thể hiện.
Tên thực thể: phải được viết hoa để phân biệt với các trường hợp cụ thể được
viết bằng chữ thường.
* Thuộc tính của thực thể
Là một tập hợp các giá trị cụ thể của các trường hợp cụ thể của thế giới
thực về một đặc tính nào đó.
Ví dụ: đối với thực thể là thửa đất, các đặc tính của nó sẽ được mô tả cụ
thể gọi là các thuộc tính.
Thực thể: THỬA ĐẤT
Các đặc tính: số thửa 20; chủ sử dụng Nguyễn Văn A
- Ký hiệu:
+ Trong mô hình dữ liệu:
TÊN THỰC THỂ

THUỘC TÍNH 1

THUỘC TÍNH 2

+ Trong mô hình toán học:
TÊN THỰC THỂ (TÊN THUỘC TÍNH 1, TÊN THUỘC TÍNH 2,….)

22


Ví dụ:
+ Trong mô hình dữ liệu
THỬA ĐẤT

Số tờ bản đồ
Số thửa
Chủ sử dụng
Diện tích

+ Trong mô hình toán học:
THỬA ĐẤT (số tờ bản đồ, số thửa,…)
- Phân loại các thuộc tính của thực thể
+ Thuộc tính nhận dạng: <thuộc tính khoá>: là thuộc tính khi biết một
giá trị cụ thể của nó thì ta sẽ xác định được đối tượng cụ thể của thực thể.
Ví dụ: thực thể: CÁN BỘ, thì thuộc tính SỐ CMTND là thuộc tính
nhận dạng. Trong mô hình thì thuộc tính nhận dạng sẽ được gạch chân.
`

THỬA ĐẤT

CÁN BỘ

SỐ THỬA

SỐ CMND

SỐ TỜ

TRÌNH ĐỘ

DIỆN TÍCH

HỌ TÊN CÁN BỘ

+ Thuộc tính sơ cấp: là thuộc tính có duy nhất một giá trị đối với mỗi
trường hợp cụ thể. Ngược lại là thuộc tính lặp (tức là có nhiều hơn 1 giá trị
đối với trường hợp cụ thể).
Đối với thuộc tính lặp thì phải ghi số lần lặp sau thuộc tính.
Ví dụ: Thuộc tính sơ cấp: SỐ CMND; SỐ THỬA; HỌ TÊN CÁN BỘ,…
Thuộc tính lặp: HỌ VÀ TÊN CON (3)
→ Vậy thuộc tính nhận dạng → phải là thuộc tính sơ cấp.
+ Thuộc tính tổng hợp: là thuộc tính tổng hợp từ các thuộc tính sơ cấp
thành phần.
23


Ví dụ: trong mô hình dữ liệu địa chính cấp xã. MÃ THỬA là thuộc tính
tổng hợp, từ các thuộc tính SỐ TỜ và SỐ THỬA.
THỬA ĐẤT

MÃ THỬA

SỐ TỜ

SỐ THỬA

2.2.2.3. Kết hợp

* Khái niệm
Kết hợp là một khái niệm trừu tượng dùng để đại diện quản lý các mối
quan hệ cụ thể giữa các đối tượng.
+ Trong mô hình dữ liệu: kết hợp thể hiện mối liên kết giữa các thực
thể.
Ví dụ:
THỰC THỂ A

KẾT
HỢP

THỰC THỂ B

THỬA ĐẤT

SỬ
DỤNG

CHỦ SỬ DỤNG

SINH VIÊN

ĐÀO
TẠO

MÔN HỌC

+ Trong mô hình toán học:
R (A1, A2, A3,…., An)
Trong đó: R- tên kết hợp

A1, A2, A3,…., An - thực thể tham gia kết hợp
* Số thực thể tham gia vào kết hợp gọi là số chiều của kết hợp.
- Nếu n ≥ 3 → kết hợp nhiều chiều, phức tạp và ít gặp trong mô hình dữ liệu
- n = 2 → là kết hợp nhị nguyên → thường gặp trong mô hình dữ liệu
- n = 1 → là kết hợp đặc biệt 1 chiều. Rất ít gặp trong mô hình dữ liệu. Thông
thường nếu có thì thường được loại bỏ bằng cách bổ sung thêm thuộc tính vào
thực thể.
24


Ví dụ: kết hợp HÔN NHÂN - là kết hợp một chiều.
+ Thuộc tính của kết hợp
Kết hợp có thể có thuộc tính của mình tương tự như thực thể. Tuy nhiên, đối
với thực thể thuộc tính là nơi để lưu trữ các thông tin của đối tượng, còn với
kết hợp thông tin chính nằm ở các quan hệ cụ thể, còn thuộc tính chỉ chứa các
thông tin phụ. Vì vậy nhiều trường hợp kết hợp không có thuộc tính.
Ví dụ:
NGƯỜI

HÔN NHÂN

SỐ CMTND

SỐ GCN

thuộc tính của
kết hợp

thuộc tính của
thực thể

HỌ TÊN

+ Bản số
Bản số của một thực thể trong kết hợp là cặp số (i, j).
Trong đó:
i: là số lần bé nhất mà một trường hợp cụ thể của thực thể tham
gia vào mối quan hệ kết hợp.
j: là số lần lớn nhất mà một trường hợp cụ thể của thực thể tham
gia vào mối quan hệ kết hợp.
Nếu j rất lớn, không xác định được (j→+∞) ta viết là: N(j=N).
Bản số thì được ghi trong mô hình dữ liệu.
Ví dụ:
(0, 1)

NGƯỜI

THỬA ĐẤT

(0, N)

HÔN NHÂN

HÔN NHÂN

SỐ THỬA

(0, N)

CHỦ SỬ DỤNG
SỐ CMTND

DIỆN TÍCH

TÊN

25