Luận văn hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng hà nội

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển phải có những phơng án sản xuất và chiến lợc kinh doanh có hiệu quả.
Để làm đợc điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Do đó
việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu đợc coi là
nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác
nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lợng các chi tiết, bộ phận và
nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lợng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhngc thời điểm khác nhau thờng xuyên
thay đổi.
Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất
diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm.
Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính
xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để từ
đó có thể đa ra phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Nội dung của quá
trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lợc,
đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh
của mình.
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,
sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất đợc chú trọng, và là một bộ phận không thể
thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.
Với nguồn vốn do ngân sách nhà nớc cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế
nên việc hoạch định chiến lợc hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan
trọng và cần thiết.
Bởi vì chiến lợc hoạt động tối u là chiến lợc làm cho tổng chi phí nhỏ
nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
Do vậy, hoạch định tốt chiến lợc sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc
nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách

tối u nhất.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy đợc tầm quan
1


trọng của công tác hoạch định chiến lợc, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội".. Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của
nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, đợc chia làm 3 phần:
Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội .
Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.
Những giải pháp chiến lợc trong thời gian tới.
Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận đợc sự giúp đỡ thờng xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đờng và của các cô chú trong phòng
kế toán cũng nh các phòng nghiệp vụ khác.
Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này
không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận đợc sự giúp đỡ của thầy
Đờng cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm
phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.

Phần I
Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định
nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
I. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL)

1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
1.1. Khái niệm

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động chủ yếu và đợc thể hiện dới dạng vật hoá.
1.2. Đặc điểm
Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và
SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tợng lao động và là
cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

2


mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu
để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất.
Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo
ra.
2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.
2.1. ý nghĩa
Nh ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL thờng chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm.
Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lu động quay nhanh
hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công
đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử
dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lu động của
doanh nghiệp.
Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL
là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình
sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn ngừa
hiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của quá
trình sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh chiến lợc NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ
là những bớc đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của
doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng không thể tiến

hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL
dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhng lại có vai trò rất lớn
để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy nếu doanh
nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá ít sẽ
làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu
quả tiếp theo.
Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp,
thờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hởng rất quan trọng đến việc
hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của
nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhng cũng
3


cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và
kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến
thiệt hại cuối cùng của họ.
2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:
a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các
phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật t,
tránh h hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.
c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự
toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng
thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản

ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình
thờng không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời
hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp hài hoà
công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập xuất - tồn.
Bảng số 1: Lịch trình sản xuất
Tuần
Số lợng

1

2

3

4
200

5

6

7

8
300

Để có thể hoạch định đợc chiến lợc NVL trong doanh nghiệp, ta phải
hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.

3. Phân loại - đánh giá NVL
3.1. Phân loại NVL
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý
hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.

4


Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu
quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội
dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng đợc phân chia thành các loại
khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm
mới.
VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây
dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính nh: bàn
đạp, khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây
dựng cơ bản.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở
vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nh: làm tăng chất lợng NVL
chính, tăng chất lợng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ
sản xuất.
VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất
+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất,
kinh doanh nh: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi
+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa nh: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc,

thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết
máy móc thiết bị.
VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng trong
xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp nh: công cụ, khí cụ và
vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió,
chiếu sáng, toả nhiệt ).
+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình
thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác cha đề cập đến trong các loại kể trên.
Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể
và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một
5


cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.
Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL.
Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã số
cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số

6


Số điểm danh NVL
Loại: NVL chính
Ký hiệu: 1521
Ký hiệu
Nhóm
Danh điểm NVL

1
2
1521-01 1521-01-01
1521-01-02
..
.
1521-02-01

1521-02-99
..

1521-99 1521-99-01
1521-99-99

Tên, nhãn hiệu, quy
cách NVL
3
Thép tròn 6 60 m/m

Đơn vị Đơn giá Ghi
tính
hạch toán chú
4
5
6
Kg
60.000

.

..



.

.
.

.



.

.

..

..

.

Các chữ số dùng để chỉ loại NVL thờng sử dụng là số hiệu của TK
cấp 1 hoặc cấp 2 dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhóm
NVL là số thứ tự liên tục.
+ Nếu dới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)
+ Nếu dới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy
cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.

+ Nếu dới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)
Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ
một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất
hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong
việc đa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lợc ở đơn vị.
3.2. Đánh giá NVL
Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế
toán. Trong phạm vi chuyên đề này ngời viết chỉ đánh giá NVL một cách
tổng quát.
- Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo
những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công
khai, thận trọng )
7


a. Đánh giá NVL theo giá thực tế
* Giá thực tế NVL nhập kho:
- Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
- Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
+ Với NVL mua ngoài
+ Với NVL tự sản xuất
+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh.
+ Với phế liệu
+ Với NVL đợc tặng, thởng.
* Giá thực tế NVL xuất kho
Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.
Giá thực tế
Giá thực tế
Giá thực tế

Giá thực tế
NVL tồn + NVL nhập
NVL xuất
NVL
tồn
=
+
đầu kỳ
trong kỳ
trong kỳ
cuối kỳ
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
- Cả kỳ dự trữ
- Cuối kỳ trớc
- Sau mỗi lần nhập
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (Fifo)
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (Lifo)
* Phơng pháp trực tiếp
b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán
Giá hạch toán vật
Số lợng vật t
=
x
t nhập (xuất)
nhập (xuất)

Đơn giá
hạch toán

Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức

ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá thành
NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lợng, chủng loại, giá cũ, thời
hạn nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
áp dụng đúng các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ
kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phơng pháp
quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL.
Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụng
8


trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nớc quy
định.
A. Phơng pháp MRP
1. Khái niệm
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác
nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lợng chi tiết, bộ phận và
NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lợng nguyên vật liệu
cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thờng xuyên thay đổi. Vì vậy,
tổng số danh mục các loại vật t, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh
nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thờng xuyên.
Quản lý tốt nguồn vật t, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi
phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác nhu cầu
nguyên liệu, đúng khối lợng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự
trữ lợng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhng lại là một vấn đề không đơn
giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho mức dự trữ ổn
định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với nhau giữa nguyên
vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng
sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách quản lý này thờng làm tăng

chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh
doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp những
loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu ngời ta đa ra
phơng pháp hoạch định nhu cầu NVL. Hoạch định nhu cầu NVL là một nội
dung cơ bản của quản trị sản xuất, đợc xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ
thuật máy tính đợc phát hiện và đa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những
năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lợng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết
bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhng khi cần sản xuất là có
ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với
từng loại vật t, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu. Ngời ra sử dụng kỹ
thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự
trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào
hoạt động quản lý sản xuất, phơng pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp
thực hiện đợc công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi
9


các loại vật t, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn,
giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thờng
xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lợng và thời điểm cần đáp ứng. Phơng
pháp hoạch định nhu cầu vật t tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng
đợc hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh
nghiệp.
Lúc đầu nó đợc gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định
lợng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhng ngày nay nó đợc
mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định
nhu cầu các nguồn lực (MRP II).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên
việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ

thuộc.
Nó đợc thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận đợc hàng?
Kết quả thu đợc là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật
liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời
điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thờng xuyên đợc cập nhật những dữ
liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và sự biến động của môi trờng bên ngoài.
2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process Hệ thống
hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)
Sự phát triển và đa vào ứng dụng rộng rãi phơng pháp hoạch định các
nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực
tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm
đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực đặt ra
là:
- Giảm thiểu lợng dự trữ nguyên vật liệu.
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức
10


dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho
sản xuất.
- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với
nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc
giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ
Quá
Đầu
ra
nhu cầu vậtĐầu
t tại vào
mọi thời điểm khi cần
và trình
là phơng tiện để phân bổ thời
gian
xử lý
sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc
khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật
Đơn hàng
Lịch
Những
thờng xuyên
cáctrình
dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu quả, cần
thực thay
xuất
đổi
Dự báohiện nhữngsản
yêu cầu sau:
- Có đủ hệ thống máy tính và chơng trình phần mềm để tính toán và lu
Lịch đặt hàng
trữ thông tin.
theo kế hoạch

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng
máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong: Xoá bỏ đơn
hàng
+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
Hồhoá
sơ dự trữ nguyên vậtCh
liệu
Thiết kế sự
Hồ+sơ
ơng trình
Báo cáo nhu
thay đổi
đơn
NVL
máy
tính
MRP
cầu
NVL hàng
- Đảm bảo đầy đủ và lu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
ngày
B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
Báo cáo về kế
1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu
hoạch
hiện bằng sơ đồ sau:
Báo cáo đơn

hàng thực hiện

Tiếp nhận
Rút ra

Hồ sơ NVL
dự trữ

Các nghiệp vụ
dự trữ

11


1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu
vào chủ yếu nh:
- Số lợng, nhu cầu sản phẩm dự báo
- Số lợng đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận
- Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công
- Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
Những thông tín này đợc thu nhập, phân loại và xử lý bằng chơng trình
máy tính. Chúng đợc thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
- Lịch trình sản xuất
- Bảng danh mục nguyên vật liệu.
12

- Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian
phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lợng cần thiết đợc lấy ra từ những
ngời khác nhau. Nh đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời gian thờng
lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian
để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng.
Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn
đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất
ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản
xuất trong khoảng 8 tuần.
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm ngời ta thờng thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thờng dùng 3 loại
hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sản
phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular
bills)
- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lợng công việc trong
xây dựng lịch trình sản xuất, ngời ta phác hoạ một sản phẩm điển hình. Đây
là sản phẩm không có thật nhng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những
loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này. Lập
hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm đợc thời gian, công
sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trờng hợp, ngời ta còn lập hoá
đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết này chỉ cần thiết trong
từng trờng hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ
không phải sản phẩm nào cũng có.
Vì vậy loại chi tiết đợc ký hiệu và quản lý riêng biệt, thờng không dự
trữ chúng.
Hồ sơ dự trữ cho biết lợng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có. Nó
dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ

phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơn
hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác nh ngời cung ứng, độ dài
thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự NVL, bộ phận cần
phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể
chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong
13


MRP.
Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời đợc các vấn
đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?
- Số lợng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này đợc thể hiện trong các văn bản, tài liệu nh lệnh
phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ.
Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ
bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những
báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng
loại NVL, linh kiện.
- Đơn hàng phát đi
- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả
thực hiện trong quá trình sản xuất.
- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.
- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lợng chậm đơn hàng
hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,
sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần
thiết. Trong những giai đoạn khác nhau.
Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ
phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
MRP tính số lợng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại
sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng
hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt
hàng, lợng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này đợc phân tích
trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm đợc đa vào phân xởng cho tới
khi rời phân xởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xởng một sản
14


phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ
phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trớc một thời hạn nhất định.
Quá trình xác định MRP đợc tiến hành theo các bớc sau:
Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Nh trên đã đề cập, phơng pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đợc tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu
cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận
khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập đợc xác định thông
qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lợng của công tác dự báo kể cả dài
hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận,
chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm
cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản
xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của

sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của
sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tơng ứng với từng chi tiết,
bộ phận cấu thành sảm phẩm. Chúng đợc biểu hiện dới dạng cấp bậc từ trên
xuống dới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm. Sử dụng kết cấu hình
cây có những đặc điểm sau:
- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm
phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại
chuyển sang một cấp.
- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đờng liên hệ giữa 2 bộ
phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và
bộ phận dới là bộ phận thành phần. Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng thời
gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm ) và hệ số nhân. Số lợng các loại chi tiết và
mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm. Sản
phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữa
chúng càng lớn. Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại NVL,
cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ cấu
trúc thiết kế sản phẩm.
Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh đợc số l15


ợng các chi tiết và thời gian thực hiện.
Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh đợc ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây. Sau đó là
những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1. Sau
đó mỗi bộ phận này lại đợc cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này
đợc biểu diễn ở bậc cấp 2. Cứ nh vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản
phẩm.
Cấp 0

X

Cấp 1

B(2)

Cấp 2

E(4)

C(2)

D(3)

G(2)

F(2)

Khi phân tích có thể gặp trờng hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở
H(4) Trong
I(5)trờng hợp nh vậy ta áp dụng
nhiều cấp Cấp
trong3 kết cấu của sản phẩm.
nguyên tắc học cấp thấp nhất.
Y

A

G

B

E

E

C

D

G

E

E

F

16
E


Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó đợc chuyển về cấp
thấp nhấy. Nhờ đó tiết kiệm đợc thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính
toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và
xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải
với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội đợc phân cấp nh sau :

Cấp
Cấp 0

Cấp1

Cánh cửa thép

Khung cửa

Thanh nan cửa

Thanh nan tròn

Cấp2
Cây khung 1
Cấp3

Thanh nan dẹt

Tấm đan cửa

Mặt trớc

Mặt sau

Cây khung 2

Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều
Khớpphơng
nối án vật Khớp
nối
t, sản

1,3
2,4 xuất. Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đã
thực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, có
thể tiết kiệm chi phí một cách tối đa. Cụ thể đợc phản ánh ở ví dụ trong phần
II của bản chuyên đề..
2.2. Bớc 2. Tính tổng nhu cầu
17


Tổng nhu cầu chính là tổng số lợng dự kiến đối với một loại chi tiết
hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc lợng
sẽ tiếp nhận đợc. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất. Đối
với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu đợc tính trực tiếp số lợng phát đơn
hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trớc nó.
Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành
nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lợng đặt hàng
theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trớc nó nhân với hệ số nhân nếu
có.
2.3. Bớc 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lợng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung
trong từng giai đoạn. Đại lợng này đợc tính nh sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
Trong trờng hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kế
hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó. Nhng để
đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.
Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời
kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lợng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để
thoả mãn nhu cầu của sản xuất Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạn
trớc cộng với số lợng sẽ tiếp nhận.
Lợng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đa vào sản xuất nhng cha hoàn thành hoặc là số lợng đặt hàng mong đợi sẽ nhận đợc tại điểm bắt đầu

của mỗi giai đoạn.
Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lợng dự kiến kế hoạch đặt
hàng trong từng giai đoạn. Lệnh đề nghị phản ánh số lợng cần cung cấp hay
sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực. Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đối
với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng đợc sản xuất tại
doanh nghiệp. Khối lợng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị đợc xác
định trong đơn hàng kế hoạch. Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo
lô hoặc theo kích cỡ.
Đặt hàng theo lô là số lợng hàng đặt bằng với nhu cầu thực. Đặt hàng
theo kích cỡ là số lợng hàng đặt có thể vợt nhu cầu thực bằng cách nhân với
1 lợng cụ thể hoặc bằng đúng lợng yêu cầu trong thời điểm đó. Bất kỳ lợng
vợt nào đều đợc bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo.
18


2.4. Bớc 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ
đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất. Đó là thời gian
phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.
Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng
sẽ phải tính ngợc lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết,
bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất đợc tính bằng cách lấy
thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ
để cung cấp đúng lợng hàng yêu cầu. Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết để
cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:
Chi tiết
X B C D E F G H
I
Tuần
1 3 2 3

2 4 2 1
1
Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:
Tuần 1

Tuần 2

Tuần 3

Tuần 4

Tuần 5

Tuần 6

Tuần 7

Tuần 8

Mua H
Mua I

Sản xuất D
Mua E
Mua G

Lắp ráp X
Lắp ráp C

Sản xuất F

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện đợc thể hiện
trong biểu kế hoạch có dạng:

19


Tuần
1
Hạng mục
Tổng nhu cầu
Lợng tiếp nhận theo tiến
độ
Dự trữ sẵn có
Nhu cầu thực
Lợng tiếp nhận đơn đặt
hàng theo kế hoạch
Lợng đơn hàng phát ra
theo kế hoạch

2

3

4

5

6

7

8

C. Phơng pháp xác định kích cỡ lô hàng.
Đối với nhu cầu độc lập thờng áp dụng phơng pháp EOQ để xác định
kích cỡ lô hàng cần mua. Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì
vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lợng và thời
gian cần thiết của chủng loại, số lợng và thời gian cần thiết của chúng. Trong
MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách
xác định cỡ lô hàng đợc áp dụng.
Thực tế cho thấy không có một cách nào có u điểm nổi trội hơn tất cả
các cách khác, vì vậy tuỳ từng trờng hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệu
chọn cho mình một chính sách hợp lý. Một số cách chủ yếu thờng đợc sử
dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua theo phơng
pháp cân đối giai đoạn bộ phận. Việc lựa chọn phơng pháp xác định cỡ lô
phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi tiết, bộ phận mối
quan hệ tơng hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lu kho, số loại NVL.
1. Mua theo lô
Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô. Theo phơng
pháp này là cần bằng nào mua bằng nấy, đúng thời điểm cần, số lợng mua,
đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lợng cần thiết đảm bảo
cung cấp đủ số lợng NVL hoặc chi tiết, bộ phận. Có thể minh hoạ cụ thể qua
ví dụ ở phần trên.
Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thờng
xuyên, lợng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lu kho.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm
20


hoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần

quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không
thích hợp với những phơng tiên chuyên chở đã đợc tiêu chuẩn hoá.
2. Phơng pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.
Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép
nguyên vật liệu dự trữ, ngời ta có thể dùng phơng pháp ghép nhóm các nhu
cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thành
một chu kỳ đặt hàng.
Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu
thực hiện của 2 tuần liên tiếp.
Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu
tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng. Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản,
nhng lại khó khăn là đối tợng của đơn hàng rất khác biệt nhau. Bởi vậy, để có
cỡ lô hợp lý hơn, ngời ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai đoạn
không cố định theo phơng pháp thử đúng sai

21


3. Phơng pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
Thực chất cũng là phơng pháp ghép lô, nhng với chu kỳ không cố định
các giai đoạn. Các lô đợc ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự
trữ đạt tới mức thấp nhất có thể đợc. Đây là chính sách cơ lô nếu trong đó lợng đặt hàng và chi phí lu kho. Phơng pháp này không cho phép xác định cỡ
lô tối u nhng lại là phơng pháp có chi phí thấp, do đó nó là cách tiếp cận đợc
sử dụng phổ biến. Phơng pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và
chi phí lu kho. Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về NVL hoặc chi tiết, bộ
phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất
với chi phí lu kho thành một đơn hàng.
Về mặt kinh tế, cỡ lô tối u đợc tính theo công thức sau:

EPP

=

Chi phí đặt hàng
Chi phí lu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm đợc sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng
dồn sẽ đợc lựa chọn khi tổng lợng nhu cầu gần nhất với cỡ tối u vừa tính đợc
phơng pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn
quan tâm đảm bảo giảm thiểu đợc chi phí dự trữ. Nó cũng làm khoảng cách
chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng. Tuy nhiên cũng cần nhắc
lại là nó không phải là giải pháp tối u.
4. Phơng pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ
Trong một số trờng hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh
điển là lợng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ). Phơng pháp này cho chi phí tối
u nếu nh NVL tơng đối đồng nhất. Tuy nhiên, trong những trờng hợp nhu cầu
phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch
nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi.
Đây là phơng pháp có nhiều nhợc điểm không đợc áp dụng trong quá
trình hoạt động của xí nghiệp.
D. Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổi
của môi trờng
1. Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trờng
Phơng pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ động
trong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhu

22


cầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất. Để lập MRP cần nhiều thông tin

từ môi trờng bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp. Hơn nữa MRP chỉ phát huy
tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hình
thực tế của môi trờng kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Bất
kỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác. Vì vậy, nó đòi hỏi
phải thờng xuyên cập nhật thông tin.
Những thay đổi chủ yếu của môi trờng dẫn đến thay đổi khả năng ứng
dụng thực tế của MRP gồm:
- Nhu cầu thờng xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tơng lai
phải đợc điều chỉnh và cập nhật.
- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thờng xuyên đợc bổ sung
hoặc xóa bỏ.
- Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầu
ngày càng cao về chất lợng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sử
dụng và lợng dự trữ.
- Những trục trặc trong hệ thống sản xuất nh h hỏng máy móc, thiết bị,
thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi kế hoạch
nhu cầu NVL.
- Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanh
chóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máy
tính và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn cao.
Do đó, hệ thống MRP phải đợc cập nhật với những thông tin mới,
đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tơng đối cho các hoạt động sản
xuất trong môi trờng luôn biến động.
2. Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi của môi
trờng.
Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRP
không bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồm
có phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật.
3. Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân.
Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.

Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãn
nhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lợng và thời gian cung
cấp. Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡ
23


các hợp đồng cung cấp sảm phẩm. Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộ
phận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biện
pháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môi trờng. Ngời ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộ phận và
tình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiện những bộ
phận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trớc và có
những biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ thống MRP
luôn hoạt động tốt.
4. Hạch toán theo chu kỳ
Đó là việc tính toán lợng dự trc sẵn có trong những khoảng thời gian
thờng kỳ để thấy đợc lợng dự trữ trong MRP. Hạch toán theo chu kỳ đảm bảo
rằng dự trữ sẵn có tơng ứng với lợng dự trữ ghi trong MRP. Nhờ có hạch toán
chu kỳ, các bộ phận đợc hạch toán bao gồm việc loại trừ phể phẩm tại mỗi
giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thờng kỳ, các bộ phận đợc hạch
toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản
trên cơ sở thờng kỳ. Do đó MRP đợc cập nhật hàng tuần hàng ngày, phản ánh
đợc những tính toán dự trữ thực tế. Thông tin cập nhật cho biết đợc sự thiếu
hụt hoặc d thừa của từng loại bộ phận, nhờ đó điều chỉnh đợc kế hoạch tiến
độ sản xuất cho thích hợp. Nhờ việc tính toán và nắm chính xác hồ sơ dự trữ
trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảo thực hiện đúng tiến độ sản xuất,
phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả hơn máy móc thiết bị và lao
động.
5. Cập nhật thông tin.
Khi có những công việc mới thì MRP phải đợc đổi mới. Sự thay đổi
xảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm. Khi có

sự thay đổi về thiết kế sảm phẩm.
Có hai cách tiếp cận là cập nhật thờng kỳ (hệ thóng tái tạo) và cập nhật
liên tục. Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin.
Cập nhật thờng kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt. Phơng
pháp cập nhật thờng kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộ
MRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng. Nó thu thập và xử lý tất cả
những thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thờng xuyên đổi mới hệ
thống. Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế hoạch
đã lập trực tiếp bị ảnh hởng bởi những thay đổi về thông tin. Phơng pháp này

24


chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ thống
hoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác đợc cho là thứ yếu.
Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác động và tính
phổ biến của chúng. Kế hoạch sản xuất cơ sở đợc thay đổi để phù hợp với
những thay đổi đang xảy ra. Khi có một thay đổi xảy ra, nó đợc thông báo và
sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống. Hệ thống tái tạo rất phù hợp với những
doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tơng đối ổn định, còn hệ thống đổi mới
liên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất thay đổi thờng xuyên.
Nhợc điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậu nhng
chi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trong cùng
một thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian để thay đổi
hệ thống.
Nhợc điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rất nhiều
những thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống. Ưu điểm chủ yếu
là liên tục có đợc những thông tin để thay đổi hệ thống.
6. Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ

Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định không
có sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu. Sự ổn định của hệ thống MRP thu đợc nhờ có khoảng thời gian bảo vệ.
Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuần
không có sự thay đổi. Đây có thể coi nh những hàng rào chắn về mặt thời
gian để đảm bảo sản xuất ổn định. Sau khoảng thời gian đó mới cho phép có
sự thay đổi trong hệ thống MRP. Trong khoảng thời gian này, khi có sự thay
đổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạch
sản xuất không thay đổi.
Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu NVL
trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việc
hoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từng
doanh nghiệp.
Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lợng sảm phẩm, mức độ sản xuất,
khả năng cung ứng mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thực hiện
những chiến lợc hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tính đồng bộ
nhất.
Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể
25