Luận văn hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp ô tô v75

Mục lục
Mục lục................................................................................................................1
Lời mở đầu..........................................................................................................4
Chơng I..................................................................................................................5
Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
trong doanh nghiệp dịch vụ..................................................................5
vận tải đờng bộ...............................................................................................5
I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ....................................................................................................................5
1.Một số khái niệm...................................................................................................5
1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ...........................................................................5
1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp................................................................7
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó đến
kế hoạch ngân sách...................................................................................................7
3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và
mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong
doanh nghiệp............................................................................................................8
3.1. Qui trình...................................................................................................8
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp......13
4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.14
II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng
bộ.........................................................................................................................15
1. Vị trí và yêu cầu.................................................................................................15
1.1. Vị trí.......................................................................................................15
1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh
nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ..............................................................................16
2. Phơng pháp xây dựng.........................................................................................17
2.1. Phơng pháp từ dới lên............................................................................17
2.2. Phơng pháp từ trên xuống......................................................................18
2.3. Phơng pháp qua lại.................................................................................18
3. Qui trình xây dựng.............................................................................................19
3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu)......................................20

3.1.1. Nội dung...................................................................................20
3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ...........20

1


3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình................25
3.2. Ngân sách chi phí lao động...................................................................25
3.3. Các ngân sách khác và phơng pháp dự toán.........................................26
3.3.1. Phơng pháp dự toán.................................................................26
3.3.2. Các ngân sách khác..................................................................27
3.4 Dự báo các ngân sách tài chính..............................................................29
3.4.1. Các khái niệm...........................................................................29
3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo......................................................32
4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách.......................................................................33
Chơng II..............................................................................................................33
Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí
nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao..........................................................33
I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75.....................................33
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp............................................................................33
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................34
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.................................................35
1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất....................................................................37
2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75.......................................38
II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75............39
1. Phơng pháp xây dựng.........................................................................................39
2.Qui trình xây dựng..............................................................................................40
2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu)...........................42
2.1.1. Dự toán doanh thu....................................................................42
Các loại doanh thu đợc phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích

và hoạt động kinh doanh. Sau đó đợc phân chia theo đối tợng khách hàng.........42
2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ................................................46
2.2. Ngân sách chi phí lao động...................................................................48
2.3. Ngân sách khác......................................................................................48
2.4. Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính...............................................49
3. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách.......................................................................50
II. Kế hoạch ngân sách năm 2005....................................................................51
III. Nguyên nhân của những tồn tại.................................................................56
1. Nguyên nhân chủ quan......................................................................................56
1.1. V75 cha thực sự thấy hết đợc tầm quan trọng của công tác xây dựng
ngân sách................................................................................................................56
2


1.2. Các phơng tiện kĩ thuật và phơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn
thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập...........................................................58
1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng................................58
1.4. Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân
sách.........................................................................................................................59
2. Nguyên nhân khách quan...................................................................................59
2.1. Chính sách của nhà nớc về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập 59
2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nớc và xí nghiệp còn cha sâu sát.
.................................................................................................................................60
Chơng III.............................................................................................................61
Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát
thực hiện kế hoạch ngân sách tại....................................................61
Xí nghiệp ôtô V75...........................................................................................61
I. Mục tiêu và định hớng hoàn thiện................................................................61
1. Mục tiêu..............................................................................................................61
2. Định hớng hoàn thiện.........................................................................................61

II. Giải pháp hoàn thiện....................................................................................62
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách.......................................................62
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật.......................................................................62
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức.......................................................................63
1.3. Giải pháp về mặt năng lực.....................................................................64
2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách.............................................64
III. Kiến nghị......................................................................................................70
1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích.............70
2. Về phía Bộ Ngoại Giao......................................................................................71
Kết luận.............................................................................................................71
Phụ lục...............................................................................................................72
Danh mục tài liệu tham khảo..............................................................74

3


Lời mở đầu
Cùng với sự phát triển của đất nớc, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày
càng trởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trơng đúng đắn của nhà
nớc và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các
doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hớng đúng đắn cho riêng mình
là một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện
những định hớng ấy.
Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch
ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và
thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch
ngân sách góp phần định hớng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của
doanh nghiệp đợc lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn.
Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, V75 cũng nh nhiều
doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy

nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình
thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí đợc làm một cách sơ sài. Riêng phần báo
cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lu
chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ
đợc tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thờng đợc gắn với việc đánh giá kết
quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, ngời lập kế hoạch ngân sách mới
chỉ dừng lại ở việc đa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm.
Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng cha có sự tham gia một cách tích cực của
mọi ngời một phần vì họ cha thấy đợc ích lợi và tầm quan trọng của nó.
Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện công
tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao.
Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn
đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại
Xí nghiệp ôtô V75.
Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu
hỏi nh:
- Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay nh thế nào?
- Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch
ngân sách tại Xí nghiệp?
Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chơng:
Chơng I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh
nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.

4


Chơng II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp
ôtô V75.
Chơng III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân
sách tại Xí nghiệp ôtô V75.

Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất ít
tài liệu nghiên cứu đi trớc, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế
hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của ngời quản lí cao hơn với kết
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Do còn cha có nhiều kinh nghiệm cũng nh hạn chế về trình độ, nên bài viết
không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận đợc những ý kiến đóng góp để
bài viết hoàn thiện hơn.
Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S
Vũ Cơng- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trờng Đại học Kinh tế Quốc
dân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng
nh các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình
thực hiện chuyên đề này.

Chơng I
Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân
sách trong doanh nghiệp dịch vụ
vận tải đờng bộ
I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ
1.Một số khái niệm
1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ
Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc
dịch vụ làm phơng tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn
cha đợc định nghĩa một cách thống nhất, mà thờng đợc hiểu là những hoạt động
hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa.
Theo giáo trình: Kế toán cho các ngành dịch vụ định nghĩa: Kinh doanh
dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời
sống cho dân c cũng nh những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.
5

Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách Lựa chọn bớc đi và giải
pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ thơng mại - NXB Lí luận chính trị
2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con ngời đợc kết thành các loại sản
phẩm vô hình và không thể cầm nắm đợc.
Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:
bu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ t
vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc,
giặt là
Căn cứ vào tính chất của dịch vụ ngời ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:
+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bu điện, may đo,
sửa chữa
+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hớng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.
Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt
động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngợc lại dịch vụ chính là hoạt
động mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Trong ngành dịch vụ, vận tải đờng bộ là một bộ phận không thể tách rời.
Dịch vụ vận tải đờng bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất
sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình nh dịch vụ vận tải
đờng thuỷ, đờng hàng không, đờng sắt
Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu
là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác.
Dịch vụ vận tải đờng bộ theo phân loại của WTO bao gồm:
+ Vận tải hành khách
+ Vận tải hàng hóa
+ Cho thuê xe cùng ngời lái
+ Bảo dỡng sửa chữa thiết bị vận tải
+ Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có t cách pháp

nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ trên thị trờng nhằm làm tăng
giá trị của chủ sở hữu.
Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ, hoạt động dịch vụ là
hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp.
1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp.
Khi nói đến ngân sách ngời ta thờng nghĩ đến những khoản tiền, và thờng
nghĩ đến ngân sách nhà nớc. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ đợc
gắn với ngân sách nhà nớc cấp hay quản lí ngân sách của nhà nớc tại các doanh
6


nghiệp. Nhng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và đợc sử
dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tơng lai,
không chỉ của nhà nớc mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của
gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản đợc định nghĩa là:
Theo Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited NXB Trẻ
2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính đợc chuẩn bị trớc 1
khoảng thời gian cụ thể thờng là một năm.
Còn theo Giáo trình kế hoạch kinh doanh : ngân sách là kế hoạch đợc
mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và đợc hoạch định trong một thời gian nhất
định nhằm giúp doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đề ra
Ngời ta thờng nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự
kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty đợc kì vọng
sẽ đạt đợc và tổng chi tiêu đợc phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm
những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng
nh ớc lợng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lu chuyển tiền tệ).
Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt
quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch
vụ đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả
thi.

Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. ở tầm vĩ mô ngân sách
đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn đợc xem xét rất thận trọng trong các
kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là
nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực
hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất
đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tơng lai của doanh nghiệp.
Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đờng đã lựa chọn của
mình.
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó
đến kế hoạch ngân sách.
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ quản lí quá trình hoạt động kinh
doanh theo nhiều khâu khác nhau nh: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá
hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình
hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với
những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các
doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ.
Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh

7


nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt
động.
Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải đợc thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng
ngày, từng giờ. Ngời điều hành phơng tiện và phơng tiện chủ yếu hoạt động ở
bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế
hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ đợc lập thành nhiều kì điều hành
trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lơng cần
phải đợc thiết lập theo hớng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của
các lái xe.

Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản
phẩm là tấn, km vận tải hoặc ngời, km vận chuyển hàng hoá, sản lợng bảo dỡng
sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều
quan trọng là phải xác định đợc, không phải là sản lợng bán hàng mà là sản lợng
vận tải và sản lợng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất
khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đờng bộ là quá trình sản xuất
và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ
sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì
khác.
Nh vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có những đặc điểm rất riêng
chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có
một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải đợc xem xét một cách thật
thận trọng.

3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng
bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác
trong doanh nghiệp.
3.1. Qui trình
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ cũng nh các doanh nghiệp khác luôn
luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một
việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần đợc thiết lập
có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm đợc việc này doanh nghiệp nên
theo một qui trình chặt chẽ:

8


Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.
Chuẩn bị

Soạn thảo

Kiểm soát

- Xác định
mục tiêu
chung của
công ty
- Chuẩn hoá
ngân sách
- Đánh giá hệ
thống

- Thu thập
thông tin,
chuẩn bị dự
toán ngân
sách đầu tiên
- Kiểm tra
các con số dự
toán bằng
cách chất vấn
và phân tích
- Lập dự toán
tiền mặt để
theo dõi dòng
tiền mặt từ
BCĐKT và
BClãi lỗ

- Xem lại qui
trình hoạch
định ngân
sáchvà chuẩn
bị ngân sách
tổng thể

- Phân tích
sự khác biệt
giữa thực tế
và dự toán
- Theo dõi sự
khác biệt và
phân tích sai
số
-dự báo lại
và điều
chỉnh, xem
xét sử dụng
những dạng
ngân sách
khác, rút
kinh nghiệm

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004
Qui trình trên không đảm bảo thành công nhng chất lợng của công tác
hoạch định ngân sách sẽ đợc cải thiện rất nhiều.
Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau
nhng quan trọng nh nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không
đạt đợc mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không đợc theo dõi. Các

công ty thờng nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn
bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách,
Đầu tiên để có đợc những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những bớc chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khó
khăn sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt đợc chỉ cần với 20% công sức
nhng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức
bỏ ra.
Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là
tăng sản lợng vận tải? tăng sản lợng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí?
quảng bá thơng hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công
ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tơng lai mà
không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách

9


khác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho
các kế hoạch ấy.
Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên
thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các
phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp
cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn.
Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng
nhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công
việc này không hề đơn giản nếu nh mọi cá nhân chỉ kh kh giữ lấy cái tôi của
mình.
Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy đợc hiệu quả nếu chúng ta
tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng
với nhau. Các bản kế hoạch đợc xây dựng không chỉ đợc xây dựng để tính đến
các kết quả trong tơng lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát.
Kiểm soát nên đợc tiến hành thờng xuyên theo những kì điều hành ngắn đợc cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc

theo quí. Công việc này do chính những ngời thực hiện kế hoạch làm và gửi các
báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ đợc giảm nhẹ
nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:
Thứ nhất, công tác kiểm soát thờng xuyên có chất lợng tốt do mỗi cán bộ
phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh
lệch, vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng.
Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bớc của
qui trình sau đây:
Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách
Lâp/điều
Lâp/điều
chỉnh
ngân
chỉnh
ngân
sách
sách
Có
pháp
Cóbiện
biện
pháp
kiểm
soát
nếu
kiểm
soát
nếu
cần

thiết
cần thiết
Ghi
Ghinhận
nhậnkết
kết
quả
thực
quả thựctếtế

So
kết
Sosánh
sánh
kết
quả
thực
tế
quả
thực
tế
với
ngân
với
ngân
sách
sách

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách- NXB Trẻ - 2004

10


* So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách
So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến
hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách đợc thiết lập cho năm ngân sách và đợc
chia thành các thời kì tơng ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc
so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các
báo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên.
Nhng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng
ta tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, nh
vậy số liệu là của cả hai quí hay của một quí?
Thờng thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự
báo, tuy nhiên cần phải vợt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do:
Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân
chia các chi phíđiều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới
thật có ý nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch
Thứ hai, ngân sách đợc lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác
nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm
soát tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trớc đó và tiến hành lợng hoá
lại toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện. Theo cách đó chúng ta
có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của
kì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng.
*Kiểm soát nên đợc tiến hành với 3 công việc chính:
+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua
+Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách
+ ớc lợng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì
kiểm soát thấy có ảnh hởng trong tơng lai.
* Phân tích các chênh lệch
Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần

phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai
số do không đo lờng trớc đợc.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai
lệch. Chúng ta có hai cách để đo lờng các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh
hoạt.
** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh
lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo.
Chênh lệch có thể đợc đo lờng theo số lợng tuyệt đối hoặc theo giá trị tơng
đối. Thờng thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những ngời kiểm soát ngân
sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua
11


một ngỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp
mới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhng thờng thì chỉ sau đó một thời gian
ngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra đợc ngỡng
chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn
đầu này.
** Kiểm soát linh hoạt
Kiểm soát linh hoạt là cách đo lờng thực sự, không dừng lại ở việc xem xét
đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hởng với
nhtheer
Ví dụ
Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt
Chỉ tiêu
Sản lợng vận tải
Giá cung cấp dịch vụ
Chi phí

Chênh lệch

Kế hoạch
Thực hiện
số tuyệt đối số tơng đối(%)
12000
12500
500
4.2
3600
2500
-1100
-30.6
200000
250000
50000
25.0

Nh vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngỡng đáng phải quan
tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình nh vậy thực sự là không có ý
nghĩa chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhng giá cung cấp dịch vụ và sản lợng vận
tải đã tăng lên. Nhng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công ty
tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định đợc phân bổ
trong tổng chi phí
Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm
tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy.
* Xác nhận các kết quả
Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra đợc chênh
lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lờng trớc đợc.
Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bớc tiếp theo.
* Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần)
Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhng nguyên nhân quan trọng mới là

điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do cha nghiên cứu
kĩ các lợng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanh
nghiệp, hoặc cha kiểm tra hết số liệu Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu
thấp và chi phí cao là đảo ngợc tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá
cao hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay khôngVới mỗi khoản mục
chúng ta phải xem xét cả lợng, thời gian. Sau khi đã xác định đợc nguyên nhân,
doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh đợc chênh lệch đó trong
ngân sách sắp tới hay không.
12


Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại.
Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phơng án khác không. Ví dụ giá nhiên
liệu quá cao ảnh hởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thế
nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không
Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan
trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh
nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu đợc trong việc dự báo ngân sách tiếp
theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trờng, về công ty qua
việc tìm ra nguyên nhân của nó.
Bớc còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ đợc
trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch
ngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.
Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời
gian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung,
tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lợc và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch
chiến lợc đợc soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế
hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lợc có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là
doanh nghiệp sử dụng nó nh là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:

thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực
hiện đợc những chiến lợc đó, kế hoạch phải đợc cụ thể hoá bằng hệ thống các kế
hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế
hoạch đầu t phơng tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân
sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu nh
kế hoạch tác nghiệp.
Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch
khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
Kế
hoạch
Kếcấp
hoạch
cung
cungvụ
cấpdịch
dịch
vụ

kế
hoạch
kế
hoạch
đầu
đầut t
Kế
Kếhoạch
hoạch
Marketing
Marketing
Kế

tài
Kếhoạch
hoạch
tài
chính(
ngân
chính(
ngân
sách)
sách)

13

Kế
Kếhoạch
hoạch
nhân
nhânsựsự


Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trờng ĐHKTQDHN
Sau khi các kế hoạch đợc xây dựng xong, công việc tiếp theo là lợng hoá
chúng dới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phơng tiện vận tải, chi phí cung
cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tảiĐây chính là công
việc của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chơng
trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình.
Nh vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành
công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế
hoạch tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phơng tiện để kết hợp các kế hoạch
chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lờng sự tăng tiến

của kế hoạch. Các ngân sách không đợc thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả
sẽ dẫn đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này
cuối cùng làm cho chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp không đợc thực hiện.
Do vậy, việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những
trong quá trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ
chức thực hiện chiến lợc phát triển trong dài hạn.
Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng
bộ.
Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh
doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với
các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt đợc kết quả.
Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp đợc chi bao nhiêu cho công ty của
mình và đa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tởng tợng rằng tại công ty không có
một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt
động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng
hạn. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía
những gì họ đang làm và họ đang không có một định hớng nào cho việc chi tiêu
ấy. Hành động ấy giống nh là đang đi trên đờng mà không biết đích đến. Điều
này thật sự rất nguy hiểm.
Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan
trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt
động thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan

14


trọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh
doanh đã thống nhất dựa trên hoạt động thực tế.
Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhng ở các

công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân
sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ
trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những ngời lập ra. Ngân sách
thể hiện khả năng của ngời chuẩn bị.
Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau
Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
Vai trò
Hoạch định
Điều phối
Thông tin
Khích lệ
Kiểm soát
Đánh giá

Mô tả
Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn
liền với chiến lợc kinh doanh dài hạn
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban
trong công ty
Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch
kinh doanh đến các trởng phòng ban.
Khích lệ các nhà quản lí đạt đợc mục tiêu của cá nhân và mục tiêu
của công ty
Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban
đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.
Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí
trong việc đạt đợc mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.

Nguồn: Sách Quản lí kinh tế-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004
Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách

trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề
sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bớc còn lại của qui trình hoạch định
ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch
vụ vận tải đờng bộ
1. Vị trí và yêu cầu
1.1. Vị trí
Cũng nh một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng
phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy.
Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự
xuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm đợc điều ấy, doanh nghiệp
phải tiến hành xây dựng nó.
Xây dựng chính là bớc tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu
nó, ngân sách sẽ không thể đợc thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc bớc tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra.
15


Xây dựng ngân sách là bớc quan trọng nhng không có nghĩa đây là bớc
chính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh
nghiệp không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch
mà thôi. Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình nh đã đề cập ở phần
trên.
Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bớc tiếp theo này?
1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ.
Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu
này là rất quan trọng. Bởi vì tơng lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách
phải đợc xây dựng thờng xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trờng kinh
doanh. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ yêu cầu này càng quan
trọng hơn. Ngành dịch vụ vận tải nh trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác

nghiệp phải đợc lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần đợc soạn thảo với kì
ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng
ngày. Có nh vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh
nghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt
khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt
hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trờng đầu vào nh xăng dầu, giá các
loại phơng tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể
đợc thể hiện trong các kế hoạch ngân sách đợc lập một cách thờng xuyên.
Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhng không có nghĩa là nóng vội.
Ngân sách cần đợc xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân
sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách
sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế.
Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi ngời. Đây dờng nh đợc xem
là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải trách
nhiệm của riêng ai. Thế nhng, thờng thì tại các doanh nghiệp công việc này do
các trởng phòng, các lãnh đạo làm. Điều này làm cho ngân sách không phát huy
hết đợc vai trò quần chúng của nó. Kế hoạch ngân sách đợc xây dựng nên, phải
là kết quả của mọi ngời. Bởi chính họ mới là ngời trực tiếp tiếp xúc với công việc
và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả
năng phục vụ dịch vụCó nh vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của
nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dới của mình.
Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanh
nghiệp.

16


Thứ t, kế hoạch ngân sách cần đợc xây dựng kèm với kế hoạch hành động.
Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thờng đợc bỏ qua vì các cán
bộ cho rằng nó quá lằng nhằng. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách

sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách
thức để có đợc một doanh thu ấy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây
dựng kế hoạch đầu t đối với các doanh nghiệp nhà nớc mà vốn đầu t chính đợc
cung cấp bởi cơ quan cấp trên. Có đợc những hành động cho đầu t sẽ thuyết phục
hơn những nhà đầu t.
Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải đợc lập theo hớng chấp nhận linh hoạt.
Có nghĩa là ngân sách nên đợc thiết lập với nhiều phơng án, kịch bản khác nhau
để đề phòng những trờng hợp khác nhau có thể xảy ra. Yêu cầu này không hề dễ
dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những
thay đổi trong tơng lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trờng.
2. Phơng pháp xây dựng
Dự báo những gì diễn ra trong tơng lai là một trong những ảnh hởng đến
chất lợng của xây dựng kế hoạch ngân sách. Nhng phơng pháp xây dựng cũng
quyết định ngân sách của một doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh
nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ , các phơng pháp sau có thể dùng để xây dựng.
2.1. Phơng pháp từ dới lên.
Theo phơng pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuất
cho cấp trên, trên cơ sở chơng trình hoạt động đã định. Sau khi xem xét và điều
chỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽ
đợc tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp.
Sử dụng phơng pháp này có u điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày
tỏ ý kiến của mình. Ngân sách là của chính họ, nếu đợc duyệt sẽ là cam kết mà
họ thực hiện, nh vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách.
Tuy nhiên, phơng pháp này không thờng xuyên đợc sử dụng. Bởi vì:
Cấp trên sẽ không dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do
họ định hớng xây dựng. Là những ngời chịu trách nhiệm định hớng cho toàn bộ
doanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không đợc
giải trình một cách sâu sắc. Và ngân sách đợc phê duyệt không hẳn là ngân sách
thể hiện định hớng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dới lập có xu hớng t duy bằng phép

cộng. Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hớng cộng vào năm trớc một tỉ
lệ nào đó, thờng là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố
khác nh sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động.

17


Việc xét duyệt ngân sách sẽ mất nhiều thời gian do cấp trên có thể cha đồng
ý với những đề xuất. Điều này dễ gây chán nản đối với ngời xây dựng và họ có
xu hớng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu. Cho phép tạo
ra một khoảng cách an toàn cho những lần chỉnh sửa tiếp theo.
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tởng vào cấp
dới, hoặc doanh nghiệp đang phải đơng đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc
tăng trởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành.
2.2. Phơng pháp từ trên xuống.
Đây là phơng pháp trái ngợc với phơng pháp ở trên. Theo phơng pháp này
từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chơng trình hành động đã thông qua,
cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêu
chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách
hành động cho phép tuân thủ các định hớng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và
trình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên.
Phơng pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các
ngân sách, định hớng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp,
tránh hiện tợng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn
trọng hơn. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộ xây dựng.
Tuy nhiên, phơng pháp này cũng có những hạn chế nh giảm sự sáng tạo của
cán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không đợc xây
dựng theo ý mình. Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể cha hợp
lí do họ cha hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thể
không cao.

2.3. Phơng pháp qua lại
Chính vì những hạn chế của hai phơng pháp trên mà phơng pháp này nên đợc áp dụng.
Đây là phơng pháp kết hợp cả hai phơng pháp trên. Theo đó các lựa chọn
tổng quát sẽ đợc thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dới sẽ đợc
ớc lợng và giao cho các cấp dới dạng khung ngân sách, nhằm định hớng công
việc lập ngân sách. Trên cơ sở các chơng trình đã thông qua, và các định hớng đã
nắm đợc, cấp dới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các
giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lợng hoá
các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét. Cấp trên sẽ xem xét và thảo luận
các đề xuất này, so sánh chúng với khung ngân sách và có thể chấp nhận một số
chênh lệch nếu nó đợc giải trình một cách hợp lí.
Sử dụng phơng pháp này tận dụng đợc u điểm của việc định hớng tập trung
các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đa ra một ngân sách
18


vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ
đảm nhiệm với tinh thần hợp tác.
Phơng pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp
nhng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt đợc ngân sách mong muốn một cách
khoa học nhất

3. Qui trình xây dựng
Hình 4: Qui trình xây dựng kế họạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ
vận tải đờng bộ.
Ngân sách
cung cấp
dịch vụ

Ngân sách chi

phí nguyên vật
liệu

Ngân sách
chi phí lao
động

Ngân sách
chi phí cung
cấp dịch vụ

Ngân sách
giá cung
cấp dịch vụ

Ngân sách cung cấp
dịch vụ và quản lí

Báo cáo kết
quả sản xuất
kinh doanh

Ngân sách
đầu t

Báo cáo lu
chuyển tiền
tệ

Bảng cân đối

kế toán

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trờng ĐHKTQDHN
Công việc xây dựng kế hoạch ngân sách sẽ đợc bắt đầu với việc xây dựng
kế hoạch ngân sách cung cấp dịch vụ.

3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu)
19


Hình 5: Qui trình xác định ngân sách cung cấp dịch vụ.
Sản lợng vận tải,
sản lợng BD- SC

Doanh thu
cung cấp
dịch vụ

Giá cung cấp
dịch vụ

Ngân sách
cung cấp
dịch vụ

Nguồn: Ngời viết tự xây dựng
3.1.1. Nội dung
Thực chất ngân sách cung cấp dịch vụ là việc dự toán doanh thu từ việc
cung cấp dịch vụ, trên cơ sở dự báo sản lợng vận tải, sản lợng bảo dỡng sửa
chữa và giá cung cấp dịch vụ.

Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc biểu thị cả về mặt số lợng và giá trị, kèm
theo kế hoạch hành động cụ thể.
+ Số lợng: sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa- bảo dỡng
+ Giá trị: Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ Kế hoạch hành động: cách thức tiến hành để đạt mục tiêu
3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đ ờng bộ.
a. ý nghĩa.
Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là công việc quan trọng vì hầu hết
các ngân sách sau này đều phải dựa vào đó. Đối với các doanh nghiệp kinh
doanh hàng hoá thì ngân sách doanh thu bán hàng là ngân sách quan trọng bậc
nhất. Còn đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, ngân sách doanh
thu quan trọng nhất là dự toán sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa bảo dỡng.
b. Yêu cầu.
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ nên đợc phân chia thành các
mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trờng, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công
việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Nếu phân chia theo loại hình dịch vụ
phục vụ, thì dịch vụ vận tải sẽ đợc phân thành:
+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách
+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa
+ Doanh thu từ việc cho thuê xe và ngời lái
+ Doanh thu từ việc sửa chữa bảo dỡng

20


+ Doanh thu từ các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ
Trong đó, có thể chi tiết theo đối tợng khách hàng hoặc theo thị trờng
Ngoài ra, điều quan trọng là phải có phơng pháp dự toán doanh thu thật

chính xác. Phơng pháp đúng sẽ quyết định đến thành công của một bản ngân
sách. Và thời gian nhận đợc doanh thu cũng là một việc không thể bỏ qua. Công
việc quan trọng là phải kiểm soát đợc dòng tiền mặt. Hầu hết các công ty có thể
kinh doanh có lãi nhng lại không có tiền mặt- dòng máu của kinh doanh tại
những thời điểm cần thiết. Thờng thì chi phí phải thanh toán trớc khi nhận đợc
doanh thu, đặc biệt trong những giai đoạn tăng trởng, vì thế cần phải biết thời
gian thu đợc tiền. Có thể dự toán đợc điều này thông qua phòng kế toán xác định
xu hớng thanh toán trớc đây và thông qua phòng kinh doanh để biết đợc tình
hình tài chính của từng khách hàng, cũng nh khả năng thanh toán của họ.
Nhng trớc tiên để có đợc một ngân sách doanh thu tốt hãy bắt đầu từ việc
xác định sản lợng vận tải trong tơng lai.
3.1.2.1. Dự báo sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa bảo dỡng.

** Dự báo sản lợng vận tải
a. ý nghĩa.
Dự báo sản lợng vận tải là công việc đặc trng nhất và quan trọng nhất trong
công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp
nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Những doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu
từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phơng tiện của họ hoặc cho thuê
ngời lái
b. Phơng pháp dự báo
Để dự báo sản lợng vận tải có rất nhiều phơng pháp khác nhau. Nhng để có
đợc một phơng pháp chuẩn là điều không hề dễ dàng. Mỗi doanh nghiệp nên tuỳ
theo tình hình của mình lựa chọn cho mình một hoặc kết hợp các phơng pháp.
b1. Phơng pháp dựa trên sản lợng bình quân.
Đây là phơng pháp về thực chất là dựa trên khả năng của doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định tổng số phơng tiện hiện có và kế hoạch đầu t, thay mới, hoặc
thanh lí trong tơng lai để xác định số phơng tiện kì kế hoạch. Sau khi có đợc tổng
số phơng tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lợng bình quân mà mác xe có thể

vận tải trong một tháng để tính ra tổng sản lợng vận tải của toàn bộ doanh nghiệp
trong kì kế hoạch.
+ Công thức:
Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12
Tổng AKHI = Tổng AC + Ađt Atl
21


Lchgi = Avdi x Lni
Trong đó:
Lchạy
: Tổng km sản lợng
Tổng AKHI: Tổng số xe tham gia kì kế hoạch
Lchgi : sản lợng bình quân của mác xe i
Tổng Ac : Số xe hịên có
Atl
: Số xe sẽ thanh lí trong năm tới
Ađt
: số xe sẽ đầu t trong kì tới
* Ưu điểm: của phơng pháp là khá dễ dàng tính toán. Số liệu chỉ cần có kế
hoạch đầu t và sản lợng vận tải bình quân trong một tháng của từng loại mác xe.
* Nhợc điểm:
Tuy nhiên, đây là phơng pháp mà sản lợng bình quân của mác xe có thể đợc xác định không chính xác nếu xe đó đã bị h hỏng không có khả năng vận tải
đáp ứng mức bình quân.
Hơn nữa, kế hoạch đợc xây dựng dựa trên kế hoạch đầu t. Làm nh vậy là
ngợc bởi thờng thì ngời ta phải dựa trên những nhu cầu dự báo trong tơng lai của
khách hàng để xây dựng kế hoạch đầu t. Đây chính là lí do làm cho doanh
nghiệp bị động khi phơng tiện không đáp ứng đợc nhu cầu khách hàng, vì thế
không khai thác cơ hội của chính mình.
b2. Phơng pháp dựa trên đánh giá của khách hàng

Phơng pháp sử dựng thông tin từ các cuộc nghiên cứu, thu thập thông tin về
nhu cầu của khách hàng hiện tại và cả trong tơng lai. Qua đó doanh nghiệp ớc lợng sản lợng vận tải cho kì kế hoạch.
* Ưu điểm
Nếu thông tin đợc thu thập chính xác thì đây là phơng pháp đáng tin cậy
nhất
Phơng pháp này có thể áp dụng trong những doanh nghiệp mà khách hàng
là truyền thống và doanh nghiệp độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ, hoặc thị
trờng tơng đối nhỏ.
* Nhợc điểm:
Đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong việc thu thập thông tin và có mối quan hệ
tốt với những ngời cung cấp thông tin.
Việc làm này cũng đòi hỏi cho phí không nhỏ, và tốn kém thời gian trong
quá trình thu thập thông tin.
b3. Phơng pháp dựa trên việc tính toán các số liệu trong quá khứ

22


Phơng pháp này dựa trên số liệu về sản lợng vận tải trong quá khứ. Bằng
các phơng pháp định lợng (phơng pháp trung bình động, phơng pháp san mũ
giản đơn, phơng pháp Brown...)và các mô phỏng để xác định sản lợng cho tơng
lai.
* Ưu điểm
Phơng pháp thực sự dễ tính toán khi chuỗi số liệu của doanh nghiệp có sự
biến động theo thời gian
Có thể sử dụng dễ dàng với máy tính
* Nhợc điểm
Đòi hỏi lu trữ một cách có hệ thống các dữ liệu quá khứ.
Kết quả dự báo chỉ có ý nghĩa trong ngắn hạn.
** Dự toán sản lợng sửa chữa bảo dỡng.

Bảo dỡng- sửa chữa là hoạt động thờng bị nhầm lẫn với việc tính nó vào
chi phí bảo dỡng- sửa chữa. Bởi vì các doanh nghiệp cần phải bảo trì phơng tiện
của mình. Nên đây là một chi phí cũng khá lớn. Tuy nhiên với doanh nghiệp hoạt
động sửa chữa- bảo dỡng là một hoạt động cung cấp dịch vụ thì đó chính là
doanh thu. Cách tính có thể dựa theo nhiều phơng pháp khác nhau, tơng tự nh
việc dự tính sản lợng vận tải, trừ dự tính theo sản lợng bình quân. Phơng pháp đó
có thể là dựa trên đánh giá của khách hàng, dựa trên số liệu quá khứ hoặc dựa
trên đánh giá của những nhà quản lí
Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp có doanh thu chủ yếu từ việc sửa chữabảo dỡng cho chính những phơng tiện của mình thì việc dự báo khá là đơn giản
sau khi đã có sản lợng vận tải. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vận
tải, và chế độ bảo dỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từng
loại( phơng pháp này chính là phơng pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo dỡng cho khách hàng ngoài công ty sẽ dựa trên việc theo dõi các số liệu hàng
năm.
Theo nhà chế tạo, cấp sửa chữa- bảo dỡng có thể căn cứ vào số km hoạt
động hoặc thời gian sử dụng, tiêu chuẩn nào đến trớc thì làm theo tiêu chuẩn đó
trớc
+ Đối với xe sử dụng nhiên liệu là xăng thì cấp sửa chữa- bảo dỡng là:
-

Theo km: 10.000

Theo thời gian: 6 tháng
+ Đối với xe sử dụng nhiên liệu là diezen:
-

Theo km: 5000

23

Theo thời gian: 6 tháng
Cứ sau 1000 km tiến hành một lần sửa chữa nhỏ, 3 lần sửa chữa nhỏ đợc
tính thành 1BD2.
Cứ sau thời gian vận hành phơng tiện đạt tới 150.000 km đợc tiến hành sửa
chữa lớn. Một lần sửa chữa lớn đợc tính thành 10BD2
Còn nếu tính theo giờ công theo chế độ của công nhân xởng sửa chữa của xí
nghiệp thì
+ 1năm có 2078h/tháng x12tháng = 24936 h =8312BD2
+ Cấp bảo dỡng:
xe từ 4 đến 15 chỗ: 30h/1cấp = 1BD2
xe 24 đến 30 chỗ: 45h/1 cấp = 1.5BD2
xe trên 30 chỗ: 150h/1cấp
= 5BD2
Sửa chữa nhỏ: 10 h/1lần
Sửa chữa lớn: 300h/1lần
= 10 BD2
Tổng hợp tất cả các BD2 nhân với đơn giá một BD2 sẽ ra đợc doanh thu từ
sửa chữa- bảo dỡng. Giá một BD2 là giá đợc xác định tuỳ theo dự báo về giá cả
cung cấp dịch vụ.
3.1.2.2. Dự báo giá cả cung cấp dịch vụ

Dự toán giá cả cung cấp dịch vụ là một trong những yếu tố quyết định thành
công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành dịch vụ vận tải đờng bộ. Giá cả
đợc coi là chìa khoá thành công đầu tiên, đứng trên cả thơng hiệu và chất lợng
phục vụ. Đó là lí do tại sao mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp vận tải của
Việt Nam, đặc biệt là taxi cạnh tranh nhau bằng cách đa ra những mức giá rất
hấp dẫn, giống nh sự mọc lên rất nhiều hãng hàng không giá rẻ hiện nay.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ
nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thơng hiệu mạnh thì giá cao lại là một
trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng.

Vì thế, giá cả đối với doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, đợc lựa chọn
chủ yếu vào mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Nếu doanh nghiệp muốn
thắng ở phân khúc thị trờng phổ biến với những khách hàng có nhu cầu đơn giản
là đi lại thì giá cạnh tranh là một mức giá cần phải tính đến. Mức giá này sẽ đợc
xây dựng dựa trên việc đa tất cả các chi phí vào giá, nhng vẫn đảm bảo cạnh
tranh đợc với đối thủ. Để tạo đợc mức giá này, ngân sách chi phí đợc dự toán là
rất quan trọng. Ngân sách phải đảm bảo tối thiểu hoá chi phí để xác định một
mức giá thấp nhất mà doanh nghiệp có thể.

24


Tuy nhiên, tại một doanh nghiệp mà mục tiêu đặt ra là chiếm lĩnh phân
khúc thị trờng của những khách hàng có nhu cầu cao về mác xe, về thơng hiệu
mạnh thì mức giá không cần tính đến việc tối thiểu hoá chi phí. ở đây giá cả
lại không thành vấn đề miễn là doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu về chất lợng
và mong muốn khẳng định vị thế của khách hàng.
3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình
Sau khi đã dự toán xong sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa- bảo dỡng,
giá cả cung cấp dịch vụ và doanh thu từ các hoạt động dịch vụ khác, tổng hợp lại
doanh nghiệp sẽ có đợc ngân sách cung cấp dịch vụ:
Bảng 3: Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình
Khoản mục

Số lợng

Đơn giá

Doanh thu

Vận tải
Sửa chữa- bảo dỡng
Cung cấp lái xe
Tổng

1000 km
100BD2

7500
1000000

7500000
1000000000
5000000
1012500000

Nguồn: Tác giả tập hợp
3.2. Ngân sách chi phí lao động
Ngân sách chi phí lao động bao gồm ngân sách chi phí lao động trực tiếp và
ngân sách lao động gián tiếp.
Để xác định đợc chi phí lao động, doanh nghiệp cần phải xác định đợc số
lao động kì kế hoạch, và mức tiền lơng ứng với từng loại lao động.
a. Phân loại lao động
Lao động trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ đợc chia thành:
+ Lao động là công nhân lái xe
+ Lao động là công nhân sửa chữa
+ Lao động để cho thuê
+ Lao động phục vụ chung
b. Phơng pháp xác định
Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng

các phơng pháp: phơng pháp khối lợng công tác kì kế hoạch, hay phơng pháp
định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phơng
pháp định biên.
ở đây xin đợc phép giới thiệu phơng pháp định biên và phơng pháp định
mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm:
*Phơng pháp tính số công nhân theo phơng pháp định biên:
Công thức:

25