Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao.doc.DOC

Mục lục
Mục lục.............................................................................................................1
Lời mở đầu.......................................................................................................4
Chơng I..............................................................................................................6
Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
trong doanh nghiệp dịch vụ ................................................................6
vận tải đờng bộ............................................................................................6
I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng
bộ...............................................................................................................................6
1.Một số khái niệm...................................................................................................6
1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ............................................................................6
1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp.................................................................7
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó đến kế
hoạch ngân sách........................................................................................................8
3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và
mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh
nghiệp........................................................................................................................9
3.1. Qui trình....................................................................................................9
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp........15
4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.. .16
II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ
.................................................................................................................................18
1. Vị trí và yêu cầu..................................................................................................18
1.1. Vị trí........................................................................................................18
1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ...........................................................................................18
2. Phơng pháp xây dựng .........................................................................................20
2.1. Phơng pháp từ dới lên.............................................................................20
2.2. Phơng pháp từ trên xuống.......................................................................21
2.3. Phơng pháp qua lại ................................................................................21
3. Qui trình xây dựng..............................................................................................22

3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu).......................................23
3.1.1. Nội dung ....................................................................................23
3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ...........24
1


3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình.................29
3.2. Ngân sách chi phí lao động....................................................................29
3.3. Các ngân sách khác và phơng pháp dự toán...........................................31
3.3.1. Phơng pháp dự toán...................................................................31
3.3.2. Các ngân sách khác...................................................................32
3.4 Dự báo các ngân sách tài chính...............................................................34
3.4.1. Các khái niệm.............................................................................34
3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo........................................................37
4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách........................................................................38
Chơng II...........................................................................................................39
Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí
nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao.........................................................39
I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75........................................39
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp.............................................................................39
1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................39
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức..................................................41
1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất......................................................................44
2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75.........................................44
II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75..............46
1. Phơng pháp xây dựng..........................................................................................46
2.Qui trình xây dựng ..............................................................................................47
2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu).............................48
2.1.1. Dự toán doanh thu .....................................................................49
Các loại doanh thu đợc phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích và

hoạt động kinh doanh. Sau đó đợc phân chia theo đối tợng khách hàng ...............49
2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ.................................................53
2.2. Ngân sách chi phí lao động ...................................................................55
2.3. Ngân sách khác.......................................................................................56
2.4. Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính.................................................57
3. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách........................................................................57
II. Kế hoạch ngân sách năm 2005........................................................................58
III. Nguyên nhân của những tồn tại....................................................................64
1. Nguyên nhân chủ quan.......................................................................................64
1.1. V75 cha thực sự thấy hết đợc tầm quan trọng của công tác xây dựng
ngân sách.................................................................................................................64
2


1.2. Các phơng tiện kĩ thuật và phơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn
thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập............................................................66
1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng..................................67
1.4. Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân
sách..........................................................................................................................67
2. Nguyên nhân khách quan....................................................................................68
2.1. Chính sách của nhà nớc về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập ..68
2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nớc và xí nghiệp còn cha sâu sát..69
Chơng III..........................................................................................................70
Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát
thực hiện kế hoạch ngân sách tại...................................................70
Xí nghiệp ôtô V75........................................................................................70
I. Mục tiêu và định hớng hoàn thiện...................................................................70
1. Mục tiêu..............................................................................................................70
2. Định hớng hoàn thiện..........................................................................................70
II. Giải pháp hoàn thiện.......................................................................................71

1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách.........................................................71
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật........................................................................71
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức........................................................................72
1.3. Giải pháp về mặt năng lực......................................................................73
2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách...............................................73
III. Kiến nghị.........................................................................................................81
1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích...............81
2. Về phía Bộ Ngoại Giao ......................................................................................81
Kết luận..........................................................................................................82
Phụ lục............................................................................................................83
Danh mục tài liệu tham khảo............................................................85

3


Lời mở đầu
Cùng với sự phát triển của đất nớc, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày
càng trởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trơng đúng đắn của nhà
nớc và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các
doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hớng đúng đắn cho riêng mình là
một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện
những định híng Êy.
Trong hƯ thèng kÕ ho¹ch cđa mét doanh nghiƯp không thể thiếu kế hoạch
ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể
hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân
sách góp phần định hớng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh
nghiệp đợc lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn.
Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, V75 cũng nh nhiều doanh
nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công
tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự

báo doanh thu hay chi phí đợc làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách
chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lu chuyển tiền tệ và bảng
cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ đợc tiến hành khi có yêu
cầu của cấp trên, và thờng đợc gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh
cuối năm. Ngoài ra, ngời lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đa ra các
con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách
cũng cha có sự tham gia một cách tích cực của mọi ngời một phần vì họ cha thấy
đợc ích lợi và tầm quan trọng của nó.
Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện công
tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao.
Bằng những kiến thức đà học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn

4


đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại
Xí nghiệp ôtô V75.
Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu hỏi
nh:
- Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay nh thế nào?
- Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân
sách tại Xí nghiệp?
Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chơng:
Chơng I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh
nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
Chơng II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp
ôtô V75.
Chơng III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân
sách tại Xí nghiệp ôtô V75.
Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất ít tài

liệu nghiên cứu đi trớc, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế hoạch
thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của ngời quản lí cao hơn với kết quả hoạt
động của doanh nghiệp.
Do còn cha có nhiều kinh nghiệm cũng nh hạn chế về trình độ, nên bài viết
không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận đợc những ý kiến đóng góp để
bài viết hoàn thiện hơn.
Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S Vũ
Cơng- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng nh các
anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đà nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện
chuyên đề này.

5


Chơng I
Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân
sách trong doanh nghiệp dịch vụ
vận tải đờng bộ
I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ
1.Một số khái niệm
1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ
Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc
dịch vụ làm phơng tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn cha
đợc định nghĩa một cách thống nhất, mà thờng đợc hiểu là những hoạt động hỗ trợ
cho việc kinh doanh hàng hóa.
Theo giáo trình: Kế toán cho các ngành dịch vụ định nghĩa: Kinh doanh
dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời
sống cho dân c cũng nh những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xà hội.

Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách Lựa chọn bớc đi và giải pháp
để Việt Nam mở cửa về dịch vụ thơng mại - NXB Lí luận chính trị 2005,
định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con ngời đợc kết thành các loại sản phẩm vô
hình và không thể cầm nắm đợc.
Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:
bu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ t
vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt
là
Căn cứ vào tính chất của dịch vụ ngời ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:
+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bu điện, may đo,
sửa chữa
+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hớng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh
6


Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.
Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động
hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngợc lại dịch vụ chính là hoạt động
mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Trong ngành dịch vụ, vận tải đờng bộ là một bộ phận không thể tách rời.
Dịch vụ vận tải đờng bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất sản
xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình nh dịch vụ vận tải đờng
thuỷ, đờng hàng không, đờng sắt
Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu
là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác.
Dịch vụ vận tải đờng bộ theo phân loại của WTO bao gồm:
+ Vận tải hành khách
+ Vận tải hàng hóa
+ Cho thuê xe cùng ngời lái
+ Bảo dỡng sửa chữa thiết bị vận tải

+ Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân,
hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ trên thị trờng nhằm làm tăng giá trị
của chủ sở hữu.
Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ, hoạt động dịch vụ là
hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp.
1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp.
Khi nói đến ngân sách ngời ta thờng nghĩ đến những khoản tiền, và thờng
nghĩ đến ngân sách nhà nớc. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ đợc
gắn với ngân sách nhà nớc cấp hay quản lí ngân sách của nhà nớc tại các doanh
nghiệp. Nhng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và đợc sử
dụng rộng rÃi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tơng lai, không
chỉ của nhà nớc mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của gia đình,
ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản đợc định nghĩa là:

7


Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB TrỴ
– 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính đợc chuẩn bị trớc 1
khoảng thời gian cụ thể thờng là một năm.
Còn theo Giáo trình kế hoạch kinh doanh : ngân sách là kế hoạch đợc mô
tả bằng các thuật ngữ tài chính và đợc hoạch định trong một thời gian nhất định
nhằm giúp doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đề ra
Ngời ta thờng nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự kiến( tài
khoản lÃi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty đợc kì vọng sẽ đạt đợc
và tổng chi tiêu đợc phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm những kế
hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng nh ớc lợng
về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lu chuyển tiền tệ).
Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt

quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch
vụ đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi.
Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. ở tầm vĩ mô ngân sách
đà khẳng định vị thế của mình khi nó luôn đợc xem xét rất thận trọng trong các kì
họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên
nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lÃng phí lớn trong quá trình thực hiện các
mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí
của nó. Đó chính là những hành động trong tơng lai của doanh nghiệp. Vì thế một
ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đờng đà lựa chọn của mình.
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó
đến kế hoạch ngân sách.
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ quản lí quá trình hoạt động kinh doanh
theo nhiều khâu khác nhau nh: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá hoặc
hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực
hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp đồng,
những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh
doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho

8


việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng ®èi víi doanh nghiƯp. Cã hỵp ®ång
®ång nghÜa víi viƯc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động.
Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải đợc thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng
ngày, từng giờ. Ngời điều hành phơng tiện và phơng tiện chủ yếu hoạt động ở bên
ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế hoạch
ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ đợc lập thành nhiều kì điều hành trong
một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lơng cần phải đợc thiết lập theo hớng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của các lái
xe.
Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản

phẩm là tấn, km vận tải hoặc ngời, km vận chuyển hàng hoá, sản lợng bảo dỡng
sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều
quan trọng là phải xác định đợc, không phải là sản lợng bán hàng mà là sản lợng
vận tải và sản lợng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất
khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đờng bộ là quá trình sản xuất và
tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ sản
phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì khác.
Nh vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có những đặc điểm rất riêng
chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có
một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải đợc xem xét một cách thật
thận trọng.

3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ
và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong
doanh nghiƯp.
3.1. Qui tr×nh
9


Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ cũng nh các doanh nghiệp khác luôn
luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một
việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần đợc thiết lập có
độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm đợc việc này doanh nghiệp nên theo
một qui trình chặt chẽ:
Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.

Chuẩn bị
- Xác định
mục tiêu

chung của
công ty
- Chuẩn hoá
ngân sách
- Đánh giá
hệ thống

Soạn thảo

Kiểm soát

- Thu thập
thông tin,
chuẩn bị dự
toán ngân
sách đầu tiên
- Kiểm tra
các con số dự
toán bằng
cách chất vấn
và phân tích
- Lập dự toán
tiền mặt để
theo dõi dòng
tiền mặt từ
BCĐKT và
BClÃi lỗ
- Xem lại qui
trình hoạch
định ngân

sáchvà chuẩn
bị ngân sách
tổng thể

- Phân tích
sự khác biệt
giữa thực tế
và dự toán
- Theo dõi sự
khác biệt và
phân tích sai
số
-dự báo lại
và điều
chỉnh, xem
xét sử dụng
những dạng
ngân sách
khác, rút

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004
Qui trình trên không đảm bảo thành công nhng chất lợng của công tác hoạch
định ngân sách sẽ đợc cải thiện rất nhiều.
Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau
nhng quan trọng nh nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không
đạt đợc mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không đợc theo dõi. Các công

10

ty thờng nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn bị,
không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách,
Đầu tiên để có đợc những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những bớc
chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khó khăn
sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt đợc chỉ cần với 20% công sức nhng nếu
không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏ ra.
Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là
tăng sản lợng vận tải? tăng sản lợng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí?
quảng bá thơng hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công
ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tơng lai mà
không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách khác
sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế
hoạch ấy.
Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên
thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các
phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp
cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn.
Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cïng
nhau xem xÐt, kÕt hỵp víi nhau xem cã theo một chuẩn chung hay không. Công
việc này không hề đơn giản nếu nh mọi cá nhân chỉ kh kh giữ lấy cái tôi của mình.
Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy đợc hiệu quả nếu chúng ta
tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng
với nhau. Các bản kế hoạch đợc xây dựng không chỉ đợc xây dựng để tính đến các
kết quả trong tơng lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát.
Kiểm soát nên đợc tiến hành thờng xuyên theo những kì điều hành ngắn đợc
cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc theo
quí. Công việc này do chính những ngời thực hiện kế hoạch làm và gửi các báo
cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ đợc giảm nhẹ nếu
đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:

11


Thứ nhất, công tác kiểm soát thờng xuyên có chất lợng tốt do mỗi cán bộ phụ
trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch,
vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng.
Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bớc của
qui trình sau đây:
Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách
Lâp/điều
chỉnh ngân
sách
So sánh kết
quả thực tế
với ngân
sách

Có biện pháp
kiểm soát nếu
cần thiết
Ghi nhận kết
quả thực tế

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách- NXB Trẻ - 2004
* So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách
So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến
hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách đợc thiết lập cho năm ngân sách và đợc
chia thành các thời kì tơng ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc so
sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các báo

cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên.
Nhng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng ta
tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đà tiến hành kiểm soát cho quí I, nh vậy số
liệu là của cả hai quí hay cđa mét q?
Thêng th× chóng ta cã thĨ tiÕn hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự
báo, tuy nhiên cần phải vợt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do:

12


Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chia
các chi phíđiều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ý
nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch
Thứ hai, ngân sách đợc lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác
nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm soát
tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trớc đó và tiến hành lợng hoá lại toàn
bộ năm ngân sách theo các kết quả đà thực hiện. Theo cách đó chúng ta có thể đối
chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì này hay
kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng.
*Kiểm soát nên đợc tiến hành với 3 công việc chính:
+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua
+Cộng dồn số liệu của các kì đà qua từ khi bắt đầu năm ngân sách
+ ớc lợng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì
kiểm soát thấy có ảnh hởng trong tơng lai.
* Phân tích các chênh lệch
Sau khi đà có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần
phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số
do không đo lờng trớc đợc.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai
lệch. Chúng ta có hai cách để đo lờng các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh hoạt.

** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch
có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo.
Chênh lệch có thể đợc đo lờng theo số lợng tuyệt đối hoặc theo giá trị tơng
đối. Thờng thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những ngời kiểm soát ngân
sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua một
ngỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới áp
dụng việc kiểm soát ngân sách nhng thờng thì chỉ sau đó một thời gian ngắn họ có
thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra đợc ngỡng chênh lệch.
Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầu này.
** Kiểm soát linh hoạt
13


Kiểm soát linh hoạt là cách đo lờng thực sự, không dừng lại ở việc xem xét
đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ¶nh hëng víi
nhtheer‡
VÝ dơ

B¶ng 1: VÝ dơ vỊ kiĨm so¸t linh hoạt
Chênh lệch
Kế hoạch
Thực hiện
số tuyệt đối số tơng đối(%)
12000
12500
500
4.2
3600
2500
-1100

-30.6
200000
250000
50000
25.0

Chỉ tiêu
Sản lợng vận tải
Giá cung cấp dịch vụ
Chi phí

Nh vậy, chi phí đà tăng lên đến 25%, điều này là ngỡng đáng phải quan tâm.
Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình nh vậy thực sự là không có ý nghĩa
chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhng giá cung cấp dịch vụ và sản lợng vận tải đÃ
tăng lên. Nhng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công ty tính tất
cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định đợc phân bổ trong tổng
chi phí
Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm
tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy.
* Xác nhận các kết quả
Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đà có thể phân loại ra đợc chênh
lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lờng trớc đợc.
Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bớc tiếp theo.
* Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần)
Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhng nguyên nhân quan trọng mới là
điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do cha nghiên cứu kĩ
các lợng đà dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính cđa mét doanh
nghiƯp, hc cha kiĨm tra hÕt sè liƯu Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu
thấp và chi phí cao là đảo ngợc tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá cao
hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay khôngVới mỗi khoản mục chúng

ta phải xem xét cả lợng, thời gian. Sau khi đà xác định đợc nguyên nhân, doanh
nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh đợc chênh lệch đó trong ngân
sách sắp tới hay không.
14


Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại.
Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phơng án khác không. Ví dụ giá nhiên
liệu quá cao ảnh hởng đến chi phÝ th× doanh nghiƯp cã thĨ t×m kiÕm hay thay thế
nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không
Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan
trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh
nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu đợc trong việc dự báo ngân sách tiếp theo
và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trờng, về công ty qua việc tìm
ra nguyên nhân của nó.
Bớc còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ đợc trình
bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân
sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.
Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời
gian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung,
tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lợc và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch
chiến lợc đợc soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế
hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lợc có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là
doanh nghiệp sử dụng nó nh là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:
thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực
hiện đợc những chiến lợc đó, kế hoạch phải đợc cụ thể hoá bằng hệ thống các kế
hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế
hoạch đầu t phơng tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân
sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu nh

kế hoạch tác nghiệp.
Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác
trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
kế hoạch đầu
tư

Kế hoạch cung
cấp dịch vụ
Kế hoạch
Marketing
15


Kế hoạch tài
chính( ngân
sách)

Kế hoạch
nhân sự

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trờng ĐHKTQDHN
Sau khi các kế hoạch đợc xây dựng xong, công việc tiếp theo là lợng hoá
chúng dới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phơng tiện vận tải, chi phí cung
cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tảiĐây chính là công việc
của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chơng trình của
doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình.
Nh vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành
công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch
tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phơng tiện để kết hợp các kế hoạch chức
năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lờng sự tăng tiến của kế

hoạch. Các ngân sách không đợc thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫn
đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này cuối cùng
làm cho chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp không đợc thực hiện. Do vậy, việc
kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá trình
hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiện chiến
lợc phát triển trong dài hạn.
Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng
bộ.
Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh
doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lÃnh đạo, với các
phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt đợc kết quả.

16


Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp đợc chi bao nhiêu cho công ty của
mình và đa ra các chỉ tiêu về doanh thu. HÃy tởng tợng rằng tại công ty không có
một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt
động của mình so với mục tiêu mà họ đà đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn.
Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì
họ đang làm và họ đang không có một định hớng nào cho việc chi tiêu ấy. Hành
động ấy giống nh là đang đi trên đờng mà không biết đích đến. Điều này thật sự
rất nguy hiểm.
Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan
trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt động
thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng
để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh
đà thống nhất dựa trên hoạt động thực tế.
Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhng ở các

công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân
sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ
trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những ngời lập ra. Ngân sách thể
hiện khả năng của ngời chuẩn bị.
Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau
Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
Vai trò
Hoạch định
Điều phối
Thông tin
Khích lệ
Kiểm soát
Đánh giá

Mô tả
Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn
liền với chiến lợc kinh doanh dài hạn
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban
trong công ty
Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch
kinh doanh đến các trởng phòng ban.
Khích lệ các nhà quản lí đạt đợc mục tiêu của cá nhân và mục tiêu
của công ty
Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban
đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.
Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà qu¶n lÝ

17

trong việc đạt đợc mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.

Nguồn: Sách Quản lí kinh tế-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004
Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong
doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp
tục đề cập một cách chi tiết hơn các bớc còn lại của qui trình hoạch định ngân
sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.
II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch
vụ vận tải đờng bộ
1. Vị trí và yêu cầu
1.1. Vị trí
Cũng nh một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng
phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy.
Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự
xuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm đợc điều ấy, doanh nghiệp
phải tiến hành xây dựng nó.
Xây dựng chính là bớc tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu
nó, ngân sách sẽ không thể đợc thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc bớc
tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra.
Xây dựng ngân sách là bớc quan trọng nhng không có nghĩa đây là bớc chính
để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không
nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi. Muốn
hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình nh đà đề cập ở phần trên.
Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bớc tiếp theo này?
1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ.
Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu này
là rất quan trọng. Bởi vì tơng lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải đợc
xây dựng thờng xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trờng kinh doanh. Đối
với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ yêu cầu này càng quan trọng hơn.

Ngành dịch vụ vận tải nh trên đà phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải đợc
18


lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần đợc soạn thảo với kì ngân sách ngắn có
thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có nh vậy mới
phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn đặt hàng
hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp kinh
doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục
của giá cả thị trờng đầu vào nh xăng dầu, giá các loại phơng tiện, giá của các đối
thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể đợc thể hiện trong các kế hoạch
ngân sách đợc lập một cách thờng xuyên.
Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhng không có nghĩa là nóng vội. Ngân
sách cần đợc xây dựng sau khi đà chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân sách
đòi hỏi phải xây dựng sau khi đà suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách sau khi
xây dựng nên cần phải có tính thực tế.
Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi ngời. Đây dờng nh đợc xem là
yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải trách
nhiệm của riêng ai. Thế nhng, thờng thì tại các doanh nghiệp công việc này do các
trởng phòng, các lÃnh đạo làm. Điều này làm cho ngân sách không phát huy hết đợc vai trò quần chúng của nó. Kế hoạch ngân sách đợc xây dựng nên, phải là kết
quả của mọi ngời. Bởi chính họ mới là ngời trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu
những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng
phục vụ dịch vụCó nh vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân
viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lÃnh đạo và cấp dới của mình. Kế
hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Thứ t, kế hoạch ngân sách cần đợc xây dựng kèm với kế hoạch hành động.
Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thờng đợc bỏ qua vì các cán bộ
cho rằng nó quá lằng nhằng. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ
hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức
để có đợc một doanh thu ấy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng

kế hoạch đầu t đối với các doanh nghiệp nhà nớc mà vốn đầu t chính đợc cung cấp
bởi cơ quan cấp trên. Có đợc những hành động cho đầu t sẽ thuyết phục hơn những
nhà ®Çu t.
19


Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải đợc lập theo hớng chấp nhận linh hoạt.
Có nghĩa là ngân sách nên đợc thiết lập với nhiều phơng án, kịch bản khác nhau để
đề phòng những trờng hợp khác nhau có thể xảy ra. Yêu cầu này không hề dễ
dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những thay
đổi trong tơng lai sau khi đà có những thông tin tốt về thị trờng.
2. Phơng pháp xây dựng
Dự báo những gì diễn ra trong tơng lai là một trong những ảnh hởng đến chất
lợng của xây dựng kế hoạch ngân sách. Nhng phơng pháp xây dựng cũng quyết
định ngân sách của một doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ , các phơng pháp sau có thể dùng để xây dựng.
2.1. Phơng pháp từ dới lên.
Theo phơng pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuất
cho cấp trên, trên cơ sở chơng trình hoạt động đà định. Sau khi xem xét và điều
chỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽ đợc tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp.
Sử dụng phơng pháp này có u điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày tỏ
ý kiến của mình. Ngân sách là của chính họ, nếu đợc duyệt sẽ là cam kết mà họ
thực hiện, nh vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách.
Tuy nhiên, phơng pháp này không thờng xuyên đợc sử dụng. Bởi vì:
Cấp trên sẽ không dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do họ
định hớng xây dựng. Là những ngời chịu trách nhiệm định hớng cho toàn bộ
doanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không đợc giải
trình một cách sâu sắc. Và ngân sách đợc phê duyệt không hẳn là ngân sách thể
hiện định hớng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dới lËp cã xu híng t duy b»ng phÐp céng.

Hä sÏ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hớng cộng vào năm trớc một tỉ lệ nào
đó, thờng là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố khác nh sự
thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động.
Việc xét duyệt ngân sách sÏ mÊt nhiỊu thêi gian do cÊp trªn cã thĨ cha đồng
ý với những đề xuất. Điều này dễ gây chán nản đối với ngời xây dựng và họ có xu
20


hớng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu. Cho phép tạo ra một
khoảng cách an toàn cho những lần chỉnh sửa tiếp theo.
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tởng vào cấp dới, hoặc doanh nghiệp đang phải đơng đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc
tăng trởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành.
2.2. Phơng pháp từ trên xuống.
Đây là phơng pháp trái ngợc với phơng pháp ở trên. Theo phơng pháp này từ
các lựa chọn đà thực hiện và trên cơ sở chơng trình hành động đà thông qua, cấp
trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêu chung
của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách hành động
cho phép tuân thủ các định hớng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và trình bày các
bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên.
Phơng pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các
ngân sách, định hớng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp,
tránh hiện tợng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn
trọng hơn. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộ xây dựng.
Tuy nhiên, phơng pháp này cũng có những hạn chế nh giảm sự sáng tạo của
cán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không đợc xây
dựng theo ý mình. Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể cha hợp lí
do họ cha hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thể
không cao.
2.3. Phơng pháp qua lại
Chính vì những hạn chế của hai phơng pháp trên mà phơng pháp này nên đợc

áp dụng.
Đây là phơng pháp kết hợp cả hai phơng pháp trên. Theo đó các lựa chọn
tổng quát sẽ đợc thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dới sẽ đợc ớc lợng và giao cho các cấp dới dạng khung ngân sách, nhằm định hớng công việc
lập ngân sách. Trên cơ sở các chơng trình đà thông qua, và các định hớng đà nắm
đợc, cấp dới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các giải
pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lợng hoá các kế
21


hoạch này để trình cấp trên xem xét. Cấp trên sẽ xem xét và thảo luận các đề xuất
này, so sánh chúng với khung ngân sách và có thể chấp nhận một số chênh lệch
nếu nó đợc giải trình một cách hợp lí.
Sử dụng phơng pháp này tận dụng đợc u điểm của việc định hớng tập trung
các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đa ra một ngân sách
vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ
đảm nhiệm với tinh thần hợp tác.
Phơng pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp
nhng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt đợc ngân sách mong muốn một cách
khoa học nhất

3. Qui trình xây dựng
Hình 4: Qui trình xây dựng kế họạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ
vận tải đờng bộ.
Ngân sách
cung cấp
dịch vụ

Ngân sách chi
phí nguyên vật
liệu

Ngân sách
chi phí lao
động

Ngân sách
giá cung cấp
dịch vụ

Báo cáo kết
quả sản xuất
kinh doanh

22

Ngân sách
chi phí cung
cấp dịch vụ

Ngân sách cung cấp
dịch vụ và quản lí


Ngân sách
đầu t

Bảng cân đối
kế toán

Báo cáo lu

chuyển tiền
tệ

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trờng ĐHKTQDHN
Công việc xây dựng kế hoạch ngân sách sẽ đợc bắt đầu với việc xây dựng kế
hoạch ngân sách cung cấp dịch vụ.

3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu)
Hình 5: Qui trình xác định ngân sách cung cấp dịch vụ.
Sản lợng vận tải,
sản lợng BD- SC

Doanh thu
cung cấp
dịch vụ

Giá cung cấp
dịch vụ

Ngân sách
cung cấp
dịch vụ

Nguồn: Ngời viết tự xây dựng
3.1.1. Nội dung
Thực chất ngân sách cung cấp dịch vụ là việc dự toán doanh thu từ việc cung
cấp dịch vụ, trên cơ sở dự báo sản lợng vận tải, sản lợng bảo dỡng sửa chữa
và giá cung cấp dịch vụ.
Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.

Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc biểu thị cả về mặt số lợng và giá trị, kèm
theo kế hoạch hành động cụ thể.

23


+ Số lợng: sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa- bảo dỡng
+ Giá trị: Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ Kế hoạch hành động: cách thức tiến hành để đạt mục tiêu
3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ.
a. ý nghĩa.
Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là công việc quan trọng vì hầu hết các
ngân sách sau này đều phải dựa vào đó. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh
hàng hoá thì ngân sách doanh thu bán hàng là ngân sách quan trọng bậc nhất. Còn
đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, ngân sách doanh thu quan trọng
nhất là dự toán sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa bảo dỡng.
b. Yêu cầu.
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ nên đợc phân chia thành các
mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trờng, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công
việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Nếu phân chia theo loại hình dịch vụ phục
vụ, thì dịch vụ vận tải sẽ đợc phân thành:
+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách
+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa
+ Doanh thu từ việc cho thuê xe và ngời lái
+ Doanh thu từ việc sửa chữa bảo dỡng
+ Doanh thu từ các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ
Trong đó, có thể chi tiết theo đối tợng khách hàng hoặc theo thị trờng
Ngoài ra, điều quan trọng là phải có phơng pháp dự toán doanh thu thật chính
xác. Phơng pháp đúng sẽ quyết định đến thành công của một bản ngân sách. Và
thời gian nhận đợc doanh thu cũng là một việc không thể bỏ qua. Công việc quan

trọng là phải kiểm soát đợc dòng tiền mặt. Hầu hết các công ty có thể kinh doanh
có lÃi nhng lại không có tiền mặt- dòng máu của kinh doanh tại những thời điểm
cần thiết. Thờng thì chi phí phải thanh toán trớc khi nhận đợc doanh thu, đặc biệt
trong những giai đoạn tăng trởng, vì thế cần phải biết thời gian thu đợc tiền. Có thể
dự toán đợc điều này thông qua phòng kế toán xác định xu hớng thanh toán trớc

24


đây và thông qua phòng kinh doanh để biết đợc tình hình tài chính của từng khách
hàng, cũng nh khả năng thanh toán của họ.
Nhng trớc tiên để có đợc một ngân sách doanh thu tốt hÃy bắt đầu từ việc xác
định sản lợng vận tải trong tơng lai.
3.1.2.1. Dự báo sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa bảo dỡng.

** Dự báo sản lợng vận tải
a. ý nghĩa.
Dự báo sản lợng vận tải là công việc đặc trng nhất và quan trọng nhất trong
công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp
nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Những doanh nghiệp
dịch vụ vận tải đờng bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu từ
việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phơng tiện của họ hoặc cho thuê ngời lái
b. Phơng pháp dự báo
Để dự báo sản lợng vận tải có rất nhiều phơng pháp khác nhau. Nhng để có
đợc một phơng pháp chuẩn là điều không hề dễ dàng. Mỗi doanh nghiệp nên tuỳ
theo tình hình của mình lựa chọn cho mình một hoặc kết hợp các phơng pháp.
b1. Phơng pháp dựa trên sản lợng bình quân.
Đây là phơng pháp về thực chất là dựa trên khả năng của doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định tổng số phơng tiện hiện có và kế hoạch đầu t, thay mới, hoặc
thanh lí trong tơng lai để xác định số phơng tiện kì kế hoạch. Sau khi có đợc tổng

số phơng tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lợng bình quân mà mác xe có thể vận
tải trong một tháng để tính ra tổng sản lợng vận tải của toàn bộ doanh nghiệp
trong kì kế hoạch.
+ Công thức:
Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12
Tæng AKHI = Tæng AC + Ađt Atl
Lchgi = Avdi x Lni
Trong đó:
Lchạy

: Tổng km sản lợng
25