Luận văn tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng 1 số cơ quan bộ

LI M U
Đã từ lâu những hoạt động sản xuất của con ngời để làm ra sản phẩm
không còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ
sự phân công lao động xã hội. Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt động
tập thể, để đạt đợc hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổ
chức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết.
Quản lý Nhà nớc cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chức
lao động trong hoạt động quản lý đã và đang là mục tiêu quan trọng trong các
cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng. Bởi vì,
văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử
lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mu phục vụ cho lãnh đạo.
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phơng
pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đợc
áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng. Nói cách khác, đó là quá trình kết
hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con ngời trong mọi hoạt động nhằm nâng cao
năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động,...
Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực
quản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào
cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay
cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nớc có quy
mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện
làm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ cha hợp lý, cha tạo đợc năng suất
và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn
phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc.
Xuất phát từ những ý tởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ
chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ
chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả
lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đã chọn đề tài:
Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một
số cơ quan Bộ, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một

số cơ quan Bộ (cụ thể ở Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa
học, Công nghệ và Môi trờng) sẽ bổ sung thêm cho chúng tôi kiến thức về văn
phòng và về quản trị hành chính văn phòng. Đồng thời qua đó tìm ra những u
1


điểm - nhợc điểm của công tác này để có thể rút ra những phơng hớng khắc
phục hạn chế không chỉ ở văn phòng hai Bộ này mà còn là vấn đề đang tồn tại ở
nhiều văn phòng cơ quan Bộ khác. Từ đây mở ra cho chúng tôi những kiến thức
khoa học, những thực tiễn trong quá trình hoạt động của công chức Nhà nớc và
những kinh nghiệm bổ ích cho quá trình công tác của cá nhân sau này.
Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã đợc rất nhiều giới
trong và ngoài nớc quan tâm nghiên cứu. Điều này không chỉ thể hiện trong
các giáo trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng,
mà còn là vấn đề quan tâm của rất nhiều tác giả trong các khoá luận tốt
nghiệp, các luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ,... Song trên thực tế cha có một tiếng nói
chung có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơ
quan, đặc biệt là ở các văn phòng cơ quan Bộ.
Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi không thể đi sâu
nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơ quan
Bộ, mà chỉ tập trung tìm hiểu công tác này tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng - văn phòng cơ quan quản
lý Nhà nớc. Trong đó, Bộ Công nghiệp là cơ quan quản lý Nhà nớc về kinh tế
ngành công nghiệp, còn Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là cơ quan
quản lý Nhà nớc tổng hợp về khoa học, công nghệ và môi trờng.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chủ
yếu nh sau: trớc hết, phải kể đến một khối lợng lớn các sách, báo, tạp chí tham
khảo nh: cuốn Quản trị hành chính văn phòng của Nguyễn Hữu Thân,
Quản trị hành chính văn phòng của Mike Havey, Tổ chức lao động trong
các cơ quan nghiên cứu và thiết kế của E.I. Kixxel; các tạp chí quản lý Nhà

nớc, tạp chí tổ chức Nhà nớc,... Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu các
văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nớc về công tác văn phòng; các văn bản
quy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phòng Bộ Công
nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi, ngoài phần lời nói đầu và kết luận,
nội dung chính đợc chia thành các chơng, mục sau:
Chơng 1:

Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.
Chơng 2:

Tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn

2


phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa
học, công nghệ và môi trờng.

2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trờng.
2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn
phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trờng.
2.3. Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Chơng 3:

Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ
Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trờng.

3.1. Nhận xét về công tác tổ chức lao động khoa học trong
Văn phòng các Bộ.
3.2. Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học
trong Văn phòng các Bộ.
Có thể nói, vấn đề này cho đến nay đã đợc nhiều giới quan tâm nghiên cứu
đề cập tới, song thực tế cha có công trình nào nghiên cứu một cách có hệ thống
về Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng. Đây là
một khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi. Mặc khác
trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp một số khó khăn là cha có
những thông tin chính xác về văn phòng và do thời gian nghiên cứu quá ít,...
Vì vậy, chúng tôi hy vọng rằng với bài tập đầu tiên trên con đờng nghiên
cứu khoa học của cá nhân, khoá luận tốt nghiệp sẽ góp phần khiêm tốn vào
quá trình nhận thức về công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung và tổ
chức lao động khoa học trong văn phòng nói riêng. Chúng tôi rất mong nhận
đợc sự góp ý của thầy - cô giáo và các bạn.
Để có đợc kết quả này, chúng tôi xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới
Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - ngời đã hớng dẫn tôi một cách tận tình trong quá
trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp. Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành còn
phải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ đang công tác tại Văn phòng
Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng. Qua đây, tôi xin
chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, các bạn trong lớp đã góp ý bổ sung thông
tin cho tôi hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này.

3

Chơng 1
Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học
trong văn phòng cơ quan
1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Bất kỳ một cơ quan hay một xí nghiệp nào cũng cần có một bộ phận đợc
thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và điều hành
tổng hợp bộ phận này còn là bộ mặt của cơ quan trong việc giao tiếp đối nội
và đối ngoại. Đó là văn phòng hay gọi là phòng hành chính tổng hợp. Hay nói
cách khác, văn phòng cơ quan có chức năng tham mu tổ chức công việc cho
lãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho cơ
quan, công sở.
Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan thờng bao gồm những
công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong
hoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng nhng tựu trung có thể
hiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, công ty, xí nghiệp,
là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102].
1.1.2. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển của
nhiều môn khoa học mới nh tâm lý lao động, sinh lý học lao động,... Với mục
đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động, con ngời đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệm tiên tiến
sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình. Nếu nh chỉ tổ
chức lao động đơn thuần, mà chúng ta không tính đến việc phải tổ chức lao
động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiện thuận lợi cho
ngời lao động. Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con ngời đã áp dụng công

tác tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan, xí nghiệp và trong các văn
phòng. Từ đó xuất hiện khái niệm tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Đó là tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa trên các thành tựu khoa
học và kinh nghiệm tiên tiến đợc áp dụng có hệ thống trong công tác. Hay nói
cách khác, đó là kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con ngời trong quá
4


trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả nhất những tiềm lực vật chất
và lao động, nâng cao không ngừng năng suất và hiệu quả lao động, bảo đảm
sức khoẻ con ngời [17,290]. Chính sự phù hợp giữa các biện pháp tổ chức với
kinh nghiệm tiên tiến và hoàn cảnh khách quan để thể hiện tính chất khoa học
của việc tổ chức lao động, nếu giữa chúng không có sự phù hợp sẽ dẫn đến
những phơng pháp lãnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học.
Trong quá trình hoạt động của công tác văn phòng, việc tổ chức lao động
khoa học trong văn phòng là công việc rất thiết thực. Bởi vì, văn phòng là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mu cho cấp lãnh đạo, cho nên
để tổ chức quản lý đợc tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải
cùng nghiên cứu và phải có chuyên môn để tổ chức sắp xếp công việc một
cách khoa học nhất.
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đợc hiểu là những phơng
pháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đa bộ máy hoạt động
của văn phòng đi vào nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất.
1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
giao phó, văn phòng luôn phải tìm ra phơng thức tổ chức lao động một cách
khoa học nhất, nhằm hớng tới một mục đích chung là nâng cao chất lợng và
hiệu quả hoạt động tốt nhất.
Để làm đợc điều này lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức bộ máy văn
phòng đợc hợp lý, nghĩa là biết cách sắp xếp tổ chức đúng ngời, đúng việc theo

khả năng chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phận trong văn
phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Nếu nh một bộ phận nào
đó trong văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là lý do để lãnh
đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý cha và có nên giảm biên chế bộ phận đó
không. Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng nâng cao, nhất
là đối với công tác văn phòng thì việc trang bị những thiết bị, phơng tiện thích
hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thể thiếu. Vì nó giúp cho cán bộ
làm việc đợc thuận lợi, tiết kiệm đợc thời gian và công sức. Chính nhờ có trang
thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp trong công việc. Trớc
đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mất rất nhiều thời gian, nhng ngày
nay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đã phát minh ra máy vi tính,... Vì
vậy, việc soạn thảo văn bản đợc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cho nên, hầu nh
văn phòng các cơ quan đều đợc trang bị những thiết bị hiện đại để phục vụ cho

5


công việc của mình.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng
còn nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn
phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trờng lao động tốt nhất, giúp
cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao. Môi trờng lao động đó là
sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi
và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên có
đợc tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việc đợc
giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung và
trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả làm
việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các nhà
lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vận
dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối u nhất.

Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và
biện pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần tăng năng suất lao động.
Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng đợc vận dụng rộng rãi
trong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đã
khẳng định đợc vị trí của mình. Việc đa công tác tổ chức lao động khoa học
vào trong văn phòng ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán
bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc và
tiết kiệm đợc chi phí.... Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn phòng
giúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơ quan đợc nhanh chóng, kịp thời. Nếu nh trớc đây cán bộ trong cơ quan cần tìm tài
liệu lu trữ nào đó, nhng tài liệu đó có thể cha chỉnh lý hoặc còn trong tình
trạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn phòng đã áp dụng việc chỉnh lý
tài liệu vào làm thẻ trên máy vi tính, giúp cho việc tra tìm đợc nhanh chóng
thuận lợi.
Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất thiết thực,
nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lợng công việc của cán bộ, nhân viên. Trong
văn phòng nếu cứ tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ
chức quản lý một cách khoa học, điều này dẫn đến không phát huy đợc khả
năng và trình độ chuyên môn của cán bộ. Đồng thời, làm cho mối quan hệ
giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngày càng căng thẳng dẫn đến chất lợng
công tác giảm đi. Vì vậy, tổ chức lao động khoa học trong văn phòng giúp
lãnh đạo nắm đợc chặt chẽ các hoạt động, cũng nh các công việc thờng ngày
của cán bộ, nhân viên, từ đó khắc phục những hạn chế và hoàn thiện bộ máy
6


quản lý. Ngoài ra, nghiên cứu môi trờng lao động có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng trong văn phòng. Môi trờng lao động ở đây chính là mối quan hệ giữa
các cán bộ, nhân viên, giữa các cán bộ với lãnh đạo và điều kiện lao động
thuận lợi,... Trong môi trờng lao động tốt sẽ là tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân
viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lợng cao và tạo tâm lý thoải mái

để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vai
trò của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòng nói riêng và cơ quan nói
chung.
Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng có ý nghĩa
rất quan trọng, nó giúp cho văn phòng cơ quan nâng cao hiệu quả trong công
tác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo môi trờng lao động thuận lợi,
qua đó giúp cho sự hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lý của
văn phòng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.2.1. Đặc điểm lao động của công chức hành chính văn phòng.
Khác với lao động của công nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổ
chức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đặc
điểm riêng biệt. Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loại
lao động trí óc. Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhng nó là căn
cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội.
Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại:
Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân ngời lao động
trí óc. Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,...
Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân ngời lao
động. Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,...
Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội. Kết
quả lao động đợc sử dụng để phát triển loài ngời. Đó là phát minh sáng kiến
của nhà bác học, kỹ s, quản lý,... [23,189].
Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đầy
đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dới nhiều công việc
cụ thể khác nhau. Ví dụ nh cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ
và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ chức năng,
nhiệm vụ của mình. Hoặc là khi cần họp bàn một công việc nào đó, cán bộ,

7


nhân viên văn phòng đa ra ý kiến của mình và phải bảo vệ, giải thích ý kiến đó
cho mọi ngời hiểu.
Trong quá trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thờng xuyên làm
việc với rất nhiều công văn giấy tờ, nó chiếm một phần thời gian lao động khá
lớn, và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan. Vì vậy, đòi
hỏi ở cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn, có t
cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt và giải
quyết công việc một cách có hiệu quả nhất.
1.2.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.
Trong quá trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có rất
nhiều môn khoa học và những kiến thức, kinh nghiệm trong xã hội liên quan
đến tổ chức lao động khoa học nh: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh lý
học, công thái học,... Tất cả những môn khoa học này đều quan tâm nghiên
cứu vấn đề quan trọng đó là quy luật và điều kiện hoạt động của con ngời
trong lao động. Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động. Khoa học lao
động là một ngành khoa học nghiên cứu những vấn đề trong quá trình lao
động. Trong đó tổ chức lao động đợc đánh giá là vấn đề quan trọng. Bởi vì,
trong quá trình lao động, nếu tổ chức công việc hợp lý sẽ đem lại hiệu quả rõ
rệt và ngợc lại nếu tổ chức không tốt sẽ mang lại hiệu quả thấp. Thậm chí còn
gây nên những hậu quả không thể lờng trớc. Khoa học lao động còn đề cập
đến vị trí và chức năng của ngời lao động đến quan hệ giữa ngời lao động và
các yếu tố vật chất trong quá trình lao động. Bên cạnh đó, còn nghiên cứu cả
những vấn đề thuộc tâm lý ngời lao động nh những phản ứng, động cơ, ý
thích, mong muốn,...
Không những vậy, khoa học lao động còn nghiên cứu hình thức, mức độ
lao động và tác động đến nhu cầu của ngời lao động xuất hiện trong quá trình

lao động. Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay
đổi phơng pháp làm việc của ngời lao động. Trong quá trình đó, ngành khoa
học này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên với
nhau và giữa cán bộ với lãnh đạo. Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiên
cứu việc tái sản xuất sức lao động của ngời lao động nh điều kiện làm việc, nghỉ
ngơi, chế độ đãi ngộ,... sao cho khoa học và hợp lý. Khoa học này cũng nghiên
cứu những tác động của yếu tố xã hội đối với ngời lao động. Chính điều đó tác
động đến khả năng nhân cách của ngời lao động. Qua đó phát huy phẩm chất
tốt của ngời lao động trong môi trờng lao động tốt.

8


Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiên
cứu góp phần vào việc tổ chức lao động đợc hợp lý, đợc khoa học nhằm nâng
cao năng suất hiệu quả công việc trong quá trình lao động. Đặc biệt, trong quá
trình lao động ở cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, nó mang tính chất
lao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất. Vì vậy, việc tổ
chức lao động ở đây cần đợc nghiên cứu và vận dụng năng động những phơng
thức đặc biệt của loại lao động này. Trong văn phòng cơ quan, tất cả mọi hình
thức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung là hiệu quả của hoạt
động quản lý. Vì thế nó khác với lao động khác trong quá trình làm việc. Dựa
trên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nớc ngày càng nâng cao, chất lợng hoạt động trong văn phòng và cơ quan cũng
đợc thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8].
Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa học
hành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phòng cơ quan hành chính, và
còn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơ
quan. Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động
sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phòng tốt hơn. Ngoài ra,
ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trình hoạt

động quản lý.
Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận và khoa học giúp cho tất cả các cơ quan
nói chung và các văn phòng nói riêng có những phơng pháp tốt nhất và thiết
yếu trong quá trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động của văn
phòng, của cơ quan.
1.2.3. Nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ phận hoạt
động trong văn phòng, có sự phân công và hợp tác lao động, đồng thời tạo ra
môi trờng lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng.
Trớc hết, để thực hiện tổ chức lao động khoa học phải có sự phân công
công tác quản lý trong văn phòng. Sự phân công công tác quản lý này phụ
thuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tổng khối lợng công việc và tính chất của từng
công việc trong văn phòng. Bên cạnh đó, việc phân công công tác xuất phát từ
biên chế và cơ cấu biên chế của từng văn phòng. Vì vậy, việc phân công cụ thể
cũng phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm của từng văn phòng.
Khi tiến hành phân công công tác trong văn phòng cần phân công theo
9


chuyên môn hoá đây là phơng pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào công việc và
có đợc thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao đợc năng
suất lao động. Tuy nhiên, việc chuyên môn hoá cán bộ không có nghĩa là cán
bộ không cần hiểu biết rộng, nếu nh vậy thì công việc trở nên tẻ nhạt, đơn
điệu. Trái lại, muốn chuyên môn hoá tốt thì phải hiểu biết rộng. Quá nhấn
mạnh một chiều việc chuyên môn hoá sẽ dẫn tới sự phiến diện. Nhng nếu bỏ
qua chuyên môn mà phân công tuỳ tiện thì công việc sẽ có nhiều khả năng
không đạt chất lợng. Trong phân công công tác cần phải tạo đợc mối liên quan
cần thiết của công việc. Những công việc của cán bộ, nhân viên phụ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó. Trong văn phòng nói riêng và cơ

quan nói chung, không thể có một bộ phận nào hoạt động một cách độc lập
hoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau xây dựng và
thực hiện thẩm quyền chung của cơ quan. Bên cạnh đó, khi lãnh đạo phân
công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ. Bởi vì,
nếu phân công mà không tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhân viên thì
đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác. Mọi công
việc đợc giao đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng
và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo. Đồng thời, khi cần thiết các cán bộ, nhân
viên có thể thay thế đợc công việc của nhau. Vì trong quá trình hoạt động có
thể một cán bộ văn th nghỉ, cần phải thay thế ngời khác đảm nhiệm để công
việc không bị gián đoạn. Vì vậy, mỗi ngời trong văn phòng, trong cơ quan
phải đợc đào tạo bồi dỡng để ít nhất có thể đảm nhận đợc hai chức trách.
Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn
để đánh giá kết quả của quá trình áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng
rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công tác, để từ đó đánh giá mức độ
hoàn thành công việc của mỗi cán bộ cả về số lợng và chất lợng. Cuối cùng,
việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình
độ nghiệp vụ của từng ngời. Bởi vì khi phân công công việc phức tạp đòi hỏi
mỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợp với
công việc.
Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bố
thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Việc phân bố thời
gian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng thời
gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát sinh
trong quá trình làm việc. Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từng công
việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình lao động có ý nghĩa quan trọng đối
10


với việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác.

Bên cạnh đó, để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng, thì
một yếu tố quan trọng là việc lập kế hoạch trong quá trình hoạt động. Việc lập
kế hoạch để định ra hớng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kế hoạch
đó. Nhất là các công việc văn phòng thì không thể không lập kế hoạch. Văn
phòng là đầu mối thu thập và xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin trong
hoạt động quản lý. Chính vì vậy, lập kế hoạch công tác để định mức lao động,
phân công khối lợng công việc cho từng cán bộ và thời hạn hoàn thành công
việc là rất cần thiết. Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể, trong quá trình hoạt động
phải có sự kiểm tra đánh giá việc triển khai thực hiện kế hoạch. Bất kỳ hoạt
động nào cũng cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình hoạt động đó. Vì vậy,
việc kiểm tra và đánh giá kết quả trong công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh
đạo phát hiện ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quá trình hoạt động.
Đồng thời qua việc kiểm tra sẽ thúc đẩy cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt công
việc mang lại hiệu quả lao động cao nhất.
Ngoài những vấn đề trên thì nội dung quan trọng nhất của tổ chức lao
động khoa học là vấn đề con ngời. Con ngời là chủ thể của hoạt động, là nhân
tố lớn nhất quyết định đến sự thành bại của công việc. Vì vậy, khoa học tổ
chức lao động đi sâu nghiên cứu tổ chức con ngời trong quá trình lao động.
Những hoạt động của văn phòng đều gắn mật thiết với quá trình lao động của
cán bộ, nhân viên. Vì vậy mỗi cán bộ, nhân viên cần đợc làm việc. Trong môi
trờng tốt nhất với những trang thiết bị thích hợp phục vụ cho công tác. Việc
nghiên cứu đến điều kiện làm việc nh sắp xếp chỗ làm việc, ánh sáng, độ ẩm,
trang thiết bị,... là một trong những vấn đề quan trọng của tổ chức lao động
khoa học. Vấn đề này, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu
việc tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo điều kiện cho cán bộ của mình làm việc
và qua đó giúp cho họ có đợc tâm lý thoải mái dễ chịu.
Tóm lại, những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học là
những nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lợng
công việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phòng. Vì
vậy, bất kỳ một văn phòng nào hay một cơ quan thì việc nghiên cứu và thực

hiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết.

11


Chơng 2
Tình hình tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng một số cơ quan Bộ
(Ví dụ ở Bộ Công nghiệp
và Bộ Khoa học, công nghệ và môi trờng)

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn
đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhân
lực. Đất nớc ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, vì
vậy các cơ quan luôn đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào đó
là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng công việc, và qua đó nhằm
tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc đợc thuận lợi, có tâm lý thoải
mái.
Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa
học, công nghệ và môi trờng nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiện
chức năng quản lý Nhà nớc ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoa
học phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ đợc các cấp lãnh đạo,
cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế.
Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi tiến hành tìm hiểu
tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng để qua đó nắm đợc tình hình tổ chức lao
động và rút ra một số nhận xét từ thực tiễn.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn
phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

2.1.1. Chức năng:
Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là
cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ có chức năng giúp Bộ trởng theo dõi, điều
hành phối hợp các hoạt động của Bộ để đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Bộ
trởng đợc toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của Bộ đề
ra. Bên cạnh đó, Văn phòng còn có chức năng chịu trách nhiệm bảo đảm điều
kiện làm việc và góp phần chăm lo, cải thiện đời sống cho cán bộ, nhân viên
các cơ quan chức năng của Bộ.
2.1.2. Nhiệm vụ.
Hầu hết, đối với mỗi Văn phòng Bộ đều có những nhiệm vụ chủ yếu, về
12


cơ bản có điểm giống nhau. Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phục vụ cho việc
quản lý của mỗi ngành khác nhau.
Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và
Môi trờng (gọi tắt là Văn phòng Bộ) có những nhiệm vụ chung sau đây:
Tổ chức theo dõi, hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch
công tác của các đơn vị và tổng hợp kế hoạch các đơn vị thành kế hoạch
chung của Bộ trình Bộ trởng xem xét, tổ chức cho các đơn vị trình duyệt kế
hoạch trớc lãnh đạo Bộ; tổ chức theo dõi kiểm tra và báo cáo đột xuất, định kỳ
6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ với Bộ trởng, trực tiếp thực hiện kế
hoạch công tác của Văn phòng Bộ.
Văn phòng Bộ giúp Bộ đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các
quyết định, chỉ thị của Bộ trởng liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng Bộ.
Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tổ chức sắp xếp, theo dõi chơng trình làm việc và
lên lịch công tác của Bộ trởng và của các thủ trởng; và thực hiện th ký công vụ
cho lãnh đạo Bộ. Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phối hợp với các vụ chức năng
về công tác pháp chế, nh xây dựng các dự án luật, pháp lệnh để trình Chính
phủ. Nghiên cứu trình Bộ trởng ban hành các quy định nội bộ nhằm xây dựng

nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhất trong quá trình điều
hành các hoạt động của Bộ.
Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn th - lu trữ của Bộ, bao gồm:
hớng dẫn, kiểm tra công tác văn th lu trữ trong toàn ngành theo đúng thể thức
của Nhà nớc quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nớc; bí mật cơ quan
Bộ. Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thời cho lãnh đạo Bộ và
các cơ quan chức năng của Bộ.
Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất và
phơng tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tác
sửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ nh sửa chữa điện, nớc,... tổ chức và thực
hiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ. Giúp
bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyên truyền,
tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích.
Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nớc và quốc tế, đánh máy, in
ấn, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêu cầu
công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc
Bộ. Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bộ.
13


Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại),
phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ. Đồng thời, Văn
phòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phơng tiện làm
việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế độ
tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ và
các đơn vị trực thuộc Bộ không đợc phân cấp quản lý tài chính.
Văn phòng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấp
quản lý của Bộ trởng. Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòng thờng
trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh. Ngoài những nhiệm vụ trên, đối với

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là cơ quan quản lý tổng hợp các hoạt
động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và bảo vệ môi trờng trong
phạm vi cả nớc. Vì vậy Văn phòng Bộ có một số nhiệm vụ riêng. Văn phòng
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ hớng dẫn các đơn vị trực
thuộc Bộ xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học, công nghệ cấp Bộ, và cấp
cơ sở, đề ra các dự án tăng cờng trang thiết bị của các đơn vị, phối hợp với các
đơn vị chức năng dự kiến phân bổ tài chính cho các dự án, đề tài nghiên cứu
khoa học của Bộ để trình lãnh đạo Bộ xem xét phê quyết định. Và có nhiệm
vụ tổ chức Hội đồng thẩm định các dự án, các đề tài. Văn phòng Bộ giúp Bộ
trởng quản lý công tác chuẩn bị đầu t và xây dựng từ khâu chuẩn bị đầu t, thực
hiẹn đầu t đến khâu kết thúc xây dựng, đa dự án vào khai thác sử dụng [19],
[22].
2.1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trờng.
Văn phòng Bộ làm việc theo chế độ thủ trởng, đứng đầu văn phòng là
Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là các Phó Văn phòng và
các phòng ban.
Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp
và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng. Vì vậy, về cơ cấu tổ
chức của mỗi văn phòng đợc tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý của cơ
quan.
Văn phòng Bộ Công nghiệp có các phòng ban sau đây:
- Phòng Hành chính.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Quản trị.

14


- Phòng Lu trữ.

- Phòng T liệu.
- Phòng Tài chính kế toán.
- Phòng Thi đua - khen thởng.
- Đội xe.
- Trạm y tế.
- Văn phòng thờng trực phía Nam.
Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có các phòng ban sau:
- Phòng Lu trữ.
- Phòng Hành chính.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Tài vụ.
- Phòng Quản trị - y tế.
- Phòng Quản lý xe.
- Văn phòng thờng trực phía Nam.
Ngoài ra, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng còn có các
tổ, nh:
- Tổ thi đua - khen thởng.
- Tổ xây dựng cơ bản.
- Tổ kế hoạch.
- Tổ thờng trực Hội đồng chính sách.
2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mô hình Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng đợc bố trí theo kiểu văn
phòng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phòng. Do chức năng và nhiệm vụ
quản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phòng làm việc
đợc tách riêng. Không giống nh các văn phòng nớc ngoài, họ thờng bố trí theo
kiểu văn phòng mở (nghĩa là văn phòng hiện đại có vách ngăn di động). Việc
bố trí văn phòng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi nh có thể giúp lãnh

15


đạo văn phòng quản lý các hoạt động của cán bộ viên chức, đồng thời giúp tiết
kiệm thời gian cho việc đi lại trong văn phòng. Tuy nhiên, bố trí văn phòng
theo kiểu mở có một số hạn chế nh khi cần bàn công việc bí mật thì rất dễ bị
lộ tin tức. Chính vì vậy với diện quản lý hành chính Nhà nớc, cho nên hầu hết
các Văn phòng Bộ bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển. Bên cạnh đó, do các
trục sở cơ quan đợc xây dựng từ những năm nớc ta còn chiến tranh, vì vậy nếu
muốn bố trí văn phòng mở sẽ mất rất nhiều kinh phí. Tuy nhiên, với sự phát
triển của nhiều ngành khoa học khác nhau, cho nên việc bố trí văn phòng theo
kiểu cổ điển cũng không làm giảm hoạt động quản lý trong văn phòng. Bởi vì,
ngày nay các cán bộ, viên chức vận dụng công tác tổ chức lao động một cách
khoa học vào quản trị hành chính văn phòng để bố trí các phòng làm việc một
cách khoa học nhất.
2.2.1. Tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc trong văn phòng.
Để tổ chức sắp xếp một cách khoa học các phòng làm việc trong văn
phòng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ làm việc đợc tốt. Nếu phòng làm việc bố
trí không hợp lý thì năng suất lao động trong văn phòng sẽ bị hạn chế. Trong
văn phòng, nếu bố trí từ bộ phận làm công tác văn thứ cách xa phòng hành
chính làm cho việc đi lại không thuận tiện, trao đổi công việc sẽ bị cản trở do
đó gây khó khăn cho kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết. Vì vậy, để thực hiện tốt
nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong văn phòng phải tính đến cờng độ
lao động của cán bộ, nhân viên, quan hệ và tính chất công việc đợc giao cho
từng cán bộ, từng bộ phận.
Trụ sở cơ quan Bộ Công nghiệp đợc đặt tại số 54 đờng Hai Bà Trng, là
toà nhà 4 tầng. Vì vậy, Văn phòng Bộ đợc bố trí các phòng ban trong các tầng
nhà.
Phòng Hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng quản trị, tổng đài, đội

xe, phòng Phó Văn phòng, trạm y tế, phòng tổng hợp thuộc văn phòng, các
phòng này là nơi thờng xuyên giao tiếp phục vụ cho hoạt động của Bộ đợc bố
trí ở tầng 1. Phòng hành chính - bộ phận làm công tác văn th đợc bố trí ngay
gần cửa ra vào của cơ quan Bộ, nh vậy là rất hợp lý. Bởi vì, bộ phận này thờng
xuyên tiếp nhận công văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
của Bộ. Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm đợc thời gian đi lại của cán
bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài.
Phòng Tổng hợp, phòng Chánh Văn phòng và phòng Phó Văn phòng đợc
bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Bộ.

16


Vì vậy, đợc bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyết mọi công
việc đợc thuận lợi. Phòng t liệu đợc bố trí ở tầng 3, và phòng lu trữ đợc bố trí ở
tầng 4 nhằm bảo quản tài liệu đợc khô ráo, tránh ẩm mốc,...
Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng
đợc đặt tại địa chỉ 39 Trần Hng Đạo, là toà nhà 4 tầng, các phòng làm việc của
văn phòng đợc bố trí trong các tầng nhà.
Phòng hành chính, phòng quản trị, phòng của Phó Văn phòng, phòng tài
vụ và phòng quản lý xe đợc bố trí ở tầng 1. Các phòng trên đợc bố trí theo
kiểu các phòng khép kín. Riêng phòng hành chính đợc bố trí kết hợp giữa kiểu
văn phòng cổ điển và kiểu văn phòng hiện đại. Phòng làm việc của phó Văn
phòng Bộ phụ trách quản lý phòng hành chính và phòng của Trởng phòng
hành chính đợc bố trí bằng hai phòng kín. Còn lại các bộ phận phụ trách về
đánh máy, in ấn, sao chụp, chuyển giao đóng dấu công văn đợc bố trí phòng
có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhng không có cách âm.
Phòng y tế, tổng đài đợc bố trí làm việc ở tầng 2, phòng tổng hợp, phòng
của Chánh Văn phòng Bộ, phòng của Phó Văn phòng đợc bố trí ở tầng 3, và
phòng lu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thờng trực Hội đồng chính sách

đợc bố trí ở tầng 4.
Nhìn chung, việc bố trí các phòng làm việc trong Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng tơng đối hợp lý,
đảm bảo cho việc giải quyết công việc đợc nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời,
giúp cho các cán bộ di chuyển đến các bộ phận đợc thuận lợi theo luồng công
việc, tránh đợc sự chồng chéo trong khi làm việc. Tuy nhiên, qua khảo sát thực
tế tại Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng, có một số phòng làm
việc bố trí với diện tích rất chật chội. Cụ thể nh ở phòng hành chính: phòng
của Trởng phòng hành chính chỉ có thể kê vừa một chiếc bàn, tủ, nếu có nhiều
cán bộ trong cơ quan đến làm việc thì không có chỗ để tiếp khách, hoặc là bộ
phận văn th, đánh máy, sao chụp là nơi cán bộ trong cơ quan thờng xuyên qua
lại để làm việc nhng lại bố trí với diện tích hơi hẹp,...
(Xem phụ lục - Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng).
2.2.2. Tình hình đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn
phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Một trong những nhân tố quyết định đến sự thành bại trong lao động đó
là yếu tố con ngời. Trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớc
17


yếu tố con ngời ngày càng trở nên quan trọng và là vấn đề chủ chốt, đặc biệt
là đội ngũ cán bộ lãnh đạo.
Theo Lauric Mullins viết rằng: Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức làm
việc nào là tuỳ thuộc vào sự sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên và nhất
là những nguồn tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò
chính trong toàn bộ thành công của một tổ chức. Sự quan tâm đúng mức đến
chức năng nhân sự sẽ giúp cải thiện hiệu quả của lực lợng lao động và mức độ
biểu hiện của tổ chức [7, 191].
Chính vì vậy, việc bố trí cán bộ làm các công việc khác nhau đòi hỏi phải

có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng. Vấn đề này đang đợc các
cơ quan quản lý Nhà nớc quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các cơ quan Nhà nớc
đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việc trong cơ quan từ
những năm nớc ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu nh làm việc theo kinh
nghiệm là chính. Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mới đợc học nâng cao
trình độ chuyên môn.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp
và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng làm việc nhiệt tình, yêu nghề và có
trách nhiệm với công việc đợc giao. Ví dụ nh khi có cán bộ đến phòng lu trữ
Bộ Công nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ cha sát nhập, thì cán bộ lu trữ
ở đây rất tận tình với công việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho dù mất nhiều
thời gian công sức. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng cùng làm việc
giúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinh nghiệm, họ thờng chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc. Vì vậy, tinh thần làm
việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng đợc nâng cao.
Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trờng đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Văn phòng
Bộ Công nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trong biên chế
và 33 cán bộ hợp đồng. Về trình độ chuyên môn hầu hết các cán bộ có trình
độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc không có bằng cấp,
nhng có nhiều kinh nghiệm. Cụ thể ở Văn phòng Bộ có một cán bộ là Phó tiến
sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trung cấp, 39 cán bộ
có trình độ sơ cấp, số còn lại là cán bộ nhân viên có trình độ tốt nghiệp phổ
thông trung học.
Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có tổng số 80 cán
bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợp đồng.
18


Về trình độ chuyên môn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình độ đại
học, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và còn lại là số cán bộ, nhân viên có trình

độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học.
Qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn
phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng nhìn chung về trình độ chuyên
môn của cán bộ, nhân viên cha đợc đồng đều, số cán bộ có trình độ sơ cấp và
tốt nghiệp phổ thông trung học còn nhiều. Tuy nhiên, về cơ bản, số lợng cán
bộ, nhân viên này hầu hết là nhân viên phục vụ và lễ tân. Song thiết nghĩ, số lợng cán bộ có trình độ này nên học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn,
đồng thời để phục vụ cho việc giao tiếp đợc lịch sự văn minh.
Qua số liệu thống kê về biên chế cán bộ, thì Bộ Công nghiệp có số lợng
cán bộ nhiều hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng. Các cán
bộ, nhân viên hầu hết đều đợc sắp xếp bố trí các công việc hợp lý, phù hợp với
trình độ chuyên môn của mình. Tuy nhiên, qua nghiên cứu tại Văn phòng Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng về đội ngũ cán bộ về cơ bản còn thiếu ở
một số bộ phận công tác trong văn phòng.
Để tổ chức lao động một cách khoa học, đòi hỏi ở lãnh đạo văn phòng
cần quan tâm xem xét đến tổ chức biên chế và trình độ chuyên môn trong văn
phòng. Vì nếu bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp đảm nhiệm công tác văn th sẽ
làm cho việc thu thập và xử lý thông tin trong cơ quan bị kém hiệu quả, do cán
bộ đó không có chuyên môn nghiệp vụ để làm công việc này.
Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng luôn có
ý thức trách nhiệm với công việc đợc giao, không ngừng học hỏi nâng cao
trình độ để đóng góp vào sự phát triển chung của công tác văn phòng nói riêng
và cơ quan Bộ nói chung.
2.2.3. Sự phân công công tác trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn
phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng thì việc phân
công và hợp tác lao động đóng một vai trò rất quan trọng. Khi tiến hành phân
công tác cho các bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan Bộ và tuỳ thuộc vào tổng khối lợng công việc. Bên cạnh
đó, việc phân công công tác còn phải tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môn của
cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Trớc khi tiến hành phân công công việc

cho các bộ phận trong văn phòng, thì cần phải hiểu đợc chức năng, nhiệm vụ
của Chánh Văn phòng và sự phân công quản lý của Chánh Văn phòng cho các

19


Phó Văn phòng.
2.2.3.1. Sự phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng.
Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng đợc tổ chức làm việc theo chế độ thủ trởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Đứng
đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng về mọi
mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ đợc
giao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của Bộ
đạt đợc kết quả cao.
Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học,
Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ chung sau: giúp Bộ trởng và các
thứ trởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ nh theo
dõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chơng trình
công tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án. Chuẩn bị báo cáo về sự
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo về tình hình
hoạt động của Bộ trình Bộ trởng và gửi lên Thủ tớng Chính phủ. Bên cạnh đó,
Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trởng ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền
các qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công
văn giấy tờ trong cơ quan Bộ. Giúp Bộ trởng tổ chức, theo dõi việc thực hiện
quy chế làm việc và các qui định khác của Bộ.
Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ khác nhau, do sự phân
công của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ.
Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ
tham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ nh phối
hợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị;

sau đó phân tích, tổng hợp và đa ra ý kiến đánh giá về các đề án trớc khi trình
Bộ trởng. Và đề xuất với Bộ trởng những vấn đề cần thiết trong quản lý và
điều hành của Bộ. Chánh Văn phòng là đầu mối cung cấp thông tin về các
hoạt động quản lý khoa học, công nghệ, môi trờng và các lĩnh vực khác do Bộ
phụ trách, bảo đảm các thông tin cung cấp đợc chính xác kịp thời, theo đúng
chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và các quy định pháp luật. Và là đầu mối quan hệ về
ngành khoa học, công nghệ, môi trờng giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, văn
phòng Chủ tịch nớc, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan, đoàn thể cấp Trung ơng.
Còn Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp có nhiệm vụ thống nhất quản lý
20


và sử dụng mạng thông tin của Bộ, ứng dụng công nghệ tin học hiện đại vào
công tác quản lý và thông tin giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ giữa Bộ với
các Tổng công ty và các Sở Công nghiệp, đảm bảo thông tin đợc chính xác,
kịp thời. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Bộ và gửi đăng
các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của nớc Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam. Và giúp Bộ trởng xây dựng và thực hiện các quy chế phối
hợp công tác của Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối công nghiệp tại
thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, với công đoàn công nghiệp Việt
Nam. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng còn hớng dẫn phổ biến về chuyên môn
nghiệp vụ công tác văn phòng đối với văn phòng các Tổng công ty, các đơn vị
trực thuộc Bộ.
Nh vậy, có thể khẳng định rằng nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là rất nặng nề, đòi hỏi ở
Chánh Văn phòng Bộ phải có năng lực chuyên môn và khả năng phân công
công tác tốt để giải quyết những công việc mà Bộ trởng giao phó.
Nh đã trình bày ở trên, Chánh Văn phòng Bộ là ngời đứng đầu lãnh đạo
văn phòng và chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng về mọi mặt hoạt động của Văn
phòng Bộ. Tuy nhiên, do công việc quản lý quá lớn, vì vậy Chánh Văn phòng

Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. Các Phó văn
phòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong văn phòng và
hàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình công tác lên
Chánh văn phòng.
ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng việc phân

công phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sự
khác biệt.
Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ở
Văn phòng Bộ Công nghiệp thờng là do thoả thuận. Tức là, khi Chánh văn
phòng mới đợc bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổ chức
một cuộc họp phân công công tác. Kết quả cuộc họp đợc ghi lại bằng văn bản,
sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định. Hiện nay ở Bộ Công nghiệp
thì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng đợc
diễn ra nh sau:
Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc nh: quản trị, y tế,
hành chính, lu trữ,... Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là ngời chịu trách nhiệm
trực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền. Chánh Văn
21


phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báo cáo
các mặt hoạt động của Bộ.
Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết
và điều hành một số công việc đợc giao. Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3 Phó
Văn phòng, mỗi ngời phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể là phụ trách
một số phòng ban nhất định.
Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lu trữ và phòng
t liệu. Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn th, lu trữ,
thông tin t liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành. Tổ chức theo dõi,

kiểm tra, hớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn th, lu trữ trong văn phòng và
các đơn vị trực thuộc.
Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng quản trị, phòng kế toán tài sản, đội
xe, trạm y tế. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật
chất, và phơng tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Trực tiếp
quản lý cơ sở vật chất, tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, vãng lai,
ngoại tệ cơ quan Bộ, điều hành đội xe và tổ chức thực hiện công tác y tế.
Một Phó Văn phòng phụ trách văn phòng đại diện của Bộ tại thành phố
Hồ Chí Minh. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quản lý và báo cáo
tình hình của các đơn vị sản xuất kinh doanh và sự nghiệp của Bộ Công
nghiệp tại khu vực phía Nam; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phơng tiện
làm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại
TP. Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đó, sự phân công công tác ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trờng đã có sự khác biệt. Cụ thể là ở đây Chánh Văn phòng là ngời trực tiếp ban hành văn bản quyết định về việc phân công phụ trách trong
lãnh đạo văn phòng. (Cụ thể là công văn số 122/VP ban hành ngày 29 tháng
10 năm 1997 của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng).
Theo văn bản này thì các mảng công việc mà Chánh Văn phòng và các Phó
Văn phòng phụ trách nh sau:
Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là ngời phụ
trách chung hoạt động của công tác văn phòng. Đồng thời, Chánh Văn phòng
là ngời phụ trách trực tiếp các đơn vị đó là phòng tài vụ và phòng tổng hợp.
Ngoài ra, do chức năng, nhiệm vụ của Bộ thuộc diện quản lý ngành khoa học,
công nghệ và môi trờng rất rộng. Vì vậy, Chánh Văn phòng còn trực tiếp phụ
trách các mặt công tác nh tổ chức cán bộ, kế hoạch nghiên cứu hàng năm cấp
22


Bộ, cấp cơ sở của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng; phụ trách mảng xây
dựng cơ bản, và là phó chủ tịch thờng trực Hội đồng thi đua khen thởng và

phụ trách công tác tuyên truyền của Bộ.
Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách các
phòng ban và các mảng công việc khác nhau.
Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hành
chính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe. Ngoài ra, Phó Văn phòng có
trách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắng
lâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ.
Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lu trữ và các mặt công tác
khác nh: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động công ích,
phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thởng của Văn phòng Bộ. Bên
cạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Văn phòng
quản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp Bộ, cấp
cơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ.
Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý
văn phòng thờng trực phía Nam.
Nh vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là nh nhau, song về phân
công phụ trách công việc có sự khác nhau. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp việc
phân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tơng đối hợp lý,
phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạo văn phòng.
Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng qua nghiên cứu thực
tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụ trách chung công
tác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiều công việc. Nên
chăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các Phó Văn phòng phụ
trách.
2.2.3.2. Sự phân công công tác cho các đơn vị trong văn phòng.
Bên cạnh việc phân công phụ trách công việc của lãnh đạo Văn phòng Bộ
thì việc phân công công tác cho các đơn vị giúp việc trong văn phòng là nhiệm
vụ rất quan trọng. Để phân công công tác hợp lý, lãnh đạo Văn phòng Bộ phân
công công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ trong văn phòng. Bên cạnh

đó, việc phân công cho các phòng, ban còn xuất phát từ biên chế để phân công
đúng ngời, đúng việc tránh sự ỷ lại, chồng chéo trong công việc.

23


Nh đã trình bày ở mục 2.1.3 về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có một số phòng
giống nhau, nhng về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng này phục vụ cho
quản lý ngành công nghiệp và ngành khoa học, công nghệ, môi trờng. Vì vậy,
sự phân công công tác cho mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng có những
điểm giống và khác nhau về số lợng cũng nh về công việc.
Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng giúp việc, do lãnh đạo văn phòng
phân công và giao nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý trực tiếp công việc cho các Trởng phòng. Và công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong từng phòng do Trởng
phòng phân công. Cụ thể, sự phân công công tác trong các phòng nh sau:
- Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh
Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc về công tác văn th đối với
các đơn vị trực thuộc Bộ. Thực hiện tốt việc tổ chức thờng trực, bảo vệ cơ
quan, giữ gìn trật tự trị an khu vực trong cơ quan.
Đợc phân công nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại công văn đi, đến. Quản
lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định của Nhà nớc. Chịu trách nhiệm chế
bản, nhân bản văn bản của cơ quan Bộ, lập dự trù đặt mua báo chí. Quản lý và
sử dụng các phơng tiện thông tin liên lạc, chịu trách nhiệm đón tiếp và hớng
dẫn khách đến làm việc tại cơ quan; thông báo lịch làm việc của lãnh đạo Bộ
đến các cơ quan đơn vị có liên quan,... Tổ chức trông giữ xe đẹp, xe máy của
cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ và của khách đến làm việc.
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trởng
phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trớc Chánh Văn phòng về mọi mặt
hoạt động của phòng. Một phó Trởng phòng là ngời giúp Trởng phòng và chịu

trách nhiệm trớc phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ.
Phòng Hành chính phân công làm ba tổ:
Tổ văn th: có 4 cán bộ; 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức giải
quyết công văn đi; 1 cán bộ tiếp nhận và phân phối công văn đến; và 1 cán
bộ liên lạc: nhận và chuyển công văn tài liệu, báo chí đến các đơn vị, ban,
ngành; 1cán bộ trực tổng đài.
- Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bộ;
2 cán bộ đánh máy.
- Tổ thờng trực - bảo vệ: có 1 nhân viên lễ tân có nhiệm vụ quản lý, sắp
24


xếp, ghi chép khách đến liên hệ công tác với cơ quan Bộ và 15 nhân viên bảo
vệ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài giờ, đảm bảo trông giữ xe đạp, xe
máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Còn phòng hành chính Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng chỉ có một
Trởng phòng phụ trách chung mọi mặt hoạt động của phòng, không có phó
phòng. Về tổ chức đợc phân công làm ba tổ nh trên nhng số lợng cán bộ phân
công việc có sự khác nhau. Cụ thể là tổ văn th có 2 cán bộ: một cán bộ quản
lý, sử dụng con dấu và tổ chức giải quyết công văn đi, một cán bộ tiếp nhận
công văn đến kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụ chức năng. Tổ
chế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ và một cán bộ
sao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ. Tổ thờng trực bảo vệ có 1 nhân viên lễ
tân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ đợc chia làm hai
ca: một ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viên trông giữ xe
đạp xe máy.
- Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn
phòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản
lý Nhà nớc; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các
mặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm th ký cho lãnh đạo Bộ.

Để thực hiện chức năng trên, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ giúp lãnh đạo
văn phòng theo dõi tình hình tổng hợp thông tin về các mặt công tác của Bộ,
kịp thời báo cáo và đề xuất với Bộ những vấn đề cần giải quyết theo chức
năng quản lý của ngành; theo dõi và đôn đốc các cơ quan chức năng và các
đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chủ trơng, chỉ thị của Đảng và Nhà nớc và
của Bộ; xây dựng chơng trình và kế hoạch công tác để tổ chức các hội nghị
của Bộ; rà soát nội dung chơng trình, kế hoạch theo đúng yêu cầu về chất lợng, thời gian và quy chế, làm biên bản các cuộc họp, thông báo những kết
luận của lãnh đạo Bộ.
Ngoài ra, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp còn giúp
Hội đồng thi đua khen thởng theo dõi công tác thi đua khen thởng, tuyên
truyền, xuất bản báo chí và mối quan hệ của Bộ với các cơ quan báo chí Trung
ơng và địa phơng.
Về cơ cấu tổ chức và cán bộ của phòng tổng hợp thuộc hai Văn phòng Bộ
cùng có 6 cán bộ: 1 Trởng phòng và 5 chuyên viên.
Trởng phòng tổng hợp đợc phân công quản lý, duy trì sinh hoạt, trao đổi
25