Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Cty Cơ Điện và PTNT

Lời nói đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt
thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơng
tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn th - Lu trữ đà trở thành một trong những yêu cầu có
tính cấp thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin
quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban
trong cơ quan đơn vị. Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp
đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, Ban
lÃnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một
cách hợp pháp hợp lý, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực
hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợc
giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn th - Lu trữ là không thể
thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc, trong quá trình hoạt động hàng năm Công ty đà ban hành một khối lợng
văn bản tơng đối lớn để quản lý, điều hành một hoạt động trong đơn vị,
đồng thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ
quan Nhà nớc và các đơn vị liên quan gửi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất
quan trọng cần đợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để
phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Công ty Cơ điện và Phát triển
nông thôn trong thời gian qua đà có những đóng góp tích cực vào kết quả
hoạt động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một
số điểm bất cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lần
điều kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên
môn quản lý, những lạc hậuvề cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng
coa hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty là
công việc cần thiết.
Là sinh viên ngành Hành chính doanh nghiệp, sau thời gian thực tập
tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện và

phát triển nông thôn, em đà quyết định chọn đề tài: "Một số biện pháp nâng


cao hiệu quả Công tác Văn th - Lu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông
thôn".
Mục đích nghiên cứu đề tài này là: Làm rõ tính khoa học, hợp lý của
công tác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một
số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng coa hiệu quả công tác Văn th Lu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty.
Trong quá trình thực tập, với s giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong
văn phòng Công tình yêu, đồng thời đợc sự chỉ dẫn của thầy giáo hớng dẫn
đà tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn này.
Luận văn đà đợc hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu nhập
đợc, nhng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính
mong thầy giáo và Công ty chỉ dẫn để em có thể hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2002

Sinh viên
Nguyễn Thị Hải Hà


Chơng I
Một số vấn đề lý luận chung về
công tác văn th lu trữ
I - Khái niệm công tác văn th lu trữ

a- Công tác văn th nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động
lÃnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nớc. Các văn bản hình thành trong công tác
văn th là phơng tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệu
quả.
Quan niệm đúng đắn về công tác văn th là một điều kiện đảm bảo cho
công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phơng
pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn th cũng không đúng và kìm hÃm sự
phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hởng đến năng suất lao động quản lý trong
các cơ quan Nhà nớc.
Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn th. Có 2
khuynh hớng đáng chú ý là:
- Công tác văn th là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn
giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hớng này thì công tác văn th bao gồm
2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản
lý quy trình chu chuyển.
- Công tác văn th là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó.
Theo khuynh hớng này thì công tác văn th đợc quan niệm rộng hơn, chính xác
hơn.
b- Công tác lu trữ
Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nớc bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ
công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công
dân..
Tài liệu lu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị đợc lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đợc bảo quản trong các kho lu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xà hội.

II - Nội dung công tác văn th-lu trữ

a- Nội dung công tác văn th


Công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu:
- Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm:
+ Soạn văn bản.
+ Duyệt văn bản.
+ Nhân văn bản.
+ Trình ký, ban hành văn bản.
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc
này bao gồm:
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
- Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung công tác này
bao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơ
quan.
b- Nội dung công tác lu trữ
- Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lu trữ tài liệu một cách khoa học bao
gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài
liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu
quả tài liệu lu trữ.
- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý Nhà nớc về công
tác lu trữ, tổ chức mạng lới các cơ quan lu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lu trữ.
III- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn th

1- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn th từ do cơ quan nhận đợc của
bên ngoài gửi đến.
Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bớc sau:
+ Sơ bộ phân loại công văn.
+ Bóc bì công văn.
+ Đóng dấu đến vào công văn.
+ Trình thủ trởng hoặc ngời phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối
giải quyết.
+ Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết.
2- Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi:


Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn th từ do cơ quan gửi đi.
- Để tổ chúc tốt công văn đi cần tiến hành các bớc sau:
+ Kiểm tra thể thức công văn.
+ Vào sổ công văn đi.
+ Chuyển công văn đi.
+ Sắp xếp bản lu công văn.
3- Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan
Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của
Đảng, Nhà nớc. Mức độ mật đợc quy định 3 cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật"
Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải đợc quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn
th hành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo
dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên ) có liên quan. Định kỳ 3
tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan,
có báo cáo kết quả cho ngời quản lý doanh nghiệp biết, néu phát hiện có mất
mát thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy
định của ban giám đốc
4- Tổ chức bảo quản và s dụng con dấu (NĐ số 62CP ngày

22/9/1963)
Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản
lý và sử dụng con dấu nh sau:
"Con dấu đợc sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức
xà hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ
chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong
quan hệ giao dịch giứa các cơ quan tổ chức và các công dân phải đợc quản lý
thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ" đồng thời chính
phủ cũng quy định"Ngời đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý
sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ đợc sử dụng một con dấu cùng loại
giồng nhau, con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đà có chữ ký
của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ, không ®ỵc t
tiƯn mang con dÊu theo ngêi, con dÊu cđa cơ quan tổ chức phải giao lại cho
ngời có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn th giữ, bảo quản và phải
chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu."
5- Công tác lập hồ sơ, giao nép hå s¬


Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau
nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng
một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả đợc hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân.
Hồ sơ tài liệu ghi lai các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí
nghiệp cần đợc giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công
văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu đợc đối
với việc quản lý nhà nớc. Trong các cơ quan nhà nớc, doanh nghiệp cần có
việc quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu có độ
mật. Các công văn tài liệu đà giải quyết xong lập thành hồ sơ công việc, sắp
xếp theo thứ tự trình tự lôgic theo sự hớng dẫn của cán bộ lu trữ.
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài

sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nớc nói chung cần đợc quản lý
chặt chẽ theo nguyên tác tập chung thống nhất. Theo quy định của nhà nớc
"Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ
nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại
các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lu trữ cơ quan, tài
liệu các việc đà xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo
dõi nghiên cứu tiếp".
Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo
là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để
nghiên cứu.
Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mối cơ quan cần lập bảng danh mục
hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hớng dẫn lập hồ sơ
trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và ủa mỗi đơn vị trong cơ
quan kèm theo cách chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó.
Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân
(hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu
của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành
hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình
khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.

6- Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lu trữ cơ
quan.


Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản
lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đà sử dụng trong hoạt động
của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi
ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhng cũng có
nhứng hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết
giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm

kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động
của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách
quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị
của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đà đợc sử dụng.
IV- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lu trữ

1- Phân loại tài liệu lu trữ
Là căn cứ vào những dặc trng phổ biến của việc hình thành tài liệu để
phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu qủa những tài liệu đó. Việc phân loại đòi
hỏi phải có phơng pháp sắp xếp thích hợp , phù hợp với yếu cầu sử dụng của
từng cơ quan. Có nhiều phơng pháp phân loại hồ sơ nh; phân loại theo cơ cấu
tổ chức, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo địa d dặc trng vấn đề. Mọi
nghiệp vụ sáp xếp hồ sơ đều phải tính tới yêu cầu tra cứu sao cho nhanh không
lầm lẫn. Đồng thời phải có nhgiệp vụ cho mợn hồ sơ và trả lại hồ sơ thật chặt
chẽ
2- Xác định giá trị tài liệu
Là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phơng pháp của lu trữ học
để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị,
kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ
xung những tài liệu có giá trị cho phông lu trữ và loại ra những tài liệu hết giá
trị.
Thông thơng tài liệu của cơ quan đợc chia làm 3 nhóm:
- Nhóm cơ bản: nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơ
quan, đơn vị. Thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan đơn vị thuộc
loại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn.


- Nhóm tài liệu bổ trợ: Công văn giấy tờ trao đổi, các tài liệu về tài

chính, kế toán, hành chính quản trị vv... có tính chất sự vụ, phục vụ hoạt động
của cơ quan, đơn vị, những tài liệu này thờng có giá trị bảo quản tạm thời.
- Nhóm tài liệu về nhân sự: nhóm tài liệu này thờng đợc bảo quản lâu
dài vì chúng hay đợc dùng để tra cứu về một nhân viên trong cả quá trình làm
việc có thể cho đến lúc nghỉ hu. Riêng những tài liệu nhân sự có giá trị khoa
học lịch sử thì đợc giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn nh hồ sơ tài liệu về
các nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các nhà hoạt động
chính trị...
3- Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác su tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phòng lu trữ công ty, các kho lu trữ Nhà nớc
trung ơng và địa phơng theo những nguyên tắc pháp thống nhất.
Xác định nguồn bổ sung tài liệu: Quy định thành phần và nội dung tài
liệu cần bổ xung cho mỗi phông, kho lu trữ, chỉ rõ các nguyên tắc, biện pháp
tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu.
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thòng xuyên, có tính thiết thực kịp
thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sư dơng chóng trong thùc tÕ.
Khi bỉ sung tµi liƯu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm
vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện
đại.
4- Công tác bảo quản tài liệu lu trữ
Là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ và
bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ đợc tốt các yêu cầu nghiên cứu
khai thác tài liệu trớc mắt và lâu dài.
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lu trữ:
+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp
khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liêụ
lu trữ.
+ áp dụng các biện pháp KHKT cùng các kinh nghiệm cổ truyền để
hạn chế đến mức tối đa các quá trình lÃo hoá tự nhiên cđa tµi liƯu, kÐo dµi ti

thä cđa chóng.



Chơng II
Thực trạng công tác văn th lu trữ ở công ty
cơ đIện và phát triển nông thôn
I - Sơ lợc về quá trình ra đời , đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của công ty
cơ điện và phát triển nông thôn

1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập dới sự chỉ đạo của công ty cơ khí trực thuộc Bộ nông
nghiệp và phát triển nông thôn.
Công ty cơ điện và phát triển nông thôn đợc thành năm 1956 theo quyết
định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là xởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp.
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ
nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên
xởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại
ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêm
nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế
cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công
nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiƯp. Sau khi ®Êt níc thèng nhÊt ®Ĩ
phơc vơ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nớc, Bộ Nông
Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên
nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà
Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy
nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trơng thành lập lại các doanh
nghiệp của nhà nớc, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ
ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội

thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông
thôn
2.1- Chức năng
Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ t cách
pháp nhân, có chức năng cụ thể sau:


- Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng đợc nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều
kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển.
- Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đà hỏng hóc, gia cố
lại để tiếp tục sử dụng .
- Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn
kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lợng cao.
2.2- Nhiệm vụ
Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản
sau:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty
duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch đợc giao.
- Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu
quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính .
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty.
- Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh
hợp tác với các tổ chức cá nhân.
- Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị
trực thuộc theo phơng án tối u, thực hiện mục tiêu đề ra.
- Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính
sách nhà nớc và phân cấp của Bộ nông nghiệp.
- Không ngừng bồi dỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật
về mọi mặt.

- Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của
Nhà nớc và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công
ty.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ
chức quản lý theo mô hình sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
GĐ công ty

X. Cơ Phòng
khí
PGĐ Văn
tổ chức
chế
tạo
nhân sự

X. CơPhòng
khíPGĐ
sửa KHKT
chữa
Kỹ thuật

X. Máy
nông nghiệp

X. Nhựa
PGĐ
bơm trõ s©u
Kinh doanh

Phòng
KDTM

Phòng
kinh tế

4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
-Giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý
và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua
các quyết định quản lý.
Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các
hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là ngời trực tiếp quản lý văn
phòng công ty
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế
hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công
nghệ và chất lợng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thơng mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng
thơng mại, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động tài chính, thơng
mai xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng
khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết
định quản lý .
Phòng kinh tế có nhiệm vụ:
- Quản lý vốn
- Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế ®· ký kÕt.
- Theo dãi ®«n ®èc viƯc thanh qut toán cho các HĐ kinh tế.

- Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nớc để thực
hiện các nghĩa vụ kinh tế xà hôi trong công ty.
Phòng kế hoạch kỹ thuật:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm hàng hoá theo quy
định của nhà nớc.
- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình
yêu và cấp xởng.
- Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của
Công ty. Thực hiện dự án khi đợc triển khai về mặt kỹ thuật.
- Tham gia tiếp thi khai thác thị trờng.
Phòng thơng mại;
- Khai thác các thị trờng.
- Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới.
- Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tÕ.
5 - NhËn xÐt vỊ c¬ cÊu tỉ chøc trong Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn:
Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng.
Các phòng ban và các xởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của
mình dới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm
nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế
hoạch, vật t tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không
có quyền chỉ đạo các xởng sản xuất mà chỉ hớng dẫn.
Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng
ban trong công ty. Tuy nhiên nhợc điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản
lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định
quản lý.
6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty:
Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công
ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự,
hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung

cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban
chức năng khác hoạt động.
Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài
doanh nghiệp thờng liên quan đến các yếu tố nh :


- Chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc liên quan đến phạm vi hoạt động
của cơ quan.
- Kế hoạch chơng trình công tác, phơng hớng chung.
- Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan.
Những thông tin trên chủ yếu đợc truyền đạt dới hình thức văn bản. Do vậy,
đòi hỏi công ty phải có phơng pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài
liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty.
ii - Thực trạng công tác văn th lu trữ ở công ty cơ điện
và phát triển nông thôn.
a - Công tác văn th

1. Tổ chức và quản lý văn bản đến
*Nhận và vào sổ Công văn đến'Công văn đến'
Văn bản đợc chuyển đến cơ quan trớc hết phải qua bộ phận văn th, sau
khi tiếp nhận nhân viên văn th xem nhanh qua một lợt, mục đích của bớc
này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng
thì kịp thời gửi trả lại cho ngời chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ
các bớc trên nhân viên văn th sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi
ký nhận công văn, nhân viên văn th có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn
bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ Công văn đến' Công văn đến.
*Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn
đến:
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn th có trách nhiệm phân
loại công văn đến.

Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành
chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản và văn bản và văn bản
không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn th phải gửi trả
lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định.
Trờng hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi
gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên
văn th phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho
cơ quan ban hành văn bản.
Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đà qua văn th
đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn ®Õn c¬ quan.


Sau khi đóng dấu đến, văn th xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản,
trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm đợc nội dung văn bản đến trong
ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Nhân viên văn th thờng xuyên tra sổ xem các văn bản có đợc giải
quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thờng kỳ (hàng
ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là ngời có nhiệm
vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lÃnh đạo cơ
quan.
Thủ trởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc
của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong
phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời.
Mẫu sổ công văn đến của công ty cơ điện và phát triển nông thôn
Số Ngày
đến đến
1

2

Nơi gửi
công
văn
3

Số, ký
hiệu
công văn
4

Ngày,
tháng
công văn
5

Trích yếu
nội dung
công văn
6

Lu
hồ sơ
số
7

Nơi nhận
(ngời
nhận)
8

Ký
nhận

Ghi
chú

9

10

Theo "Báo cáo tổng kết số lợng công văn gửi đến công ty Cơ điện và
phát triển nông thôn" thì số lợng công văn đến mỗi năm trung bình khoảng
hơn 150 công văn các loại. Bao gồm các loại: Nghị định, quyết định, chỉ thị,
công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo.
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
*Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công
văn
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ đợc quy định có trách
nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn
bản do các phòng ban đợc giám đốc uỷ quyền cho trởng phòng ký thì phải
chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản
soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn
bản quản lý Nhà nớc.
Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên cấp có
thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải đợc lÃnh đạo duyệt, ký tắt mới đợc đánh
máy (loại nào không thông qua thủ trởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa
lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét
kỹ bản thảo, nếu cha rõ phải hỏi ngay ngời soạn thảo không đợc phép tự ý sửa
chữa văn bản.

Văn bản sau khi đợc đánh máy thì bớc tiếp theo không thể thiếu đợc đó
là bớc kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu đợc
của bộ phận văn th. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên
văn th sẽ soát lại một lần xem văn bản có đợc soạn thảo đúng theo quy định
của nhà nớc và cơ quan không, xem văn bản đà qua Chánh văn phòng, kiểm
tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất
giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng.
Các thủ tục về văn bản sau khi đợc hoàn tất, nhân viên văn th phải có
trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình ký phải có phải có hồ sơ
đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với
lÃnh đạo.
*Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ Công văn đến'Công văn đi:
Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn đợc đa đến bộ
phận văn th để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban
hành phải vào sổ và lấy số ở văn th cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ
đăng ký một lần, văn bản đợc chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột
mục Công văn đến'ghi chú hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng.
Cách đăng ký vào sổ Công văn đến'Công văn đi theo từng năm một, đánh số liên tục
từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn
đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết
nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi
nhận, nơi gửi (không đợc viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản
(ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ).
*Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn
Các thủ tục trên sau khi đà đợc hoàn tất, nhân viên văn th sẽ tiến hành
đóng dấu. Nhân viên văn th chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền,
văn bản đúng thể thức, dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Nhân viên văn th phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện
nhờ ngời khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên ngời

nhận (nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm
theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với
ngời nhận.
Sau khi đóng dấu, nhân viên văn th sẽ thực hiện việc chuyển công văn
đi. Công văn phải đợc chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm
sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế
độ riêng, chế ®é bu ®iƯn ®Ỉc biƯt.


Tất cả các công văn gửi đi thờng giữ lại 2 bản để lu: 1 bản ở văn th cơ
quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lu giữ. Cần lu
lại bản có chữ ký gốc và đà đóng dấu đỏ.
Mẫu sổ công văn đI của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn
Số và ký hiệu
công văn
1

Ngày, tháng
công văn
2

Trích yếu nội
dung công văn
3

NơI nhận
công văn
4

Đơn vị nhận (ngời

nhận) bản lu
5

Ghi chú
6

Theo "Báo cáo tổng kết số lợng công văn đi của công ty Cơ điện và phát
triển nông thôn ", số lợng công văn do công ty ban hành bao gồm các loại:
Công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo.

3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
*Đối với công văn mật đến
Công văn mật đợc đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ
công văn thờng. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn th không đợc bóc
thì văn th chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống,
nếu ngời đợc bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới đợc bổ sung vào.
Chỉ những ngời có tên ghi trên phong bì hoặc ngời đợc phân công trách
nhiệm mới đợc phép bóc bì công văn mật.
* Đối với công văn mật đi
Tơng tự nh công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký
vào sổ đăng ký riêng, công văn mật đợc gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong
đóng dấu chỉ mức độ mật nh: Công văn đến'mật, Công văn đến'tối mật, Công văn đến'tuyệt mật. Bì bên ngoài
đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật nh:
: Tuyệt mật,
: Tối mật,
: Mật.
A
B
C
Nhân viên văn th thờng gửi công văn theo đờng bu điện đặc biệt hoặc

cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lu ý trớc khi chuyển văn bản mật đi cần
phải ký sổ chuyển giao.
4. Công tác xây dựng văn bản tại Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn.
Văn bản là phơng tiện quan trọng cha đựng những thông tin viết không
thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động. Tại Công
ty Cơ điện và phát triển nông thôn công tác xây dựng văn bản chiếm một vị trí


quan trọng. Là một đơn vị có mô hình cơ cấu chức năng, các đơn vị phòng ban
trong công tình yêu hoạt động độc lập dới sự điều hành trực tiếp của Ban giám
đốc. Do đó hầu hết văn bản đợc thực hiện trực tiếp ngay tại các phòng ban
chức năng đó. Căn phòng Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với các văn bản
thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân sự, tổ chức, các loại th từ giao dịch chung
trong Công ty. Các văn bản chuyên môn do các phòng ban tự soạn thảo. Văn
bản sau khi đà đợc kiểm tra về thể thức và đợc lÃnh đạo Công ty phê duyệt,
nhân viên văn th có trách nhiệm đóng dấu trớc khi ban hành văn bản.
5.Tổ chức công tác lập hồ sơ
Sau khi xây dựng ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn th của cơ
quan và các đơn vị thành viên tiến hành lu văn bản. Việc lu văn bản đợc thực
hiện bằng phơng pháp lập hồ sơ.
Việc lu văn bản trong văn th bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung
văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng
yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành
cần lu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lÃnh đạo, Chánh văn phòng và
các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lu văn bản trong
văn th còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục
vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) đợc lu
giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thờng lu lại
văn th cơ quan), văn bản đợc lu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham

khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho
công tác lu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo
quản tốt vì sau này còn phải nộp vào lu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ.
Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lu trữ ban hành
kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính
phủ đà ghi rõ: Công văn đến'Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và
có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ. Vì vậy, căn cứ vào
những nguyên tắc quy định của Nhà nớc, ở công ty Cơ điện và phát triển nông
thôn, mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy
đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ,
là khâu bản lề của công tác lu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn th sẽ góp phần
giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp
cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lu trữ vÒ sau.


Tại Công ty cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn th kiêm lu
trữ là ngời trực tiếp lập hồ sơ lu trữ về công việc trong cơ quan.
Công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu:
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một
mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày.
Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành
kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đà chỉ
rõ: Công văn đến'Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản
sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông t và văn bản cùng các th công, công điện giải thích
hoặc giải quyết các trờng hợp có thể có tính chất điển hình.
Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lu tại đơn vị
công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở công ty do các phòng ban
cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ
hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn th ph¶i gưi mét

b¶n sao cã sù híng dÉn lËp và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm
tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt
động của công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì
bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho ngời thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu
huỷ.
+ Hồ sơ nhân sự: tại công ty hồ sơ nhân sự do bộ phận tổ chức lao động
thuộc văn phòng lập và quản lý. Khi lÃnh đạo hay các phòng ban trong công
ty cần thì bộ phận tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp
thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên
quan đến mỗi thành viên trong công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển
dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thởng, kỷ luật và các loại giấy tờ
khác có liên quan và văn bản
+Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tài liệu, nội dung liên quan
với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc.
+ Công tác quản lý và nộp hồ sơ:
Để quản lý hồ sơ tài liệu công ty đà sử dụng biện pháp làm mục lục
chung cho cả cơ quan. Theo phơng pháp này hàng năm các phòng ban làm
mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn th tập hợp bản mục lục
đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan.
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý
của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nớc nói chung cần đợc quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn


giấy tờ và công tác lu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963
quy định: Công văn đến' Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và
cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhng đôi khi có làm công
văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lu
giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các
việc đà xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lu giữ lại để theo dõi để

nghiên cứu tiếp
Trớc khi đa vào nộp lu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn
chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn th làm công tác lu trữ khi nhận
hồ sơ lu đối chiếu với bản mục lục nộp lu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng
thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn th giữ 1 bản, phòng lu trữ giữ 1
bản.
Nhân viên văn th nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hớng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lÃnh đạo trong công tác nộp lu
của các bộ phËn trong c«ng ty.