Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.41 MB, 44 trang )
-1-
PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
-2-
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:
- Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng d
phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần K
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
Đô.
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống p
mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu
quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quả
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp
nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định ng
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả
lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời
quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần
qua.
nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại
- Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015.
hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất
quan tâm.
Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được
lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại
đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm
góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương p
quy nạp.
- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình
thực tế của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra
nhận định, giải pháp.
5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:
Mở đầu
-3-
-4-
CHƯƠNG 1
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀ
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015.
Kết luận
1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGH
BẰNG PHẦN MỀM
1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần m
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định ng
lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là E
là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong
quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản x
quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý n
sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,...
Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá n
-5-
-6-
các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần
mềm
Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ
trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như:
- Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)
- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ )
- Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)
- Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó
từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên
máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.
Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị ng
lực doanh nghiệp
Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh ngh
tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao
chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng.
trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:
1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Mat
Requirements Planning - MRP)
-7-
-8-
Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
phỏng khả năng cung ứng.
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
- Lập kế hoạch bán hàng
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng v
MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
xét
số
lượng
nguyên
liệu
tồn
kho
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch mua hàng
- Chi phí vận chuyển.
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
xem
trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là:
- Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
MRP
- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể
(thực
tế,
số
- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho.
lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác
1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterp
định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung
Resource Planning - ERP)
cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứn
MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống
mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (cl
không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các
server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP.
chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các
tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực,
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng
Planning - MRPII)
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong
Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của
giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực
giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Assoc
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi n
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên
-9-
- 10 -
cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra
khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai
Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ
thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển
khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi
phí và chất lượng dịch vụ khách hàng...
1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Management - ERM)
Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số
các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ
ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ
21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là
xuất kinh doanh
ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó
không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát
triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và
“Management - Quản trị”.
ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là
một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn
luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là
điểm tiến hoá rất quan trọng
Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán
toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản x
quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…
Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng ng
vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập t
dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong
hệ thống được hiểu như là ERM.
- 11 -
- 12 -
1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOA
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao
việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:
1.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc
hiện kế hoạch,..).
Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt h
giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn
cung cấp cho kế hoạch mua hàng.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình m
lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận h
theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); x
việc trả hàng nếu phát sinh.
Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển,
dỡ, thuế nhập khẩu,…
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và q
Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.
trị công nợ phải trả.
Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng
độ.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.2 Quản trị kho hàng
Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông ti
tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu
- 13 -
- 14 -
(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn
Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.
tồn kho cho phép,…).
Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, c
Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng;
khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…).
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
Xử lý việc trả hàng.
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều
chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các
nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo
nhiều phương pháp tính khác nhau.
Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho
cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một
cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.
Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và q
trị nợ phải thu.
Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
1.2.4 Marketing
Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua
chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo
trợ,…); các hoạt động cộng đồng.
Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chư
trình.
Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thố
Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chư
trình.
1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền
Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ
thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán.
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.
ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,…
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các
khoản kế toán.
- 15 -
- 16 -
Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức
tài khoản tiền,…
Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa v
1.2.6 Quản trị ngoại tệ
thanh toán đối với từng khách hàng.
Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh
Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ.
mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,…
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán
Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư
hợp.
ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
1.2.9 Quản trị công nợ phải trả
khoản kế toán.
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này.
1.2.7 Quản trị tài sản cố định
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác.
Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về
Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo
khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,…
tuổi nợ, hạn mức nợ.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,…
Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế
toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.8 Quản trị công nợ phải thu
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát
sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.10 Kế toán tổng hợp
Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện
chỉnh sửa cho phép,…
Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác.
định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động
Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ.
vào phát sinh ở các phần hành khác.
- 17 -
- 18 -
Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,…
Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung
dưới dạng các định khoản kế toán.
tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp)
Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong
doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu,
trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo
chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân
bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định.
tích tài chính,…).
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN
LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập
Yêu cầu mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt
quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn.
Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các
Đặt hàng
doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng
việc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết.
Kiểm định chất lượng hàng hóa
Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như
sau:
1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà
nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ
trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong
các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình
bán hàng, quy trình thanh toán,…).
Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp,
ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều
khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua.
Nhập kho
Hình 1.4: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập
cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung
tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao h
phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng
Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho.
Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, K
định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và
theo đúng trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho
- 19 -
chưa thực hiện các bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện
- 20 -
Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau:
thao tác Đặt hàng nếu chưa có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và
Đơn đặt hàng
Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống.
Qua phân tích trên, ta nhận thấy ERP có quan hệ mật thiết với quy trình
Đề nghị giao hàng
hoạt động của doanh nghiệp, quy trình hoạt động và quy trình thực hiện
trên ERP phải đồng nhất. Do đó, triển khai ứng dụng ERP là một cơ hội
Lập hóa đơn tài chính
cho doanh nghiệp rà soát lại toàn diện quy trình, hạn chế các khuyết điểm
đang tồn tại trong quy trình hoạt động. Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP,
doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quy trình chuẩn của phần mềm. Nếu
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh
nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động
Xuất kho
tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý.
1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hình 1.5: Quy trình bán hàng
Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việc
Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn
nhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh
hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn h
nghiệp. Mặc dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể
vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập P
bằng văn bản nhưng làm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề
giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của c
mà các nhà quản lý quan tâm.
ty. Tiếp đến phòng kế toán Lập Hóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát
lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hàng hóa và sau đó bộ phận kh
Xuất kho.
Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên
phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình
không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bướ
tiếp sẽ không thực hiện được. Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lư
không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ p
kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống.
- 21 -
- 22 -
Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ
13.3.1 Tính kịp thời
thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp
Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các
nhận cho phép tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ
động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này đ
nhân viên lập phiếu giao hàng với giá cả hàng hóa đúng với chính sách
lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập
bán hàng của công ty cho khách hàng đó. Tóm lại, ở bước này, hệ thống
từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế
sẽ không cho phép thực hiện nếu khách hàng vượt quá hạn mức công nợ
có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một c
cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác.
dữ liệu thống nhất và tập trung.
Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được
Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp
tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động.
cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ
1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị
thống nhất và duy nhất. Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn
Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần
báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải
nằm rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc
thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu
kiểm soát, phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển
mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian.
cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như qua các thông tin phục vụ cho việc
Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh
kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân chênh lệch
giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng. Nếu có hệ thống ERP với dữ
giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân
tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệ
tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy cho phù hợp với
được tự động truy vấn và thể hiện. Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ
tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các
khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cách
thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà
chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ p
doanh nghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp
bán hàng, lấy chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế t
không thể kiểm soát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản
sau đó tập hợp lại để cho ra được báo cáo.
xuất kinh doanh trong tương lai.
Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất
Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều
thời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài
quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác,
gian hoàn thành báo cáo.
kịp thời.
Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp
là do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân
- 23 -
- 24 -
phải cập nhật dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy
bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất
trình, nếu nhân viên không thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị
nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượn
ách tắc, không thực hiện được. Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải
xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP. Trên cơ sở đ
cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực và kết quả là dữ liệu luôn mang
xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nú
tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủ tình hình hiện tại của
phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động
doanh nghiệp.
nhận bút toán giảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bá
Ví dụ: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho
Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượn
không cập nhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập
thủ kho đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà khôn
Phiếu giao hàng để bán cho khách hàng do chưa có hàng trong kho.
phải gõ lại các thông tin liên quan đến việc xuất hàng giao
1.3.3.2 Tính chính xác
Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau
thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải
nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế
được sai sót.
Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán
hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập
Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A
cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công
nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với
chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa
hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về
thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,
nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn
tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu
tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật. Sau đó dữ
liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và
khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi n
người cùng nhập một dữ liệu. Trở lại ví dụ trên nếu nhân viê
điền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho k
hàng Nguyễn Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho nhìn ra th
“16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viê
toán lại bị xuất hóa đơn nhầm thành “Nguyễn Hưng”.
Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ thống nhất, tập t
thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (v
phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kh
dữ liệu riêng,…). Việc duy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể
đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất. Ví dụ: cả bộ phận kinh doan
kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôi khi dữ liệu của 2 phòng
này là khác nhau. Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp dữ liệu
đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống.
- 25 -
1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh
Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho
phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do
- 26 -
1.4 ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOA
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
1.4.1 Yếu tố về nhân lực
đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất
Trong việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp b
nhiều thời gian thực hiện tác nghiệp cho nhân viên.
ERP, nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho hiệu quả của
Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được
thực hiện. Ở đây, chúng ta tạm chia nhân lực thực hiện ra làm hai n
chia sẻ hoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách
chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật:
nhanh chóng.
o Nhóm nghiệp vụ là các cán bộ quản lý, tác nghiệp hàng ngày, th
Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan
các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, c
trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, thông tin này
ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất...
cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua
hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể
truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanh chóng trên hệ
thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấp
báo cáo nếu không có hệ thống.
o Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ quản lý, nhân viên thuộ
phận phụ trách về công nghệ thông tin.
Việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải trải
hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP và
đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP. Giai đoạn chuẩn bị cho
vận hành hệ thống ERP bao gồm các công việc như: chuẩn hóa các
trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục các đối tượng quản lý (hàng hóa
tư, nhà phân phối, nhà cung cấp,…), chuẩn bị hệ thống mạng máy
huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống là giai đoạn c
thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP. Đối từng
đoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng.
1.4.1.1 Đối với giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống
Nhóm nghiệp vụ phải đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, các mục tiêu q
lý, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra
nghiệm tính đúng đắn của hệ thống trên mô hình giả lập.
- 27 -
- 28 -
Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng,
Bên cạnh đó, thực tế cho thấy thời gian triển khai ERP phụ thuộc
đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về
nhiều vào quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai. Đối
quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền...) chuẩn bị cho việc vận hành.
những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự
Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ
ERP. Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 n
phải vừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản
gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các doanh nghiệp vừa và
xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án
Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ p
chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP. Đôi khi để thực hiện tốt giai
tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.
đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm nhân sự.
Ngoài ra, theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời
1.4.1.2 Đối với giai đoạn vận hành hệ thống
đặt ra, 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu
Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống. Các
nhân viên trực tiếp thực hiện tác nghiệp tiếp tục tìm ra các lỗi, sự bất tiện
nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ doanh nghiệp nào hoàn thành sớm
kế hoạch.
của hệ thống. Đối với bộ phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát
Tóm lại, doanh nghiệp cần thời gian tương đối dài cho việc triển
quá trình hoạt động, tìm ra các điểm còn bất hợp lý, đề ra giải pháp khắc
thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP và doanh ng
phục. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vẫn phải tiếp tục phát triển hệ thống.
phải rất nỗ lực trong việc đảm bảo thời gian triển khai theo đún
Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty
hoạt động thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ
hoạch.
1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính
thống (sao lưu, phân quyền...).
Việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
Như vậy, để thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải
mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhưng chi phí cho
đảm bảo đủ nhân lực, đặc biệt là nhân lực phải đảm bảo trình độ và năng
thực hiện cũng không hề nhỏ. Chi phí triển khai hệ thống ERP gồm
lực cho việc thực hiện.
phí bản quyền, chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai, bảo trì vận hành hệ th
1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian
Theo nghiên cứu của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1 322 tổ
chức trên toàn cầu đã thực hiện ứng dụng phần mềm ERP trong 3 năm
và chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung như p
cứng, hệ thống mạng:
1.4.3.1 Chi phí bản quyền phần mềm
trở lại đây, thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến
Chi phí bản quyền phần mềm thường bao gồm: bản quyền p
60 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18
mềm ERP và các phần mềm liên quan khác. Chi phí bản quyền p
tháng.
mềm ERP thường tính theo các phân hệ và theo số người sử d
- 29 -
- 30 -
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác
bị thêm đường truyền thuê riêng (leased line) hoặc đường tru
như hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bảo
internet ADSL để tạo kết nối trong toàn hệ thống doanh nghiệp.
mật.
Hiện nay tại Việt Nam, chi phí đầu tư cho việc thực hiện quản trị ng
1.4.3.2 Chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai
lực doanh nghiệp bằng ERP có thể được khái quát trên mô hình sau:
Chi phí này thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho
ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP.
Việc tư vấn hỗ trợ triển khai bao gồm: tư vấn chuẩn hóa toàn bộ quy
trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, cài đặt phần mềm, huấn luyện
cách thức vận hành, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang
mới, hỗ trợ vận hành hệ thống...
1.4.3.3 Chi phí bảo trì hệ thống
Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần
phải được duy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như: bảo trì,
nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ
hỗ trợ mà chi phí hằng năm có thể dao động từ 10-20 % chi phí tư
vấn hỗ trợ triển khai.
1.4.3.4 Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng
Phần cứng phục vụ cho việc vận hành hệ thống ERP là hệ thống
máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện... Tuy nhiên, về máy chủ,
một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ ứng dụng
(application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (database server), máy
chủ dự phòng cơ sở dữ liệu (backup database server).
Đối với hạ tầng mạng, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mạng nội
bộ (LAN), đảm bảo tất cả các máy tính phải kết nối với nhau. Bên
cạnh đó, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau, cần trang
Hình 1.6: Mô hình phân loại tổng chi phí đầu tư hệ thống ERP
Theo mô hình trên, ta nhận thấy chi phí thực hiện ERP tăng dần
thuận với số người sử dụng và chi phí này là khá lớn.
Tóm lại, để thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp b
ERP, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn nhân lực, thời gian và một ch
khá lớn.
- 31 -
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN
LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ THỜI GIAN QUA
- 32 -
Năm 2000, công ty tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện
nhà xưởng lên hơn 40.000m2.
Tháng 9/2002, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô được thành lập với vốn
lệ 150 tỷ đồng, trong đó Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến
phẩm Kinh Đô góp 50 tỷ đồng.
Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu KDC của Kinh Đô chính thức
2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN KINH ĐÔ
2.1.1 Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
dịch lần đầu tại Trung tâm GDCK TP. Hồ Chí Minh.
Tháng 07/2006, Công ty Cổ Phần Kinh Đô và Tập đoàn thực p
hàng đầu thế giới Cadbury Schweppes chính thức ký kết thỏa th
Công Ty Cổ Phần Kinh Đô (sau đây xin được gọi tắt là Kinh Đô) tiền
hợp tác kinh doanh. Đây là bước chuẩn bị sẵn sàng của Kinh Đô
thân là Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô,
Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực trong khuôn khổ ASE
được thành lập năm 1993. Những ngày đầu thành lập, công ty chỉ là
(AFTA) và Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO.
một xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m2 với 70 công nhân và
Tháng 02/2007, Kinh Đô và Ngân hàng TMCP XNK Việt N
vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh snack, một
(VietNam Eximbank) ký kết biên bản thỏa thuận hợp tác chiến lược
sản phẩm mới đối với người tiêu dùng trong nước.
Sau 16 năm hoạt động và phát triển, quy mô vốn và quy mô hoạt đ
Năm 1994, công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng và nhập dây chuyền
sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng và đến nay Kinh Đ
sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật. Thành công của bánh
trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu ở Việt Nam.
snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu của
người tiêu dùng trong nước đã trở thành bước đệm quan trọng cho sự
phát triển không ngừng của Công ty Kinh Đô sau này.
Năm 1999, công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập Trung
tâm thương mại Savico Kinh Đô tại Quận 1, đánh dấu một bước phát
triển mới của Kinh Đô sang các lĩnh vực kinh doanh khác ngoài bánh
kẹo. Công ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên, mở đầu cho một
chuỗi hệ thống của hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc vào Nam sau này.
- 33 -
- 34 -
2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
HỆ THỐNG PHÂN PHỐI CỦA KINH ĐÔ
( Thương hiệu / Phân phối / Mạng lưới bán lẻ
cho các SBU )
KINHDO DISTRIBUTION NETWORK
(Branding / Distribution / Retailing Networking
SBU )
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BOARD OF DIRECTOR
BAN QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH
EXECUTIVE MAN AGEMENT COMMITTEE
EMC
MẠNG LƯỚI PHÂN PHỐI
CỦA KINH ĐÔ
CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH
CHIẾN LƯỢC CỦA KINH ĐÔ
KINHDO DISTRIBUTION
NETWORK
KINHDO’S SBU
Senior
Manager
GIÁM ĐỐC
Senior Manager
GIÁM ĐỐC
Senior
Manager
GIÁM ĐỐC
Senior
Manager
GIÁM ĐỐC
I.T.
CÔNG
NGHỆ
THÔNG TIN
PR / Customer
service
PR/DỊCH VỤ
KHÁCH HÀNG
Marketing &
Design
MARKETING
& THIẾT KẾ
Distributors
CÁC KÊNH
PHÂN PHỐI
BÁN SỈ
Senior
Manager GIÁM
ĐỐC
Retail /
Franchise
CÁC KÊNH
PHÂN PHỐI
BÁN LẼ &
NHƯỢNG
QUYỀN
Sen
Ma
GIÁ
Ord
Ma
QU
MU
&B
CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH CHIẾN LƯỢC CỦA
KINH ĐÔ
KINHDO’S Strategic Business Unit (SBU)
(Đơn vị thuộc các ngành công nghiệp / chế tạo
Industrial / Manufacturing SBU)
Senior
Manager
Senior
Manager
(Kinh Do
Crackers)
(Kinh Do
Snacks)
Senior
Manager
(Kinh Do
Buns/
Cakes)
Senior
Manager
Senior
Manager
Senior
Manager
(Kinh Do
Cookies)
(Kinh Do
Candy)
(Kinh Do
Bakery)
Senior
Manager
(Kido
Icecream)
Senior
Manager
(Kinh Do
Hanoi)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Kết thúc nửa đầu năm 2009, Kinh Đô đạt 532,7 tỷ doanh thu th
tăng 3,7% so với cùng kỳ năm 2008, nhờ vào cả hai yếu tố là sản lư
bán hàng tăng và giá một số sản phẩm tăng nhẹ. Đồng thời, tỷ suấ
- 35 -
- 36 -
nhuận gộp biên trong 6 tháng đầu năm 2009 cũng được cải thiện, đạt
25.2% so với mức 23.5% của 6 tháng đầu năm 2008, do chi phí nguyên
liệu đầu vào năm nay thấp hơn cùng kỳ năm ngoái cũng như Kinh Đô
tập trung đẩy mạnh hơn các sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao.
Hoạt động kinh doanh cốt lõi của Kinh Đô đang được duy trì ổn định
và dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh trong quý 3/2009 khi bước sang mùa
cao điểm - mùa tết Trung thu. Với sản phẩm bánh trung thu thương
hiệu Kinh Đô nổi tiếng có tỷ suất lợi nhuận cao, ước tính doanh thu của
Kinh Đô sẽ tăng gấp đôi so với hai quý đầu năm và tỷ suất lợi nhuận
gộp có nhiều khả năng đạt đến mức 30% trong quý 3.
Cao ốc văn phòng Kinh Đô ở số 141 Nguyễn Du, Hồ Chí Minh đang
trong giai đoạn hoàn tất và sẽ được đưa vào sử dụng vào đầu quý
4/2009. Khi đó, Kinh Đô sẽ chuyển toàn bộ văn phòng hiện tại ở Hiệp
Bình Phước sang tòa nhà mới này và sử dụng diện tích khu đất ở Thủ
Đức cho dự án cao ốc Hiệp Bình Phước. Đây là dự án liên doanh trong
đó Kinh Đô đóng góp bằng quyền sử dụng đất. Giá trị khu đất do đó có
thể sẽ được định giá lại cho mục đích liên doanh góp vốn và dự kiến sẽ
đem lại cho Kinh Đô khoản lợi nhuận 200 tỷ tăng thêm từ chênh lệch
đánh giá lại tài sản nếu được thực hiện.
Như vậy, kết thúc 6 tháng đầu năm 2009, Kinh Đô đã hoàn thành được
30,5% kế hoạch doanh thu và 41,8% kế hoạch lợi nhuận trước thuế.
Dự báo doanh thu 2009 của Kinh Đô tăng khoảng 10% so với năm
2008, tương đương đạt 1.601 tỷ đồng và dự kiến lợi nhuận trước thuế
2009 của Kinh Đô đạt đến 435,9 tỷ.
Bảng 2.1: Báo cáo tài chính năm 2007, 2008, 6 tháng đầu năm 2009 và dự báo
năm 2009 tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh của Kinh Đô hiện nay là rất
tốt.
Nguồn: Công Ty Cổ Phần Chứng Khoán Bảo Việt
- 37 -
2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ
- 38 -
Quản trị kho hàng
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy t
2.2.1 Giới thiệu phần mềm ERP Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đang áp
nhập, xuất, điều chuyển kho.
dụng
Kiểm soát định mức hàng tồn kho.
Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống
ERP phục vụ cho công tác quản trị. Chức năng của phần mềm như sau:
Quản trị mua hàng
Quản lý hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, lô hàn
Phân tích tuổi hàng tồn kho.
Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác n
Lập và duyệt yêu cầu mua hàng.
(bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)
Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng.
Báo cáo nhập - xuất - tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,…
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình
mua hàng, trả hàng cho nhà cung cấp.
Quản trị công cụ, dụng cụ và tài sản cố định
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình quản lý tà
Theo dõi tiến độ thực hiện của đơn hàng.
cố định và công cụ, dụng cụ.
Theo dõi thời gian và địa điểm giao hàng.
Theo dõi và thực hiện tính toán khấu hao tài sản cố định.
Phân tích biến động giá mua qua từng thời kỳ.
Thiết lập các tiêu thức và đối tượng phân bổ chi phí.
Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng,
Thống kê, theo dõi việc điều chuyển và quản lý công cụ dụng
nhà cung cấp.
tài sản cố định giữa các bộ phận.
Quản trị bán hàng
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình
bán hàng, trả hàng của nhà phân phối.
Thiết lập chính sách giá bán, chiết khấu, khuyến mại.
Kiểm soát hạn mức công nợ cho phép khi bán hàng.
Báo cáo doanh số bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm
hàng, từng nhà phân phối, từng khu vực, nhân viên kinh
doanh,…
Thực hiện và kiểm soát việc phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ
Quản lý sản xuất
Ghi nhận, kiểm soát quy trình lập kế hoạch sản xuất.
Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Quản lý công thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kiểm soát
độ sản xuất.
- 39 -
- 40 -
Kiểm soát chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành
2.2.2 Nội dung và hiệu quả thực hiện quản trị nguồn lực doanh ng
phẩm nhập kho, xuất bán.
bằng phần mềm tại Công ty Cổ Phần Kinh Đô
Kiểm soát và phân tích giá thành sản phẩm.
2.2.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị công nợ phải thu, phải trả
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình
quản lý công nợ.
Theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng, cho từng hoá đơn.
Kiểm soát việc thực hiện hạn mức công nợ.
Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, thanh toán nợ.
Lập kế hoạch thu nợ, thanh toán nợ.
Báo cáo về công nợ như bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi
tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ,…
Quản trị vốn bằng tiền
Hỗ trợ thực hiện lập kế hoạch thu, chi tiền.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình
thu, chi tiền.
Hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài
khoản tiền,…
Kế toán tổng hợp
Ghi nhận, theo dõi các định khoản kế toán.
Hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết
chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, sổ
cái chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,….
Khi ứng dụng ERP để quản trị mua hàng, quy trình mua hàng tại Kinh
đã được chuẩn hóa như sau:
- 41 -
- 42 -
Hình 2.2: Quy trình mua hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đ
Mô tả sơ lược quy trình mua hàng:
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc Phòng cung ứng tổng hợp các
hàng cần mua (từ kế hoạch vật tư, yêu cầu mua hàng của các phòng b
xem xét lượng tồn kho, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp để xác
cụ thể các mặt hàng cần mua.
Tiếp đến, phòng cung ứng yêu các nhà cung cấp báo giá. Trên cơ sở
giá của các nhà cung cấp, phòng cung ứng tiến hành lập bảng duyệ
gồm các thông tin cơ bản sau: nhà cung cấp, xuất xứ hàng hóa, giá,
- 43 -
- 44 -
lượng hàng hóa, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, nhận xét.
hàng của nhà cung cấp đã được cập nhật theo đơn hàng trên hệ th
Bảng duyệt giá sau đó được trình cho Ban giám đốc duyệt.
ERP nên việc truy vấn các thông tin này để lập Lệnh nhập hàng rất th
Trên cơ sở Bảng duyệt giá đã được duyệt, nhân viên cung ứng tiến hành
tiện và nhanh chóng. Lệnh nhập hàng là chứng từ thể hiện cụ thể các
cập nhật đơn đặt hàng trên hệ thống ERP, in đơn đặt hàng và chuyển cho
hàng và thời gian sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp. Thông tin này rất
nhà cung cấp.
thiết cho bộ phận kho trong việc chuẩn bị kho, bãi cho việc nhận h
Đến trước thời điểm nhà cung cấp giao hàng, Phòng cung ứng sẽ in Lệnh
nhập hàng từ hệ thống ERP, chuyển cho bộ phận kho làm cơ sở nhập
hàng.
Trên cơ sở Lệnh nhập hàng và các chứng từ giao hàng của nhà cung cấp,
bộ phận kho tiến hành nhập kho, lập Phiếu nhập hàng chuyển cho phòng
cung ứng.
Phòng cung ứng dựa vào Phiếu nhập hàng từ kho chuyển qua cập nhật
vào hệ thống ERP và in Phiếu nhập kho (4 liên). Lúc này hệ thống ERP
sẽ tự động tạo nghiệp vụ tăng công nợ phải trả.
Trên cơ sở chứng từ nhập hàng gồm Phiếu nhập kho và hóa đơn tài chính
từ bộ phận kho chuyển qua, Phòng kế toán kiểm tra và tiến hành kết
chuyển bút toán ghi nhận tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp, kết
thúc quy trình mua hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị mua hàng:
Quy trình mua hàng được chuẩn hóa, công việc được phân chia rõ ràng
cho từng bộ phận, phòng ban, thông tin được thông suốt.
Kiểm soát chặt chẽ tình hình đặt hàng, kế hoạch giao hàng của nhà cung
cấp. Bất cứ thời điểm nào cũng có thể truy vấn được các thông tin về tình
trạng của các đơn hàng: đã đặt những mặt hàng gì, thời điểm giao hàng
của nhà cung cấp, số lượng hàng còn phải nhận (trong trường hợp đơn
hàng nhận nhiều lần). Bên cạnh đó, do các thông tin về kế hoạch giao
Trước khi Kinh Đô áp dụng ERP, bộ phận kho thường hết sức bị đ
trong việc nhận hàng. Đôi khi hàng hóa của nhiều nhà cung cấp
cùng một lúc trong khi kho hàng chưa được chuẩn bị để nhận hàng
đó việc nhận hàng diễn ra hết sức chậm chạp, mất nhiều thời gian.
Kiểm soát chi tiết tình hình nhận hàng, các chi phí phát sinh trong
trình nhận hàng như phí vận chuyển, bốc dỡ, … Các thông tin này đ
hệ thống tự động chuyển sang phần hành kế toán ghi nhận công nợ
trả do đó thông tin luôn luôn đồng nhất và xuyên suốt giữa các ph
ban, tránh được sai sót.
Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình
mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt h
so sánh tình hình mua hàng giữa các kỳ, giữa các năm; thống kê
hình giao hàng của nhà cung cấp (đúng hạn, trễ hạn) làm cơ sở đánh
chất lượng nhà cung cấp,…
Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, m
thuế, điện thoại, fax, người liên hệ,..) các nhà cung cấp của công ty.
Tồn tại:
Quy trình mua hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợ
các công đoạn chính của quá trình mua hàng như đặt hàng, nhận hàn
được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên, các công đoạn như Chọn nhà c
cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng chưa được
- 45 -
- 46 -
hiện trên ERP. Bên cạnh đó, công đoạn Kiểm định chất lượng (nguyên
chuyển, cập nhật lệnh giao hàng vào hệ thống ERP, sau đó in Lệnh
vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa,…) rất quan trọng nhưng
hàng (4 liên) chuyển cho Tổng kho thành phẩm.
chưa được đề cập trong quy trình.
Tổng kho thành phẩm tiếp nhận Lệnh giao hàng, tiến hành giao hàng
2.2.2.2 Quản trị bán hàng
lại 1 liên Lệnh giao hàng, còn lại 3 liên chuyển sang bộ phận lập
Khi ứng dụng ERP để quản trị bán hàng, quy trình bán hàng tại Kinh Đô
đơn tài chính của phòng phân phân phối.
đã được chuẩn hóa như sau:
Trên cơ sở xác nhận giao hàng của bộ phận kho, Phòng kế hoạch
hàng tiến hành xác nhận tình trạng giao hàng của đơn hàng trên hệ th
sau đó in Hóa đơn tài chính (3 liên), lưu lại 1 liên Hóa đơn và 1
Phiếu giao hàng, còn lại 2 liên hóa đơn và 2 liên Phiếu giao hàng
cho vận chuyển. Vận chuyển ra cổng trình bảo vệ xác nhận “Đã
cổng” và đi giao cho khách hàng.
Nhà phân phối nhận hàng, xác nhận vào hóa đơn tài chính và lệnh
hàng.
Vận chuyển mang hóa đơn (liên 3) và lệnh giao hàng (liên 2) về nộp
phòng kế toán, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận công nợ phả
kết thúc quy trình bán hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị bán hàng:
Quy trình bán hàng được chuẩn hóa, thông tin được thông suốt, đ
nhất, công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng
thông tin được bắt đầu từ bộ phận lập đơn hàng, chuyển đến Tổng
xuất hàng, tiếp tục chuyển đến bộ phận lập hóa đơn tài chính của ph
Hình 2.3: Quy trình bán hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình bán hàng:
Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc nhà phân phối lập đơn đặt hàng fax
cho Kinh Đô. Phòng kế hoạch bán hàng tiếp nhận đơn hàng, cân đối
lượng tồn kho, phân chia hàng cho các nhà phân phối, sắp xếp xe vận
kế hoạch bán hàng, sau đó chuyển đến kế toán để ghi nhận công
khách hàng.
Đảm bảo thực hiện đúng chính sách bán hàng của công ty:
- 47 -
- Về giá cả: Khi cập nhật đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động lấy giá
bán theo đúng chính sách giá của công ty đã được định nghĩa
trước do đó đảm bảo tính chính xác của giá bán.
- 48 -
nhà phân phối. Do đó việc thực hiện các chính sách bán hàng này
công ty vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ.
2.2.2.3 Quản trị kho hàng
- Về hạn mức nợ: ERP cho phép định nghĩa hạn mức nợ cho từng
Khi ứng dụng ERP để quản trị các vấn đề về hàng tồn kho, các quy t
khách hàng. Khi phát sinh đơn hàng làm vượt quá hạn mức công
nghiệp vụ kho tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa, các quy trình chính về
nợ, hệ thống sẽ giữ lại (hold) đơn hàng và không cho phép thực
hàng gồm quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, quy trình n
hiện các bước tiếp theo do đó đảm bảo công nợ của khách hàng
kho thành phẩm, quy trình chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng về
luôn trong mức cho phép của công ty.
kho thành phẩm.
Việc phân hàng cho nhà phân phối được chính xác, nhanh chóng nhờ
ERP hỗ trợ thông tin về tình hình tồn kho tức thời của công ty.
Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình
bán hàng theo nhà phân phối, theo khu vực, báo cáo tình hình mua hàng
theo mặt hàng, báo cáo lãi, lỗ theo mặt hàng, so sánh tình hình bán hàng
giữa các kỳ, giữa các năm,…
Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số
thuế, điện thoại, fax, người liên hệ, hạn mức công nợ..) các nhà phân
phối của công ty.
Tồn tại:
Quy trình bán hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý,
các công đoạn chính của quá trình bán hàng như lập lệnh giao hàng, xuất
kho, lập hóa đơn tài chính, cập nhật công nợ phải thu đã được thực hiện
trên ERP. Tuy nhiên bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phân phối chưa
được đề cập trong quy trình.
Đồng thời hiện tại ERP vẫn chưa hỗ trợ thực hiện các chính sách bán
hàng của công ty như: chính sách khuyến mãi, chính sách thưởng cho
- 49 -
- 50 -
điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, P
điều chuyển kho (2 liên) được chuyển sang Kho phân xưởng sản xuất
Phân xưởng sản xuất nhập kho, ký xác nhận và chuyển Lệnh điều đ
điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu
chuyển kho sang Phòng kế toán.
Phòng kế toán căn cứ trên chứng từ kho phân xưởng chuyển sang
nhận nghiệp vụ điều chuyển trên hệ thống ERP, đồng thời lập Phiếu
kho (2 liên) trên hệ thống theo bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu.
chứng từ gồm Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu xuất kh
Hình 2.4: Quy trình xuất kho NVL khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
liên) được tiếp tục chuyển đến Kho phân xưởng sản xuất.
Kho phân xưởng sản xuất căn cứ trên chứng từ nhận được từ phòn
Mô tả sơ lược quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất:
toán thực hiện xuất kho cho sản xuất, ký xác nhận trên chứng từ, lư
Khi có nhu cầu sản xuất theo kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch điều
Phiếu xuất kho và chuyển Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, P
độ lập Lệnh điều động điều động nội bộ kèm theo Bảng chi tiết sử dụng
xuất kho lại cho Phòng kế toán lưu.
nguyên vật liệu chuyển sang phòng cung ứng vật tư lập phiếu.
Trên cơ sở Lệnh điều động điều động nội bộ và Bảng chi tiết sử dụng
nguyên vật liệu, phòng cung ứng vật tư cập nhật vào hệ thống, in Phiếu
điều chuyển kho (4 liên) làm cơ sở cho việc điều chuyển nguyên vật liệu
từ Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì sang kho phân xưởng sản xuất. Sau
đó bộ chứng từ gồm Lệnh điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử
dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho (3 liên) được chuyển sang
Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì.
Trên cơ sở chứng từ từ phòng cung ứng vật tư chuyển sang, Tổng kho
nguyên vật liệu – Bao bì xuất nguyên vật liệu, ghi số lượng thực xuất lên
Phiếu xuất điều chuyển kho, chuyển bộ chứng từ còn lại gồm gồm Lệnh
