Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công ty cổ phần Kinh đô.pdf

- 1 -









PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả
quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần
nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại
hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề
mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công
ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất
quan tâm.
Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh

nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được
lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại
đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm
góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.

- 2 -









2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:
- Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng
phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh
Đô.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần
mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả
quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị
nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian
qua.
- Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp
quy nạp.
- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các
nhận định, giải pháp.
5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:
Mở đầu

- 3 -









Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015.
Kết luận

- 4 -

CH
ƯƠ
NG 1
C
Ơ
S
Ở
LÝ LU
Ậ
N V
Ề
CÔNG TÁC QU
Ả
N TR
Ị

NGU
Ồ
N L
Ự
C DOANH NGHI

Ệ
P B
Ằ
NG PH
Ầ
N M
Ề
M

1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM
1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP)
là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc
quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,
quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân
sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
 Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
 Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
 Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,...
Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,

- 5 -

các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần
mềm
Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ
trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như:
- Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)
- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ )
- Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)
- Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó
từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên
máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.

- 6 -

Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn
lực doanh nghiệp
Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp
tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao
chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá
trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:
1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material
Requirements Planning - MRP)

- 7 -









Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.

MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
- X
ác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số
lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác
định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung
cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống
không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các
chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu
tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource
Planning - MRPII)
Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của
giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực
giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã

- 8 -

chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô
phỏng khả năng cung ứng.
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ:
- Lập kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ
trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là:
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch mua hàng
- Chi phí vận chuyển.
- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho.
1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning - ERP)
Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và
mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client-
server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate,
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn

- 9 -

cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra
khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai
Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ
thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển
khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi
phí và chất lượng dịch vụ khách hàng...
1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Management - ERM)
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số
các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ
21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là
ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó
không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát
triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và
“Management - Quản trị”.
ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là
một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn
luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là
điểm tiến hoá rất quan trọng

- 10 -

Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM
ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh
Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế
toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất,
quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…
Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp
vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung
dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ.
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một
hệ thống được hiểu như là ERM.

- 11 -

Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.

- 12 -









1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm
việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:
1.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch,..).
Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng,
giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà
cung cấp cho kế hoạch mua hàng.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua:
lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng

theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý
việc trả hàng nếu phát sinh.
Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc
dỡ, thuế nhập khẩu,…
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị công nợ phải trả.
Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến
độ.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.2 Quản trị kho hàng
Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về
tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho

- 13 -









(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn
tồn kho cho phép,…).
Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng;
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều

chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các
nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo
nhiều phương pháp tính khác nhau.
Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho
cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một
cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.
Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.

- 14 -









Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.

Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết
khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…).
Xử lý việc trả hàng.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị nợ phải thu.
Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
1.2.4 Marketing
Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các
chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài
trợ,…); các hoạt động cộng đồng.
Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương
trình.
Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống.
Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương
trình.
1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền
Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải
thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán.
Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên
quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm
ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,…
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.

- 15 -

Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các
tài khoản tiền,…
1.2.6 Quản trị ngoại tệ
Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh
mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,…
Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư
ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ.
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.7 Quản trị tài sản cố định
Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về
quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian
khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,…
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp
nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,…
Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế
toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.8 Quản trị công nợ phải thu
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát
sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác.
Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ.

- 16 -









Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ.
Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về
thanh toán đối với từng khách hàng.
Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.9 Quản trị công nợ phải trả
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các
phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác.
Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi
tuổi nợ, hạn mức nợ.
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.10 Kế toán tổng hợp
Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các

chỉnh sửa cho phép,…
Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các
định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa
vào phát sinh ở các phần hành khác.

- 17 -









Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,…
dưới dạng các định khoản kế toán.
Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của
doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu,
chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân
tích tài chính,…).
1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN
LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập
đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt
quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn.
Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các
doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng
việc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết.
Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như

sau:
1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
 ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà
nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ
trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong
các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình
bán hàng, quy trình thanh toán,…).
Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp,
ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều
khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua.

- 18 -









Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp
tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
 Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy
trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các
bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định.
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
Yêu cầu mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Đặt hàng

Kiểm định chất lượng hàng hóa
Nhập kho

Hình 1.4: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu
cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng
tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng,
phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa.
Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho.
Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm
định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải
theo đúng trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi

- 19 -









chưa thực hiện các bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện
thao tác Đặt hàng nếu chưa có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và
Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống.
 Qua phân tích trên, ta nhận thấy ERP có quan hệ mật thiết với quy trình
hoạt động của doanh nghiệp, quy trình hoạt động và quy trình thực hiện
trên ERP phải đồng nhất. Do đó, triển khai ứng dụng ERP là một cơ hội
cho doanh nghiệp rà soát lại toàn diện quy trình, hạn chế các khuyết điểm

đang tồn tại trong quy trình hoạt động. Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP,
doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quy trình chuẩn của phần mềm. Nếu
ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh
nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động
tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý.
1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việc
nhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh
nghiệp. Mặc dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể
bằng văn bản nhưng làm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề
mà các nhà quản lý quan tâm.

- 20 -









Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau:
Đơn đặt hàng
Đề nghị giao hàng
Lập hóa đơn tài chính
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Xuất kho

Hình 1.5: Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt
hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng
vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu
giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công
ty. Tiếp đến phòng kế toán Lập Hóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát chất
lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hàng hóa và sau đó bộ phận kho sẽ
Xuất kho.
Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên các
phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà
không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế
tiếp sẽ không thực hiện được. Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng
không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ phận
kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống.

- 21 -









Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ
thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp
nhận cho phép tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó hay không; hỗ trợ
nhân viên lập phiếu giao hàng với giá cả hàng hóa đúng với chính sách
bán hàng của công ty cho khách hàng đó. Tóm lại, ở bước này, hệ thống
sẽ không cho phép thực hiện nếu khách hàng vượt quá hạn mức công nợ

cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác.
Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được
tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động.
1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị
Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần
nằm rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc
kiểm soát, phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển
cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như qua các thông tin phục vụ cho việc
kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân chênh lệch
giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân
tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy cho phù hợp với
tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các
thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà
doanh nghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp
không thể kiểm soát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản
xuất kinh doanh trong tương lai.
Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều
quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác,
kịp thời.

- 22 -

13.3.1 Tính kịp thời
Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt
động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được
lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho
từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán
có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở
dữ liệu thống nhất và tập trung.
Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thời
cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu
thống nhất và duy nhất. Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một
báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất
thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này
mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian.
Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu,
giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng. Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu
tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ
được tự động truy vấn và thể hiện. Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu
khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cách lấy
chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ phận
bán hàng, lấy chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế toán,
sau đó tập hợp lại để cho ra được báo cáo.
Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất mất
thời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài thời
gian hoàn thành báo cáo.
Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp thời
là do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân viên

- 23 -

phải cập nhật dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy
trình, nếu nhân viên không thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị
ách tắc, không thực hiện được. Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải
cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực và kết quả là dữ liệu luôn mang
tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủ tình hình hiện tại của
doanh nghiệp.
Ví dụ: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho
không cập nhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập
Phiếu giao hàng để bán cho khách hàng do chưa có hàng trong kho.
1.3.3.2 Tính chính xác
Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau
thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải
nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế
được sai sót.
Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán
hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập
Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A
cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công
nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với
chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa
hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về
thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,
nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn

tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu
tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật. Sau đó dữ
liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và

- 24 -









bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho,
nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượng và
xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP. Trên cơ sở đã có
xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nút in
phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động ghi
nhận bút toán giảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bán.
Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượng và
thủ kho đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai
phải gõ lại các thông tin liên quan đến việc xuất hàng giao cho
khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều
người cùng nhập một dữ liệu. Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A
điền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho khách
hàng Nguyễn Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho nhìn ra thành
“16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế
toán lại bị xuất hóa đơn nhầm thành “Nguyễn Hưng”.
Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống ERP được lưu trữ thống nhất, tập trung

thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ
phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có
dữ liệu riêng,…). Việc duy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể dẫn
đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất. Ví dụ: cả bộ phận kinh doanh và
kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôi khi dữ liệu của 2 phòng ban
này là khác nhau. Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp dữ liệu luôn
đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống.

- 25 -









1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh
Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho
phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do
đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất
nhiều thời gian thực hiện tác nghiệp cho nhân viên.
Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được
chia sẻ hoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách
nhanh chóng.
Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan
trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, thông tin này
cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua
hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể

truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanh chóng trên hệ
thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấp
báo cáo nếu không có hệ thống.