ĐỀ CƯƠNG KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Quan niệm về công sở và công sở hành chính? ................................................................................1
2. Đặc điểm của công sở hành chính? (GT tr9)......................................................................................4
- Bảy là, công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dân. Trong các đặc điểm trên,
đặc điểm thứ hai, thứ năm và thứ bảy là đặc điểm nổi bật nhất, giúp dễ dàng nhận dạng và phân biệt
công sở với các loại tổ chức khác trong xã hội. ....................................................................................6
3. Các nhiệm vụ của công sở?................................................................................................................6
4. Nguyên tắc điều hành công sở..........................................................................................................10
5. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động công sở?............................................................14
6. Kỹ thuật điều hành công sở là gì? Yêu cầu của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện
nay cần hướng tới mục tiêu nào?...........................................................................................................16
7. Đặc điểm của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay? .............................................17
-Kỹ thuật vận động quần chúng, kiểm tra công việc…là kỹ thuật điều hành chính trong giao tiếp
nhân sự...................................................................................................................................................19
VÍ dụ: UBND TP đặt ra chỉ tiêu phải tăng tỉ lệ giải quyết hồ sơ hành chính đúng thời gian qui định
trên tất cả các lĩnh vực đạt từ 95% trở lên, chấm dứt tình trạng yêu cầu công dân, doanh nghiệp phải
đi lại nhiều lần để bổ túc hồ sơ, trường hợp cần thiết phải bổ sung thì không quá một lần.
...........19
3. Kỹ thuật điều hành hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới và
phương pháp điều hành mới..................................................................................................................19
-Trong hoạt động điều hành công sở cần không ngừng tăng cường số lượng, chất lượng công cụ kỹ
thuật.......................................................................................................................................................19
Ví dụ: UBND quận 1 được trang bị một hệ thống mạng diện rộng hoàn chỉnh với 4 máy chủ, 205
máy con, 13 mạng cục bộ, gần 100 máy in, 15 phân hệ chương trình chính (với hơn 100.000 hồ sơ
được quản lý và cập nhật) và đặc biệt là nguồn cơ sở dữ liệu khổng lồ bao gồm tất cả lĩnh vực quản lý
hành chính.............................................................................................................................................19
-Vừa áp dụng các kỹ thuật tiên tiến vừa áp dụng các công cụ truyền thống, góp phần tạo điều kiện
cho cơ quan, công sở làm việc tiết kiệm, tiện lợi, hiệu quả..................................................................20
Ví dụ: Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và giải quyết các thủ tục
hành chính nhưng ở tỉnh Vĩnh Phúc vẫn áp dụng hình thức ghi chép sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết
quả, phiếu hẹn ở nhiều cơ quan, đơn vị.................................................................................................20

-Tác dụng của các phương tiện kỹ thuật mới:.....................................................................................20
* Tăng năng suất làm việc...................................................................................................................20
* Đổi mới nhận thức của nhà quản lý và cán bộ.................................................................................20
* Xử lý các tình huống........................................................................................................................20
* Gắn chặt quan hệ giữa các cơ quan với môi trường.........................................................................20
* Tăng thêm nhịp điệu hoạt động của cơ quan....................................................................................20
4. Kỹ thuật điều hành hiện đại không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt là truyền thống văn hoá
...............................................................................................................................................................20
-Áp dụng kỹ thuật điều hành hành chính có tính đến chiều sâu tâm lý truyền thống.........................21
-Dám vượt qua những lạc hậu để xây dựng kỹ thuật mới hiện đại.....................................................21
Ví dụ: Cơ chế một cửa, một dấu và một cửa lien thông như hiện nay chính là kết quả của sự nhận
thức mới trong cách điều hành của người cán bộ quản lý hành chính.Làm cho quy trình, thủ tục đơn
giản đi chính là họ đã vượt qua những suy nghĩ lạc hậu để tiến đến xây dựng một nền hành chính hiện
đại..........................................................................................................................................................21
 SỰ CẦN THIẾT ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ.............................................21


-Do có mối quan hệ mật thiết tới nghiệp vụ hành chính nên kỹ thuật điều hành công sở góp phần tạo
ra và nâng cao năng suất lao động của công sở.....................................................................................21
-Đổi mới kỹ thuật hành chính là điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều chi phí không cần
thiết trong quá trình vận hành công việc hằng ngày của cơ quan nhà nước..........................................21
-Đổi mới kỹ thuật hành chính là cơ sở thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính, tinh giảm biên chế,
khắc phục tình tạng cồng kềnh của bộ máy hành chính........................................................................21
-Đổi mới kỹ thuật hành chính góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các cơ quan hành chính nhà nước
với người dân do làm việc thiết thực hơn, từ đó sẽ làm tăng thêm lòng tin của người dân đối với hoạt
động của các cơ quan nhà nước.............................................................................................................21
-Xét trong nội bộ bộ máy quản lý, đổi mới kỹ thuật hành chính làm cho các cơ quan có thể quản lý
được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý hành
chính nhà nước......................................................................................................................................22
-Giúp cho công sở làm việc một cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo ra thói quen, nề nếp làm việc

khoa học trong công sở..........................................................................................................................22
-Kỹ thuật điều hành công sở hiệu quả góp phần làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà........22
-Góp phần tổ chức quản lý các dịch vụ công và cung cấp các dịch vụ hành chính cần thiết, góp phần
có chất lượng cao cho hoạt động của nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp...............................................22
8. Các nội dung của kỹ thuật điều hành công sở (thiết kế, phân tích, lập kế hoạch, phân công, kiểm
tra, đánh giá, xây dựng quy chế, hội họp điều hành công việc). .........................................................22
9. Văn hóa công sở? Vai trò của văn hóa công sở đối với tổ chức và cá nhân người cán bộ, công
chức? Những biểu hiện của VHCS? .....................................................................................................40
10. Tại sao cần phải xây dựng và triển khai thực hiện Quy chế văn hóa công sở? Hãy phân tích vai
trò của người lãnh đạo, quản lý trong việc xây dựng và triển khai quy chế văn hóa công sở trong giai
đoạn hiện nay.........................................................................................................................................44
11. Khung cảnh nơi làm việc? Muốn tổ chức tốt khung cảnh nơi làm việc cần đảm bảo những yêu
cầu gì? ...................................................................................................................................................48
12. Bối cảnh đổi mới hoạt động công sở hiện nay? ............................................................................48
13. Yêu cầu, biện pháp nhằm đổi mới hoạt động công sở?..................................................................49
14. Để điều hành hoạt động công sở có hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý cần phải có những kỹ năng,
phẩm chất gì?.........................................................................................................................................52
15. Phân tích những nguyên nhân làm cho công sở hoạt động kém hiệu quả? ...................................57
16. Vì sao phải đổi mới kĩ thuật điều hành công sở? Nêu và phân tích một số giải pháp đổi mới kỹ
thuật và điều hành công sở? (tr100 GT)................................................................................................61
Câu 17. Nêu những hạn chế trong công tác tổ chức nơi làm việc của các công sở hành chính nhà
nước hiện nay? Vận dụng những kiến thực đã học, anh chị hãy đề xuất những giải pháp để tổ chức
nơi làm việc được khoa học hơn...........................................................................................................62


KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1. Quan niệm về công sở và công sở hành chính?

Theo quan điểm cổ điển: công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để

tiến hành công việc chuyên ngành của nhà nước.

Xét về nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng
đồng. do vậy cần được sự bảo vệ và kiểm tra của nhà nước và chỉ có nhà nước mới thảo mãn các nhu
cầu này.

Xét về hình thức tổ chức : công sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức, phương tiện vật chất và
con người được nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình. Hình thức tổ chức của công sở do
nhà nước quy định và lệ thuộc vào phương thức điều hành của bộ máy nhà nước. hiện nay ở nước ta
có các loại công sở như công sở hành chính, công sở sự nghiệp….

Xét về ý nghĩa tổ chức nhà nước: công sở là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước, do nhà
nước lập ra và để giải quyết công vụ.

Định nghĩa tổng quát: công sở là các tổ chức mang tính chất công ích được nhà nước công nhận
thành lập chịu sự điều chỉnh cùa luật hành chính và các luật khác.

Công sở là các tổ chức thực hiện cơ chế đều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn
thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho bộ máy quản lý nhà nước, là
nơi phối hợp hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được nhà nước giao cho. Là nơi tiếp nhận khiếu nại
của dân.
1


-

Công sở là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước để tiến hành các công việc chuyên

ngành của nhà nước.

-

Công sở hành chính là tổ chức đặt dưới sự quản lý nhà nước thực hiện quản lý chung hoặc

trên từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành chỉ đạo thực hiện các chủ trương, kế hoạch Pháp luật
của nhà nước.

-

Công sở sự nghiệp là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước thực hiện các họat động có

tính nghiệp vụ riêng phục vụ cho sản xuất kinh doanh và cho sinh hoạt. Nói cách khác đó là những
đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành.

-

Cơ sở tư nhân là tổ chức đươc thành lập trên cơ sở pháp luật, thực hiện chức năng sản xuất

kinh doanh nhằm hướng đến lợi ích riêng. Có vốn hoạt động riêng.

Phân biệt:
TIÊU CHÍ

CÔNG

SỞ

HÀNH

CHÍNH

1/ Phương thức
thành lập

CÔNG

SỞ

SỰ

CƠ SỞ TƯ NHÂN

NGHIỆP

Theo luật định. Do cơ

Theo luật định. Căn cứ

Theo quy định của

quan nhà nước cấp trên thànhvào nhu cầu thực tế.

pháp luật và theo nhu

lập

cầu của tổ chức, cá nhân.

VD:UBND được thành
lập trên cơ sở luật hội đồng
2

nhân dân và ủy ban nhân dân
2/ Cơ sở pháp
lý họat động

Theo Hiến Pháp và pháp

Theo Hiến Pháp và pháp

Theo

Luật

Doanh

luật. Hoạt động chủ yếu theo luật. Tùy theo từng ngànhnghiệp, Luật dân sự…
Luật Hành chính

mà có các văn bản quyHoạt động trong khuôn
phạm pháp luật quy định.

khổ pháp luật.

3/ Mục tiêu

Vì lợi ích cộng đồng

Vì lợi ích công đồng

Vì lợi nhuận là chính

4/ Phương thức

- Tuyển dụng công chức

Cũng giống như công sở

- Theo nhu cầu của cơ

hoạt động

theo luật Công chức

hành chính nhưng bên cạnhsở
đó có tuyển dụng theo hợp

- Làm việc theo biên chế

đồng lao động

- Làm việc theo hợp
đồng

-Làm việc theo hợp đồng
5/ Tài chính

Lấy từ nguồn ngân sách
nhà nước

Bên cạnh ngân sách nhà

Có nguồn vốn riêng

nước thì còn có các khoảnbiệt
thu khác

6/ Chức năng,

- Do pháp luật quy định

Do pháp luật quy định

Quyền hạn bên trong

nhiệm vụ, quyền chặt chẽ, đồng thời phải tuântrên lĩnh vực riêng lẽ

tổ

hạn

theo Quyết định của cơ quan

nhiệm vụ theo Quyết

nhà nước cấp trên. Có quyền

định của cơ sở tư nhân

hạn chung trên nhiều lĩnh

và được pháp luật thừa

vực

nhận

7/

Địa

điểm

hoạt động
8/ Cơ chế

Diễn ra tại địa điểm mà
công sở đóng

Dựa trên đặc trưng của
từng ngành

- Phức tạp, cứng nhắc,

- Tương tự như công sở

chức,

chức

năng,

Có thể diễn ra ở nhiều
địa phương khác nhau
Linh hoạt, gọn nhẹ

cồng kềnh, gây ra nhiều tiêuhành chính
cưc.
- Mang tính chất thủ
- Tập thể
9/ Chức danh

trưởng

- Công chức

- Viên chức
3

- Người lao động


và lương
- Cán bộ

- Lương từ ngân sách

- Lương do cơ sở tư

nhà nước và các khoản thunhân trả theo sự thỏa

- Lương từ ngân sách nhà

khác

Phạm

vi

hoạt động
11/ Vị trí, kiến
trúc

Trên tất cả các ngành và

Theo lĩnh vực và ngành

lĩnh vực

theo

sản

Theo ngành mà minh
đã đăng ký

Nơi thuận tiện giao dịch
với người dân

hoặc

phẩm

nước
10/

thuận

Tùy thuộc vào yêu cầu
của người

Tùy thuộc vào ngành
nghề,

các

điều

kiện

khách quan khác như: cơ
sở hạ tầng, nguồn nhân
lực...

2. Đặc điểm của công sở hành chính? (GT tr9)

1. 1. Được thành lập bằng Luật và đặt dưới sự quản lý của Nhà nước. VD: UBND xã được
thành lập theo Luật Chính quyền địa phương 2015. UBND xã được thành lập bởi HĐND xã, bởi sự
phê duyệt của UBND cấp huyện. Trong hoạt động của mình UBND xã chịu sự giám sát của HĐND
xã, chịu sự chỉ đạo của UBND huyện và phải thực hiện chế độ báo cáo với HĐND xã và UBND
huyện.

4


1. 2. Nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội phát sinh trong quá trình quản
lý. VD: Bộ Nội vụ trong quá trình hoạt động nhân danh quyền lực công để giúp Chính phủ quản lý
thống nhất về cán bộ, công chức, biên chế trong các cơ quan nhà nước.

2. 3. Có trụ sở và tên gọi thống nhất. VD: UBND huyện Ứng Hòa có trụ sở là HĐND- UBND
huyện Ứng Hòa, đặt tại thị trấn Vân Đình, có tên gọi thống nhất là UBND huyện Ứng Hòa.

3. 4. Có nhiệm vụ theo luật định. VD Thanh tra Chính phủ có nhiệm vụ quyền hạn theo Luật
Thanh tra 2010.h

4. 5. Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động. VD: .
Theo Nghị định 117/2013/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 130/2005/NĐ-CP về chế độ tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước, kinh
phí quản lý hành chính giao cho các cơ quan thực hiện chế độ tự chủ tự chịu trách nhiệm được xác
định và giao hàng năm. Kinh phí này được xác định bao gồm khoán quỹ tiền lương theo số biên chế
được cấp có thẩm quyền giao trên cơ sở vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

Đặc điểm của công sở (cách tiếp cận khác)
Các công sở thuộc các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau có những đặc điểm đặc thù
riêng. Tuy nhiên, các công sở có một số đặc điểm chung, giúp phân biệt chúng với các loại tổ chức
khác trong xã hội, như sau:
- Một là, công sở là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên
tục. Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định
- Hai là, công sở hoạt động để thực thi quyền lực nhà nước. Các công sở quản lý hành chính
nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá trình thực thi các chính sách

5


công trong khi các công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm về việc cung cấp các dịch vụ công như giáo
dục, y tế, v.v.
- Ba là, công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về thực thi công vụ (các
chính sách và các dịch vụ công) và cơ cấu tổ chức được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật và
được hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành.
- Bốn là, công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm ‘cấp’ trong cơ cấu thứ bậc) để
đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ trong điều hành và có mối quan hệ mang tính phối hợp (khái
niệm ‘hệ’) để đảm bảo nguyên tắc phối hơp (đồng bộ) trong hành động với các công sở khác trong hệ
thống .
- Năm là, công vụ được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ công chức.
- Sáu là, công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động và các công sản khác để thực thi
công vụ.
- Bảy là, công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dân. Trong các đặc
điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm và thứ bảy là đặc điểm nổi bật nhất, giúp dễ dàng nhận
dạng và phân biệt công sở với các loại tổ chức khác trong xã hội.

3. Các nhiệm vụ của công sở?

Công sở có các nhiệm vụ sau:
+

1. Quản lý công vụ theo pháp luật

-

2. Tổ chức nhân sự , phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan

-

3. Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với nhau

-

4. Kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ công chức của cơ quan, theo cơ chế chung của cơ

quan và các cơ chế khác theo quy định của nhà nước.
-

5. Tổ chức giao tiếp với nhân dân với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã

hội là m điều kiện cho nhà nước thực thi công v iệc
-

6. Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách

6


-

7. Tham mưu cho các hoạt động chính sách xây dựng pháp luật, các quy chế, chế định cho cơ

quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền.
-

8. Ngoài ra còn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác
Cơ sở xác lập nhiệm vụ của công sở:

-

Công sở thực hiện những nhiệm vụ trên đây nhằm thực hiện chủ yếu tốt những chức

năng của tổ chức cơ quan. Các cán bộ, bộ máy hành chính công sở tham gia vào hoạt động này theo
nhiệm vụ, chức trách và quy chế nhất định. Do đó cơ sở đầu tiên đển xác lập nhiệm vụ của công sở là
căn cứ vào quy định của pháp luật về chức năng của công sở đó trong bộ máy nhà nước. dựa vào các
quy định, công sở có chức năng gì thì sẽ có nhiệm vụ phù hợp.
Tuân theo những quy định, hướng dẫn của pháp luật, của nhà nước cơ quan hành chính nhà
nước có thẩm quyền, nhiệm vụ quyền hạn để thực thi công vụ .
-

Theo quy định , về vai trò bộ máy tổ chức của công sở mình để sắp xếp nhiệm vụ cho

cơ quan. Tránh tình trạng làm trái thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
-

Một cơ sở xác lập nhiệm vụ của công sở nữa đó là, mục tiêu hoạt động mà công sở đó

hướng tới.mỗi công sở đều có mục tiêu hoạt động khác nhau, ví dụ như bệnh viện và trường học. tùy
theo từng mục tiêu riêng của công sở sẽ thực thi các nhiệm vụ theo chức năng của mình.
-

Thực hiện mục tiêu chung của cơ quan hành chính nhà nước đó là công bộc của dân,

giải quyết các vấn đề hành chính nhà nước liên quan đến tiếp dân, thực thi nhiệm vụ là đại diện nhà
nước thực thi công vụ, tổ chức giao tiếp với dân.
-

Đội ngũ cán bộ công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào từng công sở nhất định, thì

sẽ có những yêu cầu riêng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng công chức trrong công sở. và
để thực thi công vụ đội ngũ này phải qua thi tuyển, tuyển dụng bổ nhiệm, biên chế của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền và cơ quan công sở đó. Do đó công sở pảhi thực hiện nhiệm vụ và phối hợ phân
công nhiệm vụ cho họ.
-

Nội quy, quy chế của cơ quan, đây cũng là một cơ sở để xác lập nhiệm vụ cơ quan, tổ

chức. cơ quan phải dựa trên những quy định, quy chế này để thực hiện, giao nhiệm vụ cho cán bộ
công chức những nhiệm vụ hợp lý không được trái với nội quy cơ quan.
7


-

Mối quan hệ mật thiết liên quan đến với các công sở khác, cơ quan khác, các khối cơ

quan hành chính nhà nước nhằm tham mưu xây dựng các chính sách quy chế, quyết định cho cơ
quan tổ chức hoạt động.
Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ:

Các nhiệm vụ trên có liên quan mật thiết với nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này là cơ sở để thực
hiện nhiệm vụ khác.
-

Tất cả các nhiệm vụ phải được quản lý công vụ theo pháp luật. việc thực hiện các

nhiệm vụ như tổ chức, phối hợp giữa các bộ phận cơ quan theo dõi kiểm tra, hoạt động của cán bộ
công chức giao tiếp với nhân dân, với các cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước và tổ chức xã

hội, quản lý tài sản của cơ quan, tham mưu trong hoạt động chính sách xây dựng pháp luật đều phải
tuân theo quy định của pháp luật. Mọi hoạt động của công sở nhiệm vụ của công sở đều phải tuâ theo
pháp luật, dựa vào pháp luật để thực hiện nhiệm vụ mình. Đồng thời quản lý nhà nước theo công vụ
thì mới thực hiện được các nhiệm vụ tiếp theo của công sở.
-

Nhiệm vụ giao tiếp với công dân, cơ quan trong bộ máy nhà nước, tổchức xã hội liên

quan đến các nhiệm vụ kháccủa công sở.
+ Cơ quan nhà nước , công sở được thành lập để quản lý nhà nước, phục vụ nhân dân, do đó
muốn thự iện tốt nhiệm vụ của mình thì công sở phải giao tiếp với nhân dân, với các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội.

+ Có giao tiếp mới khai thác được thông tin để quản lý, mới thực hiện kiểm tra giám sát theo
dõi công việc với nhau, muốn quản lý tốt tài sản công, đồng thời tham mưu xây dựng pháp luật , quy
chế quy định cho cơ quan tổ chức nhà nước.

+ Mọi nhiệm vụ khác của công sở đều phải giao tiếp với nhân dân, cơ quan nhà nước khác, tổ
chức xã hội mới thực thi được nhiệm vụ.
8


-

Thực kiểm tra kiểm soát theo dõi mớiđảm bảo các hoạt dộng các nhiệm vụ khác được

tiến hành và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. đảm bảo các nhiệm vụ đó được thực hiện
nghiêm chính đúng mục tiêu chức năng của công sở.
-

Quản lý tài sản công góp phần cung cấp tài lực cho các hoạt động nhiệm vụ được thực

-

Tổ chức phối hợp hoạt động mới làm cho nhiệm vụ của công sở được thực hiện liên

-

Công tác thu thập thông tin và tổ chức thông tin trong cơ quan và với âucác cơ quan

hiện.

tục.

khác mới thục hiện quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức hoạt động giữa các bộ phận giữa các cơ
quan, kiểm tra, kiểm soát được công viêc, giao tiếp, quan lý tài sản, tham mưa xây dựng pháp luật.
Trong các nhiệm vụ trên theo em nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý công vụ theo pháp
luật vì:

Tất cả mọi cơ quan công sở dều phải thực hiện công vụ theo pháp luật không được làm trái với
quy định của pháp luật.

Tùy theo quy định của pháp luật cơ quan, công sở có những chức năng nhiệm vụ quyền hạn gì
từ đó phải thực hiện đúng chức năng thẩm quyền của mình.

Tất cả các hoạt động khác của công sở phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. đây là
cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ khác của công sở.

Ví dụ dẫn chứng:

Một công sở A muốn hoạt động từ khi ban đầu thành lập đã phải tuân thủ theo quy định của
pháp luật về thủ tục trình tự thành lập công sở, như vậy công sở A mới có thể hoạt động. Khi thành
9


lập xong di vào hoạt động thì mọi hoạt động công sờ A đều phải tuân thủ theo pháp luật ( tổ chức
hoạt động quan lý tài sản kiểm tra và giám sát) Tất cả hoạt động của công sở phải đúng theo chức
năng thẩm quền mà pháp luật cho phép.

4. Nguyên tắc điều hành công sở

Đặc thù của môn học kỷ thuật tổ chức công sở là giúp chúng ta biếr cách và nắm rõ quy luật tổ chức
hoạt động của công sở một cách hợp lý và khoa học. Để làm được điều này, thì đòi hỏi điều cơ bản,
làm nền tảng bắt buộc chúng ta nên nắm vững những nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở.

Có 5 nguyên tắc chủ yếu:

1/ Nguyên tắc công khai

Cần khẳng định rằng đây là nguyên tắc cần kíp của bất kỳ tổ chức nào.

Công khai cái gì? Cái cần công khai là công việc làm tại công sở

Công khai dưới hình thức nào? Chúng ta có thể đưa ra một số biện pháp để việc công khai hóa được
thực hiện có hiệu quả như sau:

10


- Xây dưng kế hoạch: ví dụ: HVHC công khai kế hoạch tuyển sinh năm học 2010 và các chương trình

có liên quan tới công tác tuyển sinh: đào tạo, bồi dưỡng…

- Thông qua hoạt động kiễm tra, đánh giá công việc. Ví dụ: sau khi hoàn thành công tác tuyển sinh,
họat động tuyển sinh kiểm tra, đánh giá những mặt đạt được và những sai phạm tồn tại rồi công khai.

- Giới thiệu về địa điểm của công sở, trách nhiệm từng bộ phận của công sở. Ví dụ: một cơ quan công
chứng tư mới được thành lập, thì cần công khai về địa điểm, cũng như chức năng, nhiệm vụ.

Vậy, tại sao phải công khai hoạt động nơi công sở: mục đích là để tạo sự hiểu biết và hợp tác trong
công việc, đồng thời cũng tạo điều kiện để công sở linh họat thích ứng với những diễn biến không ổn
định khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung. Đây là nguyên tắc làm cho tính cục bộ và quan liêu
được hạn chế trong quá trình điều hành công sở.

2/ Nguyên tắc liên tục:

Cơ sở để áp dụng nguyên tắc này: do quá trình quản lý là một quá trình diễn ra một cách thường
xuyên và lien tục. Do vậy, quá trình điều hành công sở phải dựa trên tính liên tục, tính phối hợp với
quy chế hoạt động của công sở.

3/ Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ
phận trong công sở.

11


Tại sao phải phân công như vậy? là để thúc đẩy mọi người làm việc một cách hiệu quả hơn, đồng thời
cũng đề cao trách nhiệm nhiệm vụ của cá nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nó cho phép
công sở phát huy được năng lực sang tạo của mình trên cở sở tìm kiếm những phương thức hoạt động
thích hợp. Việc phân công cũng nhằm tránh làm cho công việc chồng chéo, giảm bệnh quan liêu.

Phân công như thế nào là khoa học? Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặc điểm của mỗi công
việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn. Ví dụ: phân công việc nhận và gửi hồ sơ cho bộ phận văn
thư, việc lưu trữ, xuất tài liệu khi cần cho bộ phận lưu trữ, tránh việc nhằm lẫn giữa hai nhiệm vụ.

4/ Nguyên tắc dân chủ hóa trong điều hành.

Mục đích của nguyên tắc này là làm cho mọi quyết định được đưa ra trong quá trình điều hành công
sở có tình nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể. Nhằm đảm bảo cho quyết định đó ban hành
đúng đắn và có tính khả thi cao.

Quy trình thực hiện nguyên tác này như thế nào? Đó là lấy ý kiến của tập thể nơi công sở đóng, bàn
bạc, với các ngành, các cấp, các đơn vị. lấy y kiến thông qua hình thức phiếu hỏi, biểu quyết, tổ chức
hội nghị, tổ chức tham khảo ý kiến. Bàn bạc dân chủ và công khai.

5/ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật.

Bất kỳ hoạt động quản lý nào cũng phải tuân thủ pháp luật, họat động điều hành công sở cũng không
nằm ngoài sự điềi chỉnh của pháp luật. Tuân thủ pháp luật để đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa,

12


đảm bảo những hoạt động của công sở là đúng đắn với các quy định của nhà nước. Khi vi phạm quy
chế tổ chức thì sẽ xử lý bằng các biện pháp chế tài.

Mối quan hệ giữa các nguyên tắc:

Các nguyên tắc nói trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nguyên tắc này làm tiền đề cho nguyên tắc
kia và ngược lại để đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở đạt hiệu quả cao nhất. Nếu tuân thủ đầy
đủ và đúng đắn các nguyên tắc nói trên thì sẽ xây dựng được một công sở chuẩn. Để chứng minh cho

tính chặt chẽ giữa các nguyên tắc này thì ta lấy nguyên tắc công khai làm tiền đề, từ đó thấy được mối
quan hệ với các nguyên tắc khác

Có công khai thì hoạt động mới diễn ra liên tục, công khai về kế hoạch quy chế, địa điểm trách
nhiệm…thì công sở mới hoạt động lien tục được, có kế hoạch rõ ràng cụ thể, qua đó triển khai ra
quyết định, truyền đạt từ trên xuống dưới, trao đổi giữa các cơ quan, làm cho thông tin liền mạch,
không bi nhiễu tin.. Ví du: nếu không có kế họach rõ ràng, sẽ không biết được tháng tới cơ quan mình
có hoạt động gì, người cho rằng có hoạt động này, nguời cho rằng có hoạt động kia, gây ra tâm lý
hoang mang, tức là bi nhiễu tin.

Từ công khai trách nhiệm của công sở lên kế hoạch, sẽ là tiền đề phân công về quyền hạn, nhiệm vụ,
về trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong công sở.

Từ việc công khai sẽ mang tính minh bạch, rõ ràng, mới tạo ra tính dân chủ cao, tính rõ ràng sẽ là uy
tín để cá nhân, tập thể tham gia phát huy sức mạnh của mình. Nếu một công sở mà mọi trách nhiệm
của cá nhân không được công khai thì tính dân chủ nằm ở đâu? Khi cá nhân àm sai thì mọi người biết
phản ánh với ai, với mức độ sai thế nào? (do không biết được trách nhiệm của cá nhân làm sai tới
13


đâu). Từ việc công khai hóa thì việc tuân thủ được đảm bảo. Việc công khai sẽ làm hạn chế những vi
phạm pháp luật. Ví du: công khai trách nhiệm, để cá nhân biết mà tuân thủ pháp luật, tránh làm
những việc pháp luật cấm như : lạm dụng chức quyền, hối lộ và tham ô…

5. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động công sở?

- Yếu tố con người: Con người luôn là trung tâm của mọi vấn đề, thế giới quanh ta chỉ có ý
nghĩa khi có cuộc sống của con người. Tất cả thành quả của cuộc sống đều được xây dựng trên cơ sở
niềm tin, ý chí, nghị lực của con người và “Con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội” (Các
Mác).

+ Con người (CBCC) là trung tâm của công sở: đề ra kế hoạch, phương hướng, tuân thủ các
quy định của pháp luật, các quy chế cơ quan.

+ Hiệu quả hoạt động tuỳ thuộc và con người: năng lực trình độ, trách nhiệm, đạo đức phẩm
chất, con gnười đó có phù hơpợ với mục tiêu đề ra không?

- Mối quan hệ giữa các nhóm thành viên của công sở:

+ Quan hệ cộng tác: đây là mối quan hệ cực kỳ quan trọng, có nhiều vấn đề cần phải có sự kết
hợp của các nhóm mới thực hiện tốt được nhiệm vụ.

+ Quan hệ điều hành, quan hệ chỉ huy: thực hiện công việc quản lý trên phương diện điều
hành công việc có hiệu quả hay không, mang lại kết quả tốt hay không phụ thuộc vào kỹ năng điều
hành, phân công công việc, cách chỉ đạo cấp dưới theo các mệnh lệnh khác nhau, tuỳ thuộc theo
những hoàn cảnh, tính chất, mối quan hệ trong các cơ quan khác nhau.
14


- Muc tiêu hành động:

+ Mục tiêu tổng quát: mục tiêu chung đưa ra là gì? Phải đạt đến mức độ nào? Mục tiêu này
phải bao quát được các mục tiêu cụ thể? Tác động, ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến hiệu quả công
việc như thế nào?

+ Mục tiêu cụ thể: các mục tiêu này phải dựa trên mục tiêu tổng quát, phải đúng các tiêu chí
cụ thể, hiện thực hoá bằng các nhiệm vụ cụ thể sát thực với các mục tiêu khi hoạch định cho hoạt
động của tổ chức.

- Môi trường: Định nghĩa Môi trường (environment) là các thể chế hoặc lực lượng bên ngoài

có thể tác động tới hoạt động của tổ chức.

+ Môi trường bên trong: điều kiện làm việc, CBCC, tiền lương, mối quan hệ giữa các CBCC
trong công sở

+ Môi trường bên ngoài: MT trong nước, MT quốc tế, MT kinh tế, Mt kinh tế thị trường.

+MT pháp lý, MT tự nhiên, MT xã hội, MT chính trị.

- Chỉ huy: đây là yếu tố then chốt, công sở được điều hành như thế nào là do người chỉ huy;
họ quyết định các vấn đề của công sở; đưa ra các mệnhu lệnh hành chính có phù hợp với chức năng
nhiệm vụ công sở hay không?

15


- Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ: nếu cơ cấu hợp lý thì hoạt động công sở sẽ nhịp
nhàng, thuận tiện, đảm bảo thực hiện công việc tốt hơn. Chức năng nhiệm vụ là yếu tố cơ bản cho
công sở, đó là điều kiện thiết yếu cho công sở thực hiện

6. Kỹ thuật điều hành công sở là gì? Yêu cầu của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn
hiện nay cần hướng tới mục tiêu nào?

Kỹ thuật điều hành công sở được hiểu là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biện pháp có
tính công nghệ vận dụng trong hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết các công việc liên quan
đến chức năng của tổ chức.

Yêu cầu của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay cần hướng tới mục tiêu

1. Điều hành công sở trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay cần

hướng tới những phương thức điều hành hiện đại trên cơ sở không ngừng phát huy các yếu tố truyền
thống.

2. Điều hành công sở trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay phải
hướng tới xây dựng nền nếp làm việc khoa học và có hiệu quả trong các cơ quan Nhà nước.

3. Điều hành công sở trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay phải
tạo ra được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp

16


4. Điều hành công sở trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay cần
phải có tính tự giác cao và những định mức cần thiết

5. Điều hành công sở trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay phải
đặt ra yêu cầu đối với kỹ năng hành chính của cán bộ, công chức.

7. Đặc điểm của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay?
 KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH.
-Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động; Là biện pháp có tính công nghệ vận dụng
hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết công việc lien quan đến chức năng của tổ chức

* Nghiệp vụ Hành chính

- Là các kỹ năng thực hành có tính thực tiễn 1 loại công việc trong quản lý điều hành công sở,
đưuọc đào tạo theo một quy trình nhất định

* Kỹ thuật Hành chính

-Là phương pháp, cách thức điều hành hoạt động của nhà quản lý trong cơ quan HCNN

* Điều hành công sở

-Là việc tổ chức cho CB,CC, VC nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao
17


- Là tác động một cách đúng đắn vào toàn bộ hoặc một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích
CB,CC,VC, nhân viên tích cực làm viẹc mang lại hiệu quả cao nhất

 ĐẶC ĐIỂM CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

1.Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới và hiện đại hoá nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý
thông tin.

-Muốn nhận thức đúng các thông tin đa dạng và sử dụng chúng thì phải biết cách xử lý.
-Tăng cường vai trò của kỹ thuật hành chính trong xử lý thông tin
-Đòi hỏi các công sở hành chính phải kịp thời đổi mới công nghệ để kịp thời xử lý thông
tin.
Ví dụ: Từ khi cổng thông tin tỉnh Hậu Giang đã xây dựng và đưa vào sử dụng tại địa chỉ:
www.haugiang.gov.vn. Kết quả bước đầu đã tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động chỉ đạo,
điều hành của các cơ quan chính quyền, quản lý Nhà nước chuyên ngành ở các cấp, các địa
phương trong tỉnh. Riêng các website đã tạo ra một phương tiện hiện đại để phổ biến một cách
đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến hoạt động ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn
tỉnh Hậu Giang tới các hộ nông dân, các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội...
2. Kỹ thuật hành chính hiện đại đang hướng vào mục tiêu nhằm cung cấp các dịch vụ hành
chính tốt nhất cho người dân và cho quản lý nhà nước.
-Các biện pháp phục vụ nhân dân phải thay đổi cho hiệu quả, làm cho họ được tôn trọng
-Kỹ thuật hành chính đáp ứng yêu cầu hành chính mới, trình độ dân trí ngày càng cao.

-Xu hướng dân chủ đang là trào lưu lớn trên thế giới
-Tìm những biện pháp kỹ thuật mới để diều hành công việc hữu hiệu

18


-Thay đổi phong cách điều hành , phục vụ của các công sở.
Ví dụ, khi người dân cần mua nhà ở Bình Thạnh, có thể đến quận “nhấp chuột” là có thể
biết tình trạng nhà có giấy tờ chưa, có nằm trong quy hoạch không, ai là chủ sở hữu…chứ không
cần thiết phải làm các khâu, các bước rườm rà nặng về thủ tục như trước đây.Như vậy, công việc
trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn cho cả người dân và cán bộ làm công tác tiếp dân.

-Kỹ thuật vận động quần chúng, kiểm tra công việc…là kỹ thuật điều hành chính trong giao
tiếp nhân sự

VÍ dụ: UBND TP đặt ra chỉ tiêu phải tăng tỉ lệ giải quyết hồ sơ hành chính đúng thời gian qui
định trên tất cả các lĩnh vực đạt từ 95% trở lên, chấm dứt tình trạng yêu cầu công dân, doanh nghiệp
phải đi lại nhiều lần để bổ túc hồ sơ, trường hợp cần thiết phải bổ sung thì không quá một lần.

3. Kỹ thuật điều hành hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới
và phương pháp điều hành mới.

-Trong hoạt động điều hành công sở cần không ngừng tăng cường số lượng, chất lượng công
cụ kỹ thuật.

Ví dụ: UBND quận 1 được trang bị một hệ thống mạng diện rộng hoàn chỉnh với 4 máy chủ,
205 máy con, 13 mạng cục bộ, gần 100 máy in, 15 phân hệ chương trình chính (với hơn 100.000 hồ
sơ được quản lý và cập nhật) và đặc biệt là nguồn cơ sở dữ liệu khổng lồ bao gồm tất cả lĩnh vực
quản lý hành chính

19


-Vừa áp dụng các kỹ thuật tiên tiến vừa áp dụng các công cụ truyền thống, góp phần tạo điều
kiện cho cơ quan, công sở làm việc tiết kiệm, tiện lợi, hiệu quả.

Ví dụ: Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và giải quyết các thủ
tục hành chính nhưng ở tỉnh Vĩnh Phúc vẫn áp dụng hình thức ghi chép sổ theo dõi tiếp nhận và trả
kết quả, phiếu hẹn ở nhiều cơ quan, đơn vị

-Tác dụng của các phương tiện kỹ thuật mới:

* Tăng năng suất làm việc

* Đổi mới nhận thức của nhà quản lý và cán bộ

* Xử lý các tình huống

* Gắn chặt quan hệ giữa các cơ quan với môi trường

* Tăng thêm nhịp điệu hoạt động của cơ quan.

4. Kỹ thuật điều hành hiện đại không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt là truyền
thống văn hoá

20


-Áp dụng kỹ thuật điều hành hành chính có tính đến chiều sâu tâm lý truyền thống.

-Dám vượt qua những lạc hậu để xây dựng kỹ thuật mới hiện đại.

Ví dụ: Cơ chế một cửa, một dấu và một cửa lien thông như hiện nay chính là kết quả của sự
nhận thức mới trong cách điều hành của người cán bộ quản lý hành chính.Làm cho quy trình, thủ tục
đơn giản đi chính là họ đã vượt qua những suy nghĩ lạc hậu để tiến đến xây dựng một nền hành chính
hiện đại.

 SỰ CẦN THIẾT ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

-Do có mối quan hệ mật thiết tới nghiệp vụ hành chính nên kỹ thuật điều hành công sở góp
phần tạo ra và nâng cao năng suất lao động của công sở

-Đổi mới kỹ thuật hành chính là điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều chi phí không
cần thiết trong quá trình vận hành công việc hằng ngày của cơ quan nhà nước.

-Đổi mới kỹ thuật hành chính là cơ sở thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính, tinh giảm biên
chế, khắc phục tình tạng cồng kềnh của bộ máy hành chính

-Đổi mới kỹ thuật hành chính góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các cơ quan hành chính nhà
nước với người dân do làm việc thiết thực hơn, từ đó sẽ làm tăng thêm lòng tin của người dân đối với
hoạt động của các cơ quan nhà nước

21


-Xét trong nội bộ bộ máy quản lý, đổi mới kỹ thuật hành chính làm cho các cơ quan có thể
quản lý được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý
hành chính nhà nước.

-Giúp cho công sở làm việc một cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo ra thói quen, nề nếp làm

việc khoa học trong công sở.

-Kỹ thuật điều hành công sở hiệu quả góp phần làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà.

-Góp phần tổ chức quản lý các dịch vụ công và cung cấp các dịch vụ hành chính cần thiết, góp
phần có chất lượng cao cho hoạt động của nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp

8. Các nội dung của kỹ thuật điều hành công sở (thiết kế, phân tích, lập kế hoạch, phân công,
kiểm tra, đánh giá, xây dựng quy chế, hội họp điều hành công việc).
7.1

Thiết kế công việc

Thiết kế CV là việc phân chia các công việc tổng thể, phức tạp của công ở thành những nhiệm
vụ nhỏ hơn,cụ thể hơn để có thể thực hiện được bởi các cá nhân, đơn vị
•

Yêu cầu
-

Phù hợp với mục tiêu của công sở và của từng đơn vị thực hiện công việc được đề ra

-

Nội dung công việc rõ rang, cụ thể

-

Mỗi công việc thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan công
sở

22


•

-

Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ công chức khi giải quyết công việc

-

Tạo khả năng hợp tác khi giải quyết công việc

-

Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi

Phương pháp thiết kế công việc:

Để thiết kế các công việc một cách hợp lí, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động quản lí,
có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Các phương pháp thiết kế thường gặp là:
-

Thiết kế công việc theo dây chuyền:

Một nhiệm vụ được chia làm nhiều công việc liên quan tới nhau như một sợi dây chuyền có
nhiều mắt xích.

Ví dụ: Làm thủ tục khám bệnh, công việc được giao cho những bộ phận:

+ Hướng dẫn lấy số.

+ Nơi bán sổ khám bệnh.

+ Nơi tiếp nhận sổ và thu tiền lệ phí khám.
-

Thiết kế công việc theo nhóm:

Đây là cách thiết kế công viếc mà khi đề ra đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực
hiện công việc, nhưng mỗi người trong nhóm chỉ thực hiện một phần công việc.

23