Tiểu luận kỹ năng tổ chức kiểm tra: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (153.31 KB, 25 trang )
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
PHẦN I..................................................................................................................2
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP...............................................2
I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp........................................2
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp.........................3
1.Vị trí và Chức năng ....................................................................................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức ...........................................................................................4
PHẦN II................................................................................................................5
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP..........................................................................5
I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp.........5
1. Hình thức và thể thức văn bản ..................................................................5
2. Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản .............................5
II. Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản ..............................7
1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi.................................................8
1.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản......................................8
1.2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản:..........................9
1.3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) 9
1.4 Đăng ký văn bản đi:...............................................................................10
1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.......11
1.6 Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi:................................12
2.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến.............................................13
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:..........................................................14
2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến............................................................15
2.3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.......................17
PHẦN III.............................................................................................................19
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý ..........................................................................19
I.Nhận xét ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản...................................................................................................19
1. Ưu điểm ...................................................................................................19
2.Nhược điểm...............................................................................................20
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm..............................................................................................................21
KẾT LUẬN.........................................................................................................23
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
LỜI MỞ ĐẦU
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay một ký hiệu nhất định. Đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà
nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng thì văn bản được
coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, phục vụ đắc lực cho các
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. Trong suốt quá trình quản lý,
từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn
liền với các văn bản. Nếu công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện giải quyết các
văn bản một cách hợp lý, khoa học sẽ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu của cơ quan khi cần thiết, đảm bảo cho
hoạt động quản lý được diễn ra thông suốt. Để làm tốt được điều đó cần phải có
những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác kiểm soát và
tổ chức thực hiện các văn bản.
Dưới đây là bài viết đánh giá và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của em tại
một cơ quan cụ thể - đó chính là Bộ Tư Pháp.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
1
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
PHẦN I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP
I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp.
Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam mới (năm 1945), Bộ Tư
pháp là một trong số 12 Bộ thuộc cơ cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân
chủ cộng hòa. Cho đến nay, Bộ đã có 65 năm hình thành và phát triển với những
thăng trầm lịch sử. Trong mười lăm năm đầu được thành lập (1945 - 1960), đồng
thời với việc đảm nhiệm những chức năng rất quan trọng của cơ quan hành pháp
gắn liền với các hoạt động tố tụng và hoạt động của tòa án, Bộ Tư pháp đã có
những đóng góp quan trọng trong việc đặt nền móng, xây dựng hệ thống pháp
luật dân chủ nhân dân của nước Việt Nam mới thay thế cho hệ thống pháp luật
thuộc địa, nửa phong kiến.
Từ năm 1960 đến năm 1981, do đặc điểm của sự phát triển kinh tế - xã hội
và trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất nước nhà, công tác
tư pháp được chuyển giao cho nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện.
Tháng 9 năm 1972, Uỷ ban Pháp chế của Hội đồng Chính phủ được thành
lập, là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của Hội Đồng Chính phủ, quản lý
thống nhất công tác pháp chế, đặc biệt trong việc quản lý nhà nước về kinh tế.
Hoạt động chủ yếu của Uỷ ban pháp chế trong giai đoạn này là việc xây dựng
pháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế
ở các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý một số
tổ chức bổ trợ tư pháp và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật.
Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị đã quyêt định thành lập Bộ Tư pháp. Từ đó
đến nay, Bộ Tư pháp mới thực sự và từng bước khẳng định là “Bộ xây dựng
pháp luật” của Chính phủ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
2
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp.
1.Vị trí và Chức năng
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm
pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành chính tư pháp;
bổ trợ tư pháp và công tác tư pháp khác phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các
dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định
số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội….
- Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm,
5 năm.
- Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý Nhà nước của Bộ.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản.
- Công tác xây dựng pháp luật:
+Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thông
Pháp luật.
+ Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháp
lệnh…
- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống
hoá văn bản quy phạm pháp luật.
+ Phổ biến, giáo dục pháp luật:
+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dục
pháp luật …
+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản.
- Thi hành án dân sự:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
3
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
+ Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước.
+ Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …
giấy tờ thi hành án dân sự.
- Hành chính Tư pháp: Hướng dẫn, giải quyết công tác chứng thực, quản
lý, đăng ký hộ tịch…..
- Công tác con nuôi: Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi và
thực hiện quyền, lợi ích của con nuôi.
- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở.
- Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương.
- Hợp tác quốc tế: Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định về dự án hợp
tác với nước ngoài về pháp luật.
- Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa học pháp lý.
- Tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
quản lý nhà nước.
- Cải cách hành chính: Đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quả
cải cách thể chế hành chính nhà nước.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của Pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Bộ gồm có:
+ 1 Bộ trưởng: Hà Hùng Cường
+4 Thứ trưởng: Đinh Trung Tụng
Nguyễn Thúy Hiền
Nguyễn Khánh Ngọc
Phan Chí Hiếu
- 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.
- 6 Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
4
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP
I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp
1. Hình thức và thể thức văn bản
Văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hành
trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm
vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số
93/2008/NĐ-CP nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các văn bản của Bộ
Tư pháp bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản
chuyên ngành và văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính được thực hiện theo Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11HD/VPTW của Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam. Thể thức
văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29/HD/VP
của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
2. Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản
a. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
B1. Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
5
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
B2. Thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin có từ nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tin pháp
lý có trong những văn bản QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang cần
thông tin.
B3. Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề
cần nhắc tới.
B4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổ
chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân.
B5. Duyệt bản thảo.
- Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng
đơn vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung văn bản.
Trình Chánh văn phòng phê duyệt ký nháy về mặt thể thức và tính pháp lý của
văn bản. Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản
được trình lên lãnh đạo Bộ ký ban hành.
B6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.
- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu,
đăng ký…
b. Thẩm quyền ban hành văn bản
Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợp
pháp, nội dung và thể thức của văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng văn
bản sẽ ban hành, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chức
lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh
dự thảo văn bản;
Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tư
pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp;
Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng
đơn vị trình. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
6
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
được giao soạn thảo văn bản phải Ký tắt. Các đơn vị có con dấu riêng, thì
Trưởng phòng hoặc tương đương phải Ký tắt trước khi trình Thủ trưởng đơn vị
ký ban hành;
Khi ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ
phải, văn bản đã ký, đóng dấu phải được phát hành đúng thời gian theo yêu cầu
của văn bản.
II. Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
*Sơ đồ quy trình quản lý giải quyết văn bản đi
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày
Trình ký văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản văn bản
Đóng dấu cơ quan
Chuyển giao văn bản đi
Lưu văn bản đi
Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên
cứu tra tìm tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
7
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
1. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Hàng ngày có rất nhiều công văn, giấy tờ được ban hành và gửi đi từ các đơn
vị trong cơ quan, vì thế không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực
hiện công việc, nhưng đây là một cơ quan Bộ quản lý về công tác kiểm tra văn
bản nên trường hợp sai sót về thể thức cũng như kỹ thuật soạn thảo xảy ra là rất
ít. Giải quyết tốt được công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần nâng cao năng
lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan.
Để quản lý toàn bộ và thống nhất được văn bản đi của Bộ thì tất cả những văn
bản ban hành ra đều được lấy số và tập trung tại Văn thư Bộ.
Công tác quản lý văn bản đi của Bộ Tư pháp được thực hiện theo nguyên tắc
tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, an toàn, tiết kiệm theo quy trình Nhà
nước đã quy định.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi của Bộ theo nguyên tắc trên thì
tất cả văn bản đi phải được tập trung về bộ phận văn thư của cơ quan. Cán bộ
văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký các loại văn bản của Bộ ban hành và làm
thủ tục chuyển giao văn bản đến các đơn vị liên quan.
Tất cả các văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
1.1.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là yêu cầu tất yếu trước khi thực hiện các công việc để ban hành văn bản,
cán bộ văn thư phải kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thông
qua các quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
nếu phát hiện ra sai sót thì có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân phải chỉnh sửa
lại ngay trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
8
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
1.2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản:
- Ghi số của văn bản: Tất cả các văn bản đi của cơ quan, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan
do văn thư thống nhất quản lý.
- Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện tại Điểm a, Khoản
3, Mục 2 của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
- Đối với văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ký hiệu văn bản:
+ Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và các hình thức văn bản
có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt loại văn bản, ví dụ: Quyết định của Bộ: Số
1234/QĐ-BTP.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tên đơn
vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của Văn phòng: Số 123/BTP-VP.
- Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn
bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 4, Mục 2 của Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
1.3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu
có)
- Đóng dấu cơ quan:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
9
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực
hiện tại Khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 26 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên
một phần các giấy tờ.
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu có các độ khẩn, hỏa tốc (kể cẩ hỏa tốc hẹn giờ), thượng khẩn
và khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 10 của
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đóng dấu các độ mật, tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liệu thu hồi trên
văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/TT-BCA
(A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực
hiện tại Điểm k, Khoản 2, Mục 3 của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
1.4 Đăng ký văn bản đi:
Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể về việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Đối với Bộ Tư pháp thì có các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
10
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
- Sổ đăng ký văn bản đi Uỷ thác tư pháp;
- Sổ đăng ký văn bản đi Công hàm;
- Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định hành chính;
- Sổ đăng ký văn bản đi Mời họp;
- Sổ đăng ký văn bản đi Thông tư;
- Sổ đăng ký văn bản đi Chỉ thị;
- Sổ đăng ký văn bản đi Tờ trình;
- Sổ đăng ký văn bản đi Báo cáo;
- Sổ đăng ký văn bản đi Sao y;
- Sổ đăng ký văn bản đi Văn bản hành chính;
- Sổ đăng ký văn bản Mật đi;
- Sổ đăng ký văn bản đi Văn phòng.
Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào phần mềm ứng dụng đăng ký văn bản
đi của Bộ.
1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành ở văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được đóng dấu, đăng ký vào sổ hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp
theo.
Đối với những văn bản gửi nội bộ cơ quan thì cán bộ văn thư có trách nhiệm
phân chia chuyển giao đến các đơn vị có liên quan. Tất cả máy vi tính của Bộ
được kết nối mạng LAN, những văn bản có nội dung quan trọng phạm vi điều
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
11
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
chỉnh rộng sẽ được đăng lên mạng nội bộ của cơ quan, cán bộ có nhiệm vụ cập
nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
Những văn bản đi có nội dung thông tin cần phải chuyển ngay đến các đơn vị,
cá nhân thì có thể gửi văn bản thông tin qua máy Fax, sau đó phải gửi bản chính
đến nơi nhận. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo bí mật nội dung văn bản.
Hiện nay Bộ Tư pháp đã ký hợp đồng với Bưu điện quốc gia để chuyển giao
văn bản của Bộ, hàng ngày vào 13h30’ các nhân viên bưu điện có trách nhiệm
đến nhận văn bản để chuyển phát. Những bì văn bản gửi đi vì lý do nào đó
không gửi được tới người nhận mà bưu điện trả lại phải chuyển cho các đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo để kiểm tra, xác minh.
1.6 Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP. Văn bản được lưu 01 bản tại văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn
thảo. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu, có
các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Mẫu sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI của công văn
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
12
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
*Sơ đồ quy trình quản lý giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Ghi số đến, ngày đến
Đăng ký văn bản đến vào máy
tính
Trình văn bản đến
Sao văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc
giải quyết văn bản
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
13
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
Quản lý, giải quyết văn bản đến là một khâu hết sức quan trọng bởi văn bản
đến là tài liệu cung cấp nguồn thông tin mới nhất, chính xác nhất, kịp thời nhất
cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Việc tổ chức tiếp
nhận, quản lý giải quyết văn bản đến được thực hiên một cách triệt để, khoa học.
Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ
quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, kiểm tra phân loại,
bóc bì, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết, theo dõi
và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký hoặc
đóng dấu đến tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết.
2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
Trung bình mỗi năm Bộ Tư pháp tiếp nhận hơn 50000 văn bản đến.
Văn bản đến Bộ từ các nguồn sau:
+ Văn bản từ cấp trên gửi xuống: Chính phủ, Chủ tịch nước…
+ Văn bản từ các cơ quan hữu quan: các Bộ, Ngành…
+ Văn bản từ cấp dưới gửi lên: các Sở, Cục, Chi cục, Uỷ ban nhân dân các
tỉnh…
Tổ chức quản lý văn bản đến là một trong các khâu nghiệp vụ quan trọng
trong công tác văn thư, quản lý tốt công tác này đảm bảo thực hiện nhanh chóng,
kịp thời, đạt hiệu quả cao.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
14
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tiếp nhận,
phân loại sơ bộ, bó bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng ký vào sổ chuyển
giao văn bản đến trong phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của Bộ Tư pháp” tại Văn thư Bộ. Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư Bộ thì đơn vị, cá nhân có liên quan không có trách nhiệm
giải quyết.
Văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…
đối với văn bản mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và
ký nhận.
Nêú phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên dấu (đối với bì đóng dấu
“hỏa tốc”, “hỏa tốc hẹn giờ”) cán bộ văn thư phải báo ngay cho Trưởng phòng
Tổ chức - Hành chính hoặc Chánh Văn phòng. Trong trường hợp cần thiết, cán
bộ văn thư phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
phải kiểm tra về số lượng bản, số lượng trang của mỗi văn bản. Trường hợp phát
hiện có sai xót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho Trưởng
phòng Tổ chức - Hành chính hoặc Chánh Văn phòng xem xét giải quyết.
2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình, chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ
bí mật nội dung văn bản. Những văn bản có ý kiến bút phê của lãnh đạo chỉ được
lưu hành trong nội bộ cơ quan.
- Đối với Văn thư Bộ:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
15
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, các văn bản “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”,
“Khẩn” phải được chuyển ngay đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết;
+ Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ
thì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01
ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ. Sauk hi Lãnh đạo Bộ có ý
kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển
ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn
vị phối hợp (nếu có);
+ Đối với những văn bản thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị thì Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển
ngay văn bản đến cá đơn vị đó để giải quyết. Văn thư đơn vị nhận và kiểm tra
các văn bản này tại Văn thư Bộ vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều của
các ngày làm việc;
+ Đối với các văn bản hỏa tốc có hện giờ gửi đến Bộ Tư pháp ngoài giờ
hành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo
ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính biết để xử
lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết.+ Đối với các
loại văn bản thông thường khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên
bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu giờ ngày
làm việc tiếp theo;
+ Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi và chuyển ngay
cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn
thư Bộ chuyển ngay cho đơn vị và cá nhân được giao trách nhiệm xử lý.
+ Khi xử lý xong, các đơn vị phải chuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục
trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
16
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
+ Đối với các văn bản chuyển nhầm địa chỉ hoặc không thuộc thẩm quyền
giải quyết của các đơn vị, ngoài việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Bộ tiến hành
cập nhật lại dữ liệu trên “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc”
của Bộ.
- Đối với Văn thư đơn vị:
+ Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo đơn vị
thì Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến
chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn
bản đến và chuyển văn bản đến bộ phận hoặc cá nhân được phân công giải
quyết;
+ Đối với những văn bản thông thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí…
Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;
+ Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư Bộ những văn bản
chuyển đến nhầm địa chỉ để Văn thư Bộ xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được
chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị khác.
2.3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến
- Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Phó Thủ trưởng các đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
theo sự ủy nhiệ của Thủ trưởng đơn vị và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách;
- Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo các bộ phận
hoặc cá nhân trực thuộc giải quyết văn bản theo thời hạn được pháp luật quy
định hoặc theo yêu cầu của cơ quan gửi văn bản;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
17
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
- Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân giải quyết văn
bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giúp Thủ
trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc các bộ phận, cá nhân giải quyết văn bản đến
đúng thời hạn quy định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
18
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
PHẦN III
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý
I.Nhận xét ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản
1. Ưu điểm
+ Thực hiện tốt tất cả các khâu nghiệp vụ như giải quyết văn bản đi, văn
bản đến, lập hồ sơ… thực hiện đúng quy trình, nhanh chóng, chính xác đảm bảo
tiến độ hoạt động của cơ quan.
+ Quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên hoặc cán bộ có khả năng
về chuyên môn nghiệp vụ thực hiện nên hoàn thành rất tốt.
+ Cán bộ văn thư được tiếp cận với các phần mềm hiện đại, sáng tạo,
nhanh chóng, thuận tiện cho việc quản lý và đăng ký văn bản. Với phương pháp
quản lý văn bản trên máy vừa gọn nhẹ, xử lý chính xác, thụân tiện cho việc tra
tìm tài liệu, tốn ít thời gian mà vẫn đảm bảo được tính bí mật.
+ Công tác sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện rất chặt chẽ và quy
định của nhà nước. Với phương châm hoạt động “Đúng thì đóng” vì thế tất cả
các văn bản đi của cơ quan nếu phát hiện thấy sai sót, văn thư tuyệt đối không
đóng dấu để phát hành mà trả lại cho các đơn vị để hoàn thiện văn bản đúng với
quy định, tất cả các văn bản đến đều được đóng dấu đến, vào sổ và chuyển giao
và chuyển cho các đơn vị trực tiếp xử lý một cách nhanh chóng, không sai sót.
+ Quá trình lập hồ sơ được thực hiện theo trình tự nhất định.
+ Công việc của văn thư Bộ rất nhiều, mức công việc thì khác nhau và
thường nhỏ vặt đòi hỏi người cán bộ văn thư phải biết cách sắp xếp một cách
khoa học, nề nếp và ý thức làm việc được đặt lên hàng đầu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
19
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
2.Nhược điểm
+ Nhận thức về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan, đơn vị của một số cán bộ, chuyên viên chưa thật đầy đủ nên chưa
quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho
cán bộ làm công tác này, thậm chí cho rằng công việc văn thư, lưu trữ ai làm
cũng được, không cần phải đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở một
số đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Sau một thời gian sử dụng, một số đơn
vị không dùng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ nữa mà sử
dụng phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc sử dụng biện pháp thủ công như
trước đây là đăng ký vào sổ theo dõi công văn đi, đến. Việc làm này đã ảnh
hưởng không ít tới hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
chung của Bộ.
+ Việc thuyên chuyển công tác của cán bộ văn thư tới các đơn vị khác
thuộc Bộ dẫn đến khó khăn trong việc bàn giao công việc cho nhân viên khác,
việc tuyển nhân viên mới và hướng dẫn họ làm quen với công việc cần có thời
gian.
+ Có những văn bản gửi đến mà không qua văn thư Bộ để đăng ký vào sổ
mà lại chuyển trực tiếp lên các phòng ban dẫn đến việc văn thư không thể kiểm
soát hết được văn bản đến của Bộ.
+ Công tác soạn thảo còn nhiều thiếu sót trong công tác trình bày văn bản
như: Công văn số, ký hiệu vẫn có chữ “CV” ở văn bản không thuộc bên Đảng;
cỡ chữ chưa đúng quy đinh của thông tư 55.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
20
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm.
- Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất là cán bộ lãnh đạo về vị trí, vai trò
và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan,
đơn vị, tạo mọi điều kiện để cán bộ văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ.
- Nhanh chóng kiện toàn tổ chức, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại
các đơn vị, đảm bảo 100% đơn vị đều có cán bộ văn thư chuyên trách được đào
tạo, bồi dưỡng đúng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Sớm ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp để đưa
công tác này đi vào nề nếp, nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
thiết lập cơ chế, biện pháp kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả công văn, tài liệu đi, đến
để có sự phân công giải quyết hợp lý, đồng thời sớm phát hiện và sử lý các sai
sót về thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản.
- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
cho cán bộ, chuyên viên các đơn vị, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu
lỏng lẻo như hiện nay. Đôn đốc công việc tránh tình trạng tồn đọng hoặc thất lạc
văn bản.
- 100% đơn vị thuộc Bộ sẽ sử dụng phần mềm chung về quản lý văn bản
và hồ sơ công việc nhằm thống nhất việc quản lý văn bản trong cơ quan Bộ. Áp
dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công
tác văn thư, lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm từng bước hiện đại
hoá công tác này.
- Tổ chức các buổi tọa đàm, hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ, kể cả trong nước và ngoài nước nhằm trao đổi, học tập
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
21
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
kinh nghiệm, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Nghiên cứu đề xuất các chế độ đãi ngộ như phụ cấp độc hại, bồi dưỡng
sức khoẻ, bảo hộ lao động cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Việc mẫu hóa các văn bản của Bộ đã được thực hiện nhưng chưa thực sự
hiệu quả. Các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ cần tìm hiểu và thực hiện dựa vào các
mẫu đã được làm sẵn nhằm mục đích tránh khỏi những sai sót hoặc không thống
nhất trong quá trình soạn thảo các công văn.
- Cần bố trí lại phòng làm việc một cách khoa học hơn, tạo không gian
riêng cho giữa bộ phận văn thư và bộ phận hành chính, đảm bảo bí mật thông tin,
tạo sự chủ động, sáng tạo trong quá tình giải quyết công việc, tận dụng tối đa
diện tích phòng làm việc sẵn có.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
22
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
Bài tiểu luận
Môn: Ký năng tổ chức kiểm tra
KẾT LUẬN
Như vậy qua bài viết này ta có thể nhận thấy tầm quan trọng trong hoạt
động công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại các cơ quan tổ chức
nói chung và Bộ Tư Pháp nói riêng . Hoạt động công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản được thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính
xác, đúng theo quy trình nhà nước đã quy định về quản lý và tổ chức thực hiện
các văn bản. Làm tốt công tác này sẽ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu của cơ quan khi cần thiết, đảm bảo cho
hoạt động quản lý được diễn ra thông suốt. Tuy nhiên không phải bất kỳ một cơ
quan nào cũng làm tốt công tác này để nâng cao hiệu quả hoạt động trong công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản thì cần phải đề ra những giải
pháp tối ưu nhất phù hợp với từng cơ quan tổ chức từ đó phát huy được ưu điểm
vốn có và khắc phục nhược điểm .
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm
23
Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A
