BÁO cáo KIÊN tập: Công tác Văn thư tại văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Đồng Phong – Thực trạng và giải pháp

DANH MỤC VIẾT TẮT
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Công nghiệp hóa – hiện đại hóa
Văn thư – lưu trữ
Đại học

HĐND
UBND
CNH-HĐH
VT-LT
ĐH


LỜI NĨI ĐẦU
Trong tình hình phát triển của xã hội hiện nay cùng với bước phát triển nhảy
vọt của khoa học công nghệ - thông tin, công việc trao đổi thông tin của các
cơ quan doanh nghiệp ngày càng cao, và thơng tin trao đổi ngày càng địi hỏi
tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều đó, các
cá nhân làm cơng tác trao đổi thơng tin cần có chun mơn nghiệp vụ, phải
được đào tạo một cách khoa học và hệ thống.
Công tác Văn phịng nói chung và cơng tác Văn thư nói riêng ln giữ vai trị
then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan
tổ chức Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị doanh
nghiệp trong và doanh nghiệp nước ngồi. Đồng thời song hành với cơng
cuộc đổi mới, tồn dân, tồn diện và q trình CNH – HĐH của đất nước nếu
công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải
quyết công việc tại các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, mang lại
hiệu quả cao. Tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mất mát tài liệu quan trọng
đối với cơ quan, đảm bảo q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo.
Trong cơng tác hành chính Nhà nước thì Văn thư là trung tâm điều hành, phối

hợp mọi hoạt động của cơ quan. Hoạt động văn thư là một trong những yếu tố
chủ quan quyết định sự tồn tại phát triển vững mạnh của cơ quan, văn thư
hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng hiệu quả, tăng khả
năng chạnh tranh chủ động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ
quan.
Văn thư được ví như chiếc phin pha café, bởi vì văn thư là trung tâm nhận
thơng tin và xử lý thông tin, tất cả các thông tin bằng văn bản hoặc các
phương tiện khác nhau đều được văn thư kiểm tra sàng lọc và tìm ra những
thơng tin chính xác, tin cậy nhất để đưa ra những kết quả tốt phục vụ cho quá
trình hoạt động của cơ quan. Văn thư không chỉ là đơn vị quản lý giấy tờ , hồ
sơ, sổ sách tài liệu mà trở thành một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ
trưởng cơ quan trong quá trình điều hành, lãnh đạo để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”
nhằm giúp cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai nắm vững được kiến
thức lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường vào thực tế cơng việc, từ đó
hồn thiện kỹ năng làm việc của mình, để đúng với phương châm của nhà
trường “ học thật, thi thật để ra đời làm thật”. Với phương châm như vậy,
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã dành một khoảng thời gian để tổ chức cho
học viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm nâng cao
nghiệp vụ sau này khi ra trường.
Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhận của
lãnh đạo cơ quan, em đã có cơ hội kiến tập tại Văn phịng HĐND - UBND xã
Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Qua thời gian kiến tập tại địa
phương với sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ công chức trong
UBND xã Đồng Phong em đã có cơ hội được tiếp xúc và làm quen với nghiệp


vụ công tác Văn thư. Giúp cho em củng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận
thực tế, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, hiểu rõ hơn mơ hình quản

lý cơng tác Văn phịng và tình hình tổ chức công việc của một cán bộ Văn thư
trong cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong UBND xã Đồng
Phong nói riêng, tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết đối với
ngành nghề của mình. Khi tìm hiểu về cơng tác Văn thư ở UBND xã Đồng
Phong, em đã được các cán bộ ở đây hướng dẫn cụ thể các thao tác nghiệp vụ,
được tiếp xúc với các loại văn bản của cơ quan,…. Ban đầu do còn bỡ ngỡ
nên em đã gặp nhiều khó khăn trong q trình kiến tập, song với sự giúp đỡ
nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan đến thời điểm hiện tại em đã nắm
vững các nghiệp vụ và có những kinh nghiệm quý báu để giải quyết kịp thời
những sự cố xẩy ra trong quá trình giải quyết công việc.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những bài
học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn
của mình, dưới sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ Văn phòng trong đợt thực
tập, sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan em đã hồn thành tốt đợt kiến
tập của mình.
Có thể nói đợt kiến tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của
mình, trưởng thành hơn sau đợt kiến tập tại cơ quan, được sự hướng dẫn giúp
đỡ của các cán bộ trong cơ quan cùng vốn kiến thức được trang bị tại trường,
em quyết định chọn đề tài “Cơng tác Văn thư tại văn phịng Ủy Ban Nhân
Dân xã Đồng Phong – Thực trạng và giải pháp”. Chỉ khi thực hiện tốt công
tác văn thư mới có thể thực hiện hồn thành tốt cơng tác văn thư lưu trữ, hơn
thế công tác văn thư là một phần khơng thể thiếu đối với q trình hoạt động
và phát triển của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước nên em đã chọn đề
tài này để tìm hiểu thực tế.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với
lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại thời gian kiến tập.
Báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu vài nét khái quát về UBND xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình
Phần 2: Thực trạng công tác văn thư ở cơ quan UBND xã Đồng Phong

Phần 3: Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất, kiến
nghị.
Vì thời gian kiến tập có hạn nên trong thời gian kiến tập và viết báo cáo
em khơng tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được được sự chỉ dẫn
tận tình cùng với ý kiến đóng góp của các thầy cơ giáo để em được hoàn thiện


hơn trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ. Mong rằng những kinh nghiệm
thực tế em đúc rút trong thời gian thực tập vừa qua sẽ giúp em có thêm niềm
tin vào bản thân cũng như vào ngành học mà em đã lựa chọn.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND xã Đồng Phong,
cán bộ nhân viên HĐND – UBND xã Đồng Phong đã giúp đỡ em trong thời
gian kiến tập tại cơ quan trong thời gian quavà các thầy cô giáo trong khoa
Văn thư – Lưu trữ, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành tốt
nhiệm vụ trong thời gian thực tập tại cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn!.

Đồng Phong, ngày 23 tháng 5 năm 2015
Học viên
Hoàng Thanh Trang


Phần I :
Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong
1. Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của UBND xã Đồng Phong.
1.1 Khái quát chung về xã Đồng Phong.
Đồng phong là 1 xã trung du, nằm ở huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Được
thành lập theo Quyết định số 199/QĐ ngày 22/7/1964 trên cơ sở tách từ xã
Gia Lâm, xã này nằm trên quốc lộ 12B nối thành phố Tam Điệp với thị trấn

Nho Quan đi các tỉnh Hịa Bình, Sơn La. Trụ sở cách trung tâm thành phố
Ninh Bình 28km, tổng diện tích 5,95 km2 , dân số 4679 người.
• Về địa giới:
- Phía đơng giáp xã Lạng Phong, Nho quan Và thị trấn Nho Quan
- Phía nam giáp xã Văn Phong, Nho Quan
- Phía tây giáp xã Yên Quang, Nho Quan
- Phía bắc giáp xã Phú Sơn, Nho Quan và tỉnh Hịa Bình
• Về địa hình:
Xã Đồng Phong chủ yếu là địa hình núi đá vơi, địa hình bị chia cắt, các
loại đất trên địa bàn có độ phì nhiêu từ trung bình đến khá thuận lợi cho
việc phát triển nông lâm nghiệp nhất là trồng cây dài ngày
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng
Phong.
Ủy ban nhân dân xã là cơ quan hành chính Nhà Nước ở địa phương hoạt động
theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
A) Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Phong.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong do cơ quan HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ
quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà Nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương chính sách trên địa bàn, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.


(Ban hành kèm theo mục III – Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117 của
Luật số 11/2013/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2013 về tổ chức Hội đồng nhân
dân và ủy ban nhân dân)

B) Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Phong.
(xem phụ lục 1)
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,
UBND xã Đồng Phong có cơ cấu tổ chức như sau:
Chủ tịch UBND phụ trách chung, khối kinh tế - tài chính, xây dựng cơ sở hạ
tầng, khoa học - công nghệ, nhà đất và tài nguyên - mơi trường.
Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác.


PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG
1. Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong.
Công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong được tổ chức theo mơ hình tập
trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
đều tập trung vào một đầu mối duy nhất là Văn phòng cơ quan. Là một cơ
quan nhà nước cấp địa phương, UBND xã Đồng Phong hằng ngày giải quyết
các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Bộ phận Văn thư có
vai trị khơng nhỏ trong hoạt chung của cơ quan. Vì vậy, cơng tác văn thư của
UBND xã đang dần hồn thiện hóa, bước đầu có những thay đổi nhất định.
Công tác Văn thư ở UBND xã Đồng Phong được thực hiện khá nghiêm túc,
góp phần giải quyết cơng việc của văn phịng cũng như các ban chuyên môn
trực thuộc UBND xã được làm tốt, nhanh chóng, đúng chính sách, đúng chế
độ đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, của cơ quan. Giảm bớt được những giấy
tờ không cần thiết và tránh được việc lợi dụng văn bản cơ quan để làm những
việc trái với pháp luật và quy định của Nhà nước.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản khi ban hành đều được
giữ lại bản gốc ở bộ phận văn thư làm bản lưu, phục vụ việc tra tìm, nghiên
cứu khi cần thiết của các cá nhân đơn vị.
Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư cũng như công
việc diễn ra tại UBND xã Đồng Phong cho thấy công tác văn thư ngày càng

được chú trọng và hiện đại hóa hơn, khẳng định vài trị, vị trí khơng thể thiếu
được cơng tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như hầu hết
các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.
2. Tình hình cán bộ làm cơng tác văn thư.
Bởi tính chất đặc thù của công việc ở UBND tiếp nhận và ban hành văn bản
hành chính vì vậy có một đội ngũ cán bộ co trình độ chun mơn vững vàng,
có những hiểu biết về cơ quan, về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan
Nhà nước cấp địa phương. Văn phòng HĐND - UBND xã Đồng Phong chịu
trách nhiệm chung về công tác văn thư tại Ủy ban xã, xây dựng chương trình
cơng tác, lịch làm việc tuần, tháng, q; tổ chức các kỳ họp của HĐND và
UBND, các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tại UBND xã Đồng phong có 2 cơng chức làm cơng tác văn phịng, trong đó
01 cơng chức làm cơng tác Văn phịng – Thống kê, 01 cơng chức làm cơng
tác Văn thư – Lưu trữ. Đều có trình độ Trung cấp hành chính Văn phịng, có
đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo hoạt động độc lập, hoàn thành
tốt mọi nhiệm vụ được giao.
3. Hoạt động quản lý của UBND xã Đồng Phong.
Lãnh đạo UBND xã Đồng Phong luôn quan tâm chỉ đạo kịp thời để công tác
văn thư được thực hiện hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc,


phục vụ kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo ủy ban và các ban chuyên môn trực
thuộc xã. Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND xã Đồng
Phong được thể hiện trong biệc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước
về công tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan UBND.
Hiện nay Nhà Nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư
ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như:
• Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội

• Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư ( đăng trên cơng báo số 09 ngày 17 tháng 4
năm 2004)
• Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2002 của Chính
Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước
(đăng trên cơng báo sơ 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005)
• Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ
về quản lý và sử dụng con dấu (đăng trên công báo số 36 năm
2001)
• Cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Bộ
Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
• Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính...
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để UBND xã Đồng Phong nói riêng và các
cơ quan tổ chức văn thư nói chung đi vào nề nếp và có hiệu quả. Trên cơ sở
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà Nước và Chính phủ và các văn bản
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, UBND xã Đồng Phong đã ban hành 1
số văn bản nhằm hồn thiện và nâng cao hơn nữa cơng tác văn thư UBND
xã. Cụ thể:
UBND xã Đồng Phong đã xây dựng và ban hành Quy định ban hành quy chế
về công tác Văn thư – Lưu trữ ngày 18 tháng 5 năm 2010 theo hướng dẫn
thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính. Đây chính là bản quy chế quy định khá cụ thể
chi tiết về hướng dẫn của cơng tác văn thư tại cơ quan. Cùng với đó là quy
định về chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm về hoạt động của công tác
văn thư và lưu trữ.


Đây là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm sâu sắc về chỉ đạo của

lãnh đạo UBND xã Đồng Phong về công tác văn thư của UBND đã tạo thành
hành lang cơ sở pháp lý thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của
UBND xã Đồng Phong. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo xã đối với công tác
văn thư, đây là cơ sở tiền đề tốt cho việc thực hiện tôt tổ chức công tác văn
thư của xã ở hiện tại và tương lai.
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế của UBND xã Đồng Phong, số lượng văn
bản được ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hướng dẫn chung của công tác
văn thư cịn ít. Hiện chưa có bất cứ 1 quy định nào về lập hồ sơ, lập danh mục
hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chưa có bản danh mục hồ
sơ chính thức.
4. Hoạt động nghiệp vụ văn thư tại UBND xã Đồng Phong.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo hoạt động của cơ quan, công văn
giấy tờ là một trong những những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến
hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
Hoạt động nghiệp vụ văn thư bao gồm các quy trình:
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Tuy nhiên, em sẽ đi sâu tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản ở
UBND xã Đồng Phong để có thể hiểu rõ hơn nghiệp vụ ở cơ quan UBND xã
cấp địa phương nói chung và UBND xã Đồng Phong nói riêng. Nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ chính cơ bản
nhất của cơng tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực nhất về trình độ
nghiệp vụ chun mơn của cán bộ làm cơng tác văn thư. Thơng qua đó văn
bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạng
thất thốt thơng tin.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn
bản đi , quản lý và giải quyết văn bản đến.
A) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

(phụ lục 2)
Căn cứ vào các quy định của Chính phủ, tỉnh , huyện và quy chế của UBND
xã và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước ngày
18/7/2005. Văn phòng UBND xã Đồng Phong đã tổ chức giải quyết văn bản
đi một cách chặt chẽ, khoa học, nghiêm túc.


Văn bản đi ở cơ quan UBND cấp xã chủ yếu là văn bản hành chính, sau khi
được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt thể thức,hình thức trình bày văn bản, nội dung
văn bản sẽ trình cho lãnh đạo ký và chuyển về văn thư ghi số, ngày tháng văn
bản, đóng dấu văn bản phù hợp sau đó tiến hành ban hành chuyển phát văn
bản, theo dõi quá trình giải quyết văn bản, sắp xếp và bảo quản văn bản đã
phát hành.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi của Văn phòng
UBND xã Đồng Phong được bộ phận Văn thư tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Cán bộ soạn thảo đồng thời là người đánh máy kiểm tra văn
bản lại lần cuối cùng trước khi tiến hành in ấn văn bản.
Bước 2: Trình ký
Sau khi in văn bản ra giấy cán bộ soạn thảo trình văn bản cho Phó chủ
tịch xem xét, kiểm tra sau đó ký nháy lên bên phải của dấu kết thúc văn bản
(./.).
Bước 3: Ghi số và ngày tháng văn bản
Sau khi văn bản được ký, cán bộ soạn thảo đưa văn bản qua bộ phận
văn thư để lấy số cho văn bản. Tất cả các văn bản đi của HĐND – UBND
được đánh số theo hệ thống chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.
Bước 4: Nhân bản
Sau khi văn bản được lấy số và ghi ngày, tháng, năm văn thư tiến hành
nhân bản bằng cách photo văn bản theo đúng số lượng cán bộ soạn thảo chỉ
định.

Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi nhân bản đúng số lượng cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu.
Bước 6: Đăng ký văn bản đi
Tất cả các văn bản đi được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ văn bản đi.
Bước 7: Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đăng ký công văn đi cán bộ văn thư tiến hành chuyển giao văn
bản theo đúng nơi nhận đã ghi trong từng văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đi được tiến hành qua các hình thức sau:
- Chuyển giao văn bản cho các ban đảng, cá nhân trong nội bộ cơ quan
được gửi trực tiếp khơng bỏ vào phong bì.
- Đối với các văn bản chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức thì
văn bản được gấp 3 bỏ vào phong bì do cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp


- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện văn bản cán bộ văn thư bỏ
vào phong bì và dán tem rồi gửi bưu điện.
Bước 8: Lưu văn bản đi
Các văn bản được ban hành đều được lưu lại ít nhất một bản do cán bộ
văn thư quản lý, bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, số nhỏ ở dưới số
lớn ở trên.
Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đã được văn thư cơ
quan tổ chức chặt chẽ, nghiêm túc và đúng quy định. Tuy nhiên, bên cạnh đó
cịn một số hạn chế thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tơi tin rằng
những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn
bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn. Một số nhược điểm của quy trình quản lý
và giải quyết văn bản đi của UBND xã Đồng Phong:
- Có nhiều văn bản được ban hành quá muộn, cán bộ văn thư gặp khó
khăn trong việc đảm bảo chuyển giao văn bản kịp thời và chính xác.
- Tất cả các văn bản chuyển đi đều không được ký nhận.
- Không lập sổ đăng ký văn bản đi nội bộ.

- Cán bộ văn thư không lập sổ đăng ký riêng cho văn bản mật đi mà đăng
ký chung vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi chưa được chặt chẽ. Cán bộ văn
thư gọi điện tới các thành phần nhận văn bản hoặc không theo dõi.
- Đối với văn bản chuyển phát qua bưu điện: Cán bộ văn thư chỉ năm số
lượng và đăng ký chung vào sổ đăng ký công văn đi chứ không lập sổ “sổ gửi
văn bản đi bưu điện”.
• Mẫu số đăng ký văn bản đi của UBND xã Đồng Phong
0ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:....................
Từ ngày ....... đến ngày...............
Từ số ......... đến số...................
Quyển số:...........


• Phần đăng ký văn bản đi:
Số,
ký
hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại và Người
trích yếu nội ký

dung văn bản

Nơi
Đơn
vị Số lượng Ghi
nhận
người
văn bản chú
văn bản nhận bản
lưu

(1)

(2)

(3)

(5)

(4)

(6)

(7)

b) Quản lý và giải quyết văn bản đến
(phụ lục 3)
Văn bản đến cơ quan là tất cả văn bản của mọi cơ quan tổ chức, đơn vị cá
nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau có thể
trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, qua đường bưu điện, Fax, qua mạng,...

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND xã Đồng Phong tuân
theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thư, Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi và bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư.
Tại bộ phận văn thư UBND xã Đồng Phong văn bản đến được tổ chức và
giải quyết theo các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Văn thư tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn như từ bưu điện; các cơ quan,
tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp... Khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra
số lượng, tình trạng bì thư và nơi nhận sau đó tiến hành phân loại sơ bộ văn
bản đến.
Sau khi văn bản được phân loại sơ bộ cán bộ văn thư xử lý như sau:
- Đối với những văn bản ghi đích danh người nhận, ghi rõ tên các ban
đảng trong cơ quan, văn bản chỉ các mức độ mật thì khơng bóc bì và đăng ký
vào sổ văn bản đến ghi rõ “phong bì khơng bóc”.
VD:

(8)


Kính gửi:

Đ/c Lê Trọng Bính
Chủ tịch xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình

VD:
Kính gửi:

Ban Tư pháp hộ tịch
UBND xã Đồng Phong, huyện Nho
Quan, tỉnh Ninh Bình

- Đối với những văn bản gửi đến tồn thể cơ quan thì cán bộ văn thư tiến
hành bóc bì và đăng ký vào sổ công văn đến, đăng ký chung cho tất cả các
loại văn bản đến.
VD:
Kính gửi:
HĐND – UBND xã Đồng
Phong
Huyện Nho Quan, Tỉnh
Ninh Bình
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Đối với những văn bản khơng dược bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển
trực tiếp cho người nhận.
Đối với những văn bản được phép bóc bì sau khi đăng ký cán bộ văn
thư kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối,
giải quyết.
Bước 3: Sao và chuyển giao văn bản đến
Sau khi có chỉ đạo của người có thẩm quyền cán bộ văn thư tiến hành
sao văn bản đến (nếu cần), hầu hết các văn bản đến được sao y bản chính.
Việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, ban đảng trong cơ quan do
cán bộ văn thư trực tiếp chuyển.
+ Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Đồng Phong
UBND XÃ ĐỒNG PHONG


ĐẾN Số:................................

Ngày:...................
...........................
Chuyển:

+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã Đồng Phong

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:....................
Từ ngày ....... đến ngày...............
Từ số ......... đến số...................
Quyển số:...........
+ Phần đăng ký văn bản đến:
Ngày Số
đến
đến

Tác giả Số, ký Ngày
hiệu
tháng

Tên loại
và trích
yếu nội
dung

Đơn vị Ký
hoặc
nhận
người

nhận

Ghi
chú

(1)

(3)

(6)

(7)

(9)

(2)

(4)

(5)

(8)

Trên thực tế, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng
UBND xã Đồng Phong cũng được thực hiện đúng quy định, tuy nhiên
cũng có 1 số hạn chế như khơng có sổ theo dõi giải quyết văn bản nên
không nắm bắt được tiến độ giải quyết công việc. Việc chuyển giao văn
bản của cán bộ văn thư – lưu trữ gửi các ban ngành, đoàn thể nhưng khơng
có sổ ký nhận chuyển giao văn bản do đó trong trường hợp mất mát thất
lạc thì cán bộ văn thư phải chịu trách nhiệm.

Phần 3
Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất, kiến nghị.
3.1 Kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong
Trong quá trình kiến tập tại bộ phận văn thư – lưu trữ ở UBND xã Đồng
Phong, nhận được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư của cơ
quan dựa, vào tình hình thực tế và năng lực của bản thân đã phân công cho
em trực tiếp thực hiện một số khâu nghiệp vụ trong quản lý và giải quyết văn
bản và quản lý, sử dụng con dấu.
* Nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản
Trong nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản em được tham gia vào
quá trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến. Tất cả văn bản đến đều tập
trung thống nhất tại văn thư UBND xã Đồng Phong, sau khi tiếp nhận văn bản
đến từ nhiều nguồn khác nhau sẽ tiến hành phân loại văn bản. Nếu là thư cho
các cá nhân trong đơn vị, cơ quan hoặc sách báo thì tiến hành chuyển giao
cho cá nhân, đơn vị nhận. Còn nếu là văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến
hành bóc bì văn bản đến.
Sau khi bóc bì văn bản văn thư cơ quan giao cho em tiến hành đăng ký
văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến. Vì văn bản đến từ nhiều
nguồn khác nhau như qua đường bưu điện, chuyển tay, qua máy fax…. Với
nhiều dạng văn bản khác nhau như bản chính, sao y bản chính nên văn thư cơ
quan hướng dẫn em cách đóng dấu đến sao cho chính xác nhất.
Tại UBND xã Đồng Phong chỉ có 02 sổ đăng ký văn bản đến, 01 sổ đăng
ký công văn đến của UBND, 01 sổ đăng ký văn bản đến của HĐND.
* Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Mặc dù con dấu của cơ quan do văn thư giữ gìn bảo quản sử dụng nhưng
trong một số trường hợp như có nhiều cơng việc quan trọng nên em vẫn được
giao nhiệm vụ đóng dấu văn bản, đóng dấu văn bản đến và một số loại văn
bản đi.

Một số cơng việc khác:
Trong q trình thực tập tại UBND xã Đồng Phong được sự chỉ đọa
hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn thư, em đã làm quen được với cơng việc
hành chính trong văn phòng cũng như tác phong của nhân viên văn phòng, có
them sự tự tin, sự linh hoạt trong giao tiếp:
- Tổ chức chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo của UBND xã Đồng Phong.
- Soạn thảo văn bản


- Cung cấp thông tin.
- Xây dựng kế hoạch công tác.
Ngoài ra, như phân loại sắp xếp các văn bản đi đã được lưu lại tại cơ quan
theo số thứ tự và ngày tháng năm của văn bản sau đó để vào các ơ tủ tài liệu.
Đóng ghim cho tài liệu, văn bản
Trực điện thoại cơ quan
Và một số công việc liên quan khác như công tác hậu cần, pha chè….
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở UBND xã Đồng
Phong.
Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan. Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến
nhiều người, nhiều bộ phận.
Nhìn chung cơng tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong đã đi vào nề nếp
và có những thành tích tốt. Do cán bộ văn thư – lưu trữ phải kiêm nhiệm
nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác Văn thư vẫn cịn gặp nhiều
hạn chế.
Cơng tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục, đây là công việc
được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân em đã cố gắng hoàn thành tốt
nhiệm vụ, đồng thời dựa trên những tìm hiểu thực tế về cơng tác văn thư của
UBND xã Đồng Phong em xin đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm hồn
thiện cơng tác văn thư của UBND xã Đồng Phong trong thời gian tới, tạo điều

kiện phát huy vai trò to lớn của cơng tác văn thư phục vụ cho q trình quản
lý, điều hành và giải quyết công việc của lãnh đạo UBND đồng thời góp phần
ổn định chính trị, phát triển kinh tế xã hoi, đảm bảo an ninh quốc phòng trên
địa bàn xã ngày một tốt hơn.
Trong những giải pháp dưới đây em xin đi sâu vào hoàn thiện các văn
bản chỉ đạo về thực hiện công tác văn thư và xây dựng đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thư mà không đi sâu vào các khâu nghiệp vụ bởi cho cùng thì
con người là trung tâm của vũ trụ, của vạn vật. Vì vậy nếu có sự quan tâm chỉ
đạo tốt của các cấp lãnh đạo thì nghiệp vụ văn thư mới được thực hiện đúng
và khoa học đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt.
• Hồn thiện đội ngũ cán bộ làm cơng tác văn thư.
Như đã nói ở trên, con người là trung tâm là một yếu tố quan trọng, nó quyết
định tới thành bại của mọi công việc và phát triển bền vững của lĩnh vực đó,
cơng tác văn thư khơng phải là ngoại lệ. Để công tác văn thư ở đây được hoàn


thiện hơn thì vấn đề chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư là vấn đề
cần thiết, quan trọng mang tính chất quyết định. Nếu cán bộ văn thư có cách
tổ chức thực hiện khoa học, tối ưu thì mọi cơng việc được hồn thành nhanh
chóng.
Để cơng tác văn thư nói chung và các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư
nói riêng được thực hiện tốt thì cần hồn thiện đội ngũ làm cơng tác văn thư.
• UBND xã cần có chế tài khen thưởng và xử phạt rõ ràng đối với cán
bộ làm công tác văn thư của cơ quan để họ thấy được quyền lợi và
trách nhiệm trong hoạt động xây dựng và hoàn thiện làm cơng tác
văn thư tại cơ quan.
• Hằng nằm cán bộ văn thư của cơ quan nên được cử đi đào tạo
nghiệp vụ theo chương trình đào tạo của Nhà nước.
• Tự bản thân mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng học hỏi để trau
dồi bản thân, nâng cao trình độ chun mơn của mình làm tốt cơn g

tác văn tư hơn nữa.
Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán bộ
làm cơng tác văn thư vì vậy trong thời gian tới lãnh đạo UBND xã Đồng
Phong cần quan tâm thực hiện hơn nữa. Chỉ khi nào yếu tố con người được
quan tâm, chú trọng đào tạo thì cơng tác văn thư của UBND xã Đồng Phong
nói riêng và cơng tác văn thư của các cơ quan hành chính nhà nước Viêt Nam
nói chung mới phát huy được sức mạnh, giá trị và tầm quan trọng của mình
đối với xã hội.
• UBND xã Đồng Phong cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật về cơng tác văn thư.
• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác văn thư
Hiện nay các cán bộ lãnh đạo đã có ý thức và hiểu biết đầy đủ về cơng
tac văn thư vì vậy mục đích của biện pháp này nhằm nâng cao hơn nữa
nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư lưu trữ của UBND
cấp xã. Giúp cho việc chỉ đạo công tác văn thư ngày một tốt hơn bằng
việc chú trọng xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo
cơng tác văn thư ở UBND cấp xã. Vì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo
là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp tới cách tổ chức
và hoạt động của công tác văn thư tại UBND xã Đồng Phong.
• Hồn thành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư của UBND cấp xã


UBND cấp xã cần ban hành bản danh mục hồ sơ và các quy định về lập
hồ sơ đối với cơng việc của mình mà cán bộ đó chịu trách nhiệm giải
quyết.
Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về thực hiện công tác văn
thư; việc thực hiện này cần căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan,
các kế hoạch trước đó. Trong đó kế hoạch cần đề ra được mục tiêu cụ
thể và các bước cần thực hiện.
Cần ban hành quyết định về tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với

việc thực hiện công tác văn thư tại UBND xã.
Trên đây là toàn bộ những giải pháp đề xuất chủ yếu nhằm hồn thiện
cơng tác văn thư đối với UBND xã Đồng Phong, hy vọng trong tương
lai đây sẽ là cơ sở cho việc xây dựng và hồn thiện cơng tác văn thư
của UBND xã trong thời gian tới. Và là nguồn tư liệu tham khảo đối
với việc tổ chức công tác văn thư của UBND cấp xã nói chung, với cơ
quan tổ chức mà cơng tác văn thư chưa được hồn thiện cũng có thể
xem đây là nguồn tư liệu tham khảo thiết thực.
3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong và khoa
Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
* Đối với cơ quan UBND xã Đồng Phong
Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới của đất nước, cũng như
công tác văn thư ở UBND xã Đồng Phong được thực hiện tốt hơn nữa,
phát huy sức mạnh của mình trên cơ sở ưu điểm được phục những hạn
chế, tồn tại. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND- UBND xã
Đồng Phong được đi sâu vào thực tế và đi nghiên cứu, em xin đưa ra
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa cơng tác văn thư trong thời
gian tới:
• Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm bố trí phịng văn thư trong một
không gian rộng hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.Tăng
cường đầu tư cơ sở vật chất để phục vụ cho cơng tác văn thư.
• Cần đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác văn thư tại
UBND xã tránh tình trạng cán bộ làm cơng tác văn thư, kiêm nhiệm
cả những cơng việc khác.
• Tăng cường đẩy mạnh công tác tin học, ứng dụng công nghệ thông
tin dựa trên nền tảng những ứng dụng công nghệ thơng tin hiện đại.
• Trong các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư cần có một hệ thống
văn bản quản lý chặt chẽ hơn nữa đặc biệt là công tác lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

• Hằng năm cần cử cán bộ văn thư đi đào tạo nâng cao trình độ,
nghiệp vụ chun mơn trong cơng tác Ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong quản lý.
• Cần tiến hành lập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư và hướng
dẫn các ban chuyên môn lập hồ sơ về các cơng việc mà mình được
phân cơng giải quyết.
* Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Trong quá trình học tập tại nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ nên tạo
nhiều điều kiện cho sinh viên đi thực tế thực hành nhiều hơn để sinh
viên nắm vững hơn các khâu nghiệp vụ. Khơng cịn lúng túng khi tiếp
xúc với thực tế.
Hiện nay trang thiết bị của nhà trường phục vụ thực hành các nghiệp vụ
văn thư còn khá thiếu thốn như máy tính, hệ thống máy chiếu cũ và mờ, máy
photo, các phầm mềm hỗ trợ cho công tác văn thư chưa được cập nhật... Nhà
trường nên mua sắm thêm các trang thiết bị để phục vụ công tác dạy và học
tốt hơn.
Trên đây là một số kiến nghị của bản thân em trong đợt kiến tập thực tế
tại văn phịng UBND xã Đồng Phong vừa qua. Em kính mong Ban lãnh đạo
cơ quan quan tâm, xem xét đến những đề xuất của em để công tác văn thư của
cơ quan UBND xã Đồng Phong ngày càng phát triển hơn nữa để góp một
phần cơng sức vào sự phát triển tiến bộ trong công tác văn thư của cơ quan
UBND xã Đồng Phong nói riêng cũng như trong cơng cuộc xây dựng đất
nươc thời kỳ đổi mới nói chung.


KẾT LUẬN
Trên đây là tồn bộ thực trạng cơng tác văn thư tại UBND xã Đồng
Phong mà em có dịp tìm hiểu và khảo sát trong thời gian kiến tập. Thực
trạng trên đã giúp em có cái nhìn đầy đủ và tồn diện về cách thức tổ

chức, thực hiện cơng tác Văn thư của cơ quan UBND cấp xã nói chung
cũng như thực trạng công tác Văn thư của UBND xã Đồng Phong nói
riêng.
Qua đó, em đã có cái nhìn đầy đủ hơn và sâu sắc hơn về những kỹ năng
nghiệp vụ của mình đã được học; có điều kiện so sánh, đối chiếu những
điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý
luận của mình. Đồng thời cũng thấy được sự đa dạng, phong phú và
thấy được những khó khăn, hạn chế của công việc và của bản thân; thấy
được sự đan xen giữa nhiều yếu tố để hồn thành cơng việc. Ngồi ra,
em cũng tích luỹ được khá nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình
làm việc và xây dựng tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan,
giúp ích cho quá trình khi ra làm việc thực tế ở các cơ quan, tổ chức sau
tốt nghiệp. Những kết quả trong bản báo cáo này là quá trình tìm hiểu
và làm việc nghiêm túc của trong suốt quá trình kiến tập tại UBND xã
Đồng Phong.
Tuy nhiên thời gian thực kiến tập cũng chưa đủ để em có thể áp dụng
những kiến thức đã học vào thực tiễn. Do chưa có điều kiện đi sâu vào
nghiên cứu, tìm hiểu nên những gì em trình bày trong bản báo cáo
khơng tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự góp ý chân
thành của các thầy, cô và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy, cô
trong khoa Văn thư – Lưu trữ, lãnh đạo UBND xã Đồng Phong, các cán
bộ văn phòng, các cán bộ đang công tác tại UBND xã Đồng Phong đã
tạo điều kiện cho em hồn thành bản báo cáo này.
Kính chúc các đồng chí lãnh đạo UBND xã và tồn thể cán bộ nhân
viên trong Ủy ban ln có sức khoẻ dồi dào và thành công trong công
việc.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Học viên

Hoàng Thanh Trang


TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Văn bản các cấp
1. Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội;
2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về cơng tác văn thư ( đăng trên công báo số 09 ngày 17 tháng 4 năm
2004);
3. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2002 của Chính
Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng
trên cơng báo sơ 22 ngày 20 tháng 5 năm 2005);
4. Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về
quản lý và sử dụng con dấu (đăng trên công báo số 36 năm 2001);
5. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
6. Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
7. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2004 của công tác văn thư;
8. Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến;
• Sách, tạp chí
1. Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư của trường Cao đẳng Nội Vụ Hà
Nội;
2. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ;
3. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp cơng tác Văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội;
4. Dương Văn Khảm; tin học và đổi mới công tác văn thư. NXB tuổi trẻ,

TP Hồ Chí Minh,1996;


PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND XÃ ĐỒNG PHONG
CHỦ TỊCH UBND

PHĨ CHỦ TỊCH

Ban
văn
hóa –
xã hội

Ban chỉ
huy
qn sự

Ban
cơng
an

Văn
phịng
thống
kê

Tài
chính
– kế

tốn

Địa
chính
– xây
dựng

Tư
pháp
hộ
tịch


PHỤ LỤC II
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG
STT

Trách nhiệm

1

Cán bộ Văn
phịng

Phân cơng soạn
thảo

2

Nhân viên soạn
thảo

Soạn thảo văn
bản

3

4

5

6

Văn phịng

Lãnh đạo

Văn thư

Văn thư

Trình tự thực hiện

Kiểm tra nội
dung,tính pháp lý, ký
nháy

Kiểm tra,
phê duyệt

Kiểm tra thể thức, chữ ký,
dấu, đăng ký văn bản đi

Gửi văn bản đi và
lưu vào hồ sơ

Ghi chú


PHỤ LỤC III
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG
STT

Trách nhiệm

Trình tự công việc

1

Văn thư

Tiếp nhận, phân loại
văn bản đến

2

văn thư

Đăng ký
văn bản
đến

3

Văn thư

Đề xuất chuyển thủ trưởng xử
lý theo lĩnh vực quản lý

4

Lãnh đạo

Cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết

5

Văn thư

6

7

Cán bộ văn
phòng

Văn thư

Cập nhật ý kiến chỉ đạo, sao,
chuyển các đơn vị có liên quan

Theo dõi giải quyết cơng việc

Lưu vào hồ sơ

Ghi chú