Báp cáo thực tập Văn thư – Lưu trữ tại KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

BÁO CÁO THỰC TẬP
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
I.Thông tin về tiểu sử bản thân
1.Họ và tên:Dương Thị Loan
1.Ngày sinh:04/09/93
3.Quê quán:Xã Yên Thổ,Huyện Bảo Lâm,Tỉnh Cao Bằng
4. Số điện thoại:01663713483
II.Thông tin khác
1.Mã sinh viên:1315HCVA015
2.Sinh viên lớp :TC HCVP 13A
3.Khóa học:2013-2015
4. Nghành: Hành Chính Học
5. Khoa: TTĐT NVVP & DN
6. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1.Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Thủ trưởng cơ quan đơn vị thực tập:
Trưởng phòng:Đoàn Việt Hà
Phó trưởng phòng:Trần Thị Loan
Phó trưởng phòng:Trần Việt Hà


MỤC LỤC
PHẦN I:LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………........
PHẦN NỘI DUNG…………………………………………………………...
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
II. KHỎA SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn thư lưu trữ trường đại học nội vụ hà

nội;Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất
1.3.Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trinh, kế hoạch công
tác thường kỳ của cơ quan
1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị ( hội
thảo, cuộc họp )của cơ quan
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nhiệm vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ
trưởng
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh
đạo cơ quan
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo văn bản
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn tháo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn
bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản
2.3.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản của cơ quan thực tập
2.3.1. Mô tả các bước quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi của cơ quan;
nhận xét ưu, nhược điểm


2.3.2. Mô tả các bước trong quy trinh quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu,
nhược điểm
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.4. Tổ chức quản ly và sử dụng con dấu của cơ quan
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm
về các nội dung:
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
-

Tổ chức sử dụng lưu trữ


PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN
1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành
2. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban
hành trong 5 năm trở lại đây

PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính của cơ quan
thực tập
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh họa cho những phần ở trên

PHẦN PHỤ LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo các chuyên
nghành của nhà trường nói chung, chuyên
nghành Hành Chính Học nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận
thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường
tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, ý thức
trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác Hành Chính Học.
Được sự đồng ý của trường khoa: TTĐT NVVP &DN, theo sự phân công của khoa,
tôi về thực tập tại khoa văn thư Lưu trữ
từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến ngày mùng 5 tháng 6 năm 2015. Mặc dù nội dung thực tập

khá phức tạp, thời gian thực tập có
hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí Chánh văn phòng, sự chỉ bảo tận tình
của các anh, chị công tác lâu năm


trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân
tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực
tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của khoa Văn thư Lưu trữ, tôi đã hiểu được lí thuyết
cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu hoạch trong thời gian thực tập được
trình bày cụ thể
Báo cáo thực tập của tôi được xây dựng trên những cơ sở quy định, những kiến thực
lí luận cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn.Qua bài báo cáo của mình, tôi cũng mạnh dạn
đánh giá và đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên, các thầy, cô
giáo khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành
bài báo cáo này.
NHỮNG CHẶNG ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ
NỘI TỪ TRUNG CẤP LÊN ĐẠI HỌC TRONG 40 NĂM QUA
Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) là một bộ phận quan trọng của nền hành chính
nhà nước. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm
xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất tốt, chuyên môn vững vàng đáp ứng yêu cầu của
công cuộc cải cách hành chính nhà nước trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước. Trải qua 40 năm xây dựng và trưởng thành, tuy có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau
trong các thời kỳ, song tập thể nhà trường luôn đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị quyết
của Đảng, bám sát nhiệm vụ cơ quan cấp trên giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ và không ngừng
đổi mới phát triển. Trường đã tự khẳng định được vị thế của mình trước yêu cầu của ngành
và nhu cầu của xã hội. Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ
và cho xã hội. Các thế hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp ra Trường không ngừng trưởng
thành và phát triển.
I. NHỮNG CHẶNG ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN

1.1. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT
ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào
tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện
nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà
nước.Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 của Cục
Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng và
Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức,
Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể
dục, Quân sự. Những ngày đầu thành lập Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn
nhẹ.Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ là đào tạo, bồi
dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành
phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ
tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT
ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai


đoạn mới - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ
Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam. Vì
vậy cơ cấu tổ chức giai đoạn này theo Quyết định số 261/BT ngày 07/11/1977 tổ chức bộ
máy của Trường gồm:Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và 02 hiệu phó (1 phụ trách phía Nam, 1
phụ trách phía Bắc)
Các phòng ban:
+Phân hiệu phía Nam gồm: Phân hiệu trưởng và phân hiệu phó; Tổ Giáo vụ (gồm cả
các bộ môn giảng dạy về nghiệp vụ, văn hoá, khoa học cơ bản); Tổ Hành chính, Tổ chức và
Quản trị; Tổ Xây dựng cơ bản
+Phòng Giáo vụ
+Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
+Ban xây dựng cơ bản
+Các tổ bộ môn

Năm 1990 thay đổi tên gọi từ phòng Giáo vụ thành Phòng Đào tạo
Cùng với sự phát triển về tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ giáo viên nhân viên cũng
được tăng cường, tính đến cuối năm 1991
Trường đã có 46 cán bộ, giáo viên, nhân viên trong đó 18 giáo viên.
Ngày30/4/1992 Phân hiệu phía Nam được nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư
- Lưu trữ II nên giai đoạn này cơ cấu tổ chức của Trường có sự thay đổi, ngày19/6/1993 Cục
trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của
Trường, theo đó bộ máy của Trường gồm:
+ Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;
+ Phòng Đào tạo;
+ Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức;
+ Tổ Bộ môn Văn thư ;
+ Tổ Bộ môn Lưu trữ;
+ Tổ Bộ môn Khoa học cơ bản cơ sở


Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đào tạo và tạo
dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban
hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu
trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội). Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng
và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên
môn cao, cũng như tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá
đội ngũ cán bộ công chức của ngành và của đất nước.Tiếp theo việc quyết định chuyển
Trường về Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban
hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành
Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điều kiện
đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội.
Ngày 13/4/2001 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 33/QĐ-LTNN
quy định cơ cấu tổ chức của Trường gồm:
Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

Các phòng chức năng:
+Phòng Đào tạo
+Phòng Hành chính Tổ chức
+Phòng Quản trị Đời sống
+Phòng Tài chính Kế toán
+Phòng Công tác học sinh
Các khoa, tổ bộ môn:
+Khoa Văn thư
+Khoa Lưu trữ
+Khoa Hành chính văn phòng (thành lập trên cơ sở tổ bộ môn Hành chính văn
phòng)
+Khoa khoa học cơ bản
+Tổ Thư ký văn phòng
Cơ sở phục vụ đào tạo:
+Trung tâm thực hành các nghiệp vụ văn phòng


Tháng 10/2004 tổ Thư ký văn phòng được đổi tên thành Khoa Thư ký, Trung tâm
thực hành các nghiệp vụ văn phòng được đổi tên thành Trung tâm Nghề và Thực hành.Ngày
25/4/2002 Trung Tâm Tin học được thành lập theo Quyết định số 55/QĐ-LTNN của Cục
Lưu trữ Nhà nước.Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I
thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường lại mang một tên
gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó không làm ảnh hưởng đến
quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã ký Quyết định số 39/QĐ-VTLTNN về việc quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương
I. Theo đó, Trường có vị trí và chức năng: Trường là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, có chức năng đào tạo người lao động ở trình độ trung học chuyên nghiệp
và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của xã hội và nhu cầu nhân lực của các

ngành nghề thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng cùng các lĩnh vực khác có
liên quan theo quy định của pháp luật.Nhiệm vụ và quyền hạn:
. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, phát triển nhà trường, các ngành nghề thuộc
bậc đào tạo quy định tại Điều 1 của Quyết định này..Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo
dục theo mục tiêu chương trình đào tạo ngành, nghề được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ
quan quản lý có thẩm quyền cho phép; Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy
theo chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê
duyệt;Tổ chức biên soạn và duyệt giáo trình của những ngành, nghề được phép đào tạo sau
khi giáo trình được thẩm định của Hội đồng thẩm định theo quy định của Bộ Giáo dục và
Đào tạo;Thực hiện các hoạt động thực nghiệm, nghiên cứu khoa học, ứng dụng và phát triển
công nghệ;Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ sản xuất phù hợp với ngành nghề đào
tạo của Trường theo quy định của pháp luật;Quản lý cán bộ, giáo viên, viên chức;Tuyển sinh
và quản lý học sinh;Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất và tài chính theo quy định của
pháp luật;Liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển công tác đào tạo, gắn
đào tạo với việc làm, bổ sung nguồn tài chính cho Trường.
Hợptác về đào tạo, nghiên cứu khoa học với nước ngoài theo quy định của pháp luật hiện
hành; Quyền hạn của Hiệu trưởng thực hiện theo quy định của Điều lệ Trường Trung học
Chuyên nghiệp do Bộ Giáo dục và Đàotạo ban hành và Quyết định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.Với sự phát triển về tổ chức bộ máy từ 3 phòng chức
năng 3 tổ chuyên môn với 54 cán bộ viên chức của giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004
tổ chức bộ máy của trường có 5 phòng chức năng, 5 khoa chuyên môn và 2 trung tâm với
lực lượng cán bộ giáo viên là 107 người điều này thể hiện sự cố gắng của lãnh đạo Nhà
trường và toàn thể cán bộ giáo viên của trường.
1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của
Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng


Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành

lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục
của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.Ngày
17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I:Chức năng: Trường là tổ chứcsự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ có chức năng: tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có tri thức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ và các ngành khác
có liên quan, nghiên cứu khoa học và phát triển áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển
kinh tế xã hội.
Nhiệm vụ:
.
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trường phù hợp
với quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành Văn thư – Lưu trữ và chiến lược của ngành
giáo dục, quy hoạch mạng lưới các trường Cao đẳng của Nhà nước.
.
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Cao đẳng và các trình độ thuộc ngành học Văn
thư Lưu trữ, Hành chính văn phòng,
Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng và các ngành nghề khác có
liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép và theo quy định của pháp luật.
. Bồi dưỡng, đào tạo lại nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công
chức làm công tác văn thư – Lưu trữ vàcác lĩnh vực khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức
và phù hợp với năng lực củaTrường. Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy
và học tập đối với ngành nghề, trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do
Bộ Giáo dục đào tạo quy định.. Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong trường hợp
trên cơ sở thẩm định của hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập.
. Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình ngành, nghề
đào tạo đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan quản lý có thẩm quyền cấp giấy phép;
công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
.
Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học – công nghệ, kết hợp đào tạo

với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác giáo dục và đào
tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các nước trên thế giới và trong khu
vực.Tổ chức thực hiện các dịch vụ nghiên cứu khoa học – công nghệ, sản xuất phù hợp với
ngành nghề đào tạo của Trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện công tác
quốc tế và đào tạo,nghiên cứu khoa học theo chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định
của Nhànước.
Huy động, quản lý sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục, đào tạo,
liên kết các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển nâng cao chất lượng giáo dục đào
tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội.
. Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh sinh viên theo quy định.


. Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào tạo học sinh,sinh
viên.Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển
của Trường. Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao theo quy
định. Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nướcvề các hoạt
động của Trường theo quy định của pháp lụât.Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ,
quyền hạn của Trường và quy định của pháp luật.Cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I theo Quyết định 108 gồm:
- Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng);
- Hội đồng khoa học và đào tạo, các hội đồng tư vấn khác.
- 6 phòng chức năng: Phòng Đào tạo; Phòng Hành chính tổ chức; Phòng Quản lý
khoa học và hợp tác quốc tế; Phòng Quản lý học sinh, sinh viên; Phòng Tài chính kế toán;
Phòng Quản trị đời sống.
- 6 khoa và 2 trung tâm: Khoa Văn thư; Khoa Lưu trữ; Khoa Hành chính văn phòng
và thông tin thư viện; Khoa Thư ký và
Quản trị văn phòng; Khoa Giáo dục Thường xuyên; Khoa Giáo dục đại cương; Trung
tâm Tin học; Trung tâm nghề.
- Cơ sở Đà Nẵng
Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐBGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng

Nội vụ Hà Nội.
Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg về đơn vị
sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Ngày04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1052/QĐ-BNV ngày quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội:
Chức năng: Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội
vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp
hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa
học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Nhiệm vụ:
.
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm
phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới các
trường cao đẳng của Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện sau


khi được phê duyệt; Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và nghề
về các ngành học(hoặc các chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quản trị văn
phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin
học và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép và
theo qui định của pháp luật.Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội
ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu của
các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạocủa Trường. Xây dựng chương trình,
giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với ngành nghề Trường được phép đào tạo trên
cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.Biên soạn và duyệt giáo
trình để sử dụng trong Trường trên cơ sở thẩm định của Hội đồng thẩm định giáo trình do
Hiệu trưởng thành lập. Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương
trình đào tạo ngành, nghề đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý có thẩm
quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định. Triển khai

thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học - công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa
học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với
khoa học hiện đại, tiên tiến của các nước trên thế giới và khu .Tổ chức thực hiện các dịch vụ
khoa học, công nghệ, sản xuất phù hợp với ngành nghề đào tạo của Trường theo qui định
của pháp luật.Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa học
theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo qui định của Nhà nước. Huy động, quản lý và
sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các
cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ
sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội;Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo
qui định. Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào tạo học
sinh, sinh viên.Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên,
nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường.Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính,
tài sản, đất đai được giao theo qui định.Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ
quan quản lý Nhà nước về các hoạt động của trường theo quy định của pháp luật.Thực hiện
các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và qui định của pháp luật
Cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 1052/QĐ-BNV gồm có:
- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
- Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác
- Phòng chức năng (6 phòng): Đào tạo, Hành chính Tổ chức, Kế hoạch Tài chính,
Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế, Công tác học sinh sinh viên, Quản trị;
- khoa chuyên môn (7 khoa): Văn thư Lưu trữ, Văn hoá thông tin và Xã hội, Quản trị
văn phòng, Quản lý nhân lực, Hành
chính học, Lý luận chính trị, Đào tạo tại chức;
- Trung tâm (3 trung tâm): Tin học ngoại ngữ, Đào tạo nghề, Thông tin thư viện


- Cơ sở đào tạo tại TP Đà Nẵng.
Ngành nghề đào tạo có 22 ngành nghề, trong đó 12 ngành học bậc cao đẳng: Hành
chính văn thư, Lưu trữ học, Quản trị vănphòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Quản
trị nhân lực, Quản lý văn hoá, Văn thư - Lưu trữ, Tin học, Hành chính học,Dịch vụ pháp lý

và cao đẳng nghề văn thư hành chính; 7 ngành học bậc trung cấpchuyên nghiệp: Lưu trữ,
Thư ký văn phòng, Hành chính Văn thư, Hành chính văn phòng, Thông tin Thư viện, Tin
học văn phòng, Hành chính; 3 ngành học trung cấp nghề: Văn thư đánh máy, Thư ký văn
phòng, Tin học văn phòng.
Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV
phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng
Dự án nâng cấp trường lên đại học.
Đến cuối năm 2009, Trường có 86 giảng viên, giáo viên cơ hữu trên tổng số 157 cán bộ viên
chức, trong đó có 13 giảng viên chính, 47 giảng viên, 26 giáo viên. Trong số giảng viên giáo
viên có 7 phó giáo sư, tiến sĩ, 4 NCS, 30 thạc sĩ, 24 học viên cao học và hàng chục giảng
viên kiêm chức khác.
1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng
nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với
đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức còn thiếu
hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên
vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường
đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Do vậy, Ban cán sự Đảng
bộ Bộ Nội vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của Bộ, nhất là
những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ trương đó đã được triển
khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê
duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”,
trong đó có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự
án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức
trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời
kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần thiết.Thực hiện chủ trương của Ban cán sự
Đảng bộ Bộ Nội vụ, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội khẩn trương chuẩn bị các điều kiện

cần thiết như cơ sở vật chất, tài chính, năng lực và trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên để
nâng cấp trường lên đại học. Ngày06/4/2011 Trường đã có Tờ trình số 237/CĐNV-HCTC đề
nghị Bộ Nội vụ chỉ đạo vàcho phép Trường tiến hành các thủ tục thành lập Trường Đại học.
Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục và
Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên
cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến
hành lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ
trình số 277/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số 1160/TTg-KGVX về
đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường
Caođẳng Nội vụ Hà Nội.Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm
định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ tướng Chính
phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo
cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Đến tháng 11/2011, tổng số cán
bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên
cơ hữu là 147 người trong đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ,
28 học viên cao học và46 đại học.Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong
đó có 23 giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác đã có cam kết
tham gia giảng dạy.Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế hệ cán bộ
công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành tích 40 năm hoạt
động:

- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm
2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);
- Nhiều bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn thanh niên,
Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, công đoàn, Đoàn thanh
niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.


- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh các
bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong đó đã đào tạo 71 lưuhọc
sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.Với bề dày kinh nghiệm 40 năm chúng ta có quyền hy
vọng và tin tưởng rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách,
phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng
với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và cho xã hội
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
I .CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. Vị trí chức năng:
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội là đơn vị sự nghiệp, trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể
thao và Du lịch, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực ở bậc đại học, sau đại học
và cao đẳng về các ngành được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho phép; nghiên
cứu khoa học trong lĩnh vực khoa học xã hội - nhân văn và nghiệp vụ văn hóa, du lịch nhằm

nâng cao chất lượng đào tạo. Trường Đại học Văn hóa Hà Nội có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng và tài khoản tại Kho bạc nhà nước và ngân hàng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Trình Bộ trưởng đề án xây dựng và phát triển Trường, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng, nghiên cứu khoa học dài hạn, hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực các ngành được phép đào tạo ở bậc đại học, cao
đẳng theo phương thức chính quy, không chính quy và sau đại học theo phương thức chính
quy; đào tạo văn bằng hai và bồi dưỡng nghiệp vụ theo chỉ tiêu được phân bổ của Nhà nước
và nhu cầu của xã hội.
3. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với các ngành
được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành; tổ
chức biên soạn, duyệt và phát hành giáo trình, đề cương bài giảng, tài liệu tham khảo và các
ấn phẩm khoa học khác nhằm phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường
theo quy định của pháp luật.
4. Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh và tổ chức tuyển sinh theo chỉ tiêu được phê duyệt;
tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, công nhận tết nghiệp và cấp văn bằng, chứng chỉ cho các
ngành nghề được phép đào tạo theo quy định của pháp luật.
5. Tiến hành nghiên cứu khoa học; triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ
và kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn hoạt động của Trường; gắn nghiên cứu khoa
học với đào tạo nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.


6. Tổ chức các hoạt động dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật.
7. Xây dựng trang thông tin điện tử (Website) riêng, quản lý và cung cấp các nguồn
thông tin khoa học của Trường, tham gia vào các hệ thống thông tin chung của các trường
đại học, viện nghiên cứu, các Bộ, ngành có liên
8. Hợp tác, liên kết với các cơ sở đào tạo, các tổ chức nghiên cứu khoa học trong
nước và nước ngoài nhằm nâng cao chất lượng đào tạo theo quy định của pháp luật.
9. Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên đủ về số lượng, đồng bộ về cơ

cấu và chuẩn hoá về trình độ đào tạo.
10. Cải tiến công tác quản lý, hoàn thiện bộ máy tổ chức của Trường theo hướng tinh
giản, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả; thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ.
11. Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo của cơ
quan, tổ chức có thẩm
12. Quản lý nhân sự và người học, thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ,
viên chức, người lao động và người học thuộc phạm vi quản lý của Trường theo quy định
của pháp luật.
13. Quản lý, sử dụng nhà đất, tài chính, tài sản, ngân sách được phân bổ và các
nguồn thu khác theo quy định của pháp luật.
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác trong Điều lệ trường đại học và được Bộ trưởng
giao.
1. 3. Cơ cấu tổ chức:
1. Lãnh đạo trường:
Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
2. Các phòng, ban chức năng:
a) Phòng Tổ chức cán bộ;
b) Phòng Hành chính - Quản trị;
c) Phòng Tài vụ;


d) Phòng Đào tạo;
đ) Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế,
e) Phòng Công tác sinh viên.
3. Các khoa và bộ môn:
a) Khoa Bảo tàng;
b) Khoa Phát hành xuất bản phẩm;
c) Khoa Quản lý văn hóa - nghệ thuật;
d) Khoa Sáng tác và Lý luận - Phê bình văn học;

đ) Khoa Thư viện - Thông tin;
e) Khoa Văn hóa dân tộc thiểu số,
g) Khoa Văn hóa du lịch;
h) Khoa Văn hóa học;
l) Khoa Mác-Lênin;
k) Khoa Sau đại học;
l) Khoa Tại chức;
m) Bộ môn Công nghệ thông tin;
n) Bộ môn Giáo dục thể chất - Quốc phòng;
o) Bộ môn Ngoại ngữ.
4. Các tổ chức trực thuộc:
a) Viện Văn hóa;
b) Trung tâm Thông tin - Thư viện;
c) Ban quản lý Ký túc xá.


Hiệu trưởng Trường Đại học Văn hóa có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ
cụ thể cho các phòng, khoa, bộ môn, tổ chức trực thuộc; sắp xếp, bố trí cán bộ, viên chức
theo đúng cơ cấu chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ; xây dựng do và ban hành Quy chế tổ
chức và hoạt động của Trường.
NGHÀNH VĂN THƯ- LƯU TRỮ ĐỒNG HÀNH CÙNG 40 NĂM LỊCH SỬ HÌNH
THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ TRƯỜNG
1. Sự trưởng thành của các đơn vị chuyên môn và các thành tích đạt được. Để đáp
ứng yêu cầu công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ngày 18/12/1971 theo đề nghị
của Cục trưởng Cục Văn thư- Lưu trữ Phủ Thủ Tướng.Bộ trưởng phủ thủ tướng ban hành
Quyết định số 109/BT thành lập trung học Văn thư-Lưu trữ trên địa bàn xã Thanh lâm,
huyện Mê Linh, Tỉnh vĩnh Phúc.Ngay khi thành lập trường 02 tổ văn thư và tổ Luu trữ đã
được thành lập (1971-1992).Tháng 10 năm 1973 học sinh khóa I đến nhập học, gồm 79 học
sinh (100% là cán bộ và bộ đội).Năm 1973 nhà trường đã giúp bạn lào đào tạo khóa học
sinh chuyên ngành Văn thư –Lưu trữ đầu tiên sua này trở thành những nhà quản lý và

chuyên gia hướng dẫn của nước bạn,. Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT Trường được nâng cấp là Trường Cao
Đang Văn thư- Lưu trữ trung ương I. Với sự hoạt động nỗ lực, tâm huyết của đội ngũ giáo
viên, giảng viên đối với chuyên ngành đào tạo, tập thể va nhiều cá nhân cua 2 khoa Văn thư
và Lưu trữ được nhận bằng khen của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ năm 2006 vì có nhiều thành tích
trong sự phát triển cùa Nhà trường.Được sự đồng ý của Thủ Tướng chính phủ ngày
21/4/2008, Thủ Trường Bộ Giáo Dục và Đào tạo đã ký Quyết số 2275/QĐ-BGD&ĐT đổi
tên Trường Cao đẳng Văn thư –Lưu trữ TW I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, các
ngành nghề đào tạo của trường đã được mở rộng đáp ưng yêu cầu thực tế, 2 khoa chuyên
môn đã sáp nhập làm một với tên gọi khoa Văn thư-Lưu trữ.
2.Các ngành nghề do khoa quản lý
Trải qua 40 năm đào tạo, tính đến tháng 11/2011 tổng số sinh viên, học sinh các
bậc,loại hình đã và đang học tập tại Trường là hơn 46.000 người, trong đó có 6.226 sinh viên
bậc Cao đằng, trong đó Khoa Văn Thư Lưu trữ đã và đang quản lý ba ngành đào tạo: Ngành
Lưu trữ học nay đã là khóa thứ 5; Ngành Hành chính Văn thư đã là khóa thứ ; các ngành
Văn thư Lưu trữ đã là khóa thứ 4; 000 học sinh trung cấp chính quy, trong đó ngành Lưu trữ
đã là 37, Ngành hành chính Văn thư đã đẫ là khóa 37 và ngành Văn thư 39,12742 học sinh
trung cấp vừa làm vừa học ngành Văn thư-Lưu trữ , hiện nay đã là khóa 113; 11.472 học
viên qua các lớp bồi dưỡng chủ yếu là Văn thư –Lưu trữ, hiện nay đã là khó 161.428 chủ
yếu là ngành Văn thư Hành chính; 71 lưu học sinh CHDCND làm về chuyên ngành Văn thư
–Lưu trữ.
3. Sự phát triển đội ngũ giáo viên, giảng viên của khoa
Ngay từ thành lập trường đã có đội ngũ giáo viên chuyên ngành được đào tạo từ nước
ngoài như Liên Xô, Đức…..được đào tạo chính quy cơ bản từ trường Đại học…..lịch sử, bộ
môn lưu trữ học. Hiện nay khoa có 13 cán bộ giáo viên, giảng viên co hưu, trong đó đã có 02
tiến sĩ…đã có cống hiến công tác và giảng dạy gần 36 năm trong ngành Văn thư-Lưu trữ và
01 tiến sĩ được đào tạo ở CHLB Nga, 01 thạc sĩ và giảng viên chính và giảng viên ( trong đó
có 02 thạc sĩ; 05 giáo viên đang học cao học.

4. Tăng cường xây dựng, thực hiện chương trình giảng dạy
Ngay từ năm 1975, 2 cuốn giáo trình Văn thư và giáo trình Lưu trữ đã được biên soạn
lần đầu ở Việt Nam.Để tạo ra thương hiệu rieng cho việc đào tạo nguồn nhân lực về Văn thư
Lưu trữ trướ tiên phải khẳng đinh các yếu tố quan trọng nhất là chương trình đào tạo linh
hoạt, đội ngủ giảng viên giàu tâm huyết, cơ sở thực hành đảm bảo. Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội đã đáp ứng được 3 yêu cầu đó.Bên cạnh chương trình đào tạo nhà trường còn quan
tâm đến công tác giáo dục cho học sinh, sinh viên.Bài học đầu tiên cũng có niềm tin yêu của
các em về ngành Văn thư Lưu trữ một niềm hy vọng riêng làm người giữ “ kí ức” trong xã
hội, những công việ thầm lặng mà cao quý.Ngề “ cho chép lịch sử, truyền bá văn minh, phục
vụ xã hội, tạo phúc cho dân.Các tập đề cương, bài giảng, giáo trình chuyên môn luôn được
khoa quan tâm biên soạn và cập nhật kiến thức đảm bảo nội dung chất lượng.
5. Nguồn nhân lực Văn thư Lưu trữ đã phát triển nhanh chóng, nhiều người sau tốt nghiệp đã
phát huy tốt hiệu quả làm việc.
Sau 40 năm chỉnh lại, nguồn nhân lực Văn thư Lưu trữ chuyên nghiệp đã phát triển
nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng đào tạo. Đến nay, các công sở đào tạo cả nước đã
cung cấp cho ngành hàng chục nhân lực có trình độ nghiệp vụ ở các cấp bậc đào tạo khác
nhau.
6. Gấp rút chuẩn bị cho việc đào tạo Đại học và sau Đại học
Với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng qua 4 thập kỉ một niềm vui khôn tả đến với
Nhà Trường là ngày 14/11/2011 Thủ Tướng Chính Phủ đã ban hành Quyêt định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Lịch sử của nhà trường lại bước sang trang mới nhưng với bề dày
truyền thống với 40 năm đào tạo chúng ta hoàn toàn có cơ sở để tin tưởng rằng chất lương
đào tạo đại học và tiến tới tự đào tạo trình độ sau đại học Ngành Văn thư Lưu trữ của trường
sẽ ngày một nâng cao. Chúng ta mong đến một ngày trường sẽ trở thành Trường Đại học
hàng đầu ở trong nước và có tên tuổi trong các trường đại học tốp đầu của khu vực.lực Văn
thư- Lưu trữ luôn đồng hành cùng với sự phát triển a của Nhà trường. Đây vãn luôn được coi
là nhành đào tạo mũi nhọn- là thế mạnh củ nhà Trường, tạo ra suwh khác biệt về thương
hiệu so với các cơ sở đào tạo khác.
CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA KHOA VĂN

THƯ LƯU TRỮ
1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự Khoa Văn thư lưu trữ
1.1. Lãnh đạo Khoa:
- Q. Trưởng khoa:

TS. Đoàn Thị Hòa

- PhóTrưởng khoa:

Ths. Trần Thị Loan

- Phó Trưởng khoa:

Ths. Trần Việt Hà

1.2. Danh sách cán bộ, viên chức của Khoa STT Họ và tên Chức danh Điện thoại
Email


I. Lãnh đạo Khoa
1. TS. Đoàn Thị Hòa Q. Trưởng
2. Ths. Trần Thị Loan Phó trưởng 0912.305.606
3 Ths. Trần Việt Hà Phó trưởng
II. Bộ môn Lưu trữ
1. TS. Đoàn Thị Hòa Trưởng Bộ
2. TS. Chu Thị Hậu 0912.524.941
3. Ths. Trịnh T. Kim Oanh
4. Ths. Trần Văn Quang Giảng viên 0986.922.415
5. Trần Thị Mai Giảng viên 0977.939.795
6. Ths. Phạm Thị Hạnh Giảng viên 0912.656.326

7. Ths. Đỗ Thu Hiền Giảng viên 0934.896.869
III. Bộ môn Văn thư
8. Ths. Trần Việt Hà Trưởng bộ
9. TS. Chu Thị Hậu Giảng viên 0912.524.941
10. Ths. Trịnh Thị Năm Giảng viên 0914.989.688
11. Ths. Ngô T. Kiều Oanh Giảng viên 0988.903.670
12. Ths. Phạm T. Hồng
Quyên Giảng viên 0936.338.833
IV. Hành chính – giáo vụ
1. Phạm Kiều Hoa Giáo vụ 0917.515.916
2. Hà Thị Tuyết Mai Giáo vụ 0966.386.528


1.3.Các học phần Khoa đang giảng dạy
Các học phần Văn thư:
-Nhập môn công tác Văn thư;
-Quản lý và giải quyết văn bản;
-Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản; -Lịch sử văn bản và
công tác Văn thư Việt nam;
-Công tác văn thư- lưu trữ trong doah nghiệp;
-Công tác văn thư- lưu trữ trong các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức Chính trị xã
hội;
-Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ;
-Công tác văn thư- Lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp;
-Ứng dụng tin học trong công tác văn thư- Lưu trữ.
2. Vị trí và chức năng
Khoa Văn thư - Lưu trữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng
tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ sau đại học, đại
học và thấp hơn trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp
tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong

lĩnh vực văn thư-lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
3.1. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành
tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì, tổ chức quá trình đào
tạo những ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế
hoạch giảng dạy chung của Trường;
3.2. Nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành đào tạo
do Nhà trường giao. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình
mở ngành học mới;
3.3. Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
3.4. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học và các tài liệu học tập theo kế
hoạch do Hiệu trưởng giao; xây
dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất
xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo


trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
3.5. Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ
đào tạo;
3.6. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ
thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê duyệt;
3.7. Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.Tổ chức bế
giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý.
3.8. Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc khoa. Quản lý và
cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý. Thực hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc
Khoa quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban
hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
3.9. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm toàn khóa chuyển
về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

3.10. Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên ngắn hạn và dài hạn, phát triển
chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo
chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
3.11. Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Trường;
3.12. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp tác trong
nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất, kinh
doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội;
3.13. Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động
khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
3.14. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức,
lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
3.15. Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá cán bộ quản
lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường;
3.16. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
4. Ngành đào tạo
Khoa Văn thư – Lưu trữ hiện có 03 chuyên ngành đào tạo:
-Ngành Lưu trữ học
-Ngành Văn thư lưu trữ
-Ngành Hành chính văn thư
SƠ DO PHU LUC II
(Phụ lục…
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Tổ chức và hoạt động trong văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng


- Xây dựng và theo dõi thực hiện quy hoạch, kế hoạch hoạt động và phát triển của
trường.

- Xây dựng trình hiệu trưởng sắp xếp tổ chức bộ máy của Trường; xây dựng quy
hoạch cán bộ, giáo viên. Thực hiện quy
trình bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ, viên chức.
- Quản lí và bồi dưỡng cán bộ, viên chức, nhân viên trong Trường; tổ chức thực hiện
các chế độ, chính sách của nhà nước,
quy định của nhà Trườn quản lí hồ sơ cán bộ, viên chức, nhân viên và quản lí bảo hiểm xã
hội.
- Tham mưu cho hiệu Trưởng về việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của trường
trong từng giai đoạn cụ thể.
- Thực hiện công tác hành chính công vụ( công việc thường ngày), lễ nghi, khánh tiết,
văn thư, lưu trữ, lễ tân,tiếp khách và quản lí phòng khách. Quản lí phòng lưu trữ của trường,
bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Làm thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của Trường. Giúp hiệu Trưởng quản
lí công tác thi đua khen thưởng của trường.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác an ninh, quốc phòng
của rường.
- Tổ chực hiện công tác lao động-tiền lương.
- Thực hiện công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, kỷ luật trong cán bộ, viên chức và
nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng;
lập chương trình làm việc của Trường; chuẩn bị nội dung chương trình các cuộc họp, ghi
biên bản, thông báo kết luận của Hiệu Trưởng.thông tin tổng hợp.
- Thực hiện công tác văn phòng, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên của trường.
- Quản lí và phụ vụ nhà khách của trường.
- Xây dựng, qurn lí hoạt động bếp ăn của khách, cán bộ khi có nhu cầu.
- Phụ trách phòng khi cần điều hành trực tiếp cán bộ, viên chức phòng thực hiện
nhiệm khi Hiệu trưởng giao
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất
phương án tối ưu
- Khảo sát bố trí phòng làm việc của phòng Văn thư-Lưu trữ:

- Phòng văn thư lưu trữ dược bố trí 3 lãnh đạo và 2 chuyên viên
- Vị trí chỗ ngồi của trưởng phòng được tách riêng một phòng để thuật tiện cho việc
quan sát, tạo điều kiện thuật lợi và giao việc cho nhân viên.
- Bàn làm việc của hai trưởng phòng và hai chuyên viên đều có một cái máy tính, giá
để tài liệu và các dụng cụ thiết yếu
- Khu vực làm việc của các thầy cô là phòng bên cạnh bên cạnh của trưởng phòng
được bố trí theo nguyên tắc, đảm bảo giải quyết công việc
- Phòng được bố trí, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất, phương tiện đầy đủ phục
vụ cho hoạt động của văn phòng
- Diện tích phòng làm việc phù hợp với tính chất của từng bộ phận.
- Các đồ dùng văn phòng: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, các loại sổ sách giấy tờ được bố trí
phù hợp và ngăn nắp.


- Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu:
* Ưu điểm:
- Diện tích phòng tương đối rộng tạo sự thông thoáng và môi trường làm việc thuật
lợi.
- Với việc thiết kế ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, màu sơn tường hài hòa đã làm cho môi
trường phòng rất thông thoáng, có lợi cho sức khỏe con người.
- Với việc mua sắm trang thiết bị hiện đại, đồng thời cách bố trí phòng lãnh đạo và
nhân viên đều rất khoa học rất thuật lợi trong việc quản lí, điều hành chung của lãnh đạo và
chất lượng làm việc của nhân viên.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm về cách bố trí phòng làm việc thì phòng Văn thư-Lưu trữ
tránh khỏi những yếu điểm:
- Vì ở vị trí tầng 4 nên đi lại chuyển văn bản và đi lại photo tài liệu nhiều nên \khá
mệt
- Vị trí của mỗi chuyên viên còn hẹp còn thiếu diệ tích để tủ tài liệu và phải tận dụng
vị trí khác để làm nơi để tài liệu gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.

- Tuy được trang bị khá đầy đủ về các trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc
tuy nhiên, vẫn chưa đáp ứng theo yêu cầu. ( máy tính thì thường bị lỗi mạng, máy đã cũ nên
sử dụng kém hiệu quả, máy scan đã bị cũ và một số thiết bị đã cũ)
* Đề xuất:
- Cần mua sắm các thiết bị làm việc mới thay cho những thiết bị cũ, hỏng để phục vụ
hiệu quả cho công việc;
- Các thiết bị văn phòng cần được bổ sung và bố trí hợp lý, khoa học theo chiều
hướng giải quyết công việc ( ví dụ:mỗi
chuyên viên có máy in và điện thoại riêng đặt ngay bàn làm việc tạo thuận lợi cho kho làm
việc không phải di chuyển nhiều
lần nhiều khi giải quyết công việc);
- Trong phòng cần được trang thiết bị thêm một số thiết bi văn phòng hiện đại như:
máy hút bụi, máy hút ẩm, máy hủy tài Hiệu….. để phục vụ cho công tác bảo quản tốt hơn;
Ngoài ra, trong phòng làm việc có thể treo những bức tranh và đặt cây cảnh trong phòng
ngoài cửa phòng làm việc để tạo
môi trường thoải mái, thoáng mát.
1.3. Mô tả các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của cơ quan nói chung
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ
quanHội nghị là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để giải quyết vấn đề hoăc quyết
định điều gì đó, từ đó xác đin những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình
là cuộc họp có mục đích rõ rang. Hội nghih là một yêu cầu quan trọng để tổ chức thực hiện
chương trình công tác của mỗi cơ quan, tổ chức
* Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị
- Giúp lãnh đạo theo dõi đôn đốc các đơn vị chuẩn vị tốt công việc được phân công,
đúng tiến độ thời gian.


- Tổ chức chuẩn bị tài liệu, chương trình hội nghị, công văn triệu tập, báo cáo tham

luận, các dự thảo và các văn bản khác có lien quan tới Hội nghị. Văn phòng xây dựng
chương trình tổ chức hội nghị, chuẩn bị nội dung hội nghị thành phần tham dự hội nghị,
phân công nhân sự cho quá trình tổ chức hội nghị.
- Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị văn phòng còn có trách nhiện kiến nghị với
thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu dự mời…
- Chuẩn bị tốt về cơ sở vật chất, chuẩn bị kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà
nghỉ và cử nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị
- Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với các đơn vị để tổ chức đón tiếp
đại biểu: ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức
lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.
- Cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc,
bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
- Theo dõi diễn biến hội nghị, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị phục vụ kịp thời các nhu
cầu để hội nghị diễn ra theo chương trình đã định.
- Tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội ngị.
- Thông báo kết quả hội nghị, báo cáo cấp trên về kết quả hội nghị
- Thu thập tài liệu và lâp hồ sơ hội nghị.
- Bổ sung kết quả hội nghị vào chương trình công tác năm của cơ quan
- Tổ chức viếc kết toán kinh phí hội nghị.
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình ngiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng( nếu
có)
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ
quan
Ví dụ: Thực tập, thi tốt nghiệp và bế giảng các lớp cao đẳng liên thông văn thư lưu
trữ khóa 6A vừa làm vừa học
Ví dụ: Thực hiện văn bản số 375/TTCB ngày 27/5/2015 của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ
nội vụ về việc tuyển sinh đào tạo thạc sĩ đợt II năm 2015, phòng tổ chức cán bộ thông báo
đến các đơn vị đăng ký tham gia tuyển sinh đào tạo thạc sĩ đợt II năm 2015 của học viện
ngoại giao.
Ví dụ: Kết luận bàn giao công tác tuần của Trường đại học Nội vụ Hà Nội

Ví dụ:Nội dung cơ bản và kết luận của Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà Nội tại
Hội Nghị công chức, viên chức năm 2014 và hội nghị tổng kết công tác năm 2014, triển khai
nhiệm vụ công tác năm 2015.
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Văn phòng hiện đại là văn phòng bộ máy cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục
vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiện, kỹ thuật ngiệp vụ hành
chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan một cách tiết kiệm, kịp thời,
hợp lý và hiệu quả.Nhà trường đã chú trọng trong công tác mua săm các trang thiết bị kỹ
thuật hiện đại phục vụ cho quá trình công tác như:Hệ thống máy vi tính và hệ thống mạng
rất hiện đại, phục vụ việc giải quyết các công việc một cách nhanh chóng cac phương tiện
truyền tin, truyền văn bản khác cũng được trang bị đày đủ như: máy fax, máy chiếu để phục
vụ công tác giảng dạy cho giáo viên, hệ thống điện thoại cố định có dây đã đảm bảo những


yêu cầu to lớn trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các nhân viên trong
văn phòng.Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được thực hiện như sau:
+ Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại đáp ứng được yêu
cầu công việc thực tê. Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như: kết nối
mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.
+ Việc bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều kiện thực tế.
+ Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhình chung có năng lực, đáp ứng
yêu cầu của công việc.Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện
nay thì các trang thiết bị ở văn phòng hiện nay vẫnchưa đáp ứng yêu cầu của công việc, phần
lớn máy móc trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu, việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa
thật sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng
chưa đúng với mục đích và chức năng, đội ngũ cán bộ, viên chức vẫn chưa được đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ về bảo quản sử dụng các trang thiết bị hiện đại, diện tích phòng làm việc
còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng.

2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng văn thư trường Đại học nọi vụ Hà Nội tổ chức theonhifnh thức văn thư tập trung, nhà
trường có một cán bộ văn thư chuyên trách, được đào tạo về trình độ chuyên môn và nghiệp
vụ.Tất cả các văn bản , tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi ( văn bản đi) cũng như các văn
bản mà cơ quan khác gửi đến ( văn bản đến) để chỉ đạo cũng như thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng kí,
đóng dấu rồi mới gửi đi theo thành phần nhận văn bản , đảm bảo nguyên tắc quản lý văn
bản chặt chẽ. Không gât mất mát và dễ tra cứu khi cần thiết. Với tính chất quan trọng trong
công việc, văn thư nhà trường luôn được Đảng ủy, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm hàng
đầu, được trang bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứng được
nhu cầu văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.Phòng văn thư của nhà trường
được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổng hợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng , gần cửu phụ ra
vào. Việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyết công việc.Việc tổ chức bộ
phậ văn thư theo mô hình tập trung khép kín có một số ưu, nhược điểm sau:
+ Ưu điểm:
Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh thoải mái, mang lại
tinh thần tập chung cao chon tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bản
mật , khả năng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối
+ Nhược điểm:
Lãng phí cơ sở vật chất,trang thiết bị trong môi trường làm việc tốn diện tích mà hiệu
quả không cao, khó cho công tác
quản lý.Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh hưởng đến quá trình giải
quyết công việc cũng như mỹ quan nơi làm việc, về nhân lực chưa đủ để phân chia từng
mảng công việc, một người phải đảm nhiệm nhiều công việc, nên chưa mang lại hiệu quả
cao cho công việc.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản