Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam

1

2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM

việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý.

SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC

Các nhân viên khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm
soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Vì vậy khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến

1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của báo cáo COSO là một quy trình
chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác
của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện
các mục tiêu theo phạm trù sau đây:
-

Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.

-

Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

-

Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.

Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu
hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng
các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp
với chuẩn mực và có độ tin cậy cao. Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ
cho việc ra quyết định của Ban giám đốc, và các số liệu công bố trước công
luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng…Phạm
trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho
doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn
và thủ tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về
trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý. Quá trình thực hiện kiểm
soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và
đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Hội đồng quản trị (nếu có) là
một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua

sự thành công của kiểm soát nội bộ. Qua quá trình vận hành và thực hiện các
thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp để cải tiến những
điểm yếu kém và lạc hậu tồn tại trong hệ thống.
1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản
sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:
-

Môi trường kiểm soát.

-

Đánh giá rủi ro.

-

Các hoạt động kiểm soát.

-

Thông tin và truyền thông.

-

Giám sát.

1.2.1 Môi trường kiểm soát
Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh
nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát
các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý
ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao
nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức
tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự
chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát
sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của
nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính


3

đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Để xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về

môi trường kiểm sóat:

4

1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền
Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính
thức. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.

của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành

- Cơ cấu tổ chức.

viên trong các hoạt động của đơn vị. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho

- Phương pháp ủy quyền.

công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền.

- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

- Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.

Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản

- Chính sách nhân sự.

trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm soát giám sát việc

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.

tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Sự tham gia của Hội

1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý
về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể

đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn
do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý.
1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên

hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các

Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu nhân viên ở mọi cấp

phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính

đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng

thức…. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh

các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao.

hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các

Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của người nhân

mục tiêu của đơn vị.

viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực

1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

hiện được trong thực tế.

Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị.

1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực

Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa

Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa

các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc

thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng

lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn

quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.

vị.

1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cao cấp cần xây
dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để
có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt

5

6

động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn đạt hiệu quả, nhà
quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo
đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai
phạm.

- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực
hiện:
+ Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay
đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật,

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực

các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay

hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát yếu kém

đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ

không thể nào tạo được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một môi

thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng

trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm

nguyên tắc kế toán mới…).

soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát

+ Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định

phát huy tác dụng.

đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối

1.2.2 Đánh giá rủi ro

tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro.

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích
các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp
không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác
định các giải pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.
Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong

+ Các phương pháp đánh giá rủi ro:
● Đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng có giá trị
(chứng từ, thông tin).
● Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và
sẽ phát triển trong tương lai.
+ Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà doanh
nghiệp có thể áp dụng:

thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết

● Tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động.

định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm

● Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh…

được điều này người quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của

● Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm
soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống

từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Việc xác định mục

còn mức có thể thực hiện được.

tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro
đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác.

Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà
quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi
cấp độ và mọi hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các

7

8

rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị.

- Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê

Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế

duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm

toán:

dụng tài sản.

-

Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

-

Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.

phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý

-

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.

rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông

-

Kiểm tra độc lập.

đồng.

-

Phân tích rà soát.

1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân
nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không

Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách
nhiệm. Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự
hổn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền:

để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp

- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách

vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức,

để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các

công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau.

nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các ví dụ về ủy quyền

Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian

chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ,

lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong

hạn mức tồn kho tối thiểu…

bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản
tài sản.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng:
- Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các
nghiệp vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi
phồng kết quả.
- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế
toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che
giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách.

- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng
nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng,
người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản
bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền
cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.

1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của
đơn vị. Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng
hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người ủy quyền mới được
phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách


9

10

sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức

các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc

kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc

dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự

so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải

nhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh

được thực hiện định kỳ.

hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong

Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện
nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn

các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
1.2.3.5 Phân tích rà soát

các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận

Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt

và từng cá nhân. Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm

đều cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận,

bảo:

sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý.

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất
lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể
sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.

Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những
mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán,
số liệu kỳ trước và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính.
Đồng thời xem xét một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc
soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát
là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng

không. Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá

từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời

trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch,

gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.

hoặc có những hành động điều chỉnh cho thích hợp.

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng
truy cập.
- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân

1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong
đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ
chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Truyền thông là sự cung cấp
thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu

viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.

đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới

1.2.3.4 Kiểm tra độc lập

lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá

mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác

nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được

động đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin


11

12

hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông

nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan. Chứng từ lưu lại

và cơ quan thuế. Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các

là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.

thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Nhờ có hệ thống

- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi

thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời

cần xem xét trách nhiệm của các bên.

mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát

1.2.4.2 Sổ sách kế toán

các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.
Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống
thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về
mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo.
1.2.4.1 Chứng từ kế toán
Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và

Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin. Nó là một dấu
vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị:
Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Số liệu trình bày trên
báo cáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt
động tại doanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong

trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với

thuyết minh báo cáo tài chính.

chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:

1.2.5 Việc giám sát

- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó

Là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống

được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và

kiểm soát nội bộ. Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng

xét duyệt của người có trách nhiệm. Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức

theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai

độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó.

đoạn. Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua

- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên

các thời kỳ. Có hai loại giám sát:

quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận

1.2.5.1 Giám sát thường xuyên

tài sản.

Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên

- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để

thực hiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến

đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể

đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt

thiết lập 1 chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó.

động và phát hiện các biến động khác thường.

- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước

1.2.5.2 Giám sát định kỳ

và sau khi nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm

Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chương

quyền sẽ xem xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của

trình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội

mình. Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung

bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện.


13

14

Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất

1.3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau:

cả các hoạt động. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát

1.3.1 Phân loại theo mục tiêu

trực tiếp. Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm

1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa

soát trực tiếp, làm cho kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. Ngược lại,

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc
các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành

nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực
tiếp tốt hơn.

trước khi nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc

ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân

phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy

chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác…

quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách,

1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện

báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán…

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm

1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là các hoạt động kiểm soát được áp dụng cho từng

hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được thực
hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho

hoạt động xử lý cụ thể. Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: kiểm
soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế

nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát

toán.

phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt

1.4. CÔNG TÁC TỔ CHỨC KSNB TẠI DOANH NGHIỆP

hại. Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không

Để đảm bảo công tác tổ chức KSNB tại doanh nghiệp được tiến hành

và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao.

hiệu quả điều tiên quyết là cần sự am hiểu, hỗ trợ của quản lý cấp cao và sự

Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát

tham gia của các nguồn lực. Đặc biệt doanh nghiệp cần tổ chức:

phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên

- Mục tiêu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ được nhất trí ở cấp cao.

trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.

Các cấp quản lý hiểu rõ và chấp nhận trách nhiệm của họ đối với quá trình

1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp

kiểm soát. Tất cả nhân viên cùng tham gia và tuân thủ các qui định kiểm soát.

Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này

- Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng, quản lý, áp

bằng một thủ tục kiểm soát khác.

dụng cho từng chu trình cụ thể nhằm kiểm soát toàn bộ các hoạt động của

1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát

doanh nghiệp. Bao gồm các chính sách và thủ tục quản lý tất cả các rủi ro

Gồm có hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung.
1.3.2.1 Kiểm soát chung

kinh doanh của đơn vị.


15

- Hệ thống kiểm soát được thiết lập ban đầu nhằm nhận biết và hạn chế
các rủi ro lớn.
- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ hai bao gồm quá trình kiểm tra

16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ

đảm bảo tất cả nhân viên thi hành đúng như yêu cầu.
- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ ba gồm các quá trình xem xét

2.1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

đánh giá định kỳ các thủ tục kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng

Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 định nghĩa

được mục tiêu đề ra và hạn chế tới mức chấp nhận được các rủi ro do môi

Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo

trường thay đổi.

quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: nhỏ, vừa theo quy mô tổng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong

Ở chương 1, tác giả đã trình bày một số cở sở lý luận chung về hệ thống
kiểm soát nội bộ theo mô hình của báo cáo COSO. Mô hình này sẽ được áp

bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm
(tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

dụng làm cơ sở cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát

Quy mô

nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Từ đó đưa ra các định hướng, giải
pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ.

Doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp vừa

Tổng

Số lao

Tổng

Số lao

nguồn vốn

động

nguồn vốn

động

Khu vực
I. Nông, lâm

20 tỷ đồng Dưới 200

nghiệp và thủy trở xuống

người

sản
II. Công

tỷ đồng đến người đến
100 tỷ đồng 300 người

20 tỷ đồng Dưới 200

nghiệp và xây trở xuống

người

dựng
III. Thương

Từ trên 20 Từ trên 200

Từ trên 20 Từ trên 200
tỷ đồng đến người đến
100 tỷ đồng 300 người

10 tỷ đồng Dưới 50

mại và dịch vụ trở xuống

người

Từ trên 10 Từ trên 50
tỷ đồng đến người đến
50 tỷ đồng 100 người

Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát của các Doanh
nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả lựa


17

18

chọn các công ty tại thành phố Hồ Chí Minh vì nơi đây tập trung khá nhiều

Luận văn tập trung khảo sát các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát

các loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và có thể đại diện mẫu. Hệ

nội bộ theo mô hình COSO, từ đó có cái nhìn tổng thể về thực trạng hệ thống

thống kiểm soát của các công ty khảo sát được tổ chức tùy theo cơ cấu và quy

kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Trên cơ sở

mô của từng công ty. Các công ty này thường có một cơ cấu tổ chức gồm các

khảo sát thực tế, trình bày những điểm mạnh và những điểm còn hạn chế của

phòng chức năng chính như:

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này, từ đó đưa ra các quan
điểm, định hướng, giải pháp để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các

Ban Giám Đốc

doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam.

Phòng tổ chức
nhân sự

Phòng kinh doanh

Phòng thu mua

Phòng kế toán

Phòng quản lý
sản xuất

2.3. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT
Nghiên cứu tiến hành khảo sát 10 đơn vị có quy mô vừa và nhỏ. Việc
khảo sát được tiến hành dưới hình thức điều tra thông qua bảng câu hỏi kết

- Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh, tổ chức, quản lý, điều hành; đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực
của công ty.
- Phòng tổ chức nhân sự: tổ chức tuyển dụng nhân viên; quản lý lưu trữ

hợp phỏng vấn trực tiếp những người nắm giữ các vị trí chủ chốt của công ty
như: kế toán trưởng, trưởng các bộ phận, kế toán tổng hợp... Nội dung bảng
câu hỏi trình bày ở phần phụ lục.
2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT

hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động; thiết lập các chính sách tiền lương và các
khoản trích theo lương.
- Phòng kinh doanh: tổ chức mạng lưới phân phối, tiêu thụ sản phẩm;
đề ra các chính sách đảm bảo mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận của công
ty.

Qua kết quả khảo sát tác giả trình bày những điểm mạnh và điểm còn
hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và

nhỏ của Việt Nam cụ thể như sau:
2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ

- Phòng thu mua: đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa, vật tư, tài sản cho
công ty.
- Phòng kế toán: phản ánh chính xác, đầy đủ sự biến động tài sản và
nguồn vốn tại doanh nghiệp; tiến hành ghi sổ và lập báo cáo tài chính đúng
hạn.
2.2. NỘI DUNG KHẢO SÁT

2.4.1.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân
trong công ty đặc biệt là người đứng đầu. Nhưng thực tế kết quả khảo sát cho
thấy người quản lý chưa chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát vì họ cho rằng
hoạt động của doanh nghiệp vẫn rất bình thường, họ chưa thấy được cái bất
bình thường trong những hoạt động tưởng như bình thường đó. Nếu không có
các biện pháp kiểm soát kịp thời, gian lận và sai sót tiếp diễn đến mức độ


19

20

nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng không biết nên bắt đầu kiểm soát từ

tuyển dụng được cũng có hạn chế nhất định. Bên cạnh đó các quy trình và quy

đâu và kiểm soát như thế nào. Sự thông đồng của các nhân viên đã vô hiệu

định hoạt động chưa được thiết kế và truyền đạt rộng rãi trong công ty, dẫn

hóa các thủ tục kiểm soát. Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc công ty là rất

đến các nhân viên chưa hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của họ trong bộ

lớn và việc tái cấu trúc công ty không phải dễ thực hiện. Do đó, các nhà quản

máy.

lý nên ý thức rằng khi đặt mục tiêu tăng trưởng cho công ty, song song xét về
lâu dài cũng nên cân nhắc việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có một cơ cấu tổ chức đơn giản và
gọn nhẹ. Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều công việc của nhiều bộ phận

Các giá trị đạo đức và sự trung thực chưa được các doanh nghiệp quy
định bằng văn bản và có chế tài hợp lý. Khi nhân viên cấp dưới có những
động cơ gian lận, họ lại không được hướng dẫn cụ thể và cố ý làm liều.
2.4.1.2 Đánh giá rủi ro

là điều khó tránh khỏi. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng không

Như chúng ta đã biết các công ty vừa và nhỏ thường có số lượng nhân

rõ ràng và cụ thể. Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh

viên và nguốn vốn ít. Vì vậy loại hình doanh nghiệp này thường có 4 lực cản

nghiệp cũng như các văn bản mô tả chức năng các phòng ban và mối quan hệ

chính đối với sự phát triển, đó là vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường,

giữa các phòng ban chưa được ban hành, có khi chỉ là những thỏa thuận

môi trường thương mại – đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động. Trên thực

miệng. Việc này dẫn đến các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau. Một cơ

tế các doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng sản xuất, nhưng

cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền chưa hợp lý không thể tạo được môi

các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín

trường kiểm soát tốt.

dụng, thậm chí nguồn vốn này còn có dấu hiệu co hẹp trong những giai đoạn

Khi công ty càng lớn mạnh thì yêu cầu kiểm soát cần được chú trọng

kinh tế khó khăn.

hơn. Việc kiểm soát lúc này không phải là tập trung quyền lực vào một vài

Bên cạnh đó, những khó khăn về đất sản xuất, thiếu thông tin và nguồn

người như lúc trước mà nó cần được phân quyền một cách hệ thống cho từng

nhân lực, vẫn là bài toán nan giải, là khó khăn mang tính truyền thống với

bộ phận và từng người. Việc phân quyền này cần thực hiện một cách khoa

doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

học và hợp lý, đúng người đúng việc. Trong thực tế rất nhiều công ty có đầy

Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách

đủ các bộ phận và các trưởng bộ phận, nhưng họ lại không được phân qyền để

nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm

giải quyết các vấn đề. Trong khi đó Tổng giám đốc ôm đồm rất nhiều việc,

nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng. Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là

nhưng họ lại không đủ thời gian để giải quyết hết tất cả các việc liên quan.

điều tất yếu.

Khi đó công tác kiểm soát trong công ty hầu như không mạng lại hiệu quả
như mong muốn.
Ngân sách dùng cho việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương thưởng cho
nhân viên cũng rất hạn chế, kéo theo trình độ và kinh nghiệm của nhân viên

2.4.1.3 Các hoạt động kiểm soát
Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh
tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học
công nghệ luôn là yếu tố làm cho các doanh nghiệp không đạt được các mục

21

22

tiêu mong muốn. Tuy nhiên ngoài những giải pháp thông thường như tìm

Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc

kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia công lại

phân tích, quản lý tài chính, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện được, còn các

cho các tập đoàn lớn của thế giới, các công ty này chưa có những định hướng

báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân

rõ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tìm kiếm nguồn tài trợ từ các

sách cho từng thời kỳ…chỉ có số ít công ty thực hiện.

quỹ đầu tư khác, liên kết với các công ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp

2.4.1.5 Giám sát

hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp
cạnh tranh bất lợi cho nhau…)
Về công tác kiểm tra kiểm soát hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát

Do chưa có sự kiểm tra kiểm soát một cách độc lập, cũng như các công

ty chưa sử dụng chức năng kiểm soát nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện
theo cách tự phát và không hệ thống.

chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ
thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong

Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đó và kết

hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có.

luận về các thành phần của hệ thống kiểm soát tại các doanh nghiệp

2.4.1.4 Thông tin và truyền thông

vừa và nhỏ.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng máy tính
cho công tác kế toán và quản lý. Việc quản lý thông tin trong đơn vị thể hiện
qua các nội dung sau:

-Nhận xét: từ thực tiễn của các công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn
chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây:
+ Môi trường kiểm soát yếu kém:

- Chứng từ kế toán: về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ

 Là do đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị

không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa

đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong công ty. Bản thân nhiều nhà quản

chữa văn phòng như sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng

lý chưa được kinh qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm soát. Công tác đào

nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà không có hóa đơn đỏ. Về mặt lưu

tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế.

giữ chứng từ, vẫn còn nhiều công ty lưu giữ chưa có hệ thống và sắp xếp chưa
có khoa học, chưa đảm bảo cho việc tìm kiếm về sau.
- Sổ sách kế toán: tại hầu hết các công ty đều mở sổ, ghi chép đúng với
chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong công tác
kế toán nên số liệu thường chính xác. Các thông tin nội bộ được chuyển đúng
đối tượng và ban lãnh đạo có kiểm soát các thông tin trao đổi với bên ngoài.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện
theo đúng biểu mẫu và thời hạn do phải nộp cho các cơ quan chức năng.

 Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy
không quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về các kiểm soát trong công
ty. Việc tìm kiếm nguồn vốn, tạo thương hiệu, thị phần đòi hỏi sự hỗ trợ từ
chính phủ và tính đồng bộ cộng hưởng từ các doanh nghiệp cùng loại.
+ Hoạt động kiểm soát:
 Đối với các rủi ro từ môi trường bên ngoài: nhà quản lý của các doanh
nghiệp vẫn còn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa
vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu.


23

 Đối với các rủi ro từ môi trường bên trong doanh: các doanh nghiệp
chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thông tin qua các hoạt
động kiểm soát, từ đó không tổ chức các hoạt động kiểm soát.
+ Thông tin liên lạc:

24

2.4.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
2.4.2.1. Kiểm soát phòng ngừa
Các doanh nghiệp được khảo sát phần lớn các công ty chưa thiết lập
quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt động. Các hoạt động được thực hiện

 Các chứng từ thanh toán không đúng quy định là do thủ tục kiểm soát ở

mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của trưởng phòng và Giám đốc.

khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi

Do không có quy trình các bước thực hiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ

lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang. Việc lưu giữ

cho nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừa chưa phát huy tác dụng.

chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần có

Quản lý mua hàng

nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán

Mua hàng gồm có hai khâu: mua hàng trong nước và nhập khẩu. Đối

nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân

với các mặt hàng mua trong nước do điều kiện mua cũng như vận chuyển

viên làm việc này.

tương đối dễ dàng cho nên các nhân viên thu mua thường không chú trọng

 Về báo cáo quản trị: tại nhiều đơn vị do chưa tổ chức hệ thống ghi chép

nhiều. Khi có yêu cầu về hàng hóa dịch vụ, để thuận tiện và nhanh chóng

kịp thời, cũng như sự hạn chế trình độ của nhân viên nên chưa thực hiện

nhân viên thu mua thường gọi điện thoại để đặt hàng. Việc đặt hàng qua điện

được hệ thống báo cáo này.

thoại rất dễ xảy ra tình trạng Nhà cung cấp không giao đủ số lượng, giao

-Kết luận:

nhầm chủng loại, chất lượng và thời hạn giao hàng thường bị trễ. Sau đó bộ

Qua kết quả khảo sát thực tế các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát

phận mua hàng mới tiến hành làm đơn đặt hàng. Việc mua hàng khi không có

tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho chúng ta cái nhìn khái quát về hệ thống

sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hóa và giá cả

kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này. Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích

không ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm

các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập tại các đơn vị này theo từng chu trình

dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng... ).

hoạt động. Từ đó sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá tính hiệu quả hay các yếu

Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hóa được mua, rất dễ xảy

kém của nó để có những giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát.

ra tình trạng giá thanh toán cao hơn giá thực phải trả. Ví dụ như Nhà cung cấp
thông báo ngày xx.xx.xxxx tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phòng
thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ. Đến khi làm
đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá
mới. Nếu có sự thông đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất
thoát xảy ra là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra do không có thủ tục đánh giá lựa
chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hóa nhập kho không


25

26

đúng chất lượng. Việc phải đổi hàng, trả hàng làm lãng phí thời gian sản xuất

kinh doanh đã nhận quá nhiều đơn đặt hàng mà không có sự phê duyệt từ

kinh doanh, tăng chí phí chờ đợi trong sản xuất, thậm chí phải đền hợp đồng

trước của phòng kế hoạch sản xuất. Với công suất bình thường công ty không

cho khách hàng do không giao hàng đúng thời hạn.

thể nào đáp ứng được thời hạn giao hàng đã cam kết. Để giải quyết vấn đề

Mua hàng nhập khẩu: do thời gian giao hàng dài, cần một lượng tiền

này, Ban giám đốc đã cho tăng ca tối đa để tận dụng hết công suất máy.

lớn cũng như điều kiện vận chuyển tương đối khó khăn. Các công ty vừa và

Nhưng việc này đã vấp phải phản ứng mạnh từ phía công nhân, Ban giám đốc

nhỏ đa số đều hạn chế về nguồn vốn và cũng như chưa lập được dự toán ngân

đã phải đưa ra các chính sách rất mềm dẻo cho người lao động, để họ tiếp tục

sách chính xác, nên chưa chủ động về dòng tiền để có kế hoạch nhập hàng cụ

sản xuất cho kịp thời hạn giao hàng. Và đây cũng là một bài học để công ty

thể. Dẫn đến không có thời gian dự trù khi gặp điều kiện xấu. Gặp những lúc

cân nhắc khi nhận những đơn đặt hàng lớn.

điều kiện thời tiết thất thường, vật tư khan hiếm, tình hình thế giới biến động,

Ngoài ra để đạt được doanh số trong kỳ, nhân viên bán hàng nhận đơn

những điều kiện khách quan kể trên làm cho hàng nhập về kho không kịp

đặt hàng với những điều khoản và điều kiện từ khách hàng không được phê

thời, đã làm chậm tiến độ sản xuất, ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh

duyệt. Hoặc để đẩy doanh số bán hàng bộ phận bán hàng chấp nhận cấp nhiều

của công ty. Ví dụ trường hợp công ty Một thành viên Long Bình có chiến

hạn mức bán chịu cho khách hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro

lược bán máy gặt đập liên hiệp của công ty Kubota Thái Lan cho vụ hè thu

tín dụng quá mức.

năm 2010, nhưng do trục trặc, máy nhập về trể khoảng một tháng so với dự

Bán hàng xuất khẩu: Do không có sự đối chiếu và kiểm tra trước khi

kiến ban đầu. Đến lúc này nhu cầu của thị trường đã hết. Do loại máy này có

giao hàng rất dễ xảy ra tình trạng giao hàng sai quy cách, số lượng, chủng

giá khá cao và chỉ sử dụng được cho vùng đồng bằng sông Cửu Long, nên

loại. Khi sản phẩm đã sản xuất xong, bộ phận sản xuất xếp hàng lên cont,

công ty đã không bán được số máy này. Dẫn đến chi phí lưu kho tăng, chi phí

nhưng do mã hàng sản xuất trong công ty thường khác với mã hàng của

lãi vay tăng, vòng quay vốn chậm đã ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu kinh

những khách hàng. Nếu gặp lúc hàng cần đi gấp và có quá nhiều đơn đặt hàng

doanh của công ty.

cần phải làm, họ thường bỏ qua bước đối chiếu giữa đơn đặt hàng của khách

Quản lý việc bán hàng

về số lượng và mã hàng của hàng hóa đã xếp lên cont. Như chúng ta đã biết

Bán hàng gồm có hai khâu: bán trong nước và bán xuất khẩu.Trong tình

xuyên suốt cả một quy trình từ sản xuất đến việc xuất hàng cho khách hàng

hình cạnh tranh đang diễn ra gay gắt như hiện nay, nhận được đặt hàng là một

mà chỉ do một bộ phận đảm nhiệm, không có sự tham gia kiểm tra và xét

nổ lực to lớn của phòng kinh doanh. Cộng thêm áp lực về doanh số và mục

duyệt của các bộ phận khác rất dễ xảy ra sai sót. Với luồng thông tin như vậy,

tiêu kinh doanh của năm đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty

thì việc phát hiện ra nhầm lẫn chỉ có thể có ở phía khách hàng. Do việc vận

luôn muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng càng nhiều càng tốt mà không

chuyển cũng như điều kiện thanh toán tương đối phức tạp và tốn nhiều thời

chú ý đến năng lực đáp ứng của nhà máy. Như trường hợp công ty Hòa Bình

gian cũng như chi phí. Cho nên việc sai sót này làm cho công ty phải trả thêm

– sản xuất hàng trang trí nội thất – trong mùa giáng sinh năm 2009 phòng

cho một khoản chi phí như giao lại hàng cho khách hàng, chi phí vận chuyển


27

28

lô hàng đã giao nhầm đến đúng khách hàng; quan trọng là sự phàn nàn, đánh

Thêm vào đó việc quản trị nhân sự lạc hậu chủ yếu do ý muốn chủ quan

giá năng lực của công ty và độ tin cậy đối với sản phảm giảm xuống từ phía

của Cán bộ lãnh đạo tuyển dụng mà không hợp lý hoặc có vụ lợi cá nhân.

khách hàng.

Việc bố trí nhân sự không phù hợp với năng lực của từng nhân viên dẫn đến

Thêm vào đó là việc kế toán ghi nhận doanh thu sai niên độ: việc xuất

tăng tính dễ bị tổn thương, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh

hóa đơn đỏ được căn cứ và thực hiện sau ngày có tờ khai hải quan. Nếu gặp

nghiệp, năng suất bị hạ thấp và không phát huy được năng lực chuyên môn

trường hợp khai hải quan nhầm lẫn về tên hàng, mã hàng, số lượng thì cần

của đội ngũ nhân viên.

phải điều chỉnh tờ khai hải quan và cả hóa đơn đỏ.

Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính

Các công ty được khảo sát chưa có quy trình nghiệp vụ bán hàng cũng

Hầu hết các công ty được khảo sát chưa sử dụng một phần mềm quản lý

như chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Việc tiếp xúc

cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra.

khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự

Hiện nay phần lớn các công ty đều sử dụng các phần mềm kế toán cho việc

phát của mỗi cá nhân. Nếu công tác này được chú trọng sẽ tăng giá trị cũng

hạch toán và lập các báo cáo kế toán. Các phần mềm kế toán được thiết kế và

như doanh thu của doanh nghiệp.

viết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Số liệu kế toán được lưu

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

trên máy chủ với các quy định:

Hầu hết tại các công ty khảo sát, quy chế tuyển dụng là phòng nhân sự

- Kế toán trưởng lập danh sách nhân viên cần sử dụng phần hành nào

ưu tiên con em của Ban giám đốc, công nhân viên đang làm việc cho công ty

trong phần mềm để bộ phận tin học tạo danh mục người sử dụng. Người quản

hoặc người quen biết. Nếu không có sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên trên các

trị mạng, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được vào tất cả các phần hành

mạng tuyển dụng. Nếu hồ sơ nào đáp ứng yêu cầu công việc thì trình Giám

của kế toán. Riêng người quản trị mạng biết tất cả các mật khẩu của những

đốc phê duyệt. Quy chế này tạo ra được mặt tích cực đã tạo sự an tâm cho

người sử dụng.

nhân viên trong công việc. Nhưng công ty chưa có quy định cụ thể trong

- Mỗi người sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập

nhiều trường hợp có nhiều người cùng đáp ứng yêu cầu thì ai sẽ được nhận.

vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đưa ra. Ví

Việc nhận người quen vào làm việc bỏ qua các bước kiểm tra, sát hạch về

dụ mật mã phải gồm bao nhiêu chữ, bao nhiêu số, có chữ viết hoa, có sử dụng

năng lực, trình độ và kinh nghiệm làm việc dẫn đến việc nhận người thiếu

các ký tự đặc biệt như “*”, “!”... ngoài ra không dùng tên, ngày tháng năm

năng lực, không được đào tạo. Ngoài ra việc tuyển dụng người quen vô tình

sinh làm mật mã…khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này, nếu khai

đã tạo ra sự nể nang lẫn nhau trong công việc hay tạo thành các nhóm người

báo không đúng thì không vào được chương trình.

thông đồng, bảo vệ những hành vi sai trái cho nhau, làm vô hiệu hóa các thủ
tục kiểm soát phòng ngừa của công ty.

- Mỗi một danh mục sử dụng chỉ được phép vào các phân hệ mà người
này được phép sử dụng do phòng ban yêu cầu và đã được quản trị cài đặt từ


29

trước. Để đảm bảo an toàn cho một số phân hệ quan trọng chỉ có những mật
khẩu riêng của người quản lý cấp cao mới vào được.

30

Tài sản cố định phân bố rải rác ở nhiều nơi trong công ty nhưng không
được dán nhãn tên, mã để nhận dạng. Danh sách tài sản được theo dõi ở

Việc quản lý chương trình nghiêm ngặt chỉ được áp dụng cho thông tin

phòng kế toán, việc ghi nhận tài sản cố định được hạch toán tuân theo chuẩn

của kế toán, còn thông tin của các phòng ban khác chưa được bảo vệ chặt chẽ.

mực kế toán. Tuy nhiên việc ghi tăng tài sản cố định do doanh nghiệp tự chế

Ví dụ như thông tin về doanh số bán hàng của phòng kinh doanh tiếp thị, kế

tạo chưa được kế toán cập nhật, chưa theo dõi cũng như trích khấu hao cho

hoạch sản xuất, bảng xây dựng các bậc lương và bảng lương của phòng nhân

loại tài sản này, dẫn đến chi phí hạch toán trong kỳ chưa chính xác, báo cáo

sự…các bảng biểu, báo cáo của phòng ban này chủ yếu được cập nhật và tạo

tài chính cũng bị sai lệch.

trên file excel. Cách làm này có ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bị, chương trình

Quản lý công nợ

được xây dựng đơn giản, không tốn nhiều công sức thiết kế. Tuy nhiên giới

Như đã đề cập ở phần trên các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang rất cần

hạn của nó là độ an toàn và tính bảo mật của thông tin thấp.

các nguồn vốn tài trợ để đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, cho nên nguồn

Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

tài trợ vốn chiếm dụng từ các nhà cung cấp được khai thác triệt để. Tuy nhiên

Hàng tồn kho và tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn, số

đối tượng mà các công ty này quan tâm là quản lý công nợ của khách mua

lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, và được cất trữ, sử dụng ở nhiều nơi. Việc xác

hàng. Vì nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu, hoặc không thanh toán

nhận tình trạng của loại tài sản này là việc khó khăn nên dễ xảy ra các gian

thì các đơn vị này khó tự chủ được dòng tiền. Hầu hết tại các công ty khảo

lận và sai sót. Tại các công ty khảo sát hàng tồn kho được lưu trữ tại kho bãi

sát việc quản lý công nợ bán hàng được thực hiện theo các quy định:

theo quy định của công ty. Do các công ty này có quy mô nhỏ nên thủ kho

- Bán hàng cho các công ty: việc cấp hạn mức tín dụng chỉ dựa trên hợp

thường kiêm luôn kế toán kho. Hoặc cũng có công ty có cả kế toán kho và thủ

đồng được ký kết giữa hai bên và sự tin tưởng nhau qua quá trình hợp tác.

kho nhưng kế toán kho chủ yếu cập nhật và hạch toán chứng từ, từ thủ kho

Các đơn vị làm ăn với công ty càng lâu dài thì mức độ tín nhiệm càng cao.

chuyển lên, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lượng và nhầm mã hàng

Chính sách này trong thực tế đã đơn giản hóa các thủ tục nên việc buôn bán

vẫn xảy ra nhưng không phát hiện kịp thời. Ngoài ra do công tác quản lý kho

diễn ra nhanh chóng với số lượng nhiều. Tuy nhiên có nhiều công ty lợi dụng

không được quy định chặt chẽ nên phần lớn việc sắp xếp kho tùy thuộc vào

sự tín nhiệm để chiếm đoạt tiền nợ. Ví dụ trường hợp công ty thảm Phương

thủ kho. Dẫn đến tình trạng hàng hư để lẫn lộn trong hàng tốt, không có sơ đồ

Thúy năm 2007 cho đến nay đã không thanh toán cho công ty TNHH DV VT

kho, không tuân thủ phương pháp nhập trước xuất trước, không treo thẻ kho,

Quyền Năng 86.000.000 tiền cước vận chuyển hàng.

không dán tên, mã hàng để nhận dạng từng loại, từng lô hàng hóa vật tư. Số

- Bán hàng cho đại lý: hạn mức tín dụng được cấp dựa vào khoảng đặt

hàng dư thừa sau khi sản xuất không được theo dõi và xử lý kịp thời để tồn

cọc hay ký quỹ và số dư nợ phải thấp hơn hoặc bằng khoảng đặt cọc. Đối với

đọng lâu năm. Công cụ dụng cụ xuất cho các bộ phận chưa được mở sổ theo

các đại lý lớn mà công ty có chiến lược phát triển, hạn mức tín dụng có thể

dõi dẫn đến mất mát, sử dụng sai mục đích.

vượt nhiều lần so với khoảng đặt cọc. Do đó công ty tăng cường kiểm soát


31

32

bằng cách cử nhân viên bán hàng luân phiên xuống đại lý để giúp bán hàng và

thường được cất giữ ở phòng kế toán và việc rút tiền mặt thường do thủ quỹ

tổng kết lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền. Với cách quản lý này là khá

hoặc nhân viên kế toán thực hiện. Nếu có thông đồng với nhau thì rất dễ giả

an toàn. Tuy nhiên do các công ty này chưa làm bảng phân tích tuổi nợ cho

chữ ký của Giám đốc để rút tiền từ ngân hàng. Ví dụ trường hợp Kế toán

từng đối tượng nên việc nhắc và hối nợ vẫn chưa thực hiện triệt để.

trưởng Đoàn Thị Thảo công ty cổ phần Beecom Việt Nam đã giả chữ ký để

- Ngoài ra công nợ tạm ứng của nhân viên cũng chiếm một lượng khá
lớn. Theo chính sách của công ty nhân viên muốn tạm ứng khoản mới thì phải
hoàn ứng khoản trước đó. Thực tế thủ tục này đã không được chấp hành triệt

rút tiền công ty, “Theo báo Tuổi Trẻ Chủ Nhật ngày 03/04/2011 trang pháp
luật”.
Kiểm soát chi phí

để do nhiều lý do khách quan và chủ quan: do chưa có đủ chứng từ nhưng

Khủng hoảng kinh tế trong những năm gần đây đã ảnh hưởng đến hầu

hàng hóa và dịch vụ đã nhận nên chưa thực hiện việc hoàn ứng. Nếu phòng kế

hết các thành phần kinh tế của hầu hết các nước. Thêm vào đó, việc tìm giải

toán không tiếp tục ứng tiền thì hoạt động mua hàng và dịch vụ bị đình trệ.

pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội

Nếu tiếp tục ứng tiền thì số dư khó mà giảm xuống. Có nhiều trường hợp

nhập luôn là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy,

nhân viên đã nghỉ việc nhưng số dư tiền tạm ứng vẫn chưa tất toán hết.

một giải pháp mà các doanh nghiệp tính đến là quản lý và tiết kiệm chi phí

Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

hiệu quả và cắt giảm các chi phí bất hợp lý.

Tiền là một loại tài sản rất nhạy cảm và khả năng mất mát rất cao, ý

Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp,

thức được điều này, các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc kiểm soát nó.

chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và

Hầu hết tại các công ty khảo sát, việc quản lý tiền được thực hiện theo các

chi phí quản lý doanh nghiệp.

quy định:

Hiện nay, vấn đề kiểm soát chi phí chủ yếu mà các công ty đang tiến

- Quy định số tiền mặt tồn tại quỹ thường nhỏ hơn mười triệu đồng

hành là cắt giảm chi phí: cắt giảm chi phí lương, duyệt gắt gao từng khoản chi

(10.000.000VNĐ). Nếu vào chiều hôm trước thu được tiền của khách hàng

và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí…tuy nhiên, cuối cùng hiệu

với số lớn hơn tồn quỹ cho phép, mà đã quá giờ giao dịch ngân hàng, thì sáng

quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản

hôm sau phải nộp ngay số tiền vượt trội vào ngân hàng.

ứng của nhân viên. Trong các công ty vừa và nhỏ Ban giám đốc thường nhầm

- Quy định thu tiền tại đại lý: công ty thỏa thuận với các đại lý là nhân

lẫn việc kiểm soát chi phí là cắt giảm chi phí và lúng túng trong xây dựng ý

viên bán hàng sẽ đi thu tiền kèm theo giấy giới thiệu của công ty.Việc này đã

thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến hệ quả là doanh

tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng.

nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngoài ý

- Công ty và ngân hàng quy định: khi rút tiền hoặc chuyển tiền cho
khách hàng phải có chữ ký của người chủ tài khoản và chứng từ đó (Ủy
nhiệm chi, Sec) phải được đóng dấu đỏ của công ty. Tuy nhiên các cuốn Sec

muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động không hiệu quả.


33

2.4.2.2 Kiểm soát phát hiện

34

chất lượng lên trên và những hàng hóa kém chất lượng ở dưới. Chỉ cần nhân

Quản lý mua hàng

viên kiểm nghiệm xác nhận trên mẫu, có thể công ty sẽ phải trả tiền cho

Tại các công ty được khảo sát thực hiện các thủ tục được để phát hiện

những lô hàng kém chất lượng.

những gian lận và sai sót bao gồm:

Quản lý bán hàng

- Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hóa và kiểm nghiệm: Khi hàng về

Mỗi khi có quyết định tăng hoặc giảm giá bán, công ty thường thông

đến kho nhân viên mua hàng thông báo cho thủ kho, để sắp xếp kho bãi; và

báo và ra quyết định giá bán lẻ cho các cửa hàng và đại lý. Các cửa hàng và

thông báo cho nhân viên phòng kiểm tra chất lượng để kiểm nghiệm chất

đại lý bắt buộc phải báo cáo ngay số lượng đã bán mà chưa lập bảng kê về

lượng hàng nhập kho. Nhân viên kiểm tra chất lượng chọn mẫu vật tư để kiểm

phòng kinh doanh để nộp tiền về cho công ty theo giá cũ. Số lượng hàng hóa

tra, nếu đạt sẽ làm biên bản nghiệm thu và bàn giao cho thủ kho 1 liên và lưu

bán ra là do nhân viên của từng đại lý kê khai. Phòng kinh doanh căn cứ vào

1 liên. Sau đó thủ kho kiểm đếm số lượng hàng hóa, ký nhận lên phiếu giao

số bán ra trên các báo cáo này để lập bảng kê. Phòng kế toán căn cứ vào số

hàng hóa và nhận lại 1 liên từ người giao hàng để làm cơ sở đối chiếu.

liệu này để xuất hóa đơn và thu tiền. Tuy nhiên theo cách này phòng kinh

- Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán: Bộ chứng từ

doanh chỉ có số liệu thống kê riêng biệt số bán theo giá cũ chứ không thể

nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán kho, kế toán kho sẽ đối chiếu

kiểm tra được tính đầy đủ của số liệu báo cáo nếu như có việc ghi thiếu số bán

phiếu giao hàng với đơn đặt hàng. Nếu đạt sẽ làm phiếu nhập kho và ghi nhận

ra.

khoản nợ phải trả cho người bán. Kế toán kho sau khi làm phiếu nhập kho

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

chuyển cho thủ kho 1 liên để theo dõi và đối chiếu.

Về việc đào tạo: chất lượng nguồn nhân lực tại các công ty vừa và nhỏ

- Kiểm soát khâu thanh toán tiền mua hàng: kế toán thanh toán căn cứ

luôn là vấn đề làm cho Ban giám đốc phải bận tâm. Tuy nhiên tại các công ty

vào phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ từ nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh

được khảo sát có rất ít công ty thực hiện những chương trình đào tạo quản lý

toán.

bài bản như thuê giảng viên đào tạo cho nhân viên, cho nhân viên theo học
Do đặc thù các công ty vừa và nhỏ là ít người cho nên người quản lý

các khóa đào tạo bên ngoài. Việc đào tạo chủ yếu là trong nội bộ công ty như

kho cũng là người cập nhật việc nhập xuất hàng hóa trong kho. Kết hợp các

nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới, hay các chương trình đào tạo hội

thủ tục trên cho thấy rất dễ xảy ra tình trạng câu kết giữa nhà cung cấp với

nhập…. Do chưa có những chính sách giữ chân nhân viên thích đáng và các

người quản lý kho, nhà cung cấp bán hàng chất lượng không đủ tiêu chuẩn .

ràng buộc cụ thể, nên xảy ra trường hợp nhân viên sau khi được đào tạo kinh

Trên thực tế cho thấy tại một số công ty khảo sát có những vật tư tồn kho lâu

nghiệm đã không tiếp tục gắn bó với công ty.

ngày, không sử dụng được do chất lượng không đáp ứng tiêu chuẩn. Mặc dù

Chính sách đãi ngộ và lương thưởng: lương trả cho lao động là căn cứ

lô hàng nào cũng có kiểm nghiệm. Vì khi kiểm tra chất lượng nhân viên kiểm

vào mức độ hoàn thành công việc được giao và mức thưởng căn cứ vào kết

nghiệm chỉ chọn mẫu, nếu nhà cung cấp đã cố ý để những vật tư hàng hóa đạt

quả đánh giá công việc và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy


35

36

nhiên việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên để xét tăng lương,

Mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị: các thủ tục

thưởng hàng năm lại tùy thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan của người quản lý

thanh toán và quản lý trong việc mua sắm các loại tài sản này đã không thể

mà công ty không kiểm soát được, trong khi việc phản ánh trực tiếp của nhân

phát hiện được nếu như có gian lận và sai sót là do:

viên không được công khai do họ ngại va chạm với cấp quản lý. Ngoài ra

- Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc mua sắm, nghiệm thu và quản lý.

chính sách tăng lương hàng năm của công ty cũng làm cho một số nhân viên

- Khi có nhu cầu mua bộ phận kỹ thuật sẽ khảo sát thị trường và lấy bản

tăng sức ỳ trong công việc, họ không phấn đấu làm việc mà chỉ chờ đến kỳ để

báo giá của nhà cung cấp. Khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ tiến hành mua

được tăng lương.

hàng.

Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính

- Khi có đầy đủ chứng từ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán. Theo

Hầu hết các phần mềm kế toán đều có ghi nhận mã số máy sử dụng,

quy trình này phòng kế toán cũng chỉ kiểm soát được bộ chứng từ có hợp lệ

ngày sử dụng trên từng mẫu tin trong các dữ liệu được tạo mới hoặc dữ liệu

hay không, chứ không thể nào kiểm soát được chất lượng của tài sản đó có

sữa chữa. Các tập tin được lưu trên máy chủ, dữ liệu sau khi lưu chỉ có kế

đúng với giá trị hay không. Việc phát hiện ra tài sản có đúng với chất lượng

toán trưởng và kế toán tổng hợp mới được phân quyền vào chỉnh sửa. Với

được mua hay không phải chờ một khoảng thời gian dài khi sử dụng. Việc

cách tổ chức như vậy đảm bảo kiểm soát được trách nhiệm của từng người

này chỉ có thể phát hiện nếu phòng kế toán có thủ tục theo dõi chi phí sữa

cập nhật dữ liệu và lưu lại các dấu vết kiểm soát. Tuy nhiên người quản trị

chữa cho từng loại tài sản riêng biệt hoặc cho đến khi loại tài sản này không

mạng biết được tất cả các mật khẩu, nếu người này dùng mật khẩu của người

còn sử dụng được trước thời hạn.

khác để vào chương trình làm ảnh hưởng tới số liệu. Nếu không phát hiện
được sẽ gây hoang mang cho người trực tiếp tạo ra dữ liệu kế toán.

Quản lý công nợ
Hàng hóa ký gửi tại đại lý, định kỳ nhân viên bán hàng đi xuống đại lý

Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

để ghi nhận doanh thu và thu tiền. Dựa trên báo cáo doanh thu của nhân viên

Hạch toán giá trị hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo

bán hàng, bộ phận kế toán lập phiếu thu và hạch toán giảm công nợ cho đại

phương pháp giá gốc. Trong trường hợp giá cả có biến động lớn thì giá trị

lý. Thủ tục này cũng chỉ mang tính chất ghi nhận chứ chưa kiểm soát được

hàng tồn kho vẫn không được điều chỉnh. Do đó giá trị hàng tồn kho chưa

tính đầy đủ. Nếu như có sự thông đồng giữa đại lý và nhân viên bán hàng,

được phản ánh chính xác trong trường hợp này.

công ty sẽ không kiểm soát được số vốn bị chiếm dụng khi người này cố tình

Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế của hàng tồn kho rất
ít khi thực hiện. Do đó nếu thủ kho cố tình kê khống số lượng thì đến kỳ kiểm
kê mới phát hiện được.

lập báo cáo doanh số thấp hơn số thực.


37

38

Kiểm soát chi phí

việc thanh toán thường chỉ là các bảng kê chứ không có hóa đơn đỏ, ngoài ra

Các khoản chi môi giới, hoa hồng cho khách hàng khi mua hàng hóa

giá cả bốc xếp lại tùy thuộc vào khối lượng của từng loại hàng hóa và khoảng

dịch vụ luôn đồng hành với nền kinh tế, không riêng với nước nào mà trên thế

cách vận chuyển. Cho nên việc kiểm soát tính chính xác của chi phí này cũng

giới cũng tồn tại những khoản này. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

có những khó khăn. Nếu nhân viên phòng kinh doanh thông đồng với các cá

Việt Nam quy định các khoản hoa hồng môi giới... không quá 10% các khoản

nhân thì việc chi khống tiền là điều khó tránh khỏi

chi không tính thuế. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, mức chi này không

2.4.2.3. Kiểm soát bù đắp

được vượt quá 15% trong 3 năm đầu mới đi vào hoạt động. Điều này cho thấy

Quản lý mua hàng và bán hàng

khoản chi phí này được chấp nhận như một khoản phí hoạt động tại các doanh

Tại các công ty khảo sát các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện

nghiệp.Vấn đề đặt ra là làm thế nào để kiểm soát được loại chi phí này đối với

chưa phát huy tác dụng, vẫn còn nhiều yếu kém. Tại các công ty cũng đưa ra

doanh nghiệp được hưởng hoa hồng khi mua hàng. Thực tế, các khoản chi

quy định và chế tài về xử lý nhân viên vi phạm làm cho tiến độ, chất lượng, số

hoa hồng này không chỉ thể hiện ở hình thức nhận tiền mặt, chuyển tiền vào

lượng… không đúng kế hoạch để bổ sung cho các thủ tục trên. Tuy nhiên quy

tài khoản trực tiếp mà còn thông qua các hình thức đa dạng như đi du lịch

định này vẫn chưa khắc phục được tình trạng như đã nêu vì việc xử lý chỉ xảy

nước ngoài, quà tặng, quà biếu... Tại các doanh nghiệp thường chỉ kiểm soát

ra khi phát hiện có sai phạm nghiêm trọng. Trong khi đó việc kiểm tra không

các loại chi phí dựa trên bộ chứng từ, và không thể nào phát hiện được khoản

được tiến hành thường xuyên và các biện pháp thực hiện để tìm ra nguyên

hoa hồng mà nhà cung cấp chi trả, vì nó là khoản tiền vô hình. Thông thường

nhân không mấy hiệu quả. Các sai phạm vẫn bị lọt lưới.

tỷ lệ hoa hồng được hưởng tỷ lệ nghịch với chất lượng hàng hóa và dịch vụ

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

được mua. Nếu nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp mua hàng

Đối với các nhân viên được công ty cử đi học, khi kết thúc khóa học

kém chất lượng để được nhận khoản hoa hồng cao, thì doanh nghiệp rất khó

phải nộp các chứng nhận hay bằng cấp về phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ

kiểm soát. Vì loại gian lận này không để lại bất kỳ dấu vết phát hiện nào. Và

bổ sung hồ sơ cũng như sắp xếp lại bậc lương. Với cách làm như vậy cũng chỉ

đây là môi trường thuận lợi để người được giao nhiệm vụ mua hàng gian lận

nâng cao được trình độ của nhân viên chứ chưa nâng cao được năng lực đáp

số hoa hồng này. Nếu có quy chế quản lý, kiểm soát tốt loại chi phí này sẽ

ứng cho nhu cầu công việc của công ty.

đảm bảo lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp: với các công ty thương mại, chi phí này
chiếm một tỷ lệ khá cao. Định kỳ chủ phương tiện lập bản kê thanh toán,

Nhận xét về những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của những tồn tại đó của
hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

chuyển cho phòng kinh doanh ký xác nhận. Bảng thanh toán này được kế toán

Qua những phân tích về thực trạng cơ cấu kiểm soát của các đơn vị,

kiểm tra sự chính xác về mặt số liệu cũng như chứng từ hóa đơn kèm theo.

trong một số quy trình, công đoạn các công ty cũng đã có những thủ tục kiểm

Tuy nhiên với chi phí bốc xếp thường do các tổ chức cá nhân thực hiện nên

tra, kiểm soát khá chặt chẽ và có hiệu quả cao trong quá trình điều hành các


39

40

hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của các

- Cơ chế giá trong nhiều thời điểm còn nhiều kẽ hở, các thủ tục kiểm

công ty được khảo sát vẫn còn những hạn chế nhất định là do nó chưa được tổ

soát thực tế trong trường hợp giá cả biến động ở các đại lý chỉ mới thu thập

chức thành một hệ thống, cụ thể các hạn chế là:

được thông tin về số lượng hàng đã bán chứ chưa kiểm soát được độ chính

*Quản lý mua hàng: chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, giá cả
của hàng hóa chưa được kiểm soát chặt chẽ là do:

xác của báo cáo đó.
* Công tác tổ chức nhân sự

- Chưa có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, rõ ràng đã phát sinh

- Chính sách tuyển dụng ưu tiên người nhà Ban giám đốc, người quen

tình trạng khi cần gấp hàng hóa vật tư, Ban giám đốc chấp nhận việc mua

biết, con em trong công ty bỏ qua các quy định về sát hạch năng lực, trình độ,

hàng mà không có sự xét duyệt. Việc làm này đã tạo điều kiện thuận lợi cho

tay nghề đã tạo điều kiện cho các nhóm thế lực trong công ty phát triển. Các

bộ phận thu mua, mua hàng kém chất lượng, gian lận giá cả và thời gian cung

nhóm người này sẵn sàng thông đồng, bao che cho nhau làm vô hiệu hóa hệ

cấp hàng không đúng.

thống kiểm soát nội bộ.

- Mua hàng nhập khẩu: do các công ty hạn chế về vốn cũng như là số

- Quản trị nhân sự lạc hậu và quá trình này diễn ra theo ý muốn chủ

lượng mỗi lần đặt hàng, nên khi gặp điều kiện kinh tế khó khăn hay bất

quan của cán bộ tuyển dụng đã không dùng đúng người đúng việc. Điều này

thường các công ty nước ngoài thường bỏ qua các đơn đặt hàng của doanh

làm tăng tính xung đột trong công ty, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững, năng

nghiệp trong nước và cũng không bồi thường thiệt hại.

suất thấp, không phát huy được năng lực của đội ngũ nhân viên.

*Quản lý bán hàng
- Áp lực về doanh số và công ty không dự báo kế hoạch sản xuất chính
xác trong thực tế, đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kinh doanh nhận

- Chính sách lương thưởng, đãi ngộ nhân viên chưa thỏa đáng trong
thực tế có hiện tượng chảy máu chất xám và kinh nghiệm ở các công ty nhỏ.
*Bảo quản thông tin trên mạng máy vi tính

những đơn hàng mà nhà máy không đủ khả năng đáp ứng. Cộng thêm chính

- Tại các công ty chương trình quản lý dữ liệu kế toán đã tạo ra được

sách bán hàng chưa được tạo lập cụ thể cho từng thời điểm, từng khu vực đã

các thủ tục kiểm soát khá nghiêm ngặt, tuy nhiên với các dữ liệu của phòng

làm động lực cho nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức tín dụng cho các

ban khác vẫn chưa thật sự an toàn.

đối tượng chưa được xét duyệt.
- Quy trình xuất hàng giao cho bộ phận sản xuất đã quy phạm nghiêm
trọng quy tắc bất kiêm nhiệm, đã tạo điều kiện cho các sai sót khi giao hàng
như giao nhầm mã hàng, số lượng, nhầm khách hàng…
- Quy trình bán hàng và kỹ năng bán hàng của đội ngũ nhân viên bán
hàng vẫn còn nhiều hạn chế và mang tính tự phát.

- Quản trị viên là người biết tất cả mật khẩu của mọi người điều này
làm khó kiểm soát dữ liệu khi gặp sự cố.
*Quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm thường bị vi phạm trong bố trí nhân sự
giữa kế toán kho và thủ kho, nên việc đối chiếu số liệu ít khi được thực hiện.
Quản lý và sắp xếp kho chưa khoa học dẫn đến thất thoát hàng tồn kho.

- Chưa điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi giá cả biến động mạnh.


41

- Không mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ xuất sử dụng nên làm mất mát
và sử dụng sai mục đích.
- Bộ phận kế toán không theo dõi những tài sản cố định được chế tạo tại
công ty, nên chưa ghi nhận đúng về giá trị của TSCĐ.
- Mua sắm, nghiệm thu, sử dụng TSCĐ và thiết bị chỉ do một bộ phận

42

- Các công ty chưa có thủ tục kiểm soát tốt đối với chi phí hoa hồng,
môi giới. Tạo điều kiện cho nhân viên được giao nhiệm vụ tư túi riêng khoản
này và còn gây thiệt hại cho công ty.
- Đối với chi phí bốc xếp chưa có quy định cụ thể, dễ xảy ra việc chi
khống.

đảm nhiệm, việc kiểm soát về chất lượng của loại tài sản này hầu như không
có hiệu quả.
*Quản lý công nợ
- Bán hàng dựa trên sự tin tưởng trong khoảng thời gian dài mà không
có sự kiểm tra tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khác chiếm đoạt tài sản.
- Cấp hạn mức tín dụng quá nhiều cho những đại lý cần phát triển
nhưng không có biện pháp hối nợ, nhắc nợ thường xuyên đã làm cho một
lượng vốn bị chiếm dụng.
- Thủ tục ghi giảm công nợ chủ yếu dựa vào báo cáo bán hàng của nhân
viên kinh doanh, thủ tục này chưa phát hiện được tính đầy đủ của báo cáo
này.

- Các biện pháp kiểm soát trong việc tạm ứng nhân viên đã có chưa
được thực hiện nghiêm túc. Nhiều nhân viên đã cố tình chiếm dụng tiền của
công ty.
*Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Tổ chức nhân viên đi thu tiền tại các đại lý đã hình thành những điều
kiện thuận lợi cho biển thủ tiền và giảm tính an toàn của tiền.
- Rút Sec do nhân viên thực hiện mà không có sự giám sát của chủ
doanh nghiệp tạo cơ hội cho việc biển thủ tiền.
*Quản lý chi phí
- Hiện nay tại các công ty thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phi là cắt
giảm chi phí. Việc làm này đã không mang lại hiệu quả như mong muốn.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Thông qua việc mô tả những nét đặc trưng nhất về thực trạng hệ thống
kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và phân tích những điểm
còn khiếm khuyết của hệ thống. Điều này cho thấy rõ việc xây dựng thêm
hoặc chấn chỉnh một số thủ tục để hệ thống kiểm soát có thể phát huy tác
dụng là nhu cầu thiết yếu.


43

44

lương thưởng phải cạnh tranh, chính sách đào tạo và phát triển phù hợp với

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH
NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

mục tiêu của doanh nghiệp và cuối cùng là cơ chế đánh giá nhân sự hàng
năm. Mặt khác, nhân viên tài năng thường là mục tiêu săn đuổi của các công
ty lớn, họ lôi kéo người thông qua chính sách đãi ngộ nhân tài. Do đó doanh
nghiệp cần phải xây dựng quy định về nhân sự, lương thưởng phù hợp và hấp
dẫn để giữ chân các vị trí chủ chốt, tránh gây ra các hiểu lầm và thắc mắc từ

3.1. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.1.1 Môi trường kiểm soát
Để có được một môi trường kiểm soát tốt người đứng đầu phải chú tâm

nhân viên.
Định kỳ phải đánh giá và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm
soát nội bộ.
3.1.2 Đánh giá rủi ro

thật sự vào vấn đề kiểm soát. Nếu đã xác định được điều này các công ty cần

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ điểm bất lợi nhất là khả năng cạnh tranh

xây dựng lại một cơ cấu tổ chức với những bộ phận có chức năng và quyền

trên thị trường do bị hạn chế về tiềm lực vốn, kỹ thuật. Vì vậy để tồn tại và

hạn cụ thể. Người đứng đầu doanh nghiệp cần ban hành những văn bản quy

phát triển doanh nghiệp phải tự đánh giá thế mạnh của mình trên thị trường.

định quá trình hoạt động cụ thể. Các văn bản này quy định chức năng của

Ví dụ: cung cấp các mặt hàng có giá vừa phải, phù hợp với người dân có thu

từng phòng ban và mối quan hệ của các phòng ban. Sau đó, các phòng ban sẽ

nhập thấp và trung bình, có đội ngũ nhân viên phục vụ khách hàng nhiệt tình,

quy định chức năng của từng nhân viên thông qua bảng mô tả công việc. Tiếp

luôn luôn giữ chữ tín với khách hàng về chất lượng…

theo là sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý, phải mạnh dạn thay thế những

Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên phân tích những mặt hạn chế. Đây

người không đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức. Cần rà soát, bố trí

chính là những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trong quá trình kinh

lại nhân viên của các phòng ban. Phải truyền đạt rộng rãi các quy trình đã

doanh. Các rủi ro mà các doanh nghiệp gặp phải là sự xuất hiện kỹ thuật mới

soạn thảo ở trên cho tất cả nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của

từ đối thủ cạnh tranh nước ngoài, mức sống của người dân ngày càng nâng

mình trong bộ máy công ty.

cao khiến yêu cầu về chất lượng hàng hóa dịch vụ càng khắc khe, các cơn bão

Mặt khác, lãnh đạo của doanh nghiệp cần phải xây dựng một môi

giá làm đội chi phí lên…Để hạn chế những rủi ro nêu trên, các doanh nghiệp

trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công

vừa và nhỏ nên gia nhập tổ chức nghề nghiệp để cập nhật những thay đổi của

trách nhiệm rõ ràng. Lãnh đạo cần phải thể hiện tư cách đạo đức, hành vi ứng

môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, môi trường xã hội… từ đó sẽ tìm

xử đúng với quy định đã ban hành, là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.

ra những chính sách đối phó hợp lý và kịp thời.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống văn bản quy

Ưu điểm của công ty vừa và nhỏ là số lượng nhân viên ít, do đó người

định về kênh tuyển dụng nhân sự, cơ sở lựa chọn nhân sự, chế độ đãi ngộ và

quản lý có điều kiện quan tâm đến từng cá nhân trong tổ chức. Ban quản lý


45

46

nên quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích

Hệ thống truyền thông phải đảm bảo được truyền thông suốt khắp

định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng. Bởi vì không một hệ

doanh nghiệp. Cần ngăn chặn và nghiêm cấm bất cứ hành vi nào làm thông

thống kiểm soát nội bộ nào có thể phát hiện tất cả các rủi ro tiềm tàng. Rủi ro

tin bị chia cắt. Bởi vì chỉ cần một cá nhân không nhận được đầy đủ thông tin

tiềm tàng luôn xuất hiện theo sự thay đổi của nền kinh tế, của doanh nghiệp

sẽ dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

và chính bản thân nhân viên. Việc khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro là

Cuối cùng, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các thông tin quan

cách để người nhân viên tự giác rà soát lại những hoạt động của chính bản

trọng cho Ban giám đốc và những người có thẩm quyền. Hệ thống thông tin

thân họ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp.

và truyền thông phải chắc lọc thông tin quan trọng và cần thiết để cung cấp

thông qua đó, từng người nói riêng và toàn bộ công ty nói chung sẽ cùng hoàn

cho Ban lãnh đạo để hướng sự chú ý của họ đến việc cần giải quyết. Điều này

thiện và phát triển.

giúp nhà điều hành cập nhật thông tin kịp thời và đưa ra các chiến lược hoạt

3.1.3 Các hoạt động kiểm soát

động cụ thể.

Mặc dù hiện nay chưa có quy định cần thành lập bộ phận đánh giá hệ

3.2. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không có các

3.2.1 Kiểm soát phòng ngừa

hoạt động kiểm soát và đánh giá định kỳ để phát hiện các yếu kém, thì liệu

3.2.1.1 Giải pháp cho quản lý quy trình mua hàng

nhân viên có thực hiện và duy trì các thủ tục kiểm soát hay không. Thông qua

Bộ phận mua hàng đảm nhận công việc quan trọng trong chuỗi cung

việc thực hiện đánh giá một cách trung thực khách quan hệ thống kiểm soát

ứng đó là lựa chọn, đánh giá và thực hiện công việc mua hàng hóa, dịch vụ từ

nội bộ, từ đó có những bổ sung chấn chỉnh kịp thời, các đơn vị nên cân nhắc

nhà cung cấp được lựa chọn để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của

giữa chi phí và lợi ích mà xây dựng bộ phận này.

công ty:

3.1.4 Thông tin liên lạc
Để có được những thông tin kế toán đáng tin cậy, vấn đề chứng từ kế
toán cần quan tâm hơn. Phải đề ra quy định cho bộ phận kế toán kiên quyết
không chi những khoản mà chứng từ không đáp ứng đúng theo chế độ Bộ tài
chính ban hành.
Đối với báo cáo quản trị, mặc dù đây chỉ là báo cáo nội bộ, nhưng
thông tin của báo cáo này rất quan trọng cho việc ra quyết định của Ban giám
đốc. Các công ty cần thiết kế các biểu mẫu và hệ thống ghi chép, cập nhật
thông tin để nêu bật được kết quả hoạt động của từng bộ phận.

- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ thương mại.
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, lắp ráp (nguyên vật liệu, tài
sản cố định, công cụ dụng cụ, thuê gia công…)
- Mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý (văn phòng
phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, máy móc thiết bị văn phòng, các dịch
vụ thuê ngoài…)
* Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước
a.Yêu cầu về hàng hóa dịch vụ


47

48

Đối với các hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác điều hành, quản lý, sản

+ Tổng giám đốc / Giám đốc phê duyệt lần cuối (sau khi được cả

xuất… các cán bộ của từng phòng ban khi có nhu cầu (hoặc theo kế hoạch và

trưởng phòng kinh doanh và phòng tài chính phê duyệt) trước khi đơn hàng

định mức được phê duyệt) lập phiếu yêu cầu và gửi đi

được chính thức gửi đến nhà cung cấp.

b.Phê duyệt yêu cầu mua hàng

- Các phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (PO) đã được phê duyệt

- Trưởng các phòng phê duyệt yêu cầu do nhân viên của phòng lập.

sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Các phiếu này ngoài xuất phát từ những quy

- Tổng giám đốc/ giám đốc phê duyệt với các yêu cầu mua hàng đã

trình như các bước trình bày ở trên còn có thể xuất phát từ kế hoạch mua hàng

được các trưởng phòng ban phê duyệt.

đã được phê duyệt…
d. Nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và nhập kho

Nếu các yêu cầu mua hàng không được phê duyệt thì sẽ kết thúc tại bước
này và lưu lại thông tin về đơn hàng được tạo ra và lý do không được phê duyệt.
c.Tổng hợp yêu cầu và lựa chọn nhà cung cấp

- Nếu mua hàng phải trả tiền trước. Tiến hành thanh toán với nhà cung
cấp. Nhận hàng từ nhà cung cấp.

- Các yêu cầu mua hàng được bộ phận mua hàng tổng hợp sau đó tùy
thuộc tính chất của các yêu cầu mua hàng để xử lý:

- Nếu không phải trả tiền trước. Nhận hàng từ nhà cung cấp như bình
thường.

+ Nếu yêu cầu mua hàng không cần lựa chọn nhà cung cấp. Lập yêu
cầu mua hàng gửi nhà cung cấp đã được chỉ định.
+Nếu yêu cầu mua hàng cần quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì bộ
phận mua hàng dựa vào yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ để lựa chọn nhà

- Bộ phận kho vận nhận hàng hóa do nhà cung cấp giao đến tiến hành
nhập vào kho. Quá trình này được xác nhận về thực hiện của ba bên: Nhà cung
cấp; Phòng kho - vận và nhân viên kiểm nghiệm.
* Đổi trả nhà cung cấp
Khi có yêu cầu về đổi trả hàng hóa, bộ phận mua hàng định kỳ thực hiện

cung cấp.Việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo quy trình “Lựa chọn
nhà cung cấp” được mô tả trong mục 2.1.1.4.
- Các phiếu yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp (PO) được phê duyệt
một lần nữa trước khi gửi đến cho nhà cung cấp:

việc lên danh sách các hàng hóa cần đổi trả để làm việc với nhà cung cấp.

a.

Yêu cầu đổi hàng
- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần đổi, khi nhà cung

+ Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt yêu cầu mua hàng.

cấp chuẩn bị có đợt giao hàng hoặc bộ phận mua hàng chủ động liên lạc với

+ Phòng tài chính phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu xét thấy đảm bảo các

nhà cung cấp về kế hoạch đổi hàng.

yếu tố về giá cả, điều kiện thanh toán… Nếu phòng tài chính không phê duyệt

- Nhà cung cấp xuất hàng đổi và bộ phận kho vận thực hiện đổi hàng.

phương án cần báo cáo thông tin về đơn mua hàng cho Tổng giám đốc / Giám

+ Xuất hàng cần đổi từ kho hàng chờ trả đổi.

đốc để có sự chấp thuận phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc kết
thúc quy trình mua hàng (không mua hàng theo yêu cầu).

+ Nhập hàng mới vào kho hàng kiểm nghiệm để chờ kiểm nghiệm chất
lượng (nếu hàng cần kiểm nghiệm).
+ Nhập hàng mới vào kho hàng hóa tương ứng (nếu hàng không cần kiểm


49

50

nghiệm).
- Nếu là hàng cần kiểm nghiệm, tiến hành kiểm nghiệm và phân loại hàng

+ Ngân hàng thông báo về yêu cầu thanh toán khi nhận được hồ sơ gửi
đến từ nhà cung cấp.

hóa để nhập kho tương ứng.

+ Ký chấp nhận thanh toán. Biên bản chấp nhận thanh toán được giao cho

b. Yêu cầu trả lại hàng hóa

bộ phận Kho vận để chủ động lấy hồ sơ và nhận hàng. Tình trạng của quy trình

- Bộ phận mua hàng lên danh sách các hàng hóa cần gửi trả lại nhà cung

được cập nhật và thông báo cho bộ phận mua hàng.

cấp. Thuê các dịch vụ giao nhận để gửi trả (nếu cần thiết).
- Bộ phận kho vận xuất hàng trả lại nhà cung cấp.

- Mở tờ khai hải quan, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phí hải quan, thuế
nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu...).

- Tiến hành giao nhận hàng hóa trả lại với nhà cung cấp (biên bản, xác
nhận…).

- Tìm các hãng vận chuyển nội địa từ danh sách các nhà cung ứng được
lựa chọn.

- Gửi thông tin cho bộ phận tài chính để cân đối lại công nợ với nhà cung

f. Bộ phận kho vận nhận hồ sơ từ ngân hàng, phối hợp với hãng vận

cấp và cập nhật vào hệ thống.

chuyển nội địa và bộ phận mua hàng để nhận hàng tại cảng Viet Nam và đưa

* Nhập khẩu hàng hóa

về nhập kho công ty.

Quá trình nhập khẩu hàng hóa được mô tả qua các hoạt động liên quan

* Lựa chọn nhà cung cấp

a. Lập đơn đặt mua hàng gửi nhà cung cấp nước ngoài (PO);

các hàng hóa dịch vụ. Để một đơn mua hàng được duyệt và gửi đến nhà cung

b.Các hàng hóa được nhà cung cấp xác nhận về thời gian giao hàng và

cấp thì nhà cung cấp đó phải trong danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.

như:

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện khi có các yêu cầu mua

số lượng hàng được giao.

a. Gửi yêu cầu chào giá và giải pháp đến các nhà cung cấp.

c.Các nhân viên mua hàng nhập khẩu của công ty sẽ xác nhận về cảng

b. Nhận báo giá và giải pháp từ các nhà cung cấp, tiến hành đàm phán

nhận hàng hóa và các thông tin liên quan khác. Tiến hành các thủ tục liên

về các vấn đề liên quan để thực hiện đơn hàng (giao hàng, thanh toán, giá

quan đến nhận hàng (Mở thư tín dụng, hợp đồng, thuê hãng tầu hoặc dịch vụ

cả..).

giao nhận...) Việc thuê các dịch vụ được tiến hành theo quy trình mua hàng

c. Đánh giá, lựa chọn ra danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.

hóa, dịch vụ.

d.Tùy tiêu chí có thể có thêm một danh sách các nhà cung cấp thay thế

d. Thông báo nhận hàng từ hãng tàu gửi đến.

được lấy từ các nhà cung cấp bị loại.

e. Tại cảng Viet Nam, thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng.

* Đánh giá nhà cung cấp

- Nhận bộ hồ sơ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Ladding ...

a. Từ dữ liệu về các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ, giao hàng, chất

và các giấy tờ liên quan khác để hãng tàu có thể giao hàng (hậu bill). Quá

lượng hàng hóa dịch vụ đã giao... bộ phận mua hàng tổng hợp lên số liệu để

trình ký hậu bill được thực hiện như sau:

đánh giá nhà cung cấp.