Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP và kỹ THUẬT điện

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN..........................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật
Điện................................................................................................................................................3
1.Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện...........3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ
thuật Điện.......................................................................................................................................5
2.1. Chức năng của Công ty............................................................................................................5
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.........................................................................................5
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty......................................................................................................6
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật
Điện................................................................................................................................................6
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty...............................................6
1.1.Chức năng của Phòng Hành chính............................................................................................6
1.2.Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty.................................................................................7
1.3.Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty...............................................................................7
2.Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính........................................................................................7
III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty
TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện ..............................................................................................8
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.....................................................................................8
1.1.Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty.............................................................................8
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp...........................................................................................8
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần.................................................................................9
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nói

chung và của từng đơn vị nói riêng:.............................................................................................10
1.3. Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan:..............................................................................13

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.1. Quy trình tổ chức hội nghị:.................................................................................................13
1.4. Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo ..............................................................15
1.4.1. Sắp xếp chuẩn bị.................................................................................................................15
1.4.2. Trong chuyến đi công tác....................................................................................................18
1.4.3. Sau chuyến đi công tác.......................................................................................................18
1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở của công
ty...................................................................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ.....................................................................................20
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................................................20
2.1.1. Tình hình soạn thảo ban hành văn bản...............................................................................20
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản:..........................................................................................23
2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:..............................................................................23
2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:.....................................................24
2.1.5.Kỹ thuật soạn thảo văn bản:................................................................................................25
2.1.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập.............................................25
2.1.6.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:......................................................................26
2.1.6.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:......................................................27
2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:..................................................................................35
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:.................................................................35
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:.......................................................................................35
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:...........................................................................................36

3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:........................................................................................38
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:.............................................................................38
3.5. Nhận xét ưu nhược điểm các nội dung trên:.........................................................................39

PHẦN II..............................................................................................................42
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THẬT ĐIỆN..............................................42
1.Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.........................................................42
1.1. Lịch công tác tuần..................................................................................................................42

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng.................................................................................................42
1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm...................................................................................................44
2.Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của công ty..........................................................44
3.Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của công ty.......................................................................64
4.Chương trình hội nghị của công ty.............................................................................................69
5. Mô hình văn phòng hiện đại của công ty. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng
này................................................................................................................................................69
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của công ty.......................................71

PHẦN III............................................................................................................72
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................72
1. Nhận xét...................................................................................................................................72
1.1. Ưu điểm.................................................................................................................................72
1.1.1. Về công tác tổ chức quản lý:...............................................................................................72

1.1.2. Công tác văn thư.................................................................................................................73
1.1.3. Áp dụng công nghệ thông tin..............................................................................................74
1.2. Hạn chế..................................................................................................................................74
1.2.1. Trong công tác quản trị hành chính văn phòng...................................................................74
1.2.2. Công tác văn thư.................................................................................................................75
2. Kiến nghị...................................................................................................................................75
2.1. Về công tác quản trị văn phòng.............................................................................................76
2.2. Đối với công tác văn thư........................................................................................................76
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin..............................................................................................76

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................77
PHỤ LỤC...........................................................................................................80
PHỤ LỤC

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
“Học đi đôi với hành” đây là hai nhiệm vụ phải đi song song với nhau, dù
sinh viên theo học nghành nghề nào, chuyên môn nào cũng phải học tập nghiên
cứu lý luận để trang bị những kiến thức cơ bản về ngành nghề họ đang theo học.
Bên cạnh lý thuyết thì thực tập thực tế là phần không thể thiếu được trong quá
trình học tập. Nhận thấy mối quan hệ đòng hành của học và hành, Trường Đại
học Nộ vụ Hà Nội đã tạo điêu kiện cho sinh viên ở các bậc học đều được trải
nghiệm với thực tế công việc thông qua các đợt thực tại các đơn vị cơ quan tổ
chức. về thực hành các kỹ năng chuyên ngành bao gồm các kiến thức về quản trị
văn phòng, công tác văn thư lưu trữ…..

Thực tập là một nhiêm vụ quan trọng đối với mọi ngành nghề, giúp cho
sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đê vững vàng, tự
tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc. Đối vói nghề văn phòng hay lưu
trữ, thực tập là một công việc thiết thực, không những giúp sinh viên hòa mình
vào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thúc đã học bằn thực tiễn, rút ra những knh
nghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp,
văn hóa ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòng tương lai.
Theo kế hoạch tôi đã được nhận thực tập tại công ty TNHH Công nghiệp
và Kỹ thuật Điện. Qua hai tháng thực tập (09/3/2015 – 29/4/2015) tìm hiểu tại
đây, tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thức
hành một số nghiệp vụ của cong tác văn phòng, công tác văn thư. Với tư cách là
một sinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trong
việc đưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc. Mặc dù vậy, báo cáo thực tập
tốt nghiệp sinh viên này cũng cố gắng khai thác những vẫn đề cơ bản, để phần
nào phản ánh hoạt động thực tiễn về công tác văn phòng, công tác văn thư tại
công ty TNHH Công nghiệp và Kĩ thuật Điện.
Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một
số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thực
hiện báo cáo này.
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo được chia thành:
Lời mở đầu

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và
Kỹ thuật Điện.
Phần 2: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của công ty.
Phần 3: Kết luận và đề xuất, kiến nghị
Tuy nhiên, với thời gian thực tập ngắn cùng với việc còn lúng túng khi
áp dụng lý thuyết vào thưc tiễn nên báo cáo của tôi không tránh khỏi còn những
thiếu sót, tôi mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô giáo trong Khoa cũng
như cán bộ Phòng Văn Thư Lưu trữ để tôi có thể hoàn thiện kỹ năng làm việc
của mình.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Quản trị Văn
phòng đã tổ chức một đợt thực tập rất bổ ích cho sinh viên, đặc biệt tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến Thầy Nguyễn Mạnh Cường, người đã giúp đỡ và
hướng dẫn tôi trong đợt thực tập vừa qua.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Công
nghiệp và Kỹ thuật Điện, đặc biệt Phòng Hành chính đã giúp tôi hoàn thành đợt
thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Lê Thị Kim Anh

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
1.Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công
nghiệp và Kỹ thuật Điện.
Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện (eie co.,Ltd) được thành
lập tháng 04/2003. Theo đà phát triển của các ngành kinh tế nói chung, của
ngành Công nghiệp sản xuất vật tư, thiết bị phục vụ ngành điện nói riêng, công
ty đã mở rộng và tăng vốn điều lệ vào tháng 03/2004 dưới sự cho phép của Sở
Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội.
EIE đang ngày càng phát triển và hoàn thiện với mạng lưới kinh doanh,
dự án của mình về thiết bị điện trung thế phục vụ cho ngành Điện đặc biệt là các
thiết bị đóng cắt trung thế. Công ty đã không ngừng đầu tư, cải tiến để liên tục
phát triển về mọi mặt. Trụ sở chính tại 35/45-194 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
Ngoài ra, công ty còn có văn phòng giao dịchvà phân xưởng sản xuất tại KCN
Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội , Cho tới nay, Công ty Công nghiệp và Kỹ
thuật Điện đang là đại diện phân phối độc quyền cho một số hãng như : Lauritz
Knudsen Electric (LKE) - Đan Mạch, SAREL – Italy, Nature-China… Ngoài
làm đại diện phân phối độc quyền tại Việt nam cho các hãng trên công ty Công
nghiệp và Kỹ thuật điện còn quan hệ kinh doanh với nhiều hãng thiết bị đã
khẳng định được chất lượng tại Việt Nam như : MESA (Tây Ban Nha), SATEM
(Pháp), ENSTO (Phần Lan), Crompton Greaves (ấn Độ), Electroteknica (ấn Độ),
EXIDE (Đức), Electro Sciencentifica (Italy)…
Với đội ngũ cán bộ có trình độ và vững vàng về chuyên môn kỹ thuật, đội
ngũ công nhân lành nghề, nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm, Công ty Công
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp và Kỹ thuật Điện (EIE) ngày càng trở thành một thương hiệu có uy tín và
chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị điện trung thế.

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
2.1. Chức năng của Công ty
Là một công ty mới thành lập và đi vào hoạt động trong những năm gần
đây nhưng công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh
tế, từng bước khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghiệp sản xuất
vật tư, thiết bị phục vụ ngành điện. Công ty hoạt động:
- Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành Điện lực, viễn
thông.
+ Sản xuất, lắp ráp, nội địa hoá các thiết bị đóng cắt trung thế.
+ Sản xuất, lắp ráp Annouciators (Bộ đèn cảnh báo tín hiệu, sự cố)

+ Sản xuất, lắp ráp các tủ điều khiển, bảo vệ, đo lường dùng cho các trạm
biến áp.
+ Cung cấp các tủ điện trung thế (Metal-clad; metal- enclosure cho hệ
thống phân phối MV primary distribution, MV secondary distribution).
+ Cung cấp các thiết bị cho hệ thống SCADA (Tranducers, RTUs).
+ Cung cấp vật tư và thiết bị DZ đến 220kV (Sứ và phụ kiện).
+ Cung cấp các hệ thống cấp nguồn tự dùng (ắc quy và tủ nạp).
- Tư vấn thiết kế, đấu nối, đưa vào vận hành các công trình Điện đến
110kV.
- Nhận thầu xây lắp các công trình điện cho các khu Công nghiệp và Đô
thị
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Trong những năm qua, công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn
nhân lực và nâng cao chất lượng, chú trọng mở rộng quy mô,đa dạng hóa cơ sở
vạt chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc.
Kinh doanh , cung ứng vật tư thiết bị ngành điện.
Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liên
quan.
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật và Điều lệ của
Công ty.
Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng kí, kinh doanh theo

hướng phát triển giữ vững ổn định.
Nhiệm vụ phát triển chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sản
xuất kinh doanh phù hợp với các chức năng nhiệm vụ của coongty và nhu cầu
của thị trường nhằm mang lại lợi ích và giá trị cao nhất.
Do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu xã hội, Công ty đã kịp thời
điều cỉnh mục tiêu và mở rông quy mô, đa dạng hóa các loại hình, từng bước
khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty TNNH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện là doanh nghiệp tư nhân.
Mọi công việc đều do Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vực
của công ty.
Công ty có 2 Phó Giám đốc: tham mưu và giúp việc cho Giám đốc.
Các phòng ban chuyên môn: Phòng kinh doanh, Phòng tài vụ, Phòng kỹ
thuật, Phòng hành chính, Phòng thết kế.
(Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty)
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty
TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty
1.1. Chức năng của Phòng Hành chính
Tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn cũng như công việc
được giao
Tổng hợp, thu thập thông tin phục vụ công tác
Phục vụ công tác hậu cần
Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác ủa phòng và của công
ty thuộc phạm vi chuyên môn được giao
Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác thi dua khen thưởng – kỷ luật và giả quyết các chế độ chính sách
đối với cán bộ nhân viên và người lao động
Công tác Văn thư lưu trữ
Công tác hành chính quản trị, y tế
Giúp theo dõi việc thực hiện các quy chế và các hoạt động công tác, công
việc
1.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty
Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng chương trình
và báo cáo thự hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của công
ty.
Xây dựng các kế hoạch cho công ty (kế hoạc tháng, năm, ngắn hạn, dài
dạn, ….) các chương trình công tác….. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị
chuẩn bị tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp của công ty.
Kiểm tra,giám sát giúp giám đốc công ty quản lí chỉ đạo công tác hành
chính của công ty
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng , phương tiện làm việc.
Quản lí sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản.
Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do Phòng
hành chính phụ trách.
Quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của công ty.
Quản lí và lưu trữ hồ sơ.
Đào tạo cán bộ đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp
vụ và kĩ năng tay nghề cao.
Quản lí giám sát việc thực hiện các nội dung quy chế của công ty.
Công tác bảo vệ,lễ tân bảo đảm toàn về người và tài sản.

1.3. Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty
Thực hiên các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụ
trách.
2.Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Hành chính của công ty bao gồm:
+ Trưởng phòng
+ Phó trưởng phòng
+ Cán bộ, nhân viên hành chính
+ Nhân viên Văn thư – Lưu trữ
+ Nhân viên bảo vệ
(Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1.Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty
Phòng hành chính giữ vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu tổng
hợp giúp việc trong công ty. Mọi đầu mối công việc đều thông qua Phòng Hành
chính.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,

sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Phòng Hành chính tham mưu, đề xuất trong xây dựng, điều hành công
việc của lãnh đạo công ty, của công ty cũng như tham mưu, đề xuất trong xây
dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp
vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của công ty như “ Quy chế làm việc của
công ty”, “Quy chế làm việc của Phòng Hành chính”, hướng dẫn, đôn đốc và
kiểm tra việc thực hiện.
Phòng Hành chính tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ. Bên cạnh đó, Phòng Hành hính còn tổ chức, kiểm tra công tác thi đua, khen
thưởng
- Tổng hợp là tập hợp các thông tin, ý kiến, tình hình bên trong và bên
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngoài; phân tích, quản lý, sử dụng thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự
nhất định.
Phòng Hành chính tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt về
tình hình hoạt động của công ty; nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các biện pháp
giải quyết và xử lý
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với
toàn bộ cơ quan, đơn vị. Với chức năng này Phòng Hanh chính có một vị trí
quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của công ty. Muốn vận hành

được công ty phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết và
các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Phòng Hành chính để đảm bảo đáp
ứng đầy đủ, kịp thời mọi nhu cầu của công ty.
Phòng Hành chính là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của
ban lãnh đạo công ty, thông qua các công việc cụ thể như sau:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc tuần, tháng, quý,
năm;
- Theo dõi các đơn vị về việc thực hện chương trình, kế hoạch;
- Tổ chức điều phối các hoạt động chung công ty như: tổ chức hội nghị,
hội họp của công ty;
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo;
Bên cạnh đó hoạt động của cơ quan không thể thiếu được các điều kiện về
vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị tài chính... Phòng Hành chính là bộ
phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụ
thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất
với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Làm tốt công tác hậu cần Phòng Hành chính sẽ góp phần quan trọng vào
việc nâng cao hiệu quả làm việc của công ty. Chức năng hậu cần có nhiều ý
nghĩa đối với Phòng Hành chính nói riêng và công ty nói chung như:
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nó tạo tiền đề phát triển cho mỗi công ty;

- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng. Các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị…nếu được quản lý,
sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hóa những hoạt
động của con người và tăng cường hiệu năng của thiết bị;
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, tiết kiệm sức người,
sức của và các khoản phụ phí không cần thiết;
- Nâng cao năng suất lao động của công ty;
- Quản lý biên chế quỹ lương;
- Quản lý vật tư, hàng hóa, quản lý tài sản cố định: phân loại, lập hồ sơ,
lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm
chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử
dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố
định; thực hiện kiểm kê cuối năm.
Ví dụ: Ta có thể thấy được tất cả những chức năng của Phòng Hành chính
trong tổ chức cuộc hội nghị tổng kết công tác năm. Phòng Hành chính có trách
nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo công ty về chương trình và nội dung của hội
nghị, xây dựng kế hoạch tổ chức cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị để chuẩn bị hội
nghị: lập dự thảo chương trình hội nghị, chuẩn bị tài liệu, phát hành và gửi giấy
mời, chuẩn bị hậu cần như hoa, nước, xe cộ, trang thiết bi phục vụ hội
nghị,...Sau hội nghị thì quyết toán, thông báo kết luận hội nghị, lập hồ sơ và nộp
lưu, thu dọn hội trường,...
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng:
Chương trình công tác là các định hướng, các biện pháp để thực hiện một
mục tiêu nhất định, chương trình công tác sẽ công khai hóa các nhiệm vụ của cơ
quan, là căn cứ để đảm bảo tính ổn định, tương đối trong hoạt động của cơ quan.
Việc xây dựng chương trình công tác phải được tuân thủ theo trình tự và
nguyên tắc nhất định, tại công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật điện nói
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chung, từng đơn vị nói riêng, quy trình xây dựng chương trình công tác được
tiến hành như sau:
a) Tiếp nhận, tổng hợp xây dựng chương trình công tác:
* Xây dựng chương trình công tác năm:
- Căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty, chương trình công tác của
các phòng ban quan trọng khác, Phòng Hánh chính tổng hợp và xây dựng
chương trình công tác năm gồm 2 phần:
Phần 1: Xây dựng các chương trình, đề án, dự án trình cấp trên phê
duyệt. Tiến độ triển khai các công việc trọng tâm của đơn vị trong năm. Trong
đó nêu rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp thực hiện, người chỉ đạo triển khai,
thời gian trình lãnh đạo công ty
Phần 2: Thực hiện chức năng quản lý. Các đơn vị xây dựng chương trình
công tác theo mẫu gửi cho Phòng Hành chính, tổng hợp trước ngày 05/11 hàng năm.
* Xây dựng chương trình công tác tháng:
Căn cứ vào chương trình công tác năm của cơ quan và các phòng ban khác,
yêu cầu của lãnh đạo công ty, chương trình công tác tháng của công ty TNHH
Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, Phòng Hành chính (phòng Tổng hợp) xây dựng
chương trình công tác của công ty vào ngày 30 hàng tháng, gửi lãnh đạo cơ quan
và các đơn vị triển khai thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác tuần:
Căn cứ vào chương trình công tác tháng và các vấn đề đột xuất, yêu cầu
lãnh đạo công ty và của các đơn vị, chi nhánh đề xuất công việc cần triển khai
thực hiện trong tuần, chuyên viên tổng hợp giúp việc lãnh đạo công ty xây dựng

chương trình công tác của các đồng chí lãnh đạo công ty, trình lãnh đạo công ty
phê duyệt và đưa lịch lên 16h thứ sáu hàng tuần.
* Các chương trình công tác gửi phòng Hành Chính:
- 01 bản in (đủ chữ ký, đóng dấu) gửi trực tiếp cho Phòng Hành chính của
công ty.
b) Xem xét:
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính xây dựng chương trình công
tác năm, chuyên viên Tổng hợp chung xây dựng chương trình công tác tháng,
chuyên viên giúp việc Lãnh đạo công ty xây dựng công tác tuần.
c) Phê duyệt:
Sau khi được Lãnh đạo phòng Hành chính thông qua, chuyên viên giúp
việc Lãnh đạo công ty trình Lãnh đạo công ty phê duyệt.

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
d) Phát hành, Lưu trữ:
Sau khi Lãnh đạo phê duyệt chương trình công tác năm, tháng, chuyên
viên Tổng hợp chung chuyển về phòng Hành Chính nhân bản phát hành.
Riêng đối với chương trình công tác tuần, chuyên viên giúp việc lãnh đạo
công ty chuyển lên mạng máy tính sau khi được lãnh đạo phê duyệt.
(Phụ lục 3: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kì của công ty)
1.3. Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan:
Tổ chức hội nghị là một trong những biện pháp quan trọng để triển khai
các hoạt động của cơ quan và cán bộ phòng Hành chính cũng chiếm một vị trí
quan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị. Hàng năm các cơ quan tổ chức tổ
chức rất nhiều hội nghị như: Hội nghị tổng kết năm, hội nghị tổng kết công tác
thi đua, khen thưởng…Hội nghị thường được triển khai theo đúng quy trình,
những công việc chuẩn bị thường được giao cho Văn phòng, phòng Hành chính
và những đơn vị có liên quan phối hợp thực hiện. Tại công ty TNHH Công
nghiệp và Kỹ thuật Điện hội nghị tổ chức gồm 3 khâu: Khâu chuẩn bị, khâu tổ
chức và kết thúc hội nghị.
(Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức hội nghị)
1.3.1. Quy trình tổ chức hội nghị:
a. Chuẩn bị hội nghị:
* Chủ trương:
- Lãnh đạo công ty quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các đơn
vị đề xuất lãnh đạo quyết định tổ chức hội nghị.
* Xây dựng Tờ trình hoặc Kế hoạch tổ chức hội nghị:
- Đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo công ty về nội
dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công
cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị.
* Xem xét và phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị:
- Lãnh đạo duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị theo quy định.

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Trách nhiệm của lãnh đạo
- Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why ?).
- Xác định nội dung cần giải quyết (trả lời câu hỏi What ?).
- Xác định thành phần tham dự (trả lời câu hỏi Who ?).
- Xác định ngày tháng, thời gian tiến hành cuộc họp (trả lời câu hỏi When ?).
- Xác định địa điểm cuộc họp (trả lời câu hỏi Where ?).
* Thành lập ban tổ chức/Phân công công việc:
- Lãnh đạo công ty hoặc Trưởng phòng Hành chính quyết định thành lập
Ban tổ chức hội nghị.
- Ban tổ chức hội nghị phân công nhiệm vụ cho các đơn vị.
- Ban tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát
sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị.
* Trách nhiệm thư ký và ban tổ chức
- Lựa chọn ngày tháng
- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp
- Soạn thảo lịch trình kế hoạch và trương trình nghị sự
- Đặt phòng sắp xếp dịch vụ ăn uống
- Thông báo cho các thành viên tham dự
- Sắp xếp phân phối tài liệu
- Sắp xếp chỗ ngồi, xử lý các tình huống làm gián đoạn.
- Ghi biên bản, soạn thảo biên bản.

* Phân công cho các đơn vị: chuẩn bị hội nghị chuẩn bị danh sách đại
biểu, giấy mời, văn phòng phẩm, tài liệu, dự toán, trang thiết bị phuc vụ hội
nghị…
b. Tiến hành hội nghị:
Sau khi đã chuẩn bị xong, đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị theo thời gian
quy định, đây là giai đoạn quan trọng nhất của Hội nghị. Cụ thể:
* Các đơn vị thuộc công ty:
- Phối hợp cùng phòng Hành chính đón tiếp đại biểu, phát tài liệu theo sự
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phân công của Lãnh đạo.
- Tổng hợp thành phần hội nghị
- Theo dõi diễn biến, ghi kết luận của Lãnh đạo.
- Báo cáo Ban Tổ chức hội nghị để xử lý các công việc đột xuất.
- Lễ tân, phục vụ hội nghị
- Hướng dẫn các đại biểu hội nghị về địa điểm họp, địa điểm gửi xe.
- Vận hành các thiết bị tin học phục vụ hội nghị theo yêu cầu.
- Đón tiếp và phát tài liệu cho phóng viên báo chí, chụp ảnh, quay phim,
ghi âm; theo dõi để đưa tin lên Website
c. Kết thúc hội nghị:
- Soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo tại hội nghị để trình
Trưởng phòng phê duyệt trước khi trình ký.
- Nhân bản và phát hành thông báo đã được phê duyệt.

- Đưa tin hội nghị lên website
- Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí hội nghị.
d. Họp rút kinh nghiệm:
- Sau khi kết thúc hội nghị Ban Tổ chức họp rút kinh nghiệm (nếu cần).
1.4. Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo
(Phụ lục 5: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác)
1.4.1. Sắp xếp chuẩn bị
Trong đời sống của một doanh nghiệp hay bất cứ tổ chức nào, các cán bộ,
chuyên viên thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi
tại nước ngoài. Là một trợ lý, thư ký, nhân viên văn phòng cần phải biết hoạch
định cho các chuyến đi công tác, kế hoạch chuyến đi công tác bao gồm các hoạt
động:
Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện đón tiếp, làm việc
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí
- Đảm nhận trách nhiệm ở nhà.
- Kiểm tra chuyến đi phút chót.
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Xác định mục đích và nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm sẽ đến
- Ngày tháng đến và kết thúc
- Phương tiện đi lại
- Các cuộc gặp gỡ trao đổi tọa đàm.
- Chuẩn bị lịch trình công tác.Có 2 loại:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp cuộc hẹn
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ.
- Các giấy tờ cần thiết bao gồm:
+ Giấy giới thiệu đi công tác
+ Giấy đi đường
+ Giấy phép suất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác tại nước ngoài)
+ Chứng minh thư nhân dân
+ Các giấy tờ khác về chức danh, khoa học, chính trị.
* Chuẩn bị phương tiện đi lại
- Tùy theo địa điểm, thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao
thông cho phù hợp và tiết kiệm.
- Thư ký phải nắm bắt được đầy đủ chinh xác phương tiện giao thông nơi
đoàn đến công tác như:
- Bảng giờ đến-đi của từng loại phương tiện, giá vé
- Độ dài quãng đường
- Tiêu chuẩn mà thủ trưởng hay người đi công tác được sử dụng
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị đón tiếp và làm việc.
- Thư ký hoặc nhân viên phòng Hành chính điện thoại đến nơi có đoàn
hoặc cán bộ đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày giờ làm việc và đăng
ký ăn ở.
- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo bằng văn bản cho cơ qua có thẩn quyền xem xét, xét duyệt và
đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quan tại Việt
Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
- Sau khi đã thỏa thuận về các nội dung trước chuyến đi công tác, trước
khi đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến và danh
sách người đến, đăng kí chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.
* Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc chuyên môn.
- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
- Các dữ liệu nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy
tính xách tay.
- Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối
mạng với mày tính xách tay để gửi fax, chat, hội thoại…
- Chuẩn bị kinh phí
- Dựa và kế hoạch công tác mà thư ký, nhân viên văn phòng lập dự trù
kinh phí, trong bản dự trù cần có các khoản cơ bản sau:
+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô…
+ Tiền ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi.
+ Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
+ Tiền đóng góp cho hội thảo, hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)
+ Một số kinh phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi…

* Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà.
Thông báo về thời gian thủ trưởng hay cán bộ đi công tác vắng mặt
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thủ trưởng phải ủy thác, ủy quyền trách nhiệm những công việc ở nhà
nếu như người đi công tác là lãnh đạo công ty, bàn giao lại công việc dở dang
nếu là nhân viên.
Thư ký hoặc nhân viên phòng Hành chính có trách nhiệm hủy bỏ, lên lại
lịch các cuộc họp đã ấn định, các công việc dở dang của lãnh đạo hoặc nhân
viên đi công tác.
* Kiểm tra chuyến đi phút chót
Kiểm tra lại các mặt nội dung đã xây dựng trong kế hoạch để có những
biện pháp thay đổi, bổ sung kịp thời.
1.4.2. Trong chuyến đi công tác
Thư ký làm việc với người được ủy thác, ủy quyền xem đã hoàn thành
công việc chưa, thường xuyên đôn đốc các công việc chưa, chậm tiến độ thực
hiện.
Ghi chép hoãn các lịch hẹn khi thủ lãnh đạo đi công tác, ghi chép nhật ký
làm việc.
Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như hồ
sơ khẩn hay hồ sơ cần phải làm ngay để chung vòa một hồ sơ, bìa “Để thông
báo” trong một hồ sơ, những việc mà thư ký hay người nào khác đã thực hiện để
vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian” […].

Chuyển công tác văn thư cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần
phải xem qua các loại thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư
đó. Trong trường hợp cần thiết phải trả lời cho đối phương biết rằng lãnh dạo đã
đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về
1.4.3. Sau chuyến đi công tác
- Thư ký, cá nhân được giao nhiệm vụ và có trách nhiệm báo cáo tóm tắt
diến biến trong công ty.
- Trình bày những sách báo, công văn, giấy tờ khác cho lãnh đạo, báo cáo
sổ tóm tắt thư tín, nhật ký hoạt động hành chính
- Nhận giấy tờ, chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Soạn thảo thư cảm ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiện
thuận lợi cho chuyến đi.
- Lưu trữ các tài liệu hồ sơ của chuyến đi.

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về
văn hoá công sở của công ty
Trong xã hội hiện đại ngày nay, vấn đề Văn hoá xã hội đang là vấn đề
đáng quan tâm của xã hội. Trong các cơ quan, tổ chức hiện nay, vấn đề thực
hiện Nghi thức Nhà nước, văn hóa công sở trong công sở cũng là vấn đề rất
được quan tâm. Mỗi cơ quan, tổ chức đều đưa ra các quy chế riêng về Văn hoá
công sở tại cơ quan và công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện tư xây
dựng cũng không phải là trường hợp ngoại lệ.
Để thống nhất về phong cách, lề lối làm việc của cán bộ, nhân viên trong
công ty, Công Đoàn phối hợp cùng phòng Hành chính đã xây dựng quy ước nếp
sống văn hoá nơi công sở. Bản quy ước này thay thế cho quy chế Văn hoá công
sở của riêng và mới giới hạn tại phòng Hành chính, được toàn thể cán bộ, nhân
viên công ty thảo luận, nhất trí và thống nhất cùng nhau thực hiện.Bản quy chế
là văn bản cụ thể số % bản thân tác giả được sự tin tưởng của lãnh đạo phòng
Hành chính cũng được cho phép tham gia vào hoạt động xây dựng quy chế văn
hóa công sở cho toàn công ty. Bản quy ước đã quy định rất cụ thể nếp sống văn
hoá nơi công sở về tất cả mọi mặt như: Văn hoá trong làm việc, văn hoá trong
hội họp, văn hoá trong giao tiếp ứng xử, văn hoá trong giữ gìn vệ sinh, an toàn
nơi làm việc, văn hoá trong sinh hoạt. Bản quy ước được ban hành đã xây dựng
cho công ty một phong cách, lề lối làm việc thống nhất.
Tuy nhiên, do mới có sự thay đổi trong quy chế văn hóa công sở nên tình
hình thực hiện các quy định trong quy ước của các cán bộ, nhân viên vẫn còn
nhiều vấn đề tồn tại như:
- Vấn đề đi làm muộn của các cán bộ, nhân viên vẫn còn tiếp diễn;
- Các cán bộ, nhân viên không đeo thẻ khi làm việc, trang phục chưa
đồng đều, trong giờ làm việc vẫn còn tụ họp nói chuyện.
- Việc thực hành tiết kiệm trong sử dụng điện, nước văn phòng phẩm
chưa được thực hiện tốt...

- Các vấn đề này cần được sự chấn chỉnh của các lãnh đạo trong từng
phòng ban để đảm bảo tính nghiêm minh của bản quy ước.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.1.1. Tình hình soạn thảo ban hành văn bản
Tình hình thực tế về quản lý các văn bản
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, đảm bảo hoạt động làm việc của
công ty; theo Quyết định số 556/QĐ-PHC ban hành ngày 30/6/2005 của Trưởng
phòng Hành chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Hành chính, Bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính.
Mô hình tổ chức công tác văn thư ở phòng Hành chính theo mô hình văn
thư tập trung, nghĩa là tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến, gửi đi đều phải qua bộ
phận văn thư của cơ quan.
Bên cạnh những công việc như lễ tân, đưa-đón khách, sắp xếp lịch làm
việc…soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính
chất thường xuyên, bởi văn bản mang chức năng chính là phương tiện thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan; bên cạnh đó văn bản được coi là
căn cứ pháp lý để tiến hành giải quyết các công việc, minh chứng cụ thể những
hoạt động của cơ quan.
Từ khi ra đời, phòng hành chính đã ban hành và tiếp nhận được khá lớn
một khối tài liệu phong phú đa dạng về nội dung, số lượng và thể loại. Thể loại

văn bản mà văn phòng nhận được có đủ về văn bản chuyên ngành và văn bản
hành chính; gồm các loại: Quyết định, thông báo, công văn, chương trình…
Theo tìm hiểu, tôi đã thống kê được một cách gần chính xác số loại văn
bản đến- đi và ban hành trong một năm qua( tính từ ngày 30 tháng 3 năm 2014
đến ngày 30 tháng 3 năm 2015) của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật
Điện trong đó có các văn bản của văn phòng như sau:
STT
1
2
3
4

Tên loại công văn
Quyết định
Chỉ thị
Kế hoạch
Báo cáo

Số lượng
415
16
18
175

STT
6
7
8
9

Tên loại công văn Số lượng
Thông báo
217
Công văn
701
Giấy mời
175
Các văn bản khác
112
(tờ trình, chương
trình…)
5
Hướng dẫn
04
Tổng số
1833
Qua bảng số liệu trên ta thấy Thông báo, Công văn là loại văn bản chiểm
nhiều nhất trong tổng số các văn bản ban hành, đến và đi. Công văn chiếm
38,2% trong tổng số, Thông báo chiếm 11,8% so với tổng số văn bản.
Các văn bản đến từ các hướng chính:
+) Các văn bản được gửi tới từ sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội
là cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp quản lý một số hoạt động chung của các
Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công ty TNHH trong đó có công ty cổ TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
chủ yếu là các công văn, quyết định, chỉ thị. Và ngược lại có các văn bản gửi lên
Sở đó là các văn bản như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch xin ý kiến chỉ đạo.
+) Chiếm một khối lượng lớn văn bản ban hành ra là gửi tới các chi nhánh
các cơ quan trực thuộc, đối tác, trong đó chủ yếu là các văn bản như: Công văn, kế
hoạch…
+) Các văn bản được gửi đến và đi từ ban lãnh đạo công ty, các phòng ban
trong công ty chuyển đến phòng Hành chính
+) Các văn bản lưu hành trong nội bộ, nhóm, cá nhân của phòng Hành
chính: trong đó có các văn bản phân công công việc, công văn, khen thưởng, chỉ
đạo…
Qua khảo sát tình hình thực tế mô hình tổ chức văn thư và trách nhiệm
của ban lãnh đạo, Trưởng phòng Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan nói chung, phòng Hành chính nói riêng tôi thấy:
- Lãnh đạo rất quan tâm tới công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ. Bên
cạnh đó thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác Hành chính, văn
thư và công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
- Bên cạnh việc yêu cầu các cán bộ, nhân viên Văn thư làm việc tuân thủ
đúng theo các văn bản quy định chung như:%Ban lãnh đạo công ty đã xem xét,
phê duyệt, ban hành một số văn bản quy định chế độ, làm việc với công tác Văn
thư, một số quy chế hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.
- Ban lãnh đạo còn thường xuyên chỉ đạo tổ chức, mời các cán bộ chuyên
viên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên làm công tác Văn
thư. Nội dung học rất cụ thể, thiết thực, đã giúp các học viên được tiếp xúc với
nhiều vấn đề mới và có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Nhìn chung mô hình văn thư được tổ chức thực hiện một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác theo một trật tự logic, đảm bảo cho việc giải quyết văn
bản của cơ quan nhanh gọn, không sai xót, nhầm lẫn, góp phần vào việc giải
quyết công việc của phòng Hành chính nói riêng và của công ty nói chung.

Sinh viên: Lê Thị Kim Anh

22

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A