Quản lý thông tin y tế trong tình huống khẩn cấp

Module 3

Quản lý thông tin y tế
trong tình huống khẩn cấp
BS. Vũ Quang Hiếu
WHO Việt Nam


Nội dung module

Khung quản lý thông tin
Quá trình quản lý thông tin
Các công cụ trong quản lý thông tin


Mục tiêu học tập:
Sau khi học xong module này, học viên sẽ có khả năng:
Thảo luận ñược tầm quan trọng, mối liên quan của quản lý
thông tin ñược áp dụng trong quản lý tình huống khẩn cấp
Giải thích ñược các quá trình quản lý thông tin
Mô tả các thành phần của quá trình quản lý thông tin
Xác ñịnh các nhu cầu và nguồn thông tin trong quản lý tình
huống khẩn cấp
Giám sát
Hệ thống cảnh báo xớm
ðánh giá nhanh về y tế


Phần 1: Khung quản lý thông tin
Mục tiêu
Sau khi học xong phần này, học viên có thể:

Giải thích khái niệm quản lý thông tin
Thảo luận mối liên quan của quản lý thông tin
trong quản lý tình huống khẩn cấp
Giải thích các yếu tố của quản lý thông tin
Thảo luận nguồn thông tin


Hệ thống quản lý thông tin
“Là một tập hợp các phương pháp thu thập thông
tin ñược tiến hành bởi một nhóm các nhà hoạt
ñộng nhân ñạo nhằm tập hợp các thông tin ñể
hỗ trợ các quyết ñịnh chiến lược, theo dõi diễn
biến, xác ñịnh các hành ñộng ưu tiên, phân bổ
nguồn lực, quản lý chương trình, mở rộng, thu
hẹp các hoạt ñộng, thúc ñẩy các mối quan tâm
cần thiết cho mỗi loại thảm họa”

Thieren, M. Health Information System in Humanitarian
Emergencies , Bulletin of the World Health Organization,
August 2005


Quản lý thông tin là gì?
Quản lý thông tin trong khung cảnh hỗ trợ nhân ñạo, bao
gồm các hoạt ñộng sau ñây:

Thu thập

Phổ biến

TT

Quản lý
TT

Phân tích

Xử lý và
Lưu trữ


Thu thập thông tin

Chất lượng thu thập thông tin có ảnh hưởng
ñến hiệu quả sử dụng thông tin
Áp dụng những tiêu chuẩn quản lý thông tin
cơ bản ñã ñược thống nhất


Xử lý và lưu trữ thông tin
Các giữ liệu thô thường ít ñược sử dụng
Chuyển thể số liệu và thông tin thành những
hình thức dễ sử dụng như báo cáo tình huống,
bản ñồ khu vực ảnh hưởng, ma trận “ Ai ñang
làm cái gì, và ở ñâu”
Cần phải dựa trên nhu cầu của người sử dụng
ñể tạo ra các sản phẩm thông tin có thể sử
dụng dễ dàng và trực giác

Phân tích
ðảm bảo các thông tin thiết yếu ñược sử dụng
ñể thông báo và hỗ trợ một cách hiệu quả cho
quá trình ra quyết ñịnh
Bao gồm cả quá trình phân tích và tập hợp dữ
liệu, thông tin
Tạo ra một cái nhìn toàn thể về tình hình,
chiều hướng hoặc chỉ ra các khiếm khuyết


Phổ biến thông tin
Phân phối thông tin qua nhiều kênh khác nhau
(Email, Web, tài liệu in, các cuộc họp)
ðể tránh tình trạng không có hoặc tắc nghẽn do
nhiều thông tin, nhà quản lý thông tin cần có chiến
lược sử dụng các kênh truyền thông thích hợp
Kỹ thuât tân tiến và các thực hành ñể tăng cường
quản lý thông tin cả về chất lượng và số lượng
Ngoài việc tạo ra các sản phẩm cơ bản là việc phát
triển các công cụ hỗ trợ việc ñưa ra các quyết ñịnh


Tại sao việc quản lý thông tin lại quan trọng:

Tránh các hoạt ñộng chồng chéo và việc sử
dụng không hiệu quả nguồn lực
Thông tin là thiết yếu cho hoạt ñộng ñiều phối
và ñưa ra quyết ñịnh trong các hoạt ñộng nhân
ñạo

Mối liên quan trong quản lý thông tin
Hỗ trợ ra
Quyết ñịnh
Hình thành Chiến lược
Các mối
Quan tâm

Vận ñộng

Tăng hoặc
giảm hoạt
ðộng

Quản lý
Thông tin

Xác ñịnh
Hoạt ñộng
Ưu tiên

Phân bổ
Nguồn lực

Theo dõi
Thay ñổi
Quản lý
Chương trình

Quản lý thông tin hỗ trợ hiệu quả như thế nào ñối với
các ñáp ứng nhân ñạo trong các tình huống khẩn cấp?

Tăng cường khả năng của các bên liên quan
cho việc phân tích và ñưa ra các quyết ñịnh
Thông tin là nền tảng ñưa ra các quyết ñịnh ñáp
ứng và ñiều phối một cách hiệu quả
Quản lý thông tin mạnh ñảm bảo các bên liên
quan làm việc cùng trên nền tảng dữ liệu như
nhau
Dữ liệu ñươc thu thập tốt trong tình huống thảm
họa sẽ hỗ trợ rất lớn cho quá trình phục hồi, tái
thiết và chuẩn bị ñối phó với thảm họa sau này


Nguyên tăc của quản lý thông tin
Tiếp cân: dễ dàng áp dụng các công cụ
Bao gồm: Việc chao ñổi dựa trên sự kết hợp
Sử dụng rộng rãi: Thông tin ñược chia sẻ dễ dàng
ñược trích xuất từ các tổ chức nhân ñạo
Uy tín: Người dùng có thể tin tưởng khi biết ñược
nguồn thông tin từ ñâu
Khả năng xác ñịnh rõ ràng: nguồn thông tin thiết
thực, chính xác, ổn ñịnh, dựa trên phương pháp
khoa học


Nguyên tắc quản lý thông tin ( tiếp theo)
Sự liên quan: thông tin phải thực tế, có thể biến ñổi, có
thể phản hồi, và ñịnh hướng cho các hoạt ñộng

Khách quan – cân ñối từ các nguồn thông tin khác nhau
ñể xử lý và ñưa ra khuyến nghị cho các vấn ñề
Trung lập: Không bị chi phối bởi các thế lực chính trị
Nhân văn- Không ñược sử dụng thông tin với mục ñích
xuyên tạc, lừa rối, gây tác hại cho cộng ñồng bị ảnh
hưởng; tôn trọng cộng ñồng bị ảnh hưởng
ðảm bảo thông tin luôn sẵn có và kịp thời
Bí mật, ñảm bảo các thông tin nhạy cảm không ñược
phổ biến rộng rãi trong cộng ñồng


Thách thức:
Thay ñổi nhu cầu thông tin
i.

Nhu cầu thông tin là khác nhau trong cả
quá trình quản lý nguy cơ

ii.

Nhu cầu thông tin khác nhau trong các giai
ñoạn khác nhau của thảm họa


Yếu tố cơ bản
hệ thống quản lý thông tin y tế

Chia sẻ dữ liệu

Các thành phần và

chỉ số dữ liệu

Sử dụng
Dữ liệu

Nguồn dữ liệu

Hệ thống quản lý
Thông tin
Y tế
Phân tích
Dữ liệu

Chất lượng
Dữ liệu

Quản lý và xử lý
Dữ liệu

ðường ñi
Dữ liệu


Các thành phần và chỉ số của dữ liệu
Chỉ cần thu thập bộ dữ liệu và các chỉ số cơ bản
nhất
Tình trạng sức khỏe (bệnh tật; tử vong)
ðộ bao phủ của các dịch vụ y tế
Nguồn nhân lực
Sự sẵn có các dịch vụ thiết yếu

Hệ thống kho tàng
Dân số ảnh hưởng, số dân có nguy cơ, số dân phải
di rời


Nguồn số liệu:
Có rất nhiều nguồn số liệu
Thông tin đại chúng
Đánh giá; Giám sát; hệ thống cảnh báo sớm
Cơ quan phúc lợi xã hội
Quân đội
Các tổ chức nhân đạo
Các cơ quan có liên quan - (Nông nghiệp;
Giáo dục; giao thông vận tải; truyền thông, v.v)
Thách thức lớn nhất: Cân đối giữa các nguồn số liệu


Bài tập 1
Bạn là cán bộ quản lý y tế, và bạn có dự ñịnh tiến
hành các hoạt ñộng quản lý tình trạng khẩn
cấp:
ðánh giá nguy cơ
Truyền thông nguy cơ
Xây dựng năng lực
1.
Bạn cần những thông tin gì?
2.
Nguồn thông tin ở ñâu?

Phần 2: Quá trình quản lý thông tin

Mục tiêu học tập:
Sau khi học xong phần này, học viên có thể:
Giải thích ñược quá trình quản lý thông tin


Luồng thông tin

Thu thập TT

Phản hồi

Hệ thống QL
Thông tin
Y tế

Công bố

Xử lý


Chất lượng số liệu
Thời gian là yêu cầu tối quan trọng
Các dữ liệu hiện tại rất cần thiết cho việc
ñưa ra các quyết ñịnh tức thì
ðảm bảo các yếu tố tin cậy, chắc chắn, và
chính xác thông tin từ các nguồn khác nhau
là một thách thức lớn nhất.
ðảm bảo các số liệu ñược cập nhật liên tục

Quá trình quản lý thông tin
•Xác ñịnh nhu cầu thông tin
•Thu thập thông tin

•Xử lý và phan tích thông tin
•Ra quyết ñịnh

•Công bố và chia sẻ thông tin
•Theo dõi, ñánh giá


Thu thập số liệu:
Ai sẽ báo cáo số liệu và cho ai?
Số liệu nào:
* ñược lưu lại ở cơ sở?
* ñược báo cáo lên tuyến trên?
Số liệu có ñược báo cáo thường xuyên không?
Khi nào số liệu ñược báo cáo tuyến trên?