QUY TRÌNH QUẢN LÍ TÀI LIỆU HỒ SƠ LƯU TRỮ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (396.34 KB, 38 trang )
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ
QT.02.HCTH
Họ và tên
Ngƣời viết
Ngƣời kiểm tra
Ngƣời phê duyệt
Bùi Thị Hải Yến
Phạm Thị Lan
Nguyễn Đức Hinh
Ký
1
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
QT.02.HCTH
QUY TRÌNH LƢU TRỮ Mã số: QT.02.HCTH
HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Ngày ban hành:
/2013
Lần ban hành: 01
1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định
này.
2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Hiệu trưởng
Nhà trường.
3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có nhu cầu bổ
sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với Thư ký ISO để có bản đóng dấu kiểm soát.
Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi
cần.
NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)
□ trưởng
Hiệu
□
□
□ Hiệu trưởng
Phó
□
□
□ đơn vị trong
Các
□
□
□
□
□
□
□
□
toàn Trường
□
□
….
□
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (Tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Trang
Hạng mục
Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
sửa đổi
2
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
3
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
I. MỤC ĐÍCH
Nhằm quy định thống nhất các khâu nghiệp vụ bao gồm thu thập, bảo
quản và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của trường Đại học Y Hà Nội.
Đồng thời xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân, đơn vị trong thực hiện quy
trình quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu của Nhà trường.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả hồ sơ, tài liệu của trường Đại học Y Hà Nội và của
các đơn vị trực thuộc Trường.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;
- Quy chế Công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 3209/QĐ ĐHYHN, ngày 07/11/2011.
- Danh mục hồ sơ, tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu Trường Đại học
Y Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 3737/QĐ - ĐHYHN, ngày 05
tháng 12 năm 2012.
IV. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
1. Giải thích thuật ngữ:
- Tài liệu lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội: là các bản gốc, bản chính
(trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp) được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình hoặc bằng các vật mang tin khác
hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Y Hà Nội; không
phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật chế tác; tài liệu được lựa
chọn giữ lại bảo quản tại kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu khoa
học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.
4
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
- Hồ sơ lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội là tập hợp các văn bản, tài liệu
có giá trị liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng
như tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc, được lựa
chọn đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu
khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.
2. Từ viết tắt:
- HCTH: Hành chính tổng hợp
- HSTL: Hồ sơ, tài liệu
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
1.Lƣu đồ các bƣớc thực hiện Quy trình (Trang tiếp theo)
5
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
Trách nhiệm
QT.02.HCTH
Các bƣớc thực hiện
Cán bộ Lưu
trữ.
Kế hoạch Thu
nhận HSTL
Lãnh
đạo
phòng HCTH
Ký duyệt
Biểu mẫu
- PL.01.HCTH.02
Văn thư phòng
HCTH
Gửi Kế hoạch thu
nhận HSTL
Cán bộ Lưu
trữ, văn thư
đơn vị
Lập Danh mục
HSTL nộp lưu
- Lập “Danh mục
HSTL
nộp
lưu”
M.01.HCTH.02
Trưởng đơn vị
Ký duyệt
Ký duyệt Danh mục
HSTL nộp lưu.
Văn thư đơn vị
Chuẩn bị tài
liệu nộp lưu
Đóng gói HSTL
trước khi giao nộp.
Cán bộ lưu trữ
phòng HCTH
Chuẩn bị tiếp
nhận HSTL
- Chuẩn bị kho tàng
và các phương tiện
bảo quản.
Cán bộ lưu trữ
phòng HCTH,
Văn thư đơn vị
Bàn giao HSTL
- Lập Biên bản bàn
giao
HSTL
theo
M.02.HCTH.02
Cán bộ lưu trữ,
văn thư các
đơn vị
Chỉnh lý tài
liệu lưu trữ
- Phân loại, hoàn
thiện hồ sơ; rà soát
thời hạn bảo quản
Cán bộ lưu trữ
phòng HCTH,
văn thư đơn vị
Danh mục
HSTL giữ
lại
Danh mục
HSTL đề
nghị tiêu hủy
- M.03.HCTH.02
- M.04.HCTH.02
Trưởng đơn vị
6
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
Trách nhiệm
QT.02.HCTH
Các bƣớc thực hiện
Biểu mẫu
Ký duyệt
Hiệu trưởng,
Lãnh
đạo
phòng HCTH,
Cán bộ lưu trữ
phòng HCTH,
trưởng các đơn
vị
Cán bộ lưu trữ
Bảo quản
HSTL
Tổ chức
Tiêu hủy
HSTL
- Tiến hành các bước
theo Hướng dẫn Tiêu
hủy HSTL tại Phụ lục
02.HCTH.02
Khai thác,
sử dụng
HSTL
Hiệu trưởng,
Trưởng phòng
HCTH, trưởng
đơn vị.
Ký duyệt
Cán bộ lưu trữ
Báo cáo, hoàn
thiện và lưu hồ sơ
Giấy đề nghị được sử
dụng HSTL lưu trữ”
M.06.HCTH.02
7
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
Mô tả Quy trình Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ (dạng bảng)
TT
Công việc
Ai thực hiện
1. Lập kế hoạch Cán bộ Lưu trữ
thu nhận HSTL phòng HCTH
2. Ký duyệt
Trưởng
phòng
HCTH
3. Gửi Kế hoạch
Văn thư phòng
HCTH
Khi nào
Ở đâu/
Thời gian
Tháng
11 2 ngày
hằng năm
Tháng
11 1 ngày
hằng năm
Tháng 11
2 ngày
4. Lập Danh mục Văn thư các đơn Tháng 11
HSTL nộp lưu vị
5. Ký duyệt
Trưởng đơn vị
Tháng 11
5 ngày
6. Chuẩn
bị
HSTL nộp lưu
7. Chuẩn bị tiếp
nhận HSTL
8. Bàn
giao
HSTL
Tháng 11
2 ngày
Cán bộ Lưu trữ Tháng 11
phòng HCTH
Văn thư đơn vị,
Tháng 11
5 ngày
Văn thư đơn vị
Cán bộ Lưu trữ
9. Chỉnh
liệu
lý
tài Cán bộ Lưu trữ, Tháng
12
Văn thư đơn vị
đến tháng 6
1 ngày
5 ngày
Cách làm
Bằng chứng
Cán bộ Lưu trữ phòng HCTH lập kế hoạch
thu nhận HSTL
Trưởng phòng HCTH ký duyệt Kế hoạch
thu nhận HSTL
Cán bộ Văn thư phòng HCTH gửi đến Văn Sổ chuyển giao
thư các đơn vị Kế hoạch thu nhận HSTL
văn bản đi nội
bộ
Văn thư đơn vị căn cứ Danh mục HSTL để Danh
mục
lập Danh mục HSTL nộp lưu
HSTL nộp lưu
Trưởng các đơn vị ký duyệt Danh mục Danh
mục
HSTL nộp lưu của đơn vị
HSTL nộp lưu
Văn thư đơn vị đóng gói HSTL nộp lưu
theo Danh mục HSTL nộp lưu.
Chuẩn bị diện tích kho, giá, bìa, hộp và các
phương tiện bảo quản HSTL trong kho.
- Văn thư đơn vị bàn giao HSTL vào kho Biên bản bàn
lưu trữ cho cán bộ Lưu trữ Phòng HCTH.
giao HSTL
- Cán bộ Lưu trữ phòng Hành chính tổng
hợp tổ chức tiếp nhận HSTL. (Đối với
những đơn vị có con dấu, tài khoản riêng
chỉ tiếp nhận những HSTL đã chỉnh lý hoàn
chỉnh để đưa vào bảo quản và phục vụ khai
thác sử dụng)
Cán bộ lưu trữ và văn thư các đơn vị phối
hợp tiến hành thực hiện các công việc sau:
1. Phân loại, hoàn thiện hồ sơ.
8
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
TT
Công việc
Ai thực hiện
10. Lập Danh mục Văn thư đơn vị
HSTL giữ lại
bảo quản và
Danh
mục
HSTL đề nghị
tiêu hủy
11. Ký duyệt
Trưởng các đơn
vị
12. Bảo
HSTL
13. Tiêu
HSTL
QT.02.HCTH
Khi nào
Sau khi kết 5 ngày
thúc chỉnh
lý
HSTL
tháng
6
hằng năm
Tháng 6
quản Cán bộ Lưu trữ Tháng 6
phòng HCTH
hủy - Hiệu trưởng
Ở đâu/
Thời gian
2 ngày
10 ngày
làm việc
22 ngày
làm việc
- Trưởng phòng
HCTH
- Cán bộ Lưu trữ
phòng HCTH
- Trưởng các đơn
vị có tài liệu.
14. Khai thác sử - Hiệu trưởng
dụng tài liệu
- Trưởng phòng
Các
ngày Kho lưu
trữ, trong
làm việc
giờ hành
chính
Cách làm
Bằng chứng
2. Rà soát thời hạn bảo quản HSTL (đối với
những HSTL đã được chỉnh lý)
- Văn thư đơn vị sau khi kết thúc chỉnh lý
HSTL: tiến hành lập Danh mục HSTL giữ
lại bảo quản và Danh mục HSTL đề nghị
tiêu hủy
- Trưởng các đơn vị ký duyệt Danh mục
HSTL giữ lại bảo quản và Danh mục HSTL
đề nghị tiêu hủy
- Cán bộ lưu trữ căn cứ Danh mục HSTL
giữ lại bảo quản, sắp xếp HSTL lên giá để
bảo quản
- Thành lập Hội đồng XĐGTTL, Quyết
định việc tổ chức tiêu hủy HSTL.
- Ra Quyết định về việc tiêu hủy HSTL.
- Tổ chức việc thực hiện tiêu hủy HSTL.
- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu.
- Lập hồ sơ về việc tiêu hủy HSTL và bảo
quản trong kho lưu trữ.
- Cho ý kiến về việc tiêu hủy HSTL của
đơn vị mình và các đơn vị khác.
- Hiệu trưởng ký phê duyệt cho phép khai Hồ sơ theo dõi
thác sử dụng HSTL lưu trữ đối với cá nhân, sử dụng HSTL
tổ chức ngoài trường.
lưu trữ
- Trưởng phòng HCTH ký phê duyệt cho
9
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
TT
Công việc
Ai thực hiện
QT.02.HCTH
Khi nào
Ở đâu/
Thời gian
HCTH
Trưởng các đơn
vị.
- Cán bộ lưu trữ
phòng HCTH
15. Hoàn thiện hồ
sơ và cập nhật
dữ liệu
Cán bộ lưu trữ
Tháng 10
Kho lưu
trữ - 22
ngày làm
việc
Cách làm
Bằng chứng
phép khai thác sử dụng HSTL lưu trữ đối
với cán bộ, viên chức trong trường.
- Trưởng các đơn vị ký xác nhận mục đích
khai thác sử dụng HSTL lưu trữ đối với cán
bộ, viên chức của đơn vị.
- Cán bộ lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng
HSTL lưu trữ, lập sổ theo dõi thai thác sử
dụng HSTL lưu trữ.
Hoàn thiện hồ sơ lưu;
Cơ sở dữ liêu.
Cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý
HSTL.
10
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
VI. HỒ SƠ
TT
1
2
3
4
Tên hồ sơ lƣu
Hồ sơ về việc thu nhận HSTL:
- Kế hoạch thu nhận HSTL;
- Danh mục HSTL nộp lưu
- Biên bản bàn giao HSTL nộp lưu
Hồ sơ về việc Khai thác sử dụng
HSTL lưu trữ:
- Giấy đề nghị sử dụng HSTL lưu trữ
- Giấy giới thiệu;
- Sổ theo dõi sử dụng HSTL lưu trữ.
Hồ sơ về việc tiêu hủy HSTL:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ
chức chưa thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu);
- Tờ trình về việc tiêu huỷ HSTL hết
giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo
bản thuyết minh HSTL hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu;
- Văn bản thẩm tra của Bộ Y tế về việc
thẩm tra HSTL hết giá trị;
- Quyết định của người có thẩm quyền
cho phép tiêu huỷ HSTL hết giá trị;
- Biên bản bàn giao HSTL hết giá trị;
- Biên bản về việc tiêu huỷ HSTL hết
giá trị;
- Các tài liệu khác có liên quan khác.
Mục lục HSTL giữ lại
Thời
gian
lƣu
Ngƣời
lƣu
Nơi
lƣu
Cán bộ
lưu trữ
HCTH
Cán bộ
lưu trữ
Kho
10 năm
Lưu trữ
Cán bộ
lưu trữ
Kho
20 năm
Lưu trữ
Cán bộ
lưu trữ
Kho
Vĩnh
Lưu trữ viễn
10 năm
11
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
VII. PHỤ LỤC
1. PL.01.HCTH.02: Danh mục và thời hạn bảo quản HSTL trường Đại
học Y Hà Nội.
2. PL.02.HCTH.02: Hướng dẫn tiêu hủy HSTL.
VIII. Biểu mẫu
M.01.HCTH.02: Danh mục HSTL nộp lưu
M.02.HCTH.02: Biên bản bàn giao HSTL
M.03.HCTH.02: Mục lục HSTL giữ lại
M.04.HCTH.02: Danh mục HSTL loại
M.05.HCTH.02: Giấy đề nghị được sử dụng bản lưu
12
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
PL.01.HCTH.02
DANH MỤC HSTL VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HSTL
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
Ban hành kèm theo Quyết định số 3737 /QĐ-ĐHYHN, ngày 05 tháng 12 năm
2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Y Hà Nội
I.PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
S
TT
Tên hồ sơ, tài liệu
Thời hạn
bảo quản
Ghi chú
1 1.Tài liệu tổng hợp
1
2
3
4
6
7
8
9
10
11
12
13
14
- Các tập Văn bản chỉ đạo , Quyết định, Công văn
đến của cấp trên về chủ trương, đường lối, của Đảng,
pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)
-Tập tài liệu gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ
sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…)
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng
dẫn những vấn đề chung của ngành, của Nhà trường
- Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện
quan trọng của nhà trường (27.2; 20.11; Ngày Hội
trường, Kỷ niệm ngày thành lập trường…)
- Hồ sơ hội nghị tổng kết năm học, khai giảng năm
học mới; Lễ phát bằng tốt nghiệp các khoá học của
Trường
- Hồ sơ các hội nghị, hội thảo khác của trường (xây
dựng sứ mệnh, tầm nhìn; xây dựng mô hình trường 3
cấp…)
Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm
- Của cơ quan cấp trên
- Của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc
- Của đơn vị chức năng
Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
- Của cơ quan cấp trên
- Của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc
Kế hoạch báo cáo tháng, tuần
- Của cơ quan cấp trên
- Của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc
Đến
khi
văn bản hết
hiệu lực.
5năm
Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất
10 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
Vĩnh viễn
10 năm
5 năm
20 năm
20năm
5 năm
Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Vĩnh viễn
Đảng, pháp luật của Nhà nước
Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn Vĩnh viễn
những vấn đề chung của ngành của Nhà trường
Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của Nhà
trường
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo Vĩnh viễn
13
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
S
TT
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Tên hồ sơ, tài liệu
năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi
- Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, thuyết
trình, giải trình, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)
- Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp, thư công
tác của Ban giám hiệu
- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Ban Giám hiệu;
giao ban các phòng ban, Trưởng đơn vị; sổ tay công
tác của Lãnh đạo Nhà trường
- Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung
………
2.Tài liệu hành chính, văn thƣ, lƣu trữ
- Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
-Quy chế Văn thư
-Quy chế Lưu trữ
-Các văn bản khác
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ
- Năm, nhiều năm
- Quý, tháng
- Hồ sơ tập huấn công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ
Tập lưu, Sổ theo dõi quản lý văn bản đi của Nhà
trường
- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn
- Văn bản khác
- Sổ đăng ký văn bản đến
Chương trình, kế hoạch hoạt động chủ yếu hàng năm
và báo cáo tổng kết công tác định kỳ của Nhà trường
và các đơn vị trực thuộc
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng, tuần
- Hồ sơ về Hội nghị cán bộ công chức năm, nhiều
năm của trường
- Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu của Nhà
trường
- Hồ sơ về lập, ban hành danh mục bí mật Nhà nước
của Nhà trường
QT.02.HCTH
Thời hạn
bảo quản
Ghi chú
10 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
20 năm
Vĩnh viễn
70 năm
50 năm
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
14
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
Thời hạn
bảo quản
- Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh, băng ghi âm, 20 năm
băng ghi hình
- Biên bản kiểm kê, bàn giao tài liệu lưu trữ, thống kê Vĩnh viễn
tài liệu lưu trữ
- Hồ sơ về tiêu huỷ tài liệu lưu trữ
20 năm
- Hồ sơ về cải cách hành chính
20 năm
- Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, 5 năm
lưu trữ
- Lịch công tác tuần, thiếp chúc tết
1 năm
…………….
S
TT
30
31
32
33
34
35
QT.02.HCTH
Tên hồ sơ, tài liệu
Ghi chú
II.PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
văn bản hết
chỉ đạo của cấp trên về công tác tổ chức cán bộ, lao
hiệu lực thi
động và tiền lương
hành
- Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy
chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ
Vĩnh viễn
chức cán bộ, xây dựng định mức lao động và tiền
lương của Nhà trường
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ
- Dài hạn, hàng năm
Vĩnh viễn
- 6 tháng, 9 tháng
20 năm
- Quý, tháng
5 năm
- Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức của Trường
50 năm
- Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Nhà trường và
các đơn vị trực thuộc.
Vĩnh viễn
- Hồ sơ về hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể
Nhà trường và các đơn vị thuộc Trường
- Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, chức danh Vĩnh viễn
công chức, vị trí việc làm của viên chức Nhà trường
Tên hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế
Vĩnh viễn
- Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng Vĩnh viễn
cán bộ, viên chức, GS, PGS….
- Hồ sơ về quy hoạch cán bộ
20 năm
- Hồ sơ về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động,
Vĩnh viễn
luân chuyển cán bộ qua các thời kỳ
- Hồ sơ về việc tiếp nhận, tuyển dụng viên chức,
Vĩnh viễn
hợp đồng lao động
15
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
12
- Hồ sơ về việc nâng ngạch, chuyển ngạch hàng 50 năm
năm:
- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi (nếu có)
5 năm
13
- Hồ sơ kỷ luật cán bộ
14
15
16
17
18
19
20
21
22
- Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH ( hưu trí, tử tuất,
tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…)
- Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức
- Sổ phiếu, quản lý cán bộ
- Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, viên chức của Trường
Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo
năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý
- Công văn trao đổi, tư liệu tham khảo
- Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ, viên chức
- Hồ sơ đào tạo tại nước ngoài ThS,TS…..
- Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Hồ sơ thực hiện thang bảng lương hàng năm của
Trường và báo cáo thực hiện
- Hồ sơ thực hiện chế độ phụ cấp của ngành và báo
cáo thực hiện hàng năm
- Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên
chức
- Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao
động của trường
- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng
năm của Trường
- Hồ sơ các vụ tai nạn lao động:
+ Nghiêm trọng
+ Không nghiêm trọng
- Hợp đồng lao động vụ việc, có thời hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
5 năm
10 năm
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
- Hồ sơ Bảo hiểm xã hội
Vĩnh viễn
- Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân
10 năm
tự vệ của Nhà trường.
………….
23
24
III.PHÒNG QUẢN TRỊ
STT
1
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác
văn bản hết
quản trị
hiệu lực
Tên hồ sơ, tài liệu
16
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
STT
Tên hồ sơ, tài liệu
2
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu trụ sở:
3
- Bản đồ địa giới hành chính của Trường:
- Đề án bảo vệ môi trường Trường Đại học Y Hà
Nội
- Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị
của cơ quan
- Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan
- Biên bản họp về nhà đất
- Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm
- Công văn trao dổi về công tác quản trị, xây dựng
cơ bản
Hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường và
các đơn vị trực thuộc:
*Hồ sơ ban đầu:
- Dự án (luận chứngkinh tế, kỹ thuật xây dựng công
trình)
- Dự toán, tổng dự toán.
- Các quyết định phê duyệt và các giấy tờ có liên
quan.
- Các văn bản giải quyết vấn đề đất đai, giấy cấp
đất.
- Giấy phép xây dựng
- Kế hoạch cấp phát vốn xây dựng cơ bản hàng năm
- Văn bản thẩm định dự án.
*Hồ sơ thiết kế:
- Hợp đồng thiết kế, khảo sát địa chất
- Giấy phép hành nghề.
- Tài liệu khảo sát địa chất
- Bản vẽ thiết kế
- Hồ sơ thi công:
- Hợp đồng thi công
*Dự toán thi công
- Nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu kỹ thuật,
các chứng chỉ vật liệu, chứng chỉ chất lượng công
trình
- Các văn bản liên quan đến sự cố thi công (nếu có)
- Hồ sơ thanh quyết toán, nghiệm thu và bàn giao
công trình:
- Sổ sách, chứng từ kế toán, văn bản thẩm định của
cơ quan có thẩm quyền.
- Bản vẽ hoàn công.
- Quyết toán công trình (kèm theo quyết toán hạng
mục công trình nếu có)
4
5
6
7
8
9
10
QT.02.HCTH
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Theo tuổi
thọ thiết bị
20 năm
70 năm
5 năm
10 năm
Vĩnh viễn
17
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
Tên hồ sơ, tài liệu
STT
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
- Tổng nghiệm thu kỹ thuật công trình.
- Biên bản bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
(ghi chung là hồ sơ hoàn công)
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, khối lượng
và vốn đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn và kế hoạch
hàng năm của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc
- Hồ sơ dự thầu các gói thầu (không trúng thầu) bao gồm của dự án và ngân sách.
- Hồ sơ pháp lý của các gói thầu trúng thầu (Hồ sơ,
bản vẽ, dự toán, quyết toán, các quyết định, công
văn, hồ sơ dự thầu, báo cáo kết quả đấu thầu, hồ sơ
kiểm toán, bản vẽ thiết kế phần phát sinh, dự toán
phát sinh…) - bao gồm của dự án và ngân sách.
- Hồ sơ về các Dự án của Trường, của các viện,
bệnh viện
- Hồ sơ các hợp đồng sửa chữa nhỏ (Dự toán, thiết
kế, giấy đề nghị sửa chữa, hợp đồng, biên bản khảo
sát, quyết toán, thanh lý hợp đồng…)
- Hồ sơ phân nhà E4, lắp ghép, E1, E2, E3, E5 (đơn
xin phân nhà, Quyết định phân nhà…)
- Hồ sơ về nhà đất các khu vực của trường (Tăng
Bạt Hổ, Lê Thánh Tông, Lý Thường Kiệt…)
Các Quyết định thành lập:
-Ban QLDA
-Ban chỉ đạo các dự án đầu tư
-Ban Giám sát
-Tổ chuyên gia lập HSMT xây lắp và thiết bị các
năm
- Sổ theo dõi tài sản các đơn vị
- Biên bản bàn giao tài sản
- Giấy tờ, sổ sách, hồ sơ thầu, hợp đồng các gói
thầu mua sắm đồ gỗ, dụng cụ văn phòng, thiết bị
ngành in…
- Chứng từ thanh toán các gói thầu
QT.02.HCTH
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Vĩnh viễn
15 năm
Vĩnh viễn
50 năm
50 năm
Vĩnh viễn
70 năm
20 năm
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
…………….
VI.PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
TT
1
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành về công tác
văn bản hết
tài chính
hiệu lực
Tên hồ sơ, tài liệu
18
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
2
- Hồ sơ xây dưng, ban hành chế độ/quy định về tài
Vĩnh viễn
chính, kế toán của trường và các đơn vị trực thuộc
3
- Kế hoạch, báo cáo tài chính, kế toán hàng năm
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
- Hồ sơ về ngân sách Nhà nước hàng năm của Nhà
trường và các đơn vị trực thuộc
Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán
-Hàng năm
-Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng
- Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh
toán công nợ hàng năm
Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhựơng, bàn giao, thanh
lý tài sản cố định
-Nhà đất
-Tài sản khác
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các
đơn vị trực thuộc trường
-Vụ việc nghiêm trọng
-Vụ việc khác
Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan
-Vụ việc nghiêm trọng
-Vụ việc khác
Sổ sách kế toán
-Sổ tổng hợp
-Sổ chi tiết
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán
và lập báo cáo tài chính
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính
- Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
10 năm
Vĩnh viễn
10 năm
20 năm
10 năm
15 năm
10 năm
10 năm
…………
VII.PHÒNG VẬT TƢ TRANG THIẾT BỊ
4
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác
văn bản hết
VTTTB
hiệu lực
- Công văn trao đổi về mua sắm trang thiết bị
10 năm
- Quyết định phê duyệt kế hoạch, phê duyệt quyết toán
mua sắm trang thiết bị hàng năm của Nhà trường và các Vĩnh viễn
đơn vị
- Biên bản bàn giao tài sản cố định
20 năm
5
- Hồ sơ an toàn bức xạ
STT
1
2
3
Tên hồ sơ, tài liệu
50 năm
19
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
6
7
8
9
10
- Hồ sơ an toàn thiết bị áp lực
QT.02.HCTH
50 năm
Các hồ sơ dự thầu về mua sắm vật tư trang thiết bị:
-Trúng thầu
20 năm
-Không trúng thầu
10 năm
- Hồ sơ quản lý tài sản cố định
Vĩnh viễn
- Sổ biên bản họp phòng
5 năm
- Hồ sơ về sử dụng, vận hành máy móc, thiết bị của cơ Theo tuổi
quan
thọ thiết bị
………..
VIII.PHÒNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC
5
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Văn bản của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và đào tạo về công
văn bản hết
tác Đào tạo Đại học
hiệu lực
- Các loại Công văn, Quyết định, Báo cáo thực hiện kế
hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, kế Vĩnh viễn
hoạch tuyển sinh, tổng kết năm học, khoá học
Hồ sơ công tác tuyển sinh các khoá, các năm học:
-VB phê duyệt chỉ tiêu tuyển sinh
-Kế hoạch tuyển sinh
-Thông báo tuyển sinh
- Danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi
-Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Ban coi thi, Ban thư
Vĩnh viễn
ký…
-Danh sách thí sinh dự thi
-Danh sách trúng tuyển
-Quyết định công nhận trúng tuyển
-Danh sách các khối lớp
-Báo cáo công tác tuyển sinh
Hồ sơ tốt nghiệp các khoá, các năm học:
-Kế hoạch thi tốt nghiệp
-Danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp
-Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Ban coi thi, Ban thư
ký, Ban đề thi…
Vĩnh viễn
-Danh sách và kết quả thi Tốt nghiệp
-Danh sách sinh viên tốt nghiệp các khoá học
-Quyết định công nhận tốt nghiệp
-Báo cáo tổng kết công tác tổ chức thi tốt nghiệp
- Các tài liệu chủ nhiệm khối, khóa
Vĩnh viễn
6
- Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên
Vĩnh viễn
7
- Sổ ghi biên bản họp phòng các năm
10 năm
8
- Hồ sơ về việc xin mở mã ngành đào tạo mới
Vĩnh viễn
STT
1
2
3
4
Tên hồ sơ, tài liệu
20
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
9
- Sổ quản lý cấp bảng điểm gốc
……….
QT.02.HCTH
Vĩnh viễn
IX.PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
6
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Văn bản của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và đào tạo về
văn bản hết
công tác Đào tạo Sau Đại học
hiệu lực
- Các loại Công văn, Quyết định, Báo cáo thực hiện kế
hoạch công tác đào tạo sau Đại học, kế hoạch tuyển Vĩnh viễn
sinh, tổng kết năm học, khoá học
Hồ sơ công tác tuyển sinh SĐH các khoá, các năm học:
- Quyết định trúng tuyển
- Bảng điểm tuyển sinh
- Quyết định công nhận trúng tuyển
Vĩnh viễn
- Danh sách trúng tuyển
- Danh sách các khối lớp
Hồ sơ tốt nghiệp các khoá, các năm học:
- Bài thi chứng chỉ
- Bài thi tốt nghiệp
- Luận văn Tốt nghiệp
- Danh sách và kết quả thi hết môn các môn học
Vĩnh viễn
- Danh sách và kết quả thi Tốt nghiệp
- Danh sách học viên tốt nghiệp các khoá học (đã nhận
bằng, chưa nhận bằng)
- Các tài liệu quản lý các chương trình đào tạo sau đại
Vĩnh viễn
học theo khóa học
- Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật học viên Vĩnh viễn
7
- Sổ cấp phát bằng
Vĩnh viễn
8
- Sổ cấp phát chứng chỉ
Vĩnh viễn
9
- Sổ ghi biên bản họp phòng các năm
10 năm
STT
1
2
3
4
5
Tên hồ sơ, tài liệu
…………
X.PHÒNG CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ HỌC SINH SINH VIÊN
STT
1
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Các văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác CTHSSV
văn bản hết
hàng năm
hiệu lực
Tên hồ sơ, tài liệu
2
- Quyết định tốt nghiệp
Vĩnh viễn
3
- Hồ sơ quản lý các khối sinh viên
Vĩnh viễn
4
- Sổ danh bạ các khoá, Sổ ký nhận bằng
Vĩnh viễn
21
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
5
- Bằng tốt nghiệp
Vĩnh viễn
6
- Hồ sơ sinh viên
Vĩnh viễn
7
- Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên
Vĩnh viễn
- Hồ sơ sinh viên nhận học bổng từ các Quỹ Học bổng
30 năm
trong và ngoài nước
- Sổ ghi biên bản họp phòng các năm
10 năm
………….
8
9
XI.PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về hoạt động
văn bản hết
khoa học công nghệ
hiệu lực
- Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học
Vĩnh viễn
công nghệ của Nhà trường
- Hồ sơ về hội nghị, hội thảo khoa học do nhà trường
Vĩnh viễn
tổ chức
Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ
-Dài hạn, hàng năm
Vĩnh viễn
-6 tháng, 9 tháng
20 năm
-Quý, tháng
5 năm
- Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học Nhà trường
Vĩnh viễn
Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
- Cấp Nhà nước
Vĩnh viễn
- Cấp Bộ, ngành
Vĩnh viễn
- Cấp trường
20 năm
Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ
hoặc giải pháp hữu ích được công nhận
Vĩnh viễn
- Cấp Nhà nước
Vĩnh viễn
- Cấp Bộ, ngành
10 năm
- Cấp cơ sở
- Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn của trường
Vĩnh viễn
- Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công Vĩnh viễn
nghệ của Nhà trường
- Các báo cáo khoa học chuyên đề do nhà trường thực
20 năm
hiện để tham gia các hội thảo khoa học
- Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu khoa Vĩnh viễn
học của nhà trường
- Hồ sơ chức danh Giáo sư, phó Giáo sư của Trường
Vĩnh viễn
- Hồ sơ phong tặng Giáo sư Danh dự cho người nước
Vĩnh viễn
ngoài
- Công văn trao đổi về công tác khoa học công nghệ
10 năm
Tên hồ sơ, tài liệu
22
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
15
QT.02.HCTH
- Hồ sơ về xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các
50 năm
chương trình mục tiêu, dự án
…………….
XII.PHÒNG HỢP TÁC QUỐC TẾ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về hoạt động
văn bản hết
hợp tác Quốc tế
hiệu lực
Tên hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn
Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế
-Dài hạn, hàng năm
-6 tháng, 9 tháng
-Quý, tháng
- Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc
tế của nhà trường
- Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ
quan, tổ chức nước ngoài
- Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức
quốc tế
- Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp
hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra,
khảo sát, thống kê…)
- Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ
chức quốc tế
Hồ sơ đoàn ra
- Ký kết hợp tác
- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…
Hồ sơ đoàn vào
- Ký kết hợp tác
- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…
Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ
chức nước ngoài
-Quan trọng
-Thông thường
- Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế
- Xác nhận hồ sơ
- Hồ sơ sinh viên quốc tế thực tập, Hồ sơ sinh viên
AUF
- Danh mục sách thư viện Pháp ngữ
- Hồ sơ Đái sứ quán – Văn phòng hợp tác y tế
- Hồ sơ giáo sư danh dự
- Biên bản hợp tác quốc tế
- Thông báo học bổng quốc tế
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
10năm
23
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
QT.02.HCTH
XIII.BAN THANH TRA NHÂN DÂN
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố văn bản hết
cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
hiệu lực thi
hành
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng
Vĩnh viễn
dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Kế hoạch công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố
cáo
- Dài hạn, hàng năm
Vĩnh viễn
- 6 tháng, 9 tháng
20 năm
- Quý, tháng
5 năm
Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng
- Hàng năm
20 năm
- Tháng, quý, sáu tháng
5 năm
Hồ sơ thanh tra các vụ việc
- Vụ việc nghiêm trọng
Vĩnh viễn
- Vụ việc khác
15 năm
Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
- Vụ việc nghiêm trọng
Vĩnh viễn
- Vụ việc khác
15 năm
Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân
- Báo cáo năm
Vĩnh viễn
- Tài liệu khác
5 năm
Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết
10 năm
khiếu nại, tố cáo
……………
Tên hồ sơ, tài liệu
XIV.PHÒNG Y TẾ
STT
1
2
3
4
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập văn bản về công tác y tế cơ quan gửi chung đến
văn bản hết
các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
hiệu lực
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng
Vĩnh viễn
dẫn về công tác y tế của trường.
Kế hoạch công tác y tế cơ quan
- Dài hạn, hàng năm
Vĩnh viễn
- 6 tháng, 9 tháng
20 năm
- Quý, tháng
5 năm
Hồ sơ theo dõi công tác phòng chống dịch bệnh tại cơ
quan
- Hàng năm
20 năm
- Tháng, quý, sáu tháng
5 năm
Tên hồ sơ, tài liệu
24
Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ
5
6
7
- Hồ sơ theo dõi công tác khám chữa bệnh cho CBVC
Hồ sơ thanh tra các vụ việc về công tác y tế
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác
- Công văn trao đổi về công tác y tế
QT.02.HCTH
10 năm
Vĩnh viễn
15 năm
10 năm
XV.PHÒNG BẢO VỆ
STT
1
2
3
4
5
8
9
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
Đến
khi
- Tập văn bản về công tác Đảm bảo an ninh trật tự trị
văn bản hết
an gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc).
hiệu lực.
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng
Vĩnh viễn
dẫn về công tác đảm bảo an ninh trật tự của trường.
Kế hoạch công tác bảo vệ các trụ sở làm việc của Nhà
trường
Vĩnh viễn
- 6 tháng, 9 tháng
20 năm
- Quý, tháng
5 năm
Báo cáo công tác phòng cháy chữa cháy tại cơ quan.
- Hàng năm
20 năm
- Tháng, quý, sáu tháng
5 năm
Hồ sơ thanh tra các vụ việc về công tác Bảo vệ an ninh
trật tự, công tác chính trị nội bộ.
- Vụ việc nghiêm trọng
Vĩnh viễn
- Vụ việc khác
15 năm
- Công văn trao đổi về công tác đảm bảo an ninh trật tự
10 năm
trị an.
……………
Tên hồ sơ, tài liệu
XVI.BAN QUẢN LÝ KTX & ĐSSV
STT
1
2
3
4
Thời hạn
Ghi chú
bảo quản
- Tập văn bản về Quản lý sinh viên, học viên nội trú, Đến
khi
ngoại trú gửi chung đến các trường ĐH, CĐ (hồ sơ văn bản hết
nguyên tắc)
hiệu lực
- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng
dẫn về công tác Quản lý sinh viên, học viên ở nội trú, Vĩnh viễn
ngoại trú của trường
Kế hoạch công tác quản lý sinh viên, học viên ở nội
trú, ngoại trú.
- Dài hạn, hàng năm
50 năm
- 6 tháng, 9 tháng
20 năm
- Quý, tháng
5 năm
Báo cáo công tác quản lý học viên, sinh viên
- Hàng năm
20 năm
Tên hồ sơ, tài liệu
25
