Báo cáo kiến tập văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du lịch hapro (Hệ trung cấp)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................3
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO...............................................3
I. Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO.............................................3
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro...................3
2. Loại hình doanh nghiệp..............................................................................................................3
3. Ngành nghề kinh doanh..............................................................................................................3
II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận.........................................................................................5
1. Phòng tổ chức - hành chính – lao động, tiền lương :.................................................................5
2. Phòng tài chính – kế toán...........................................................................................................5
3. Phòng thị trường quốc tế - Inbound...........................................................................................6
4. Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa...................................................................6
5. Phòng điều hành - hướng dẫn...................................................................................................7
6. Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng...............................................................8

Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương
mại và du lịch Hapro...........................................................................................9
I. Tình hình công tác lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà nội..............................9
II. T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro............................9
1. Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty...........................................9
2. Quản lý công văn đi – đến.........................................................................................................11
2.1. Đối với công văn đi................................................................................................................11
2.2 Đối với công văn đến..............................................................................................................19
2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.................................................................26
2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................27

Chương III. Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư lưu trữ của
công ty cổ phần phát triển thương mại và du lịch Hà nội.............................28
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công văn thư lưu trữ của cơ quan...........................28
1. Ưu điểm:...................................................................................................................................28
2. Nhược điểm...........................................................................................................................29
II. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ của cơ quan..................................30
1.Một số kiến nghị với cơ quan....................................................................................................30

KẾT LUẬN......................................................................................................31

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước đang bước vào những năm đầu của thế kỷ XXI, thế kỷ có những
bước nhảy vọt trong sự nghiệp phát triển về khoa học công nghệ và thông tin đã
tạo được một bước biến chuyển mới trong sự phát triển của đất nước. Việc trao
đổi thông tin là phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền với quá trình phát
triển của xã hội. Ngày nay tri thức nhân loại ngày càng phong phú, nhu cầu giao

tiếp trao đổi thông tin con người có nhiều cách thể hiện và phương tiện khác
nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất. Đặc biệt Nhà
nước sử dụng văn bản đẻ quản lý xã hội,nó phản ánh quá trình hoạt động của các
cơ quan,tổ chức. Là căn cứ pháp lý để điều hành và quản lý xã hội, để truy cứu
trách nhiệm khi cần thiết. Vì vậy con người đã nhận thức được vai trò quan
trọng của văn bản, họ biết giữ lại những văn bản quan trọng để sử dụng khi cần
thiết,nó là phương tiện chính xác, phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bài
học kinh nghiệm trong hoạt động của con người đã trở thành tài sản quý giá để
truyền cho đời sau.
Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà
nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản
– tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết nhanh chóng,chính xác,đảm bảo bí mật cho cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đanh có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế ” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai,nắm vững lý thuyết đã được
học để vận dụng vào thực tế.
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

1

Lớp: Văn thư lưu trữ K41

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xuất phát từ thực tế và chương trình đạo tạo của Trường Đại học Nội vụ
Hà nội nói chung và Trung tâm đào tạo nghề nói riêng. Cuối mỗi khóa học nhà
trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan theo nội dung
lý thuyết đã học, đây là học phần không thể thiếu đối với sinh viên đặc biệt là
sinh viên ngành Văn thư – lưu trữ. Qua đó sinh vien làm quen với thực tế hơn để
củng cố kiến thức đã học trong nhà trường.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo Công ty Cổ phần Thương mại và du lịch Hà Nội Hapro, tôi đã được thực tập
tại văn phòng công ty và đã học hỏi được rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế mà em rút ra được tại
cơ quan thực tập.
Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư và được
sự hướng dẫn của các anh chị trong công ty,đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình
của chị Đào Hoài Thu – cán bộ văn thư công ty. Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc
với công việc thực tiễn nên không tránh khỏi những thiếu sót trong công việc. Em
xin chân thành cảm ơn đến quý công ty đã tạo điều kiện cho em được thực tập !
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên

Đào Kim Cúc

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

2

Lớp: Văn thư lưu trữ K41

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO
I. Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH
HAPRO
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và
du lịch Hapro.
- Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà Nội
- Tên giao dịch đối ngoại: Hapro Trade And Tourist Development Joint
Stock Company
- Tên viết tắt: Hapro TIC, JSC
2. Loại hình doanh nghiệp.
- Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh
nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.
3. Ngành nghề kinh doanh.
+ Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
• Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế ( bao gồm cả thông tin du
lịch)

• Vận chuyển hành khách bằng oto theo hợp đồng, tuyết cố định…
• Đặt phòng khách sạn, nhà hàng, sân gofl,
• Đăng kí các lớp nấu ăn,dịch vụ spa,
• Cung cấp dịch vụ internet miễn phí,
• Đặt vé máy bay,
• Dịch vụ làm visa,
• Thu đổi ngoại tệ,

• Nhà hàng, cửa hàng café.
*Tổ chức lao động của doanh nghiệp.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

3

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HAPRO TRAVEL JSC

SƠ ĐỒ NHÂN SỰ HAPRO TRAVEL JSC

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

4

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Hội đồng quản trị : 05 người.
• Ban kiểm soát: 03 người.
-Tổ chức theo kế hoạch của công ty :
• Ban giám đốc : - Q.Giám đốc điều hành ( C.E.O )
- Phó giám đốc thứ nhất.

- Phó giám đốc thứ hai.
- Kế toán trưởng.
• Các phòng chức năng :
1. Phòng tổ chức – hành chính – lao động tiền lương
2. Phòng tài chính – kế toán.
3. Phòng thị trường nước ngoài – Inbound
4. Phòng thị trường trong nước – Outbound và nội địa
5. Phòng điều hành - hướng dẫn.
6. Phòng quảng cáo và phát triển.
7. Xí nghiệp Hapro Travel Taxi.
II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận.
- Chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn của Giám đốc, và kế toán trưởng do
Hội đồng quản trị bổ nhiệm và qui định.
- Các phó giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Chức năng nhiệm vụ - quyền hạn của các Phó giám đốc và các lãnh đạo phòng do giám đốc
điều hành qui định trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ và quyền hạn đã được
HĐQT qui định.
1. Phòng tổ chức - hành chính – lao động, tiền lương :
- Chức năng:
+ Bộ máy giúp việc cho Ban giám đốc về các vấn đề Tổ chức và thể chế.
- Nhiệm vụ:
+ Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến nhân lực, nhân sự, chính sách, chế
độ tiền lươn, bảo hiểm của người lao động theo qui định của Nhà nước, đối
ngoại của công ty vá các công việc thuộc về hành chính khác… dưới sự chỉ đạo
của HĐQT và Ban giám đốc công ty.
2. Phòng tài chính – kế toán.
- Chức năng:
+ Bộ máy quản lý tài chính và tham mưu kinh doanh của Ban giám đốc.
- Nhiệm vụ:
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

5

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thiết lập kế hoạch tài chính - kinh doanh hàng năm, lập báo cáo tài
chính theo luật quy định, thực hiện các tác vụ về tài chính,kế toán theo yêu cầu
kinh doanh của công ty phù hợp với các quy định của Nhà nước về tài chính kế toán - thuế…
3. Phòng thị trường quốc tế - Inbound.
- Chức năng:
+ Kinh doanh trên cơ sở cung ứng các sản phẩm du lịch, dịch vụ du lịch
cho khách quốc tế vào Việt nam ( bao gồm cả khách quốc tế khai thác từ các Sứ
quán và các tổ chức quốc tế có trụ sở trên lãnh thổ Việt Nam ).
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu thường xuyên cập nhật thông tin về khách
sạn và nhà hàng trên toàn bộ các tuyến, điểm du lịch trong cả nước. Xây dựng
thị trường Inboud ngoài và trong nước, nghiên cứu xà xây dựng sản phẩm đặc
thù mang thương hiệu Hapro có tính cạnh tranh cao, có trình độ tổ chức chuyên
nghiệp phù hợp với cơ cấu khách hàng trong giai đoạn mới. Xây dựng kế hoạch
kinh doanh trung và dài hạn dựa trên cơ sở xây dựng chiến lược về sản phẩm với
các tiêu chí : Độc đáo – đa dạng - cạnh tranh và chuyên nghiệp.
+ Đặc biệt phòng thị trường quốc tế còn đảm nhiệm thêm một chức năng
kinh doanh khác là : cung cấp các sản phẩm MICE Quốc tế.
4. Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa.
- Chức năng:
+ Kinh doanh trên cơ sở cung ứng các sản phẩm du lịch, dịch vụ du lịch
cho khách du lịch là người Việt Nam có nhu cầu đi du lịch trong và ngoài nước.
Đặc biệt phòng thị trường trong nước còn đảm nhiệm thêm một chức năng kinh

doanh khác là: cung cấp các sản phẩm MICE nội địa.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

6

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu thường xuyên cập nhật thông tin về các đối
tác đón khách Outbound Việt Nam ở các nền kinh tế thành viên APEC, ASEAN
và một số thành viên quan trọng của tổ chức WTO nhằm phục vụ cho phát triển
lữ hành thông qua việc phuc vụ các chuyến đi xúc tiến thương mại của Tổng
công ty thương mại Hà nội mà công ty cổ phần du lịch HAPRO TRAVEL là 1
thành viên. Xây dựng và xúc tiến bán các sản phẩm du lịch Outbound và nội địa
trên cơ sở xây dựng một thị trường khách nội địa bền vững mà nòng cốt là các
đơn vị thành viên của tổng công ty thương mại Hà nội. Xây dựng hệ thống bán
lẻ các tour du lịch dựa trên cơ sở hệ thống bán lẻ sẵn có của tổng công ty
HAPRO.
5. Phòng điều hành - hướng dẫn.
- Chức năng:
+ Tổ chức thực hiện việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng dựa trên yêu
cầu cụ thể của các phòng kinh doanh về: khách sạn – nhà hàng – vận chuyển –
và các dịch vụ bổ trợ khác theo yêu cầu cụ thể. Chịu trách nhiệm về chất lượng
mang tính chuyên nghiệp của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu và thường xuyên cập nhận thông tin về giá cả,

chất lượng dịch vụ cuat các hệ thống cung ứng dịch vụ du lịch trên toàn tuyến,
điểm du lịch trên địa bàn cả nước. Tổ chức thực hiện việc cung ứng dịch vụ cho
khách hàng của cả 3 thị trường cơ bản. Xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng
thường xuyên của công ty, trên cơ sở đó xây dựng chính sách hậu mãi cho từng
đối tượng khách sao cho phù hợp để họ trở thành khách hàng trung thành của
công ty. Xây dựng đội ngũ hướng dẫn cộng tác viên mạnh nhằm đáp ứng nhu
cầu hướng dẫn viên chuyên nghiệp, chất lượng cao của các phòng kinh doanh
của công ty. Điều hành khai thác có hiệu quả số lượng xe chuyên dụng sẽ được
đầu tư khi công ty được thành lập.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

7

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng.
- Chức năng:
+ Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về vấn đề Thương
hiệu : Xây dựng các giải pháp quảng cáo ngắn, trung và dài hạn dựa trên chiến
dịch hoặc chiến lược kinh doanh của công ty. Nghiên cứu phát triển hệ thống
bán lẻ của công ty dựa trên cơ sở khai thác hệ thống bán lẻ có sẵn của tổng công
ty. Nghiên cứu phát triển bán lẻ trên mạng Internet dựa trên cơ sở xây dựng 1
website du lịch mang tính chuyên nghiệp cao.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng, bảo hành và duy trì sự hoạt động web của công ty với những
thông tin mang tính chuyên nghiệp cao. Tiến hành khai thác bán hàng trên

mạng. Xây dựng chiến lược phát triển hệ thống bán lẻ của công ty. Xây dựng hệ
thống các ấn phẩm quảng cáo sản phẩm du lịch của công ty dựa trên cơ sở các
chiến dịch kinh doanh hoặc chiến lược kinh doanh. Trực tiếp tham gia kinh
doanh trên cơ sở khai thác mạng và khai thác hệ thống đại lý bán lẻ. Trực tiếp
quảng bá hình ảnh của công ty thương mại Hà nội nói chung và công ty cổ phần
du lịch Hapro tours nói riêng bằng hình thức “ PR” chuyên nghiệp và hiện đại.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

8

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương
mại và du lịch Hapro
I. Tình hình công tác lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du
lịch Hà nội.
-Công tác lưu trữ là 1 một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý thực tiễn và pháp chế liên quan tới vieejv tổ chức khao học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thac, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân.
- Công tác lưu trữ của công ty đặt dưới sự chỉ đạo của phòng Hành chínhtổ chức. do khối tài liệu của công ty không nhiều nên không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách mà là cán bộ văn thư kiêm nhiệm .
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và cá nhân được bảo
quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa,
lịch sử…

II. T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du
lịch Hapro
1. Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty
Công tác văn thư là 1 bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của cơ quan,các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, cac
tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không. Cũng
chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan,các tổ chức ngày càng được
quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc hành chính nhà nước hiện nay,
công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Việc tiến hành tổ chức mô hình văn thư của Công ty cổ phần thương mại
và du lịch Hà Nội theo mô hình văn thư tập trung một đầu mối ở văn thư cơ
quan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn
thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công
việc. Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng
thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này hơn, công tác văn
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

9

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư tại phòng văn thư do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp văn thư –
lưu trữ đảm nhiệm. Phòng văn thư được bố trí ngay cạnh phòng Hành chính – tổ
chức, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư là một trong các yếu tố quan
trọng nhằm đảm bảo năng suất, chât lượng làm việc của cán bộ văn thư,giúp cho
người làm công tác văn thư hoàn thành tốt công việc được giao. Trang thiết bị
trong phòng văn thư gồm: tủ đựng tài liệu, sổ sách, bàn làm việc, máy tính, máy

in, máy photocopy, máy fax do cán bộ văn thư phụ trách. Tất cả các văn bản
đến đều được tiếp nhận tập trung tại văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý.
• Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành
- Phục vụ tra tìm tài liệu
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
liên quan đến nhiều bộ phận,CBCNV trong cơ quan.
• . Soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty phát triển thương mại và du lịch là đơn vị kinh doanh nên việc
soạn thảo vản bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các phòng
ban,đơn vị và các cán bộ chuyên viên trong công ty. Văn bản thuộc đơn vị,
phòng ban nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo. Trình tự các bước tiến hành
soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC-01 ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ
thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng
thẩm quyền bân hành, bảo đảm đúng thể thức qui định. Nội chung văn bản có
chất lượng tốt.
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị
được phân công giải quyết của một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao
đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy tính,
sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản,chuyển phòng tổ
chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Sau
khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký sổ, vào sổ
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

10

Lớp: Văn thư lưu trữ K41

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công văn đi, nhân văn, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn
bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, các nội quy, quy chế. Điều lệ hoạt
động của đơn vị.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào số công văn
đi của văn thư, cụ thể:
- Năm 2001 ban hành 927 văn bản
- Năm 2002 ban hành 1000 văn bản
- Năm 2003 ban hành 1412 văn bản
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án…
trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý
kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để xin ý kiến đóng góp cho bản dự thảo.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty phát triển thương mại
và du lịch Hà nội được tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm
quyền ban hành về thể thức văn bản. Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản
của công ty hiện nay thì còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về
tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lục của cán bộ soạn
thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên
trách. Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn kém, thiếu logic,ngôn
ngữ trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính
pháp lý cao như quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ.
2. Quản lý công văn đi – đến
Công văn đi, công văn đến của Công ty phát triển thương mại và du lịch
đều tập trung một đầu mối ở văn thư của phòng Tổ chức hành chính.

2.1. Đối với công văn đi
Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui
trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban,
đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức,
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

11

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản trưởng
phòng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đố chuyển cho
văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản,
đóng dấu, bản chính lưu tại văn thư, 01 bản photo đóng dấu đỏ chuyển cho bộ
phân soạn thảo, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản.
SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI
Sơ đồ quản lý công văn đi

Tiếp
nhận
công văn
tài liệu
xin trình
ký

Xem xét
thể

thức,nội
dung tính
hợp pháp
của tài
liệu

Trình
ký

Cho số ký
hiệu,
ngày,
tháng ban
hành văn
bản, nhân
bản

Đóng
dấu,lưu
công
văn, tài
liệu

Chuyển
công văn tài
liệu đi các
nơi nhận

 Trình kí văn bản
Các văn bản đi của công ty thường được giao cho các chuyên viên am

hiểu từng lĩnh vực chuyên môn chuyển bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được
soạn và in ấn xong thì phải trình cho Giám đốc kí ban hành.
Tất cả các văn bản cần phải kiểm tra kỹ nội dung, thể thức và kỹ thuật
trình bày trước khi ký.
Những văn bản trình ký phải để trong cặp trình ký.
Những văn bản có nội dung đơn giản, chỉ cần trình bày văn bản cần trình
ký lãnh đạo ký.
Những văn bản có nội dung phức tạp khi trình ký cần phải kèm theo các
văn bản có liên quan đến văn bản cần trình ký( kèm theo hồ sơ trình ký).
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

12

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Kiểm tra thể thức ghi số, ngày tháng, năm văn bản.
Văn bản sau khi đã được trình cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt ký và
ban hành được chuyển lại văn thư cơ quan, đơn vị. Nhằm mục đích là để dà soát
lại lần cuối tất cả các yếu tố thể thức xem đã thực hiện đúng theo quy định chưa.
Hầu hết văn bản nào mà không đủ thể thức đều gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo
để điều chỉnh sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng nhận văn bản.
Sau khi văn bản đã được thực hiện đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn thư
có trách nhiệm ghi số, ngày tháng đối với văn bản đi. Đối với văn bản có số và
ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì thêm 0 vào đằng trước để tránh trường hợp nhầm
lẫn có thể xảy ra.
Số của văn bản được ghi ở phía bên trái dưới tác giả của văn bản, ngày
tháng của văn bản được ghi bên dưới Quốc hiệu.

 Đóng dấu văn bản đi.
Đóng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Thể hiện tư cách
pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản, chống giả mạo văn bản, giấy tờ.
Sau khi văn bản đã được kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản sẽ được cán bộ văn thư trình thủ trưởng cơ quan ký. Sau đó được cán bộ
văn thư vào sổ đăng ký văn bản đi của công ty.
Cán bộ văn thưu phải tự tay đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ. Dấu chỉ
được đóng lên các văn bản có chữ ký của người của người có thẩm quyền, tuyệt
đối không được đóng dấu khống chỉ.
Đóng dấu phải rõ ràng, ngày ngắn, đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký về phía
bên tría. Ngoài ra trong 1 số trường hợp đặc biệt như văn bản là các đề án, kế
hoạch, chương trình, báo cáo để thực hiện tính phấp lý của văn bản còn được
đóng dấu lên góc trái phía trên của các văn bản kèm theo gọi là dấu treo. Các
văn bản có nhiều tờ được đóng dấu giữa trang gọi là dấu giáp lai.
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, văn bản được xác định độ maatj ở 3 mức
“ tuyệt mật, tối mật, mật” và được trình bày ở góc bên trái, trang đầu, dưới số,
ký hiệu văn bản. Việc đóng dấu mức độ khẩn căn cứ mức độ khẩn cấp của công
việc, văn bản được xác định độ khẩn ở 3 mức độ “ hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn”
vị trí đóng dấu ở phias góc trái, trang đầu dưới số, ký hiệu văn bản.
 Đăng ký văn bản đi.
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

13

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đăng ký văn bản đi là ghi chép cập nhật những thông tin cần thiết về văn

bản như: Số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn năm ban hành văn barnn, tên loại
vầ trích yếu nội dung văn bản…vào sổ đăng ký văn bản hay cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Tất cả các văn bản đi của công ty đều phải được văn thư cơ quan đăng ký
vào sổ hay cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
Đăng ký rõ ràng, đầy đủ, chính xác, thống nhất theo mẫu quy định.
Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng 2 hình thức: Đăng ký
truyền thống ( bằng sổ ) và đăng ký văn bản trên máy tính. Mục đích là để quản
lý văn bản và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
- Đăng ký bằng sổ: dễ đăng ký, thông dụng, tính ổn định cao, đơn giản ít
khi mất dữ liệu nhưng tiến hành thủ công nên lâu,tra tìm không nhanh chóng,
mất nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thử phải có tính tỉ mỉ cẩn thận.
- Đăng ký bằng máy tính: tra tìm nhanh chóng, chính xác tính khoa học
cao nhưng không thông dụng,hay bị sự cố.
Qua đợt thực tập tại công ty em thấy việc đăng ký văn bản đều được đăng
ký bằng sổ.
Tất cả các văn bản đi đều được lưu lại 02 bản,01 bản ở đơn vị soạn thảo
và 01 bản lưu ở văn thư. Bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
+, Bìa sổ và trang đầu

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

14

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
……..(1)……..
……..(2)……..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:20…(3)…
Từ ngày……đến ngày…….(4)…….
Từ số……...đến số……….(5)……..

Quyển số:………….
Cách ghi bìa
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên (nếu có).
(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị).
(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đi.
(4) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản vào sổ.
(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ.
(6) Số thứ tự của quyển sổ.
Trang đầu tiên của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng.
+ Phần nội dung bên trong
Số, ký
hiệu văn
bản
(1)

Ngày

Tên loại và

Người

Nơi

Số

ký

nhận

lượng

(4)

(5)

(6)

tháng văn trích yếu nội
bản
(2)

dung
(3)

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

15

Ghi chú

(7)

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Cách đăng ký:
Cột 1. Ghi rõ số và ký hiệu văn bản.
Cột 2. Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản.
Cột 3. Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột 4. Ghi tên của người kí văn bản.
Cột 5 Ghi tên cơ quan,tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.
Cột 6. Ghi rõ số lượng văn bản được ban hành.
Cột 7. Ghi những điều cần thiết khác.
 Chuyển giao văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành gửi tới các đối tượng có liên quan
đều phải thực hiện theo nguyên tắc chung là kịp thời, chính xác và đúng đối
tượng.
Về nguyên tắc, tất cả văn bản sau khi đã hoàn tất thủ tục phải chuyển sao
ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản “ khẩn”
phải chuyển ngay sau khi hoàn tất thủ tục.
Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn hình thức chuyển giao
trong nội bộ cơ quan hoặc chuyển giao đi bưu điện.Nếu chuyển giao đi bưu
điện thì phải tiến hành bao gói văn bản.
Nếu chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và chuyển trực tiếp cho
các cơ quan thì phải lập sổ “ Sổ chuyển giao văn bản đi”

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
+, Phần bìa sổ và trang đầu:

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

16

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
……….(1)……….
……….(2)……….

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Năm:…….(3)……
Từ ngày……..Đến ngày……(4)….

Quyển số:…..(5)….
• Cách ghi bìa sổ:
(1) Tên cơ quan ( tổ chức ) chủ quản cấp trên trực tiếp ( nếu có).
(2) Tên cơ quan ( tổ chức ) hoặc đơn vị ( đối với sổ của đơn vị ).
(3) Năm mở sổ chuyển giao văn bản đi
(4) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyển giao văn bản trong quyển sổ.
(5) Số thứ tự của quyển sổ.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

17

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+, Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký hiệu

Nơi nhận

Số lượng

Ký nhận,dấu

Ghi

chuyển
(1)

văn bản
(2)

văn bản
(3)

bì

(4)

bưu điện
(5)

chú
(6)

* Cách đăng ký bên trong sổ:
Cột 1. Ghi ngày tháng gửi văn bản đi
Cột 2. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3. Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.
Cột 5. Ghi những điều cần thiết như số lượng bản,số lượng bì, mật,
khẩn…
Nếu chuyển giao văn bản đi bưu ddiejn thì phải lập “ Sổ gửi văn bản đi
bưu điện”.
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
+, Phần bìa sổ và trang đầu.
……..(1)………
.……..(2)……...

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm:……(3)……
Từ ngày……..đến ngày……(4)….
Quyển số:……(5)….

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

18

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+,Cách ghi bìa sổ:
(1)
Tên cơ quan ( tổ chức ) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có ).
(2)
Tên cơ quan ( tổ chức ) hoặc đơn vị ( đối với sổ của đơn vị ).
(3)
Năm mở sổ.
(4)
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc văn bản trong quyển sổ.
(5)
Số thứ tự của quyển sổ
+, Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số,ký hiệu

Nơi nhận

chuyển

văn bản

văn bản

nhận,dấu

(3)

bưu điện
(5)

(1)

(2)

Số lượng bì

(4)

Ký

Ghi chú

(6)

+, Cách đăng ký bên trong sổ:
Cột 1. Ghi ngày tháng gửi văn bản đi bưu điện, đối với những ngày dưới
10 và tháng 1,2 thì phải ghi thêm số 0 ở trước.
Cột 2. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3. Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.
Cột 4. Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi.
Cột 5. Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của
bưu điện ( nếu có).
Cột 6. Ghi những điểm cần thiết.
2.2 Đối với công văn đến.

Văn bản đến cũng như văn bản đi do các cơ quan làm ra là phương tiện,
công cụ quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của văn bản.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản chuyển qua mạng và
văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản
đến.
Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều được phải được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

19

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ giải quyết văn bản đến

Tiếp
nhận
và
kiểm
tra văn
bản
đến

Phân
loại,bóc

bì,đóng dấu
đến,ghi số
đến,ngày
đến

Đăng
ký văn
bản đến

Trình
văn
bản
đến

Sao
văn
bản
đến

Chuyển
giao văn
bản đến

Giải
quyết,theo dõi
tiến độ giải
quyết văn bản
đến

 Tiếp nhận và kiểm tra văn bản

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư của
cơ quan. Văn bản khi được gửi đến cơ quan, bước đầu tiên cán bộ văn thữ sẽ
kiểm tra văn băn xem văn bản có được ghi đúng địa chỉ hay không,đếm số lượng
tình trạng bì đựng văn bản xem có còn nguyên vẹn hay không. Đối với văn bản
Mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận văn bản và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc bị mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấy “ hỏa
tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm,
trường hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu người chuyển giao văn bản ký
nhận.
Đối với văn bản được chuyển giao qua mạng,fax thì cán bộ văn thư cũng
Phải kiểm tra về số lượng cũng như về số trang của văn bản.

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

20

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến lên vă bản.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Vắn bản đến tiến hành phân thành 2 loại: Loại 1 là văn bản, loại 2 là thư
riêng,sách báo điện tử, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân liên quan.
Đối với các văn bản gửi chung đến cơ quan thì cán bộ văn thư tiến hành
phân loại bóc bì. Văn bản có dấu “ khẩn”, “ thượng khẩn”, “ hỏa tôc” thì phải
bóc bì trước để tiến hành giải quyết kịp thời.
Đối với văn bản gửi đích danh người nhận thì cán bộ văn thư tiếp nhận,

không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho đúng người có trách nhiêm giải quyết.
Đối với các văn bản mật, việc tiếp nhận văn bản và bóc bì phải thực hiện
theo đúng quy định tại Thông tư số 12 ngày 13/9/2002 của bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.
Đối với văn bản là đơn khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì phải giữ lại bì kèm
theo văn bản để làm bằng chứng.
Khi bóc bì không được làm rách hay mất chữ của văn bản cũng như địa
chỉ nơi gửi, dấu bưu điện… Trường hợp văn bản kèm phiếu gửi thì khi nhận
phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lời cơ quan gửi để theo
dõi xử lý kịp thời.
- Đóng dấu đến,ghi số đến, ngày đến lên văn bản
Tất cả văn bản đến tại văn thư của cơ quan phải được đóng dấu đến, ghi
số đến, ngày đến lên văn bản. Đối với bản fax và văn bản gửi qua mạng thì phải
in ra và làm thủ tục đóng dấu đến.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số,ký
hiệu hoặc trích yếu nội dung hay dưới địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
 Đăng lý văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao đến các đơn vị, cá nhân liên quan. Có 2 cách đăng ký văn bản đến
là đăng ký truyền thống và bằng máy vi tính.
Đăng ký văn bản theo cách truyền thống thì tất cả văn bản đên đều phải
được đăng ký vào sổ theo mãu in sẵn 1 cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột,
mục theo qui định. Khi đăng ký không được dùng bút chì hay viết tắt những từ
không thông dụng.
* Đối với cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ
nên lập 2 loại sổ sau:
+,Sổ đăng ký văn bản đến ( dùng đăng ký tất cả các loại trừ văn bản mật ).
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

21

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+, Sổ đăng ký văn bản mật đến.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
……….(1)………
……….(2)………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:……(3)…….
Từ ngày…..đến ngày……(4)…..
Từ số……đến số…..(5)……

Quyển số:……(6)…..

Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

22

Lớp: Văn thư lưu trữ K41


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+, Đăng ký bên trong sổ
Ngày

Số

Tác

Số,ký

Ngày

Tên

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

loại và

hoặc

nhận

chú

văn

văn

văn

trích

cá

bản

bản

bản

yếu

nhân

nội

nhận

dung

văn

(6)

bản
(7)

(8)

(9)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Cột 1. Ghi ngày tháng nhận văn bản đén.
Cột 2. Ghi số thứ tự văn bản đến.
Cột 3. Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.
Cột 4. Ghi số, ký hiệu văn bản đến.
Cột 5. Ghi ngày tháng của văn bản đến.
Cột 6. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản đến.
Cột 7. Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản. Căn cứ theo ý kiến phân
phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8. Chữ ký của người nhận văn bản.

Cột 9. Ghi những điều cần thiết khác.
 Trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư phải tiến hành trình
cho chánh văn phòng để xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư căn cứ vào đó để chuyển đến các đối tượng có liên quan trong
thời gian sớm nhất.
Đối với những văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân thì cần
xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân nào chủ trì và thời hạn giải quyết của mỗi đơn
vị, cá nhân. Ý kiến phân phối giải quyết văn bản được ghi rõ ràng ở dòng
“chuyển” trên dấu “đến” hoặc phiếu gửi giải quyết văn bản đến.
 Sao văn bản đến.
Sinh viên thực tập: Đào Kim Cúc

23

Lớp: Văn thư lưu trữ K41