Chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường ĐHSP hà nội 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN
======
----------

NGUYỄN THÙY TRANG

CHƯƠNG TRÌNH
HỖ TRỢ QUẢN LÝ CƠNG VĂN
TẠI TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Mục lục

HÀ NỘI, 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN

----------

NGUYỄN THÙY TRANG

CHƯƠNG TRÌNH
HỖ TRỢ QUẢN LÝ CƠNG VĂN
TẠI TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI 2
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Giảng viên hướng dẫn: TS. Lưu Thị Bích Hương

HÀ NỘI, 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến cơ TS.
Lưu Thị Bích Hương, đã tận tình hướng dẫn trong suốt q trình làm khóa
luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn q thầy, cô trong khoa Công nghệ thông tin,
trường Đại Học Sư phạm Hà Nội 2 đã tận tình truyền đạt kiến thức trong
những năm em học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong q trình học
khơng chỉ là nền tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành
trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Em chân thành cảm ơn Phịng hành chính - tổng hợp đã tận tình giúp đỡ
và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình khảo sát hệ thống của bài khóa luận
tốt nghiệp.
Cuối cùng em kính chúc q thầy, cơ dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thùy Trang


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu riêng của tôi, các kết
quả, số liệu nêu trong khóa luận này chưa được cơng bố ở bất kỳ cơng trình
khoa học nào. Nếu có sai sót, tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Tác giả

Nguyễn Thùy Trang


MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH VẼ
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG ........................................................... 4
1.1. Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 ........................ 4
1.1.1. Cơ cấu tố chức ............................................................................................. 4
1.1.2. Một vài nét khái qt về phịng hành chính - tổng hợp ........................... 6
1.2. Mơ tả quy trình hoạt động của hệ thống ................................................ 7
1.2.1. Nguyên tắc chung ....................................................................................... 7
1.2.2. Giải thích một số từ ngữ ............................................................................. 8
1.2.3. Quản lý văn bản đến ................................................................................... 8
1.2.4. Quản lý văn bản đi ....................................................................................11
1.2.5. Một số mẫu giấy tờ liên quan của công văn...........................................14
1.3. Yêu cầu hệ thống mới .......................................................................... 16
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ........................................................ 18
2.1. Biểu đồ Use - case ................................................................................ 18
2.1.1. Danh sách các actor ..................................................................................19
2.1.2. Danh sách các use - case ..........................................................................19
2.2. Đặc tả use - case ................................................................................... 19
2.2.1. Đặc tả USE-CASE “Đăng Nhập” ...........................................................19
2.2.2. Đặc tả USE-CASE “Ban hành văn bản” ................................................20
2.2.3. Đặc tả USE-CASE “Phân quyền”...........................................................21
2.2.4. Đặc tả USE-CASE “Tìm kiếm văn bản” ...............................................22

2.2.5. Đặc tả USE-CASE “Cập nhật thông tin nhân viên” .............................22
2.2.6. Đặc tả USE-CASE “Cập Nhật văn bản” ................................................23
2.2.7. Đặc tả USE-CASE “Xóa văn bản” .........................................................25
2.2.8. Đặc tả USE-CASE “Thống kê văn bản” ................................................26
2.2.9. Đặc tả USE-CASE “Sổ văn bản”............................................................27
2.3. Biểu đồ lớp ........................................................................................... 27


2.3.1. Xác định các kiểu liên kết ........................................................................27
2.3.2. Biểu đồ lớp ................................................................................................29
2.3.3. Các lớp đối tượng .....................................................................................30
2.3.4. Mô tả chi tiết từng lớp đối tượng.............................................................30
2.3.5. Mô tả chi tiết các kiểu dữ liệu..................................................................31
2.4. Biểu đồ trạng thái ................................................................................. 34
2.5. Biểu đồ hoạt động ................................................................................ 35
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG ........................................................... 38
3.1. Thiết kế lược đồ chương trình .............................................................. 38
3.1.1. Biểu đồ tuần tự ..........................................................................................38
3.1.2. Biểu đồ cộng tác .......................................................................................40
3.2. Thiết kế giao diện của chương trình quản lý cơng văn ........................ 42
3.2.1. Một số giao diện chính của chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn......42
3.2.2. Thiết kế giao diện form hệ thống ............................................................43
3.2.3. Thiết kế form quản lý nhân viên ............................................................44
3.2.4. Thiết kế các form duyệt công văn ...........................................................46
3.2.5. Thiết kế form quản lý công văn ..............................................................48
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...................................................... 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 52
PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đến...................................... 15
Bảng 1.2: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đi ........................................ 15
Bảng 1.3: Mẫu phiếu trình ký văn bản ............................................................ 15
Bảng 1.4: Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến..... ....................... ...16
Bảng 1.5: Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi .................................................. 16
Bảng 2.1: Danh sách actor của hệ thống ........................................................ .19
Bảng 2.2: Danh sách các use - case của hệ thống ........................................... 19
Bảng 2.3: Các lớp đối tượng trong hệ thống quản lý văn bản ........................ 29
Bảng 2.4: Mô tả chi tiết các lớp đối tượng...................................................... 30
Bảng 2.5: Bảng cơ quan ban hành .................................................................. 31
Bảng 2.6: Bảng chức vụ .................................................................................. 31
Bảng 2.7: Bảng phòng ban .............................................................................. 32
Bảng 2.8: Bảng Sổ văn bản ............................................................................. 32
Bảng 2.9: Bảng loại văn bản ........................................................................... 32
Bảng 2.10: Loại hồ sơ ..................................................................................... 33
Bảng 2.11: Bảng Nhân viên ............................................................................ 33
Bảng 2.12: Bảng văn bản ................................................................................ 34


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 ........................... 5
Hình 2.1: Biểu đồ use case của quản lý công văn ........................................... 18
Hình 2.2: Biểu đồ lớp của hệ thống quản lý văn bản ..................................... .29
Hình 2.3: Biểu đồ trạng thái của văn bản trong hệ thống ...........................35
Hình 2.4: Biểu đồ hoạt động của admin.......................................................... 36
Hình 2.5: Biểu đồ hoạt động của nhân viên .................................................... 37
Hình 3.1: Biểu đồ tuần tự quản lý cơng văn của admin ................................. 38
Hình 3.2: Biểu đồ tuần tự quản lý nhân viên của admin................................ 39
Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự nhân viên gửi công văn ....................................... 40

Hình 3.4: Biểu đồ tìm kiếm danh sách cơng văn ............................................ 40
Hình 3.5: Biểu đồ cộng tác quá trình load văn bản ......................................... 41
Hình 3.6: Biểu đồ cộng tác quá trình duyệt văn bản ....................................... 41
Hình 3.7: Biểu đồ cộng tác quá trình thêm mới nhân viên ............................. 42
Hình 3.8: Màn hình đăng nhập hệ thống ........................................................ 43
Hình 3.9: Giao diện màn hình đăng nhập của nhân viên ............................... 43
Hình 3.10: Giao diện màn hình đăng nhập của admin ................................... 44
Hình 3.11: Giao diện form quản lý nhân viên ............................................... 45
Hình 3.12: Giao diện form thêm mới nhân viên ............................................ 45
Hình 3.13: Giao diện form cập nhật nhân viên .............................................. 46
Hình 3.14: Giao diện hiển thị danh sách cơng văn chờ duyệt ....................... 47
Hình 3.15: Giao diện duyệt cơng văn ............................................................ 48
Hình 3.16: Giao diện màn hình gửi cơng văn ................................................ 48
Hình 3.17: Giao diện màn hình cơng văn đã gửi ........................................... 49
Hình 3.18: Giao diện màn hình danh sách công văn gửi đến ........................ 50


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp
phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức,
cơng tác cơng văn có vai trị rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ
chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, lưu trữ và
chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác.
Trước đây, cơng tác quản lý văn bản, cơng văn được thực hiện thủ
cơng dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp
khơng ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày
nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của cơng
nghệ thơng tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các
sản phẩm phần mềm ưu việt.

Giấy tờ công văn là một trong những thông tin cần thiết cho các hoạt
động của nhà nước. Nó khơng chỉ là phương tiện để giao tiếp, truyền thơng tin
mà cịn là phương tiện để quản lý nhà nước. Vì vậy cơng việc quản lý công
văn được đánh giá là không thể thiếu đối với công việc quản lý và phát triển
xã hội. Quản lý cơng văn tốt thì cơng việc quản lý nhà nước sẽ được linh hoạt,
bền vững, tổ chức và tiết kiệm.
Tìm hiểu về cơng tác quản lý văn bản, em nhận thấy Trường Đại học
Sư phạm Hà nội 2 là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư cho
cơng tác cơng văn lưu trữ, tin học hóa cơng tác này. Tuy nhiên, vẫn cịn tồn
tại một số khó khăn cho q trình quản lý văn bản và cơng văn. Chính vì vậy,
em chọn đề tài “Chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống.
- Áp dụng xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn tại trường
ĐHSP Hà Nội 2.

1


3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu về ngơn ngữ UML, C# 2012, SQL 2008... để xây dựng
chương trình.
- Tìm hiểu thực trạng và cách quản lý công văn tại trường ĐHSP Hà
Nội 2.
- Tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống dựa vào quá trình khảo sát
thực trạng về cách quản lý công văn tại trường.
- Xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn tại trường ĐHSP Hà
Nội 2 hoàn thiện.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công văn tại Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
- Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống
hướng đối tượng vào xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn.
- Về mặt thực tiễn: Xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn tại
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nhằm góp phần khắc phục được những hạn
chế của phương pháp quản lý thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức, giảm
thiểu sai sót trong q trình quản lý cơng văn tại trường đại học.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lí luận
Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo và các tài liệu liên quan nhằm xây
dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện pháp cần thiết để giải quyết các
vấn đề của đề tài.
- Phương pháp thực nghiệm
Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu của cơ sở, những lí luận được
nghiên cứu và kết quả đạt được qua những phương pháp trên.
- Phương pháp chuyên gia
Tham khảo các ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chương
trình phù hợp với u cầu thực tiễn. Nội dung xử lý nhanh đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của người sử dụng.
2


7. Cấu trúc khóa luận
Ngồi phần mở đầu, kết luận và hướng phát triển, tài liệu tham khảo,
khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khảo sát hệ thống
Chương 2: Phân tích hệ thống
Chương 3: Thiết kế hệ thống

3


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
1.1.1 Cơ cấu tố chức
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập vào 14/08/1967.
Bắt đầu thực hiện đào tạo vào năm 1975. Địa chỉ: P.Xuân Hoà, Tx.Phúc
Yên, T.Vĩnh Phúc.
ĐT: (0211) 3863 416
Fax: (0211) 3863 207.
Email:
Website:.
Trường có quy mơ đào tạo khoảng 10.000 sinh viên và với đội
ngũ: 557 cán bộ, viên chức. Trong đó có 4 Nhà giáo Ưu tú, 2 giảng viên cao
cấp, 10 Phó Giáo sư, 69 tiến sỹ...
Đảng bộ có: 26 chi bộ, 302 đảng viên.
Bí thư Đảng ủy, Hiệu trưởng:

GVC. TS. Nguyễn Văn Tuyến
GVC. TS. Trịnh Đình Vinh

Phó Hiệu trưởng:

GVC. TS. Nguyễn Phụ Thơng Thái
PGS. TS. Nguyễn Quang Huy

Về đào tạo:
- Cử nhân khoa học các ngành Sư phạm và Cử nhân khoa học khoa học

cơ bản, kĩ thuật, công nghệ.
- Thạc sĩ khoa học các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục.
- Tiến sĩ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thể
hiện qua hình 1.1 như sau:

4


BAN GIÁM HIỆU

KHỐI HÀNH CHÍNH

KHỐI SỰ NGHIỆP

1. Phịng Tổ chức Cán bộ

1. Tốn

2. Phịng Cơng tác Chính trị

2. Vật lý

- Học sinh sinh viên

3. Sinh- KTNN

3. Phòng Đào tạo

4. Ngữ văn

4. Phịng Khoa học Cơng

5. Giáo dục Tiểu học

nghệ - Hợp tác quốc tế

6.Giáo dục Mầm non

5. Phòng Sau đại học

7. Cơng nghệ Thơng tin

6. Phịng Tài vụ

8. Hố học

7. Phịng Hành chính tổng

9. Giáo dục Chính trị

hợp

10. Giáo dục Thể chất

8. Phòng Quản trị đời sống

11. Ngoại ngữ

9. Phòng Thanh tra

12. Lịch sử
13. Bộ mơn Tâm lí Giáo dục

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức trường đại học Sư phạm Hà Nội 2
a) Khối hành chính:
9 phịng chức năng: Tổ chức Cán bộ, Cơng tác Chính trị - Học sinh sinh
viên, Đào tạo, Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Sau đại học, Tài vụ,
Hành chính tổng hợp, Quản trị đời sống, Thanh tra.
9 Đơn vị trực thuộc: Thư viện, Trạm Y tế, Ban Quản lý KTX Sinh viên,
Ban Bảo vệ, Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo Chất lượng giáo dục, Trung tâm
Tin học và Ngoại ngữ, Trung tâm Hỗ trợ Nghiên cứu Khoa học và Chuyển
giao Cơng nghệ, Trung tâm Giáo dục Quốc phịng Hà Nội 2, Trung tâm
Nghiệp vụ sư phạm.

5


b) Khối sự nghiệp:
- 13 khoa: Toán, Vật lý, Sinh- KTNN, Ngữ văn, Giáo dục Tiểu học,
Giáo dục Mầm non, Cơng nghệ Thơng tin, Hố học, Giáo dục Chính trị, Giáo
dục Thể chất, Ngoại ngữ, Lịch sử, Bộ môn Tâm lí Giáo dục.
- 15 ngành cử nhân sư phạm: Tốn, Vật lí, Hố, Sinh, Kỹ thuật, Ngữ
Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo dục
Quốc phịng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nơng nghiệp (ghép sư phạm công
nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc
phịng, Sư phạm Ngoại ngữ, Sư phạm Tin học, Sư phạm Lịch sử.
- 10 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Tốn học, Vật lí, Hố học, Sinh
học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Tiếng Trung Quốc.
- 16 chun ngành đào tạo thạc sĩ: Tốn Giải tích, Tốn ứng dụng, Vật

lí chất rắn, Lí luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm,
Sinh thái học, Động vật học, Giáo dục học bậc Tiểu học, Lí khóa luận học,
Vật lí lí thuyết và Vật lí tốn, Khoa học máy tính, Quản lý Giáo dục, Lý luận
và phương pháp dạy học bộ môn Văn - Tiếng việt, Giáo dục mầm non, Lý
luận và phương pháp dạy học bộ mơn Hóa học, Văn học Việt Nam.
- 3 chun ngành đào tạo tiến sĩ: Tốn Giải tích, Giáo dục Tiểu học,
Vật lí lí thuyết và Vật lí Tốn.
1.1.2 Một vài nét khái qt về phịng hành chính - tổng hợp
Tên đơn vị: Phịng hành chính - tổng hợp
Ban lãnh đạo:
- Phó trưởng phịng:
 Chu Vĩnh Qun (phụ trách văn phòng)
 Trần Văn Hùng
- Đội ngũ cán bộ:
 Nguyễn Văn Huy
 Lê Thị Thu Hằng
 Chu Thị Minh Hương
6


 Trần Thị Hồng Phương
Chức năng nhiệm vụ:
-

Công văn lưu trữ:
 Quản lý sử dụng con dấu theo luật hành chính, theo dõi các
cơng văn đi và đến để trình Ban Giám hiệu, chuyển công văn
đã sao chụp đến các đơn vị và cá nhân có liên quan, cơng
chứng các văn bằng, chứng chỉ do trường cấp, đóng dấu các
loại văn bản hành chính, lưu trữ bản gốc của các loại công văn

đi và đến của trường...
 Chế bản, sao chụp các loại tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám
hiệu và các đơn vị trong toàn trường.

-

Lễ tân:
 Chuẩn bị phòng họp, hội trường, thiết bị, phương tiện kĩ thuật
cho các cuộc họp và đón tiếp khách
 Quản lí các phòng họp, phòng khách, hội trường và phòng làm
việc của Ban Giám hiệu.

-

Tổng hợp:
 Theo dõi hoạt động của các đơn vị trong việc thực hiện kế
hoạch công tác của Ban Giam hiệu; làm đầu mối cho việc tổ
chức các hoạt động chung của trường; dự thảo các loại báo cáo
định kì và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên; tổ chức hội nghị
sơ kết, tổng kết năm học theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu; tư
vấn cho Ban Giám hiệu trong việc lập kế hoạch công tác tuần,
tháng cũng như cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ cơng
tác hành chính của trường. Thực hiện việc đưa tin lên trang
web của trường.

1.2. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống
1.2.1 Nguyên tắc chung
a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại công văn của trường.
7

b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp
theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn (hỏa tốc, thượng khẩn,
khẩn...) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
c) Văn bản, tài liệu mang bí mật phải đưa đến cho Phó trưởng phịng phụ
trách văn thư.
1.2.2 Giải thích một số từ ngữ
a) Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do trường phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
b) Văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường được gọi chung là văn
bản đến.
c) Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung; nơi nhận... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
trên máy vi tính hoặc sổ để quản lý và tra tìm văn bản.
1.2.3 Quản lý văn bản đến
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

8


 Loại khơng bóc bì: Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung của cơ quan, tổ
chức thì các nhân viên nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho
công văn để đăng ký.
 Loại do cán bộ công văn bóc bì: Đối với những loại văn bản thơng
thường khơng chỉ đích danh người nhận, các khoa hoặc một ban
ngành cụ thể sẽ do các cán bộ công văn bóc bì.
 Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định
tại Thơng tư số 12/2002 - BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại công văn, trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan như các hóa đơn, chứng từ kế tốn...
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại công văn phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn
bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra
và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến khơng thuộc diện đăng ký tại cơng văn thì
khơng phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đến trên máy vi tính hoặc sổ.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ


Lập sổ đăng ký văn bản đến
9


 Sổ đăng ký văn bản đến (Dùng để đăng ký tất cả các loại văn
bản đến trừ văn bản mật)
 Sổ đăng ký văn bản mật đến


Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả
văn bản mật đến được thực hiện theo hướng dẫn của nhà nước.

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
- Đăng nhập vào hệ thống
- Nhập các dữ liệu liên quan đến văn bản vào cơ sở dữ liệu.
b) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho phụ trách
văn phịng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Phụ trách văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được
giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết)
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến

(nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến
được quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của phụ
trách văn phịng, văn bản đến được chuyển trở lại công văn để đăng ký bổ
sung vào số đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở
dữ liệu văn bản đến.
c) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Cán bộ công văn của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao
trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị,
trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được
chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

10


Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ cơng văn cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến và chuyển
cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến cán bộ công văn
phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định cụ thể của cơ quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
 Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định
của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được
theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
 Cán bộ công văn có tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm:
Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản

đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết... để báo cáo cho Phó
trưởng phịng phụ trách văn thư.
1.2.4 Quản lý văn bản đi
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ cơng
văn cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo để xem xét, giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời
gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy
định.
b) Đóng dấu cơ quan và dấu mực độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan:
 Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của
11


Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về cơng tác cơng văn.
 Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều
26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lúc văn bản, trùm
lên một phần các tờ giấy.
-

Đóng dấu độ khẩn, mật

 Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “
khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a
khoản 10 Mục II của Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP.
 Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

c) Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
 Lập sổ đăng ký văn bản đi gồm: Sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường) và số đăng ký văn bản mật đi
 Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản
mật được thực hiện theo hướng dẫn.
- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản
d) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
 Lựa chọn bì
 Trình bày bì và viết bì
12


 Vào bì và dán bì
 Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì.
- Chuyển phát văn bản đi
 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ
quan, tổ chức.

 Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác
 Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
 Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng
 Chuyển phát văn bản mật.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ cơng văn có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi,
cụ thể như sau:
 Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu
cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần
lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất,
trình người ký văn bản quyết định
 Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải
theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để đảm bản văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc
 Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do khơng có
người nhận, do thay đổi địa chỉ,...) mà bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soản thảo văn bản đó; đồng thời,
ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi
cần thiết
 Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e) Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại công văn là bản có chữ ký trực tiếp của

13


người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại công văn được sắp xếp theo thứ
tự đăng ký.

1.2.5 Một số mẫu giấy tờ liên quan của công văn
a) Các dữ liệu quản lý văn bản
- Dữ liệu quản lý văn bản đến
1.

Số thứ tự (Số đến)

2.

Ngày đến

3.

Tên CQBH

4.

Số và ký hiệu văn bản

5.

Ngày tháng năm văn bản (ngày ký)

6.

Tên loại văn bản

7.

Trích yếu nội dung văn bản

8.

Mức độ mật (mật/tối mật/tuyệt mật)

9.

Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc)

10. Số tờ
11. Thời hạn giải quyết
12. File văn bản đến đính kèm
- Dữ liệu quản lý văn bản đi
1. Số và ký hiệu văn bản
2. Ngày tháng năm văn bản
3. Tên loại văn bản
4. Trích yếu nội dung văn bản
5. Độ mật (mật/tối mật/tuyệt mật)
6. Độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc)
7. Số trang
8. Chức vụ và họ tên người ký văn bản
9. Nơi nhận
10. Số lượng bản phát hành
11. File văn bản đi đính kèm
Một số mẫu đăng ký
14


- Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”
Bảng 1.1: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đến

Số

Ngày

Tác

Số và

Ngày

Tên loại và trích

Đơn

đến

đến

giả

ký

tháng

yếu nội dung

vị/người

hiệu

Ký nhận Ghi
chú

nhận

- Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”
Bảng 1.2: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đi
Số
và

Ngày

Tên loại và trích yếu nội

ký

tháng

dung

Đơn
vị/người

Ký nhận

nhận

hiệu

Số lượng

bản

Ghi chú

- Mẫu phiếu trình ký văn bản
Bảng 1.3: Mẫu phiếu trình ký văn bản
1. Tên văn bản/cơng việc:
2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý:
Thời gian chỉ

Chức vụ, họ tên người chỉ

đạo hoặc xử lý

đạo/xử lý

15

Nội dung trao đổi/ý kiến xử lý


- Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
Bảng 1.4: Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
Từ ngày ....... đến ngày.......
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng
và tác giả văn bản

Số
đến

Đơn
vị/người
nhận

Thời hạn
giải quyết

Tình
trạng giải
quyết

Số, ký hiệu
văn bản
giải quyết

Ghi chú

Tổng số:.....
Đã xử lý:.....
Chưa xử lý:......
- Báo cáo tình hình văn bản đi
Bảng 1.5: Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi
Từ ngày.................đến ngày...............
STT

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu

Đơn vị/người

nội dung

nhận

Ghi chú

1.3. Yêu cầu hệ thống mới
Những khó khăn cịn tồn tại trong việc quản lý công văn giấy tờ trường
Đại học Sư phạm Hà Nợi 2:
- Xảy ra tình trạng q tải trong việc xử lý thông tin công văn do lượng
thông tin công ngừng tăng lên.
- Do phương tiện xử lý thơng tin cịn nhiều hạn chế nên diễn ra tình
trạng chỉ xử lý được những tài liệu, công văn trong một năm, ngồi ra vẫn cịn
16


rất nhiều văn bản được cất giữ trong tủ dẫn đến việc nhiều văn bản được ban
hành bị trùng lặp và mâu thuẫn lẫn nhau.
Từ thực tế quá trình khảo sát hệ thống quản lý tại phịng hành chính tổng
hợp có thể rút ra một số nhận xét như sau:
- Cơ cấu quản lý văn bản đi và đến chủ yếu vẫn dựa trên sổ sách là
chính.
- Ứng dụng tin học vào trong quản lý chưa được nhiều và còn tồn tại
một số bất cập.
- Khả năng tìm kiếm, theo dõi và quản lý chưa cao
Từ đó, cho thấy cần thiết xây dựng một hệ thống tự động trong việc
quản lý công văn đi và đến của trường. Việc quản lý cơng văn đi và đến đem
lại nhiều lợi ích thiết thực. Trong đó, có thể nói đến là:
- Tin học hóa q trình lưu trữ và xử lý cơng văn, q trình phân cơng
cơng việc của trường.

- Giảm cơng sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý cơng văn.
- Tự động hóa q trình nhận, gửi cơng văn, phân cơng cơng việc theo
nhiều hình thức.
- Hỗ trợ ban giám hiệu theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình
trạng xử lý cơng văn, cơng việc của các phịng ban.
- Lưu trữ cơng văn an tồn, tính bảo mật cao, lượng lưu trữ lớn.
- Tìm kiếm, tra cứu cơng văn nhanh chóng, dễ dàng.
- Mọi q trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ
thống máy tính ghi nhận nên lãnh đạo sẽ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh
các hoạt động của các phòng ban chức năng.

17