Giao trinh Access1

TRÌNH ĐỘ B QUỐC GIA
MICROSOFT ACCESS
Microsoft access là 1 hệ QLCSDL, & ngôn ngữ lập trình.
- Tạo được chương trình quản lý nhỏ chỉ dùng cho văn phòng.
- Để giao tiếp với các ngôn ngữ khác để lấy dữ liệu, chứ không viết lập trình từ access, mà
là trên vb, java…
- Ra đời 1992 (of microsost office)
- Phổ biến access 1997, 2000, 2003
Chức năng:
Giúp bạn làm quen với cách tạo cơ sở dữ liệu, xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó có thể thiết
kế chương trình quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, kế toán, bán Hàng … ứng dụng cho chính cơ
quan xí nghiệp của bạn.
THỰC THỂ VÀ QUAN HỆ .
 Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan.
Ví dụ:
- Trong một trường học có các thực thể: Giáo viên, học sinh, môn học…
- Trong một thư viện bao gồm các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản…
- Trong một công ty thương mại có các thực thể: Mặt hàng (cụ thể), công nợ (trừu tượng)
 Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính.
Ví dụ : Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính.
Ghi chú : Để không bò trùng lắp thông tin thì thuộc tính là đặc tính riêng của một thực thể duy nhất.
 Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật sau:
<Tên thực thể>
<Thuộc tính>
…
…
<Thuộc tính>
Ví dụ: Biểu diễn thực thể sinh viên & môn học như sau:
Sinh viên Môn học
Mã SV
Tên SV

Ngày sinh
Đòa chỉ
Mã MH
Tên MH
Số tiết
TRANG :1
 Mỗi thực thể có một thuộc tính dùng để phân biệt giữa các đối tượng của thực thể đó gọi là
thuộc tính khoá.
Ví dụ: Mỗi sinh viên có một mã số duy nhất để phân biệt với sinh viên khác.
 Quan hệ có thể có thuộc tính hoặc không có thuộc tính.
Ví dụ: Điểm là thuộc tính của quan hệ sinh viên và môn học.
CÁCH THIẾT LẬP BẢNG TABLE:
• X¸c ®Þnh tÝnh chÊt cho trêng b»ng c¸ch bÊm cht vµo c¸c « thc tÝnh cđa trêng ë bªn díi. Sè lỵng vµ ý
nghÜa cđa c¸c thc tÝnh nµy phơ thc vµo tõng kiĨu trêng, gåm c¸c thc tÝnh c¬ b¶n nh sau:
 Field Size: ChiỊu dµi lín nhÊt cđa trêng.
 Format: D¹ng thĨ hiƯn cđa trêng. VÝ dơ: 999.99,99 §VN (§Ĩ t¹o mµu cho ch÷ ta ®Ỉt nh sau:
>[green] -> Enter or ;"YES"[Green];"No"[Blue] -> Enter)
 Decimal: VÞ trÝ cđa dÊu ph©n c¸ch thËp ph©n.
 InputMask: KiĨu mÉu cho d÷ liƯu cđa trêng. VÝ dơ: "XXXXXX" kiĨu chi cã 6 ký tù.
 Caption: Nh·n cđa trêng dïng cho c¸c biĨu mÉu (Form), nÕu lóc t¹o b¶ng kh«ng ghi vµo Caption
th× khi t¹o biĨu mÉu Access sÏ lÊy tªn trêng ®Ỉt cho nh·n.
 Default Value: Gi¸ trÞ mỈc ®Þnh ban ®Çu cho trêng.
 Validation Rule: §Ĩ nhËp biĨu thøc giíi h¹n nh÷ng gi¸ trÞ d÷ liƯu hỵp lƯ cho trêng. VÝ dơ: 0 ≤ §iĨm
m«n häc ≤ 10.
 Validation Text: §Ĩ nhËp dßng ch÷ hiĨn thÞ trong hép th«ng b¸o khi gi¸ trÞ nhËp vµo trêng kh«ng hỵp
lƯ so víi biĨu thøc trong Validation Rule.
 Require: NÕu chän Yes d÷ liƯu cđa trêng cã b¾t bc ph¶i ®ỵc nhËp. MỈc nhiªn lµ No.
 Allow Zero Length: NÕu chän Yes cho phÐp d÷ liƯu chÊp nhËn ký tù tr¾ng (" "). MỈc nhiªn lµ No.
 Indexed: Dïng ®Ĩ x¸c ®Þnh chØ mơc d÷ liƯu cđa trêng, cã 2 lo¹i chØ mơc: cho phÐp trïng chØ mơc
(duplicates) vµ kh«ng cho phÐp trïng chØ mơc (No duplicates). MỈc nhiªn lµ kh«ng t¹o chØ mơc.

Tªn trêng KiĨu trêng KÝch
thíc
Yªu cÇu
M· sè Text 5 Qui ®Þnh d÷ liƯu nhËp: "CB999". §Ỉt khãa chÝnh, kh«ng trïng kho¸
(§Ỉt trong Input Mast. Vd: cb 99;;“ ” _ or cb 00;;“ ” ! or dÊu @ … còng
®ỵc. Ch÷ cb lµ kh«ng thay ®ỉi ®“ ” ỵc khi nhËp DLiƯu, mµ chØ thay ®ỉi
®ỵc 99 or 00 thµnh sè kh¸c mµ th«i.)
Hä vµ ch÷ lãt Text 30 T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp
(Lµ dßng t¹o ë cét Discription. Khi ta nhËp d÷ liƯu, dßng chó thÝch sÏ
hiƯn ra ngay trªn thanh Taskbar)
Tªn Text 10 T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp
Ngµy sinh Date Theo d¹ng: dd/mm/yyyy
(nhËp ë cét Format)
HƯ sè l¬ng Number/single
T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp vµ kiĨm tra > 1 nhá h¬n 10
(nhËp ë cét Validation Rule, vd: >1 and <10. If trêng hỵp lµ chi th× ph¶I lµ
in(“TL”,”NH”,”HL”). NÕu nhËp sai §K ®Ỉt ra, sÏ th«ng b¸o cho ngêi sư dơng biÕt.
Dßng th«ng b¸o t¹o ë cét Validation Text, C©u th«ng b¸o ph¶I n»m trong “” )
Ngµy c«ng Number/ byte KiĨm tra d÷ liƯu nhËp > 0 vµ <= 31 cã th«ng b¸o lçi
Tû lƯ l¬ng b¶o hiĨm Number/ single T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp
HƯ sè phơ cÊp Number/ single T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp
Sè ®iƯn sư dơng Number/ Integer T¹o dßng chó thÝch híng dÉn nhËp
Loại quan hệ: Có các loại quan hệ như sau:
TRANG :2
- Quan hệ một – một: Kí hiệu (1,1) one to one: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực
thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ: Một nhân viên chỉ thuộc về 1 phòng ban duy nhất
- Quan hệ một - nhiều: Kí hiệu (1, n) one to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của
thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên

- Quan hệ nhiều – nhiều: Kí hiệu (n,n) many to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng
của thực thể này có quan hệ với nhiều thực thể kia và ngược lại.
Ví dụ: Một độc giả có thể mượn nhiều sách, và một loại sách có thể có nhiều độc giả mượn.
Xác đònh khoá
- Khóa chính ( Primary key) là tập hợp gồm một hay nhiều cột (Field|) mà giá trò trên đó
đủ để Access nhận diện một dòng (Record – mẫu tin) duy nhất trong bảng.
Dữ liệu trên một cột (hay nhiều cột) được chọn làm khóa chính là không thể trùng lắp (No
Duplicates) và không thể rỗng
- Khoá ngoại (Foreign key): Là một cột hay nhiều cột trong một bảng và các cột này là
khóa chính trong bảng khác.
Chú ý : Dữ liệu tại cột này trong bảng đang nhập liệu phải tồn tại trong bảng mà cột đó là khoá
chính, nói cách khác dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại này phải được lưu trữ sau các cột dữ
liệu khoá chính bên bảng khác.
QUI TẮC ĐẶT TÊN.
Misrosoft Access 2003 qui đònh qui tắc đặt tên cho Filed, tên Table, tên Query, tên From, tên
Report, tên Macro … như sau:
- Chuỗi tên có độ dài tối đa 64 ký tự
- Không được trùng tên với nhau
- Không được dùng các ký tự đặc biệt như: (, ) , [, ] … trong tên.
I. THIẾT KẾ CÁC MỐI QUAN HỆ.
Để các bảng trong cùng một cơ sở dữ liệu có mối quan hệ ràng buộc dữ liệu lẫn nhau, và có
thể phối hợp hoạt động trong việc tổ chức và khai thác CSDL, chúng ta phải thiết kế các mối quan
hệ giữa các Table. Microsoft Access tự nhận biết được loại của mối quan hệ, chỉ khi nếu ta tạo cấu
trúc bảng đúng và thực hiện các thao tác chính xác. Tiến hành tạo quan hệ theo các bước sau:
⇒ Tạo xong các cấu trúc bảng.
⇒ Chọn menu Tools\ Relationships, xuất hiện khung Show Table.
⇒ Chọn tên các bảng cần thiết kế các mối quan hệ, mỗi lần chọn click nút Add, xong chọn nút
Close, các bảng được chọn sẽ hiện thò trong khung thiết kế.
⇒ Rê tên Field quan hệ của bảng gốc mang sang đúng vò trí tên Field quan hệ của bảng quan hệ,
xuất hiện hộp đối thoại Relationship.

TRANG :3
⇒ Đánh dấu hộp  Enforce Referential Intergrity: Để làm cho sự tham chiếu có hiệu lực.
⇒ Đánh dấu hộp  Cascade(Thác nước) Update Related Fields: Đồng thời cập nhật dữ liệu giữa 2
bảng có quan hệ, mỗi khi sửa dữ liệu ở bảng gốc sẽ kéo theo dữ liệu ở bảng quan hệ được sửa theo.
⇒ Đánh dấu hộp  Cascade Update Related(có quan hệ) Records: Đồng thời xóa dữ liệu trên 2 bảng
có quan hệ, mỗi khi xóa Record của bảng gốc sẽ kéo theo các Record của bảng quan hệ bò xóa
theo.
⇒ Xem loại quan hệ trong hộp Edit Relationship, click nút Create để tạo mối quan hệ.
⇒ Lặp lại bước trên cho các mối quan hệ khác.
⇒ Xong click nút Close, trả lời Yes và kết thúc việc tạo các mối quan hệ.
Chú ý: Tạo mối quan hệ trước khi nhập dữ liệu. Khi nhập dữ liệu cho các bảng, cần phải
nhập dữ liệu cho bảng gốc trước, bảng quan hệ nhập sau.
II. CÁC THÀNH PHẦN TRONG MICROSOFT ACCESS.
Tập tin CSDL trong Microsoft Access gồm có 6 thành phần:
1. Bảng (Table)
Là thành phần cơ bản dùng để thiết kế CSDL, nơi chứa dữ liệu.
2. Truy vấn (Query ): Là công cụ cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác trên
bảng để cho ra một kết quả theo yêu cầu khai thác dữ liệu thực tế, có nhiều loại Query
khác nhau.
3. Mẫu biểu (From): Là thành phần quan trọng dùng cho nhập liệu, giúp các thao tác
nhập liệu vào bảng nhanh và hiệu quả hơn.
4. Báo biểu (Report): Thành phần trình bày các kết qủa dữ liệu với nhiều dạng, hình thức
phong phú, phục vụ cho việc in ấn dữ liệu.
5. Tập lệnh (Macro): Là thành phần chứa các hành động cho phép thực hiện các thao tác,
Macro có thể xem như công cụ lập trình đơn giản.
6. Đơn thể chương trình (Module): Là thành phần chứa các thủ tục hàm. Các thủ tục,
hàm được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic, đây là thành phần chuyên sâu, dùng
cho người dùng chuyên nghiệp.
TRUY VẤN – QUERY
Có tất cả truy vấn

- SELECT QUERY
- CROSSTAB QUERY
- MAKE TABLE QUERY
- DELETE QUERY
- APPEND QUERY
- UPDATE QUERY
-
TRANG :4
Khởi động:
Start / Program / Microsoft Office / Access
I. CỮA SỔ MICROSOFT ACCESS :
− Chọn blank database : tạo mới 1 File cơ sở dữ liệu
− Chọn database wizads: tạo 1 File cơ sở dữ liệu theo mẫu
II. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS
Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu dữ lại
III. CƠ SỢ DỮ LIỆU CỦA ACCESS
Gồm 6 thành phần (Object) mỗi phần đảm nhiệm 1 nhiệm vụ xử lý dữ liệu như sau:
1. TABLE- Bảng dữ liệu
Là thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, chứa các dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ
liệu.
2. RELATION SHIP:
Tạo mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu
Chức năng tạo tính nhất quán và tính trao đổi dữ liệu qua lại giữa các bảng.
3. QUERY: Bảng truy vấn hoặc vấn tin
Dùng để tính toán xử lý các dữ liệu ở table
4. FORM : Biểu mẫu
Công cụ tạo ra các mẫu trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn để có
thể nhập hay sửa chữa một cách dễ dàng
5. REPORT : Mẫu báo cáo
Là công cụ tạo các mẫu và in các báo cáo

6. MACRO : Lệnh vó mô
Là tập hợp các lệnh được chọn , sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác.
MODULE: Đơn thể chương trình
Là phương tiện lập trình trong access với nguồn ngôn ngữ lập trình access basic
LÀM GỌN FILE CƠ SỞ DỮ LIỆU:
Tools / Database Utilities / Compact And Repair Database
Phần I: TABLE (Bảng Biểu)
Chú ý: Chọn Design View
I - CẤU TRÚC CỦA BẢNG DỮ LIỆU:
Field Name
( Tên trường dữ liệu)
Data Type
(Kiểu dữ liệu)
Desristion
( Mô tả tên
TRANG :5