Windows SharePoint

I. WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0
Windows SharePoint Services 3.0 (Version 3) xây dựng trên các dịch vụ hệ điều hành và cơ sở
dữ liệu để hỗ trợ những điều kiện cần thiết cho từ 1 trang làm việc nhóm đến 1 portal của
doanh nghiệp với hơn 100.000 nhân viên (như Office SharePoint Portal Server 2007), hoặc một
portal cộng tác trên Internet với cả triệu người dùng.
Dịch vụ nền tảng Windows SharePoint Services cung cấp những cải tiến bảo mật, các tính năng
tin cậy, có thể co giãn và hiệu năng cao như sau:
- Storage (Lưu trữ)
- Management (Quản lý)
- Deployment (Triển khai)
- Site Model (Tạo mô hình site)
- Extensibility (Khả năng mở rộng)
Thêm vào đó Windows Sharepoint Service được bổ sung những tính năng cộng tác sau:
- Document collaboration
- Wikis and Blogs
-·Really Simple Syndication (RSS) support
- Discussions
- Project task management
- Contacts, Calendars, and Tasks
- E-mail integration
- Tích hợp với Microsoft Office 2007
- Hỗ trợ offline cho các danh sách và thư viện văn bản của SharePoint nhờ sử dụng Office
Outlook 2007 như một phần mềm khách offline.
II. MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007
Về kiến trúc Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) chứa đựng một tập hợp
chung các dịch vụ Shared Services, hỗ trợ 5 thành phần ứng dụng phía server:
Shared Services
Thành phần này đã được thiết kế lại toàn bộ sử dụng một mô hình cung cấp dịch vụ mới.
Shared Services chứa hầu hết tất cả các dịch vụ có thể được sử dụng bởi nhiều ứng dụng trong
MOSS:
- Full-text and property indexing and search services

- Business Data Catalog
- Notification service for generating alerts
- User profile store
- Audiences
- Usage reporting
- Single sign-on services
Server Applications
MOSS 2007 chứa 5 thành phần ứng dụng:
- Portal
- Search
- Content management
- Business process
- Business intelligence
Mỗi thành phần được xây dựng trên các dịch vụ nền tảng và các thành phần cộng tác của
Windows Sharepoint Service cũng như các thành phần Shared Services của MOSS.
Điểm qua đặc tính của MSO SharePoint Server 2007
1. Portal
Thành phần portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế, triển khai
và quản lý portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các website hiện có trên Internet và các
portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người trong cùng tổ chức có thể chia
sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

Tính năng Mô tả
Portal site templates Các mẫu site dựng sẵn được cung cấp nhằm tăng tốc việc
tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal riêng lẻ, các
portal lớn trong nội bộ tổ chức, và liên kết với các website
có sẵn trên internet.
Site Manager Site Manager thay thể cho trang quản trị Portal Site Map,
nó là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc
duyệt các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và

các chuẩn cảm quan (look and feel) thông thường.
Site Manager hợp nhất các tác vụ quản trị site cho các
portal và website, chứa đựng việc quản lý các phạm vi, các
trang, việc lên danh sách, danh sách các trang SharePoint
và các thành phần của nó.
Site Manager hỗ trợ việc tạo, edit, tổ chức lại và xóa bỏ các
phạm vi dưới góc nhìn quan hệ giữa các trang.
My Site Personal Sites Các trang My Site Personal có một vài điểm đã được cải
tiến như sau:
- Mạng xã hội
- Các thành phần điều khiển riêng tư
- Các trang SharePoint và các Document Webpart có khả
năng cuộn
- Các webpart dành cho cộng sự và thành viên
Social Networking
(Mạng xã hội)
MOSS 2007 có một chức năng bổ sung giúp đơn giản hóa
việc kết nối với mạng xã hội giữa các nhân viên.
Các trang My Site được public có thể chứa đựng các
webpart mạng xã hội, trong đó sử dụng các thông tin về tổ
chức, cộng đồng và giao tiếp điện tử của mỗi người. Điều
này có thể hỗ trợ mỗi người nhận biết các cộng sự của
mình với những sở thích phổ biến và mang lại hiệu quả tìm
kiếm cao hơn.
Hơn nữa, mạng xã hội giúp thiết lập các liên kết cá nhân
bằng cách tìm những người cùng nghề nghiệp, chuyên
ngành, cùng nhóm làm việc, cùng là thành viên của một
trang SharePoint hoặc có cùng vai trò quản lý.
Mạng xã hội cung cấp tùy chọn thông tin cá nhân thông
qua MS Active Directory, các ứng dụng LOB, email hoặc các

dạng giao tiếp điện tử khác.
Privacy Controls Privacy Controls (các điều khiển riêng tư) được sử dụng để
điều khiển các thông tin hiện hữu trong trang My Site được
public. Sự cho phép hay không cho phép hiển thị các nội
dung public trên một trang cá nhân My Site có ở “My
Manager”, “My Workgroup”, “My colleagues” và
“Everyone”.
Các trang SharePoint
và các webpart chứa
document cuộn được
Webpart chứa các trang SharePoint cuộn được liệt kê tất cả
các trang SharePoint mà người sử dụng tham gia với tư
cách thành viên.
Webpart chứa các document cuộn được liệt kê các văn bản
ta đã xuất bản trên một tập hợp các trang SharePoint.
Webpart này đồng thời hỗ trợ thêm những khả năng truy
vấn và lọc văn bản chứa đựng trong một tập các trang
SharePoint.
Các Web part cho cộng
sự và thành viên
Các Web part mới cho cộng sự và thành viên liệt kê những
người bạn biết, hoặc những người có chung mối quan tâm
với bạn, và những người thuộc về các danh sách và nhóm
phân phối chung.
Thư mục site Một chức năng quan trọng và mới ở Site Directory là nút
“Dò tìm các link lỗi”, chỉ ra các link đến các nội dung ngoài
đã bị xóa hoặc thay đổi.
Xuất hiện và giao tiếp
trong thời gian thực
Biểu tượng thẻ thông minh “xuất hiện trong thời gian thực”

hiển thị ở hầu hết mọi nơi mà tên một người xuất hiện
trong Office SharePoint Server, thể hiện rằng trong thời
gian thực một người đang online, có thể gọi điện thảo luận,
trao đổi thông điệp tức thì, hoặc đàm thoại video hai chiều.
Dịch vụ thông báo MOSS 2007 nâng cấp một vài chức năng của dịch vụ thông
báo:
- Các điều kiện lọc có thể phát đi nhiều thông báo phù hợp
hơn cho người dùng
- Một nền tảng có thể mở rộng gửi các email tùy biến được
cho người dùng.
- Người dùng tham gia vào một workflow tự động nhận
thông báo bằng email mà không cần đăng ký thêm để các
thông báo trong workflow.
- Người dùng có thể gửi nội dung một một đối tượng đã
được sửa đổi trong một SharePoint list hoặc document
library dựa vào những chi tiết đã được thay đổi.
LDAP (Lightweight
Directory Access
Protocol) Pluggable
Authentication Provider
MOSS 2007 bao hàm một công cụ linh động (pluggable)
cung cấp giao thức truy cập thư mục đơn giản (lightweight)
cho những người dùng được cấp quyền trong MOSS. Nó bổ
sung cho Active Directory chứa trong MS SharePoint
Services.
Bản ghi người dùng
(user profile)
Bản ghi người dùng đã được nâng cấp đáng kể với những
tính năng sau:
- Lưu trữ bản ghi cá nhân

- Đồng bộ hóa bản ghi cá nhân
- Import thư mục bản ghi cá nhân
Hơn nữa, ngoài việc định nghĩa người dùng sử dụng các
thuộc tính trong Active Directory, ta có thể sử dụng thêm
các thuộc tính đã được import từ các ứng dụng LOB (lines
of business) như quản lý nhân lực (human resources-HR)
hay giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp
(professional services automation solution - PSA)
Thông tin trong bản ghi người dùng cũng có thể được sử
dụng bởi dịch vụ thông báo (Notification Service) để đạt
được thông báo mong muốn, hoặc bởi mạng xã hội để suy
ra những mối quan tâm chung và các thuộc tính khác, hoặc
bởi Web part cho thành viên và đồng sự để biểu diễn danh
sách phân loại và thông tin thành viên nhóm.
Kho bản ghi cá nhân
(Profile Store)
Profile Store đã được nâng cấp ở:
- Các thuộc tính đa trị dựa trên một nguyên tắc phân loại
hoặc một danh sách các giá trị của MOSS.
- Các điều khiển an ninh cấp thuộc tính (Property-level
security) sử dụng bởi người dùng và nhóm
- Các bảng liệt kê mở hoặc đóng
- Các phần mở rộng của thuộc tính tùy trang - per-site
property extensions. (kho thuộc tính đã được tổ chức, tập
hợp lại)
Đồng bộ hóa bản ghi cá
nhân (Profile
Synchronization)
Profile Synchronization hỗ trợ cho các tính năng mở rộng
của Profile Store với khả năng mở rộng và hiệu năng được

nâng cao.
Profile Directory
Import
PDI hỗ trợ cho các tính năng mở rộng của Profile Store với
khả năng mở trộng và hiệu năng được nâng cao
Hướng người dùng Các trang Web part, các Web part và những nội dung có
thể được đặt vào các danh sách phân bổ hay các nhóm bổ
sung cho người sử dụng SharePoint ( Ngoài người dùng còn
thêm vào…. ??)
Người sử dụng MOSS được hỗ trợ bởi một tập hợp lớn hơn
các thuộc tính có sẵn trong Profile store.
Hỗ trợ thiết bị di động Theo mặc định, mọi Office SharePoint portal, trang nhóm
(team site) và các trang danh sách (list pages) được hiển
thị trên các thiết bị di động của quốc tế lẫn Bắc Mỹ (bao
gồm cả điện thoại di động có thể lướt web) nhờ sử dụng
định dạng văn bản đã được đơn giản hóa.

2. Quản trị nội dung (Content management)
Các tính năng quản trị nội dung mới và nổi bật trong MOSS có thể chia thành 3 nhóm chính:
- Quản lý văn bản, tài liệu
- Quản lý hồ sơ
- Quản lý nội dung web
MOSS cung cấp các chức năng quản lý văn bản quan trọng như: xác định phiên bản chính và
phiên bản phụ, khóa vào/ra văn bản, diễn tả phong phú các siêu dữ liệu, workflow, các cơ chế
dựa trên kiểu nội dung, việc kiểm tra sổ sách và các điều khiển dựa trên quyền truy cập trong
thư viện văn bản, thư mục và các mức độ văn bản riêng biệt.
MOSS xây dựng những khả năng này để soạn thảo, xử lý văn bản nghiệp vụ, quản lý nội dung
web và xuất bản, quản lý bản ghi, quản lý cơ chế và hỗ trợ xuất bản đa ngữ.
3. Quản lý văn bản
Với thành phần quản trị văn bản mới của MOSS 2007, các sản phẩm công nghệ của SharePoint

không chỉ còn là một nền tảng để phối hợp văn bản, mà trở thành một giải pháp toàn diện để
quản lý các văn bản nghiệp vụ.
Các thư viện tài liệu đã được nâng cấp trong Windows SharePoint Services cung cấp cơ sở cho
những tính năng quản trị văn bản được liệt kê dưới đây:

Chức năng Mô tả
Workflow của tài liệu
nghiệp vụ

Việc xử lý văn bản nghiệp vụ là tập hợp của các ứng dụng
workflow bao hàm trong MOSS 2007:
- Kiểm duyệt văn bản
- Phê chuẩn văn bản
- Tập hợp chữ ký
- Phê chuẩn văn bản tiếng Đông Á
- Theo dõi phát hành
- Tùy chọn lộ trình kiểm duyệt và phê chuẩn
Các mẫu trang quản lý
văn bản
MOSS chứa các mẫu trang đã được nâng cấp có thể sử dụng
ngay mà không cần chỉnh sửa gì :
Chức năng Mô tả
- Mẫu Managed Document Library
- Mẫu Divisional Library
- Mẫu Translation Library
Mẫu trang Managed
Document Library

Managed document libraries là các trang quản lý văn bản cỡ
lớn có khả năng lưu trữ các văn bản cho toàn tổ chức. Với thư

viện document đã được quản lý, mọi đơn vị nghiệp vụ có thể
tổ chức và phân loại thông tin một cách hợp lý.
Mẫu trang Divisional
Library

Các tính năng chính của mẫu trang này gồm:
- Managed document libraries
- Dashboards, KPIs, và các báo cáo khác
Mẫu trang Translation
Library

Mẫu trang Translation Library rất có giá trị cho các tổ chức đa
quốc gia và đa khu vực có nhu cầu biên dịch văn bản thành
nhiều ngôn ngữ. Translation library tích hợp các tiến trình
workflow tùy biến được với tính năng quản lý văn bản của
MOSS nhằm giúp đỡ các dịch giả quản lý nhiều bản dịch của
một văn bản.
Tích hợp với các ứng
dụng thuộc Microsoft
Office 2007 system

Office SharePoint Server 2007 đã nâng cấp đáng kể việc quản
lý văn bản và các chức năng workflow có liên quan, bao gồm:
- Document Information Panel
- Document Action Bar
Document Information
Panel

Document Information Panel giúp việc chỉnh sửa các thuộc
tính văn bản thành một phần quan trọng của việc soạn thảo

trong hệ thống Microsoft Office. InfoPanel hỗ trợ người dùng
nhập liệu và cập nhật các thuộc tính gắn với mỗi dạng của văn
bản nghiệp vụ.
Document Action Bar

Document Action Bar trong các ứng dụng thuộc hệ thống
Office 2007 cho người sử dụng biết văn bản hiện tại bị kiểm
soát bởi cơ chế nghiệp vụ hay workflow nào và hoạt động nào
là hoạt động cần phải thực hiện. Ví dụ “Không được phát tán
ra ngoài công ty” hoặc “Bạn có một nhiệm vụ được giao”.

4. Quản lý hồ sơ (Records Management)
Mỗi tổ chức dù là bí mật, có thương hiệu công khai hay phi lợi nhuận đều cần một cách tiếp cận
có kỷ luật đối với việc quản lý hồ sơ. Quản lý hồ sơ tốt hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý thông tin
của tổ chức, văn bản pháp lý và việc điều chỉnh nội bộ,...
Quản lý hồ sơ là quá trình sưu tập, quản lý và bố trí hồ sơ tập thể (những thông tin quan trọng
cho quá trình phát triển, thông tin nội bộ hay các văn bản pháp luật của một công ty) một cách
hợp lý và đồng bộ dựa trên chính sách của công ty. Các chính sách này được xây dựng bởi đặc
thù nghiệp vụ của tổ chức, những nguy cơ pháp luật mà nó phải đổi mặt và những điều luật chi
phối nó.
MOSS đưa ra một tập hợp các tíh năng mới để thiết lập và hỗ trợ những khả năng quản lý hồ sơ
chuẩn cho mọi tổ chức.

Chức năng Mô tả
Policy and Auditing
(Chính sách và kiểm
soát)

Chức năng Policy and Auditing gồm:
- Kế hoạch duy trì và hoàn tất văn bản dựa theo kiểu nội

dung và chính sách-cơ chế.
- Kiểm soát và báo cáo về các hoạt động theo cơ chế.
- Hỗ trợ gán nhãn và đánh mã vạch văn bản mà không cần