CHƯƠNG 5 thong tinqđ

CHƯƠNG 5

Thông tin và quyết định trong
quản trị

1


NỘI DUNG CHƯƠNG 5

•

5.1 Thông tin quản trị



•

5.1.1 Khái quát về thông tin quản trị
5.1.2 Quá trình truyền thông trong tổ chức

5.2 Quyết định quản trị












5.2.1 Khái niệm quyết định quản trị
5.2.2 Vai trò của quyết định quản trị
5.2.3 Cơ sở khoa học của việc ra quyết định
5.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định
5.2.5 Yêu cầu đối với việc ra quyết định
5.2.6 Tiến trình ra quyết định
5.2.7 Nội dung và hình thức của các quyết định
5.2.8 Các dạng điều kiện ra quyết định
5.2.9 Mô hình, phương pháp và kỹ thuật ra quyết định

2


KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Khái niệm thông tin quản trị

3


KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Vai

4


KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Phân loại thông tin

5


NỘI DUNG THÔNG TIN
•
•
•

Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình

Nội dung thông tin trong quản trị được

hình cạnh tranh.

xác định bởi mục tiêu và nhu cầu về

Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh.

thông tin của những người muốn hay sẽ

Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, quá

sử dụng nó

trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh.

KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ

•

Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật,
chính sách, thời tiết, khí hậu v.v...).

•

Thông tin về các đối tượng quản trị. Thông tin về nhân sự, sản phẩm, marketing,
tài chính, chất lượng v.v...

•
•

Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị

Để xây đựng nội dung thông tin trong

phần, cạnh tranh v.v ...

quản trị một cách khoa học người ta

Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch

cũng thường phải tuân thủ những yêu

định, tổ chức...

cầu chung :

Ngắn gọn , chính xác ,

mạch lạc , rõ ràng , đầy đủ, khách quan

6


QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

7


CÁC THÀNH TỐ CỦA QUÁ TRÌNH
TRUYỀN THÔNG

•
•
•
•
•
•
•

Người gửi tin
Thông điệp
Mã hoá
Kênh
Người nhận
Giải mã
Phản hồi và nhận thức

8

Những trở ngại của quá trình truyền thông

•
•

Những rào cản thuộc tổ chức
Những rào cản cá nhân

9


RÀO CẢN THUỘC VỀ TỔ CHỨC

•

Cấp bậc quyền hạn

•

Chuyên môn hoá

•

Mục tiêu khác biệt

•

Địa vị của các cá nhân trong tổ chức

10


RÀO CẢN THUỘC VỀ CÁ NHÂN

•

Sự khác biệt về ngôn ngữ

•

Cảm xúc

11


LOẠI BỎ CÁC TRỞ NGẠI

•

Quy định dòng thông tin.

•

Khuyến khích phản hồi.

•

Đơn giản hoá ngôn ngữ.

•

Lắng nghe một cách tích cực.

•

Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực.

•

Sử dụng những hàm ý không bằng lời.

•

Sử dụng hệ thống thông tin mật.

12


Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu

•
•
•
•

Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông.
Nghiên cứu mục đính chính của truyền thông
Xem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy ra.

Bàn bạc với người khác một cách thích hợp khi cần trong hoạch định truyền
thông.

•
•
•

Quan tâm đến những thông điệp không cần bằng lời mà bạn gửi.
Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận khi có thể.
Theo sát truyền thông.

13


QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

14


KHÁI NIỆM

15


VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Các

16

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

•

Nhu cầu

•

Môi trường bên ngoài

•

Khả năng của đơn vị

•

Mục tiêu và chiến lược kinh doanh

•

Thời cơ và rủi ro

•

Tính quy luật và nghệ thuật sáng tạo

17


CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

Tính hợp pháp

- Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân.
- Quyết định không được trái với nội dung mà pháp luật quy định
- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức.

- Quyết định phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức
- Quyết định phù hợp với quy luật và các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên
lý khoa học.
- Quyết định đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học
- Quyết định phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể cả
thế và lực.

Các quyết định được ban hàng bởi các cấp và bộ phận chức năng phải thống nhất.
Các quyết định ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái
ngược và phủ định nhau

18


Các yếu tố ảnh hưởng
đến việc ra quyết định QT

•
•
•
•

Mức độ ổn định của môi trường.

Thời gian.
Sự hạn chế về thông tin.
Những yếu tố thuộc cá nhân nhà quản trị: năng lực, định
kiến, tính bảo bảo thủ, kinh nghiệm…

•
•

Quyền hạn, trách nhiệm.
Các thế lực trong tổ chức

19


TIẾN TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

20


TIẾN TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO MÔ HÌNH DECIDE

Các bước này với 6 chữ đầu mỗi bước ghép thành từ tiếng Anh là DECIDE. (1) Define the Problem (xác định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt kê các yếu tố
ảnh hưởng đến quyết định); (3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liên quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm 3 bước nhỏ là đưa ra nhiều
phương án khác nhau để lựa chọn, so sánh/đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định);
và (6) Evaluate the results (Đánh giá kết quả thực hiện quyết định)

21


NỘI DUNG QUYẾT ĐỊNH

•
•
•

Căn cứ ra quyết định.
Quyết định về vấn đề gì, về ai hay về việc gì.
Hiệu lực của quyết định đối với ai, đối với cái gì, ở đâu và
trong khoảng thời gian nào.

•

Trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, khen thưởng, xử phạt
(nếu thấy cần thiết phải quy định rõ).

22


HÌNH THỨC CỦA QUYẾT ĐỊNH

•

Những hình thức ra quyết định chủ yếu: bằng miệng, bằng văn bản,
thông báo, nghị quyết, quyết định chính thức...

•

Yêu cầu: Hình thức của các quyết định phải đơn giản dễ hiểu, gây ấn
tượng, phù hợp với nội dung, phù hợp với đối tượng thực hiện quyết
định.

23


CÁC DẠNG ĐIỀU KIỆN RA QUYẾT ĐỊNH
Ra

Là trường hợp mà trong đó những người

Là trường hợp mà trong đó người ra quyết định có

ra quyết định có đầy đủ thông tin về vấn

thể xác định được vấn đề cần giải quyết, đánh giá
được tỷ lệ xác xuất mà các biến cố có thể xảy ra,

đề cần giải quyết , hay các giải pháp và

nhận diện các giải pháp khác nhau và tỷ lệ xác suất

biết rõ hậu quả của các giải pháp đó
Là trường hợp mà trong đó người ra quyết định có đầy

về kết quả của mỗi giải pháp .

đủ thông tin để ấn định tỷ lệ xác xuất mà đối với kết
quả của từng giải pháp thậm chí không nhận diện được
giải pháp và tỷ lệ xác suất về kết quả của mỗi giải pháp
.

24


MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

•

Mô hình ra quyết định hợp lý

•

Mô hình ra quyết định hợp lý giới hạn

•

Mô hình ra quyết định mang tính chính trị

25