Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường đại học hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

HÀ NỘI - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

HÀ NỘI - 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học
và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nước xong đã có trích
dẫn. Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cập
nhật, đáng tin cậy và được dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ.
Tác giả

Lưu Thị Hằng

1


MỤC LỤC
MỤC LỤC .............................................................................................................. 2
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 6
2. Mục tiêu đề tài ................................................................................................... 7
3. Nhiệm vụ của đề tài........................................................................................... 7
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 7
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8
6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................... Error! Bookmark not defined.
7. Phương pháp nghiên cứu ................................. Error! Bookmark not defined.
8. Đóng góp của đề tài......................................... Error! Bookmark not defined.
9. Bố cục Luận văn.............................................. Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ

CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠError! Book
1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung
tài liệu Trường ĐHHP ......................................... Error! Bookmark not defined.

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHPError! Bookmark not def
1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP ... Error! Bookmark not defined.
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải PhòngError! Bookmark not defined.
1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHPError! Bookmark not defined.
1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trường ĐHHP .................. Error! Bookmark not defined.

1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trường ĐHHPError! Bookmark n
1.2.1. Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền ......................... Error! Bookmark not defined.

1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Bookmark n
1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP ....... ..Error! Bookmark not defined.
1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP .. Error! Bookmark not defined.
2


1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHPError! Book
1.2.3.1. Ưu điểm .................................................. Error! Bookmark not defined.
1.2.3.2. Nhược điểm ............................................ Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chương 1................................................. Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 2.......................................................... Error! Bookmark not defined.

XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGError! Bookma
2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..... Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................... Error! Bookmark not defined.

2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ ........... Error! Bookmark not defined.
2.1.3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ .... Error! Bookmark not defined.

2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơError! Bookmark
2.2. Danh mục hồ sơ Trường ĐHHP ................... Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chương 2................................................. Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 3.......................................................... Error! Bookmark not defined.

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNGError! Bookmark no
3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử ..... Error! Bookmark not defined.

3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơError! Bookmark not defined
3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện
tử. .......................................................................... Error! Bookmark not defined.

3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong việc sử dụng phần mềmError! Bookmark not
3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP .......... Error! Bookmark not defined.

3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHPError! Bookmark not defined
3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử .................. Error! Bookmark not defined.
3.3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử ................ Error! Bookmark not defined.
3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử . Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chương 3................................................. Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN .......................................................... Error! Bookmark not defined.
3


TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 9
PHỤ LỤC ............................................................. Error! Bookmark not defined.

4


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
ĐHHP: Đại học Hải Phòng
UBND: Uỷ ban nhân dân
HSSV: Học sinh sinh viên
NCKH: Nghiên cứu khoa học

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trường Đại học Hải Phòng là trường đại học công lập thuộc hệ thống
giáo dục quốc dân của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trường là
đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được
mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước. Trường chịu sự quản lý
toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan
trọng như hiện nay Trường ĐHHP sản sinh ra khối lượng tài liệu khá lớn và
có giá trị. Nhưng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trường từ khi
thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói
riêng và công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường nói chung còn yếu, chưa có
những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trường sử dụng phần
mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp
nhưng việc quản lý hồ sơ điện tử chưa được cụ thể, rõ ràng và khoa học.
Đứng trước thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ
sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát
triển nhưng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trường vẫn
còn là vấn đề lớn cần đưa ra bàn luận bởi chưa tìm được cách thức hợp lý,

chưa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu. Khối lượng tài liệu nhà trường sản
sinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trường chưa nhận thức được
hết tầm quan trọng của tài liệu.
Để những tài liệu có giá trị của nhà trường được lưu giữ một cách khoa
học, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xây
dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay. Chính vì điều đó
chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

6


sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của
mình.
2. Mục tiêu đề tài
Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ
và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP
luận văn xác định những mục tiêu sau:
- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng
viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập được hồ sơ công việc.
- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn
bản: qlvb.hpnet.
3. Nhiệm vụ của đề tài
- Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ
sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử.
- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức
Trường ĐHHP.
- Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trường ĐHHP để đưa ra thực
trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP để xây
dựng bản danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP.
- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trường để

quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP và từng
phòng ban.
- Khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
trường.
- Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP.
7


- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
* Phạm vi nghiên cứu
- Các văn bản quy định của Nhà nước nói chung về công tác lập hồ sơ,
xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về
công tác văn thư, lưu trữ.
- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trường ĐHHP.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề được đưa
ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ. Mặc dù
việc lập hồ sơ được quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ nhưng cho đến nay trên
thực tế ở hầu hết các cơ quan chưa lập được hồ sơ công việc một cách trọn
vẹn.
Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý
tốt hồ sơ là vấn đề được rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành
chính, văn thư – lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính

Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo
khác đề cấp đến. Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực
tiễn như các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các
báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,..
Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ đang được sử
dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trường Đại học, Cao đẳng
trên cả nước đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và
phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm
8


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền (1990): Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ. Nhà xuất bản Đại học và Trung học chuyên nghiệp,
Hà Nội.
2. Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban
Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp, Hà Nội
3. Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập
đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Hà Nội
4. Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học
và Công nghệ, Hà Nội.
5. Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu trữ
Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng.
6. Dương Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội.
7. Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5
năm 2016-2020.

8. Luật lưu trữ (2011). Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12.
9. Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ
sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6.
10. TS. Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán
bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nước số 11.

9


11. Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ
ban Kiểm tra Trung ương. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2.
12. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.
13. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ về công tác văn thư.
14. Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi một số điều Nghị định
110/2004/NĐ – CP của Chính Phủ về công tác văn thư.
15. TS. Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lược dịch.
16. Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và
xác định Danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt
Nam, Hà Nội.
17. Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ
quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12.
18. Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hà Nội.
19. Vương Đình Quyền(2005): Lý luận và phương pháp công tác văn thư. Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
20. Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND
thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên
địa bàn thành phố Hải Phòng.
21. Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
22. Dương Thị Bích Thủy(2009):Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và
xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Hà
Nội.
23. Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế(2001),Tiêu chuẩn 15489.
10


24. Website:
25. Website:
26. Website:
27. Website:
28. Website: www.haiphong.gov.vn/sonoivu
29.Website:

11