Thiet ke he thong TDDG

Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án

Thiết kế Hệ thống Theo dõi Dự án

1.

Giới thiệu:

Hệ thống theo dõi được mô tả là tổng hợp các quy trình thông qua đó các luồng thông tin kế hoạch
thông qua tổ chức đi đến các cấp quản lý để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Những hệ thống
theo dõi có thể rất đơn giản, ví dụ, thư ký của hội nông dân thông báo cho chủ tịch xã thường
xuyên về những nông dân tham dự các khóa đào tạo. Nhìn chung, cấp quản lý càng cao thì càng
nhiều người tham gia vào tập hợp, lựa chọn và xử lý các thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Đối với các tổ chức lớn, quy trình thông tin thường rất phức tạp. Một bộ trưởng có thể có đến hàng
trăm nhân viên dưới quyền hỗ trợ chuẩn bị thông tin mà dựa vào các thông tin đó một chính sách
mới do Ngài Bộ trưởng thông qua được ra đời. Một quy trình thông tin cũng giống như bất kỳ một
quy trình nào khác của tổ chức: nó hoàn thiện cùng với thời gian và thường là sự tổng hợp kinh
nghiệm của nhiều người trong tổ chức đó. Các dự án thường là các tổ chức có cấu trúc lỏng, tồn tại
trong một khoảng thời gian ngắn để thực hiện một mục đích nhất định. Do đó, không phải là
chuyện lạ nếu một tổ chức-dự án lại gặp phải những khó khăn trong việc tổ chức thông tin nội bộ
của mình khi dự án đi vào hoạt động. Trong những trường hợp như vậy, cấp quản lý dự án không
thể chờ đợi xem hệ thống thông tin đó có thể tự cải thiện, rút kinh nghiệm từ những sai sót hoặc
qua các biện pháp thử nghiệm hay không. Trường hợp này đòi hỏi cấp quản lý phải có một vai trò
tích cực ngay từ giai đoạn đầu thiết kế hệ thống thông tin, bởi nếu chờ cho hệ thống này được cải
tiến dần dần đạt đến tiêu chuẩn tối ưu thì có thể cũng là dự án đi đến hồi kết thúc. Đứng ở góc độ
thực tiễn, cấp quản lý dự án cần chủ động tích cực thiết kế ngay từ đầu một hệ thống thật phù hợp
với nhu cầu quản lý của mình.

www.mdf.nl

Mục tiếp theo sẽ đề cấp đến cách tiếp cận từng bước đối với thiết kế hệ thống theo dõi dự án. Nội

dung kế tiếp là một số khía cạnh của việc ứng dụng cách tiếp cận này trong một tổ chức đang hoạt
động.

 MDF copyright 2006

Thực tế là khi một hệ thống được thiết kế ra không có nghĩa nó sẽ được sử dụng bởi một người hay
chỉ bởi cấp quản lý. Như chúng ta sẽ thấy, việc thiệt kế một hệ thống đòi hỏi người thiết kế phải có
một kiến thức đầy đủ về quá trình truyền tải và xử lý thông tin mà tổ chức của anh ta có liên quan,
và vì thế điều hầu như không thể tránh được là các cấp quản lý khác nhau sẽ phải trực tiếp cùng
hợp tác để thiết kế ra hệ thống này.

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 1 (11)


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
2.

Tiếp cận từng bước khi thiết kế hệ thống theo dõi

Bước 1: Xác định cấu trúc quản lý
Hệ thống thông tin để phục vụ công tác quản lý. Vì vậy, cần phải hiểu rõ trách nhiệm của cấp quản
lý mà hệ thống thông tin sẽ phục vụ. Hệ thống theo dõi này nhằm hỗ trợ ai? Trách nhiệm của cấp
quản lý này là gì? Và cấp quản lý này phải báo cáo lên cấp nào? Đây là những câu hỏi liên quan
cần quan tâm. Trên thực thế không dễ dàng gì để xác định rõ các trách nhiệm quản lý nếu những
trách nhiệm đó không được chính thức hóa. Tuy nhiên hòan tòan có thể xác định xem một cấp
quản lý phải ra những quyết định nào, hoặc quyết định thuộc quyền của cấp dưới hoặc cấp trên.
Thông thường chúng ta có thể phân định được các cấp quản lý sau đây: cấp chiến lược (hội đồng tư
vấn) cấp điều hành và điều phối (giám đốc, quản lý dự án), cấp thừa hành (nhân viên thừa hành) và

cấp hưởng lợi (nhóm đối tượng/nhóm đích).
Bước 2. Làm rõ các mục tiêu
Một dự án và tổ chức dự án, ra đời vì những mục tiêu nhất định cần thực hiện. Phải đạt được những
kết quả nào, thông qua những hoạt động nào, thời gian và những mối quan hệ nhân quả ảnh hưởng
đến kết quả đó, bao gồm các nhân tố bên ngoài quan trọng và các ngầm định, đều là các vấn đề có
liên quan. Một công cụ để mô tả một dự án hiệu quả nhất là Khung Logic, phản ảnh mối quan hệ
nhân quả giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Khung logic là một công cụ lập kế hoạch còn
được sử dụng trong cả giai đoạn thực thi kế hoạch nữa. Nếu không được lập trong giai đoạn kế
hoạch thì Khung logic vẫn có thể được xây dựng lại cho một dự án đã đang trong giai đoạn thực
hiện (đây được gọi là thiết kế ngược dòng). Dưới đây là ví dụ về Khung Logic. Tình huống nghiên
cứu liên quan đến dự án cấp nước cho các cộng đồng nông thôn; trong dự án này Ủy ban cấp nước
xã (Village Water Committees -VWCs) có vai trò hỗ trợ việc xây giếng. Các thành viên của Ủy ban
đuợc huấn luyện về bảo dưỡng giếng.
Sơ đồ 1: Khung Logic- Dự án cấp nước cho các xã
Logic can thiệp
Mục tiêu tổng
thể

• Giảm tỷ lệ bệnh dịch do

Mục đích dự án

• Dân làng được sử dụng

nước sạch
• (1) Có đủ giếng nước được
xây dựng

• (1.1) Tổ chức tài liệu xây
dựng

• (1.2) Hỗ trợ kỹ thuật xây
dựng giếng

• (2) Giếng nước đứoc

bảo dưỡng tốt, cấp nước
đúng quy cách
• (2.1) Huấn luyện Ban
quản lý nước xã về quản
lý
• (2.2) Huấn luyện Ban
quản lý nước xã về bảo
dưỡng giếng

• Dân làng không tắm giặt ở
nguồn nước ô nhiễm
• Người dân trữ nước trong chum
sạch
• Mực nước bề mặt đủ cao

 MDF copyright 2006

Hoạt động

nguồn nước gây ra

Khung Logic cũng có thể được xây dựng cho các cấp quản lý khác nhau. Tiếp theo ví dụ trên,
khung Logic có thể được xây dựng, ví dụ ở cấp độ dự án, thực hiện bởi Bộ phận đào tạo cho các
Ủy ban cấp nước xã. Với mỗi cấp quản lý, việc xây dựng những khung logic cho từng cấp sẽ rất có
ích. Đương nhiên, những khung logic này gắn kết với nhau theo cách sau Kết quả của dự án cấp 1

sẽ là Mục đích của dự án cấp 2 và ngược lại. Xem hình tiếp theo:

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 2 (11)

www.mdf.nl

Kết quả

Ngầm định


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
Hình 2:Các khung logic liên hợp- Dự án cấp nước cho các xã
Dự án
Mục tiêu tổng thể

• % Bệch dịch

Mục đích dự án

• Sử dụng nước

giảm

Kết quả
Hoạt động

sạch

1. Giếng đựoc xây
dựng
2. Bảo dưỡng
2.1 Huấn luyện

Bộ phận đào tạo
Mục tiêu tổng thể

• Sử dụng nước
sạch

Mục đích dự án

Ủy ban cấp nước xã

• Thực hiện bảo

Mục tiêu tổng thể

• Thành viên của

Mục đích dự án

dưỡng giếng

Kết quả

Hoạt động

Ủy ban cấp nước

xã được huấn
luyện
• Nâng cao nhận
thức

• Giếng hoạt động
tốt

Kết quả
Hoạt động

• Thành viên của

Ủy ban cấp nước
xã được huấn
luyện
• Thanh lập Ủy
ban cấp nước xã
• Lựa chọn người

Cùng với cơ cấu quản lý, nội dung của khung logic cho chúng ta một bức tranh rõ nét về nội dung,
kết quả công việc mà các cấp khác nhau của tổ chức phải hoàn thành. Những trách nhiệm quản lý
này lại được quy định cụ thể hơn ở cấp thực hiện.
Bước 3. Phân tích quy trình

www.mdf.nl

 MDF copyright 2006

Khung Logic mô tả trình tự logic thời gian của các mục tiêu mà dự án mong muốn thực hiện. Tuy

nhiên để đi đến kết quả cuối cùng này phải trải qua một loạt các quá trình trung gian. Ví dụ, người
quản lý khi đi đến một quyết định: thống nhất tiếp tục dự án dựa trên căn cứ là kết quả tập huấn kỹ
thuật của dự án; quyết định này sẽ kéo theo một lọat các hoạt động: tổ chức lớp tập huấn, cung cấp
các tài liệu về xây dựng v.v và tập huấn cho dân làng. Sự mô tả chính xác các bước này “quy trình
cơ bản” là cơ sở để thiết kế luồng thông tin quản lý hữu ích. Dựa trên kiến thức cụ thể về những
hoạt động diễn ra, người ta có thể quyết định xem cái gì cần phải biết và, quan trọng hơn, có thể bỏ
qua cái gì. Quy trình cơ bản này được hình ảnh hóa bằng kỹ thuật sơ đồ, sử dụng các biểu tượng và
ký hiệu đơn giản tượng trưng cho các hoạt động (được gọi là “thuật biến đổi”), các quyết định đưa
ra, các tài liệu văn bản giấy tờ tạo ra trong quy trình đó cũng như các chủ thể liên quan.

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 3 (11)


Thit k h thng Theo dừi d ỏn

Hỡnh 3: Vớ d S d ỏn cp nc xó:
S quy trỡnh
Sự cần thiết phải
có nguồn n ớc sạch
trong làng

Phát hiện
(Có thể)
Những hạn chế

Làng xã có đơn xin xây

dựng trạm cấp n ớc

v
P.PM

Các tiêu chí
Không

Loại bỏ

?

a

Có

O.D.

Thành lập Ban quản
lý n ớc làng xã

b

Các tiêu chí
không

Đã sẵn
sàng ch a

c

Có

T.D.

Tiến hành khảo
sát kỹ thuật

d

Ng ời quản
lý dự án
Các tiêu chí
Có tiếp tục không

Khôn
g

Bác bỏ
yêu cầu

Có

T.D. +

T.D.

làng xã

Tiến hành xây dựng
trạm

Cung cấp nguyên vật liệu

e
f

Báo cáo đào
tạo

g
MDF copyright 2006

O.D./
T.D.

Đào tạo VWC về mặt
quản lý, bảo d ỡng
và vệ sinh

Ghi chú
Điểm bắt đầu và kết luận lôgíc
Hoạt động

Báo cáo

kỹ thuật
Ng ời dân
trong VWC

Cá nhân/đơn vị chịu trách
nhiệm

Thông tin đến/đi
Các mối quan hệ công việc

VWC=

Phòng tổ chức
Phòng kỹ thuật
Ban quản lý n ớc làng xã

PM=

Ng ời quản lý dự án

OD=
TD=

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

www.mdf.nl

Việc sử dụng và
bảo
d ỡng trạm

Thời điểm quyết định

Page 4 (11)


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án

Trong sơ đồ trên tất cả các dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Chỉ những hoạt động quan
trọng nhất được mô tả. Cấp quản lý có thể sử dụng những sơ đồ này làm bản đồ mà từ đó thông tin
được hình thành.

Bước 4. Xây dựng các câu hỏi về thông tin của người quản lý
Thông tin chỉ trở nên quan trọng khi nó cho ta lời giải đáp cho một câu hỏi nhất đinh. Trong hệ
thống giám sát, câu hỏi này do người quản lý đặt ra. Người quản lý phải xác định anh ta muốn biết
cái gì càng chính xác càng tốt. Trong khâu này, người tư vấn có thể giúp, nhưng những người tư
vấn không bao giờ có thể các định chính xác thông tin cần biết ở dạng câu hỏi, bởi suy cho cùng thì
đây chính là trách nhiệm của người quản lý. Bằng cách sơ đồ hóa quy trình cơ bản của dự án (bước
3) người quản lý có thể xác định các vấn đề hay nội dung mà người quản lý muốn nhận được thông
tin thường xuyên. Đây có thể là một cản trở đối với dự án (các vấn đề tiềm ẩn), là trạng thái mà
người quản lý muốn theo nhằm thẩm định quá trình sự án, ví dụ các kết quả như mô tả trong khung
logic, dữ liệu để so sánh dự án cụ thể này với các dự án tương tự.
Câu hỏi của người quản lý (MQ=Manager Question) là câu hỏi mở xác định lĩnh vực quan
tâm của cụ thể của mình đối với tiến trình của dự án (hoặc một phần dự án) mà anh ta chịu trách
nhiệm. Câu hỏi của người quản lý đối với việc theo dõi là yêu cầu thông tin về tình hình hiện tại
(hoặc vừa mới xảy ra) của dự án. Khó khăn trong việc xác định nhu cầu thông tin không phải là
chuyện hình thành các câu hỏi, cũng như cách thức xác định thông tin nào là quan trọng và thông
tin nào không. Hầu hết các hệ thống có phần trùng lắp vì chúng quá nhập nhằng trở thành một gánh
nặng quá lớn cho tổ chức phải gánh chịu. Trên thực tế, phần lớn quy trình thiết kế là loại trừ các
các thông tin (yêu cầu thông tin) không liên quan
Các câu hỏi theo dõi đối với dự án, dựa trên dòng quy trình, có thể chia thành các mục khác nhau
theo logic của khung logic: việc thực hiện các hoạt động sẽ dẫn đến các dịch vụ (kết quả), và các
dịch vụ này sẽ được người hưởng lợi sử dụng (mục dích của dự án) dẫn đến một sự thay đổi (mục
tiêu tổng thể dự án). Phù hợp với Khung logic, chúng ta sẽ phân biệt các hình thức theo dõi sau
đây.
a. Theo dõi đầu vào (hoạt động)

Thông tin tài chính được thu thập và xử lý bằng hệ thống sổ sách kế toán,

hệ thống này được thiết kế nhằm cung cấp cho cấp quản lý các báo cáo với
các mức độ chi tiết khác nhau.
Ví dụ về Câu hỏi quản lý: Chúng ta đã chi tiêu bao nhiêu cho nguyên vật
liệu trong hai tuần vừa qua?1

Thiết bị:

Việc khai thác, sử dụng, hoạt động của các trang thiết bị (ví dụ ô tô!)
thường được cùng theo dõi ở một số hệ thống.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Trung bình mỗi tháng có bao nhiêu ngày các xe
tải được sử dụng hết năng suất để vận chuyển nguyên vật liệu xây giếng?

Nguyên vật liệu:

Sử dụng nguyên vật liệu, chất lượng và số lượng, là vấn đề có liên quan

1

Ví dụ về câu hỏi quản lý MQs dựa trên Tình huống nghiên cứu “Dự án cấp nước xã” (xem Khung Logic, bước 2)

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 5 (11)

www.mdf.nl

Tài chính:

 MDF copyright 2006

Theo dõi hoạt động thường liên quan đến việc triển khai, sử dụng các nguồn lực thuộc quyền định
đoạt của dự án, như là:


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
đến hầu hết các cấp quản lý.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Chất lượng trung bình của nguyên vật liệu được
sử dụng (giả sử là xi măng) để xây giếng ở mức nào?
Nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực được sử dụng (chi phí đầu người) thường được tích hợp
trong hệ thống thông tin của các tổ chức lớn. Tuy nhiên, nếu tổ chức rất
chú trọng yêu cầu theo dõi chi phí thì trong hệ thống thông tin nên theo dõi
chi tiết đến từng hoạt động đối với chi phí nhân công/ngày.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Số dân làng tham gia vào việc xây giếng ở làng
x, y, z là bao nhiêu, mỗi người tham gia trung bình bao nhiêu ngày?

b. Theo dõi kết quả (sản phẩm, đầu ra)
Theo dõi kết quả liên quan đến đầu ra của tổ chức dưới góc độ sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho
nhóm đích. Nó thường liên quan đến hàng hóa, dịch vụ, xây dựng cơ bản với sự tham gia của người
hưởng lợi, ví dụ đào tạo đối với nông dân thuộc cả hai giới, việc xây dựng giếng lấy nước sạch, hay
tổ chức Các Ủy ban cấp nước xã. Người quản lý dự án thường quan tâm đến việc các kết quả theo
dự kiến, được mô tả trong Khung logic có thực hiện được hay không; cả về mặt số lượng và chất
lượng. Nếu chỉ cung cấp thông tin về số lượng các khóa huấn luyện đã được tổ chức cho người
quản lý là chưa đủ; người quản lý còn thường cần biết chất lượng của các khóa đào tạo đó.
Về nguyên tắc, cấp quản lý theo dõi và điều phối thường chỉ cần các thông tin phù hợp với trách
nhiệm của mình. Anh ta không quan tấm đến chi tiết như quản lý cấp thấp hơn là cấp thừa hành
(tức là theo dõi xem các hoạt động được thực hiện ra sao), nhưng người quản lý cao cấp thường
muốn biết đến các kết quả chung của toàn dự án.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Bao nhiêu giếng đã được xây dựng xong?

c. Theo dõi phản ứng (cấp mục đích và ảnh hưởng của dự án)

Cuối cùng, sau khi sử dụng các dịch vụ do dự án cung cấp đến nhóm đối tượng hưởng lợi, sẽ có
những thay đổi nhất định trong điều kiện sống hoặc thay đổi trong cung cách hành vi của nhóm
đích này. Điều này thường được diễn tả trong (các) mục tiêu tổng thể của dự án. Những thay đổi
này có thể là thay đổi về mặt kinh tế cũng có thể là về mặt xã hội, có thể thay đổi tích cực cũng có
thể là thay đổi tiêu cực. Có thể liên quan trực tiếp đến việc sử dụng một trong các kết quả của dự án
một cách trực tiếp nhưng cũng có thể một cách gián tiếp. Câu hỏi đặt ra nhằm tìm được bản chất
chính xác của mối quan hệ này có thể để trong khâu đánh giá dự án.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Sự thay đổi trong tỷ lệ mắc bệnh do nguồn nước so với các năm khác như
thế nào?

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 6 (11)

www.mdf.nl

d. Theo dõi ảnh hưởng (cấp độ mục tiêu tổng thể )

 MDF copyright 2006

Liên quan đến tất cả hàng hóa, dịch vụ và cơ sở hạ tầng do dự án thực hiện (kết quả), cần phải biết
phản ứng của nhóm đích, hay đối tượng hưởng lợi là như thế nào. Những phản ứng của nhóm này
có thể được đo lường thông qua việc đánh giá tính hữu dụng của các dịch vụ, hàng hóa khác nhau.
Việc sử dụng các sản phẩm cung cấp thể hiện được tính phù hợp của những sản phẩm đầu ra này so
với mong muốn và nhu cầu của đối tượng hưởng lợi.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Tỷ lệ phần trăm người dân của các xã được cấp nước tham gia vào Uỷ
ban cấp nước xã tại các làng, xã được huấn luyện để tham gia vào các ủy ban này? Có bao nhiêu
gia đình (số tuyệt đối và số tương đối) sử dụng nước từ các giếng mới?

Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
e. Theo dõi bối cảnh
Bối cảnh của dự án rất rộng lớn là toàn bộ thế giới xung quanh dự án đó. Vì lý do này cần phải rất
thận trọng khi lựa chọn xem yếu tố nào nên được giám sát. Ý tưởng đầu tiên để lựa chọn các tác
nhân hữu ích cho việc theo dõi chính có thể lấy từ các ngầm định mô tả trong khung Logic. Dự án
bị ảnh hưởng lớn bởi các tác nhân bên ngoài như ví dụ như mực nước mưa có thể ảnh hưởng đến
mực nước bề mặt của các giếng mà dự án xây dựng.
Ví dụ về câu hỏi quản lý: Thay đổi về mực nước bề mặt tại các làng có giếng xây dựng mới trong
năm qua là như thế nào? Tỷ lệ tăng dân số tại các làng liên quan ra sao?
Tập trung chú ý vào yêu cầu thông tin nào, hoặc a, b, c, d hoặc e như liệt kê ở trên là hoàn toàn phụ
thuộc vào nhu cầu về thông tin của người quản lý trong mối tương quan với mục tiêu của dự án.
Đây là cơ sở của hệ thống giám sát. Trong quá trình thực hiện dự án, các mục tiêu của dự án có thể
thay đổi, dẫn đến thay đổi trong trách nhiệm và nhu cầu thông tin của người quản lý. Trong trường
hợp đó cần điều chỉnh các yêu cầu thông tin đối với cấp quản lý kịp thời.
Khi xây dựng câu hỏi quản lý cần thẩm định xem câu hỏi đó đã tính đến các yếu tố có thể có liên
quan đến các vấn đề về giới hay chưa. Ví dụ: Có bao nhiêu nam giới và nữ giới là thành viên của
Ủy ban cấp nước xã? Và họ nắm giữ các vị trí nào?
Các thông tin phục vụ cho quá trình theo dõi khi thu thập phải có khả năng so sánh được quá trình
thực hiện dự án với các mục tiêu ban đầu đề ra trong các chỉ tiêu/chỉ báo kế hoạch, các chỉ tiêu/chỉ
báo này nên được xây dựng theo cách thức công bằng về giới, ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
Bước 5. Xác định chỉ tiêu/chỉ báo

Khi thiết kế một hệ thống giám sát, các chỉ tiêu/chỉ báo được xác định nhằm trả lời các câu hỏi của
người quản lý (và tất nhiên không phải là bất cứ điều gì khác). Điều này có nghĩa là chúng ta sẽ
phải tìm kiếm các biến số có thể đo lường thực sự được các dấu hiệu mà chúng ta quan tâm. Thông
tin được thu thập cùng với hệ thống theo dõi được chia thành hai phần chính: thông tin phát sinh
bên trong tổ chức- tức là theo dõi hoạt động và kết quả và thông tin phát sinh bên ngoài tổ chứctức là theo dõi môi trường và các phản ứng. Đối với các thông tin thu thập trong nội bộ tổ chức,
dấu hiệu mà chúng ta quan tâm có thể được đo lường trực tiếp. Đó chính là các dữ liệu tổng hợp.

Ví dụ như các con số về tài chính, các nguyên vật liệu đã sử dụng, mức độ sản xuất.v.v. Đo lường
phản ứng của nhóm hưởng lợi lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Trong trường hợp này, việc đo
lường trực tiếp là không thể bởi nhóm hưởng lợi của dự án thường quá lớn. Bằng cách nào đó, một
chỉ tiêu/chỉ báo gián tiếp hoặc chỉ tiêu/chỉ báo ước tính được tìm ra để thay thế, dựa trên điều tra
mẫu, hoặc thông qua đo lường các dấu hiệu thay thế có liên quan. Ví dụ, nếu chúng ta muốn đo
lường thu nhập trong một vùng nào đó, thì chỉ tiêu/chỉ báo thay thế có thể là những thay đổi trong
chi tiêu của dân cư đối với một số mặt hàng như nhà cửa, xe máy, hay máy lạnh.

www.mdf.nl

Một chỉ tiêu/chỉ báo gián tiếp tốt phải:
đủ giá trị, tức là có mối quan hệ nhân quả đối với câu hỏi của người quản lý (tính giá trị)
đo lường được với một mức độ chính xác chấp nhận được (tính định lượng, khách quan)
đủ nhạy cảm đối với những thay đổi của dấu hiện quan tâm (tính nhạy cảm)
đơn giản (dữ liệu phải dễ thu thập) và có hiệu quả về mặt chi phí (chi phí tối ưu)
Phải cẩn thận khi sử dụng các chỉ tiêu/chỉ báo gián tiếp. Các nhà quản lý phải hiểu rõ giới hạn về
phạm vi và tính giá trị của các chỉ tiêu/chỉ báo sử dụng trong hệ thống. Các nhà quản lý quan tâm
ref:zil1473062142.doc MN (AL)

 MDF copyright 2006

Người quản lý muốn một hệ thống theo dõi được thiết kế phải cho phép quan sát được các thay đổi
và từ đó rút ra các so sánh. Theo giác độ này, các chỉ tiêu/chỉ báo phải được xác lập. Định nghĩa
ngắn về chỉ tiêu/chỉ báo là: “Chỉ tiêu/chỉ báo được định nghĩa là các biến số nhằm mục đích đo
lường những thay đổi của một quá trình hay một hiện tượng” (USAID).

Page 7 (11)


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án

đến việc có được các câu trả lời đối với các câu hỏi của mình, trong chừng mực này các chỉ tiêu/chỉ
báo được khai thác như một phương tiện. Bảng dưới đây phân loại một số chỉ tiêu/chỉ báo đối với
ba loại khác nhau của can thiệp, bảng này cung cấp một cái nhìn tổng quan về các loại thông tin
thường được thu thập.
Bảng 1. Phân loại các chỉ tiêu/chỉ báo theo loại hình can thiệp
Loại theo dõi

Cung cấp sản phẩm

Theo dõi hoạt động

* Nguồn lực sử dụng

Theo dõi kết quả

* Chất lượng sản phẩm
* Số lượng phân phối

Theo dõi phản ứng

Marketing:
* Đánh giá về sản phẩm
* Tính hữu dụng của sản
phẩm

Theo dõi bối cảnh

* Vị thế cạnh tranh
* Mức độ biến động của
thị trường

* Chính sách kinh tế
* Tỷ lệ lạm phát
* Thị trường lao động
* Sự ổn định chính trị
* V.v.

Cung cấp dịch vụ

Xây dựng cơ sở hạ tầng

* Nguồn lực sử dụng
* Số lượng các hoạt động
được thực hiện
* Cường độ liên lạc
* Mực độ bao phủ mạng
lưới dịch vụ
* Đảm bảo về thời gian
* Chất lượng dịch vụ
Liên hệ với người hưởng
lợi:
* Tỷ lệ chấp nhận dịch vụ
* Mức độ thỏa mãn
* Mức độ cung cấp

* Nguồn lực sử dụng

* Môi trường khách hàng
* Bối cảnh kinh tế
* Bối cảnh thể chế
* Môi trường chung

* V.v.

* Phân bố lợi ích
* Chính sách quản lý công
cộng
* Bối cảnh kinh tế
* Bối cảnh thể chế
* V.v.

* Tỷ lệ hoàn thành
* Tiến độ
* Chất lượng công trình
Sử dụng:
* Tỷ lệ khai thác, sử dụng
* Độ thỏa mãn của người
sử dụng
* Bảo dưỡng
* Điều hành
* Đóng góp của người sử
dụng

Bước 6. Xác định luồng thông tin

Lập một danh mục đầy đủ các dữ liệu cần phải thu thập đối với một chỉ tiêu/chỉ báo .

• Dữ liệu được thu thập khi nào.

Các dữ liệu sẽ được thu thập trong nội bộ tổ chức (với theo dõi hoạt động và kết quả) hoặc từ bên ngoài tổ chức với
các nhóm mục tiêu và các cơ quan khác. Do vậy cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng xem các thông tin nào là có thể lấy từ các
tổ chức bên ngoài.

• Với cách thức như thế nào và do ai thực hiện?

Việc lựa chọn phương thức thu thập số liệu phụ thuộc lớn vào nguồn và địa điểm thu thập. Với các dữ liệu được thu
thập từ nội bộ của tổ chức có thể có từ việc quan sát trực tiếp hay phỏng vấn…và ghi lại vào nhật ký. Nếu dữ liệu
phải thu thập từ nhóm đích thì biện pháp quan sát trực tiếp khó mà triển khai được khi đó phải chọn lựa từ rất nhiều
kỹ thuật khác nhau như phỏng vấn nhóm, điều tra không chính thức, ước tính về nông dân… Lưu ý đến chi phí.

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 8 (11)

www.mdf.nl

• Dữ liệu nào cần phải thu thập?

 MDF copyright 2006

Khi người quản lý đã xác định được các vấn đề theo dõi của mình và khi anh ta đã quyết định dựa
trên các biến số được sử dụng để đo lường cái anh ta muốn biết, anh ta phải tổ chức luồng thông
tin. Luồng thông tin này khởi phát từ quá trình thu thập dữ liệu kết thúc khi các tài liệu được viết và
được gửi đến những người cần chúng. Luồng thông tin được thiết kế dựa vào các câu hỏi sau:


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
• Bạn sẽ được thông báo như thế nào?

Thông tin có thể được trình bày miệng, bằng văn bản hoặc thông qua các công cụ hỗ trợ trực quan khác. Bạn có thể
lựa chọn bất cứ cái gì, nhưng nhớ phải đơn giản, càng đơn giản càng tốt. Thường thì các báo cáo chính thức thường
được sử dụng, các bảng mẫu đơn giản cũng vậy. Hiệu quả của giao tiếp đối thoại đôi khi bị đánh giá thấp. Tốc độ

cũng là một yếu tố quan trọng cần quan tâm trong quá trình giám sát.

• Bạn được thông báo khi nào?

Để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định các thông tin phải đảm bảo tính kịp thời. Nếu các quyết định đã được đưa ra, thì
khi đó kể cả các thông tin tốt nhất cũng trở thành vô ích. Thời gian rất quan trọng để có thể điều chỉnh và theo dõi các
quy trình, và mỗi người quản lý sẽ tự mình ra quyết định lựa chọn tùy theo phong cách và kinh nghiệm cá nhân .

Bước 7. Xác định trách nhiệm
Một hệ thống chỉ thực sự hoạt động khi nó nhận được sử ủng hộ của các các nhân trong tổ chức.
Xác định đúng các nhiệm vụ và trách nhiệm hoạt động của hệ thống giám sát, do đó, cực kỳ quan
trọng. Những câu hỏi dưới đây có thể là những gợi ý ban đầu:
Ai sẽ thu thập dữ liệu?
Ai sẽ xử lý dữ liệu?
Ai sẽ báo cáo?
Luồng thông tin được điều phối như thế nào?
Theo dõi hoạt động và kết quả nhìn chung sẽ được thực hiện bởi những người liên quan đến các
hoạt động này, nói cách khác, đó là trung tâm hoạt động của tổ chức. Trong luồng thông tin này,
trách nhiệm và nhiệm vụ tương ứng được nhận thức rõ và được chấp nhận. Cuối cùng, sức mạnh
của chuỗi mắt xích này phụ thuộc vào chính những mắt xích yếu nhất.
Các dự án và tổ chức lớn hơn thường có, ở cấp chiến lược, Đơn vị Theo dõi để thực hiện các nhiệm
vụ theo dõi trong tổ chức, thường thì ở đơn vị này là những cá nhân có kỹ năng đặc biệt. Các đơn
vị này thường chú trọng đến việc theo dõi môi trường và hành động phản ứng. Đôi khi việc này
được thực hiện thông qua sự phối kết hợp các đơn vị. Xác định chính xác trách nhiệm và nhiệm vụ
sẽ tăng cường khả năng phối hợp vì chức năng của nó là cung cấp thông tin chứ không phải để
quản lý.

Khi đã có ý niệm về nhu cầu đối với các quy trình thông tin, nên tiến hành đánh giá các phương
tiện cần thiết: chuyên môn, tư vấn, xe cộ, máy tính, đào tạo, văn phòng, và trang thiết bị v.v. Theo
dõi không nhất thiết là một hoạt động cần nhiều chi phí, tuy nhiên vẫn cần có một khoản ngân sách

thường xuyên dành riêng cho hoạt động này. Một tổ chức như USAID duy trì, theo kinh nghiệm,
một tỷ lệ khoảng từ 0,5 đến 3 phần trăm trên tổng chi phí của dự án cho hệ thống thông tin, tùy
thuộc vào tính chất đáng kể của dự án và nhu cầu đối với các lựa chọn (ít hoặt nhiều kinh phí) cho
công tác thu thập dữ liệu, xử lý và phân tích dữ liệu. Một tổ chức như IFAD không xác định một
mức ngân sách tối thiểu, nhưng yêu cầu một kế hoạch theo dõi cụ thể và lập ngân sách cho khoảng
sáu tháng tính từ khi dự án bắt đầu.

 MDF copyright 2006

Bước 8. Các phương tiện và chi phí

Có thể xảy ra tình huống có những vấn đề được giải quyết trong quá trình thực hiện các hệ thống
giám sát. Nhưng tốt hơn vẫn là cố gắng xác định được trước từ khâu nhận định. Các vấn đề có thể
thuộc nhiều cấp độ khác nhau, như các vấn đề kỹ thuật (khó có thể lượng hóa được cái mà một
người muốn biết), các vấn đề có tính chính trị (một số người nào đó vì một lý do nào đó rất ngại
ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 9 (11)

www.mdf.nl

Bước 9. Rủi ro và Nguy cơ


Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
những dữ liệu rõ ràng về tiến trình (hoặc không kịp tiến trình) dự án), hoặc các vấn đề có liên quan
đến các yếu tố văn hóa (người thì không muốn mất thời gian cho việc giám sát, người thì có quan
điểm cho rằng bức tranh về những gì đang xảy ra thế là rõ ràng lắm rồi).
Một yếu tố chủ chốt trong thiết kế hệ thống theo dõi là dự liệu trước các vấn đề trên và triển
khai các hoạt động để xử lý vấn đề đó, ví dụ, bằng cách để cho nhiều chủ thể cùng tham gia vào

quá trình phát triển hệ thống, hoặc bằng cách dự tính tương đối chính xác thời gian cần thiết để các
tác nghiệp liên quan đến việc thực thi hệ thống này cũng như các hệ quả phụ đối với các công việc
khác.

3.

Triển khai các hệ thống giám sát

Cho đến nay chúng ta xem xét việc thiết kế một hệ thống theo dõi mà chưa tính tới tình hình theo
dõi đang tồn tại. May thay, trên thực tế, tất cả các tổ chức dự án đều có các hệ thống thông tin hiện
hành. Các hệ thống vốn có này cần phải được tính đến, và nên được tích hợp vào hệ thống theo dõi
tổng thể do cấp quản lý thiết kế.

3.1

Các hệ thống dùng trong quản lý tác nghiệp hàng ngày

Quản lý các tác nghiệp hàng ngày liên quan chủ yếu đến việc vận hành trôi chảy các chức năng
quản trị của dự án như: nhân viên, công việc hành chính, đi lại v.v,

Ghi chép việc sử dụng các thiết bị, tiêu dùng nhiên liệu và việc sử dụng lái
xe…

Sổ kho

Ghi chép số lượng nguyên vật liệu trong kho, số lượng đã sử dụng và việc
mua mới nguyên vật liệu.

Hệ thống kế toán

Là hệ thống có cấu trúc chặt chẽ để theo dõi việc sử dụng quỹ. Hệ thống
này có thể được thiết kế sao cho có khả năng cung cấp các báo cáo hàng kỳ
đối với từng loại hoạt động hoặc từng đơn vị thừa hành.

Sổ theo dõi hoạt động

Công cụ này cho biết nguồn nhân lực được sử dụng cho từng họat động
khác nhau như thế nào.

3.2

Các hệ thống cho quản lý vận hành

Quản lý vận hành liên quan đến việc giao trách nhiệm cho từng hoạt động và việc điều phối kết hợp
các họat động này với nhau. Đối tượng quan tâm là các hoạt động, với sự chú ý thích đáng dành
cho các khía cạnh như thời gian, chất lượng và số lượng. Các công cụ theo dõi trong quản lý vận
hành gồm có, ví dụ:

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 10 (11)

www.mdf.nl

Nhật ký

 MDF copyright 2006

Ví dụ một số công cụ quản lý:

Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án
Biểu đồ

Kỹ thuật lập kế hoạch hỗ trợ việc đánh giá thực hiện tiến độ so với kế hoạch
ban đầu.

Báo cáo tháng/quý

Thường do các đơn vị hoặc các bộ phận dự án thực hiện. Báo cáo này phục vụ
cấp quản lý cao hơn về tiến độ hoạt động cũng như báo cáo về các khó khăn,
vướng mắc nảy sinh.

Báo cáo kỹ thuật

Các báo cáo bất thường được viết tùy vào thời điểm cụ thể ví dụ sau khi hoàn
thành một hoạt động nào đó. Báo cáo kỹ thuật phục vụ quá trình đánh giá các
yếu tố chất lượng của công việc đã hoàn thành.

Báo cáo thu hoạch

Các báo cáo được lập cho phép cấp quản lý biết những gì đã xảy ra trong quá
trình làm việc tại hiện trường.

3.3

Các hệ thống theo dõi cho quản lý cấp cao

Quản lý ở cấp này chủ yếu cần biết liệu các mục tiêu và kết quả của sự án có đạt được không, ví dụ
trong quá trình tập huấn các nội dung đào tạo có được đánh giá cao không và kiến thức truyền thụ

có được áp dụng đầy đủ hay không. Cấp quản lý này sử dụng các tài liệu gồm:
Báo cáo theo quý và theo năm

Để mô tả và đánh giá tiến trình thực hiện kết quả dự án và mục đích dự án, và
sự xuất hiện các cơ hội cũng như các rào cản thực hiện tiến trình đó.

Báo cáo kỹ thuật

Để đánh giá mặt chất lượng của các hoạt động được thực hiện.

Tổng kết

Mô tả toàn diện các hoạt động của dự án trong một khoảng thời gian nhất định.
Các văn bản này thướng có các mục đánh giá. (Những ghi nhận)

Bản kê khai

Các bản quyết toán năm, quý về việc sử dụng các nguồn lực đầu vào (đi kèm
với các báo cáo tiến độ quý hoặc năm).

Tích hợp các hệ thống

www.mdf.nl

Để đảm bảo rằng các quy trình hiện có được tích hợp trong hệ thống cải tiến theo cách thức thực sự
có nghĩa, việc thực hiện hệ thống theo dõi đòi hỏi sự phối kết hợp rất chặt chẽ giữa các cấp quản lý
khác nhau. Điều này nói nghe thì dễ nhưng thực hiện được thì không hề dễ, bởi tồn tại khoảng cách
rất lớn (về lý thuyết) giữa việc thiết kế một hệ thống theo dõi và việc thay đổi thực sự hành vi của
con người, yếu tố cần thiết để khiến hệ thống mới có thể hoạt động được. Vì lý do này chúng tôi
khuyến cáo rằng không nên đưa ra một hệ thống theo dõi theo thể thức áp đặt từ trên xuống. Cách

này có thể gây ra những hiểu nhầm thậm chí cả sự thiếu tin tưởng, do đó dẫn đến phương hại đến
tính hiệu quả của hệ thống. Một cách tiếp cận thay thế có thể là mời các cấp quản lý khác nhau đến
(kể cả đối tượng hưởng lợi của dự án) cũng ngồi tham gia vào việc thiết kế hệ thống. Điều này
không chỉ làm tăng tính hiệu quả trong quá trình triển khai thực hiện mà còn nâng cao chất lượng
của quá trình thiết kế, như đã được đề cập đến ngay trong trang đầu tiên của phần này.

 MDF copyright 2006

3.4

ref:zil1473062142.doc MN (AL)

Page 11 (11)