QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ
I. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
1. Các công việc của bộ phận Hành chính
STT

Công việc

1

Lễ tân văn phòng

2

Thư ký và lưu trữ

3

Quản lý tài sản
Công ty

4

Chấm công
và theo dõi chế
độ chính sách
Công ty

5

Công việc khác

1

Mô tả chi tiết
- Nghe điện thoại, tiếp khách, tiếp nhận ý kiến khách hàng
và phản hồi trong quyền hạn cho phép hoặc trình bày lên
cấp trên giải quyết;
- Tiến hành chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị
trong Công ty hoặc chuẩn bị cho một cuộc tiếp đón, gặp gỡ
khách hàng;
- Thực hiện công tác hậu cần, tổ chức các sự kiện hội họp,
vui chơi trong nội bộ Công ty;
- Photo, in ấn các giấy tờ, tài liệu khi được yêu cầu;
- Kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty;
- Duy trì an ninh trật tự, an toàn lao động và giữ vệ sinh
Công ty.
- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ trong Công ty và chịu trách
nhiệm về mặt pháp lý của các văn bản đó;
- Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong công ty;
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu, biểu mẫu, sổ
sách cả hai chiều đến và đi;
- Quản lý và bảo mật con dấu theo quy định.
- Theo dõi thiết bị và tài sản của công ty như điện thoại,
máy in; kiểm tra và có kế hoạch bảo trì đối với máy móc cố
định theo tháng, quý;
- Lập định mức, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm đáp
ứng nhu cầu của công nhân viên Công ty;
- Lên kế hoạch mua sắm bổ sung đối với trang thiết bị cần
thiết để tăng hiệu quả công việc của công nhân viên.
- Chấm công
- Theo dõi việc thực hiện nội quy của cán bộ công nhân

viên;
- Theo dõi nghỉ phép của công nhân viên Công ty;
-Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty;
Bao gồm tất cả các công việc được cấp trên giao phó khác.


2. Các quy trình chi tiết cần xây dựng
- Quy chế tổ chức của bộ phận Hành chính;
- Quy định về tiếp khách (khách hàng, đối tác), tiếp nhận ý kiến của khách, sắp xếp
lịch hẹn cho khách, bố trí tiếp đón khách;
- Quy trình quản lý và tổ chức cuộc họp, hội nghị;
- Quy trình kiểm soát nhân viên, khách ra vào Công ty;
- Quy định về an ninh trật tự, vệ sinh Công ty;
- Quy trình soạn thảo các loại công văn, giấy tờ;
- Quy trình quản lý và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi;
- Quy định về quản lý và sử dụng. bảo mật con dấu;
- Quy trình đánh giá thiết bị, tài sản Công ty và bảo trì, sửa chữa;
- Quy định về quản lý và phân phối văn phòng phẩm;
- Quy trình chấm công, quy định về bảng chấm công;
- Bảng theo dõi thực hiện nội quy.

II. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1. Các công việc của bộ phận Nhân sự
STT

1

Công việc

Mô tả chi tiết

-Xác định các tiêu chí và tham mưu cho cấp trên về nội
dung của bảng nội quy Công ty;
- Lập bảng nội quy Công ty không trái với pháp luật về Lao
Lập và giám sát động và phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty;
thực hiện nội quy - Tổ chức cho công nhân viên Công ty học nội quy, đảm bảo
Công ty
thực hiện nội quy Công ty;
- Giám sát việc thực hiện nội quy Công ty, có biện pháp đề
xuất kỷ luật lao động đối với công nhân viên vi phạm nội
quy công ty.

2


2

3

4

-Tổng hợp đề xuất và lập kế hoạch về nhân sự trình cấp trên
phê duyệt;
- Dự trù kinh phí tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng chi
tiết, lập bảng mô tả chi tiết công việc đối với các vị trí cần
tuyển dụng;
- Đăng thông báo tuyển dụng nội bộ hoặc công khai trên các
kênh tuyển dụng;
- Tiếp nhận, sàng lọc, lưu trữ hồ sơ đạt yêu cầu, lập danh
sách báo cáo cấp trên;
- Thông báo thời gian, địa điểm, mời ứng viên đến kiểm tra;

- Tổng hợp kết quả kiểm tra từ bộ phận chấm bài, lập danh
Tuyển dụng
sách ứng viên đạt yêu cầu và mời ứng viên đến phỏng vấn;
- Tiến hành phỏng vấn hoặc hỗ trợ cấp trên tiến hành phỏng
vấn, lập bảng đánh giá ứng viên;
- Thông qua bảng đánh giá ứng viên, thông báo ứng viên
không đạt yêu cầu và đạt yêu cầu, thông báo lịch thử việc
với ứng viên đạt yêu cầu;
- Lập hồ sơ thử việc, lập bảng đánh giá và theo dõi ứng viên
thử việc;
- Hết thời gian thử việc, căn cứ vào bảng đánh giá để quyết
định nhận hoặc không nhận ứng viên.
- Tiến hành tổng kết và rút kinh nghiệm trong công tác
tuyển dụng.
Quản lý, lưu trữ - Lập và lưu trữ hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động của
công nhân viên Công ty;
hợp đồng lao
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn Công ty, lưu trữ
động, hồ sơ lý lịch
hồ sơ theo bộ phận, lập danh sách công nhân viên theo biểu
công nhân viên mẫu và cập nhật thường xuyên.
- Đề xuất và tham mưu cấp trên về bảng tiêu chuẩn cán bộ
và hệ thống thang bảng lương;
- Xây dựng hoặc hỗ trợ xây dựng bảng tiêu chuẩn cán bộ,hệ
Xây dựng quy chế
thống thang bảng lương;
và thang bảng
- Hoàn tất hồ sơ và thủ tục, tiến hành đăng ký với Phòng
lương, tính lương
Thương binh và Xã hội Quận;

- Tham mưu cho cấp trên về các chế độ thưởng hoặc phụ
cấp đối với công nhân viên;

3


5

Công tác BHXH,
BHYT, BHTN

6

Đánh giá công
nhân viên

7

Đào tạo

4

- Dựa vào bảng chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp
hàng tháng cho công nhân viên;
- Hỗ trợ bộ phận Kế toán chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho
công nhân viên trong Công ty.
-Nắm vững kiến thức về Luật Lao động, Luật BHXH;
- Xây dựng quy trình các bước cần làm trong công việc Bảo
hiểm;
- Thực hiện thủ tục đăng ký lao động đối với nhân viên mới;

- Thực hiện các thủ tục hành chính về Bảo hiểm, các thủ tục
giải quyết chế độ cho công nhân viên;
- Trực tiếp làm việc với cơ quan BHXH, thực hiện các thủ
tục cấp mới, truy tăng, truy giảm, thai sản, ốm đau, tai nạn
nghề nghiệp,… theo từng tháng;
- Tiến hành theo dõi nhân sự đóng BHXH, cập nhật biến
động về nhân sự, kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp;
- Hoàn thành các thủ tục về hồ sơ sổ thẻ, đảm bảo quyền lợi
cho công nhân viên trong công ty;
- Hoàn thành thủ tục về giải quyết chế độ khi có nhân viên
nghỉ việc.
- Tham mưu cho cấp trên trong vấn đề lựa chọn chu kỳ, xác
định các tiêu chí, lựa chọn phương pháp đánh giá, lựa chọn
người đánh giá công nhân viên;
- Lập bảng đánh giá chi tiết và có kế hoạch đào tạo người
đánh giá;
- Thông báo rộng rãi về nội dung và phạm vi đánh giá;
- Tổ chức đánh giá;
- Tiến hành tổng hợp thông tin và hoàn tất đánh giá;
- Học tập và áp dụng các quy trình đánh giá hiệu suất công
việc phù hợp với Công ty;
- Dựa vào bảng đánh giá, tham mưu cho cấp trên về tăng
lương, đề bạt hoặc cho thôi việc đối với công nhân viên.
-Tổng hợp đề xuất từ các phòng ban về nhu cầu đào tạo, lập
kế hoạch đào tạo và trình cấp trên phê duyệt;
- Lên chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ
tục cho công nhân viên tham gia đào tạo;
- Lưu hồ sơ đào tạo, lưu bằng cấp/chứng chỉ đào tạo của
công nhân viên;
- Tiến hành đánh giá kết quả đào tạo và rút kinh nghiệm.

8

Kỷ luật và khen
thưởng - Bổ
nhiệm/điều
chuyển

9

Giải quyết nghỉ
việc

10

Gắn kết

11

Công việc khác

5

-Về kỷ luật:
+ Phát hiện vi phạm kỷ luật và lập biên bản;
+ Xác minh mức độ vi phạm, từ đó đề xuất và tham mưu
cấp trên đưa ra phương pháp xử lý;
+ Tổ chức Hội đồng kỷ luật (nếu mức độ vi phạm nghiêm
trọng);

+ Khi có quyết định xử lý, giám sát cá nhân thực hiện theo
quyết định, lưu trữ quyết định và theo dõi cá nhân vi phạm
kỷ luật.
-Về khen thưởng:
+ Tổng hợp đề nghị khen thưởng và trình cấp trên;
+ Xem xét và tham mưu cấp trên về khoản ngân sách khen
thưởng và hình thức khen thưởng;
+ Sau khi được phê duyệt, tổ chức khen thưởng và lưu trữ
hồ sơ liên quan.
-Tham mưu cho cấp trên trong công tác bổ nhiệm/điều
chuyển đối với công nhân viên; tổ chức và thực hiện các thủ
tục về bổ nhiệm/điều chuyển đối với công nhân viên trong
phạm vi thẩm quyền hoặc do cấp trên giao nhiệm vụ.
-Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển cho trưởng bộ phận
giải quyết;
- Nếu được duyệt, tiến hành lập biên bản bàn giao công
việc, đề xuất phương án giải quyết quyền lợi chính sách cho
nhân viên nghỉ việc;
- Làm các thủ tục thanh lý hợp đồng;
- Sau khi được cấp trên xác nhận, chuyển giấy nghỉ việc có
xác nhận cho bộ phận Kế toán để giải quyết quyền lợi;
- Lưu đơn xin nghỉ việc, lưu hồ sơ của nhân viên nghỉ việc,
tiến hành cập nhật danh sách công nhân viên Công ty.
- Là cầu nối giữa ban Giám đốc với công nhân viên toàn
Công ty;
- Chăm lo đời sống tinh thần cũng như thực hiện các biện
pháp nhằm gắn kết các thành viên trong Công ty, tạo môi
trường làm việc đoàn kết và hiệu quả;
- Giải quyết các chế độ thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ;
- Cập nhật và nắm được tình hình đời sống của công nhân

viên trong Công ty, kịp thời động viên giúp đỡ để công nhân
viên yên tâm làm việc.
Bao gồm tất cả các công việc được cấp trên giao phó khác.


2. Các quy trình chi tiết cần xây dựng
- Quy chế tổ chức bộ phận Nhân sự;
- Bảng nội quy công ty;
- Quy trình tuyển dụng công nhân viên;
- Quy trình thử việc cho nhân viên mới;
- Quy trình soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động;
- Quy chế lương;
- Quy định về tính toán và trả lương;
- Quy trình đánh giá nhân viên định kỳ;
- Quy trình đào tạo:
+ Đào tạo nội bộ;
+ Đào tạo tại các cơ sở đào tạo.
- Quy chế khen thưởng;
- Quy chế kỷ luật;
- Quy chế bổ nhiệm/điều chuyển;
- Quy trình nghỉ việc;
- Quy chế nghỉ phép, nghỉ việc riêng;
- Quy định về chế độ Công ty.

6