PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.62 MB, 115 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
ĐỖ BÁ DƯƠNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG
Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS PHAN THỊ THUẬN
Hà Nội – 2013
LỜI CAM ĐOAN
Trong quá trình làm luận văn em đã dành nhiều thời gian cho việc tìm
kiếm cơ sở lý luận, thu thập dữ liệu; vận dụng kiến thức để phân tích và đề
xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện
lực Hải Dương.
Em xin cam đoan luận văn là kết quả nghiên cứu của mình. Các số liệu,
thông tin của luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin thực tế.
Các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng
Hải Dương, tháng 03 năm 2013
Đỗ Bá Dương
1
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 7
1. Sự cần thiết nghiên cứu đề tài ...................................................................................... 7
2. Mục đích nghiên cứu .................................................................................................... 8
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 8
4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................. 8
5. Đóng góp của luận văn ................................................................................................. 8
6. Kết cấu của luận văn .................................................................................................... 8
CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ................ 10
1.1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ ............................................................................... 11
1.2.Sự cần thiết và lợi ích của kiểm soát nội bộ .......................................................... 14
1.3.Nguyên tắc đảm bảo kiểm soát nội bộ thành công ............................................... 15
1.4.Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................. 19
1.5.Hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp ........................................................ 21
1.6.Các hình thức kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp ................................................ 24
1.7.Các nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp ............................... 26
1.8.Chế độ kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệp nước ngoài............................ 30
1.9.Đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ .................................................... 31
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH MTV ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG ........................................................................ 34
2.1. Giới thiệu về công ty và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh …………...35
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển...................................................................... 35
2.1.2. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 35
2.1.3.Ảnh hưởng của tái cấu trúc ngành điện đến Điện lực Hải Dương ....................... 36
2.1.4. Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của Điện lực Hải Dương ................. 37
2.2. Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty Điện lực Hải Dương …….. 39
2.2.1. Phân tích tổ chức kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương ................ 39
2.2.1.1. Phân tích cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 39
2.2.1.2. Phân tích nhiệm vụ kiểm soát nội bộ tại Điện lực Hải Dương............................... 40
2.2.1.3. Phân tích chất lượng cán bộ tham gia hoạt động kiểm soát nội bộ ........................ 40
2.2.2. Phân tích hoạt động thanh tra, giám sát công tác thu tiền điện và theo dõi nợ
tiền điện .......................................................................................................................... 42
2
2.2.2.1. Phân tích công tác thực hiện quy trình thu và theo dõi nợ tiền điện ...................... 43
2.2.2.2. Phân tích hoạt động kiểm soát thu tiền điện.......................................................... 46
2.2.3. Phân tích hoạt động thanh tra, giám sát ghi số công tơ ...................................... 49
2.2.3.1. Phân tích công tác thực hiện quy trình ghi số công tơ ........................................... 49
2.2.3.2. Phân tích hoạt động kiểm soát ghi số công tơ ....................................................... 51
2.2.4. Phân tích hoạt động thanh kiểm tra công tác vận hành và sửa chữa lưới điện.. 52
2.2.4.1. Phân tích công tác xây dựng quy trình hoạt động vận hành và sửa chữa lưới điện 53
2.2.4.2. Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát công tác vận hành và sửa chữa lưới điện54
2.2.5. Phân tích công tác kiểm soát các công trình thi công sửa chữa lớn và đầu tư xây
dựng cơ bản .................................................................................................................... 59
2.2.5.1. Phân tích thực trạng công tác sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên ................. 59
2.2.5.2. Phân tích thực trạng công tác đầu tư xây dựng cơ bản .......................................... 64
2.2.6. Phân tích hoạt động kiểm soát hàng tồn kho ....................................................... 74
2.2.6.1. Phân tích công tác kiểm soát nhập kho, xuất kho .................................................. 75
2.2.6.2. Phân tích quán trình kiểm kê và quản lý hàng tồn kho .......................................... 75
2.2.7. Phân tích hoạt động kiểm soát chi phí ................................................................. 78
2.2.7.1. Phân tích công tác báo cáo kiểm soát ................................................................... 79
2.2.7.2. Phân tích công tác tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát ..................................... 80
2.2.8. Phân tích hoạt động kiểm soát tài sản cố định..................................................... 84
2.2.8.1. Phân tích hoạt động kiểm soát việc lập hồ sơ tài sản cố định ................................ 84
2.2.8.2. Phân tích hoạt động kiểm soát quản lý và sử dụng tài sản cố định ........................ 85
2.3. Đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải
Dương ............................................................................................................................. 87
CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG ..... 90
3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ............................................................................. 91
3.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty ĐL Hải
Dương ............................................................................................................................. 92
3.2.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách
nhiệm của cán bộ thanh kiểm tra .................................................................................. 92
3.2.2. Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quy chế thanh tra (thanh kiểm tra) ................... 96
3.2.2.1 Quy định chung .................................................................................................... 97
3
3.2.2.2 Tổ chức đoàn thanh tra, nhiệm vụ quyền hạn của trưởng đoàn thanh tra, thành viên
đoàn thanh tra ................................................................................................................... 99
3.2.2.3 Hoạt động của đoàn thanh tra .............................................................................. 102
3.2.2.4 Quan hệ công tác của đoàn thanh tra ................................................................... 107
3.2.2.5 Khen thưởng và xử lý vi phạm ............................................................................ 108
3.2.3. Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý đối với một số hoạt động kiểm soát nội bộ ..... 109
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 113
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................... 114
PHỤ LỤC ...........................................................................................................................
4
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, QUY TRÌNH
DANH MỤC
TRANG SỐ
Bảng 2.1
Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2012
37
Bảng 2.2
Cơ cấu và trình độ nhân sự của Điện lực Hải Dương
43
Bảng 2.3
Kết quả thu tiền điện năm 2012
44
Bảng 2.4
Giá trị nợ khó đòi Điện lực Hải Dương giai đoạn 2010-
46
2012
Bảng 2.5
Khối lượng quản lý và vận hành lưới điện của Công ty
51
Điện lực Hải Dương
Bảng 2.6
Một số hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên
59
chậm tiến độ
Bảng 2.7
Tiến độ xây dựng các dự án đầu tư xây dựng cơ bản
65
Bảng 2.8
Số lượng vi phạm về chất lượng vật tư phải dừng thi công
69
Bảng 2.9
Số lượng các vụ sai phạm các quy định được phát hiện
71
trong quá trình giám sát
Bảng 2.10
Kế hoạch doanh thu - chi phí – lợi nhuận năm 2012 của
79
Công ty Điện lực Hải Dương
Bảng 2.11
So sánh kết quả thực hiện kiểm soát năm 2012
83
Sơ đồ 2.1
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Điện lực Hải Dương
35
Sơ đồ 2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy thu và theo dõi nợ tiền điện
43
Trình tự các bước thực hiện công tác có kế hoạch và có cắt
54
Quy trình 1
điện
Quy trình 2
Trình tự các bước thực hiện công tác không có kế hoạch và
55
có cắt điện
Lưu đồ 2.1
Quản lý, giám sát tiến độ thi công công trình
5
64
TỪ VIẾT TẮT
HTKSNB
:
Hệ thống Kiểm soát nội bộ
KSNB
:
Kiểm soát nội bộ
EVN
:
Tập đoàn Điện lực Việt Nam
EVNPC
:
Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
PCHD
:
Điện lực Hải Dương
KTNB
:
Kiểm toán nội bộ
XDCB
:
Xây dựng cơ bản
ĐL
:
Điện lực
SXKD
:
Sản xuất kinh doanh
NPC
:
Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
TC –KT
:
Phòng Tài chính – kế toán
QLVH
:
Quản lý vận hành
MBA
:
Máy biến áp
6
LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết nghiên cứu đề tài
Việt Nam đang trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước, đã từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới, đòi hỏi các thành phần kinh
tế trong nước cần có những cải tiến tích cực trong mọi hoạt động sản xuất và đây thật sự
là thách thức to lớn đối với các tổ chức và các thành phần kinh tế trong nước hiện nay.
Hoạt động của một doanh nghiệp, các phòng ban đều dựa trên các quy trình, quy
chế làm việc theo quy định đặt ra của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên dù cả nguyên
nhân khách quan của hệ thống và nguyên nhân chủ quan về con người, quá trình
làm việc không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai sót vô tình hoặc có chủ đích.
Chính vì vậy hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu quá trình kiểm tra, giám
sát việc thực hiện các hoạt động. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của
doanh nghiệp giúp bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;
bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Ngành điện là ngành công nghiệp mũi nhọn then chốt, đóng vai trò quan trọng
trong việc phát triển kinh tế của đất nước. Trong thời gian qua nhu cầu dùng điện bình
quân hàng năm tăng khoảng 15,4%, cao gần gấp đôi tốc độ tăng trưởng về GDP của cả
nước. Là một ngành kinh tế độc quyền nhà nước, song hiện nay ngành điện đang phải
đối mặt với rất nhiều thách thức từ sự thay đổi về chính sách quản lý vĩ mô, như là đề
án tái cơ cấu ngành điện, chuyển hóa ngành điện sang kinh tế thị trường. Sự biến đổi
nhanh chóng của nền kinh tế thế giới, của công nghệ điện lực, các định chế tài chính và
đón nhận hàng loạt các tiến trình hội nhập kinh tế như việc Việt Nam gia nhập AFTA,
WTO… Do vậy, đòi hỏi ngành điện cần phải có những nỗ lực lớn lao trong việc thu
hút đầu tư, đổi mới công nghệ, đặc biệt quan trọng là cần nâng cao vai trò của hệ thống
kiểm soát nội bộ để các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đúng mục tiêu và đạt hiệu
quả cao.
Với mong muốn góp phần tham gia nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ,
phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp, giúp cho các đơn vị trong ngành điện lực nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
7
doanh, tác giả đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng và một số giải pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương” làm đề tài
luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, vận dụng lý thuyết, khai thác, tập
hợp, xử lý các số liệu, luận văn nhằm:
-
Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực
Hải Dương
-
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm
soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực
Hải Dương
- Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thu thập và phân tích của Công ty Điện lực
Hải Dương
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài dựa trên phương pháp điều tra, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, dự
báo để nghiên cứu đưa ra các đề xuất cụ thể, nhằm đánh giá và hệ thống hóa các vấn
đề nghiên cứu và đưa ra các đánh giá cho luận văn.
5. Đóng góp của luận văn
Hệ thống hoá và bổ sung một số vấn đề lý luận có liên quan đến phân tích,
đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
Phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, có cơ sở khoa học thực trạng kiểm
soát nội bộ tại Công ty, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ tại Công ty.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
chính của luận văn bao gồm 3 chương như sau:
8
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV
Điện lực Hải Dương
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt kiểm
soát nội bộ tại Công ty Điện lực Hải Dương
Trong quá trình thực hiện đề tài, được hướng dẫn tận tình của PGS.TS Phan
Thị Thuận, cùng với sự cố gắng của bản thân, nhưng với kiến thức và trải nghiệm
thực tế còn hạn chế, thông tin, tài liệu tham khảo còn giới hạn, nên luận văn không
tránh khỏi những thiếu sót, cũng như mức độ bao quát và chiều sâu chưa được
nghiên cứu đề cập đến. Do vậy tác giả rất mong được sự hướng dẫn, chỉ bảo của
thầy cô, các đóng góp của đồng nghiệp và những người có quan tâm, để đề tài được
hoàn thiện hơn.
Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn các thầy cô là giảng viên chuyên ngành
tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, các bạn bè đồng nghiệp đã cung cấp tài liệu,
thông tin cho tác giả, đặc biệt là PGS. TS. Phan Thị Thuận đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này.
9
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
10
1.1.
KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các tổ chức, doanh nghiệp gọi là hoạt
động kiểm soát nội bộ. Có rất nhiều yếu tố tạo nên thành công của một doanh
nghiệp như công ty có chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên
nghiệp. Tuy nhiên khi có đủ các yếu tố trên nhưng nhân viên trong công ty không
thực hiện đúng quy trình, không có quá trình kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động
thì cũng khó có khả năng tạo ra thành công như mong muốn. Và điều quan trọng
hơn là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của
nhân viên. Với tư cách là người chủ doanh nghiệp có cần thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ không? Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mô hình
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới
như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ. Theo mô hình này kiểm
soát nội bộ được định nghĩa là: “ KSNB là quy trình do hội đồng quản trị, ban điều
hành và cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý
đối với mục đích đạt được của các nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá
trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ của
các quy định pháp luật hiện hành.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant
– IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp,
các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống KSNB trợ
giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và
kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản,
ngăn chặn phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập
báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Theo Tiến sĩ Phạm Anh Tuấn: Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động,
biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên
trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt
ra một cách hợp lý. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên con số tăng
11
trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty
đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn
thành kế hoạch không. Ngoài ra thiết lập được một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn
chế được thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty.
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá
trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
-
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình
huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào
hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức.
KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ
không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.
-
Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, các nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là
một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý.
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một
cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh
nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng
thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình. Do vậy, để
KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện
chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
-
Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà
quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt
đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận
hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự
thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa
lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB...
-
Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để
từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của toàn
đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể
chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba nhóm:
12
Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của
việc sử dụng các nguồn lực.
Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin
cậy của BCTC mà mình cung cấp.
Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy
định.
Theo PGS.TS Phan Thị Thuận: Kiểm tra là quá trình tìm kiếm, phát hiện và
định hướng những sai sót nảy sinh trong hoạt động của tổ chức. Vai trò và tác dụng
của kiểm tra là thông qua kiểm tra nhà quản lý sẽ:
-
Nắm được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý
-
So sánh với kế hoạch để phát hiện được mức độ sai lệch
-
Ra quyết định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới trạng thái
mong đợi, tới mục tiêu đã vạch sẵn (Trích trong Giáo trình Quản trị học
đại cương của PGS.TS Phan Thị Thuận – Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật
Hà Nội -2005).
KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian
lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ
các chính sách và quy trình được thiết lập.
Tuy có nhiều cách định nghĩa về KSNB nhưng tất cả các khái niệm đều có
điểm chung là:
Thứ nhất: Hệ thống KSNB được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ
chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; quy chế
nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công nhiệm vụ, phân
cấp, ủy quyền…) nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả, ít rủi ro.
Phần thức hai của hệ thống KSNB chính là các bộ phận kiểm tra, giám sát chuyên
trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện
hiệu quả.
13
Thứ hai: Hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp
vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và
kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần chỉ là có cấp trên kiểm soát cấp dưới).
1.2.
SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - riêng
của người sử dụng lao động và người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không
có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung cho tổ chức? Làm sao quản lý
được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó
bạn không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
-
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng
sản phẩm…)
-
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm
cắp…
-
Đảo bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
-
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy
định của pháp luật
-
Đảo bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra
-
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ
Thông thường khi công ty phát triển lên thì lợi ích của hệ thống KSNB cũng
trở lên to lớn hơn vì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc
giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp
của bản thân. Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ
đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng của cổ
đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ
thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các
công ty có nhiều nhà đầu tư bên ngoài.
14
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ
thống KSNB được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng
kế toán vì các biện pháp KSNB cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể kiểm
toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:
-
Việc tuân thủ các quy trình và chính sách vốn là một phần của hệ thống
kiểm soát nội bộ của công ty
-
Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá
tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
-
Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và
xây dựng kế hoạch làm giảm thiểu những điều này
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản
trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty
sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
1.3.
NGUYÊN TẮC BẢO ĐẢM KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÀNH CÔNG
Trên cơ sở luật doanh nghiệp, luật thanh tra và các văn bản pháp luật hiện
hành có thể xác định một số vấn đề mang tính nguyên tắc về hoạt động KSNB trong
các doanh nghiệp như sau:
- Về mục đích: Hoạt động KSNB giúp lãnh đạo, người quản lý doanh nghiệp nắm
được tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện kịp thời những sơ hở trong
quản lý, vi phạm pháp luật, đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong đơn vị, nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh.
- Về đối tượng: Đối tượng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là các bộ phận, đơn vị,
cá nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, các vụ việc cần tiến hành kiểm tra,
kiểm soát cũng phải thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
- Về vị trí của người kiểm soát hay bộ phận kiểm soát: Phải được coi là một chức
năng, một khâu của chu trình hoạt động kinh doanh. Bộ phận thực hiện kiểm tra,
kiểm soát phải chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo, người quản
15
lý. Tuy vậy, trong hoạt động của mình, bộ phận này phải có một vị trí chính thống,
phải độc lập với các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát.
- Về quyền hạn: Quyền của bộ phận kiểm tra, kiểm soát là quyền mang tính phái
sinh, là một bộ phận quyền lực của Giám đốc, Tổng giám đốc, vì thế quyền hạn này
không bao giờ vượt quá quyền hạn của người lãnh đạo, người quản lý.
- Về trình tự và thủ tục: Dù được tổ chức theo mô hình nào thì khi tiến hành kiểm
tra, kiểm soát cũng cần tuân thủ theo 3 bước: Chuẩn bị, tiến hành kiểm tra và kết
thúc kiểm tra. Nói tóm lại, cách thức tổ chức công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trình tự thủ tục kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc
vào những đặc điểm về quy mô tổ chức, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Điều kiện để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi một tổ chức
phải có:
-
Một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và
phân công trách nhiệm rõ ràng
-
Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn
bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty
-
Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác
nhau
-
Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp
-
Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB
-
Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng
-
Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập
-
Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản
-
Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm soát nội
bộ
Những yếu tố chi phối sự thành công
Thứ nhất: Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của tổ
chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra. Ví dụ: đối với các doanh nghiệp thì kiểm
tra việc hoàn thành kế hoạch phải là đầu tháng, đầu quý, đầu năm sau. Nhưng kiểm
16
tra để đánh giá kết quả trong các trường đại học lại vào thời điểm kết thúc việc lên
lớp và thực hiện mỗi học kỳ một lần.
Đối tượng kiểm tra là sổ sách kế toán, khi kiểm tra sự hợp lý của các chứng
từ, tức là kiểm tra tài chính, kiểm toán được thực hiện bởi một nhóm người trong
nhiều ngày. Loại kiểm tra này nhằm phát hiện tính gian lận, bất hợp pháp của các
cấp bậc quản lý cao trong tổ chức, thuộc hàng ngũ lãnh đạo cơ quan, công ty.
Nhưng nếu đối tượng kiểm tra là công nhân sản xuất, nội dung kiểm tra nhằm phát
hiện sự không tuân thủ quy trình công nghệ thì thời gian kiểm tra được tiến hành
đồng thời cùng các hoạt động sản xuất đó và chỉ tốn ít thời gian đã có thể phát hiện
vấn đề.
Thứ hai: Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà
quản lý.
Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra cho nên
những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông
hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý
không hiểu được thì họ sẽ không thể sử dụng và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác
dụng.
Ví dụ: Những hình ảnh chụp cắt lớp não của người bị tai nạn giao thông khi
treo lên bảng không phải ai cũng đọc được và phát hiện được trấn thương sọ não ở
chỗ nào và nguy hiểm đến mức nào. Chỉ có các bác sỹ chuyên khoa mới có thể biết
được, hiểu được kết quả kiểm tra đó và chuẩn đoán bệnh.
Thứ ba: Kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu
Khi đã xác định rõ mục đích của sự kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra
ở đâu. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra.
Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm như kiểm tra trên một khu
vực quá rộng sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc
kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
Ví dụ: Kiểm tra để nhận diện đối tượng gây án chỉ tiến hành đối với các đối
tượng có tiền án tiền sự. Kiểm tra vi phạm giao thông chỉ thực hiện ở những đoạn
đường hay có vi phạm giao thông mà không dàn trải khắp mọi nơi vì nếu như làm
17
thế sẽ không đủ người, hoặc sẽ rất tốn kém tiền bạc, vật tư nếu không chọn ra được
những trọng điểm kiểm tra.
Thứ tư: Kiểm tra phải khách quan
Việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không
thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu nhà quản trị thực hiện sự kiểm tra với những
định kiến có sẵn sẽ không đưa ra những nhận xét, đánh giá đúng mức về đối tượng
kiểm tra. Kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất
bởi quyết định không đúng đắn. Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái
độ khách quan trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra để bảo đảm kết quả và
kết luận kiểm tra được chính xác.
Ví dụ: Trường hợp khác khi kiểm tra tạm trú bất hợp pháp (không đăng ký
tạm trú), công an phường Y bỏ qua hai hộ nòng cốt là tổ trưởng dân phố, vì chủ
quan, nhà quản lý cho rằng họ là những công dân tốt, biết chấp hành nghiêm chỉnh
luật lệ, chính sách Nhà nước. Nhưng chính các hộ đó lại có người tạm trú mà không
đăng ký, không khai báo công an để báo cáo cấp trên trở thành kết luận sai lệch.
Hoặc có trường hợp tin con cái mà cha mẹ không kiểm tra lên lớp, chỉ kiểm tra có
đi học đúng giờ không, kết quả là con bỏ học 1 năm mà cha mẹ mới biết.
Thứ năm: Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức
Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên
làm việc tự giác, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động
cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu cấp
dưới và nhân viên làm việc kém thì kiểm tra phải tiến hành thường xuyên và chặt
chẽ mới có hiệu quả.
Thứ sáu: Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế
Mặc dù nguyên tắc này đơn giản những lại khó thực hiện vì tổ chức kiểm tra
là tốn kém thì giờ và tiền bạc mà đôi khi kết quả thu được lại không tương xứng với
chi phí bỏ ra cho nó.
Thứ bảy: Việc kiểm tra phải đưa đến hành động
18
Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động, có thể đó là sắp xếp
lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, nhân
rộng và phát huy những yếu tố tích cực, thay đổi phong cách lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh thì việc
kiểm tra đã mất tác dụng và ý nghĩa. Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các vi phạm,
sai sót là mục tiêu chủ yếu, trực tiếp của hoạt động kiểm soát. Tính chất thường
xuyên của hoạt động kiểm soát có tác dụng phòng ngừa. Tầm quan trọng của hoạt
động kiểm soát là phát hiện ra những khiếm khuyết, sơ hở trong cơ chế quản lý. Kết
quả đạt được của hoạt động kiểm soát là hoạt động xem xét, xử lý, điều chỉnh
những phạm vi, sai lệch để cơ chế quản lý ngày một hoàn thiện hơn, góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý
không có hành động hữu hiệu để xử lý những sai lệch, vi phạm thì hoạt động kiểm
soát coi như không có kết quả.
1.4.
NHỮNG YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống
kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung hệ thống này cần 5
thành phần như sau:
Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt
động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ
thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB. Ví dụ,
nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần
thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành
các văn bản, các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh…Một môi trường kiểm
soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB.
Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa
lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất
hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ cần
có phần xác định các rủi ro.
Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng
đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy
19
tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự
phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa
công ty mẹ hoặc thiếu quan tâm…
Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình
vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm, dịch vụ; xuất hiện yếu tố
cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính
sách mới…
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, cần
thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của
chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu
tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công
ty cần được tổ chức sao cho có thể đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác
thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất
lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi
trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên
rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, đánh giá
và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực
ứng xử của công ty hay không.
Những vấn đề cần lưu ý:
Cân nhắc kỹ cách thức triển khai: Triển khai từng bước theo kế hoạch; Triển khai
triệt để trong thời gian ngắn; Với lãnh đạo phải thay đổi tư duy; Với nhân viên phải
thay đổi thói quen; Với công ty phải thay đổi tập quán…
Sự phản ứng tiêu cực, sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập hay
hoàn thiện hệ thống KSNB: Thêm việc; Mất việc; Mất chức; Mất quyền; Giảm
lương; Mất “bổng”; Mọi thứ có thể bị xáo trộn; Môi trường làm việc bị thay đổi
theo hướng xấu; Nhân viên không hiểu rõ về hệ thống KSNB nên khi nghe thấy hai
chữ “kiểm soát” là bị dị ứng; Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập hệ thống
20
KSNB; Nghi ngờ sự hữu ích của hệ thống KSNB (chẳng biết có gì tốt đẹp hơn
không)
1.5.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP
Hệ thống KSNB có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao
gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định,
hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến những hoạt động kinh doanh. Theo
nghĩa rộng, KSNB bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm
soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách
nhiệm KSNB thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao
đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế…Sau đó ghi
lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết
hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho
công tác kiểm soát.
Ban KSNB là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho
giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên
thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm
vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề xuất các giải pháp kiến
nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. Tùy theo
quy mô, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, thậm chí tùy thuộc vào
quan niệm, nhận thức của những người lãnh đạo doanh nghiệp bộ phận KSNB
có thể được thực hiện bởi: Lãnh đạo công ty; Cử cán bộ kiêm nhiệm; Bố trí
cán bộ chuyên trách; Thành lập bộ phận chuyên trách: Một số dạng bộ phận
chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện như:
+ Ủy ban kiểm toán, kiểm soát HĐQT
+ Ủy ban kiểm soát, kiểm soát CEO
+ Kiểm toán nội bộ, kiểm soát hoạt động
+ Thanh tra đối với doanh nghiệp Nhà nước
21
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống
KSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân
thủ một số nguyên tắc như sau: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự
liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm,
quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và KSNB được văn bản hóa rõ
ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ ràng các hoạt
động tiềm ẩn nguy cơ cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn
bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB. Quy
định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp
kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã và
đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM…Theo đánh giá của nhiều chuyên
gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây
dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB. Công tác kiểm tra, giám sát
thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính và kết quả
cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ không chú trọng kiểm tra, kiểm
soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một
trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh
khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cần chú ý đến
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận KSNB của công ty
mình tồn tại một trong những dấu hiệu sau đây, thì nhà quản trị cần dành nhiều thời
gian hơn để chấn chỉnh:
-
Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được
điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
-
Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công” có thể họ đang lợi dụng
một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho
mình
-
Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi
có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm
22
-
Không yên tâm về tài chính công ty: Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất
cho thấy hệ thống KSNB đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ
thống KSNB nếu cảm thấy không yên tâm trong hoạt động thu chi tài
chính của công ty. Thậm chí khi nhà quản lý không biết hoạt động kinh
doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán văn
bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Để hệ thống KSNB thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp khắc phục những điểm yếu kém
của hệ thống KSNB trong công ty. Tùy từng công ty và tùy từng khuyết điểm
mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Ví dụ như đối với hoạt động kiểm
soát chi tiêu trong công ty, cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu, phù hợp
nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả
để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song
song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Bên cạnh đó, nhà quản lý nhất thiết
phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập
nguyên vật liệu.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều
hành và giám sát hệ thống KSNB sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để
hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần phải tuân thủ một số nguyên tắc
như: xây dựng môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề
nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền
lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn, nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào
của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB; quy định rõ trách nhiệm kiểm
tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo
giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra, kiểm
toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban
điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra
23
kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không…nhằm ngăn ngừa đến mức thấp
nhất các rủi ro.
1.6.
CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP
Hoạt động kiểm soát nội bộ tùy thuộc vào mô hình tổ chức mỗi công ty, ở
một số công ty gọi hoạt động này là thanh tra, kiểm tra hoặc hoạt động thanh kiểm
tra. Một số doanh nghiệp kinh doanh người ta thường gọi KSNB là hoạt động kiểm
tra đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:
Kiểm tra dự phòng
Là kiểm tra nhằm tiên liệu trước sai sót sẽ xảy ra từ đó phải có biện pháp để
điều chỉnh ngay trong hiện tại. Hình thức kiểm tra này được tiến hành trước khi bắt
đầu chương trình, kế hoạch. Ví dụ: kiểm tra trước khi bắt đầu đêm diễn, trước khi
quay cảnh của màn diễn xem mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng chưa. Nếu chưa sẵn sàng
phải điều chỉnh ngay để chương trình quay phim hoặc biểu diễn nghệ thuật có kết
quả tốt.
Kiểm tra hiện hành
Là hình thức kiểm tra giúp nhà quản lý sửa chữa kịp thời những vấn đề mới phát
sinh, gây cản trở, trục trặc cho quá trình thực hiện các kế hoạch, được thực hiện
trong quá trình triển khai chương trình, kế hoạch được định trước. Ví dụ: kiểm tra
trước ngày tổ chức đám cưới xem có mặt nào chưa chuẩn bị thì tập trung giải quyết
ngay cho chu đáo (kiểm tra dự phòng).
Kiểm tra phản hồi
Là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau quá trình hoạt động, khi đã có sai
lệch rồi nhà quản lý mới biết. Ví dụ: kiểm tra các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch khi hết
tháng, hết quý, hết năm để biết tình hình vượt hay hụt mức kế hoạch, từ đó tìm ra
nguyên nhân sai lệch.
Kiểm tra trọng điểm
Trọng điểm là những điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu,
hoặc đo lường tốt nhất sự sai lệch, là điểm cho nhà quản lý biết ai chịu trách nhiệm
24
