Giao nhận hàng hóa bằng đường sắt

Tác nghiệp gom hàng
Gom hàng là việc tập hợp những lô
hàng lẻ từ nhiều người gửi ở cùng
một nơi đi, thành những lô hàng
nguyên để gửi và giao cho nhiều
người nhận ở cùng một nơi đến.
Gom hàng lẻ là gom những lô hàng
nhỏ không đủ để đóng gói trong
một container hoặc là những lô
hàng lớn nhưng có nhiều người gửi
và nhiều người nhận.
Gom hàng nguyên toa là gom
những lô hàng lớn hơn, đủ để đóng
trong 1 hay nhiều container và
thường có 1 người gửi và 1 người
nhận.


Quy trình tiến hành :
• Người gom hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều
người gửi hàng tại trạm giao nhận đóng gói hàng
lẻ.
• Tập hợp lại thành lô hàng nguyên, kiểm tra và
đóng vào container.
• Gửi các container này bằng đường sắt cho đại lý
của mình tại nơi đến.
• Đại lý của người gom hàng ở nơi đến nhận các
container này, dỡ hàng ra và giao cho các người
nhận tại trạm giao nhận của nơi đến.

Vai trò của người gom hàng :
Khi nhận hàng từ người gửi hàng lẻ, người
gom hàng sẽ nhân danh mình cấp vận đơn
gom hàng hoặc biên lai nhận hàng
Trách nhiệm của người gom hàng :
Chịu trách nhiệm về những tổn thất của
hàng hóa trong suốt quá trình vận tải từ nơi
nhận hàng để chở cho đến nơi giao hàng
cuối cùng.


Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đi
NỘI DUNG
1. Tác nghiệp cung cấp toa xe hàng và xếp xe
2. Tác nghiệp lập giấy tờ chuyên chở
3. Tác nghiệp đăng kí vào sổ hàng đi và lập
báo cáo hàng đi
4. Thời điểm đường sắt chính thức nhận chở
hàng


1. Tác nghiệp nhận chở của đường sắt
* Đường sắt nhận chở các loại hàng, trừ các loại hàng sau:
• Hàng hóa thuộc loại cấm lưu thông
• Hàng hóa không phù hợp với điều kiện kỹ thuật khai thác vận tải
bằng đường sắt
• Hàng hóa mà chủ hàng hay đường sắt không làm đầy đủ các thủ
tục, điều kiện theo quy định của Luật đường sắt
* Các loại hàng phải có những biện pháp kĩ thuật đặc biệt của

tổng GĐ Tổng Cty ĐSVN thì các ga mới được nhận chở:
• Đối với hàng lẻ:
Hàng đóng kiện dài quá 3.5 m và phải đóng vào xe có mui
Trọng lượng mỗi kiện trên 300 kg hoặc thể tích mỗi kiện trên 2
mét khối
• Đối với hàng nguyên toa:
Hàng quá khổ giới hạn về chiều cao hoặc chiểu rộng
Hàng quá dài hay quá nặng


2. Tác nghiệp cung cấp toa xe hàng và xếp xe
Cung cấp toa xe
- Sau khi tiếp nhận yêu cầu chuyên chở của người thuê vận tải,
nhân viên hóa vận tập hợp và làm văn bản xin cấp xe cho ga
trình lên hội đồng cấp xe.
- Chậm nhất là 2 giờ trước giờ cấp xe, đường sắt phải thông báo
cho người thuê VT về số lượng, số đăng kí của toa xe đưa vào
đường xếp dỡ hoặc địa điểm giao tiếp
- Đường sắt cung cấp đúng thời hạn, số lượng, đúng chủng loại
toa xe, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật theo hợp đồng vận tải.
- Người thuê vận tải có quyền kiểm tra để nhận toa xe và có
quyền từ chối nếu không đúng chủng loại hoặc kỹ thuật
- Ngoài ra ĐS còn cung cấp những dụng cụ vật liệu gia cố sau:
cọc, xích cố định trên toa xe, bạt che hàng trên toa xe không
mui.


Tác nghiệp xếp xe:
Trách nhiệm xếp xe
- Hàng lẻ do đường sắt xếp, dỡ.

- Hàng nguyên toa do người thuê VT tự xếp, người nhận hàng tự
dỡ, trừ khi trong Hợp đồng có quy định khác.
- ĐS có trách nhiệm hướng dẫn giám sát việc xếp hàng đúng
qui định. Nếu người thuê VT xếp hàng không đúng qui cách,
ĐS có quyền yêu cầu sửa chữa cho phù hợp.
Thời gian xếp dỡ
Định mức thời gian xếp dỡ tối đa cho 1 toa xe , cụm xe do ĐS
qui định, nếu vượt quá thời gian này người thuê VT hoặc
người nhận hàng phải trả phí đọng xe.


Niêm phong toa xe:
-Đối với hàng nguyên toa
Nếu ĐS giao nhận theo trọng lượng hoặc số lượng thì ĐS
niêm phong
Nếu giao nhận theo hình thức nguyên toa có niêm phong
thì người thuê vận tải niêm phong
-ĐS chịu trách nhiệm niêm phong các toa xe chở hàng lẻ, toa xe
sang toa, chuyển tải
-Dấu hiệu niêm phong do bên niêm phong qui định nhưng phải
rõ ràng, nhận biết được trong quá trình vận chuyển.


3. Tác nghiệp lập giấy tờ chuyên chở
Giấy tờ chuyên chở gồm hóa đơn gửi hàng hóa và các giấy tờ kèm theo
Hóa đơn gửi hàng do nhân viên hóa vận của ga lập theo mẫu qui định
Trước khi lập hóa đơn, người thuê Vt phải ghi đầy đủ vào tờ khai gửi
hàng do ĐS cung cấp và ký tên. Nhân viên hóa vận phải hướng dẫn
cho chủ hàng khai tờ khai
Sau khi người thuê Vt giao hàng hóa, ĐS sẽ giao hóa đơn.

Hóa đơn gửi hàng hóa gồm 4 liên giống nhau với các nội dung:
-Thông tin chung về hợp đồng
-Thông số của lô hàng, loại hàng, loại bao bì, trọng lượng hàng, mã
hiệu…
-Thông tin về chủ hàng: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email (nếu có)
-Thông tin về cước phí
-Các thủ tục khác


Lưu thông hóa đơn gửi hàng như sau:
Liên 1: lưu tại ga lập chứng từ để làm kế toán thu và nộp kiểm
thu lên cấp trên
Liên 2: giao cho người gửi hàng
Liên 3: lưu tại ga để làm báo cáo hàng đến và gửi kiểm thu cấp
trên.
Liên 4: ĐS gửi cùng các giấy tờ kèm theo và giao cho người
nhận hàng sau khi người nhận hàng đã thanh toán đầy đủ các
cước phí và chi phí phát sinh khác.
Giấy tờ gửi kèm theo hóa đơn gửi hàng gồm: giấy chứng minh
tính chất bản thân hàng hóa, giấy phép lưu hành hàng hóa, các
giấy tờ khác…
-Người thuê VT phải giao cho ĐS đầy đủ những bản sao hợp pháp
giấy tờ liên quan đến hàng hóa cần phải có.
-ĐS có trách nhiệm giữ gìn trong suốt quá trình vận tải và giao
cho người nhận hàng.


4. Tác nghiệp đăng kí vào sổ hàng đi và lập báo cáo hàng đi
Tác nghiệp này được thực hiện tại phòng hóa vận của ga.
Nó có ý nghĩa quan trọng trong việc thống kê, thực hiện vận chuyển

hàng hóa, đối chứng, truy tìm hàng hóa khi cần thiết, đồng thời cũng là
số liệu báo cáo nhanh phục vụ cho việc quản lý điều hành của cấp trên

5. Thời điểm đường sắt chính thức nhận chở hàng
Là khi chủ hàng xếp hàng lên toa xe , hoàn tất các thủ tục chuyên chở
và ĐS giao cho người thuê VT liên 2 của hóa đơn gửi hàng hóa


Tóm tắt quá trình tác nghiệp ở ga đi


Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ trên
đường vận chuyển
1. Hủy bỏ chuyên chở
Hủy bỏ chuyên chở là tác
nghiệp phát sinh khi người thuê
vận tải yêu cầu hủy bỏ chuyên
chở hàng, kể cả khi người thuê
vận tải đã giao hàng cho đường
sắt , hàng đã xếp lên toa nhưng
chưa nối vào đoàn tàu xuất phát
ở ga gửi.
Điều kiện để thực hiện tác
nghiệp : hàng hóa chưa được
xếp vào đoàn tàu xuất phát ở ga
gửi.


Khi đường sắt chưa chính thức nhận chở :
Người thuê vận tải có giấy yêu cầu hủy bỏ, trong giấy trình

bày rõ thông số lô hàng đã làm tờ khai gửi hàng và nguyên
nhân hủy bỏ. Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu , nhân viên hóa
vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở (nếu đã lập) , thông
báo cho các bộ phận liên quan đình chỉ dồn , xếp dỡ (nếu
đang tiến hành) , lập biên lai thu của người thuê vận tải các
khoản tiền sau:
•
•
•
•
•

Thủ tục phí thay đổi ;
Tiền phạt thay đổi xe nguyên toa (nếu có)
Tiền lưu kho bãi (nếu có) , tính từ khi đưa hàng vào kho đến
ngày hủy bỏ.
Tiền dồn xe và điều động xe rỗng ( nếu có)
Các chi phí phát sinh khác.


Khi đường sắt đã chính thức nhận chở:
Người thuê vận tải gửi giấy yêu cầu hủy bỏ cho ga gửi,
trong giấy trình bày rõ thông số lô hàng đã làm tờ khai gửi
hàng và nguyên nhân hủy bỏ , kèm theo liên 2 hóa đơn gửi
hàng hóa.Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu , nhân viên hóa vận
ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở đã lập, thông báo cho các
bộ phận liên quan biết để xử lý. Đồng thời làm thủ tục hoàn
lại tiền cước cho người thuê vận tải sau khi đã trừ các khoản
sau :
•

•
•
•

Thủ tục phí thay đổi và tiền phạt thay đổi xe nguyên toa.
Tiền lưu kho bãi
Tiền phạt đọng xe , dồn xe và điều động xe rỗng.
Các chi phi phát sinh khác.


2. Tác nghiệp thay đổi chuyên chở
Thay đổi người nhận hàng : là tác nghiệp phát sinh khi người
thuê vận tải hoặc người nhận hàng ( gọi tắt là chủ hàng ) có
yêu cầu thay đổi người nhận hàng sau khi đường sắt đã nhận
chở lô hàng.
Điều kiện để thực hiện tác nghiệp :
• Đường sắt chưa giao hàng cho người nhận hàng ghi trong
hóa đơn gửi hàng.
• Số lần thay đổi người nhận hàng cho 1 toa xe hàng không
quá 2 lần


3. Tác nghiệp thay đổi ga đến
Phát sinh khi chủ hàng yêu cầu thay đổi ga đến sau khi
đường sắt đã nhận chở lô hàng.
Điều kiện để thay đổi :
• Đường sắt chỉ chấp nhận yêu cầu thay đổi khi chưa giao
hàng cho người nhận hàng
• Số lần yêu cầu thay đổi ga đến không quá 1 lần đối với 1 lô
hàng

4. Kiểm tra, chỉnh lý và chuyển tải sang toa hàng
hóa:
Để đảm bảo an toàn chạy tàu,an toàn nguyên vẹn hàng hóa
trong quá trình vận chuyển, kịp thời phát hiện những sai xót nhằm
nhanh chóng khắc phục sửa chữa, mỗi lần toa xe chở hàng hóa đi
qua ga kỹ thuật đều phải được kiểm tra kỹ về trạng thái thương vụ
và kỹ thuật toa xe.
Nội dung kiểm tra trạng thái thương vụ ở dọc đường chủ
yếu là kiểm tra xem hàng hóa xếp trên toa xe không mui có bị xê
dịch, sụt đổ không, gia cố có đảm bảo không, trạng thái xi chì, cửa
và cửa sổ của toa xe có mui có bị hở không…Nội dung kiểm tra kỹ
thuật toa xe chủ yếu là tình trạng bộ phận chạy, dẩm chịu lực có bị
cong không, khe hở của nhíp có phù hợp không…


Nếu chạy trạng thái thương vụ và kỹ thuật toa xe không tốt, có
khả năng ảnh hưởng đến an toàn chạy tầu và an toàn hàng hóa thì
phải tổ chức chỉnh lý, sửa chữa kịp thời, lập các biên bản ghi rõ
tình trạng toa xe và hàng hóa theo quy định. Các biên bản này phải
lưu tại ga lập và gửi theo toa xe chuyên chở hàng hóa đến ga nhận
nếu xét thaya toa xe vẫn có khả năng chở hàng .Nếu tình trạng hư
hỏng của toa xe lớn, không đảm bảo an toàn chạy tầu và an toàn
hàng hóa thì phải tiến hành cắt xe lại sửa chữa. Khi đó phải lập
biên bản kỹ thuật và báo cáo xin lệnh cắt xe, đồng thời tổ chức
chuyển tải hàng hóa sang toa xe khác để đảm bảo thực hiện đúng
kỳ hạn chuyên chở hàng hóa đã ký trong hợp đồng gửi hàng (hoặc
theo quy định của ngành đường sắt).Trong quá trình tieneshanhf
chuyển tải sang toa phải kiểm tra trạng thái thương vụ của hàng

hóa ,nếu phát hiện thấy có sai xót thì phải lập biên bản phổ thông
hoặc thương vụ tùy theo tình hình cụ thể.


Khi phát hiện sự cố, trưởng tàu và ga phải kiểm tra kỹ, báo về điều
độ viên tuyến đường để xác định ga gần nhất có đủ điều kiện thực
hiện tác nghiệp sang toa. Tại ga sang toa,việc chuyển tải sang toa
cần được tiến hành nhanh chóng để toa xe này có thể lập vào đoàn
tàu ngay tiếp theo vận chuyển đến ga đến. Toa xe chuyển phải đảm
bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và thương vụ để vận chuyển loại hàng hóa
đó. Khi hàng hóa cần phải gửi đi ngay mà ở ga sang toa chỉ có toa
xe có trọng tải nhỏ hơn trọng tải toa xe phải sang toa thifphair xếp
hàng lên toa xe thứ hai và làm thủ tục như đối với toa xe thứ nhất .
Toàn bộ nội dung chuyển tải sang toa phải được ghi vào
hóa đơn gửi hàng ở ô dành cho nội dung này, bao gồm: loại toa xe,
số hiệu toa xe chuyển tải, lý do chuyển tài,ga và ngày chuyển tải ,
sau đó đóng dấu ngày của ga sang toa, đồng thời ghi lại chi phí
phát sinh để thu của người nhận hàng tại ga nhận nếu việc chuyển
tải là do lỗi của chủ hàng gây ra. Kỳ hạn chuyên chở của hàng hóa
sẽ được kéo dài thêm 1 ngày cho tác nghiệp chuyển tải sang toa.


5. Tác nghiệp gửi bù:
Tác nghiệp gửi bù là gửi bổ sung bộ phận hàng hóa của lô hàng mà
đại bộ phận lô hàng đã được gửi đi trước đó.
Nguyên nhân của tình trạng này là do sai sót của ngành đường sắt
quên hàng hoặc không tìm ra hàng hóa khi vận chuyển, hoặc do năng lực
xếp hàng của các toa xe tiếp nhận không đủ chở hết số hàng cần chuyển tải.
Khi phát hiện bộ phận hàng hóa này đến ga nhận quy định của lô
hàng nhằm đảm bảo kỳ hạn chuyên chở hàng hóa chung của cả lô hàng.Khi

này hàng hóa được vận chuyển bằng hóa đơn gửi bù, trong đó ghi rõ các
thông số của lô hàng : ga đi ,ga đến ,người thuê vận tải và người nhận hàng,
trọng lượng và loại hàng hóa …,đồng thời cũng phải ghi rõ các thông số của
bộ phận gửi bù .Nếu tác nghiệp này xảy ra là do lỗi của đường sắt thì ngành
đường sắt không được thu thêm bất kỳ khoản tiền của chủ hàng.
Những trường hợp hàng hóa bị mất hóa đơn gửi hàng hóa, hàng hóa
không có ngượi nhận hàng hoặc người nhận hàng từ chối nhận hàng phải gửi
đến nơi quy định để xử lý cũng được chuyên chở giống như hàng hóa gửi bù.
Trong trường hợp này, đường sắt được quyền thu của chủ hàng tiền cước
vận chuyển và các chi phí phát sinh khác


Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đến
NỘI DUNG
1. Kế hoạch tiếp nhận hàng đến
2. Báo tin hàng đến
3. Tác nghiệp dỡ hàng
4. Kỳ hạn nhận hàng
5. Tác nghiệp đăng ký vào sổ hàng đến và lập
báo cáo hàng đến.


1. Kế hoạch tiếp nhận hàng đến:
 Hàng ngày bộ phận hóa vận ga thông qua bộ phận chạy tàu
nắm tình hình tàu về và thông qua Trung tâm điều hành vận tải
để biết thông tin hàng đến ga phục vụ cho việc dự kiến kế
hoạch dỡ, địa điểm dỡ hàng hóa. Những thông tin cần biết là:
mác tầu, số toa xe trong đoàn tầu, loại hàng, trọng lượng hàng
hóa và số hiệu toa xe chở hàng đến ga, dự kiến giờ đến của
đoàn tầu.

 Khi đoàn tầu hàng đến ga, nhân viên hóa vận trực tiếp ra nhận
toa xe hàng và giấy
 tờ, hóa đơn gửi hàng trên đường đón gửi của ga, kiểm tra trạng
thái thương vụ toa xe và hàng hóa, dấu hiệu, kí hiệu của loại
hàng, số lượng..., kiểm tra đối chiếu hóa đơn gửi hàng, các loại
giấy tờ kèm theo và các biên bản đã lập (nếu có).


 Nếu có dấu hiệu bất thường thì phải cùng với trưởng tàu
và người áp tải lập biên bản theo qui định. Sau khi đã
kiểm tra xong nhà ga sẽ kí xác nhận với trưởng tàu để tiếp
nhận hàng hóa và toa xe của ga mình.
Trực ban hoá vận giao nhân viên thanh toán căn cứ theo
các số liệu về hàng hóa và toa xe trong hóa đơn gửi hàng
tính toán và thẩm hạch lại cước phí, tạp phí, xác nhận vào
hóa đơn gửi hàng, sau đó chuyển giấy xếp xe cho đôn đốc
xếp dỡ để lên phương án dỡ xe, đồng thời chuẩn bị làm
thủ tục báo tin hàng đến.