Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trung ương đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ LÊ MINH

NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG
TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO
KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành : Lƣu trữ học

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ LÊ MINH

NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG
TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO
KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

CHUYÊN NGÀNH : LƢU TRỮ
Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. NGUYỄN LỆ NHUNG

Hà Nội – 2014

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong
luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng
một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích.
Công trình này chưa được tác giả nào công bố.

TÁC GIẢ

Đỗ Lê Minh

3


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

1.

APSC

Chi nhánh An Phú

2.

BBT

Ban Bí thư

3.

BCHTW

Ban Chấp hành Trung ương

4.

BCT

Bộ Chính trị

5.

KLTTW

Kho Lưu trữ Trung ương

6.

MTV

Một thành viên

7.

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

8.

TW

Trung ương

9.

VPTW

Văn phòng Trung ương

4


MỤC LỤC
--Mở đầu
1. Lý do chọn đề tài
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
5. Các nguồn tài liệu tham khảo
6. Phương pháp nghiên cứu
7. Đóng góp của đề tài
8. Bố cục của đề tài
Nội dung
Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xác định thành phần tài

liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu và Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và các đặc điểm hoạt động của công ty
trách nhiệm hữu hạn hiện nay
1.2. Cơ sở lý luận
1.2.1. Nguyên tắc trong xác định giá trị tài liệu
1.2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu
1.2.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
1.3. Cơ sở pháp lý
1.3.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung
ương Đảng
1.3.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp trực thuộc
Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu tài liệu và Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng
1.3.3. Hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
1.3.4. Vai trò của Văn phòng Trung ương Đảng đối với công tác thu thập tài
liệu của các doanh nghiệp trực thuộc
Chương 2. Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định
thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng
5

7
7
8
9
9
10
11

11

12
12
15
16
18
20
21
21

27
33
37

41


2.1. Sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và lãnh đạo các
doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ
sung tài liệu nói riêng

41

2.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu của Kho Lưu
trữ Trung ương Đảng

47

2.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung

ương Đảng

47

2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn
nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
2.3. Nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, cá nhân thuộc các doanh
nghiệp và các đơn vị, tổ chức thuộc Văn phòng Trung ương Đảng
2.4. Đánh giá, nhận xét
Chương 3. Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực
thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng
3.1. Các căn cứ để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh
nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng
3.2. Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh
nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng
3.3. Yêu cầu của việc xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp
thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng
3.4. Phương pháp xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc
nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng
3.4.1. Lựa chọn phương án phân loại cho bản danh mục thành phần tài liệu
3.4.2. Cấu trúc của bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn
nộp lưu và kho lưu trữ TW Đảng
3.5. Ban hành bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc
nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng
3.6. Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ VPTW
3.7. Cách sử dụng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp
lưu vào kho lưu trữ VPTW Đảng
Kết luận

Tài liệu tham khảo
Phụ lục
6

51
58
60

66
66
68
69
70
72
75
79
80
89
91
95
98


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng trong
công tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu vào bảo quản và lưu
giữ lâu dài tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ trung ương tới địa phương đều chưa có danh
mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện

nộp lưu vào kho lưu trữ; gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Chính vì vậy, việc nghiên cứu thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực
thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách và
thiết thực. Do đó, tôi chọn đề tài : “Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu của các
doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho
lưu trữ Trung ương Đảng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học, vừa để phục
vụ trực tiếp cho công tác của bản thân, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hoá thành
phần tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, thành phần phông lưu trữ Đảng cộng sản
Việt Nam nói chung.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu:
- Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối với việc
xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu
vào kho lưu trữ Trung ương Đảng.
- Đề tài nhằm mục tiêu đưa ra bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh
nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ
Trung ương Đảng.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:

7


- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu.
- Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác quản lý tài liệu
lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
+ Xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng
Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng.
+ Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn
phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:
+ Lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu và việc áp dụng lý luận vào
công tác lưu trữ Đảng.
+ Hệ thống tổ chức các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đặc
biệt là các doanh nghiệp trực thuộc.
+ Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp trực thuộc
Văn phòng Trung ương Đảng.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Đề tài chỉ nghiên cứu trong phạm vi các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng
Trung ương Đảng và thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng
Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng.
+ Khảo sát thực tế tài liệu tại ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung
ương Đảng: Công ty in Tiến Bộ, Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây giai đoạn 1997 –
2012.
+ Bên cạnh đó, trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá
công tác giao nộp, thu thập bổ sung tài liệu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
thuộc VPTW hiện nay chứ không đi sâu vào tìm hiểu từng nghiệp vụ công tác lưu trữ
doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này.

8


4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề nghiên cứu về công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu cũng
được nhiều cơ quan, tác giả ở nước ta đã nghiên cứu như : Đề tài của Cục Văn thư
và lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu thiết kế
xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS.
Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản lý Nhà
nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm : Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu
nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”,

chủ nhiệm: TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn
bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, 1989;
“Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ
Quốc gia”, chủ nhiệm: TS. Nguyễn Minh Phương, 1995... Tuy nhiên, các bài viết,
đề tài trên chỉ đề cập đến vấn đề nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu
trữ của các cơ quan nhà nước.
Đối với công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu của các cơ quan Đảng,
cũng đã có một số tác giả nghiên cứu như : Đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài
liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương
Đảng”, TS. Nguyễn Lệ Nhung, 2000; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các
cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ”, Nguyễn Ngọc Quý,
2009. Tuy nhiên, các đề tài này cũng chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu và đưa ra danh
mục nguồn và thành phần tài liệu của các các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp
lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng chứ không đề cập đến thành phần tài liệu nộp
lưu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng vốn có rất nhiều điểm khác biệt
so với các cơ quan, tổ chức Đảng khác.
5. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi tham khảo các nguồn tài liệu sau :
- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước;

9


- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ chức,
quản lý hoạt động lưu trữ;
- Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn, khoá
luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện đang được lưu
trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
- Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức, quản
lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp;

- Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp chí
chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ;
- Các website chuyên ngành có liên quan.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học. Lưu trữ học là bộ môn khoa học
thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở
phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn
các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong
nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của hoạt động lưu trữ
Việt Nam. Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử,
nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ
phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề
về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta. Phương pháp này đã định hướng
cho đề tài về mặt lý luận.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn. Sử dụng phương pháp này, tác giả có thể
nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ
tài liệu của các doanh nghiệp thuộc VPTW thông qua khảo sát tình hình thực tế tại

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 390-BC/CTHT ngày 15/08/2014 của Công ty TNHH Hồ Tây MTV về
tình hình công tác văn thư lưu trữ;
2. Báo cáo số 21/BC-ITB ngày 20/08/2014 của Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ về
công tác văn thư lưu trữ tại Công ty In Tiến Bộ;
3. Nguyễn Thị Kim Chi (2000), Xác định thành phần và nội dung của tài liệu hình
thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III,
Luận văn Thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội;

4. Nguyễn Trọng Biên (2002), Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị
của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn Thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu
trữ học và Quản trị Văn phòng, Hà Nội;
5. Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm
(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội;
6. Công văn 334 ngày 31/12/1984 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành bản
Hướng dẫn công tác lập hồ sơ tài liệu về quản lý hành chính đối với cơ quan Bộ,
Tư liệu Cục văn thư lưu trữ nhà nước;
7. Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu,
Hà Nội;
8. Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Kỷ yếu Hội nghị Sarbica về đánh giá và
loại huỷ tài liệu, Hà Nội;
9. Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992;
10. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2013), Báo cáo tổng kết công tác năm
2013, xác định phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2014, Hà Nội;
11. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2014), Báo cáo công tác văn thư lưu
trữ tại công ty In Tiến Bộ, Công ty Hồ Tây, Công ty An Phú, Hà Nội;
12. Nguyễn Cảnh Đương (1980), Áp dụng một số tiêu chuẩn chung để đánh giá giá
trị tài liệu thiết kế xây dựng, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3 năm 1980;
13. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011;
14. Văn Lưu (1975), Bàn về tiêu chuẩn đánh giá tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ số tháng 2 năm 1975;
15. Luật Doanh nghiệp 2005;
16. Luật Lưu trữ 2011;
11


17. Hồng Minh (1997), Suy nghĩ sau 20 năm ban hành bản hướng dẫn công tác lập
hồ sơ hiện hành ở các cơ quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1997;

18. Lê thị Năm (1974), Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn về công tác lập hồ sơ hiện
hành ở nước ta, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Hà Nội;
19. Nguyễn Lệ Nhung (2000), Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng, Báo cáo
đề tài KX-02/VP-1998, Văn phòng Trung ương Đảng, Hà Nội;
20. Nguyễn Thị Hồng Phượng, Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quàn mẫu
tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu, giúp việc
tỉnh uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội;
21. PGS. TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp Việt Nam
và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng
3/2003;
22. PGS. TS Vũ Thị Phụng (2004), Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh
doanh vào lưu trữ - thực trạng và giải pháp, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng
5/2004;
23. Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa
học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Đại học
KHXH&NV, Hà Nội;
24. Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/03/2009 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ
Đảng Cộng Sản Việt Nam;
25. Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/04/2014 của Bộ Chính trị về chức năng
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của VPTW Đảng;
26. Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng
về lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng;
27. Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28/03/2014 của Văn phòng Trung ương Đảng
về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng;
28. Quy định số 2959-QĐ/VPTW, ngày 01/06/2009 của Văn phòng Trung ương
Đảng về hồ sơ các dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc các cơ quan Đảng ở
Trung ương;

12


29. Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26/05/2014 của Văn phòng Trung ương
Đảng về ban hành danh mục hồ sơ mẫu của các đơn vị tổ chức trực thuộc Văn
phòng Trung ương Đảng;
30. Quyết định số 606-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 của Văn phòng Trung ương
Đảng về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH MTV In
Tiến Bộ;
31. Quyết định số 607-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 của Văn phòng Trung ương
Đảng về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH Hồ tây
MTV;
32. Quyết định số 608-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 của Văn phòng Trung ương
Đảng về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH MTV An
Phú;
33. Trần Thị Thuý (2008), Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ
cơ EVN, Khoá luận tốt nghiệp 2004 – 2008, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội.
34. Các website chuyên ngành có liên quan.

13