Bài giảng kỹ năng soạn thảo văn bản

NIAGS TRAINING CENTRE

CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM
DỰ KHÓA
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN


NIAGS TRAINING CENTRE

MỤC TIÊU KHÓA HỌC
PHÂN BIỆT CÁC
LOẠI VĂN BẢN
 NGUYÊN TẮC SOẠN
THẢO VĂN BẢN
 KỸ NĂNG SOẠN
THẢO CÁC VĂN
BẢN THƯỜNG
DÙNG TRONG CÔNG
VIỆC HÀNG NGÀY.



NIAGS TRAINING CENTRE

Nguyên tắc lớp học
Cùng chia sẻ.
 Làm việc tích cực.
 Không chỉ trích, phê phán.


NIAGS TRAINING CENTRE

VĂN BẢN LÀ GÌ


NIAGS TRAINING CENTRE

CÁC LOẠI VĂN BẢN



VĂN BẢN PHÁP QUY



VĂN BẢN HÀNH CHÍNH


NIAGS TRAINING CENTRE

CÁC LOẠI VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH


Công văn, thông báo



Báo cáo



Biên bản


NIAGS TRAINING CENTRE

QUY ĐỊNH
TRÌNH BÀY VĂN BẢN
THỂ THỨC VĂN BẢN
 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
 NỘI DUNG VĂN BẢN.



NIAGS TRAINING CENTRE

THỂ THỨC VĂN BẢN
Tập hợp các cấu thành phần văn bản
bao gồm những thành phần chung áp
dụng đối với các loại văn bản được nhà
nước quy định ( thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP)


NIAGS TRAINING CENTRE

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN


Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn
bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc
NIAGS quy định


NIAGS TRAINING CENTRE

NỘI DUNG VĂN BẢN
Trả lời câu hỏi:
 Văn bản viết nội dung gì? (WHAT)
 Văn bản viết cho ai (WHO)
 Văn bản viết như thế nào ( HOW)



NIAGS TRAINING CENTRE

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN


NIAGS TRAINING CENTRE

SOẠN THẢO CÔNG VĂN


NIAGS TRAINING CENTRE

DÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO?



Giao dịch/trao đổi thông tin



Hướng dẫn thực hiện, trả lời…



Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ



Đề nghị, trình một kế hoạch lên cấp trên


NIAGS TRAINING CENTRE

PHÂN LOẠI CÔNG VĂN


Phúc đáp



Đôn đốc, nhắc nhở



Đề nghị


NIAGS TRAINING CENTRE

BỐ CỤC CÔNG VĂN








Quốc hiệu
Địa danh, ngày, tháng, năm
Tên cơ quan
Số và ký hiệu
Trích yếu công văn
Nội dung (*)
Nơi nhận, chữ ký và con dấu


NIAGS TRAINING CENTRE

NỘI DUNG CÔNG VĂN


Phần mở đầu



Phần nội dung



Phần kết luận


NIAGS TRAINING CENTRE

PHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN


Nêu lý do tại sao viết công văn.



Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách
đặt vấn đề khác nhau.


NIAGS TRAINING CENTRE

NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN







Trình bày vấn đề chính.
Nên sắp xếp hợp lý, vấn đề nào cần
nêu trước, vấn đề gì cần nêu sau…
Cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác
yêu cầu để đạt mục tiêu chung của
công văn.
Sử dụng văn phong hành chính.


NIAGS TRAINING CENTRE

Yêu cầu đối với từng loại công văn









Trả lời: Dứt khoát, dễ hiểu, nói rõ quan điểm
trong việc giải quyết vấn đề đó.
Giải thích: Phải khách quan, cụ thể để cấp dưới
dễ thực hiện.
Từ chối: Phải lịch sự.
Đề xuất: Phải logic, lập luận chặt chẽ, xác đáng.
Nhắc nhở: Phải nghiêm khắc, tế nhị

Tiếp thu phê bình: Phải mềm mỏng, khiêm tốn.


NIAGS TRAINING CENTRE

Phần kết luận của công văn


Viết ngắn gọn và phải xác định được
trách nhiệm thực hiện, đưa ra yêu cầu
hoặc kết luận vấn đề.



Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm
ơn trước khi kết thúc.


NIAGS TRAINING CENTRE

SOẠN THẢO THÔNG BÁO


NIAGS TRAINING CENTRE

ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO
Thông báo là văn bản hành chính thông
thường không mang tính chất quy
phạm. Được dùng chủ yếu để truyền
đạt nội dung của một quyết định, một

thông tin , một sự việc cho cơ quan,
đơn vị, cá nhân biết.


NIAGS TRAINING CENTRE

MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONG
-

-

-

Mục đích: Thông báo một quyết định, một
tin tức, một sự việc cho cơ quan, đơn vị,
cá nhân.
Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần
thông báo.
Văn phong: Ngắn gọn, dễ hiệu, đủ lượng
thông tin cần thiết


NIAGS TRAINING CENTRE

Ví dụ về một mẫu thông báo


NIAGS TRAINING CENTRE

SOẠN THẢO BÁO CÁO