Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở bình dương

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................................................3
1. Tính cấp thiết của đề tài..................................................................................................................3
2. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................................3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu.....................................................................................3
5. Ý nghĩa của đề tài............................................................................................................................4
6. Kết cấu của đề tài............................................................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG.................................................................................................................................5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT
ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG...........................................................................................................5
1.1. Một số quan niệm về văn phòng..................................................................................................5
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng........................................................................5
1.1.2. Khái niệm văn phòng.............................................................................................................5
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng..........................................................................................................6
1.2.1. Vị trí của văn phòng...............................................................................................................6
1.2.2. Vai trò của văn phòng............................................................................................................7
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng............................................................................................8
1.3.1. Chức năng của văn phòng......................................................................................................8
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng.....................................................................................................10
1.4. Yếu tố con người........................................................................................................................13
1.5. Hệ thống trang thiết bị...............................................................................................................14
1.6. Hệ thống nguyên tắc thủ tục .....................................................................................................15
1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng................................................................................18
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở
BÌNH DƯƠNG........................................................................................................................................19
2.1. Vài nét khái quát về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương......19

1

2.1.1. Giới thiệu về tỉnh Bình Dương.............................................................................................19
2.1.2. Đặc điểm về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương...........21
2.2. Thực trạng các yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong
các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương..............................................22
2.2.1. Yếu tố con người.................................................................................................................22
2.2.2. Hệ thống trang thiết bị .......................................................................................................24
2.2.3. Hệ thống nguyên tắc thủ tục ..............................................................................................27
2.2.4. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng.........................................................................29
2.2.4.1. Công tác Văn thư- Lưu trữ............................................................................................29
2.2.4.2. Xử lý thông tin..............................................................................................................32
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ.............................................................................34
3.1. Đề xuất các giải pháp về một số yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành
chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương.........34
3.1.1. Tổ chức hoàn thiện yếu tố về con người.............................................................................34
3.1.2. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn phòng ...................................36
3.2. Kiến nghị.....................................................................................................................................37
KẾT LUẬN...............................................................................................................................................39
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................40

2


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, trong hoạt động của các các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị
sự nghiệp vấn đề về các yếu tố cấu thành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng. Các
yếu tố quan trọng như: con người, hệ thống trang thiết bị, hệ thống nguyên tắc thủ tục,
hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng,… có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động hành
chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở các

tỉnh, mà đặc biệt là Bình Dương. Bởi vậy, em quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích
thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính
văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình
Dương” làm bài tiểu luận kết thúc môn cho mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát thực tiễn về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động
hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở
Bình Dương; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập.
Từ các kết quả khảo sát thực tế đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức của văn phòng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng
về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Phạm vi nghiên cứu.
+ Không gian: Các yếu tố cấu thành văn phòng ở Bình Dương.
+ Thời gian: Khảo sát thực tế tại cơ quan từ ngày 03/09/2016 đến 16/09/2016.
4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
- Phương pháp quan sát thực tiễn
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp thu thập tài liệu từ cơ quan.
3


5. Ý nghĩa của đề tài
Đề tài đi sâu phân tích và nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng để thấy
được mức độ ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành
chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận bài tiểu luận được chia thành 3 chương:
+ Chương 1. Cơ sở lý thuyết của các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến

hoạt động hành chính văn phòng.
+ Chương 2. Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt
động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự
nghiệp ở Bình Dương.
+ Chương 3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị.

4


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN
PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.1. Một số quan niệm về văn phòng
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của
văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ
của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm
bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh
đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản
bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm
nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó
chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu
cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô,
trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức
khác nhau cho phù hợp.

1.1.2. Khái niệm văn phòng
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác
nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu
thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.

5


Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn
tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà
quản trị.
Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng
làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là
địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.
Tóm lại:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt
động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn
có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản
nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp
đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt
động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở”

cho các nhà lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý
về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý,
điều hành.

6


Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách
nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối
giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên
tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ
tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ
quan.
1.2.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ
chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để
chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc
nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với
các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của
cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những
nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh
thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết
định đến thành bại của tổ chức.
Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp mọi

thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo
lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các
quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng
thực hiện các mục tiêu đề ra.
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan,
tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là
7


trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong quá trình hoạt
động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo
để kịp thời giải quyết.
Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ
chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một
nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý
là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người.
Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói
chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do
văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ
phận, phòng ban trong cơ quan.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.3.1. Chức năng của văn phòng
Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ
chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn
đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
* Chức năng tham mưu
Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho
quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt
động tham vấn của công tác văn phòng.
Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra

quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý,
muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn
cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham
mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận
chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết
kịp thời và đúng đắn.
8


Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản
lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính
chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
* Chức năng tổng hợp
Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu
ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ
quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích
và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải tuân theo những quy
tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả.
Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau
vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp;
ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp. Cả
hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để
lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức;
quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức.
* Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều
kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện
phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung

để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nội
dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng.
Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại
công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính cung cấp
cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu
dùng và kỳ hạn sử dụng.
9


Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương
tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào
việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm
chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ
chủ yếu như sau:
* Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt
động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất
hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy,
quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh
thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế
hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng
đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.

* Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản
chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể
trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch,
chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối
10


các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối
với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo
và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến
lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần
cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các
bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện
chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn
liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.
* Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối
thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,
hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra
những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập,
xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn
phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến
hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
* Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện
nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt
động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh
các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã

hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn
bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh
các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ
vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan
đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy
trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ,
11


nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được
những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động
đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên
trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu
vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là
văn phòng.
* Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật
và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là
vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn
các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật,
vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các
phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính
thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch,
chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp
các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn
không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để
làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận
lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
* Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm

thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn
phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với
công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các
cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ
12


lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ
chức và quản lý, điều hành công việc.
*Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi,
vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo
tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo
cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn
vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng
hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn
phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ
giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc,
lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt
động trên. Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ,
đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
1.4. Yếu tố con người
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn
phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao
động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng
thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.
Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao

động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày
càng tăng.
Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo
hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm
vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi
13


công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những
đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý
học, xă hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định
vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí
vươn lên và xây dựng hoài băo nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người
lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc
(stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn
phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v...
1.5. Hệ thống trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ
đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết
sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đă có
những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như
máy đánh chữ đă nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện,
máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự
cạnh tranh gay gắt của nhiều hăng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng
dụng ngày càng rộng răi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những
thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm
các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng

cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn
nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng răi giúp cho việc nối
mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật
dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ
sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng
14


với hình thức mẫu mă đẹp, giá cả thích hợp. Trang thiết bị cũng như môi trường Văn
phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng răi nhiều lĩnh
vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng. Các ngành khoa học- công nghệ
mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đă giúp cho Văn phòng
thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một
cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách
nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào Văn
phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm
Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng
công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L
hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao
tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để
soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi
trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp.
Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược
điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60
- 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc.
Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền
công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng
được liên tục; người lănh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ

dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố
trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lănh đạo Văn phòng có những
sáng kiến mới v.v...
1.6. Hệ thống nguyên tắc thủ tục
- Chỉ có cơ quan Nhà nước người có thẩm quyền do pháp luật qui định mới
được thực hiện các thủ tục hành chính. Nguyên tắc này đảm bảo tính pháp chế trong
15


hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công
dân, tổ chức. Theo đó, chỉ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tiến hành
các thủ tục hành chính nhất định.
- Khi thực hiện thủ tục hành chính phải đảm bảo chính xác, khách quan, công
minh. Tính chính xác, khách quan khi thực hiện thủ tục hành chính thể hiện ở việc cơ
quan tiến hành thủ tục phải có đủ tài liệu, chứng cứ khi xem xét giải quyết công việc,
đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của thủ tục nhằm giải quyết một cách đúng đắn
nhất các công việc của nhà nước, các kiến nghị, yêu cầu hợp pháp của công dân, tổ
chức. Khi thực hiện thủ tục hành chính phải bảo đảm tính khách quan, không vì vụ lợi
mà gây thiệt hại cho nhà nước, tập thể và cá nhân. Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi
hỏi:
Thứ nhất, các cơ quan nhà nước phải có quyền được yêu cầu cung cấp thông tin,
và các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải có nghĩa vụ cung cấp một cách chính xác, đầy
đủ các thông tin khi được yêu cầu. Ngoài ra các cơ quan nhà nước phải có một chế độ
công vụ rõ ràng và khoa học, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, rành mạch.
Thứ hai, các cơ quan cần có đủ cán bộ có trình độ nghiệp vụ để thực thi công
vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn và có trách nhiệm cao với công
việc được giao và đảm bảo được trang bị những phương tiện vật chất phù hợp, cần
thiết phục vụ cho việc bảo quản, xử lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin như hệ thống sổ
sách, các thiết bị CNTT…
Chính vì vậy, các cơ quan phải có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, giáo dục

đạo đức chính trị tư tưởng, có chế độ đãi ngộ hợp lý và trang bị những phương tiện vật
chất đầy đủ.
- Thủ tục hành chính phải rõ ràng, và được thực hiện công khai. Thủ tục hành
chính phải rõ ràng. Đây là một nguyên tắc quan trọng vì sự thiếu rõ ràng của hệ thống
thủ tục hành chính trong việc giải quyết các nhu cầu, đề nghị của công dân, tổ chức gây
nhiều khó khăn cho công dân, tổ chức khi đến cơ quan quản lý nhà nước để xin giải
16


quyết một vấn đề nào đó. Sự không rõ ràng của thủ tục hành chính cũng nảy sinh tiêu
cực trong thực hiện thủ tục hành chính. Bởi vì người dân không biết mình phải thực
hiện những quy định gì, các quy định đó được giải quyết ở đâu?. Do sự không rõ ràng
này mà trong quá trình tiến hành thẩm định các dự án, các nhà quản lý đã lợi dụng làm
ăn không hợp pháp hoặc gây ra sự chậm trễ trong quá trình phê duyệt. Thủ tục hành
chính rõ ràng đòi hỏi thủ tục hành chính phải được xây dựng một cách khoa học, hợp
lý, dễ hiểu và dễ thực hiện.
+ Thủ tục hành chính phải công khai. Công khai hoá quy trình, thủ tục hành
chính, đặc biệt trong việc giải quyết các yêu cầu, đề nghị của công dân, các tổ chức là
đều kiện góp phần tăng hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu. Công dân, các tổ
chức biết rõ được họ cần phải làm gì, cần chuẩn bị những vấn đề gì, loại giấy tờ gì
trước khi đến cơ quan yêu cầu giải quyết công việc. Mặt khác người thừa hành công vụ
sẽ không có điều kiện để lợi dụng, sách nhiễu, gây phiền hà cho dân. Công khai còn là
cơ sở để kiểm tra quá trình thực hiện thủ tục, do đó nó là căn cứ để đánh giá trách
nhiệm của nhà nước trong việc thực hiện nghĩa vụ với dân, nâng cao trách nhiệm của
cơ quan nhà nước, cán bộ công chức thực hiện thủ tục hành chính.
- Các bên tham gia thủ tục hành chính bình đẳng trước pháp luật Giữa chủ thể
tham gia và chủ thể thực hiện thủ tục hành chính bình đẳng với nhau trước pháp luật.
Cụ thể là:
+ Đối với chủ thể tham gia, là cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc
phải đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục do pháp luật quy định, phải đảm

bảo có đủ giấy tờ cần thiết có giá trị pháp lý mà pháp luật quy định.
+ Đối với chủ thể thực hiện thủ tục hành chính, phải giải quyết yêu cầu, đòi hỏi
của công dân, tổ chức khi đề nghị của họ có đủ điều kiện luật định. Cần tránh tình
trạng yêu cầu của dân gởi đến cơ quan nhà nước không được giải quyết kịp thời, mặc
dù thủ tục hoàn toàn đầy đủ, chính xác.

17


+ Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, đòi hỏi những quy định về thủ tục hành
chính phải rõ ràng, cụ thể, quy định rõ trách nhiệm, nội dung, thời hạn giải quyết công
việc của cơ quan nhà nước, cán bộ có thẩm quyền.
- Thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản tiết kiệm.
Thực tế, thủ tục hành chính còn rườm rà, phức tạp qua nhiều cửa khác nhau vì
vậy, nguyên tắc thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản, tiết kiệm có ý nghĩa thực
tiễn sâu sắc, giảm phiền hà, tốn kém cho người dân và doanh nghiệp.
1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn
chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng
được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý.
Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo
đạt trình độ cao cũng sẽ là lăng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc,
quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong Văn
phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức
một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu,
tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những
quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với
con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài
hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.

18


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở
BÌNH DƯƠNG
2.1. Vài nét khái quát về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở
Bình Dương
2.1.1. Giới thiệu về tỉnh Bình Dương
Bình Dương là tỉnh thuộc miền Đông Nam bộ, nằm trong Vùng kinh tế trọng
điểm phía Nam. Phía Đông giáp tỉnh Đồng Nai, phía Bắc giáp tỉnh Bình Phước, phía
Tây giáp tỉnh Tây Ninh và một phần thành phố Hồ Chí Minh, phía Nam giáp thành phố
Hồ Chí Minh và một phần tỉnh Đồng Nai.Theo Nghị quyết số 136/NQ-CP ngày
29/12/2013 của Chính phủ, tỉnh Bình Dương có diện tích tự nhiên là 2.694,43 km2
(chiếm khoảng 0,83% diện tích cả nước, khoảng 12% diện tích miền Đông Nam Bộ);
dân số 1.802.500 người (Tổng cục Thống kê – tháng 10/2014); 09 đơn vị hành chính
cấp huyện (gồm: thành phố Thủ Dầu Một, thị xã Dĩ An, thị xã Thuận An, thị xã Bến
Cát, thị xã Tân Uyên và các huyện Bàu Bàng, Bắc Tân Uyên, Dầu Tiếng, Phú Giáo) và
91 đơn vị hành chính cấp xã (48 xã, 41 phường, 02 thị trấn).
Thuở ban đầu thời mở đất phương Nam, Bình Dương là tên một tổng thuộc
huyện Tân Bình, phủ Gia Định. Đến năm 1808, khi huyện Tân Bình được đổi thành
phủ thì Bình Dương được nâng lên một trong bốn huyện của phủ này. Năm 1956, tỉnh
Bình Dương được thiết lập nhưng không phải trùng với địa bàn của huyện Bình Dương
xưa kia. Đến năm 1997, tỉnh Bình Dương được tái lập, nhưng cũng không phải hoàn
toàn là địa phận của tỉnh Bình Dương trước năm 1975. Như vậy, trong lịch sử, Bình
Dương là tên gọi của những đơn vị hành chính theo những cấp độ khác nhau (tổng,
huyện, tỉnh) với những địa bàn lãnh thổ khác nhau. Vốn gắn liền với Gia Định, Đồng
Nai xưa, tức là miền Đông Nam Bộ ngày nay, cư dân Bình Dương là một bộ phận cư

dân miền Đông Nam bộ, nhưng đồng thời Bình Dương là vùng đất được bao bọc bởi
19


sông Đồng Nai và sông Sài Gòn, có những điều kiện sinh thái đặt biệt nên cư dân Bình
Dương có những đặc điểm riêng từ lịch sử hình thành đến kỹ năng nghề nghiệp.
Vùng đất Bình Dương từ lâu đã được biết đến với hình ảnh nhộn nhịp của sự
giao thương và hội tụ từ nhiều vùng miền trong cả nước. Dưới thời thuộc địa của Pháp,
như cách gọi của người đương thời, đó là tỉnh lỵ của một “tỉnh miệt vườn” thuần nông,
chỉ có hai trục giao thông chính là sông Sài Gòn và Quốc lộ 13, dân số chỉ vài vạn
người, chủ yếu là nông dân.
Khoảng đầu thập niên 90 thế kỷ trước, ít ai nghĩ rằng Bình Dương sẽ vượt lên
trở thành một trong những tỉnh công nghiệp hàng đầu của cả nước. Bình Dương khi đó
chỉ là một tỉnh thuần nông, người dân nhiều đời gắn bó với ruộng đồng, cây trái. Kinh
tế chủ yếu là nông nghiệp, trong khi công nghiệp và dịch vụ còn quá nhỏ bé. Tuy
nhiên, từ thời khắc lịch sử, Ngày tái lập tỉnh (01/01/1997), Bình Dương đã trỗi dậy với
chủ trương đổi mới được cụ thể hóa bằng những chính sách thông thoáng, mở đường
cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của địa phương. Bằng việc xây dựng cơ sở
hạ tầng, quyết liệt cải thiện môi trường đầu tư, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp sản xuất
- kinh doanh, dòng vốn đầu tư trong và ngoài nước ồ ạt chảy về Bình Dương, nhà máy
mọc lên khắp nơi, nguồn nhân lực bốn phương quy tụ về... Kinh tế - xã hội của Bình
Dương bắt đầu đạt những thành tựu đáng kể, cơ cấu kinh tế chuyển dịch mạnh mẽ theo
hướng công nghiệp - dịch vụ - nông nghiệp, bộ mặt đô thị hóa đã được hình thành rõ
nét.
Bình Dương đã biến vùng đất thuần nông, khô cằn, kém hiệu quả trở thành
những khu, cụm công nghiệp trọng điểm của cả nước. Đến nay, toàn tỉnh có 28 khu
công nghiệp và 8 cụm công nghiệp, với tổng diện tích khoảng 10.000ha. Trong đó có
những khu công nghiệp tiêu biểu cho cả nước về xây dựng kết cấu hạ tầng hoàn chỉnh,
đồng bộ và hiện đại, về tốc độ thu hút đầu tư, quản lý sản xuất và bảo vệ môi trường
như VSIP 1, 2, Mỹ Phước, Đồng An, … Bằng những chính sách phù hợp, đến tháng 10

năm 2014, Bình Dương đã thu hút được 2.356 dự án đầu tư nước ngoài với số vốn là
20


20 tỷ 200 triệu đô la Mỹ, trên 17.000 doanh nghiệp trong nước. Nhiều khu đô thị và
dân cư mới văn minh, hiện đại được hình thành, trong đó tiêu biểu nhất là thành phố
mới Bình Dương với điểm nhấn là Trung tâm hành chính tập trung của tỉnh đã chính
thức đi vào hoạt động từ ngày 20/02/2014.
Bình Dương luôn là vùng đất của hội tụ. Thế và lực của Bình Dương hôm nay là
kết quả phấn đấu kiên cường, năng động, sáng tạo không ngơi nghỉ của bao lớp cư dân
trên vùng đất này qua các thời kỳ lịch sử. Đó là hành trang, là vốn liếng quan trọng để
Bình Dương cất cách trong thời kỳ mới – thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, trở
thành thành phố trực thuộc Trung ương trước năm 2020.
2.1.2. Đặc điểm về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình
Dương
Cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương là bộ phận của bộ máy nhà
nước nên cũng có các đặc điểm chung của cơ quan nhà nước như sau:
Cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có quyền nhân danh Nhà
nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiên các quyền và nghĩa vụ
pháp lý với mục đích hướng tới lợi ích công. Biểu hiện của tính quyền lực nhà nước đó
là: Cơ quan hành chính nhà nước có quyền ban hành các văn bản pháp luật như nghị
định,quyết định, chỉ thị và có thể được áp dụng những biện pháp cưỡng chế hành chính
nhà nước nhất định.
Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có cơ cấu tổ chức
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định. Nói cách khác, cơ
quan hành chính nhà nước có tính độc lập tương đối về cơ cấu – tổ chức (có cơ cấu bộ
máy, và quan hệ công tác bên trong của cơ quan được quy định trước hết quy định
trước hết nhiệm vụ, chức năng, thể hiện vai trò độc lập)...Cơ cấu tổ chức của cơ quan
hành chính nhà nước được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật như Luật tổ
chức Chính phủ năm 2001, Luật tổ chức hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm

2003…
21


Nguồn nhân sự chính của cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương là
đội ngũ cán bộ, công chức, được hình thành từ tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc bầu cử theo
quy định của pháp lệnh cán bộ, công chức. Ngoài những đặc điểm chung của cơ quan
nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có các đặc trưng được
quyết định bởi chính bản chất hoạt động chấp hành – điều hành thông qua các đặc
trưng này, có thể phân biệt cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan nhà nước
khác.
+ Đối với đơn vị sự nghiệp:
- Đơn vị sự nghiệp ở tỉnh Bình Dương được giao quyền tự chủ hoàn toàn về
thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự.
- Đơn vị sự nghiệp ở tỉnh Bình Dương chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn
về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự. Chủ yếu là các Viện nghiên
cứu, Bệnh viện, Trường học….trực thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.2. Thực trạng các yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính
văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở
Bình Dương
2.2.1. Yếu tố con người
Yếu tố con người là nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng
trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương.
Hiện nay, cán bộ, nhân viên trong văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước
và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương gồm có Giáo Sư; Tiến Sỹ; Thạc Sỹ; cử nhân, và lái
xe; bảo vệ; phục vụ. Tất cả các cán bộ, nhân viên trong văn phòng (trừ bộ phận bảo vệ
và phục vụ) đều sử dụng rất thành thạo máy vi tính, các trang thiết bị trong văn phòng
và họ đều có trình độ ngoại ngữ từ bằng A trở lên.
Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ được giao lãnh đạo trong văn phòng phân công
lao động cho từng phòng ban, từng bộ phận, mỗi chuyên viên tương đối khoa học, hợp

lý. Dựa vào trình độ chuyên môn mà mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng đảm nhận
22


một lĩnh vực công tác riêng, đúng chức danh, phù hợp với trình độ, khả năng, sở
trường nhằm phát huy một cách cao nhất năng lực của từng cán bộ, nhân viên trong
văn phòng. Lãnh đạo văn phòng đã có những chương trình kế hoạch phân công công
việc, gắn với từng chức danh rất hợp lý, không có hiện tượng chồng chéo trong công
việc- người thì phải làm quá nhiều việc trong một lúc, người thì quá nhàn dỗi. Nhìn
chung chất lượng công tác tốt, mọi người trong văn phòng đều hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao. Như vậy yếu tố con người trong văn phòng như hiện nay của văn phòng là
cần thiết nên đã phát huy được hiệu suất của các phòng ban trong văn phòng nói riêng
và toàn bộ văn phòng nói chung.
Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch và cử cán bộ văn phòng tham gia các
chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo đúng quy định của các cơ quan hành chính nhà
nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương. Tại văn phòng thường xuyên có cán bộ đi
công tác, học tập ở nước ngoài. Chính điều này đã tạo điều kiện bồi dưỡng và nâng cao
năng lực, trình độ của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, giúp cho họ có cơ hội tiếp
cận, giao lưu học hỏi những kinh nghiệm làm việc của nước ngoài.
Công tác quy hoạch của văn phòng đã thực hiện theo đúng quy định của các cơ
quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương đề ra, Ban lãnh đạo văn
phòng đã bàn bạc thống nhất từng trường hợp quy hoạch cụ thể. Việc xây dựng chương
trình kế hoạch công tác cũng được Chánh văn phòng trao đổi với các Phó Chánh văn
phòng và đều được báo cáo với lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự
nghiệp ở Bình Dương cho ý kiến. Chánh văn phòng dự thảo chương trình công tác
tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và đơn
vị sự nghiệp ở Bình Dương tại các cuộc họp giao ban. Sau khi được lãnh đạo các cơ
quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương cho ý kiến, Chánh văn
phòng thông báo về chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm cho toàn bộ văn
phòng được biết và thực hiện. Trong các chương trình công tác đều nêu rất rõ các nội

dung công việc, đơn vị, người thực hiện, và thời gian hoàn thành. Cán bộ, nhân viên,
23


chuyên viên trong văn phòng đều rất cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhiều
khi do tính chất công việc gấp gáp mọi người trong văn phòng phải làm thêm cả ngày
nghỉ, hay làm thêm giờ để khi đã hết giờ làm việc để đảm bảo tiến độ công việc.
Việc theo dõi và thực hiện công tác tiền lương, tiền thưởng, nghỉ chế độ điều
dưỡng vào bảo hiểm xã hội đúng chế độ quy định. Hàng quý văn phòng tiến hành rà
soát đúng tiêu chuẩn, chế độ, số cán bộ đến hạn lên bậc lương, đảm bảo quyền lợi
chính đáng cho từng cán bộ, viên chức trong văn phòng. Lãnh đạo văn phòng rất quan
tâm tới đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng. Văn
phòng có kế hoạch cụ thể cho việc thăm hỏi cán bộ, nhân viên và các chuyên viên mỗi
khi ốm đau, phải vào bệnh viện. Không chỉ có vậy, trong gia đình cán bộ, nhân viên
nào có người thân đau ốm đều được văn phòng tổ chức đến thăm hỏi động viên.
Về môi trường làm việc: Xét thấy rằng việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc như
hiện nay của văn phòng là chưa thực sự khoa học, hợp lý, chưa phù hợp với một văn
phòng hiện đại. Xu thế hiện nay là các văn phòng thường được bố trí theo mặt bằng
mở, các phòng được ngăn cách nhau bởi các vách ngăn, nhưng tại văn phòng các cơ
quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương các phòng làm việc vẫn
còn tách biệt nhau, gây khó khăn cho việc trao đổi trực tiếp giữa các phòng ban, hơn
nữa việc bố trí như vậy là rất tốn kém diện tích và chi phí quản lý.
2.2.2. Hệ thống trang thiết bị
Về cơ bản tại văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp
ở Bình Dương thì các trang bị phục vụ cho công tác văn phòng khá đầy đủ. Các thiết bị
vật dụng, công nghệ thông tin tối thiểu như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy
scan, máy photocopy, máy huỷ tài liệu.... đã được văn phòng trang bị đầy đủ để phục
vụ cho công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này.
Hiện nay tất cả các lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong văn phòng các cơ quan
hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương đều làm việc trên máy vi tính.

Các máy đều đã được nối mang diện rộng và mạng nội bộ. Các phòng ban được bố trí
24


khoa học hợp lý với đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Tính
đến thời điểm hiện nay toàn bộ văn phòng có đầy đủ ô tô để phục vụ đưa đón lãnh đạo
đi công tác; đầy đủ máy vi tính, bình quân mỗi cán bộ, nhân viên sử dụng một máy;
máy fax; máy scan; máy photocopy; máy huỷ tài liệu. Ngoài ra điện thoại, điều hoà
nhiệt độ thì phòng làm việc nào cũng được trang bị rất đầy đủ.
Những đồ dùng thông dụng như bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ là những
thứ không thể thiếu trong văn phòng. Bàn ghế và tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc
của lãnh đạo được trang bị rất sang trọng. Ngoài ra mỗi nhân viên trong văn phòng đều
có tủ đựng hồ sơ, tài liệu riêng cho từng người. Các vật dụng hàng ngày như ghim, kẹp
giấy.... đều được cung cấp rất đầy đủ kịp thời khi cần thiết.
Hội trường của văn phòng là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị,
bàn bạc công việc... cũng được văn phòng bố trí tương đối khoa học, đầy đủ. Các thiết
bị, máy móc như: máy chiếu, máy ghi âm, máy ảnh, loa đài, micro..., bàn ghế trong hội
trường đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ nói chung. Ngoài ra trong hội
trường còn được trang bị Tivi, điều hoà nhiệt độ, quạt điện, bình hoa, tranh ảnh trang
trí, rèm cửa tạo ra một không khí rất trang trọng, lịch sự.
Tuy nhiên một yếu tố khách quan quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ
thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng chúng. Nhìn chung tại
văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương hầu
hết lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều sử dụng thành thạo các kỹ năng
cơ bản trên máy tính như: nhận tin, lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu.
Đặc biệt là các chuyên viên trong phòng Hành chính - Quản trị có trình độ và các thao
tác xử lý thông tin trên các trang thiết bị máy móc một cách rất chuyên nghiệp. Bên
cạnh đó trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin còn
non trẻ, vẫn chưa có một hệ thống tiếng Việt hoàn chỉnh, đòi hỏi người sử dụng phải có
trình độ ngoại ngữ nhất định. Hơn nữa các thông tin trên máy đều là tiếng Anh nên vấn

đề đặt ra là phải đào tạo trình độ ngoại ngữ cho cán bộ, nhân viên trở thành vấn đề cấp
25