HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG TY DU LỊCH LUXURY TRAVEL

TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ DU LỊCH – LỮ HÀNH

BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Công ty Luxury Travel

Lớp: C11B1
Giáo viên hướng dẫn: Vũ Việt Dũng

Hà Nội, tháng 9 năm 2016


DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
Nguyễn Hà An
Trần Thị Cẩm Anh
Trương Phương Anh
Nguyễn Hương Lan
Trần Trà My
Nguyễn Thị Trang
Nguyễn Thị Đài Trang


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, xã hội ngày càng phát triển về khoa học công
nghệ, những phương pháp tìm kiếm, xử lý và lưu trữ thông tin truyền thống đã
lỗi thời và không đạt hiệu quả cao, kéo theo sự đòi hỏi về việc tìm ra phương

pháp mới, con đường mới để quản lý thông tin. Sự đòi hỏi này không chỉ xuất
phát từ một bộ phận xã hội mà đây là sự đòi hỏi chung của nhiều ngành nghề
kinh doanh, quản lý, khoa học..., vì thông tin chính là yếu tố quan trọng và
quyết định đối với một doanh nghiệp. Kinh tế thị trường đang được mở cửa, sự
cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày một gay gắt. Việc doanh nghiệp nắm
trong tay bao nhiêu thông tin và mức độ quan trọng của những thông tin đó như
thế nào cũng có thể quyết định tới sự thành bại của doanh nghiệp trên thị
trường. Chính vì điều này nên việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho
các ngành nghề trở thành một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Và
du lịch cũng không ngoại lệ.
Hiện nay, ngành du lịch ở nước ta đang rất phát triển và ngày càng mở rộng
cả về quy mô và ảnh hưởng trong thị trường, xã hội. Nước ta nổi tiếng trên khắp
thế giới với nhiều kì quan đẹp, số lượng khách du lịch nước ngoài đến nước ta
tham quan và du lịch ngày càng tăng. Đây là cơ hội và cũng là thách thức đối
với các ngành nghề du lịch: lữ hành, nhà hàng, khách sạn,...đặc biệt đối với
những nhà quản lý lữ hành, họ phải đảm bảo chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ
khách tốt nhất trong suốt quãng thời gian khách du lịch tại Việt Nam, thêm nữa,
còn phải thu thập, xử lý các nguồn thông tin từ phía khách hàng, hay đưa ra các
quyết định đối với các nhà cung ứng, phân phối... – cả một khối lượng thông tin
khổng lồ cần nắm bắt và lưu trữ. Để giải quyết được vấn đề này, việc xây dựng
một hệ thống thông tin quản lý là rất đúng đắn và cấp thiết. Việc này đòi hỏi các
nhà quản lý phải xây dựng cho công ty của mình một hệ thống thông tin phù
hợp, nếu đạt hiệu quả nó sẽ giúp cho công ty quản lý được mọi mặt: quản lý
Booking, quản lý thông tin khách hàng, điều phối công việc, đánh giá hiệu
quả kinh doanh, dự báo kết quả kinh doanh và hỗ trợ hoạt động marketing nhà
cung cấp, đại lý du lịch – doanh nghiệp liên kết...; tiết kiệm được rất nhiều chi
phí về thời gian và tiền bạc.

4

Ở Việt Nam cũng đã có rất nhiều doanh nghiệp lữ hành lớn áp dụng phần
mềm hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động và tổ chức của doanh
nghiệp; còn những doanh nghiệp lữ hành cỡ trung và nhỏ thì chưa thực sự chú
trọng vào việc đầu tư cho phần mềm hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên việc
áp dụng của những doanh nghiệp lữ hành lớn này vẫn chưa thực sự đạt hiệu
quả cao, vì nhân viên trực tiếp sử dụng vẫn còn khá bỡ ngỡ khi mới đầu tiếp xúc
với phần mềm. Do vậy, các nhà quản lý lữ hành cần phải tìm ra cách ứng dụng
hệ thống thông tin quản lý tốt hơn hoặc xây dựng một phần mềm mới hiệu quả
hơn...
Chính vì những nhu cầu về sử dụng một phần mềm hệ thống thông tin quản
lý phù hợp với một doanh nghiệp lữ hành, mà chúng tôi sẽ giới thiệu tới mọi
người phần mềm Vtranet – một sản phẩm của Công ty phần mềm VINNO. Sau
quá trình tìm hiểu về phần mềm, theo chúng tôi đây là một phần mềm hệ thống
quản lý tiên tiến và có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của các nhà quản lý du
lịch – lữ hành. Dưới đây chỉ là những ý kiến, đánh giá, góp ý cá nhân, với mục
đích nhằm phân tích những tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý du
lịch lữ hành phù hợp, cũng như những mặt vượt trội của phần mềm đó so với
những phần mềm hệ thống thông tin khác trên thị trường hiện nay. Từ đó, ta có
thể phần nào học hỏi, rút kinh nghiệm để hoàn thiện phần mềm quản lý hiện
đang hoặc sẽ sử dụng sau này, để sao cho khi áp dụng phần mềm hệ thống
thông tin vào hoạt động kinh doanh của công ty sẽ đạt được hiệu quả cao nhất.
Để giúp các bạn dễ dàng nắm bắt được nội dung bài thu hoạch, từ những
khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý, đến thực trạng ứng dụng phần
mềm thông tin quản lý tại các doanh nghiệp lữ hành Việt Nam nói chung cũng
như công ty du lịch Luxury Travel nói riêng, từ đó tìm ra các giải pháp, hướng
đi khắc phục, cũng như tìm hiểu về phần mềm Vtranet đang được áp dụng tại
công ty du lịch Luxury Travel, chúng tôi đã chia bài thu hoạch thành 3 chương.
Cụ thể:
Chương I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

Chương II: Thực trạng và giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tại
Công ty du lịch Luxury Travel

5


Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tại công ty du lịch Luxury
Travel
Trong quá trình hoàn thiện bài thu hoạch, chúng tôi đã tìm hiểu, lấy thông
tin từ tập Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, tìm hiểu những bài tham khảo
trên mạng và thu thập những thông tin từ công ty VINNO và công ty du lịch lữ
hành Luxury Travel .
Vì điều kiện hạn chế trong quá trình tìm hiểu, tổng hợp, chắc chắn bài thu
hoạch không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm chúng tôi mong sẽ nhận
được những ý kiến đóng góp, nhận xét, phê bình của bạn đọc để bài thu hoạch
của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
THAY MẶT NHÓM
Nguyễn Hương Lan

6


CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.
1.1.

THÔNG TIN LÀ GÌ ?
Khái niệm

Thông tin là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý hay nói cách khác, thông
tin là các thông báo, bản tin và các tài liệu được phát đi từ 1 nguồn đến đối
tượng nhận tin nhằm cung cấp một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
1.2.

Quá trình truyền đạt thông tin
Thông điệp
Giải mã
Người nhận
Nhiễu tạp
Phản hồi thông tin

Phương tiện truyền thông
Hóa mã
Người gửi

7


Sơ đồ quá trình truyền thông tin
Người truyền đạt: là người những cá nhân muốn truyền đạt thông tin đến
những cá nhân khác. Những nhà quản trị truyền đạt thông tin cho những nhà
quản trị khác, cho những thân chủ, những người dưới quyền, khách hàng...việc
truyền đạt thông tin trong một tổ chức là một phương tiện quan trọng để phối
hợp công tác của các bộ phận riêng rẽ. Mỗi người truyền đạt đó có một thông
điệp, một ý tưởng hay một thông tin cần truyền đi cho một người hay một
nhóm người nào đó. Để khởi đầu hoặc kết thúc quá trình truyền đạt thông tin,
người truyền đạt và người nhận tin phải nhận thức và giải thích được thông tin.
Nhận thức của con người về thông tin rất quan trọng, nhận thức là thực tại đối
với người nào đó. Bằng chứng là quan niệm của họ về bức thông điệp này.

Mã hóa: trong phạm vi của người truyền đạt, quá trình mã hóa phải diễn ra
để dịch các ý tưởng của người truyền đạt thành các lí hiệu có hệ thống thể hiện
mục đích truyền đạt của mình. Hình thức chính của việc mã hóa là ngôn ngữ.
Thông điệp: kết quả của quá trình mã hóa là một thông điệp bằng ngôn ngữ
hay phi ngôn ngữ.những nhà quản lý có rất nhiều mục đích cần truyền đạt
thông tin để cho người khác hiểu được ý tưởng của mình, để hiểu được những
ý tưởng của người khác, để những ý tưởng của mình được chấp nhận và để đến
hành động. Để đạt được kết quả điều cốt yếu của thông điệp phải chứa đựng tất
cả những sự việc mà người truyền đạt cho là cần thiết để đạt hiệu quả mong
muốn. Như vậy thông điệp là điều các nhân hi vọng truyền đạt được và hình
thức chính xác của thông điệp đó phụ thuộc rất nhiều vào phương tiện sủ dụng
để chuyển tải nó.
Phương tiện truyền tin: là phương tiện tải thông điệp. Các tổ chức cung
cấp thông tin cho các thành viên của mình theo nhiều kênh khác nhau bao gồm
việc truyền đạt thông tin trực tiếp, qua điện thoại, các cuộc họp nhóm, máy
tính, bản ghi nhớ, các hệ thống khen thưởng dự báo bán hàng... tuy nhiên
những thông điệp ngoài ý muốn có thể gửi đi bằng sự im lặng hay không hành
động về một vấn đề cụ thể cũng như qui định về những chỉ tiêu và những mục
tiêu nào không cần theo đuổi cũng những phương pháp nào không được sủ
dụng là những thứ ít nhiều hay nhận thấy.
8


Giải mã: để làm tốt quá trình truyền đạt, thông tin phải được người nhận
tin giải mã. Giải mã là một thuật ngữ kỹ thuật chỉ quá trình suy nghĩ của người
tiếp nhận. Vì vậy nó gắn liền với sự giải thích. Những người nhận tin giải mã
thông điệp dựa theo những kinh nghiệm sẵn có của bản thân vào các khung
tham chiếu. Thông điệp được giải mã càng sát với ý đồ của người truyền đạt thì
việc truyền đạt thông tin càng có hiệu quả.
Người nhận tin: việc truyền đạt thông tin đòi hỏi phải có người truyền đạt

hoặc người tiếp nhận. Khi người truyền đạt muốn truyền đi một thông điệp nào
đó thì việc giải mã tùy thuộc vào người nhận tin. Việc truyền đạt thông tin có
hiệu quả đòi hỏi người truyền đạt phải dự kiến được khả năng giải mã của
người tiếp nhận. Việc truyền đạt thông tin có hiệu quả phải hướng vào gười
nhận tin chứ không phải là phương tiện truyền tin.
Phản hồi thông tin: quá trình truyền đạt thông tin một chiều không cho
phép có thông tin phản hồi từ người nhận tin đến người truyền đạt. Quá trình
truyền đạt thông tin hai chiều thì phải đảm bảo thông tin phản hồi như vậy.
Hành vi quản lý không chú ý đến cuộc đối thoại, không lắng nghe người khác
sẽ dẫn đến tình huống có khả năng thông điệp dự kiến sẽ bị méo mó so với
thông điệp đã nhận được. Thông tin phản hồi tạo ra một kênh để người nhận tin
phúc đáp, cho phép người truyền đạt xác định xem thông điệp đó có được tiếp
nhận đúng đắn không và có tạo được sự hưởng ứng đã dự kiến không.
Yếu tố gây nhiễu: trong khuôn khổ của quá trình truyền đạt thông tin, yếu
tố gây nhiễu nhiều khi xuất hiện có thể bóp méo thông điệp dự kiến. Yếu tố
gây nhiễu có thể có mặt trong bất kì thành tố nào của quá trình truyền đạt thông
tin.
1.3.

Cách truyền đạt thông tin trong tổ chức
- Truyền đạt thông tin xuống dưới (Từ cấp trên xuống cấp dưới)
- Truyền đạt thông tin lên trên (Từ cấp dưới lên cấp trên)
- Truyền đạt thông tin ngang (Giữa những nhân viên cùng cấp)
- Truyền đạt thông tin chéo (Giữa các ban ngành…)

1.4.

Vai trò của thông tin
- Giúp nhà lãnh đạo lập kế hoạch phát triển
- Giúp doanh nghiệp dành ưu thế trong cạnh tranh

- Là nguồn lực của doanh nghiệp

9


1.5.

Đặc trưng của thông tin
- Thông tin phải gắn liền với quá trình quản lý
- Thông tin có tính chất tương đối
- Thông tin mang tính chất định hướng
- Mỗi thông tin đều có vật mang tin và chứa dung lượng tin nhất định

1.6.

Yêu cầu đối với thông tin
- Tính kịp thời
- Tính đầy đủ, hệ thống và tổng hợp
- Tính chính xác và cập nhật
- Tính pháp lý
- Tính hiệu quả
- Tính bảo mật
HỆ THỐNG THÔNG TIN LÀ GÌ?

2.

Khái niệm
Hệ thống thông tin là tổng hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu

2.1.

và mạng truyền thông để thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối
thông tin và quản lý các hoạt động chuyển hóa các nguồn dữ liệu thành các sản
phẩm thông tin. Hay nói cách khác hệ thống thông tin là tổng hợp con người,
công nghệ thông tin và các thủ tục tổ chức lại để cung cấp thông tin cho người
sử dụng chúng.
2.2.

Vai trò của hệ thống thông tin
- Hỗ trợ các hoạt động trong doanh nghiệp
- Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị
- Tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức

2.3.

Yêu cầu đối với hệ thống thông tin
- Độ tin cậy
- Tính đầy đủ
- Tính thích hợp và dễ hiểu
- Tính bảo mật
- Tính kịp thời

2.4.

Phân loại hệ thống thông tin
Phân loại theo đối tượng phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống xử lý giao dịch (TPS: Transaction Prosessing System)
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System)
- Hệ chuyên gia (ES: Expert System)
- Hệ hỗ trợ quyết định (DSS: Decision Support System)

10


-

Hệ tự động hóa văn phòng (OA: Office Automation)

11


2.5.

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Nguồn tin
Thu thập
Xử lý và lưu trữ
Phân phát

Đích
Kho dữ liệu

Sơ đồ các bộ phận cấu thành hệ thống thống tin

-

Bộ phận thu thập: thu thập những dữ liệu để phục vụ cho việc xử lý

-

Bộ phận xử lý và lưu trữ: thông qua quá trình so sánh, phân tích đánh giá,
thực hiện việc chuyển đổi từ dữ liệu đầu vào thành thông tin có ích có chất
lượng để phục vụ cho yêu cầu thông tin của người sử dụng.

-

Bộ phận kho lưu trữ: đảm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ các dữ liệu và thông tin
sau khi đã phục vụ quá trình xử lý.

12


Bộ phận phân phát: sau khi xử lý thông tin, hệ thống tạo ra những thông tin

-

có ý nghĩa và chất lượng. Những thông tin đó được hệ thống phân phát
chuyển đến cho các đối tượng sử dụng hệ thống để phục vụ cho nhiệm vụ
quản lý của họ.

3. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LÀ GÌ?

Khái niệm

3.1.

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin, trợ

-

giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Mục tiêu tồn tại: Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người

-

trong một tổ chức nào đó
Vai trò của hệ thống thông tin quản lý

3.2.

Hệ thống thông tin nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức, là phần tử kích
hoạt các quyết định... Việc xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả là mục
tiêu của mỗi tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hỗ trợ cho nhà quản lý ra
quyết định:
-

Hỗ trợ lập kế hoạch

-

Hỗ trợ thực hiện kế hoạch

-

Kiểm tra các hoạt động trong kế hoạch đó

Hay chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính
toán, thống kê nặng nhọc, hoặc được xây dựng nhằm phục vụ một hoặc một

vài chức năng nhất định nào đó.
3.3.

Đặc trưng:

13


-

Mối liên hệ giữa các thành phần của hệ thống thông tin quản lý cũng như
mối liên hệ giữa hệ thống với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin

- Thông

thường các thông tin này có dạng các báo cáo theo mẫu xác định

trước, phục vụ chủ yếu các nhà quản lý cấp trung (trưởng phòng)
4. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI
-

DOANH NGHIỆP
Trợ giúp nhà quản lý lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và giám sát các
hoạt động trong quá trình đó, nâng cao năng lực quyết định cho các nhà
quản trị

-

Là nguồn lực của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chiếm được ưu thế
trong cạnh tranh. Nếu muốn thực hiện một kế hoạch nào đó, doanh nghiệp

phải tìm hiểu cụ thể những thông tin cần thiết, thông tin dù có thiếu sót
hay sai lệch nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ kế hoạch thất bại. Hay những
thông tin của kế hoạch bị lộ, bên đối thủ cạnh tranh nắm bắt được, và từ
bài học của doanh nghiệp mình khi kế hoạch đi vào thực tế, đối thủ cạnh
tranh có thể cải biến kế hoạch, tránh những sai lầm, và đi đến kết quả
thành công hơn, gây bất lợi cho những bước tiến sau này, tăng lợi thế cạnh
tranh cho đối thủ.

-

Tăng năng suất lao động: giảm thiểu những công việc lặp lại gây mất thời
gian và tiền bạc, giải thoát khỏi những công việc tính toán, thống kê nặng
nhọc, liên kết giữa các ban ngành trong cùng một tổ chức nhanh, hệ thống
hơn,…

-

Nắm bắt được tất cả tình hình trong doanh nghiệp, không bị bỏ sót, hay
thông tin bị lãng quên, lượng lưu trữ thông tin lớn, mà lại kiểm soát dễ
dàng.

-

Giúp vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm

14


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY LUXURY TRAVEL
1. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP LỮ HÀNH
1.1. Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lí tại doanh nghiệp
Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đă làm một cuộc khảo sát việc
ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đă
khiến mọi người không khỏi bất ngờ. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ
đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông
tin, trong khi ở Mỹ con số trung b́ình là 1,5%. Chính sách đầu tư cho công nghệ
thông tin của doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Đa phần doanh nghiệp chỉ đầu tư
một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu tư đă thấp
và hiệu quả của nó còn thấp hơn.
Cuộc khảo sát trong việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình
tự động hoá trong sản xuất kinh doanh, đến thời điểm này vẫn có những doanh
nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào. Khối doanh nghiệp nhà
nước có 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến 60% chưa
đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình. 40% doanh nghiệp chưa dám
đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và không đủ nhân viên có trình độ để quản
lý và khai thác.
15


Dù hạ tầng công nghệ có thừa nhưng hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam
thờ ơ, thậm chí không quan tâm đến việc xây dựng các website để tự quảng bá
mình trên internet. Đây là thông tin được ông Nguyễn Trí Thanh (Viện phát triển
doanh nghiệp) đưa ra tại hội thảo “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục
vụ hội nhập và phát triển” tổ chức tại Hà Nội sáng ngày 23/3.
Cuộc điều tra nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT ở Việt Nam, tiến
hành trên 2.233 doanh nghiệp ở 5 thành phố lớn, cho thấy dù có điều kiện nhưng
việc đầu tư của các DN cho CNTT hầu như không có.

Việc đầu tư chưa được chú trọng. 91,9% doanh nghiệp không quan tâm
tới việc thiết kế, xây dựng website để quảng bá, giới thiệu về chính mình, ứng
dụng các phần mềm trong quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành sản xuất cũng
không được chú trọng. Ngay tại những thành phố lớn như TP.HCM cũng chỉ có
chưa đầy 30% doanh nghiệp xây dựng website của mình. Con số này ở các
thành phố lớn khác như: Hà Nội, Hải Pḥòng, Đà Nẵng, Cần Thơ lần lượt là
31,6%, 222,6%, 11,3 % và 14,1%. Điều đáng ngạc nhiên là có tới 70% doanh
nghiệp hầu như không sử dụng dịch vụ web mặc dù hạ tầng về công nghệ có
sẵn. Hiện vẫn còn 33,9% doanh nghiệp tại 5 thành phố nói trên vẫn sử dụng
dial-up để kết nối internet. Những trường hợp này có nhiều ở các thành phố lớn
như Đà Nẵng, Cần Thơ, nơi mà ADSL đă được rất nhiều hộ gia đình sử dụng.
Một thực tế đáng báo động là dù trong thời buổi kinh tế thị trường ngày
càng cạnh tranh gay gắt, sự phát triển của CNTT gia tăng đến chóng mặt nhưng
việc ứng dụng thương mại điện tử trong các doanh nghiệp tại 5 thành phố được
khảo sát gần như bằng con số không. 97,3% doanh nghiệp cho biết không ứng
dụng thương mại điện tử nào trong hoạt động. 2,7% doanh nghiệp có ứng dụng
đều là những doanh nghiệp lớn và có hoạt động trong lĩnh vực CNTT.
Các doanh nghiệp tuy đă có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng của
công nghệ thông tin nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác được sâu
khả năng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. Một doanh
nghiệp phát biểu: “Nhiều nơi đă dùng máy tính làm các loại văn bản từ khá lâu,
nhưng máy tính có thể ứng dụng được vào nhiều công việc hơn nữa và làm như
16


thế nào để thật sự hiệu quả, thì có lẽ đến 80% vẫn rất lúng túng”. Không có gì
đáng ngạc nhiên khi chương trình quan trọng nhất, được sử dụng rộng răi nhất
trong các doanh nghiệp là quản lý tài chính, kế toán. Khoảng 88% số doanh
nghiệp áp dụng công nghệ thông tin có sử dụng phần mềm kế toán tài chính,
nhưng ngay cả đối với những doanh nghiệp đă ứng dụng công nghệ thông tin,

chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả măn được yêu cầu của họ
Quá trình phát triển, Doanh Nghiệp buộc phải xem xét và thiết kế lại hệ
thống tổng thể vì chỉ có như vậy mới áp dụng hệ thống thông tin trong hoạt động
của các doanh nghiệp mới có hiệu quả. Thực trạng của nhiều doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay là đã tin học hóa một số khâu trong hoạt động sản xuất kinh
doanh theo cách áp dụng từng phần mà chưa có thiết kế tổng thể.
Ví dụ trước đây khi mua những chiếc máy vi tính đầu tiên, người ta có thể
chưa nghĩ đến việc có một hệ thống phần mềm kế toán trên đó. Khi trang bị
phần mềm kế toán, người ta có thể chưa quan tâm đến việc phần mềm này phải
kết nối với phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kinh doanh . Điều này
dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong hệ thống. Một phần do tầm nhìn, một phần do
kinh phí và quan trọng là khả năng của nhà cung cấp giải pháp. Nhưng đến một
thời điểm nào đó để doanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp phải đổi mới, phải đầu tư lại hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp. Việc này thường kèm theo hiện tượng “đập bỏ cái cũ”, “xây lại cái mới”.
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng CNTT đều gặp ba thách
thức: nhận thức - nhân lực và khả năng cung ứng các sản phẩm và dịch vụ
CNTT tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế.
Sự quan tâm của các doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý có nhiều
mức độ khác nhau. Có doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toán đến lần thứ 7
trong vòng hơn 10 năm qua. Đây là số ít các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư trang
bị phần mềm tốt nhưng khả năng cung cấp của thị trường chưa đáp ứng đủ. Yêu
cầu của phần mềm kế toán trong những trường hợp như vậy không chỉ là “kế
toán” theo nghĩa đáp ứng yêu cầu về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành
mà phần lớn là các yêu cầu về thông tin quản trị kinh doanh. Những phần mềm
kế toán không ứng dụng được ở đây cũng chính là những phần mềm không có

17

tính động, tính mở và do đó không thích nghi được với đặc thù quản lý của
doanh nghiệp.
Tiến trình áp dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp thường diễn ra
chậm chạp (từ vài tháng đến hàng năm trời). Nhiều doanh nghiệp có chủ trương
trang bị phần mềm nhưng quá trình tìm kiếm đối tác hoặc lên kế hoạch triển
khai hay bị trì hoãn vì nhiều việc khác “quan trọng hơn”. Tiến trình trang bị hệ
thống tin học tổng thể (như ERP) còn chậm chạp hơn nhiều. Các doanh nghiệp
vừa và lớn hiện nay quan tâm rất nhiều đến hệ thống ERP, nhưng khả năng đánh
giá sản phẩm cũng như ý thức được tác dụng của việc áp dụng ERP còn mơ hồ,
và cũng chưa có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công ERP để tham khảo. Sự
hiểu biết không rõ ràng về sản phẩm cùng với đầu tư lớn cho dự án buộc doanh
nghiệp phải cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
Nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua đã tích cực đầu tư trang bị nhiều phần
mềm đơn lẻ phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau như: Kế toán, quản lý
bán hàng, quản lý kinh doanh, phần mềm điều hành thông tin nội bộ, quản lý
nhân sự, phần mềm lập kế hoạch sản xuất . Các phần mềm này phát huy tác
dụng lớn nhưng khi gặp phải vấn đề mở rộng hệ thống thì doanh nghiệp lại lúng
túng không biết kết nối chúng với nhau như thế nào để có thể dùng chung thông
tin, giảm công sức nhập dữ liệu đầu vào, và có được thông tin đầu ra tổng hợp
hơn.
Rất nhiều doanh nghiệp biết được ý nghĩa của phần mềm kế toán và cả
phần mềm quản lý tổng thể nhưng lại không biết được cách đánh giá phần mềm,
không có khái niệm về việc áp dụng phần mềm như thế nào, tiến hành cụ thể ra
sao. Vì vậy họ thuê đơn vị tư vấn, hoặc là dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp giải
pháp phần mềm, khi đó nhà cung cấp phần mềm cũng đồng thời là nhà tư vấn về
những thay đổi cần có của doanh nghiệp để áp dụng phần mềm (trường hợp này
rất phổ biến ở Việt Nam).
Đối với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân viên), do công việc quản lý
còn đơn giản, vẫn có thể thực hiện dựa vào kinh nghiệm và “trí nhớ” cộng với
kinh phí còn hạn hẹp nên các doanh nghiệp này thường trang bị phần mềm kế

toán giá trị không tới 1000 USD. Các doanh nghiệp loại này có rất nhiều lựa
chọn từ các nhà cung cấp phần mềm nội địa.Và cũng có rất nhiều doanh nghiệp
18


(quy mô vừa) đã trải qua việc áp dụng phần mềm nhiều lần không thành công
nên họ quan tâm thực sự đến chất lượng phần mềm. Các doanh nghiệp loại này
sẵn sàng đầu tư vài ngàn USD cho phần mềm kế toán, hay vài chục ngàn USD
để có được một hệ thống ERP “ứng dụng được”.
Số các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư con số vài trăm ngàn USD hoặc
hàng triệu USD cho phần mềm quản lý hiện nay ở Việt Nam là rất ít. Các tổng
công ty là các khách hàng tiềm năng cho các dự án phần mềm có quy mô loại
này.
1.2. Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lí tại doang nghiệp lữ
hành Luxury Travel
- Sử dụng công nghệ thông tin và quản lý hoạt động nội bộ trong lĩnh vực du
lịch không còn là xu thế, mà nó trở thành bước ngoặt quan trọng đánh dấu tính
ổn định và sự trưởng thành của doanh nghiệp. Nắm bắt được quy luật đó,
Luxury Travel đang không ngừng tìm kiếm các giải pháp nhằm hỗ trợ tối ưu
nhất cho hoạt động nội bộ của công ty. Là một công ty tập trung chủ yếu vào thị
trường du lịch cao cấp, hàng năm Luxury Travel đã đưa hàng ngàn khách du lịch
đến Việt Nam
- Đến nay, quy mô tour du lịch của công ty không ngừng mở rộng sang các nước
trong khu vực Đông Dương như là Lào, Thái Lan , Myanmar, Campuchia...đối
tượng khách hàng của công ty chủ yếu đến từ các nước khu vực Bắc Mỹ , Nam
Phi , Anh và Úc, những đối tượng khách hàng luôn có nhu cầu cao đối với du
lịch. Do đó, để củng cố và mở rộng quy mô hoạt động của công ty trong bối
cảnh thị trường nhiều biến động và sự cạnh tranh mở rộng mạnh mẽ đến từ các
công ty du lịch khác, Luxury Travel cần tìm cho mình một giải pháp nhằm quản
lý hoạt động nội bộ doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.

2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI
DOANH NGHIỆP LUXURY TRAVEL
2.1.

Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
một cách phù hợp

Trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Mô hình kịch bản
với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giai
đoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan
19


trọng. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà quản lý
và các doanh nghiệp. Mô hình công nghệ thông tin là một công cụ cho doanh
nghiệp trong việc giúp họ hiểu được sự ứng dụng có tính chiến lược của công
nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn. Vai trò của mô hình là nâng cao nhận
thức của mọi người đang quan tâm đến công nghệ thông tin bằng cách kích thích
các quá trình học hỏi mà sẽ có tác dụng tích cực
Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:
Đầu tư cơ sở hạ tầng
Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện
rộng WAN. Lúc này doanh nghiệp có thể thiết lập kết nối Internet, các môi
trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác... Đây là
giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT.
Giai đoạn sơ khai
Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng
soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email,
lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng
(Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong

công ty.
Mức tác nghiệp
Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân
sự - tiền lương...vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác
động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai
đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê.
Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là
mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của doanh nghiệp Việt Nam.
Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược
Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần
mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng
quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh
tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của các DN ở các nước tiên tiến.
20


Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning
– Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp), SCM (Supply Chain
Managenment – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM ( Customer Relationship
Managenment – Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai
đoạn này là CNTT tác động toàn bộ đến doanh nghiệp. Việc điều hành được
thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị

Ứng dụng thương mại điện tử
Giai đoạn này, doanh nghiệp đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan
hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. Thương mại điện tử ở đây không
đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm
sóc khách hàng...qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ
liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong doanh nghiệp. Điều này
chứng minh cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài

hạn, tối thiểu 10 năm.
2.2.

Chuẩn bị lực lượng lao động có tay nghề cao.

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai
ERP. Cẩn phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên.
Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và
cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện
ERP. Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện. Sự
quyết tâm cao của cán bộ công nhân viên là yếu tố dẫn đến thành công rất cao
khi triển khai ERP. Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển
khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đều thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở
khâu con người. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động
viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP
2.3.

Đổi mới công nghệ

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tính cho toàn hệ thống. Cần
có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống CNTT của toàn doanh nghiệp. Một động
cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt. Tránh sự
đầu tư tập trung ở một chỗ sẽ dẫn đến sự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự
21


hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mangg tính update liên tục trên toàn
hệ thống. Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai
ERP. Không nên coi ERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại.
Cần thiết nghiên cứu về nhà cung cấp. Hiện nay, ERP còn quá mới. Cái mới ở

đây ở cả khâu kĩ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai. Chính vì vậy, để đạt được hiệu
quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian
nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP. Thành lập đội nghiên cứu giải pháp
ERP.
2.4.

Áp dụng các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp toàn diện.

Hệ thống thông tin quản trị khách hàng CRM ( Customer Relationship
Managenment): là một chiến thuật kinh doanh được xây dựng với phương châm
“khách hàng là trọng tâm”. Mục tiêu chủ yếu của phân hệ này là tăng tối đa
doanh thu thông qua việc đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng ngày càng tốt
hơn bằng cách tăng cường trao đổi giao tiếp với từng khách hàng để tìm hiểu
nhu cầu thực tế của họ. Giải pháp này cho phép nhà quản lý có cái nhìn nhiều
chiều hơn về nhóm khách hàng của mình – cả về chiều rộng và chiều sâu.
Hệ thống thông tin quản trị dây truyền cung ứng SCM (Supply Chain
Managenment): Đây là một phân hệ trong hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
hoàn chỉnh – bao gồm tất cả các hoạt động quản lý cần thiết như quản lý hóa
đơn chứng từ, hàng mua về, hàng bán ra, lưu thông và tính toán những mặt hàng
còn tồn đọng với một cá nhân khách hàng, công ty của họ và người cung cấp với
người mua.

22


CHƯƠNG III
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CÔNG TY DU LỊCH LUXURY TRAVEL

Phần mềm Vtranet - Travel đáp ứng các hình thức kinh

doanh:
 Tour Inbound (Tour may đo riêng / Customized
Tour)
 Tour Outbound (Package Tour & Customized Tour)
 Tour nội địa (Package Tour & Customized Tour)
 Dịch vụ du lịch: Vé máy bay, phòng khách sạn…

23


1.

CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM VTRANET DU LỊCH

24


25