Giáo trình kế toán ngân hàng chương 11 kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng và báo cáo kế toán tài chính ngân hàng

Phần bốn
Kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng
và báo cáo Kế toán tài chính ngân hàng
Ch-ơng XI
kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng
---------------------------------------------1 - Những vấn đề chung về tổ chức thanh toán vốn giữa các
ngân hàng

1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các ngân hàng
1.1.1. Sự cần thiết
Trong ch-ơng IV chúng ta đà đề cập đến các ph-ơng thức và kỹ thuật sử
dụng các công cụ thanh toán qua ngân hàng, theo đó khi hai khách hàng đều có
tài khoản tại ngân hàng thì việc trả tiền cho nhau chính là việc ngân hàng trích
tài khoản của bên trả tiền để chuyển vào tài khoản của bên thụ h-ởng. Điều
này tiếp tục đặt ra vấn đề rằng, liệu việc thanh toán của khách hàng có ảnh
h-ởng gì đến vốn của ngân hàng và ngân hàng làm thế nào để kiểm soát chặt
chẽ các khoản thanh toán để đảm bảo an toàn tài sản? Trong tr-ờng hợp bên trả
tiền và bên thụ h-ởng đều mở tài khoản tại một đơn vị ngân hàng (chi nhánh,
sở giao dịch) thì đ-ơng nhiên là không có tác động gì và việc kiểm soát không
gặp phải khó khăn lớn, nh-ng nếu bên trả tiền và bên thụ h-ởng mở tài khoản ở
hai đơn vị ngân hàng khác nhau cùng hệ thống hoặc khác hệ thống ngân hàng
thì không những ngân hàng phục vụ bên trả tiền và ngân hàng phục vụ bên thụ
h-ởng không chỉ phải thực hiện việc thanh toán tiền theo yêu cầu của khách
hàng mà còn phải thanh toán về vốn với nhau đầy đủ, chính xác và kịp thời,
đồng thời phải có biện pháp thích hợp để kiểm soát tính xác thực của các
khoản thanh toán nhằm đảm bảo an toàn tài sản. Chính vì vậy, việc nghiên cứu
và xác lập ph-ơng thức, quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng là hết sức cần
thiết trong hoạt động ngân hàng.
Thanh toán giữa các ngân hàng là nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các
ngân hàng nhằm tiếp tục hoàn thành quá trình thanh toán giữa các xí nghiệp, tổ
1

chức kinh tế, cá nhân với nhau mà họ không cùng mở tài khoản tại một ngân
hàng hoặc thanh toán vốn trong nội bộ các hệ thống ngân hàng.
Khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng, các ngân hàng
liên quan không những phải tiếp tục hoàn thành quá trình việc thanh toán tiền
cho các khách hàng mà còn phải tiến hành thanh toán vốn với nhau một cách
đầy đủ và kịp thời.
1.1.2. ý nghĩa:
Thanh toán giữa các ngân hàng có ý nghĩa rất to lớn:
- Thể hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nền
kinh tế quốc dân và điều hòa vốn trong nội bộ ngân hàng.
- Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực
hiện đ-ợc yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt: Nhanh chóng,
chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay của vốn.
- Giảm chi phí l-u thông do không phải vận chuyển tiền mặt từ nơi này
đến nơi khác; Giảm chi phí kiểm đếm, giao nhận tiền; Tạo điều kiện để các
ngân hàng sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả.
- Tạo điều kiện cho Ngân hàng Nhà n-ớc thực thi có hiệu quả chính sách
tiền tệ thông qua việc tăng c-ờng quản lý vốn khả dụng và làm cho các giao
dịch trên thị tr-ờng liên ngân hàng diễn ra mạnh mẽ, sôi động hơn. Điều này
chỉ có thể có đ-ợc do hiện đại hoá các hệ thống thanh toán sẽ dẫn đến việc
quản lý tập trung các tài khoản thanh, quyết toán của các Tổ chức tín dụng mở
tại Trung -ơng và đẩy nhanh tốc độ xử lý thanh quyết toán.
Để làm tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng đòi hỏi ngân hàng
phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với
yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ của toàn xà hội.
Tăng c-ờng trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng, chính xác,
cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng. Chính vì vậy mà làm
cho hoạt động ngân hàng phát triển phong phú về trình độ và cơ sở vật chất kỹ

thuật.
1.2. Điều kiện để tổ chức thanh toán giữa các ngân hàng
Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng nên
khi tổ chức thực hiện mặt nghiệp vụ này cần phải có các điều kiện sau đây:
2


1.2.1. Điều kiện về pháp chế
Thanh toán giữa các ngân hàng có liên quan đến việc chuyển giao quyền
sở hữu vốn giữa các ngân hàng nên nghiệp vụ này phải đ-ợc điều chỉnh bởi các
văn bản pháp quy của Nhà n-ớc và của NHNN. Theo đó, phải xây dựng một hệ
thống các văn bản pháp quy đầy đủ về chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ
điện tử, về chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệu trên các vật mang tin hoặc truyền
qua mạng máy tính trong hạch toán kế toán v.v... để các ngân hàng vận dụng
trong việc tổ chức hệ thống thanh toán của mình cũng nh- là tham gia vào hệ
thống thanh toán Liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n-ớc tổ chức.
1.2.2. Điều kiện về mô hình tổ chức và hoạt động
Tr-ớc hết phải xây dựng đ-ợc các hệ thống thanh toán phù hợp với mô
hình tổ chức và hoạt động của các ngân hàng. Các hệ thống thanh toán phải
đáp ứng yêu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từng b-ớc hiện đại hoá công
nghệ NH, tiến tới hội nhập với khu vực và quốc tế.
Phải có đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, có chuyên môn
nghiệp vụ tốt, hiểu biết và sử dụng thành thạo các máy móc, trang thiết bị tin
học.
1.2.3. Điều kiện về kỹ thuật
Phải có đầy đủ ph-ơng tiện, trang thiết bị kỹ thuật nh- hệ thống máy vi
tính cùng các thiết bị ngoại vi, ch-ơng trình phần mềm tin học, đ-ờng truyền,
trụ sở - để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản, tiết kiệm chi
phí.
1.2.4. Điều kiện về vốn trong thanh toán

Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanh
toán kịp thời, sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau. Vốn để đảm
bảo thanh toán gồm:
- Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt.
- Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các TCTD khác.
- Vay NHNN hoặc các TCTD khác.
1.3. Các hệ thống thanh toán giữa các ngân hàng ở Việt Nam

3


Tổ chức hệ thống thanh toán giữa các ngân hàng ở Việt Nam gắn liền
với việc hoàn thiện mô hình tổ chức của các hệ thống ngân hàng Việt Nam qua
các thời kỳ:
- Thời kỳ tr-ớc năm 1989: Thời kỳ này hệ thống ngân hàng Việt Nam tổ
chức thành ngân hàng 1 cấp (không tách biệt giữa NHNN và các TCTD), nên
hệ thông thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng cũng chỉ có một hệ
thống. Ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các NH đ-ợc sử dụng là ph-ơng thức
thanh toán liên chi nhánh ngân hàng, trong đó các chi nh¸nh
trong hƯ thèng trùc tiÕp chun tiỊn thanh to¸n vốn với nhau, ngân hàng trung
-ơng làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu liên hàng cho toàn hệ thống.
- Thời kỳ từ 1989 đến nay: Thời kỳ này nền kinh tế n-ớc ta đà chuyển từ
cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị tr-ờng, theo đó hệ thống NH 1
cấp cũng đ-ợc chuyển thành NH 2 cấp với nhiều hệ thống khách nhau nh- hệ
thống NH Nhà n-ớc, các hệ thống Ngân hàng th-ơng mại... Việc cân đối vốn,
điều hoà vốn đ-ợc tổ chức theo từng hệ thống, do vậy mỗi hệ thống NH đà tổ
chức 1 hệ thống thanh toán để giải quyết quan hệ thanh toán trong nội bộ hệ
thống.
Ngoài thanh toán nội bộ của từng hệ thống NH, có hệ thống thanh toán
liên ngân hàng để giải quyết quan hệ thanh toán vốn giữa các đơn vị ngân hàng

khác hệ thống.
Trong thời kỳ kinh tế mở, mối quan hệ kinh tế giữa các vùng, miền, khu
vực không ngừng tăng lên. Khoa học tính toán, kỹ thuật điện tử không ngừng
phát triển nên xu h-ớng chung là phải mở rộng hệ thống thanh toán liên ngân
hàng với các trung tâm thanh toán hiện đại để đảm bảo thanh toán liên ngân
hàng trong phạm vi khu vực và toàn quốc đạt hiệu quả cao.
Các ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng ở Việt Nam hiện
nay t-ơng đối phong phú, gồm:
+ Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống (bằng giấy
và điện tư).
+ Thanh to¸n bï trõ kh¸c hƯ thèng (b»ng giÊy và điện tử).
+ Thanh toán điện tử liên ngân hàng
+ Uû nhiÖm thu hé, chi hé.
4


+ Mở tài khoản lẫn nhau để thanh toán.
Sau đây trình bày khái quát nội dung các ph-ơng thức thanh toán:
1.3.1. Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (TTLCNNH)
Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là ph-ơng thức thanh toán vốn
giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng.
Thực chất của thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ
chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán
tiền hàng hoá, dịch vụ của hai khách hàng (mua và bán) khi cả hai khách hàng
không cùng mở tài khoản ở một chi nhánh ngân hàng: hoặc là chuyển cấp vốn,
điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống ngân hàng.
Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng để tổ chức hệ thống
thanh toán liên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp. Chẳng hạn có những
hệ thống ngân hàng tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng toàn
hệ thống, nh-ng có một số hệ thống ngân hàng bên cạnh hệ thống TTLCNNH

toàn hệ thống, có thời gian, các ngân hàng còn thiết lập thêm hệ thống
TTLCNNH nội tỉnh để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngân
hàng trong cùng một tỉnh, một thành phố và thực hiện kiểm soát, đối chiếu liên
chi nhánh ngân hàng nội tỉnh theo sự ủ qun cđa cÊp TW (Héi së chÝnh).
HiƯn nay ë ViƯt Nam cã c¸c hƯ thèng TTLCNNH sau:
1- HƯ thèng TTLCNNH (chuyển tiền điện tử) của NHNN.
2- Các hệ thống TTLCNNH của 4 ngân hàng th-ơng mại nhà n-ớc
3- Các hệ thống TTLCNNH của các ngân hàng th-ơng mại cổ phần.
4- Các hệ thống TTLCNNH của các chi nhánh ngân hàng n-ớc ngoài.
5- Hệ thống thanh toán của Kho bạc Nhà n-ớc.
Vấn đề mấu chốt của TTLCNNH là phải xác định ph-ơng thức kiểm
soát và đối chiếu trong thanh toán, bởi lẽ kiểm soát và đối chiếu trong
TTLCNNH chẳng những đảm bảo cho số liệu trong TTLCNNH đ-ợc hoàn toàn
chính xác, an toàn tài sản mà còn kiểm soát nguồn vốn của các đơn vị ngân
hàng tham gia thanh toán (các chi nhánh ngân hàng tuy là những đơn vị trực
thuộc những là đơn vị hạch toán nội bộ nên khi tham gia thanh TTLCNNH
phải có nguồn vốn để đảm bảo cho các khoản thanh toán của đơn vị mình).
Xuất phát từ điều kiện cụ thể của Việt Nam và ®Ĩ tõng b-íc héi nhËp víi c¸c
5


ngân hàng khu vực và quốc tế, ngân hàng Việt Nam đà áp dụng 3 ph-ơng thức
kiểm soát, đối chiếu:
- Từ năm 1951 (khi thành lập NHQG Việt Nam) đến năm 1962 áp dụng
ph-ơng thức "Đại lý liên hàng". Nội dung chủ yếu của ph-ơng thức này là các
chi nhánh ngân hàng trực tiếp gửi chuyển tiền cho nhau, ngân hàng TW làm
nhiệm vụ kiểm soát và đối chiếu thông qua các tài khoản liên hàng phản ánh
trên bảng cân đối tài khoản hàng tháng của các chi nhánh gửi về NHTW.
- Từ năm 1963 đến nay áp dụng 2 ph-ơng thức là "Kiểm soát tập
trung, đối chiếu phân tán" và "Kiểm soát tập trung, đối

chiếu tập trung". Cả 2 ph-ơng thức đều áp dụng mô hình chữ "V"
ng-ợc. Theo mô hình này thì ngoài 2 chi nhánh tham gia thanh toán còn có
trung tâm thanh toán làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các khoản
chuyển tiền thanh toán trong hệ thống và theo dõi nguồn vốn của các chi nhánh
để thực hiện thanh toán vốn giữa các chi nhánh khi có một khoản chuyển tiền
thanh toán xảy ra.
+ Ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán": Theo ph-ơng
thức này, các chi nhánh trực tiếp gửi chuyển tiền cho nhau, trung tâm thanh
toán làm nhiệm vụ kiểm soát tất cả các chuyển tiền sau đó lập sổ đối chiếu gửi
các chi nhánh nhận chuyển tiền để ngân hàng này đối chiếu (đối chiếu phân
tán ở các ngân hàng nhận chuyển tiền)
Sơ đồ ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán"
Trung tâm
thanh toán

(2)

Ngân hàng
chuyển tiền

(3)

(1)

Ngân hµng
nhËn tiỊn

1- NH chun tiỊn gưi chun tiỊn cho NH nhËn tiỊn qua b-u ®iƯn.
2- NH chun tiỊn gưi giÊy báo chuyển tiền cho TTTT để kiểm soát.
3- TTTT sau khi kiểm soát lập sổ đối chiếu gửi NH nhận

6


Ph-ơng thức này áp dụng trong TTLCNNH truyền thống.
+ Ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung": Theo
ph-ơng thức này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận
chuyển tiền thông qua Trung tâm thanh toán (truyền qua mạng), Trung tâm
thanh toán làm nhiệm vụ kiểm soát và đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong
toàn hệ thống.
Sơ đồ ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung".

Trung tâm
thanh toán

(3)

(4)

(4)
(1)

(3)

(2)

Ngân hàng
chuyển tiền

Ngân hàng
nhận chuyển

tiền

1- NH chuyển tiền gửi chuyển tiền qua mạng về TTTT để TTTT chun tiÕp vỊ
NH nhËn
2- TTTT trun chun tiỊn vỊ NH nhận
3- Cuối ngày TTTT đối chiếu cho tất cả các NH
4- Các NH xác nhận đối chiếu gửi TTTT

Ph-ơng thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung đ-ợc áp dụng trong
thanh toán liên hàng điện tử.
Sự phát triển của công nghệ thông tin và những ứng dụng rộng rÃi của nó
trong lĩnh vực ngân hàng đà tạo điều kiện cho các ngân hàng Việt Nam chuyển
từ thanh toán liên hàng truyền thống sang thanh toán liên hàng điện tử nhằm xử
lý các khoản thanh toán chuyển tiền một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn
và quản lý chặt chẽ vốn trong thanh toán.
1.3.2. Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng
Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là ph-ơng thức thanh toán
vốn giữa các ngân hàng đ-ợc thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phải thu, phải
trả và trên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kết quả bù trừ).
7


TTBT phát sinh trên cơ sở các khoản tiền hàng hoá, dịch vụ của hách hàng mở
TK ở các NH khác nhau hoặc thanh toán vốn của bản thân ngân hàng. TTBT
đ-ợc áp dụng giữa các ngân hàng khác hệ thống với nhau (TTBT khác hệ
thống) hoặc có thể áp dụng giữa các đơn vị ngân hàng thuộc cùng một hệ
thống ngân hàng (TTBT cùng hệ thống). Tùy thuộc vào ph-ơng pháp trao đổi
chứng từ, chuyển số liệu mà có cơ chế TTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT
giấy) và TTBT điện tử.
TTBT giấy có một số đặc tr-ng về tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ nhsau:

- Các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà n-ớc, kể cả các chi
nhánh và đơn vị trực thuộc đ-ợc phép làm dịch vụ thanh toán (sau đây gọi
chung là ngân hàng) tham gia TTBT đ-ợc gọi là ngân hàng thành viên. Các
ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì. Đối với TTBT
khác hệ thống thì các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân
hàng chủ trì là NHNN trên địa bàn.
- Ngân hàng chủ trì chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả thanh toán của
các ngân hàng thành viên và thanh toán số chênh lệch trong TTBT cho từng
ngân hàng thành viên. Ngân hàng chủ trì đ-ợc quyền chủ động tính TK tiền gửi
của các NH thành viên để thanh toán.
- TTTB có thể tổ chức trong phạm vi địa bàn (nội thành, nội thị và các
đơn vị NH lân cận có cự li gần để đảm bảo giao nhận chứng từ TTBT theo
phiên giao dịch trong ngày). Hoặc cã thĨ tỉ chøc TTBT theo khu vùc hay toµn
qc (khi đà thực hiện TTBT điện tử, nối mạng trực tiếp giữa các NH thành
viên và trung tâm TTBT).
- Về luân chuyển chứng từ:
+ Thanh toán bù trừ truyền thống (luân chuyển chứng từ giấy). Tuỳ theo
hình thức hoạt động của các ngân hàng thành viên trong địa bàn để quy định
phiên giao nhận chứng từ trong ngày. Đến giờ giao nhận chứng từ, các NH
thành viên phải mang các chứng từ TTBT đến địa điểm giao dịch (tại NH chủ
trì) để giao, nhận chứng từ giữa các ngân hàng thành viên và giữa NH thành
viên với NH chủ trì.

8


+ Thanh toán bù trừ điện tử: Qua mạng máy tính, các NH thành viên
truyền chứng từ điện tử đến Trung tâm TTBT để thực hiện TTBT theo ch-ơng
trình phần mềm TTBT điện tử.
1.3.3. Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà n-ớc:

Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN đ-ợc áp dụng trong thanh
toán qua lại giữa hai ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống đều có
tài khoản tiền gửi tại NHNN (cùng hoặc khác chi nhánh, Sở giao dịch NHNN).
Các khoản thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN của các ngân hàng
cũng đều phát sinh trên cơ sở các khoản thanh toán của khách hàng và của nội
bộ các ngân hàng nh- các khoản điều chuyển vốn, các khoản vay trả giữa các
ngân hàng với nhau.
Để các ngân hàng thực hiện thanh toán qua TK tiền gửi tại NHNN, trên
cơ sở chứng từ giấy, cần có các điều kiện sau:
- Các ngân hàng phải mở tài khoản tiền gửi tại Sở giao dịch hoặc chi
nhánh NHNN và phải đăng ký mẫu dấu, chữ ký trong giao dịch thanh toán với
NHNN nơi mở tài khoản.
- Dấu và chữ ký trên chứng từ thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán
qua NHNN phải đúng với mẫu đà đăng ký với NHNN nơi mở tài khoản.
- Tài khoản tiền gửi tại NHNN của ngân hàng trả tiền (ngân hàng phát
sinh nghiệp vụ thanh toán) phải có đủ số d- để bảo đảm thanh toán kịp thời.
1.3.4. Thanh toán theo ph-ơng thức uû nhiÖm thu hé, chi hé
Uû nhiÖm thu hé, chi hộ là một ph-ơng thức thanh toán giữa hai ngân
hàng theo sự thoả thuận và cam kết với nhau, ngân hàng này sẽ thực hiện thu
hộ hoặc chi hộ cho ngân hàng kia trên cơ sở các chứng từ thanh toán của các
khách hàng có mở tài khoản tại ngân hàng kia.
Phạm vi áp dụng: Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng trong thanh toán:
- Giữa 2 đơn vị ngân hàng trong cùng hệ thống; và
- Giữa 2 ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống.
Để tiến hành thanh toán theo ph-ơng thức uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ, hai
ngân hàng phải ký hợp đồng để thống nhất với nhau về nguyên tắc, thủ tục và
nội dung thanh toán. C¸c nghiƯp vơ thanh to¸n thu hé, chi hé ph¸t sinh đ-ợc
hạch toán vào tài khoản thu hộ, chi hộ giữa các ngân hàng. Theo định kỳ thoả
9

thuận, hai ngân hàng đối chiếu doanh số phát sinh và số d- tài khoản thu, chi
hộ để thanh toán cho nhau và tất toán số d- của tài khoản này.
1.3.5. Mở tài khoản tiền gửi lẫn nhau để thanh toán
Phạm vi áp dụng: Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng trong thanh toán:
- Giữa 2 đơn vị ngân hàng trong cùng hệ thống; và
- Giữa 2 ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống.
Điều kiện để thực hiện thanh toán: Để thanh toán theo ph-ơng thức này
đòi hỏi ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng này (sau đây gọi chung là ngân hàng)
phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng kia hoặc ng-ợc lại, thanh toán theo
ph-ơng thức này đòi hỏi phải đăng ký mẫu dấu, chữ ký cđa ng-êi cã thÈm
qun ra lƯnh thanh to¸n qua tài khoản tiền gửi.
1.3.6. Thanh toán điện tử liên ngân hàng: Cho đến nay, thanh toán điện
tử liên ngân hàng đà và đang đ-ợc Ngân hàng Nhà n-ớc triển khai trên phạm vi
toàn quốc theo hai phân hệ là Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng và
Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng.
a/ Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng (hệ thống TTĐTLNH): là
hệ thèng thanh to¸n tỉng thĨ, bao gåm hƯ thèng bï trừ liên ngân hàng, hệ
thống xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao diện với hệ thống
chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà n-ớc. Hệ thống TTĐTLNH hiện đÃ
đ-ợc triển khai tại Trung -ơng (Sở Giao dịch NHNN) và 05 tỉnh, thành phố là
Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Tp. Hồ Chí Minh. Hệ thống
TTĐTLNH có các đặc tr-ng sau đây:
- Về mô hình tổ chức:
Hệ thống TTĐTLNH có Trung tâm thanh toán quốc gia đặt tại Hà Nội,
Trung tâm này thực hiện các chức năng tiểu hệ thống giá trị cao, chuyển mạch
tiểu hệ thống giá trị thấp, xử lý tài khoản tiỊn gưi thanh to¸n; giao diƯn víi hƯ
thèng chun tiỊn điện tử của Ngân hàng Nhà n-ớc và các chức năng kiểm tra
hệ thống bao gồm phần cứng, phần mềm và truyền thông. Kết nối với Trung
tâm thanh toán quốc gia có các Trung tâm xử lý tỉnh - đặt tại một số chi nhánh

Ngân hàng Nhà n-ớc tỉnh, thành phố và Sở giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc,
thực hiện chức năng xử lý các lệnh thanh toán của tiểu hệ thống giá trị thấp và
chuyển mạch tiểu hệ thống giá trị cao trong phạm vi hệ thống TTLNH.
10


Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán có đủ điều kiện và đ-ợc chấp nhận tham gia hệ thống
TTLNH. Các thành viên trực tiếp phải có tài khoản tài khoản tiền gửi thanh
toán tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc và phải đăng ký danh sách các chi
nhánh trực thuộc của mình (gọi là đơn vị thành viên) tham gia TTĐTLNH để
đ-ợc kết nối trực tiếp vào hệ thống. Ngoài ra, hệ thống còn có các thành viên
gián tiếp. Thành viên gián tiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đ-ợc
tham gia hệ thống TTLNH thông qua thành viên trực tiếp.
- Về kỹ thuật nghiệp vơ xư lý thanh, qut to¸n: HƯ thèng TTLNH xư
lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thông qua tài khoản tiền gửi thanh
toán của ngân hàng thành viên mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc theo
ph-ơng thức quyết toán tổng tức thời. Đối với các lệnh thanh toán giá trị thấp
sẽ đ-ợc xử lý thông qua thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố. Kết quả
thanh toán bù trừ trên các địa bàn (tỉnh, thành phố, khu vực) đ-ợc chuyển về
Trung tâm thanh toán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tại Trung -ơng (bù trừ
giữa các Hội sở chính ngân hàng), sẽ đ-ợc tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa bù trừ kép để xc định kết qu cuối cùng v quyết ton. Về cơ bn, cc lệnh
thanh toán giá trị thấp đ-ợc xử lý theo ph-ơng thức ròng (DNS) nh- đà đ-ợc
giới thiệu ở phần đầu.
- áp dụng chữ ký điện tử (mà khoá bảo mật) trong việc chuyển, nhận
các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống.
- Phòng ngừa và xử lý rđi ro trong hƯ thèng TT§TLNH: Gièng nh- hƯ
thèng thanh toán điện tử ở các n-ớc, hệ thống TTĐTLNH cũng phải đối mặt
với các rủi ro tiềm tàng nh- rủi ro vËn hµnh vµ rđi ro cã tÝnh hƯ thèng do vậy
cần phải có các biện pháp hữu hiệu và phù hợp để giảm thiểu tới mức thấp nhất

rủi ro có thể xảy ra. Các biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro trong TTĐTLNH
bao gồm:
+ Thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống dự phòng: hệ thống
TTĐTLNH có hệ thống dự phòng cho hoạt động của Trung tâm thanh toán
quốc gia và các Trung tâm xử lý tỉnh. Hệ thống dự phòng có đầy đủ các máy
móc, trang thiết bị nh- hệ thống đang vận hành chính thức và đ-ợc đặt tại địa
điểm riêng biệt, cách xa hệ thống đang vận hành chính thức nhằm đảm b¶o cho
11


các sự cố bất khả kháng nh- thiên tai, địch họa ... không thể cùng lúc ảnh
h-ởng đến cả 2 hệ thống. Trong trạng thái bình th-ờng, hệ thống dự phòng
hoạt động song hành với hệ thống chính thức và luôn sẵn sàng thay thế cho hệ
thống chính thức, nếu hệ thống chính thức gặp phải sự cố bất khả kháng.
+ Xử lý và quyết toán các khoản thanh toán chuyển tiền giá trị cao và
khẩn theo ph-ơng thức tổng tức thời. Trong tr-ờng hợp tài khoản tiền gửi thanh
toán của thành viên không có đủ số d- thì lệnh thanh toán sẽ đ-ợc chuyển vào
hàng đợi, khi đủ tiền mới đ-ợc xử lý.
+ áp dụng hạn mức nợ ròng: Hạn mức nợ ròng là mức giá trị tối đa quy
định cho các giao dịch thanh toán giá trị thấp đ-ợc tham gia quyết toán bù trừ,
đ-ợc tính toán dựa trên chênh lệch giữa tổng số các lệnh thanh toán giá trị thấp
Đến và tổng số các lệnh thanh toán giá trị thấp Đi trong một khoảng thời gian
xác định. Các thành viên tham gia quyết toán bù trừ phải tự thiết lập hạn mức
nợ ròng của mình (6 tháng một lần) theo đó, phải ký quỹ giấy tờ có giá tại
SGD-NHNN theo một tỷ lệ quy định tính trên hạn mức nợ ròng. Cơ chế hạn
mức nợ ròng đ-ợc vận hành nh- sau: Đầu ngày làm việc, Trung tâm thanh toán
Quốc gia cập nhật cho các Trung tâm xử lý tỉnh hạn mức nợ ròng đúng bằng
giá trị các ngân hàng thành viên đà thiết lập. Tại mỗi thời điểm của ngày làm
việc, hạn mức này thay đổi tăng, giảm tuỳ thuộc vào hoạt động giao dịch thanh
toán trên thực tế. Định kỳ (10 giây), Trung tâm thanh toán quốc gia tính toán

và cập nhật lại hạn mức này cho các Trung tâm xử lý tỉnh. Trong phạm vi hạn
mức nợ ròng, các thành viên thực hiện việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán
với nhau và quyết toán bù trừ theo quy định và có trách nhiệm th-ờng xuyên
theo dõi hạn mức nợ ròng của mình để đảm bảo cho hoạt động thanh toán
không bị ách tắc do thiếu hạn mức nợ ròng.
+ Chuyển nh-ợng cho nhau giấy tờ có giá ký quỹ: Là một biện pháp
đ-ợc áp dụng trong tr-ờng hợp một thành viên bất kỳ thiếu vốn thanh toán.
Trong tr-ờng hợp này, SGD-NHNN sẽ thực hiện chuyển nh-ợng các giấy tờ có
giá ký quỹ của thành viên này tại phiên giao dịch gần nhất của thị tr-ờng tiền
tệ hoặc thị tr-ờng chứng khoán.
+ Chia sẻ khoản thiếu hụt trong quyết toán bù trừ: Chia sẻ khoản thiếu
hụt trong quyết toán bù trừ có thể đ-ợc áp dụng khi một thành viên thiếu vốn
12


thanh toán (sau khi đà áp dụng các giải pháp theo quy định), NHNN có thể
xem xét phân bổ khoản tiền thiếu này cho các thành viên đối tác tham gia
quyết toán cùng gánh chịu nh- là một khoản cho vay tạm thời. Cách xử lý chia
sẻ khoản thiếu hụt trong quyết toán bù trừ: Khi nhận đ-ợc thông báo khoản
tiền đ-ợc phân bổ để chia sẻ khoản thiếu hụt, thành viên bị phân bổ phải có
hoặc bổ sung đủ số tiền vào tài khoản tiền gửi tại SGD-NHNN trong phạm vi
thời gian quy định. Theo đó, thành viên này sẽ tính toán lại số d- quyết toán bù
trừ bao gồm cả số tiền đóng góp cho khoản thiếu hụt đ-ợc phân bổ. Thành viên
thiếu vốn thanh toán có trách nhiệm phải hoàn trả đúng thời hạn số tiền cả gốc
và lÃi đ-ợc các thành viên khác cho vay tạm thời kể trên. Trong tr-ờng hợp
việc chuyển nh-ợng giấy tờ có giá ký quỹ và chia sẻ thiếu hụt trong quyết toán
bù trừ vẫn không đáp ứng đủ vốn thanh toán thì các khoản thanh toán của
thành viên thiếu vốn sẽ bị loại bỏ để thực hiện lại việc quyết toán bù trừ.
b/ Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng: là hệ thống thanh toán
ròng, xử lý các khoản thanh toán chuyển tiền liên ngân hàng giá trị thấp (d-ới

500 triệu đồng). Hệ thống thanh toán này có đặc điểm sau:
- Đ-ợc thiết kế theo mô hình kết hợp thanh toán tổng tức thời và ròng
(Hybrid System). Theo đó, thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng thực hiện
theo quy trình: Lệnh thanh toán từ ngân hàng thành viên gửi lệnh sẽ phải qua
ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử để kiểm soát, xử lý bù trừ, hạch
toán kết quả tr-ớc khi lệnh thanh toán đ-ợc chuyển tiếp đi ngân hàng thành
viên nhận lệnh.
- Các chủ thể tham gia thanh toán bù trừ điện tử (TTBTĐT) gồm có:
+ Ngân hàng chủ trì TTBTĐT, là đơn vị chịu trách nhiệm nhận, kiểm tra
các lệnh thanh toán từ các ngân hàng thành viên gửi lệnh; xử lý bù trừ, và gửi
bảng kết quả bù trừ cùng các lệnh thanh toán cho các ngân hàng thành viên
liên quan; xử lý việc đối chiếu doanh số TTBTĐT với các ngân hàng thành
viên; quyết toán và hạch toán kết quả TTBTĐT;
+ Các ngân hàng thành viên trực tiếp của hệ thống là các ngân hàng và
tổ chức đ-ợc làm dịch vụ thanh toán, có mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì
TTBTĐT. Ngân hàng thành viên có trách nhiệm lập và gửi lệnh thanh toán,

13


Bảng kê lệnh thanh toán; nhận lệnh thanh toán và kết quả TTBTĐT; thực hiện
đúng quy trình đối chiếu, quyết toán TTBTĐT.
- áp dụng chữ ký điện tử trong việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán và
các giao dịch có liên quan giữa ngân hàng chủ trì TTBTĐT với ngân hàng
thành viên trực tiếp của hệ thống.
- Để phòng ngừa rủi ro hệ thống, việc xử lý thanh toán và quyết toán
TTBTĐT phải thực hiện theo nguyên tắc: Ngân hàng chủ trì TTBTĐT xử lý bù
trừ các lệnh thanh toán và thanh toán ngay số chênh lệch phải trả theo kết quả
TTBTĐT của từng ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chi trả thực tế
của họ tại ngân hàng chủ trì TTBTĐT. Thực hiện vấn đề này, về ph-ơng diện

kỹ thuật, thông th-ờng ngân hàng chủ trì TTBTĐT sẽ khoá số d- tài khoản tiền
gửi thanh toán của các ngân hàng thành viên trong thời gian xử lý bù trừ theo
phiên và khi quyết toán TTBTĐT trong ngày.
Trong tr-ờng hợp tài khoản tiền gửi thanh toán của một ngân hàng thành
viên bất kỳ không có đủ số d- để thanh toán kết quả phải trả của mình thì Ngân
hàng chủ trì TTBTĐT sẽ phải chuyển bớt một số lệnh thanh toán của ngân
hàng này để xử lý vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp (nếu là xử lý tại phiên
TTBTĐT) hoặc phải huỷ bỏ các lệnh thanh toán này nếu là tại thời điểm quyết
toán bù trừ điện tử trong ngày.
2. Quy trình kế toán nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân
hàng

2.1. Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử (Hoặc chuyển
tiền điện tử - CTĐT)
2.1.1. Một số vấn đề chung về TTLCNNH điện tử
Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử là ph-ơng thức thanh toán
vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng ch-ơng trình phần
mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và hệ thống mạng
truyền tin nội bộ.
Do áp dụng kỹ thuật điện tử trong chuyển tiền nên đà giúp cho việc
chuyển tiền đ-ợc nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản, tiết kiệm vốn và

14


giúp cho các hệ thống ngân hàng điều hoà vốn trong toàn hệ thống đạt hiệu quả
cao.
Chuyển tiền điện tử áp dụng ph-ơng thức "kiểm soát tập trung, đối chiếu
tập trung". Do việc kiểm soát và đối chiếu đ-ợc tập trung tại TTTT và kết thúc
ngay trong ngày nên đà đảm bảo tất cả các chuyển tiền đ-ợc kiểm soát tr-ớc

khi trả tiền cho khách hàng, từ đó đảm bảo an toàn tài sản.
Tham gia vào quy trình chuyển tiền điện tử gồm:
+ Ng-ời khởi tạo: Là ng-ời phát lệnh thanh toán đầu tiên của 1 tài khoản
thanh toán liên hàng điện tử (ng-ời xin chuyển tiền bằng hình thức chuyển tiền
điện tử).
+ Ng-ời nhận: Là ng-ời thụ h-ởng khoản chuyển tiền trong tr-ờng hợp
chuyển "Có"; hoặc ng-ời thanh toán cuối cùng trong tr-ờng hợp chuyển "Nợ".
+ Ngân hàng khởi tạo: Là đơn vị ngân hàng phục vụ ng-ời khởi tạo.
+ Ngân hàng nhận: Là đơn vị ngân hàng phục vụ ng-ời nhận.
+ Trung tâm thanh toán: Chịu trách nhiệm tổ chức thanh toán, kiểm toán
nghiệp vụ thanh toán và thực hiện hạch toán quyết toán các khoản thanh toán
điện tử của cả hệ thống.
+ Lệnh chuyển "Có", chuyển "Nợ": Là lệnh của NH khởi tạo gửi NH
nhận để thanh to¸n tiỊn víi ng-êi nhËn theo lƯnh cđa NH khëi tạo.
+ Chữ ký điện tử: Là loại khoá bảo mật tham gia hệ thống TTĐT đ-ợc
xác định duy nhất cho mỗi cá nhân khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình và đà đăng ký với TTTT.
+ Ch-ơng trình phần mềm chuyển tiền điện tử, máy vi tính, modem
truyền tin, đ-ờng truyền nội bộ (thuê bao kênh thoại của b-u điện).
2.1.2. Tài khoản và chứng từ sử dụng
a. Tài khoản
Trong CTĐT, tuỳ theo từng hệ thống NH để có cách sư dơng TK kh¸c
nhau. HiƯn nay cã 2 c¸ch sư dụng tài khoản:
Cách 1: Sử dụng TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền. Theo cách
này các TK đ-ợc bố trí nh- sau:
- TK chuyển tiền của đơn vị chuyển tiền:
+ TK 5111-Chuyển tiền đi năm nay

+ TK 5121-Chuyển tiền đi năm tr-ớc
15

+ TK 5112-Chuyển tiền đến năm nay

+TK 5122-Chuyển tiền đến năm tr-ớc

+ TK 5113-Chuyển tiền đến năm nay +TK 5123-Chuyển tiền đến năm tr-ớc
chờ xử lý

chờ xử lý

- TK thanh toán chuyển tiền tại TTTT:
+ TK 5131-TT chuyển tiền đi năm nay +TK 5141-TT chuyển tiền đi năm
tr-ớc
+TK 5132-TT chuyển tiền đến năm +TK 5142-TT chuyển tiền đến năm
nay

tr-ớc

+TK 5133-TT chuyển tiền đến năm +TK 5143-TT chuyển tiền đến năm
nay chê xư lý

tr-íc chê xư lý

C¸ch 2: Sư dơng TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị trong từng hệ
thống NH". Theo cách này có thể sử dụng 1 tài khoản duy nhất là TK 5191Điều chuyển vốn.
Nh- vậy, có nhiều cách sử dụng TK trong CTĐT nh-ng dù sử dụng theo
cách nào thì cũng phải bảo đảm các yêu cầu:
+ Đảm bảo hạch toán một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, nhanh chóng
mọi khoản chuyển tiền của các đơn vị chuyển tiền và kiểm soát, đối chiếu của

TTTT.
+ Kiểm soát, xử lý đ-ợc nguồn vốn trong thanh toán của các đơn vị
CTĐT.
Nội dung, kết cấu của các tài khoản:
- TK chuyển tiền đi năm nay (SH 5111):
Tài khoản này mở tại các đơn vị chuyển tiền trong hệ thống để hạch toán
các lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển tới TTTT để TTTT chuyển tiếp
đến các đơn vị nhận chuyển tiền.
Kết cấu của TK 5111:
Bên Nợ ghi:

- Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Nợ

Bên Có ghi:

- Số tiỊn chun ®i theo lƯnh chun Cã
-Sè tiỊn chun ®i theo lệnh huỷ lệnh chuyển
Nợ đà chuyển

Số d- Nợ:

- Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo
các lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi
16


theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển
Nợ.
Số d- Có:

- Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo
các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn
hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ

Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản.
- TK chuyển tiền đến năm nay (SH 5112):
Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các
lệnh chuyển tiền đến năm nay do TTTT chuyển.
Kết cấu của TK 5112:
Bên Nợ ghi:

- Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Có
- Số tiền chuyển đến theo lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

Bên Có ghi:

- Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Nợ

Số d- Nợ:

- Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo
các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn
số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Nợ.

Số d- Có:

- Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo
các lênh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo
các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ.

Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản.
- Tài khoản chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý (SH 5113):
Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các
lệnh chuyển tiền đến năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý.
Kết cấu của TK 5113:
Bên Nợ ghi:

- Số tiền của các lệnh chuyển Nợ đến năm nay có
sai sót ch-a đ-ợc xử lý.
- Số tiền của lệnh chuyển Có đến năm nay có sai
sót đà đ-ợc xử lý.
- Lệnh huỷ lênh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót
đà đ-ợc xử lý.

Bên Có ghi:

- Số tiền của lệnh chuyển Có đến năm nay có sai
sót ch-a ®-ỵc xư lý.
17


- Số tiền lệnh chuyển Nợ đến có sai sót đà đ-ợc xử
lý.
- Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót
ch-a đ-ợc xử lý.
Số d- Nợ:

- Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Nợ đến
năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý.

Số d- Có:

- Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Có đến
năm nay và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay
có sai sót ch-a đ-ợc xử lý.

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản.
+ 5113.1 - Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay chờ xử lý (D- Nợ)
+ 5113.2 - Lệnh huỷ lệnh chuyển Có đến năm nay và lệnh huỷ lệnh
chuyển Nợ đến năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý (D- Có)
Để theo dõi xử lý các sai sót, tài khoản này trên bảng cân đối TK để cả
hai số D- Nợ và d- Có, không đ-ợc bù trừ cho nhau.
- TK thanh toán chuyển tiền đi năm nay (SH 5131):
TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đi năm nay
chuyển cho các chi nh¸nh trong hƯ thèng.
KÕt cÊu cđa TK 5131 gièng kÕt cấu của TK 5111.
Hạch toán chi tiết: Mở TK chi tiÕt theo tõng chi nh¸nh nhËn chun tiỊn.
- TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay (SH 5132):
TK này mở tại TTTT để hạch toán các khoản chuyển tiền đến năm nay
nhận của các chi nhánh trong hệ thống.
Kết cấu TK 5132 giống kết cấu TK 5112.
Hạch toán chi tiết: Më mét TK chi tiÕt theo tõng chi nh¸nh chun tiền.
- TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay chở xử lý (SH 5133)
TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay
đang có sai sót cần đ-ợc xử lý.
Kết cấu tài khoản 5133 giống kết cấu TK 5113.
Hạch toán chi tiết: Mở 2 tài kho¶n chi tiÕt gièng TK 5113.

18

- Các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm tr-ớc dùng để tiếp
nhận số d- của các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm nay chuyển
sang vào cuối ngày 31/12 (giống các TK thanh toán liên hàng truyền thống).
- Tài khoản điều chuyển vốn (SH 5191):
Tài khoản này mở tại các đơn vị liên hàng (chi nhánh) và trung tâm
thanh để hạch toán số vốn điều chun ®i, ®iỊu chun ®Õn; sè tiỊn chi hé, thu
hé trong chuyển tiền điện tử giữa các chi nhánh và giữa chi nhánh với Hội sở
chính trong cùng hệ thống.
Tài khoản điều chuyển vốn có nhiều tài khoản chi tiết nh-ng trong
nghiệp vụ CTĐT th-ờng sử dụng 3 loại TK:
5191.1 - Điều chuyển vốn trong kế hoạch
5191.2 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch
5191.8 - Điều chuyển vốn chờ thanh toán.
+ TK điều chuyển vốn trong kế hoạch và điều chuyển vốn ngoài kế
hoạch: Hai tài khoản này dùng để hạch toán việc nhận vốn và gửi vốn trong và
ngoài kế hoạch giữa Hội sở chính và các chi nhánh thông qua các lệnh chuyển
Nợ và lệnh chuyển Có chuyển tiền điện tử.
Kết cấu TK 5191:
Tại các chi nhánh: TK 5191 có kết cấu:
Bên Nợ ghi:

- Số vốn gửi đi theo lệnh chuyển Nợ gửi đi và lệnh
chuyển Có nhận đ-ợc.

Bên Có ghi:

- Số vốn nhận đến theo lệnh chuyển Có gửi đi và
lệnh chuyển Nợ nhận đ-ợc.

Số d- Nợ:

- Phản ánh số chênh lệch số vốn gửi đi lớn hơn số
vốn nhận đến (đây là số vốn chi nhánh gửi tại hội
sở chính)

Số d- Có:

- Phản ánh số chênh lệch số vốn nhân đến lớn hơn
số vốn gửi đi (đây là số vốn chi nhánh thiếu phải
nhận điều chuyển của hội sở chính)

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản:
5191.1 - Điều chuyển vốn trong kế hoạch
5191.2 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch
19


Tại Hội sở chính (TTTT): TK 5191 có kết cấu:
Bên Nợ ghi:

- Số vốn điều chuyển cho chi nhánh theo lệnh
chuyển Nợ gửi chi nhánh và lệnh chuyển Có
nhận của chi nhánh.

Bên Có ghi:

- Số vốn nhận đ-ợc của chi nhánh theo lệnh
chuyển Có gửi chi nhánh và lệnh chuyển Nợ
nhận của chi nhánh.

Số d- Nợ:

- Phản ánh số vốn ®iỊu chun ®i lín h¬n sè vèn
nhËn gưi cua chi nhánh.

Số d- Có:

- Phản ánh số vốn nhận gửi của chi nhánh lớn
hơn số vốn điều chuyển đi.

Hạch toán chi tiết: Mở tiểu khoản theo từng chi nhánh.
Yêu cầu của TK 5191 là:
D- Nợ tại chi nhánh = D- Có tại Hội sở chính
D- Có tại chi nhánh = D- Nợ tại Hội sở chính.
+ Tài khoản điều chuyển vốn chở thanh toán (SH 5191.8)
Tài khoản này mở tại các chi nhánh và TTTT để hạch toán, xử lý các
khoản sai sót trong chuyển tiền điện tử.
b. Chứng từ
Ngoài các loại chứng từ giấy trong CTĐT phải sử dụng chứng từ điện tử.
Chứng từ điện tử đ-ợc "tạo" trên hệ thống máy vi tính thống qua việc chuyển
hoà chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và ng-ợc lại.
Khi chuyển hoá chứng từ phải đảm bảo đúng định dạng, mẫu mực, các
yếu tố của chứng từ điện tử. Một số mẫu chứng từ nh- UNC, UNT điện tử...
lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có đà trình bày ở ch-ơng I.
2.1.3. Quy trình kế toán
a. Kế toán tại ngân hàng khởi tạo (NHA)
a1. Xư lý chun tiỊn ®i
- Xư lý cđa KÕ toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản
nội bộ (sau đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch):

+ Đối với chứng từ giấy:
Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
20


Đối chiếu, kiểm soát số d- tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn
thanh toán chuyển tiền;
Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp và
tài khoản có đủ số d-);
Nhập vào máy vi tính (tạo) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc
chuyển tiền:
* Tài khoản chuyển tiền điện tử;
* Ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;
* Địa chỉ/số CMND của ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;
* Tài khoản của ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;
* Ngân hàng phục vụ ng-ời phát lệnh, ng-ời nhận lệnh;
* Tên và MÃ Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng
nhận lệnh;
* Nội dung chuyển tiền;
* Số tiền.
Kiểm soát lại các dữ liệu đà nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển
chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán
chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế toán viên chuyển tiền) xử lý
tiếp.
+ Đối với chứng từ điện tử:
Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ
bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ theo quy định
đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải kiểm soát về kỹ thuật thông tin và nội
dung nghiệp vụ. Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in
(chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên) để phục vụ cho các khâu kiểm

soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng. Trình tự xử lý:
Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền nh- đối với chứng từ
giấy đà nêu trên;
Kế toán viên giao dịch kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu
chuyển tiền, ký vào chứng từ theo quy định và chuyển chứng từ giấy
đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển

21


tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp, tr-íc khi ng-êi kiĨm
so¸t xư lý.
- Xư lý cđa kÕ toán viên chuyển tiền:
+ Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng tõ (chøng tõ gèc b»ng giÊy hc
chøng tõ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng ch-ơng trình kết
hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp
lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Nếu phát hiện bất kỳ sai
sót gì trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao
dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền không đ-ợc tự ý sửa chữa bất kỳ
yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng nh- dữ liệu đà nhập của kế toán viên giao
dịch.
+ Lập Lệnh chun tiỊn: LƯnh chun tiỊn lËp riªng cho tõng chøng từ
thanh toán. Ngoài các dữ liệu đà đ-ợc kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế
toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh
Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định. Các dữ liệu này bao gồm:
* Số lệnh;
* Ngày lập lệnh;
* MÃ chứng từ và loại nghiệp vụ;
* Ngày giá trị;
* Tên và mà ngân hàng của các ngân hàng có liên quan; và

* Số tiền (nhập lại để kiểm soát)
- Sau khi đà vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển
tiền phải ký theo quy định và chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển
tiền cho ng-ời kiểm soát để kiểm soát và ký duyệt cho chuyển đi.
- Xử lý của ng-ời kiểm soát:
Ng-ời kiểm soát phải sử dụng ch-ơng trình kết hợp với kiểm tra bằng
mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của lệnh chuyển tiền vừa
lập, đảm bảo dữ liệu đà đ-ợc nhập đầy ®đ, chÝnh x¸c, theo ®óng mÉu biĨu,
khíp ®óng víi chøng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc
chứng từ điện tử) và chữ ký của kế toán viên giao dịch, kế toán viên chuyển
tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao
dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Ng-ời kiểm soát không đ-ợc tự
22


ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng tõ gèc chun tiỊn cịng nh- d÷ liƯu
cđa LƯnh chun tiền (ch-ơng trình không cho phép). Nếu đúng, ng-ời kiểm
soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.
a2. Hạch toán các khoản chuyển tiền đi:
- §èi víi LƯnh chun Cã, ghi:
Nỵ: TK ThÝch hỵp cđa đơn vị chuyển
Có: TK Chuyển tiền đi năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
(5191.1)
Riêng đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao, NHA còn phải làm thủ tục
xác nhận cho NHB theo quy định.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ: TK Chuyển tiền đi năm nay, hoặc TK ®iỊu chun vèn trong KH
Cã: TK trung gian thÝch hỵp (ch-a trả ngay cho khách hàng)
Khi nhận đ-ợc thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả
tiền cho khách hàng.

- Trong tr-ờng hợp nhận đ-ợc thông báo từ chèi chÊp nhËn LƯnh chun
tiỊn (cã ghi râ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của NHB,
NHA phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ (hoàn
chuyển) của NHB, ghi:
Nợ: TK thích hợp (tài khoản tr-ớc đây đà ghi Có)
Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có hoàn trả của
NHB, ghi:
Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp (tài khoản tr-ớc đây đà trích chuyển).
Sau đó, NHA phải gửi lại cho khách hàng thông b¸o tõ chèi chÊp nhËn
lƯnh chun tiỊn.
- C¸ch xư lý tr-ờng hợp không gửi đ-ợc lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ
thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển lệnh
chuyển tiền đi trong ngày, NHA phải thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu
có điều kiện thông tin liên lạc) về lệnh chuyển tiền ch-a chuyển đi đ-ợc và
23


nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì NHA còn phải
lập biên bản sự cố kỹ thuật theo quy định. Việc xử lý các lệnh chuyển tiền ch-a
chuyển đi đ-ợc thực hiện nh- sau:
+ Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu
cầu);
+ Hoặc ghi nhập Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền ch-a chuyển đi (nếu
khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại đ-ợc);
+ Tr-ờng hợp đà tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bù trừ và hạch toán
(bắt buộc) thì NHA đ-ợc hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài
khoản trung gian thích hợp (tạm ghi).

Sang ngày làm việc hôm sau, khi đà khắc phục xong sự cố phải thực
hiện chuyển tiỊn ngay vµ ghi xt Sỉ theo dâi chøng tõ chuyển tiền ch-a
chuyển đi; tất toán khoản tạm ghi nêu trên (nếu có).
b. Kế toán tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến (NHB)
b1. Quy trình xử lý chuyển tiền đến
- Kiểm soát lệnh chuyển tiền đến:
+ Ng-ời kiểm soát: Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền của NHA (qua
Trung tâm thanh toán), phải sử dụng mật mà và ch-ơng trình tính, kiểm soát
chữ ký điện tử của Trung tâm thanh toán để xác định tính đúng đắn, chính xác
của lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên
chuyển tiền để xử lý tiếp;
+ Kế toán viên chuyển tiền phải in lệnh chuyển tiền đến - d-ới dạng
chứng từ điện tử, ra giấy đủ số liên để sử dụng theo quy định, sau đó kiểm soát
kỹ các yếu tố của lệnh chuyển tiền đến để xác định:
Có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không?
Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác
không?
Nội dung có gì nghi vấn không?
Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào lệnh chuyển tiền
do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán.
+ Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại tr-ớc khi thực hiện
hạch toán cho khách hàng.
24


b2. Hạch toán các khoản chuyển tiền đến:
Đối với Lệnh chuyển Có đến, ghi:
Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Có: TK Thích hợp
Đối với lệnh chuyển Có giá trị cao tr-ớc khi trả tiền cho khách hàng còn

phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại và khi nhận đ-ợc điện xác nhận
lệnh chuyển có giá trị cao của NH A mới trả tiền cho khách hàng.
Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Chỉ lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp
lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì NHB mới
hạch toán:
Nợ: TK nội bộ hoặc tài khoản thích hợp của khách hàng
Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH
Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho NH A và
báo Nợ cho khách hàng.
c. Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử
c1. Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:
- Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền điện tử có phát sinh chuyển tiền
đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong
ngày và gửi (truyền) Trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh chuyển
tiền, trừ tr-ờng hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay
sau thời điểm Trung tâm thanh toán ngừng chuyển lệnh chuyển tiền đi trong
ngày cho các đơn vị). Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển
tiền điện tử đ-ợc lập theo mẫu quy định và phải đ-ợc mà hoá, có chữ ký điện
tử của ng-ời lập, ng-ời kiểm soát.
- Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày:
Khi nhận đ-ợc bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đà chuyển đi (đà nhận
đ-ợc trong ngày) từ Trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải
đối chiếu với các lệnh chuyển tiền đà hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi
năm nay và tài khoản chuyển tiền đến năm nay và với báo cáo chuyển tiền
trong ngày của mình, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới đ-ợc l-u trữ dữ
liệu của ngày ph¸t sinh chun tiỊn.
25