Công tác văn phòng tại uỷ ban nhân dân huyện vụ bản

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do tôi thực hiện. Các số liệu
và kết quả nghiên cứu trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm nếu
có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài nghiên cứu này.

Sinh viên
Bùi Thị Yến


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán
bộ công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện cho tôi
được tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách thuận lợi nhất. Đặc biệt, sự tận tình hướng dẫn
giúp đỡ của cô TS. Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa
học.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do
trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù đã rất cố gắng
song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận
được sự góp ý từ thầy cô cũng như các bạn.
Những ý kiến đóng góp của mọi ngời sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi
có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự phát triển bền
vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghệp đó chính là nghiệp vụ chuyên
môn về hành chính văn phòng.

Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất
cứ một cơ quan tổ chức nào. Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá thì công tác văn
phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội.Với Việt Nam, một
nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi
phải có một nền hành chính đủ mạnh để giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác ,
hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc
cải các hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn
phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và
chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì thế,
một bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo quản lý là không thể
thiếu được ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào.
Lá sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong thời gian học tập, rèn luyện tôi
được trang bị những kiến thức chuyên môn và đã có kiến thức nhất định về công tác
văn phòng. Nhưng học đi đôi với hành, kiến thức được học trên lớp phải được áp dụng
vào trong thực tế. Vì vậy, tôi xin chọn đề tài nghiên cứu: “Công tác văn phòng tại Uỷ
ban nhân dân huyện Vụ Bản”nhằm có thêm những kiến thức bổ ích cho bản thân mình
khi học chuyên ngành quản trị văn phòng.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài


2.1. Đối tượng nghiên cứu
Tìm hiểu về các hoạt động về công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản
2.2. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Không gian: đề tài nghiên cứu trong phạm vi của UBND huyện Vụ Bản.
Thời gian: nghiên cứu trong năm 2015.
3. Phương pháp nghiên cứu
3.1 Phương pháp thu thập thông tin
Trong bài nghiên cứu này, đây là phương pháp được dùng chủ yếu để thực hiện. Với
phương pháp này thu thập các thông tin qua các tài liệu, báo cáo về hoạt động UBND
huyện trong các tháng, quý, năm. Thông qua internet để thu thập những thông tin có

liên quan đến tổ chức, hoạt động của Văn phòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong
bài nghiên cứu.
3.2 Phương pháp phân tích tổng hợp
Từ những thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý qua đó thu thập
được kết quả nghiên cứu.
4. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài này đã được rất nhiều các anh, chị khóa trên ở trong và ngoài trường
nghiên cứu thực hiện nhằm tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại các công ty ở
Việt Nam hiện nay. Các đề tài nghiên cứu như: “ Công tác văn phòng tại UBND xã
Ngòi A” của sinh viên Hoàng Minh Trưởng, đề tài “Cơ cấu tổ chức và hoạt động của
UBND thị xã Phước Long” của sinh viên Lê Quang Trường...
Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác văn phòng
nói chung trong các đề tài và dựa trên tình hình thực tiễn của UBND huyện Vụ Bản để
hoàn thành đề tài này.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu tìm hiểu về tầm quan trọng của công tác văn phòng tại UBND huyện
Vụ Bản.


Khảo sát tình hình công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản.
Trình bày đánh giá thực trạng và tình hình công tác văn phòng tại UBND huyện
Vụ Bản, đồng thời đưa ra những giải pháp giúp cho công tác văn phòng hoạt động đạt
hiệu quả cao hơn.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đưa ra các giải pháp:
- Đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào trong Công tác văn thư như
quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý dữ liệu.
- Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ văn thư.
- Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công tác văn thư như
máy Fax, tủ tài liệu để hồ sơ,…

- Các bài trí trong phòng hợp lý.
Thì sẽ đạt hiệu quả như:
+ Xử lý công việc một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao.
+ Tránh mất mát và hư hỏng tài liệu.
+ Giải quyết công việc một cách khoa học.
7. Đóng góp của đề tài
Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu và tham khảo
trong công tác văn phòng nói chung và ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản nói riêng.
Góp phần chuẩn hóa, nâng cao cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác văn phòng
tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu.
Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào trong
thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản.
8. Cấu trúc của đề tài


Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài có cấu trúc
chia làm 3 chương:
- Chương 1: Những lý luận chung về công tác văn phòng và khái quát
vềUBNDhuyện Vụ Bản.
- Chương 2: Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của
UBND huyện Vụ Bản.
- Chương 3: Nhận xét, đánh giá và những khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác
văn phòng của UBND huyện Vụ Bản.


Chương 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN

1.1 Những lý luận chung về công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức, người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò
quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức
năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác
lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên
tục và có hiệu quả.
Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm văn phòng:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ví dụ như “Văn phòng
giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”.
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà
mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Chẳng hạn như “Văn
phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong công tác cơ quan Nhà nước,
trong các xí nghiệp. Như vậy văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các
loại công văn giấy tờ trong cơ quan.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Các khái niệm trên đưa ra đều có những khía cạnh đúng, nhưng nó chỉ phản ánh
được một phần nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để có thể đưa ra một định nghĩa chính
xác về văn phòng thì ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận
này trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các
yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết vị, con người... có trong văn
phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát văn phòng ở
7


trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin
phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Qua những khái niệm nêu trên và các khía cạnh khác nhau của văn phòng, chúng

ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý; là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vữ dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện
vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
1.1.2 Chức năng của văn phòng
Thông qua các khái niệm về văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những
chức năng cơ bản sau:
Thứ nhất, chức năng tham mưu: hoạt động của cơ quan phụ thuộc nhiều vào yếu
tố, trong đó có yếu tố chủ quan (người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định
mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những
ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tập
hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp những thông tin, phán
quyết kịp thời, đúng đắn.
Thứ hai, chức năng tổng hợp:từ tất cả những thông tin, kết quả thu thập được thì
văn phòng là nơi phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản
lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc,
trình tự nhất định. Chức năng tổng hợp có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay
thất bại của cơ quan đơn vị.
Thứ ba, chức năng hậu cần: hoạt động của văn phòng không thể thiếu các điều
kiện vật chất: nhà cửa, thiết bị... những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn
phòng phải cung cấp đầy đủ cho mọi lúc, mọi nơi.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng thì văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
8


- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng quý, năm của cơ quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình

hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực
hiện sự chỉ đạo của thủ trưởng.
- Thực hiện công tác Văn thư- lưu trữ, giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản
đi; quản lý và sử dụng con dấu, lưu trữ văn bản.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ
thuật phương tiện làm việc đảm bảo các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ
quan.
- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một
cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên toàn kiện bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,
từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
2.1 Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
2.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng cố quốc
phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Vụ Bản.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
9


2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
2.1.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến

khích phát triển nông nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp và khai thác, phát triển các ngành nghề đánh bắt và nuôi
trồng thủy sản và chế biến thủy sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi vừa
và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2.1.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp
Trong công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất
sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cở sở chế biến nông, lâm, thủy
sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
2.1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây
dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở
theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà
thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

10

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.1.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch
vụ, du lịch trên địa bàn.
2.1.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên
địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học,
trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn;
chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các
trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo
vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát
hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói,
giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.
2.1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên
tai, bão lụt;

11


Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn
chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
2.1.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế
hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân
tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành
nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân
huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và
các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của
người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.1.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự
án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;

quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo
hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính
sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.1.2.9 Trong việc thi hành pháp luật
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp
hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên
và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
12


Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích
hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức
tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn,
chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
2.1.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ
ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa

phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết
định.
3.1 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng cố quốc
phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Vụ Bản.
13


Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
( Phụ lục I)
 Trong Chương 1 đã trình bày về cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng và khái

quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản. Đây là cơ sở lý thuyết ban đầu để triển
khai tìm hiểu về tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng ở
Chương 2.

14


Chương 2
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN VỤ BẢN

2.1.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
2.1.1 Vị trí, chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện, có chức năng :
- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác tư pháp , nội vụ , chỉ đạo, hướng dẫn công tác tổ chức, nghiệp vụ
thanh tra đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn. Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn
về lĩnh vực lao động và chính trị xã hội trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt và
triển khai kế hoạch được duyệt.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục của địa phương,
sau khi trao đổi thống nhất với Phòng Kế hoạch - Kinh tế trình Ủy ban nhân dân
huyện duyệt; tổ chức triển khai, kiểm tra đôn đốc các cơ sở giáo dục, các xã thực hiện.
- Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật,
phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý,
hòa giải cơ sở và các công tác tư pháp khác.
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, quản lý đất và
nhà ở.
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng nhà ở và công sở, giao thông, bưu chính viễn thông.
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân huyện quản lý nhà nước về y tế ở địa phương
gồm: chăm sóc sức khoẻ và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh,
phục hồi chức năng, y dược học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người, mỹ
phẩm ảnh hưởng đến sức khoẻ con người, an toàn vệ sinh thực phẩm, trang thiết bị y tế,
quản lý các trạm y tế xã, thị trấn.

15


2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân, thu thập xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời
cho lãnh đạo.
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng,
quý cho lãnh đạo và chương trình công tác cho Uỷ ban nhân dân.
Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và các
hoạt động khác của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây dựng
quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.
Giúp Uỷ ban nhân dân thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản,
công tác văn thư lưu trữ.
Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát các đề án, dự án, các văn bản trước khi
trình Chủ tịch ký ban hành.
Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn vị chuẩn
bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi biên
bản các cuộc làm việc đó đồng thời là bộ phận thực hiện công việc sự vụ hàng ngày.
Giúp lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ, hành chính của cơ quan.
Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra, đề xuất và giải quyết các công việc hàng ngày
cho lãnh đạo bằng văn bản.
Đảm bảo đầy đủ cơ sở, vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt động
của cơ quan.
Tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng
của Đảng và Nhà nước, hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung thi đua khen
thưởng trên địa bàn xã, xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định
của pháp luật.
16


Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế

độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức của phòng theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện phân công.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Muốn cho văn phòng được hoạt động một cách có hiểu quả thì một đội ngũ cán
bộ nhiệt tình với công việc và có sự tổ chức, phân công công việc rõ ràng, chặt chẽ là
điều không thể thiếu. Chính vì thế, văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản đã xây
dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, mang tính độc lập cao nhưng vẫn có được mối liên
hệ trong công việc.
Sơ đồ tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
(Phụ lục II)
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản gồm có Chánh văn phòng, 02 Phó
chánh văn phòng và các bộ phận trực thuộc.
2.1.3.1 Chánh văn phòng
Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo,
điều hành mọi hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện
về kết quả hoạt động của đơn vị và trực tiếp phụ trách các hoạt động công tác tham
mưu, tổng hợp. Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Uỷ ban nhân dân,
Chánh văn phòng có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong văn phòng, có đủ
năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành.
- Chỉ đạo công tác văn phòng theo những kế hoạch đã lập chương trình công tác
của văn phòng Uỷ ban nhân dân.
- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình phục vụ cho việc chỉ đạo công
tác của Uỷ ban nhân dân. Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý
kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân đồng thời kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm
thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt được hiệu quả.
17

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất của
Uỷ ban nhân dân huyện.
- Xếp lịch công tác và lịch tiếp dân cho thường trực Hội đồng nhân dân, cho Chủ
tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên chuyên trách Uỷ ban nhân dân.
- Theo dõi tổng hợp và phối hợp cùng các phòng ban, liên quan để đề xuất kịp
thời với Uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh công tác tài chính.
2.1.3.2 Phó văn phòng Uỷ ban nhân dân
- Là người giúp việc cho Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về các lĩnh vực công tác được phân công.
- Trong phạm vi thẩm quyền được giao, Phó văn phòng làm việc trực tiếp với
Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân. Sau đó báo cáo với Chánh văn
phòng để chỉ đạo chung. Chủ động phối hợp với các ngành, địa phương trong việc
nghiên cứu và giải quyết những công việc thuộc phạm vi mình phụ trách.
- Được ký thay Chánh văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được
phân công.
- Được Chánh văn phòng ủy quyền cho một Phó văn phòng điều hành công việc
chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó văn phòng khi Chánh văn
phòng đi vắng.
2.1.3.3 Các bộ phận trực thuộc văn phòng UBND huyện Vụ Bản
* Bộ phận tham mưu - tổng hợp
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân lãnh đạo văn phòng
thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động
của các cấp, các ngành được phân công theo dõi nhằm phản ánh, báo cáo kịp thời cho
lãnh đạo, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân.

18


Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý nhà

nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Uỷ ban nhân dân
việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời.
Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản lý nhà nước, tổ chức tốt
công tác tiếp nhận và lưu trữ thông tin một cách khoa học. Soạn thảo, biên tập thành
thạo các văn bản quản lý nhà nước.
Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình, số liệu thuộc
lĩnh vực mình phụ trách.
Chuyên viên văn phòng do lãnh đạo văn phòng phụ trách phân công làm việc
trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân về lĩnh vực công tác
được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân chuyên viên phải báo cáo với lãnh đạo văn phòng về công việc đang thực
hiện hoặc sau khi kết thúc công việc để theo dõi tổng hợp chung.
* Bộ phận kế toán tài vụ:
Kế toán có trách nhiệm lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của Uỷ ban nhân
dân, các phòng, ban, ngành thuộc quỹ tiền lương văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện.
Hướng dẫn các đơn vị làm thủ tục hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định hiện
hành của Nhà nước. Giúp cho Chánh văn phòng trong việc thanh quyết toán tài chính
khi thực hiện dự án việc mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị.
* Bộ phận văn thư – lưu trữ
- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ:
Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác,
nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự điều hành của Thường trực Hội đồng nhân
dân - Ủy ban nhân dân và Văn phòng.
Là bộ phận kiểm tra cuối cùng các văn bản đi trước khi ban hành, phát hiện
nhanh các sai sót cơ bản về lỗi chính tả, thừa thiếu từ ngữ để báo cáo lãnh đạo văn
phòng chỉnh sửa kịp thời.
19


Quản lý và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà

nước và cơ quan.
Đánh máy, in ấn ban hành tài liệu đảm bảo đúng thể thức văn bản theo quy định
chung, văn bản phải in ấn rõ ràng và đẹp.
Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ
và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định chung.
Thực hiện công tác lưu trữ văn bản, tài liệu đầy đủ, đúng quy định của Nhà
nước, công tác lưu trữ tài liệu phải thật khoa học để dễ cập nhật, dễ tìm khi Thường
trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân lãnh đạo văn phòng yêu cầu.
- Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ:
Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại. Lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ các
loại tài liệu của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo an toàn.
Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ
thống kê và máy tính.
2.2 Tổ chức công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
2.2.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần
Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng tham mưu cho
lãnh đạo về những mảng: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà
nước; Cải cách hành chính, chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức, xã, phường, thị trấn; Hội, tổ chức phi
Chính phủ; Văn thư lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua- khen thưởng.
Về tổng hợp thì văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng
như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý
của Uỷ ban nhân dân thuộc phạm vi phòng phụ trách để cung cấp, tham mưu cho lãnh
đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạt động của
phòng. Chức năng này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và cũng qua chức năng này vai
trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn. Chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp
20

luôn đi liền hỗ trợ nhau. Hoạt động tổng hợp là cơ sở để thực hiện hoạt động tham
mưu. Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện
chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Văn phòng giúp cho Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản giải quyết kịp thời, đầy đủ
chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã; Triển khai thực
hiện tốt công tác cải cách hành chính, công tác Văn thư - Lưu trữ, công tác thanh niên;
Quản lý tốt hoạt động tôn giáo, hoạt động của Hội, quần chúng trên địa bàn huyện.
Ngoài thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng Uỷ ban
nhân dân còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua các công việc như: Tổ
chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc của phòng; Tổ chức thực hiện
công tác vệ sinh, môi trường làm việc của phòng; Đảm bảo công tác giao tiếp, đối nội,
đối ngoại và quản lý tài khoản riêng của phòng.
2.2.2 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của
cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan có những
cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp
giao ban... được phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích
tính chủ động sáng tạo trong công việc, đồng thời phát huy nền dân chủ xã hội chủ
nghĩa góp phần nâng cao năng xuất hiệu quả trong công việc.
Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều những
công việc như: Lập kế hoạch, tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu, văn bản, địa điểm, thời
gian, kinh phí, cơ sở vật chất...khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một số việc như: Đón
tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, triển khai hội nghị, ghi biên bản...cuối
cùng là bế mạc hội nghị.
(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản – phụ
lục III)
2.3 Công tác văn thư
2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
21

2.3.1.1 Trình ký văn bản
Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư. Văn bản sau khi được in
thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo thẩm quyền
trước khi ban hành.
Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ
về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, có thể do cán
bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:
+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình
văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và thể thức.
+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (như các văn bản quy
phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn...) thì phải có các văn bản liên quan kèm
theo khi trình ký.
2.3.1.2 Đóng dấu văn bản
Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây cán bộ
văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữa toàn bộ văn
bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn thư tiến hành ghi số và
ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt đầu từ số 01 của
ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng ngày làm thủ tục ban
hành văn bản.
* Việc đóng dấu văn bản:
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấu
lên văn bản.
Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thực của
văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữ ký.
Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản có
trách nhiệm bảo quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của Ủy ban nhân dân huyện,
22

dấu của Văn phòng, dấu của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, các dấu chức
danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hỏa tốc và một số loại dấu khác theo quy
định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóng dấu
cho chính xác.
2.3.1.3 Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được văn thư tiến hành bằng cách đăng ký theo tên
loại, mỗi loại văn bản có một sổ riêng:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Kế hoạch;
Sổ đăng ký Giấy mời;
Sổ đăng ký Công văn.
2.3.1.4 Chuyển giao văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanh
chóng và chính trong ngày sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn thư
xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài Uỷ ban nhân dân
huyện thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện thì văn thư chuyển tay.
Tùy theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích thước bì
phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết lên bì và địa chỉ
nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu chỉ
mức độ “Mật”, “Khẩn” ở dưới số trên bì.
23

2.3.1.5 Lập tập lưu văn bản
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho các văn bản
mà Uỷ ban nhân dân huyện phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng cho từng
loại văn bản.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngày
tháng, được viết mục lục văn bản và chứng từ kêt thúc đầy đủ.
2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
2.3.2.1 Tiếp nhận văn bản
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong quy trình
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có trách
nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi
cho cơ quan mình hay không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và
đóng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản đến cho mình để báo là cơ quan
mình đã nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên gửi
xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác như: đơn, thư, khiếu nại, tố cáo,
giấy mời...tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
Sau khi tiếp nhận văn bản thì cán bộ văn thư có trách nhiệm đóng dấu đến và ghi
số , ngày tháng đến cho văn bản. Số đến và ngày đến ghi trên dấu bắt đầu từ số 01 của
ngày đầu năm cho đến hết. Đánh số liên tục bằng chữ số Ả rập.
2.3.2.2 Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 số khác nhau:
- Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của Uỷ ban nhân
dân Tỉnh, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Tỉnh.
- Sổ đăng ký công văn đến huyện: gồm văn bản của các cơ quan và các xã trên
địa bàn huyện.

24


-Sổ đăng ký công văn đến đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơ quan
khác không thuộc địa bàn huyện
2.3.2.3 Trình ký văn bản đến
Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủ trưởng
hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý. Đối với văn bản quan trọng thì
chuyển ngay cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn
bản và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải
quyết. Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến các
đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến.
2.3.2.4 Sao văn bản
Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội bộ Uỷ
ban hoặc Văn phòng, việc sao cho văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy.
Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửi cho
đơn vị ngoài Uỷ ban nhân dân thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục,
sao y bản chính. Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hình thức
sao y bản chính.
2.3.2.5 Chuyển giao văn bản đến
Dựa vào ý kiến của cấp trên mà cán bộ văn thư tiến hành việc chuyển giao văn
bản đến cá nhân, đơn vị nhận văn bản. Việc chuyển giao văn bản đươc diễn ra nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo cho thời gian giải quyết văn bản.
2.3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.3.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc
*Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân huyện và thực tế công việc
được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên
bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình
sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

*Thu thập văn bản vào hồ sơ
25