Quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND xã hạ mỗ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................1
KHẢO SÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ...................................1
CỦA UBND XÃ HẠ MỖ....................................................................................1
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ..................................1
1.1. Vị trí địa lý................................................................................................................................1
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ...........................................................1
1.2.1. Chức năng của UBND xã Hạ Mỗ............................................................................................1
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ............................................................................2
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ........................................................................................5
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng ở UBND xã Hạ
Mỗ..................................................................................................................................................6
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng......................................................................................6
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Văn phòng.......................................................................6
2.1.1.1. Chức năng..........................................................................................................................6
2.1.1.2. Nhiệm vụ............................................................................................................................7
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ................................................................8
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong
phòng..............................................................................................................................................9
2.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ.........................................................9
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND xã Hạ Mỗ về công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan................................................................................................................................................9
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác........................................................10
2.2.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ................................10
2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ....11
2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND Hạ Mỗ................................12

2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở UBND xã Hạ Mỗ................12
2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..........................................................14
2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến..............................................14
2.2.4.1.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi.......................................................................14

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4.1.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến...................................................................14
2.2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành ở UBND xã Hạ Mỗ.........................................................17
2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hạ Mỗ...................................................................17
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ..................17
3.1 Khảo sát và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng...................17
3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cho một phòng làm việc của văn phòng hiện
đại và đề xuất văn phòng tối ưu( phụ lục 2).................................................................................18
3.3 Khảo sát và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng.............18

Phần II ...............................................................................................................19
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP - QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................19
TẠI UBND XÃ HẠ MỖ....................................................................................19
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................20
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................21
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT............................................................................22
LỜI MỞ ĐẨU....................................................................................................23

1. Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài).............................................................................23
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................................................23
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài............................................24
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................24
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng...............................24
6. Giả thuyết khoa học..................................................................................................................24
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................................................24
8. Cấu trúc của đề tài....................................................................................................................25

Chương 1............................................................................................................26
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ.......................26
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác văn thư..........................................................26
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư.................................................................................................26
1.1.2. Vai trò của công tác văn thư...............................................................................................26
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư..............................................................................................26
1.1.4. Nội dung của công tác văn thư...........................................................................................27
1.2. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác lưu trữ...........................................................27

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ.............................................................................................27
1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ...................................................................................28
1.2.3. Nội dung công tác lưu trữ...................................................................................................29

1.3. Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ..........................................................................30

Chương 2............................................................................................................31
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ.................31
TẠI UBND XÃ HẠ MỖ...................................................................................31
2.1. Công tác văn thư....................................................................................................................31
2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư ......................................................................................31
2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................................32
2.1.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản........................................................................................32
2.1.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản............................................................................................32
2.1.2.3. Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản..............................................................................33
2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản ............................................................................................33
2.1.3.1. Quản lý văn bản đi...........................................................................................................33
2.1.3.2. Quản lý văn bản đến........................................................................................................34
2.1.3.3. Lập Hồ sơ hiện hành, lưu và nộp vào lưu trữ cơ quan.....................................................35
2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu ...............................................................................................36
2.1.4.1. Quản lý con dấu...............................................................................................................36
2.1.4.2. Sử dụng............................................................................................................................36
2.1.4.3. Bảo quản con dấu............................................................................................................36
2.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................36
2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan...............................................................36
2.2.2. Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ UBND xã Hạ Mỗ.......................................37
2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.......................................................................37

Chương 3............................................................................................................39
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC .....................................39
QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ.................................................................39
3.1. Nhận xét ................................................................................................................................39
3.1.1. Ưu điểm .............................................................................................................................39

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2. Hạn chế ..............................................................................................................................39
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn thư – lưu trữ......................................................39

KẾT LUẬN........................................................................................................41
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................42
Phần III: PHỤ LỤC..........................................................................................43

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ HẠ MỖ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ
1.1. Vị trí địa lý

Hạ Mỗ là 1 đơn vị hành chính trong 15 xã, 01 thị trấn (thị trấn Phùng) của
huyện Đan phượng, xã có 02 làng lớn với 10 cụm dân cư.
UBND xã Hạ Mỗ có trụ sở đặt tại cụm 7 xã Hạ mỗ, huyện Đan phượng,
Thành phố Hà Nội.
Xã nằm ở phía Đông Bắc của huyện Đan phượng cách Trung tâm thành phố
Hà Nội khoảng 20km theo quốc lộ 32.
Địa giới hành chính của xã Hạ Mỗ như sau:
Phía Bắc và phía Đông giáp xã Trung Châu, Hồng Hà, Liên Hồng, Liên Hà,
Liên Trung.
Phía Tây giáp xã Tân Lập, Tân Hội.
Phía Nam giáp xã Phương Đình.
Với vị trí địa lý thuận lợi và quỹ đất cho phép, Hạ mỗ đã và đang thu hút
được sự quan tâm của các nhà đầu tư lớn trong và ngoài nước. Từ đó, tạo tiền đề
thúc đẩy kinh tế, văn hóa, xã hội của xã.
Trên địa bàn xã hiện nay đã có trên 50 doanh nghiệp lớn nhỏ và trong thời
gian tới sẽ có thêm nhiều dự án đầu tư. Vì thế, đây chính là một thế mạnh của Hạ
Mỗ để thúc đẩy phát triển kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động
của xã.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân xã Hạ Mỗ từ trước đến nay luôn kế
thừa và phát huy truyền thống yêu nước, hăng hái thi đua lao động sản xuất nhằm
cải thiện cuộc sống của người dân và tạo bước chuyển biến to lớn trong nền kinh
tế của xã. Đồng thời, nhân dân xã Hạ mỗ cũng luôn một lòng tin yêu nước, học
tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, không ngừng phấn đấu để đưa
Hạ Mỗ ngày một phát triển góp phần vào công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ
1.2.1. Chức năng của UBND xã Hạ Mỗ
UBND xã Hạ Mỗ do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu ra, là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật pháp và các văn bản

Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp, nhằm đảm

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

1

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bảo thực hiện chủ trương phát triển kinh tế xã hội và thực hiện chủ trương chính
sách trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần chỉ
đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương cho tới
địa phương.
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hạ Mỗ
Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã đã được quy định rõ tại Luật tổ chức
HĐND và UBND các cấp năm 2003. Cụ thể như sau:
* Trong lĩnh vực Kinh tế, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND Huyện phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước ở địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân
sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài

chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại để phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp, Thủy lợi và Tiểu
thủ công nghiệp:
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

2

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt,
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề.
* Trong lĩnh vực Xây dựng, Giao thông vận tải:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Xã hội, Văn hóa và Thể dục thể thao:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường tiểu
học, trường trung học cơ sở ở địa phương;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

3

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
* Trong lĩnh vực Quốc phòng, An ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,
sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc,
chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương
theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Ngoài các nhiệm vụ quyền hạn trên UBND xã còn thực hiện các nhiệm vụ
quyền hạn sau:
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã về việc bảo đảm thực hiện
thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp
sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự, vệ sinh sạch
sẽ làng xóm, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan làng xóm; quản lý dân cư
trên địa bàn;

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

4

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật;
Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn xã theo phân cấp; ngăn
chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của
pháp luật;
Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã; lập biên
bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép,
trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem
xét, quyết định.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hạ Mỗ
UBND xã Hạ mỗ có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định. Gồm lãnh đạo
UBND và 07 phòng, ban chuyên môn:
* Lãnh đạo UBND xã gồm:
01 Chủ tịch: Chịu trách nhiệm trước UBND xã, huyện, thành phố. Chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn của Chủ tịch được quy định theo Luật Tổ chức HĐND
& UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 do Chính phủ ban hành. Cụ thể như: Chủ
tịch xã lãnh đạo mọi mặt công tác của Ủy ban, các phòng ban chuyên môn trực
thuộc, các thành viên của Ủy ban hay trực tiếp điều hành trên các lĩnh vực: an
ninh, quốc phòng, tổ chức, thanh tra, tư pháp… Văn phòng HĐND & UBND
hàng năm.
02 Phó Chủ tịch:
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế tổng hợp;
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn xã và Nông lâm.

Các Phó Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ do Chủ tịch xã phân công hoặc được
Chủ tịch ủy nhiệm giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch.
Hàng tuần báo cáo kết quả công tác với Chủ tịch, những công việc phức tạp,
đột xuất thì cần xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch để giải quyết.
* Các phòng, ban chuyên môn gồm:
- Văn phòng
- Phòng Tài chính - Kế toán
- Phòng Địa chính - Xây dựng – Nông nghiệp – Tài nguyên & Môi trường
- Phòng Văn hóa xã hội
- Phòng Tư pháp - Hộ tịch
- Ban Công an
- Ban Chỉ huy quân sự
Tổng số cán bộ, nhân viên của UBND xã Hạ mỗ gần khoảng hơn 50 cán bộ,
nhân viên. Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên UBND xã Hạ Mỗ đều có trình
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

5

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

độ chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành, có tinh thần hăng
hái, nhiệt tình trong công tác, nhiệm vụ được phân công.
Chủ tịch UBND xã

Phó Chủ tịch phụ trách

Văn hóa - Xã hội
Công
chức
Văn
phòng
-Thống
kê

Công
chức
Văn
hóa Xã hội

Công
chức
Địa
chính Xây
dựng

Phó Chủ tịch phụ trách
Kinh tế - Xã hội
Công
chức
Kế
toán
ngân
sách

Ban
Công

an

Công
chức
Tư
pháp –
Hộ tịch

Ban
Chỉ
huy
Quân
sự

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Hạ Mỗ
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng ở UBND xã Hạ Mỗ
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Văn phòng
2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổng hợp
và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành mọi
mặt công tác của Thường trực UBND xã; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,
biên chế và công tác của UBND xã; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND huyện.
Chức năng tham mưu: Tư vấn cho lãnh đạo ban hành quyết định và các văn
bản khác một cách hiệu quả, đưa ra các phương án khác nhau để lãnh đạo chọn
lựa phương án tối ưu nhất. Văn phòng phải tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt
động quản lý hành chính, xây dựng kế hoạch công tác.
Chức năng tổng hợp: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo,

lập chương trình kế hoạch, tiếp khách, đón khách giúp Thủ trưởng cơ quan.
Chức năng hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức.

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

6

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngoài ra, Văn phòng còn có chức năng quản lý văn bản, tiếp đón khách,
theo dõi phong trào thi đua khen thưởng, hướng dẫn kiểm tra hoạt động tôn giáo
và quản lý công tác một cửa của cơ quan.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp,
các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp UBND xã ban hành các Nghị quyết,
Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, an ninh – quốc
phòng của xã theo quy định hiện hành
Xây dựng chương trình làm việc của UBND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND xã; giúp UBND xã giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND,
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, giúp UBND xã quản lý theo dõi,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các chương trình
đó; giúp UBND tổ chức các kỳ họp, các kỳ sinh hoạt và các phiên họp;
Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND xã chuẩn bị báo
cáo kết quả về hoạt động của UBND, biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị

quyết các kỳ họp UBND, các cuộc họp và làm việc của UBND và Chủ tịch
UBND xã; tổ chức soạn thảo các đề án do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã trực
tiếp giao;
Giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thi đua
khen thưởng, dân tộc, lưu trữ…;
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trong việc
chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp
dụng pháp luật, các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và
các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức văn bản;
về tư liệu…đáp ứng với yêu cầu của UBND xã;
Thẩm tra đề án các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trình cấp có thẩm
quyền quyết định;
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã chuẩn bị các
chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND xã xem xét, quyết định
hoặc trình UBND xã, Đảng ủy thông qua;
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên, kịp
thời, chính xác phục vụ cho công tác của Đảng ủy, Thường trực HĐND và sự
chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND xã;
Kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện và giải quyết công việc đúng thời
hạn, tiến độ mà UBND giao;
Giúp UBND xã thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên UBND huyện và các
cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng quy định;
Phối hợp với các cụm dân cư tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri của Đoàn Đại
biểu HĐND huyện, Tổ đại biểu HĐND xã chuẩn bị cho kỳ họp; tổng hợp ý kiến
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

7

Lớp: ĐHLT QTVT K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan
được UBND xã giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà Đoàn
Đại biểu HĐND xã chuyển đến;
Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã chỉ
đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp theo quy định
của pháp luật;
Phối hợp với Văn phòng Đảng ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ chức
mối quan hệ làm việc giữa UBND xã với Đảng ủy, HĐND và Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc xã;
Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa UBND, Chủ tịch UBND xã
với Thường trực HĐND, các Ban HĐND xã Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
và các đoàn thể nhân dân xã; phục vụ cho hoạt động của UBND xã trong việc tổ
chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân
theo quy định của pháp luật;
Tham mưu và giúp UBND xã tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết của
HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND huyện và xã cho các ngành,
các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị đó;
Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của UBND và kịp thời tổng
hợp và ban hành thông báo nội dung các kỳ họp, phiên họp của UBND xã;
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, đảm bảo đúng quy
định hiện hành của pháp luật;
Tổ chức, quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ của UBND, kiểm tra
các phòng ban chuyên môn thuộc UBND xã về công tác văn thư, lưu trữ và
nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của nhà nước;

Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho UBND để làm việc có hiệu quả;
Quản lý tổ chức, biên chế CBCC, ngân sách, tài sản được giao theo quy
định của nhà nước;
Xây dựng chương trình công tác và báo cáo thực hiện chương trình công
tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch
công tác tuần của UBND.
Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc
họp của lãnh đạo cơ quan. Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị.
Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của cơ quan với các cơ quan khác và
với nhân dân;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân
công của Chủ tịch UBND xã.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

8

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lãnh đạo Văn phòng là chủ tịch UBND: Chủ tịch UBND là người đứng
đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn phòng nên cơ cấu tổ chức của
Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ có 03 người:01 cán bộ văn phòng được biên chế,

02 cán bộ bán chuyên trách.
+ 01 người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc; thống
kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ
đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo
cáo gửi cấp trên; quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo thống kê, theo dõi biến đọng số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã.
+ 02 người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức
tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND hoặc cấp
có thẩm quyền giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp
HĐND, cho công việc của UBND; giúp HĐND và UBND thực hiện công tác
bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được
giao; công tác thi đua khen thưởng”.
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị
trí công việc trong phòng.
Công tác tổ chức của văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ và
nghiêm túc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Đi làm đúng giờ theo quy định của pháp lệnh cán bộ công chức và
luật lao động (ngày làm 08 tiếng) vào các ngày lễ tết, thứ bảy, chủ nhật được
nghỉ.
* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng ( phụ lục 1)
2.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND xã Hạ Mỗ về công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn
tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

9

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;
- Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;
- Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2016 của Quốc hội khóa
XIII quy định về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Luật số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội khóa
XIII về Luật tổ chức chính quyền địa phương.
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác
- Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến các loại công văn,
giấy tờ bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản.
Văn thư tại xã Hạ Mỗ do cán bộ văn phòng quản lý được tổ chức theo mô
hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương tiện phục vụ
công tác văn thư được trang bị như : Tủ tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để

đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khác
phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản. Đảm bảo
duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học.
*Ưu điểm :
- Công tác văn thư ở xã Hạ Mỗ được tổ chức theo mô hình tập trung. Chính
vì thế nó giúp giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất
công tác. Việc tìm kiếm văn bản, giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm
kiếm sẽ mất ít thời gian.
-Có các trang thiết bị đầy đủ nên thuận lợi trong việc lưu trữ tài liệu.
*Nhược điểm :
- Do quản lý theo mô hình tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn
thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau
khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết
công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian, tiến độ dễ dẫn đến sai sót,
nhầm lẫn trong công việc.
- Cơ quan không có kho lưu trữ vì vậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan không được quy định.
2.2.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ
Văn bản là phương tiện giao tiếp mà các cá nhân, tổ chức, cơ quan dùng để
truyền đạt ý trí, nguyện vọng cá nhân, tổ chức, cơ quan nhằm dạt đến mục đích
thông báo điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành
vi nhất định của người viết bằng ngôn ngữ trên giấy.
- Văn bản của UBBND xã Hạ Mỗ soạn thảo dựa trên các văn bản sau:
+ Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2016 của Quốc hội khóa
XIII quy định về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

10

Lớp: ĐHLT QTVT K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư.
2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý ở UBND xã Hạ Mỗ
- UBND xã Hạ Mỗ có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quy
định, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…
Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM) UBND ký các văn bản của UBND.
Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch thay mặt UBND, ký thay (KT) những
văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
Cán bộ văn phòng có thẩm quyền được phép ký một số giấy tờ, giấy mời,
giấy đi đường.
*Ưu điểm:
- Nhìn chung việc ban hành văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ là đúng thẩm
quyền. Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản
giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo sai quy định. Đồng thời tạo
thuân lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân
liên quan đến văn bản.
- Lãnh đạo UBND xã Hạ Mỗ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát
huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo.
*Nhược điểm:
- Tuy quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản nhưng quy

định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm
lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản.
- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn
đến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa chuẩn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

11

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở UBND Hạ Mỗ
- Việc sọan thảo văn bản ở UBND xã Hạ Mỗ dựa theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
*Ưu điểm:
- Nhìn chung các văn bản của UBND xã Hạ Mỗ được ban hành ra đều đảm
bảo đúng các thành phần với thể thức và kỹ thuật trình bày theo thông tư quy định.
- Các văn bản do Văn phòng chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành đã
thực hiện tốt các công việc như:
+ Nội dung của các văn bản đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp
với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
+ Câu văn trong văn bản thể hiện được văn phong hành chính, phù hợp với
trình độ dân trí.
+ Thu thập và xử lý tốt các thông tin có liên quan.

*Nhược điểm:
- Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bản
còn chậm, mất thời gian.
2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở
UBND xã Hạ Mỗ
Mô tả Quy trình thực hiện:
- Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì
Chủ tịch UBND xã sẽ chỉ định cho một phòng/cá nhân phối hợp phòng liên quan
soạn thảo; hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản
thì phòng tiến hành rà soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên
quan đến các vấn đề cần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời
xem xét lại các quy định trước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại
phòng cần cải tiến hoặc quy định mới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng
vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, khả thi. Người trực tiếp được phân
công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra
hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
- Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên
quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự
thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu
(quy định, quy chế, thông báo, quy trình,...) và bố cục, cách hành văn, hình thức
phải phù hợp với nội dung văn bản.
Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo soát xét, điều chỉnh nội
dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến.
Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo xét, điều chỉnh nội dung, hình
thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo chuyển các
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

12

Lớp: ĐHLT QTVT K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng ban liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngày chuyển
trả lời góp ý).
- Bước 3: Lãnh đạo phòng ban được chuyển góp ý phải phân công người
nghiên cứu, góp ý toàn bộ nội dung văn bản cần góp ý; trong đó chú trọng các
nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách. Các nội dung góp ý phải
cụ thể (sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ), nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn
của cụm từ, đoạn văn cho đúng hơn. Trường hợp phát hiện được những bất cập
mà không thuộc phạm vi chuyên môn của phòng thì gợi ý cụ thể để phòng soạn
thảo tham khảo ý kiến của phòng chuyên môn hoặc nghiên cứu chỉnh sửa lại cho
phù hợp. Trường hợp phòng thống nhất với dự thảo thì phải xác nhận thống nhất
với dự thảo vào phiếu chuyển và chuyển trả phòng dự thảo đúng ngày quy định.
Lưu ý: Cán bộ soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn của các ban
có liên quan đến nội dung dự thảo. Sau khi Chủ tịch UBND ký ban hành đưa
vào áp dụng, nếu văn bản quản lý vướng mắc, sai quy định thì người soạn thảo
và lãnh đạo ban đó chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Chủ tịch.
+ Sau khi tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý của các phòng (kể cả không góp ý),
phòng soạn thảo phải thống kê thông tin góp ý, nếu một nội dung có từ 02 ý kiến
trở lên góp ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào
dự thảo.
+ Đối với các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách mà phòng soạn thảo
không đưa vào dự thảo thì phải chú thích cụ thể lý do không đưa vào dự thảo
trong Bảng thống kê thông tin góp ý.
- Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn bản quản lý theo ý
kiến góp ý, phòng dự thảo chuyển bảng dự thảo và Bảng thống kê thông tin góp

ý về Văn phòng để xét lần cuối, tham mưu Chủ tịch UBND ban hành.
Đối với văn bản thông thường: lãnh đạo xét nội dung, thể thức văn bản
(nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực). Nếu cần phải
hoàn chỉnh lại chuyển trả bước 1, nếu đồng ý dự thảo ký tắt
Đối với văn bản quản lý: Văn phòng nhận được dự thảo trình ký của phòng dự
thảo phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp ý, soát
xét bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp
(bố cục, hình thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi mà phòng dự thảo chưa
đưa vào dự thảo) thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa
lần cuối cùng trước khi trình ký (trả về bước 3). Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì
tham mưu Chủ tịch quyết định ban hành hoặc phê duyệt.
- Bước 5: Chủ tịch, Phó Chủ tịch căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem
xét, ký ban hành hoặc phê duyệt văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

13

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại ban dự thảo chỉnh
sửa cho phù hợp và trình ký lại.
- Bước 6: Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc cán bộ văn phòng phê duyệt
văn bản và cho phép ban hành thì: Văn phòng thông báo cho nhân viên Văn thư
biết để đăng ký văn bản.
- Bước 7: Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số

lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có) .
- Bước 8: Văn bản các phòng căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ,
văn bản và phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận đều phải được ký
nhận vào sổ). Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi.
2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến.
2.2.4.1.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi
Đơn vị/ cá
Trình tự
nhân thực hiện
thực hiện
Cán bộ phụ Vào sổ, lấy
trách văn thư
số, nhân bản ,
đóng dấu phát
hành

Nội dung
- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản
+ Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01
năm, bắt đầu từ số 01
+ Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày
nào thì ghi ngày ấy
- Nhân bản: Căn cứ vào nơi nhận để nhân đủ số
lượng bản
- Đóng dấu
- Vào sổ/máy tính đăng ký văn bản đi

- Cán bộ phụ
trách văn thư

- Cán bộ xử lý
văn bản
- Cán bộ phụ
trách văn thư
- Cán bộ xử lý
văn bản

Chuyển phát - Cán bộ văn thư và cán bộ xử lý văn bản có
văn bản
trách nhiệm phối hợp thực hiện việc chuyển
phát văn bản, quyết định và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
Lưu văn bản - Cán bộ văn thư lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ
đi
của UBND xã , 01 bản chính lưu tại hồ sơ cá
nhân.
- Cán bộ xử lý văn bản lưu 01 bản chính vào hồ
sơ hiện hành để theo dõi và báo cáo.
2.2.4.1.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

14

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đơn vị/cá
nhân thực

hiện

Cán bộ phụ
trách văn thư

Cán bộ phụ
trách văn thư

Cán bộ phụ
trách văn thư

Cán bộ phụ
trách văn thư

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trình tự thực
hiện

Nội dung

-Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ Văn thư có nhiệm
Tiếp nhận văn vụ xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có
bản đến từ bưu gửi cho Trung tâm không, có còn nguyên vẹn không.
điện hoặc gửi Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi. Nếu bị
trực tiếp bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người
chuyển giao văn bản
- Sau khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư căn cứ
vào “Nơi nhận” của văn bản để phân thành 2 loại chủ
yếu:

Phân loại văn + Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi
bản đến cho UBND Xã.Đối với loại phải đăng ký thì tiếp tục
quy trình tiếp theo
- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng,
sách báo, tạp chí, bản tin…thì cán bộ văn thư có trách
nhiệm gửi đến cho người nhận ghi trên địa chỉ
- Khi bóc bì không được làm rách , mất phần số, ký
hiệu đã đựơc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất
dấu bưu điện trên phong bì.
- Đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài
Bóc bì văn bản
phong bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản. Phát hiện sai
đến
sót gửi lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.
- Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản với
ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn thư tố
giác, khiếu nại phải giữ lại phong bì
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến vào phiếu xử
lý văn bản
- Đóng dấu + Số đến là số thứ tự của các văn bản đến UBND Xã
văn bản đến trong vòng 01 năm, bắt đấu từ số 01.
vào sổ văn bản + Ngày đến là ngày văn thư nhận được văn bản
-Đăng ký văn - Vào sổ đăng ký văn bản/máy tính
bản đến - Chuyển văn bản và phiếu xử lý văn bản đến cán bộ
văn phòng Hành chính, tổng hợp và truyền thông

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

15

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cán bộ văn Trình Chủ tịch - Ghi ý kiến phân phối văn bản đến đơn vị/cá nhân có
phòng tổng hợp phê duyệt trách nhiệm giải quyết
- Xem xét và
phê duyệt ý - Ký phê duyệt ý kiến phân phối lên phiếu xử lý văn
Chủ tịch
kiến phân bản đến
phối, giải
quyết văn bản
- Nhân viên văn thư tiếp tục vào máy/sổ đăng ký văn
bản đến ý kiến phân luồng và ý kiến chỉ đạo giải quyết
khác của lãnh đạo (nếu có), sau đó tiến hành sao chụp
để gửi cho các đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết. Văn
bản khi chuyển giao phải đảm bảo chuyển giao đúng,
trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết
ngay trong ngày qua mạng internet hoặc theo đường
công văn thông thường (có ký nhận vào sổ chuyển giao
- Phân phối và
Cán bộ phụ
văn bản), không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận
chuyển giao
trách văn thư
thay. Bản chính được lưu tại văn thư hoặc giao cho đơn
văn bản đến

vị, cá nhân có trách nhiệm chính, chủ chốt.
- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay
trong ngày đó. Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc
nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì
bộ phận văn thư có trách nhiệm sao văn bản ra làm
nhiều bản khác nhau rồi chuyển đến từng đơn vị, cá
nhân nhưng bản chính phải lưu hoặc giao cho đơn vị,
cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính
- Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi
trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn
vị đó trực tiếp giải quyết.
Đơn vị/cá nhân Tổ chức giải - Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản,
có trách nhiệm quyết văn bản phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết,
giải quyết văn
đến
xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những công việc liên
bản
quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn
trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc.
Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác khi
chưa có ý kiến của trưởng phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

16

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đơn vị/cá nhân

có trách nhiệm
- Chủ tịch
-Cán bộ văn
phòng
- Cán bộ phụ
trách văn thư

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giải quyết
- Theo quy trình Soạn thảo văn bản
văn bản đến
- Chủ tịch có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn
bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và
- Tổ chức Nhà nước.
kiểm tra, giải - cán bộ văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc phân
quyết văn bản phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
đến
-Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra tiến độ
giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận
văn bản.

2.2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành ở UBND xã Hạ Mỗ
*Ưu điểm:
Tài liệu của UBND cán bộ văn phòng phụ trách văn thư đã giữ lại và sắp
xếp theo danh mục hồ sơ để bảo quản tài liệu giúp công tác kiểm tra, tìm kiếm
khi cần thiết được nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, UBND xã Hạ Mỗ đã đầu
tư trang thiết bị và một phòng riêng để lưu trữ hồ sơ đảm bảo tính khoa học.
*Nhược điểm:
Trang thiết bị đầu tư cho công tác lập hồ sơ hiện hành còn chưa được hiện

đại và đẩy đủ
2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hạ Mỗ
- UBND xã Hạ Mỗ thực hiện việc tổ chức lưu trữ theo các văn bản hiện
hành như:
+ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ.
Về số lượng cán bộ lưu trữ: UBND xã Hạ Mỗ có 01 cán bộ văn phòng bán
chuyên trách phụ trách công tác lưu trữ.
Kho lưu trữ của UBND xã Hạ Mỗ có diện tích 25m2 với đẩy đủ các trang
thiết bị như: giá để đồ, hộp tài liệu, quạt trần. Tuy nhiên, kho lưu trữ của UBND
xã Hạ Mỗ vẫn còn chưa được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản chống mốc
và chống ẩm cho tài liệu.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ở
UBND xã Hạ Mỗ
3.1 Khảo sát và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

17

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trang thiết bị văn phòng gồm: 3 bàn ghế làm việc có tủ đựng đồ, 2 máy vi
tính được kết nối internet và mạng Lan, 2 máy in, có 3 tủ đựng hồ sơ để tiện cho
việc lưu trữ hồ sơ, 01 máy fax và 01 máy photocopy.
Nhìn chung, trang thiết bị của văn phòng được trang bị khá đầy đủ và hiện
đại giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, không bị ùn tắc, không ảnh
hưởng đến công việc của cơ quan và tiết kiệm được thời gian.
+ Có đầy đủ tủ đựng tài liệu được kê hợp lý với bàn ghế và trang thiết bị
trong phòng giúp cho việc bảo mật tài liệu.
3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị cho một phòng làm
việc của văn phòng hiện đại và đề xuất văn phòng tối ưu( phụ lục 2)
3.3 Khảo sát và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công
tác văn phòng.
- Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan
là phần mềm quản lý nhân sự và quản lý văn bản.
+ Phần mềm quản lý nhân sự giúp cho cán bộ văn phòng làm công tác
thống kê nắm rõ về số lượng cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ bán chuyên
trách đang làm việc ở UBND xã, nắm rõ về quá trình công tác, quá trình đảm
nhiệm chức vụ, các loại giấy khen, bằng khen nhận được trong quá trình công
tác, nắm rõ về hoàn cảnh bản thân và gia đình của cán bộ, công chức, cán bộ bán
chuyên trách, quá trình chuyển đổi công tác, tăng lương đều được lưu trữ trong
phần mềm quản lý nhân sự.
+ Phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc cập nhật văn bản được liên tục
và thuận lợi hơn trong quá trình tìm kiếm, trách làm thất thoát các văn bản đi
văn bản đến của cơ quan. Khi ứng ụng phần mềm quản lý văn bản giúp cho cán
bộ văn phòng có thể tìm kiếm được các văn bản khi cần thiết ngay khi không có
mặt ở cơ quan thông qua cổng thông tin điện tử.

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

18

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP - QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI UBND XÃ HẠ MỖ

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

19

Lớp: ĐHLT QTVT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Ông cha ta thường nói “ học phải đi đôi với hành” để phát triển toàn diện
con người không những phải thường xuyên trau dồi, tích lũy kiến thức, nâng cao
hiểu biết của mình mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm và những hiểu biết qua
quá trình hoạt động và thực tiễn làm việc của bản than. Do đó việc kết hợp giữa
lý thuyết với thực tế là điều vô cùng quan trọng.
Tám tuần thực tập (từ 04/7/2016 – 26/8/2016) tại UBND xã Hạ Mỗ với đề

tài “Quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND xã Hạ Mỗ ” không phải là thời
gian dài nhưng dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong bộ phận văn
phòng đặc biệt là chị Phạm Thị Huyền Trang, tôi đã học được rất nhiều điều bổ
ích, tích lũy được nhiều kinh nghiệm và nắm bắt được những khâu cơ bản của
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tôi có thể trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết
của nghiệp vụ quản lý công tác văn thư cho công việc sau này.
Để hoàn thành bản báo cáo thực tập đúng thời gian quy định, tôi còn nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô và cơ quan thực tập. Vì vậy, nhân dịp
này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất đối với Khoa, Nhà trường và
đặc biệt là Thầy Nguyễn Mạnh Cường cùng toàn thể các thầy, cô giáo đang
giảng dạy tại Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền
đạt cho tôi những kiến thức từ lý luận đến thực tiễn về công tác văn phòng một
cách cụ thể, chi tiết và rõ ràng nhất.đã tận tâm hướng tôi về các chuyên đề thực
tập. Tiếp đó tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú lãnh đạo UBND xã Hạ Mỗ
cùng các anh, chị đang công tác tại văn phòng UBND đã giúp tôi hoàn thành
chương trình thực tập của mình.
Trong thời gian thực tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã
có sự chuẩn bị từ trước song tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định do thời
gian tìm hiểu, nghiên cứu còn ít do vậy không tránh khỏi những thiếu sót là
điều chắc chắn. Những thiếu sót này tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm
giúp đỡ đóng góp những ý kiến quý báu của các cô, chú lãnh đạo UBND và các
anh, chị trong Văn phòng UBND xã Hạ Mỗ cùng các thầy cô để bài báo cáo
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

20

Lớp: ĐHLT QTVT K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài này là do tự bản thân thực hiện và không sao chép
các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình. Các
thông tin được sử dụng trong đề tài là có nguồn gốc rõ ràng tại UBND xã Hạ
Mỗ. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của đề tài.
Hạ Mỗ, ngày tháng 8 năm 2016
Tác giả

Nguyễn Thị Dung

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

21

Lớp: ĐHLT QTVT K14A