Công tác lưu trữ tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

GIẢI NGHĨA

01

CB, NV

Cán bộ, nhân viên

05

HC

Hành chính

06

KH- KD

Kế hoạch – Kinh doanh

07

KT

Khen thưởng

08

P.

Phòng

09

QLDALT

Quản lý dự án Lưu trữ

10

QĐ

Quyết định

11

CTLT-HT

Công ty Công nghệ Lưu trữ- Số
hóa tài liệu HT

12

TCCB

Tổ chức Cán bộ

13

VTLT

Văn thư Lưu trữ

14

VP

Văn phòng

15

XDCB

Xây dựng cơ bản


MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Nhà triết học người Anh- Francis Bancon đã nhận định: Tri thức là sức
mạnh, là quyền lực của con người. Câu nói ngắn gọn ấy đã khẳng định vai trò và
tầm quan trọng của tri thức, mỗi người đều cần đến tri thức bởi nó là hành trang
quý giá nhất giúp chúng ta vững bước vào đời.
Tri thức là những kiến thức, hiểu biết mà chúng ta tiếp thu được ngay từ khi
còn ngồi trên ghế nhà trường. Thế nhưng tri thức không những tồn tại ở đó, nó còn
bao gồm cả kinh nghiệm và bài học từ những trải nghiệm của cuộc sống. Bác Hồ

kính yêu đã dạy rằng: "Học phải đi đôi với hành", "chỉ biết lý luận mà không biết
thực hành thì cũng là trí thức có một nửa. Vì vậy “lý luận phải gắn liền với thực
tế”.
Tiếp thu lời dạy và quan điểm giáo dục của Bác, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan.
Trong đó có sinh viên của khoa Quản trị văn phòng. Điều này có ý nghĩa vô cùng
quan trọng, là cơ hội để sinh viên vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn,
rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tích luỹ kinh nghiệm và xây dựng phong cách làm
việc trong tương lai.
Qua sự giới thiệu của Nhà Trường, em đã liên hệ và được tiếp nhận thực tập
tại phòng Hành chính- Kế toán. Với đề cương thực tập khá chi tiết và được sự
hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng Hành chính- Kế toán, em đã được tiếp cận
và trực tiếp thực hiện những công việc của công tác lưu trữ. Nhờ vậy mà em càng
thấm nhuần hơn những lời dạy của thầy cô về ý nghĩa và tầm quan trọng của công
tác lưu trữ.
Công tác Văn phòng ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Nội dung của công tác này bao gồm: công tác tổ
chức và điều hành văn phòng, tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác
tổ chức trang thiết bị văn phòng và hiện đại hóa, kỹ năng giao tiếp và và văn hóa
công sở, tổ chức và quản lý nhân sự trong văn phòng,…Trong đó, công tác lưu trữ
cũng là một công tác rất quan trọng, nó góp phần tổ chức khoa học tài liệu đồng
thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm
tài liệu nhanh chóng, chính xác giúp tăng hiệu quả trong công tác quản trị văn
phòng. Từ đó tạo ra hiệu quả trong công việc cho các cơ quan, tổ chức.


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Xuất phát từ những ý nghĩa to lớn đó và thời gian thực tập tốt nghiệp của
em, đồng thời Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT có mặt hoạt
động chủ yếu là về Lưu trữ- số hóa tài liêu. Do được các thầy cô ở Trường, truyền
đạt cho em những kiến thức lý luận về công tác lưu trữ và do có thời gian thực tập
2 tháng (từ ngày 4/1 đến ngày 11/3/2016) tại phòng Hành chính- Kế toán nên em
đã hoàn thành tốt công việc cũng như nội dung thực tập của mình.
Để phản ánh lại quá trình thực tập của mình, đồng thời rút ra những bài học
kinh nghiệm cho bản thân và lấy tư liệu cho kỳ khóa luận tốt nghiệp sắp tới, em đã
tiến hành viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến tập thể thầy, cô giảng viên Khoa quản trị văn phòng, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Những người đã tận tình truyền đạt kiến thức và giúp đỡ em trong
quá trình học tập tại Trường. Em xin chân thành cảm ơn toàn thể anh chị trong
Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT, đặc biệt là chị: Cao Thị Kim
Ngân – Trưởng phòng Hành chính- Kế toán đã tạo mọi điều kiện và giúp đỡ em
trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan.
Do kiến thức lý luận đôi khi khác với thực tế công việc nên mặc dù đã có
nhiều cố gắng nhưng chắc rằng bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu
sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy cô
trong nhà trường, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng cùng
sự đóng góp ý kiến của các anh, chị trong công ty để bài báo cáo cũng như nghiệp
vụ của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 7 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Ngọc Anh

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

3

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước,
theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những
thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự
an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang
thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công
cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về
kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công
chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới
trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được
đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra
những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những
yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác lưu trữ cũng
đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là
phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá
trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan
đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông
tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị,
cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình
trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu,
quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị
văn phòng. Công tác lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của
văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Lưu trữ ở
nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Lưu
trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào
tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được
yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới . Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn
bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có
hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần
nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận
thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn
vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số
hóa tài liệu nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính- Kế toán, em đã
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

4

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với
hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng công ty nói
riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận
xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện
pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu. Vì vậy em đã chọn chuyên đề: “Công tác
Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” làm chuyên
đề báo cáo tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào
việc nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của Công ty.
2. Mục tiêu của chuyên đề:
Chuyên đề báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Lưu trữ và công tác Lưu trữ - Phân tích, đánh giá
thực trạng công tác Lưu trữ (các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ
Lưu trữ- Số hóa tài liệu) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những
vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Lưu trữ tại
Công ty.
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Lưu trữ và
thực tiễn các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữSố hóa tài liệu.
Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần
Công nghệ Lưu trữ- SỐ hóa tài liệu.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn
phòng và tổ Lưu trữ Công ty.
- Thực trạng về hoạt động Lưu trữ tại công ty như: Công tác lưu trữ (thu thập
tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê,
chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).
- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế
của công tác Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn
chế đó.
- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu

quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu.
4. Nguồn tài liệu tham khảo:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011
- Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính phủ
quy định cho tiết điều hành một số điều của luật Lưu trữ
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của BNV về quyết định thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ
chức
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của BNV hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giáo trình Lưu trữ học- NX Giao thông vận tải 2009
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

5

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Văn thư- Lưu trữ. Đại học Xã hội- Nhân văn
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
6. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
+ Phương pháp điều tra quan sát.
+ Phương pháp Duy vật biện chứng.
+ Phương pháp thống kê.

+ Phương pháp so sánh và đối chiếu.
+ Phương pháp phân tích
+ Phương pháp phỏng vấn.
7. Bố cục của chuyên đề: gồm 3 Phần:
Phần 1: Khảo sát về công tác văn phòng của Công Ty CP Công nghệ Lưu
trữ- Số hóa tài liệu HT.
Phần 2: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của nét Công Ty CP Công nghệ Lưu
trữ- Số hóa tài liệu HT.
Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần phụ lục

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

6

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ,
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
1.1Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HT Digitized Document Archives Technology Joint Stock Company

Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC
Địa chỉ trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây
Hồ, Thành phố Hà Nội
Địa chỉ văn phòng giao dịch: Phòng 403, Tòa nhà N07B2, Chung cư Dịch
Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Vốn điều lệ của công ty là: 5.600.000.000 đồng ( Năm tỷ sáu trăm triệu
đồng)
NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH:
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô
- Đại lý
- Hoạt động thư viện và lưu trữ
- Dịch vụ liên quan đến in chi tiết:
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

7

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp,
xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in tôi
vàng lên sách;
+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in bao gồm quét và
nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử;
+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in

dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong
các cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước
cấm).
- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ
liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm).
- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.
- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi
có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
1.2.1Chức năng
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với các ngành,
nghề kinh doanh bao gồm:
- Hoạt động thư viện và lưu trữ.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong
các cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

8

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D

Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước
cấm).
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách pháp
nhân; có tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
chi nhánh Cầu Giấy và có con dấu riêng.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ , tài liệu;
Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ;
Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
Trực tiếp sản xuất các trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu văn
thư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…
2.3. Cơ cấu tổ chức
Bao gồm:
- Hội đồng quản trị
- Ban Giám đốc: 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Hành chính – Kế toán
+ Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
+ Phòng Kế hoạch- Kinh doanh

+ Xưởng sản xuất thiết bị
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

9

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính –
Tổng hợp
2.1.1.1. Chức năng
Phòng Hành chính – Kê Toán là bộ máy tham mưu, giúp việc trưc tiếp cho
giá đốc và ban lãnh đạo công ty trong công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực
hiện chức năng nhiệm vụ của công ty . Phòng Hành chính – Kế toán có ba chức
năng chính là chức năng tham mưu- tổng hợp, chức năng hậu cần và nghiệp vụ kế
toán cho công ty . Trong đó có hai chức năng chính và quan trọng nhất là hai chức
năng tham mưu – tổng hợp, hậu cần trong công tác Quản trị văn phòng. Phòng
Hành chính –Kế toán, qua đó tổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành của công ty.
- Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của

toàn công ty. Lập kế hoạch làm việc của lãnh đạo và các phòng của công ty. Đôn
đốc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, kế hoạch của cấp trên và công ty. Phụ trách
công tác hành chính, văn thư và phục vụ các điều kiện làm việc, đời sống quản trị
cho công ty.
- Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức bộ máy, lao động - tiền lương,
các chế độ chính sách cho người lao động. Công tác hành chính, tổng hợp, văn thư
lưu trữ và quản trị đời sống. Kiểm tra và quản lý các máy móc, thiết bị phục vụ sản
xuất của xưởng và đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy quá trình hiện đại hóa,
nâng cao năng suất lao động.
- Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổ
chức bộ máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thi
đua khen thưởng.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

10

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,
thực hiện nghiệp vụ văn phòng.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng và đào tạo,
xây dựng đội ngũ cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, tham mưu cho Giám
đốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán bộ lãnh đạo, quản lý

đúng đối tượng, đúng thủ tục. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc
nhân sự trong Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty.
- Quản lý hành chính việc thực hiện các nội quy, quy định đối với toàn thể
công nhân viên trong công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp
ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo đúng
chính sách, chế độ, pháp luật. Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợp
đồng lao động, sổ bảo hiểm của công nhân viên trong Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
- Tham mưu cho Giám đốc về dự kiến phương án tổ chức bộ máy, mối quan
hệ giữa các đơn vị trong công ty.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

11

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D

Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện kỹ thuật, vật chất, tài
sản của Công ty.
- Quản lý xe con phục vụ đi công tác.
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo
định mức quy định.
- Xây dựng lịch công tác giao ban, hội họp.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn
đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
- Thực hiện công việc đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức tiệc liên hoan cấp
Công ty.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng
- Nhân viên Hành chính – Kế toán
- Nhân viên Lái xe
- Nhân viên Bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Kê toán (Phụ lục 02)
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
phòng Hành chính- Kế toán.
2.1.2.1. Trưởng phòng
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ mà
Ban Giám đốc yêu cầu.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
Hành chính.
-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng.

- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

12

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị nhân
sự, Quản trị văn phòng.
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Kế toán
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong Phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành
chính- Kế toán.
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.
- Thực hiện nghiệm vụ kế toán hành chính và kế toán nội bộ của công ty.
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
2.1.2.2. Phó trưởng phòng

- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách.
- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực. Tổng hợp, theo dõi tình hình sử
dụng nhân lực của Công ty. Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệu
quả.
- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia
đào tạo. Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược phát
triển nguồn nhân sự của Công ty.
- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,
… Tổ chức thực hiện kiểm soát.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

13

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính – Kế toán của Công ty theo
Trưởng phòng.
- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việc
quản lý, triển khai những chính sách, quy chế.
- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.

- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả.
- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc.
2.1.2.3. Nhân viên Hành chính – Kế toán.
- Thực hiện công việc theo chức năng , nhiệm vụ của phòng hành chính
- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư
tín, fax.
- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu.
- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công.
- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.
- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,
thiết bị tại văn phòng.
- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…).
- Mua sắm văn phòng phẩm Công ty và các dự án.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng.
- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
2.1.2.4. Nhân viên Lái xe
- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

14

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm
vụ công tác trong phạm vi được phân công.
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông
và các nội quy, quy định của Công ty.
- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc.
- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công.
- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,
không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và công
ty.
- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho
Công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.
2.1.2.5. Nhân viên Bảo vệ
- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của Phòng Hành chính – Kế
toán.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện ra vào cổng theo
đúng thủ tục của Công ty quy định.
- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đến
giao dịch.
- Nhận và giao ca thường trực đúng quy định của Công ty.
- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏi
Công ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc.
- Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ và các công việc khác khi được
phân công.
2.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc ở các vị trí
trong văn phòng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ
SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 22 tháng 01 năm 2015

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

15

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH –KẾ TOÁN
A. HÀNH CHÍNH
B.
1. TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
1.1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
I.Thông tin chung:
Chức danh
Trưởng phòng
Thuộc phòng
Báo cáo công việc cho
Mức lương/ Hệ số lương
Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng

mặt

Mã số
001
Hành chính
Lãnh đạo công ty
6.500.000 đồng
Phó trưởng phòng hành chính

II.Mục đích ông việc:
Quản lý toàn bộ hoạt động tổ chức hành chính của công ty
III.Nhiệm vụ cụ thể:
1. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc xây dựng có tính chiến lược bộ máy tổ
chức hoạt động của công ty;
2. Thiêt lập xây dựng quy chế cho từng đơn vị theo mô hình sản xuất;
3. Tham gia xây dựng, thực hiện các hệ thống quản lý trong toàn công ty ;
4. Tổ chức cho CBNV học tập, lao động, luật công đoàn, an toàn lao động…;
5. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc đăng ký nhãn hiệu cho công ty;
6. Vận động hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy định, nội quy
công ty đề ra;
7. Xây dựng đề án tuẩ dụng theo yêu cầu sản xuất;
8. Tổ chức lễ tân tiếp khách trong và ngoài nước;
9. Tiết nhận đơn khiếu nại CBCNV vi phạm luật lao động;
10.Xây dựng lưu trữ hồ sơ CBCNV trong toàn công ty;
IV. Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Tốt nghiệp Đại học hoặc tương
đương về hành chính
Các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

- Sử dụng thành thạo các
khác
phương pháp nghiên cứu lao
động
- Hiểu biết về các chính sách
và quy định của nhà nước
- Khả năng giao tiếp và quan
hệ con người
- Thành thạo tin văn phòng
Kinh nghiệm
Có nhiều năm kinh nghiệm về hoạt
động quản lý hành chính hoặc
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

16

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

tương tương
Phải thành thạo và biết một số lỹ
năng trong quản lý ( hoạch định, tổ
chức, kiểm tra giám sát , khả năng
định hướng …)

Kỹ năng

II. PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
1.2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
I.Thông tin chung:
Chức danh

Phó trưởng phòng hành Mã số
002-01
chính
Thuộc phòng
Hành chính
Báo cáo công việc cho
Trưởng phòng hành chính
Mức lương/ Hệ số lương
4.500.000 đồng
Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng Nhân viên phòng hành chính
mặt

II.Mục đích ông việc:
Quản lý và thực hiện các hoạt động tổ chức hành chính của công ty;
III.Nhiệm vụ cụ thể:
1. Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của trưởng
phòng;
2. Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng;
3. Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất
ý kiến với cấp trưởng theo đúng chức năng , nhiệm vụ của phòng;
4. Quản lý hoạt động của các bộ phận: lái xe, tổ bảo vệ, theo quy định của
công ty;
5. Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến thực hiện các tiêu chuẩn
theo quy định của công ty

6. Phối hợp công tác với các phòng khác trong công ty
7. Tham gia quản lý , điều hành các nhân viên trong cơ quan.
IV. Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh
Trình độ học vấn
Tốt nghiệp Đại học hoặc tương
đương về hành chính
Kỹ năng
Thành thạo vi tính, tiếng anh trình
độ C, có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu
rõ cơ cấu tổ chức của công ty
Kinh nghiệm
Có kinh nghiệm 2 năm
Phẩm chất cá nhân
Trung thực , dũng cảm nhiệt tình
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

17

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

III. CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ – LƯ TRỮ
3.1 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ - LƯU TRỮ
I.Thông tin chung:
Chức danh
chuyên viên văn thư – lưu Mã số

002- 02VT-LT
trữ
Thuộc phòng
Hành chính- tổ chức
Báo cáo công việc cho
Phó trưởng phòng hành chính
Mức lương/ Hệ số lương
3.900.000
Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt
II.Mục đích công việc:
Quản lý toàn bộ các văn bản, bảo quản và sử dụng con dấu, nộp lưu văn
bản, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
III.Nhiệm vụ cụ thể:
1. Quản lý con dấu, căn cứ vào nội dung các văn bản , giấy tờ để đóng dấu
thích hợp
2. Tiếp nhận văn bản đi đến
3. Phân loại và phân phối các văn bản cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp
tài liệu hồ sơ theo yêu cầu
4. Chuyển giao văn bản tài liệu báo chí đến các phòng , bộ phận, đơn vị
liên quan
5. Viết giấy giới thiệu giấy công tác
6. Đánh máy , photo các văn bản, giấy tờ thuộc phần việc được giao
7. Sắp xếp hồ sơ tài liệu để lưu trữ vào sổ sách theo rõi luân chuyển hồ sơ
8. Giữ bí mật nội dung các văn bản, giấy tờ quan trọng
9. Trực tiếp thực hiện theo dõi việc kiểm soát tài liệu , hồ sơ của văn
phòng
3.2. Tiêu chuẩn
Trình độ học vấn
Kỹ năng
Kinh nghiệm

Phẩm chất cá nhân

Cao đẳng, Trung cấp về văn thư lưu trữ
Lắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư,
lưu trữ, những quy định nhà nước về văn thư
lưu trữ
Có ít nhất 6 tháng làm việc về chuyên môn
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Trung thực, siêng năng, nhanh nhẹn, thích
ứng tốt với hoàn cảnh làm việc luôn thanh đổi

IV. NHÂN VIÊN BẢO VỆ
1.MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN BẢO VỆ
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

18

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

I.Thông tin chung:
Chức danh
Nhân vien bảo vệ
Mã số
Thuộc phòng
Hành chính – tổ chức

Báo cáo công việc cho
Phó phòng hành chính
Mức lương/ Hệ số lương
3.900.000 đồng
Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt
II.Mục đích ông việc:
Thực hiện các hoạt động bảo vệ an ninh của công ty
III.Nhiệm vụ cụ thể:
1. Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của phó phòng
2. Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng
3. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình
2.Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh
Trình độ học vấn
Kỹ năng

Tôt nghiệp cấp 3
có kỹ năng về bảo vệ an ninh cơ
quan
Có kinh nghiệm 6 tháng
Trung thực , dũng cảm nhiệt tình

Kinh nghiệm
Phẩm chất cá nhân

B. KẾ TOÁN
NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
I.Thông tin chung:
Chức danh
Nhân viên kế toán
Thuộc phòng

Báo cáo công việc cho
Mức lương/ Hệ số lương
Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt

Mã số
003
Hành chính – Kế toán
Trưởng phòng HC-KT
4.900.000 đồng
nhân viên kế toán

II.Mục đích công việc:
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán cho công ty
III.Nhiệm vụ cụ thể:
4. Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của trưởng
phòng.
5. Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng
6. Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ý
kiến với cấp trưởng theo đúng chức năng , nhiệm vụ của mình
7. Quản lý hoạt động của các bộ phận: nhân sự, tiền lương , khen thưởng,
kỷ luật nhân sự …trong công ty

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

19

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

8. Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến thực hiện các vấn đề liên
quan đến kế toán trong công ty
9. Phối hợp công tác với các phòng khác trong công ty
10.Tham gia quản lý , điều hành nhân sự trong cơ quan.
IV. Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh
Trình độ học vấn

Tốt nghiệp Đại học hoặc tương
đương về kế toán
Thành thạo vi tính, tiếng anh trình
độ C, có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu
rõ cơ cấu tổ chức của công ty
Có kinh nghiệm 2 năm
Trung thực , dũng cảm nhiệt tình

Kỹ năng
Kinh nghiệm
Phẩm chất cá nhân

PHẦN 2: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA CONG TY CP CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ- SỐ HÓA TÀI LIỆU
(Sau dây gọi tắt là Công ty CP Lưu Trữ HT)
2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt
công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy định những vấn đề quản lý về công
tác lưu trữ.

Cho đến nay Công ty đã xây dựng và ban hành một số văn bản, quy định
những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Việc xây
dựng, ban hành văn bản để quản lý công tác này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó
giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của pháp
luật, tạo ra sự thống nhất về nghiệp vụ trong toàn công ty. Từ đó đem lại hiệu quả

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

20

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

trong công việc và tạo ra bước chuyển biến đưa công tác lưu trữ ngày càng đi vào
nền nếp hơn.
Trên cơ sở Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ
Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Công ty đã xây dựng và ban hành văn
bản quản lý công tác lưu trữ :
- Quy chế về công tác lưu trữ ban hành kè theo quyết định: 12/QĐ-HTLT
ngày 4 tháng 11 năm 2014
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của Công ty CP HT
Phông lưu của Công ty là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của được lựa chọn, bảo quản trong kho lưu trữ.
- Năm 2014- 2015 phông lưu trữ của Công ty CP Lưu trữ HT là: Công ty CP
Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học

công nghệ trong hoạt động lưu trữ
Công tác lưu trữ ngày nay đã trở thành một ngành khoa học độc lập có đối
tượng nghiên cứu riêng. Xuất phát từ cơ sở lý luận khoa học và những vấn đề thực
tiễn do công tác lưu trữ đặt ra, việc tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động
lưu trữ ngày càng được quan tâm và đẩy mạnh.
Trong những năm qua, do lĩnh vực hoạt động chính của công ty là về lưu trữ
nên công tác nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ ở Công ty CP Lưu trữ
HT cũng đã được chú ý . Tuy chưa có đề tài nghiên cứu khoa học về lưu trữ nhưng
qua việc nghiên cứu lý luận và dựa trên những kinh nghiệm thực tế, các cán bộ
nhân viên lưu trữ của Công ty đã xây dựng được các bản hướng dẫn nghiệp vụ như
hướng dẫn lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; hướng dẫn phân loại, hệ thống hóa hồ sơ khi
chỉnh lý tài liệu. Đó là những kết quả cụ thể, giúp cho công tác lưu trữ của Công ty
hoạt động có hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong hoạt động lưu trữ
của Công ty cũng đã được chú trọng. Hiện nay Công ty đã ứng dụng các thành tựu
khoa học vào công tác lưu trữ như sử dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ,. Tất cả các hồ sơ lưu trữ được quản lý thống
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

21

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

nhất bằng phần mềm. Nhờ ứng dụng phần mềm này, công tác lưu trữ được thực
hiện nhanh chóng, hiệu quả và rất thuận tiện khi tra cứu, khai thác thông tin.

2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Nhân tố con người có ý nghĩa quyết định trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Đó
là chủ thể của mọi sự sáng tạo, mọi nguồn của cải, vật chất, văn hóa của mỗi quốc
gia, mỗi cơ quan và doanh nghiệp.
Với ý nghĩa to lớn đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ
được lãnh đạo công ty hết sức quan tâm. Để cán bộ, nhân viên lưu trữ nâng cao
nhận thức về nghiệp vụ, đồng thời nắm bắt kịp thời những quy định của Nhà nước
về công tác lưu trữ, hàng năm Công ty đều tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ về công tác lưu trữ và cử cán bộ, nhân viên lưu trữ tham gia đầy đủ các
lớp tập huấn đó. Đồng thời Công ty cũng tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên
chức lưu trữ được tham gia các hoạt động phổ biến, tuyên truyền về luật lưu trữ,
các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ tổ chức. Ngoài gia
Công ty lãnh đạo Công ty còn thường xuyên kiểm tra, giải quyết và xử lý các
trường hợp cán bộ, nhân viên lưu trữ vi phạm quy chế.
2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Năm 2007, Việt Nam chính thức gia nhập WTO - tổ chức Thương mại thế
giới. Đây là bước ngoặt lớn đối với đất nước. Hòa nhập với xu thế chung của nước
nhà, ngành lưu trữ đã phát huy tốt kinh nghiệm và truyền thống, đưa hợp tác quốc
tế dần trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu của công tác lưu trữ.
Vấn đề hợp tác quốc tế về lưu trữ đã mang lại những lợi ích to lớn, nhằm trao đổi
thông tin và kinh nghiệm trong quản lý tài liệu lưu trữ.
Qua những thành tựu và kết quả đạt được của ngành lưu trữ nước nhà, Công
ty HT đã biết kế thừa và vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ của của Công ty
cũng là lĩnh vực hoạt động của mình như ứng dụng khoa học của hợp tác quốc tế
để nghiên cứu số hóa tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó Công
ty cũng ứng dụng nghiên cứu khoa học vào chỉnh lý tài liệu và số hóa tài liệu ở
một số cơ quan nhà nước trong quá trình hoạt động của mình.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

22

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.2. Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có
giá trị để chuyển vào Lưu trữ Công ty.
Bổ sung tài liệu được hiểu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến
việc xác định những tài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong từng hồ sơ hoặc
trong từng phông lưu trữ để tiến hành kiểm tra và bổ sung nhằm hoàn thiện phông
lưu trữ công ty theo những quy định hiện hành của Nhà nước.
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ góp phần hoàn chỉnh, làm phong phú
thêm thành phần, nội dung tài liệu vào lưu trữ công ty . Đồng thời đưa vào các kho
lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn để bảo quản và đáp ứng nhu cầu khai thác
sử dụng tài liệu.
Thu thập tài liệu lưu trữ là khâu đầu tiên và quan trọng trong công tác lưu trữ.
Việc thu thập tài liệu được thực hiện tốt sẽ làm tiền đề cho các khâu nghiệp vụ tiếp
theo. Do vậy, đây là nhiệm vụ thường xuyên và liên tục của các lưu trữ.
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được
quy định tại Điều 4. Tổ chức, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Tổ chức làm công tác lưu trữ:
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính- Kế toán thực hiện nhiệm vụ
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của công ty.
2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:

a) Lập kế hoạch thu thập, giao nhận, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mẫu văn bản
liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại phụ lục của quy chế;
b) Phối hợp với các phòng ban ,cán bộ, nhân viên, xác định những loại hồ sơ, tài
liệu cần nộp lưu vào lưu trữ của công ty;
c) Hướng dẫn các phòng ban ,cán bộ, nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục I);
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục II).
3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

23

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D


Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ,
tài liệu xây dựng cơ bản.
4. Trường hợp các phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo Công ty đồng ý và phải lập
Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ công ty. Thời gian giữ lại hồ sơ,
tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Hình ảnh khối tài liệu nộp lưu của các các phòng ban
(Xem phụ lục số 05, phần Phụ lục của Báo cáo)

2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những
tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Công tác xác định giá trị tài liệu của Công ty CP HT hiện nay được thực hiện
dựa trên các văn bản của các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và của Công ty.
Công ty đã quy định cụ thể về việc xác định giá trị tài tại Điều 6 - Quy chế công
tác Lưu trữ, ban hành kèm theo Quyết định số 12/QĐ-HTLT ngày 04/11/2014 của
công ty Lưu trữ HT.
Trong đó, thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như
sau:
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần
bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể.
b) Xác định nhũng tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.
2. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định như sau:
a) Phòng ban có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Trưởng phòng, Giám đốc
xin ý kiến, hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm:
- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu.
- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy.
- Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
b) Giám đốc, Trưởng phòng ký quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

24

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D

Khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc, Trưởng
phòng về:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
- Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Giám đốc công ty : Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện Lãnh đạo phòng ban có tài liệu: Ủy viên.
- Nhân viên lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký.
c) Phương thức làm việc của Hội đồng
- Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh
mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần).
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.
- Thông qua biên bản, đề nghị Giám đốc, Trưởng phòng xem xét, quyết định.
Tuy nhiên, do nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu là một công việc tương đối
khó, đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức phải nắm chắc được thành phần, đặc
điểm ý nghĩa, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty và hiểu biết
về nghiệp vụ lưu trữ thì mới xác định được chính xác giá trị của tài liệu.
Vì vậy, trên thực tế công tác xác định giá trị tài liệu của công ty không được
thực hiện tốt, Hội đồng xác định giá trị chưa thực hiện tốt chức năng của mình,
Mặt khác, việc xác định giá trị tài liệu cũng không được thực hiện tốt từ khâu lập
hồ sơ hiện hành của cán bộ chuyên môn nên dẫn đến tình trạng cộng tác viên hoặc
sinh viên xác định sai, nhầm lẫn. Từ đó làm thất thoát một số tài liệu có giá trị, ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách
khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử
dụng tài liệu. Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp
phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản.

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

25

Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D