Công tác văn phòng ở học viện tư pháp

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
A.LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................3
2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................4
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................4
5. Lịch sử của vấn đề nghiên cứu..................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................5
7. Bố cục của đề tài........................................................................................5
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............6
1.1Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn v à cơ cấu tổ chức của cơ quan..........6
1.1.1 Vị trí và chức năng .............................................................................6
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1.1.3 . Cơ cấu tổ chức ...................................................................................9
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính
văn phòng của Học viên Tư pháp................................................................10
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng ................................................10
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng........................11
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:......................................................................11
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức.................................................................................13
1.2.2.3 Bản mô tả các vị trí công việc của phòng Hành chính Tổng hợp ...14
PHẦN II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ .........................16
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................16
2.1 Kỹ năng giao tiếp...................................................................................16

2.1.1 Khái niệm giao tiếp............................................................................17
2.1.2 Chức năng của giao tiếp.....................................................................18
2.1.3 Các hình thức giao tiếp.......................................................................20
Chu Thị Phương Thảo

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.4 Kỹ năng giao tiếp................................................................................20
2.1.4.1Kỹ năng nghe....................................................................................20
2.1.4.2Kỹ năng nói......................................................................................22
2.1.4.3Kỹ năng đọc......................................................................................23
2.1.4.4Kỹ năng viết.....................................................................................24
2.1.4.5 Kỹ năng thuyết trình........................................................................24
2.1.5 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại Học viện Tư pháp...........................25
2.1.5.1 Tích cực ..........................................................................................26
2.1.5.2Hạn chế.............................................................................................28
2.2 Văn hóa công sở....................................................................................28
2.2.1 Khái niệm văn hóa .............................................................................28
2.2.2 Khái niệm văn hoá công sở ...............................................................29
2.2.3Biểu hiện của văn hoá công sở............................................................30
2.2.4Thực trạng văn hoá công sở tại Học viên Tư pháp..............................32
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................................37
3.1 Đánh giá chung......................................................................................37
3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................37
3.1.2 Hạn chế...............................................................................................37

3.1.3 Nguyên nhân......................................................................................37
3.1.4Đề xuất kiến nghị.................................................................................38
3.1.4.1 Kỹ năng giao tiếp ...........................................................................38
3.1.4.2 Văn hóa công sở..............................................................................41
B.LỜI CẢM ƠN................................................................................................43
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Chu Thị Phương Thảo

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Sự thay đổi của Việt Nam là điều không ai có thể phủ nhận,điều này được
thể hiện rõ qua con đường công nghiệp hóa,hiện đại hóa của đất nước.….vv.
Song song với đó xuất hiện thêm nhiều ngành nghề hơn,mỗi ngành nghề có một
bước tiến mới.Trong đó quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt
trong đời sống xã hội.Công tác văn phòng cũng là một phần,một lĩnh vực trong
việc quản lý nhà nước.Một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan,tổ chức
hoặc doanh nghiệp,từ đó mà mọi hoạt động của từng đơn vị, cơ quan đó phát
triển theo hướng tốt và ngày một đi lên.Nắm bắt được tầm quan trọng của công
tác văn phòng trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã không ngừng cải
cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội.Ngày nay văn
phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, các cánh của
khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ

lọc cọc.Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn: trang thiết bị
hiện đại, không gian mở, cách bài trí linh hoạt, thích ứng với nhiều nhu cầu và
phương thức làm việc phong phú...
Nắm bắt được tình hình và nhu cầu thực tiễn của đất nước,cùng với nhận
thức rõ vị trí quan trọng của công tác văn phòng.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã được thành lập dựa trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
mà tiền thân là Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo
nhiều ngành nghề tạo ra nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội
như các ngành : Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực,hành chính học,quản lý
nhà nước...đặc biệt là Ngành quản trị Văn phòng.
Với phương châm " Học đi đôi với hành " điều này vô cùng quan trọng.
Học lý thuyết ở trường lớp nhưng vận hành vào cuộc sống vào công việc như
thế nào là một điều không hề đơn giản. Để tránh mọi bỡ ngỡ khi đi làm cũng
như hiểu được tầm quan trọng của việc " học đi đôi với hành " Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội đã phối hợp với Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện tổ
chức cho sinh viên trong Khoa đi Thực tập tại các cơ quan, tổ chức, công ty
….nhằm nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng làm việc cho sinh viên. Kiến tập là lần
Chu Thị Phương Thảo

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tập dượt đầu tiên thì thực tập là lần tập dượt cuối cùng tạo nền tảng vững chắc
cho sinh viên chúng em biết vận dụng với những kiến thức đã được học tại

trường để áp dụng vào thực tiễn,là một hành trang cho các cán bộ văn phòng
tương lai. Thực tập không chỉ là quá trình giúp sinh viên chúng em có được
kiến thức, kinh nghiệm thực tế về một lĩnh vực chuyên môn mà nó còn có giá trị
cầu nối vô cùng quan trọng cho quá trình làm việc sau này.

Chu Thị Phương Thảo

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày càng phát triển theo hướng đi lên hiện đại hóa hơn. Từ đó các
ngành nghề trở nên phong phú đa dạng hơn.Trong môi trường làm việc năng
động và chuyên nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những
cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn thì có một cách khá
tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là hình thành những thói quen, lề lối làm
việc, phương cách ứng xử, giao tiếp cùng hành vi văn minh, lịch sự chốn công
sở.
Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu
quan, đồng cấp và cấp trên; cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công sở chỉ
đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả
chính là yếu tố con người. Con người sẽ quyết định văn hóa công sở, quyết định
sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của tổ chức trong suốt quá trình tổ chức đó

hoạt động.
Dù chúng ta có là ai có ở vị trí nào thì ai trong chúng ta luôn muốn xây
dựng bản thân hoàn thiện để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng người khác, nhưng
xây dựng như thế nào luôn là một câu hỏi đáng quan tâm? Trong công việc bạn
là một người có khả năng sáng tạo, năng lực làm việc tốt nhưng bạn lại không có
kỹ năng giao tiếp tốt, văn hóa nơi công sở của bạn còn chưa tốt? Như thế giá trị
bạn thân của bạn chưa được nâng cao, bản thân chưa hề hoàn thiện. Khi muốn
người khác biết đến mình có ấn tượng với mình, bạn không chỉ cần phải hoàn
thiện công việc mà còn cần hoàn thiện đạo đức, văn hóa, kỹ năng giao tiếp nói
chung và trong cuộc sống nói riêng.
Hiện nay môi trường làm việc càng chuyên nghiệp đa dạng hơn, ngoài
chất lượng công việc kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở của các ngành nghề
nói chung, công tác văn phòng nói riêng là hai vấn đề luôn được quan tâm.
Là một cán bộ văn phòng tương lai, hiểu được tầm quan trọng của vấn đề
này hơn bao giờ hết. Được nhà trường và khoa quản trị văn phòng tạo điều kiện
tìm hiểu thực tế,em muốn tìm hiểu về " Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở "
Chu Thị Phương Thảo

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

để phục vụ cho công việc sau này cũng như việc hoàn thiện bản thân mình hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát công tác văn phòng nói chung và tìm hiểu sâu hơn về vấn đề “

Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở ”
- Nâng cao nhận thức của bản thân về công tác văn phòng.Qua quá trình
nghiên cứu sẽ giúp cho e nhận ra những điểm còn hạn chế của bản thân. Từ đó
giúp em biết khắc phục,xây dựng hoàn thiện bản thân hơn.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng : Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở.
- Phạm vi nghiên cứu: Học viện Tư pháp.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Nguồn Internet Web hocvientuphap.edu.vn
- Bài báo cáo thực tập của các khóa trước
- Quy chế văn hóa công sở của Học viện Tư pháp.
- Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban
hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ)
- Tài liệu môn học Kỹ năng giao tiếp tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
5. Lịch sử của vấn đề nghiên cứu
- Kỹ Năng Giao Tiếp Nơi Công Sở được Đài Truyền Hình Thành Phố Hồ
Chí Minh- HTV4 thực hiện với sự tham gia của anh Lê Hoàng Vĩnh
(www.lehoangvinh.com) - CEO Công Ty Cổ Phần Khởi Nghiệp Trẻ.
- Đào Ái Thi, Hoàn thiện kỹ năng thuyết trình trong giao tiếp hành chính,
Tạp chí QLNN, 2007, số 134.
- Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành chính học - Học viện Chính trịHành chính Quốc gia Hồ Chí Minh), Xây dựng mô hình lập kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp của đội ngũ công chức hiện nay, Tạp chí QLNN,
2008, số 154, tr.17.
- Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành chính học - Học viện Hành chính
Quốc gia), Tìm hiểu văn hoá giao tiếp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, 2008.
Chu Thị Phương Thảo

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Học viện Hành chính, Giáo trình kỹ năng giao tiếp trong quản lý hành
chính nhà nước (Gíáo trình đào tạo Trung cấp Hành chính), Nxb Khoa học và
kỹ thuật, 2008.
- Học viện Hành chính, Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính nhà
nước (chương trình chuyên viên chính) – Phần II: Hành chính nhà nước và
công nghệ hành chính, Nxb khoa học và kỹ thuật, HN, 2008.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Để nghiên cứu vấn đề và qua quá trình tìm hiểu thực tế kết hợp với
những kiến thức đã được học ở nhà trường em chọn phương pháp thu thập xử lý
thông tin ,phân tích so sánh để hoàn thiện đề tài tình hình triển khai và thực hiện
đề tài nghiên cứu của mình.
* Phương pháp quan sát : việc quan sát cung cấp cho em sự hiểu biết về
những gì các cán bộ công chức viên chức tại Học viện Tư pháp thực hiện văn
hóa công sở và kỹ năng giao tiếp.
* Phương pháp thu thập, xử lý thông tin : qua những kiến thức đã học
cùng với những thông tin ở nơi em thực tập, thông tin internet, các bài báo cáo
thực tập của sinh vên khóa trước.
* Phương pháp so sánh phân tích : qua những gì tìm hiểu được về vấn đề
văn hóa công sở tại học viện, việc phân tích so sánh giúp em biết được những
điểm mạnh những điểm yếu của vấn đề em đang nghiên cứu.
7. Bố cục của đề tài
Gồm 3 phần:
Ph ần I. Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.

Ph ần 2. Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong cơ quan
Ph ần 3. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Chu Thị Phương Thảo

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn v à cơ cấu tổ chức của cơ quan
Vị trí,chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của Học viện được căn cứ vào
Quyết định số 2229/QĐ-BTP ngày 22/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư Pháp quy
định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp.
1.1.1 Vị trí và chức năng
Học viện Tư pháp (sau đây gọi tắt là Học viện) là tổ chức sự nghiệp công
lập trực thuộc Bộ Tư pháp, hoạt động theo Điều lệ trường đại học.
Học viện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy
định của pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội và Cơ sở tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
Chức năng của Học viện Tư pháp:
- Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân
sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ
trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp cho các đối tượng
đã có bằng cử nhân luật và cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo

(đào tạo sau đại học);
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp
luật cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp, công chức, viên chức thuộc thẩm
quyền quản lý của Bộ Tư pháp và các đối tượng khác theo nhu cầu xã hội;
- Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng các chức
danh tư pháp, bổ trợ tư pháp và nhu cầu xã hội;
- Tư vấn pháp luật.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt chiến lược phát triển,
kế hoạch công tác dài hạn, 05 (năm) năm và hàng năm của Học viện; tham gia
xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Ngành Tư pháp.
- Chủ trì, tham gia xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật về đào tạo, bồi dưỡng các chức danh tư pháp để Bộ trưởng Bộ Tư
pháp ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; tham gia xây dựng,
Chu Thị Phương Thảo

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thẩm định, góp ý đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác do
Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt và tổ chức thực hiện
quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ được giao; về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, tuyển dụng,

quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động
của Học viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức các hoạt động đào tạo bao gồm:
+ Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án
dân sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp,
bổ trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi
hành án dân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên
giao dịch bảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm
công tác lý lịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên và các chức danh khác theo
quy định của pháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát
viên, luật sư ( khi được giao nhiệm vụ);
+ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật kiến
thức mới cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp và công chức, viên chức
Ngành Tư pháp;
+ Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu
cầu.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đào tạo và quản lý học
viên; phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt mục tiêu đào tạo toàn diện
cho học viên.
- Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạp
chí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa
học của Học viện theo quy định pháp luật.
- Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo
theo quy định pháp luật.
- Cấp văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp
Chu Thị Phương Thảo

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

luật.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng và phát
triển kết quả nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng
và phục vụ hoạt động của ngành Tư pháp.
- Hợp tác, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài
trong hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn pháp luật và nghiên cứu khoa học
theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ Tư pháp, phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ của Học viện.
- Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và các trang
thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu
khoa học.
- Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục
pháp luật theo quy định của pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
Học viện.
- Thực hiện chế độ tài chính, kế toán của Học viện theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Học
viện theo quy định của pháp luật.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thực hiện
các nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư
pháp.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu

cực; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động của Học viện; thực
hiện công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về
các lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của Học viện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, xây dựng nếp sống văn hóa và
môi trường sư phạm trong Học viện.
Chu Thị Phương Thảo

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao.
1.1.3 . Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Học viện Tư pháp
* Hội đồng Học viện
Hội đồng Học viện là tổ chức quản trị đại diện quyền sở hữu của Học
viện, có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Điều lệ Trường Đại học và
các văn bản pháp luật có liên quan.
Hội đồng Học viện gồm có Chủ tịch, Thư ký và các thành viên; được tổ
chức và hoạt động theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện và các quy
định pháp luật có liên quan.
* Giám đốc và các Phó Giám đốc
Giám đốc Học viện là người đại diện theo pháp luật của Học viện, chịu
trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Học viện. Giám

đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng Bộ Tư pháp và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn được giao của Học viện.
Phó Giám đốc Học viện giúp Giám đốc giúp Giám đốc điều hành một số
hoạt động của Học viện, được Giám đốc phân công trực tiếp quản lý một số lĩnh
vực, nhiệm vụ công tác. Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ
nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật về những
lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công. Số lượng Phó Giám đốc không quá
03 người.
* Các đơn vị chức năng thuộc Học viện:
- Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư;
- Khoa Đào tạo Luật sư;
- Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự;
- Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Hành chính, tổng hợp và Đối ngoại;
- Phòng Đào tạo và Công tác học viên;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
Chu Thị Phương Thảo

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Quản trị;

- Phòng Quản lý khoa học và Trị sự Tạp chí Nghề luật;
- Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ;
- Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo;
- Trung tâm Thông tin - Thư viện;
- Trung tâm Tư vấn pháp luật;
- Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trung tâm Tư vấn pháp luật là đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Học viện, có con
dấu và tài khoản tiền gửi riêng, hạch toán phụ thuộc Học viện.
Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị trực thuộc Học
viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Học
viện và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vị
trực thuộc Học viện do Giám đốc Học viện quy định.
* Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị và tổ chức chính
trị - xã hội:
- Đảng bộ Học viện;
- Công đoàn Học viện;
- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện;
- Chi hội Cựu chiến binh Học viện;
- Chi hội Luật gia Học viện.
Đảng bộ, các đoàn thể và tổ chức xã hội của Học viện được thành lập, tổ
chức và hoạt động theo điều lệ của Đảng, điều lệ của các đoàn thể, tổ chức xã
hội và theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành
chính văn phòng của Học viên Tư pháp
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
- Do nhu cầu về thực tiễn và về các công việc. Giám đốc Học viện Tư
pháp đã ban hành Quyết đinh số 48/QĐ-HVTP ngày 01/4/2011về việc thành lập

Chu Thị Phương Thảo

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về việc thành lập Phòng Hành chính - Tổng hợp. Bộ phận văn phòng của Học
viện Tư pháp chính là Phòng Hành chính Tổng hợp.
Phòng Hành chính – Tổng hợp được bố trí ở tầng 2 Nhà A, Học viện Tư
pháp.
- Phòng Hành chính Tổng hợp thực hiện về :
+ Công tác kế hoạch, tổng hợp.
+ Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
+ Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
+ Công tác lễ tân.
+ Công tác thi đua, khen thưởng.
+ Một số công tác khác do Giám đốc Học viện chỉ đạo.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:
Theo Quyết đinh số 48/QĐ-HVTP ngày 01/4/2011của Giám đốc Học viện
Tư pháp về việc thành lập Về việc thành lập Phòng Hành chính - Tổng hợp,
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị thuộc Học viện Tư pháp, có chức năng
tham mưu, giúp Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
phát triển dài hạn và kế hoạch công tác của Học viện Tư pháp; giúp Giám đốc
trong việc theo dõi, đánh giá việc thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch

công tác của các đơn vị trong Học viện; thực hiện công tác hành chính, lễ tân,
văn thư, lưu trữ của Học viện, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Công tác kế hoạch, tổng hợp:
+ Tham mưu cho Ban giám đốc và chủ trì thực hiện việc xây dựng chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn và kế hoạch công tác của Học
viện; hướng dẫn các các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hằng
năm của các đơn vị;
+ Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện quy hoạch, chiến lược, kế
hoạch của các đơn vị sau khi được phê duyệt; đề xuất các giải pháp nhằm nâng
cao hiệu lực quản lý trong việc thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của
Học viện;
Chu Thị Phương Thảo

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của Ban Giám
đốc đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện; theo dõi, đôn đốc việc thực
hiện các kết luận của Lãnh đạo Học viện;
+ Chủ trì lập báo cáo tình hình thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, kế hoạch hàng năm của Học viện; công bố và cung cấp số liệu thống kê;
chủ trì xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, năm của Học viện.
- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển

giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Học viện; tiếp nhận
giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Lập lịch công tác hằng tuần, tháng, quý, 6 tháng và năm của Lãnh đạo
Học viện, thông báo đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch
công tác này;
+ Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký,
phê duyệt; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính
của Học viện;
+ Tổ chức thẩm tra các đề án, văn bản của các đơn vị thuộc thẩm quyền
phê duyệt của Giám đốc; trường hợp các đề án, văn bản còn có những sai sót về
nội dung thì tổ chức làm việc với đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện trước
khi trình Lãnh đạo Học viện xem xét, phê duyệt.
+ Quản lý con dấu của Học viện Tư pháp và bộ tên khắc của lãnh đạo Học
viện; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành
chính;
+ Ký sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ
nhiệm; cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân
viên nhà trường theo ủy nhiệm của Giám đốc;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ của các đơn vị thuộc Học viện;
+ Thực hiện công tác thống kê, lưu trữ tài liệu, hồ sơ của Học viện Tư
pháp theo quy định.
Chu Thị Phương Thảo

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công tác lễ tân:
+ Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Học viện; đón tiếp
khách trong nước đến công tác, hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để
giải quyết công việc;
+ Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Học viện để đảm bảo
các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự
kiện của Học viện; chịu trách nhiệm ghi chép biên bản các cuộc họp do Ban
Giám đốc chủ trì khi được phân công;
- Công tác thi đua, khen thưởng:
+ Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng của Học viện;
+ Theo dõi, tổng hợp về thi đua, khen thưởng; thực hiện chính sách về thi
đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người lao động của Học viện;
- Công tác khác:
+ Đầu mối đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy
trình về tổ chức và hoạt động của Học viện; theo dõi, đôn đốc việc chấp hành
nội quy, quy chế của Học viện;
+ Phối hợp với các đơn vị trong Học viện phổ biến cho cán bộ, viên chức,
người lao động các quy chế, quy định của Học viện, các văn bản quy phạm pháp
luật có liên quan đến hoạt động của Học viện;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 03. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức:
- Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng;
- Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ.
Trần Minh Tiến
Nguyễn Thị Phong Lan

Nguyễn Kim Ngọc
Hoàng Thanh Bình
Trịnh Thị Hà
Mai Thị Thu Huyền

Chu Thị Phương Thảo

13

Trưởng phòng
Phó trưởng phòng
Chuyên viên
Kỹ thuật viên lưu trữ
Nhân viên văn Thư
Nhân viên phục vụ

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2.3 Bản mô tả các vị trí công việc của phòng Hành chính Tổng hợp

STT

Chức

Nhiệm vụ

vụ
-Tham mưu cho Ban giám đốc và chủ trì thực hiện việc xây
01

Trưởng dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn và
phòng

kế hoạch công tác của Học viện; hướng dẫn các các đơn vị
xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hằng năm của các
đơn vị;
-Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện quy hoạch, chiến
lược, kế hoạch của các đơn vị sau khi được phê duyệt; đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý trong việc thực
hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của Học viện;
-Trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của
Ban Giám đốc đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện;
theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kết luận của Lãnh đạo
Học viện;
-Chủ trì lập báo cáo tình hình thực hiện chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của Học viện;
công bố và cung cấp số liệu thống kê; chủ trì xây dựng báo
cáo công tác tháng, quý, năm của Học viện.
-Giúp Trưởng phòng điều hành các hoạt động của phòng khi

02

Phó

Trưởng phòng đi vắng và uỷ quyền bằng văn bản.

Trưởng - Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các hoạt động của phòng.
phòng

-Tổ chức thẩm tra các đề án, văn bản của các đơn vị thuộc
thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc; trường hợp các đề án,
văn bản còn có những sai sót về nội dung thì tổ chức làm việc
với đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện trước khi trình Lãnh
đạo Học viện xem xét, phê duyệt.
-Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Học viện;

Chu Thị Phương Thảo

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đón tiếp khách trong nước đến công tác, hướng dẫn khách đến
các bộ phận chức năng để giải quyết công việc
- Xây dựng và Soạn thảo văn bản.

03

Chuyên - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
viên

- Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng của Học viện;
- Theo dõi, tổng hợp về thi đua, khen thưởng; thực hiện chính
sách về thi đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người
lao động của Học viện;
- Đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế,
quy trình về tổ chức và hoạt động của Học viện; theo dõi, đôn
đốc việc chấp hành nội quy, quy chế của Học viện;
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi
ban hành;
- Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi
theo quy định của Nhà nước, của Nhà trường;
- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh
mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý các con dấu của học viện.
- Quản lý vận hành và sửa chữa đơn giản các thiết bị kỹ thuật
trong các kho lưu trữ.

04

Kỹ

- Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ theo sự phân công

thuật

của trưởng kho lưu trữ.

viên

- Tu bổ, phục chế tài liệu ở mức độ phức tạp trung bình.

lưu trữ

- Sao in tài liệu phục vụ độc giả và phục vụ tài liệu bảo hiểm
lưu trữ.
- Thực hiện các qui trình kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Nhập dữ liệu vào máy tính.
- Hướng dẫn độc giả sử dụng các thiết bị phòng đọc.

Chu Thị Phương Thảo

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư như:

05

Nhân

-Quản lý và giải quyết văn bản đi.

viên

-Tiếp nhận, theo dõi và giải quyết văn bản đến.

văn thư -Quản lý và sử dụng con dấu.
-Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ…
- Trực tiếp phụ trách công tác phục vụ nước uống tại các cuộc
06

Nhân

họp, kỳ họp, phòng làm việc của lãnh đạo thường trực; đảm

viên

nhận công tác vệ sinh môi trường các phòng họp.

phục vụ - Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà
khách, các phòng họp, hội trường và phòng truyền thống; dự
trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc Nhà
khách, phòng họp

PHẦN II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ
CỦA CƠ QUAN
2.1 Kỹ năng giao tiếp
Chu Thị Phương Thảo

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai
trò rất lớn trong sự phát triển của con người. Đồng thời, giao tiếp còn là phương
tiện hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với
những người xung quanh.
Giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất
định trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi,
ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,..tạo nên những
ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với
nhau.
Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không
bao giờ chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của
người nhận tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba
trạng thái:
+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý.
+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm.
+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ
làm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc.

Chu Thị Phương Thảo

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Quá trình trao đổi thông tin:
Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải
Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi
ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.
Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời
nói, thông báo, thư, điện thoại…
Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải
Giải mã thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của
thông điệp sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là
nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một
nẻo, cùng một từ nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã
hội, giai cấp, trình độ văn hoá..)
Giao tiếp chính là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho
người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá
trình giao tiếp.
2.1.2 Chức năng của giao tiếp
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được
những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít
trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi,
lựa chọn phương tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối
tượng giao tiếp mà ứng xử.
Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con
người với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng:
a)Chức năng truyền đạt thông tin

Chức năng này có cội nguồn sinh học, để thông báo cho nhau một tin tức
gì đó. Ở động vật thường phát ra âm thanh (ở mức độ tín hiệu đơn giản, bản
năng, ăn uống, tự vệ, sinh đẻ, bảo tồn giống loài).
- Chức năng thông tin có cả ở 2 phía của quá trình giao tiếp (chủ thể-đối
tượng giao tiếp)
Chu Thị Phương Thảo

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Để đạt mục đích điều hành trong quản lí, tổ chức trong nhóm xã hội nhất
thiết phải thông qua giao tiếp (giao tiếp trực tiếp, gián tiếp thông qua các
phương tiện thông tin khác nhau).
- Truyền đạt trao đổi thông tin về mọi lĩnh vực: kiến thức, tình cảm, suy
nghĩ, ...
- Truyền đạt và chấp nhận thông tin trong mọi hoàn cảnh.
- Đòi hỏi nội dung cần chính xác và đáng tin cậy
b)Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau
Trong giao tiếp con người bao giờ cũng biểu hiện những thái độ nhất
định như: thiện cảm, thờ ơ, vồn vã, cởi mở, chân thành, dấu diếm, trung thực…
Giao tiếp bao giờ cũng được một con người cụ thể thực hiện, thái độ của cá nhân
bao giờ cũng được bộc lộ trong tiến trình giao tiếp.
Qua giao tiếp:
- Con người tự nhận thức về mình và đối tượng.

- Mối quan hệ giữa các đối tượng bắt đầu bộc lộ hành vi, tính cách và phát
triển theo nhiều chiều hướng khác nhau.
- Con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác động mạnh mẽ đến
hành vi, nhân cách của mỗi người.
c)Chức năng phối hợp và hành động
Con người có thể phối hợp các hoạt động để cùng nhau giải quyết công
việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Sử dụng những phương pháp như ám thị, làm việc nhóm, tạo áp lực,
thuyết phục và thể hiện cái tôi cá nhân trong quan điểm trao đổi thông tin, tư
duy và hình thành sự sáng tạo trong tiến trình đưa ra thông tin quyết định ảnh
hưởng tới nó.
d)Chức năng điều chỉnh hành vi
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt đợc những gì?
Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp
chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn
Chu Thị Phương Thảo

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phương tiện( kể cả ngông ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao
tiếp mà ứng xử.
Con người chủ động tự điều chỉnh hành vi của mình phù hợp với quy

định, yêu cầu của công việc, cuộc sống.
Hướng con người tiếp cận và hình thành nên những tiêu chuẩn đạo đức,
tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực.
2.1.3 Các hình thức giao tiếp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều cách nói khác nhau: bằng cách
gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản
ghi nhớ hay báo cáo...
⇒ Có hai hình thức giao tiếp chính :
- Giao tiếp chính thức
- Giao tiếp không chính thức
* Giao tiếp chính thức:
+ Giao tiếp cấp trên xuống cấp dưới : hướng dẫn công việc, quan hệ công
việc, quy trình, phản hồi, …
+ Giao tiếp cấp dưới lên cấp trên: báo cáo, đề nghị, …
+ Giao tiếp giữa các đồng nghiệp: hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ
thông tin, thực hiện báo cáo, …
* Giao tiếp không chính thức:
+ Giao tiếp điện thoại
+ Giao tiếp thư điện tử
2.1.4 Kỹ năng giao tiếp
2.1.4.1 Kỹ năng nghe
a)Vai trò của kỹ năng nghe
Paul Rankin đã tiến hành một nghiên cứu về hành vi giao tiếp ở một nhóm
người ở nhiều ngành nghề khác nhau xem họ dành bao nhiêu thời gian cho việc
nghe, nói, đọc, viết. Theo nghiên cứu thì các đối tượng đã dành 45% cho việc
nghe, 55% cho các việc còn lại. Như vậy, họ đã dành gần một nửa thời gian cho
việc lắng nghe.
Chu Thị Phương Thảo

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo như điều tra thì nghe là kỹ năng sống còn trong giao tiếp. Tuy nhiên,
không phải ai cũng chú ý lắng nghe và biết nghe. “Bất hạnh thay, rất ít người
biết lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần túy, 75%
các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh
chóng. Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người
khác lại càng hiếm” (D.Torring Ton).
Như vậy, lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta,
song đó lại là kỹ năng khó đối với hầu hết chúng ta. Nhiều người cho rằng nó rất
đơn giản nhưng sự thật không phải thế. Nhất là trong kinh doanh, thành bại của
cả một công ty chỉ trong lời nói.
b)Lợi ích của kỹ năng nghe
• Giao tiếp thông thường:
- Thoả mãn nhu cầu của đối tượng: biết lắng nghe chứng tỏ bạn tôn trọng
người khác và thõa mãn nhu cầu được tôn trọng của người khác.
- Thu thập được nhiều thông tin: thông tin chi tiết hơn sẽ dễ dàng khi ra
quyết định.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp: lắng nghe giúp tạo mối quan hệ và thắt chặt
mối quan hệ và dễ dàng cho sự hợp tác tốt hơn.
- Tìm hiểu người khác tốt hơn: lắng nghe giúp bạn nắm bắt thông tin, hiểu
về đối tượng hơn vì họ sẽ bộc lộ cảm xúc khi nói.
- Giúp người khác có sự lắng nghe hiệu quả. Bằng cách tạo dựng bầu
không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ giúp cho người nói chuyện với bạn trở thành

người lắng nghe có hiệu quả.
- Giúp chúng ta giải quyết vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn
không giải quyết được chỉ vì chúng ta không biết lắng nghe để hiểu nhau. Hãy
khuyến khích người ta nói, bạn sẽ tìm được mấu chốt của sự mâu thuẫn và giải
quyết vấn đề dễ dàng hơn.
• Giao tiếp trong tổ chức.
- Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin : giúp nhà quản trị và nhân viên
hoàn thành công việc tốt hơn do hạn chế của các yếu tố gây nhiễu ra.
Chu Thị Phương Thảo

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Nhân viên sẽ cảm
thấy hài lòng nếu nhà lãnh đạo biết lắng nghe và hiểu họ. Thông qua đó nhà lãnh
đạo cũng thu thập được nhiều thông tin, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của
nhân viên để kịp thời phản ứng, tạo động cơ giúp họ làm việc tốt hơn.
- Lượng hoá mức độ chính xác hợp lý của các quyết định: dựa vào thông
tin phản hồi mà nhà quản trị biết được mức độ chính xác của quyết định mà họ
đưa ra.
- Nảy sinh các ý tưởng mới, sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề. Nếu cả
nhà quản trị và nhân viên đều viết lắng nghe thì sẽ có nhiều ý tưởng mới khi họ
trao đổi cùng một vấn đề..
2.1.4.2 Kỹ năng nói

a) Vai trò của kỹ năng nói
- Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu
biết.
- Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người.
- Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình
thành, phát triển nhân cách cá nhân.
Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt
hiệu quả hơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy
tín của mình.
b) Nói qua điện thoại và nói trục tiếp
• Nói trực tiếp
Người Việt Nam có câu” uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” quả không sai.
Tiếc thay chúng ta lại quên mất điều này. Mỗi ngày chúng ta dành khá nhiều
thời gian trong việc trao đổi trực tiếp thế nhưng chúng ta quên rằng mình cần
phát triển kỹ năng nói nếu muốn mọi người hiểu một cách chính xác và muốn họ
làm theo những gì mình nói
Bạn cần phải biết kết quả mà mình muốn đạt được trước khi nói. Khi có
sai sót thì bạn hay bào chữa bằng các lý do này nọ. Vì thế khi muốn nói chuyện
với ai bạn cần chú ý những điếm sau:
Chu Thị Phương Thảo

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói, điều này sẽ giúp cho bạn đưa
thông điệp rõ ràng hơn.
- Tạo sự tập trung chú ý lắng nghe trước khi bạn nói, đơn giản chỉ là một
câu hỏi.
- Nói một cách rõ ràng và đủ nghe thì người nghe có thể nhận thông tin
chính xác mà không cần bạn phải lặp lại.
- Tùy hoàn cảnh, tình huống mà bạn cần có giọng điệu cho phù hợp để
truyền tải thông điệp một cách chính xác.
- Hãy sử dụng câu hỏi như một công cụ để bạn biết người nghe nhận thức
như thế nào về những gì bạn đã nói.
• Nói qua điện thoại
Trong cuộc sống hiện đại, điện thoại là phương tiện truyền thông không
thể thiếu đối với con người. nhưng có nghững cuộc điện thoại bị cho là quấy
rầy, làm xáo trộn cuộc sống riêng tư của người khác. Thế nên, bạn cần phải biết
dung hòa với một phong cách vừa tế nhị, vừa khéo léo khi sử dụng điện thoại.
2.1.4.3 Kỹ năng đọc
a)Vai trò của kỹ năng đọc
- Giúp chúng ta hiểu được những thông tin chính xác và nhanh chóng
trong văn bản.
- Giúp chúng ta mở rộng kiến thức, hiểu biết về xã hội, tự nhiên một cách
hiệu quả.
- Việc đọc sách khiến cho tư duy của chúng ta luôn hoạt động. Giúp cho
trí tuệ luôn được rèn luyện và phát triển.
- Thiếu kỹ năng đọc sách, con người sẽ tụt hậu so với thế giới
b)Kỹ năng đọc hiệu quả
* Đặt ra những câu hỏi trước khi đọc:
- Đọc văn bản này nhằm mục đích gì?
- Vấn đề cần khai thác là gì?
- Cần nhớ gì sau khi đọc?
* Ban đầu:

- Đọc qua các mục đề, đọc nhanh và tập trung vào những ý chính, những
Chu Thị Phương Thảo

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A