Công tác văn phòng quận ủy hoàng mai

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Họ và tên: Phạm Thị Ngọc
Ngày tháng năm sinh: 23/08/1994
Quê quán: Tuyên Quang
Số chứng minh nhân dân: 070936326
Số điện thoại: 01673628236
Tên trường: Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tên khoa: Khoa Quản Trị Văn Phòng
Lớp: QTVP k12
Mã số sinh viên:QTVD055

Phạm Thị Ngọc

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016
MỤC LỤC

Phạm Thị Ngọc

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016
LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan tổ chức có chức năng
đảm bảo phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo.
Quản trị văn phòng được hiểu là vận dụng những phương pháp khoa học
để quản trị, để tổ chức, để điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ
quan nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc thực hiện mục tiêu đã định.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vùa có chuyên môn
để thực hiện tốt các nghiệp vụ thư ký văn phòng, vừa có trình độ quản lý của các
cơ quan còn thiếu.
Nhận thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong xu thế phát triển
hiện nay và tương lai của đất nước. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo
khối lượng sinh viên khá lớn về công tác hành chính trong đó có ngành Quản trị
Văn phòng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của xã hội. Trong thời gian đào tạo của
các trường nói chung và trường Đại học Nội Vụ nói riêng không thể thiếu quá
trình thực tế, thực tập ngành nghề. Đây là khoảng thời gian sinh viên có cơ hội
trải nghiệm thực tế, tiếp thu, tích lũy và hoàn thiện bản thân mình hơn về phong

cách sống, làm việc và hiểu rõ về công việc của bản thân sau khi ra trường.
Với phương châm “học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”, trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã giành một khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên
năm cuối tới các công ty, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước thực tập. Giúp sinh
viên – nhân viên văn phòng tương lai vận dụng 1 cách tốt nhất, hiệu quả nhất
những kiến thức đã học vào công việc thực tế. Tạo điều kiện cho những cử nhân
văn phòng tương lai làm quen với môi trường công sở hạn chế những bỡ ngỡ
khi bước chân vào sự nghiệp của mình.
Được sự giới thiệu từ Khoa Quản trị Văn phòng và sự đồng ý của lãnh
đạo quận ủy Hoàng Mai e đã được tiến hành thực tập ngành nghề với thời gian
từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016. Nội dung thực tập tìm hiểu công
tác văn phòng của cơ quan quận ủy và thực hành các nghiệp vụ văn phòng tại cơ
quan.

Phạm Thị Ngọc

3

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016
LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tập tại Quận ủy Hoàng Mai, được sự đồng ý và giúp
đỡ chỉ bảo tận tình của các bác các cô chú và các anh chị trong Quận ủy là cơ
hội để em rèn luyện đạo đức bản thân, tác phong, cử chỉ của một nhân viên văn
phòng. Cùng sự giúp đỡ của nhà trường và khoa Quản Trị Văn phòng đã tạo

điều kiện cho em tiếp cận với công việc thực tế. Qua khoảng thời gian thực tập
em đã hiểu rõ hơn về công tác văn phòng, được giao tiếp xúc nhiều với các trang
thiết bị... đã giúp em tiếp thu và đồng thời giúp em thực hiện được những ý
tưởng của mình, đem những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao
trình độ hiểu biết của mình qua các công việc hằng ngày. Những cuộc trao đổi
về công việc cũng giúp em trau dồi thêm cho mình nhiều kiến thức về ngành
nghề ,mà em đang theo học.
Thời gian thực tập 10 tuần ( từ ngày 04/01 đến hết ngày 11/3) thời gian
thực tập không phải là dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong
Quận ủy đã tạo điều kiện và cơ hội cho em áp dụng kiến thức, lý thuyết đã học
vào công tác thực tiễn. Trong suốt thời gian thực tập em đã có cơ hội được thực
hiện các công tác văn phòng như một nhân viên văn phòng thực thụ. Qua đó em
rèn luyện được kỹ năng làm việc, nâng cao trình độ, sự hiểu biết của mình hơn
trong trao đổi nghiệp vụ văn phòng. Và nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của
Bộ phận Văn phòng, công tác văn phòng.
Qua quá trình thực tập, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, chuyên
viên trong Quận ủy cùng sự học hỏi của bản thân các nghiệp vụ văn phòng, tác
phong làm việc, kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em đã được cải thiện
rất nhiều – đó là kết quả lớn mà e đã đạt được.
Em nhận ra rằng hiệu quả của công việc, nỗ lực của mỗi cá nhân trong tổ
chức đều giúp cho tổ chức thêm vững mạnh. Vì vậy e luôn tự nhủ bản thân mình
phải cố gắng trau dồi kiến thức và học hỏi nhiều hơn nữa.
Qua đây e xin trân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Quản
trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ và các bác, các cô, các chú, các anh chị
trong Quận ủy Hoàng Mai đã luôn tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt thời
Phạm Thị Ngọc

4

Lớp ĐH QTVP K12D

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

gian thực tập!
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn hạn chế, nên
bản báo cáo này không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự quan
tâm, góp ý, sửa chữa của thầy cô để giúp em hoàn thiện hơn nữa.
Em xin trân thành cảm ơn!

Phạm Thị Ngọc

5

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016
LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ
chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng
cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất

cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các
doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh
nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn
thư để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư là cánh tay
đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ
quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
những quyết định quản lý.
Tự ý thức được bản thân là một cán bộ văn phòng tương lai, ý thức được
tầm quan trọng của công tác văn thư trong văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nắm rõ được sự cần thiết về kiến thức văn thư giúp trang bị hành trang khi ra
trường, giúp em thực hiện tốt các công tác văn thư cho công việc sau này.
Những lý do trên khiến em chọn đề tài “ tổ chức công tác văn thư “.
2. Mục tiêu của đề tài:
-

Bài báo cáo trình bày cụ thể về công tác Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản;
quy trình thực hiện văn bản đến; quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ sơ vào

-

lưu trữ; quản lý con dấu của văn phòng Quận ủy Hoàng Mai.
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư.
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư Văn phòng quận ủy hoàng
mai, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết giúp nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác văn thư của cơ

-

quan.
Bài báo cáo này muốn bày tỏ tầm quan trọng của công tác Văn thư trong mỗi cơ
Phạm Thị Ngọc

6

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng
-

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

quan tổ chức, đơn vị.
Qua bài báo hy vọng sẽ là tài liệu nghiên cứu, tham khảo cho các khóa học sau.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

-

Bài báo cáo tập trung nghiên cứu về công tác kiểm Văn thư: Quy trình soạn thảo
văn bản; quy trình thực hiện văn bản đến, quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ

-

sơ vào lư trữ; quản lý con dấu của văn phòng quận ủy Hoàng Mai.
Nghiên cứu lịch sử hình thành
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác văn

-

thư lưu trữ.
Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu trữ .
Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư của văn phòng Quận ủy Hoàng Mai
về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn
thư.
4. Nguồn tài liệu tham khảo:
** Để hoàn thiện bài báo cáo, em có tham khảo tài liệu ở một số nguồn

1.
2.

tài liệu sau:
Tài liệu qua Internet.
Website của UBND, Quận ủy Hoàng Mai:
+ />Bách khoa Toàn thư mở:
+
Một số bài nghiên cứu tại trang website:
+ />Một số văn bản tham khảo:
+ Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 6 tháng 11 năm 2003 của Chính
phủ Việt Nam, về thành lập Quận Hoàng Mai.
+ Quyết định số 277/QĐ-QU ban hành quy chế về chức năng, nhiệm vụ tổ
chức bộ máy và mối quan hệ của Văn phòng quận ủy.
+ Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi

Phạm Thị Ngọc

7

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
+ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bài
báo cáo thực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tại
Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Công tác Văn thư trong cơ quan đơn vị đã được sinh viên các khóa học
trước và hiện tại trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tìm hiểu và nghiên cứu theo các cách thức khác nhau;
Lần này em xin được tìm hiểu công tác Văn thư theo một hướng mới đi từ
lý thuyết đến thực tiễn, từ quan sát đến thực hành;
Bài báo cáo nghiên cứu cụ thể, chi tiết công tác Văn thư tại một cơ quan
là Quận ủy Hoàng Mai.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7. Bố cục của đề tài.
* Báo cáo gồm có 3 phần chính.
Phần I. Khảo sát công tác Văn phòng của Viện Công nghệ Thông tin
Việt Nam.
Phần II. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại văn phòng Quận ủy Hoàng
Mai.
Phạm Thị Ngọc

8

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Phần III. Kết luận và đề xuất, kiến nghị.

Phạm Thị Ngọc

9

Lớp ĐH QTVP K12D

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập:
1.1.1. Giới thiệu về Quận ủy Hoàng Mai:
Quận Hoàng Mai nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội được thành lập
và đi vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày
06/11/2003 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập
các quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập các phường trực thuộc quận Long
Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
Quận Hoàng Mai có diện tích: 4.104,1ha,dân số từ 19 vạn đến naylà
333.483 người (tính đến ngày 30/6/2009). Quận hiện có 58 tổ chức cơ sở Đảng
với hơn 12.000 đảng viên.
Quận Hoàng Mai phía Bắc giáp quận Thanh Xuân, Hai Bà Trưng, phía
Tây và Nam giáp huyện Thanh Trì, phía Đông giáp sông Hồng-quận Long Biên.
Trải rộng từ Đông sang Tây, được chia làm 3 phần tương đối đều nhau bởi
đường Giải Phóng, Tam Trinh (theo trục Bắc-Nam). Đơn vị hành chính
gồm14phường trên cơ sở hợp nhất 9 xã thuộc huyện Thanh Trì và 5 phường của
quận Hai Bà Trưng: Hoàng Liệt, Yên Sở, Vĩnh Hưng, Định Công, Đại Kim,
Thịnh Liệt, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Trần Phú, Mai Động, Tương Mai, Tân Mai,
Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ.
Dưới sự chỉ đạo của thành uỷ, UBND Thành phố và sự lãnh đạo trực tiếp của
Quận uỷ,HĐND, UBND quận, các tầng lớp nhân dân trong quận đã chung sức chung
lòng phấn đấu không ngưng nghỉ xây dựng Hoàng Mai trở thành một quận phát triển,
diện mạo đổi thay từng ngày với nhiều công trình nhà chung cư cao tầng hiện đại, các

khu đô thị mới khang trang như Định Công, Linh Đàm, Đền Lừ…
Đặc biệt, cơ cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng công nghiệp hoá
Phạm Thị Ngọc

10

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

- hiện đại hoá với tỷ trọng giá trị thương mại - du lịch - công nghiệp ngày càng
cao. Nông nghiệp phát triển theo chiều sâu với các loại cây có giá trị cao được
đưa vào thâm canh tạo ra sản lượng hàng hoá cho thu nhập cao… Trên cơ sở
kinh tế phát triển mạnh mẽ, các hoạt động văn hoá xã hội ngày càng được quan
tâm và nâng cao chất lượng, hiệu quả nhất là trong sự nghiệp giáo dục-đào tạo,
sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ nhân dân và xây dựng dời sống văn hoá trên địa
bàn quận. Chính hệ thống chính trị được xây dựng và củng cố vững mạnh là nền
tảng vững chắc tạo nên những thành tựu đáng phấn khởi của quận Haòng Mai
trong những năm qua.
Thành tích đạt được không chỉ thể hiện hiệu quả công tác lãnh đạo điều
hành của các cấp uỷ, chính quyền, hoạt động của các đoàn thể quần chúng và tổ
chức chính trị, sự nỗ lực cao của các tầng lớp nhân dân mà còn là nguồn cổ vũ,
động viên rất lớn, là niềm tự hào của Đảng bộ và nhân dân trong quận trong
hành trình vươn tới tương lai, trong sự nghiệp đổi mới và quá trình hội nhập.
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn quận ủy Hoàng Mai.
Quận ủy còn được gọi là Ban chấp hành Đảng bộ Quận là cơ quan lãnh
đạo cao nhất của Đảng bộ giữa 2 kỳ Đại hội. Do hệ thống Đảng Cộng sản Việt

Nam lãnh đạo nên Quận ủy là cơ quan đứng đầu quận. Đứng đầu quận ủy là bí
thư, bí thư có thể kiêm nhiệm chức vụ của Ủy ban Nhân dân quận hoặc Hội
đồng Nhân dân quận, bí thư quận ủy thường là ủy viên Thường vụ Ban chấp
hành Đảng bộ thành phố trực thuộc Trung ương gọi tắt là Thành ủy.
-

Quận ủy có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
+ Lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an
ninh, quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng, công tác xây dựng Đảng, Chính
quyền, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trên địa bàn.
+ Quyết định chương trình, chuyên đề công tác toàn khóa và chương
trình, kế hoạch công tác hàng năm của Quận ủy; qui chế làm việc của Ban chấp
hành, qui chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Quận ủy.
Phạm Thị Ngọc

11

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

+ Ban hành các Chỉ thị, Nghị quyết, quyết định các chủ trương, biện pháp,
chương trình, đề án, kế hoạch công tác quan trọng trong các lĩnh vực: phát triển
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng, công
tác xây dựng Đảng, công tác vận động quần chúng. Nhằm cụ thể hoá và tổ chức
thực hiện thắng lợi các Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương, của Thành ủy, Nghị
quyết Đại hội Đảng bộ quận và nhiệm vụ của cấp trên giao.

+ Thực hiện các vấn đề về công tác cán bộ theo qui định của Điều lệ Đảng
và quyết định phân cấp quản lý cán bộ của Ban Thường vụ Thành ủy; bẩu ủy
viên Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và chủ nhiệm Ủy ban
Kiểm tra Quận ủy.
+ Hàng năm nghe báo cáo về tình hình hoạt động của Ban Thường vụ và
ủy ban kiểm tra của của Quận ủy thảo luận và quyết định những vấn đề khác do
Ban Thường vụ đề nghị hoặc khi có trên 1/3 số ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ
quận yêu cầu.
+ Chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường
Đảng bộ quận (nếu có); thảo luận và thông qua các văn kiện trình Đại hội; chuẩn bị
những vấn đề về tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu và danh sách nhân sự giới thiệu với
Đại hội bầu Ban chấp hành khóa mới, bầu đại biểu đi dự Đại hội Đảng bộ Thành
phố theo qui định của Điều lệ Đảng, hướng dẫn của Trung ương, Thành phố.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức quận ủy Hoàng Mai:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Quận ủy Hoàng Mai:
+ Bí thư quận ủy: Nguyễn Đức Vinh – Thành ủy viên – bí thư quận ủy.
+ Phó bí thư quận ủy: Chu Mạnh Phúc – phó bí thư trường trực – chủ tịch
HĐND Quận.
+ Các phòng, ban Đảng....
Bí thư

Phó bí
thư

Văn phòng
Phạm Thị Ngọc
quận ủy

Ban tổ
chức

quận ủy

12

ủy ban
Ban tuyên
K12D
kiển tra Lớp ĐH QTVP
giáo quận
quận ủy
ủy


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Quận ủy Hoàng Mai.
Theo “Quyết định số:277/QĐ-QU ngày 25 tháng 11 năm 2015 ban hành
quy chế về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy và mối quan hệ của văn phòng
Quận ủy”.
1.2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng Quận ủy.
-

Văn phòng Quận ủy làm việc theo chế độ chủ trương, đồng thời phát huy dân
chủ nội bộ. Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, có trách nhiệm
quyết định cuối cùng đối với toàn bộ công việc của văn phòng; chịu trách nhiệm

-

đối với các cấp trên về các quyết định đó.
Các Phó chánh Văn phòng giúp chánh văn phòng phụ trách từng mặt công tác
theo sự phân công, có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về các vấn đề được
phân công phụ trách. Các cán bộ văn phòng hoạt động theo đúng chức năng,
nhiệm vụ của mình; được tham dự cuộc họp của các cấp ủy đảng, các phòng

-

ban, ngành, đoàn thể theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.
Các phó Chánh Văn phòng và cán bộ văn phòng khi có việc ngoài phạm vi,

-

quyền hạn phải báo cáo trực tiếp Chánh văn phòng để giải quyết.
Văn phòng thực hiện hội ý lãnh đạo hàng tuần, giao ban cơ quan 2 tuần/lần; tổ
chức họp đột xuất khi cần thiết.
1.2.2. Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng quận ủy.

a.
-

Vị trí và chức năng:
Văn phòng quận ủy là cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy mà trực tiếp,
thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Quận ủy trong tổ chức, điều
hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu,
giúp việc Quận ủy bao gồm:
+ Phối hợp với các ban Đảng Quận ủy phục vụ cho hoạt động chung của
quận ủy.

+ Đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh
– quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của
Quận ủy.
+ Thực hiện các nguyên tắc, chế độ thực hiện tài chính, tài sản của Đảng,
Phạm Thị Ngọc

13

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

trực tiếp quản lý tài chính, tài sản bảo đảm cơ sở vật chất cho các hoạt động của
Quận ủy, Ban Thường vụ, Thường trực quận ủy và các cơ quan tham mưu, giúp
việc quận ủy, các cơ quan Đảng trực thuộc Đảng bộ quận.
+ Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của quận ủy.
b. Nhiệm vụ của văn phòng Quận ủy.

*Nghiên cứu, đề xuất:
-

Giúp quận ủy, Ban Thường Vụ quận ủy và thường trực quận ủy xây dựng, tổ
chức thực hiện công tác, lịch làm việc phục vụ quận ủy hoạt động theo quy chế.

-

Sơ kết, tổng kết văn phòng quận ủy.

*Hướng dẫn kiểm tra giám sát:

-

Hướng dẫn phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài
chính công nghệ thông tin và công tác nội chính, tiếp dân, cải cách tư pháp cho
cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc quận ủy.

-

Kiểm tra giám sát việc thu, nộp, sử dụng Đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng trực
thuộc Đảng Bộ Quận.

-

Theo dõi đôn đốc các tổ chức Đảng, các cấp ủy trực thuộc Quận ủy thực hiên
chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
* Thẩm định, thẩm tra:

-

Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình quận ủy, Ban Thường
vụ, Thường trực Quận ủy về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản.

-

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản
thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh, nội chính khi được
Thường trực, Ban Thường vụ Quận ủy giao trước khi trình Ban Thường vụ quận

Phạm Thị Ngọc

14

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

ủy, Ban chấp hành Đảng bộ Quận.
*Phối hợp:
-

Cùng với các Ban Đảng, cơ quan, tổ chức liên kết, tổng kết về công tác của quận
ủy.

-

Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi,
bổ sung Quy chế làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban thường trực
Quận ủy.

-

Các cơ quan liên quan theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ nguyên tắc
quản lý tài chính, tài sản quận ủy; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo
tình hình kịp thời với Thường vụ Quận ủy, Ban Thường trực quận ủy.

-

Các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu
giúp Ban Thường vụ, Thường trực Quận ủy chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ kết,
tổng kết việc thực hiện Nghị quyết, Quyết định, chỉ thị, quy định, Quy chế của
Trung Ương, Thành ủy và Quận ủy về kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh,
nội chính, công tác xây dựng Đảng...
*Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, Thường trực quận ủy
giao.

-

Là đầu mối giúp Thường trực Quận ủy xử lý công việc hằng ngày; phối hợp,
điều hòa hoạt động của cơ quan tham mưu, giúp việc Quận ủy phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo của Quận ủy.

-

Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Quận
ủy, Ban Thường vụ và Quận ủy; cung cấp thông tin cho các cấp ủy cơ sở, cơ
quan tổ chức ở quận theo quy định. Thông báo ý kiến chỉ đạo của Ban Thường
vụ, Thường trực Quận ủy đến các cấp ủy thực thuộc. Theo dõi, đôn đốc các cấp
ủy cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở quận thực hiện chế độ thông tin, báo
Phạm Thị Ngọc

15

Lớp ĐH QTVP K12D

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

cáo định kỳ, đột xuất và kết luận của Thường trực, Ban Thường vụ Quận ủy.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý cá tài liều, văn bản đến đi.
-

Tiếp nhận và xử lý đơn, thư đến Quận ủy; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết một số đơn, Thường trực quận ủy giao; phối hợp với Ban tiếp công dân.
Giúp thường trực Quận ủy về công tác nội chính, công tác cải cách Tư Pháp.

-

Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy
chế của trung ương, Thành ủy và của Quận ủy; hoạt động của các câp ủy, các cơ
quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp quận để báo
cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Quận ủy.

-

Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Quận ủy và văn phòng Quận ủy; giúp
Thường trực Quận ủy chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ công
tác văn thư – lưu trữ của cơ quan đảng, mặt trận tổ quốc và các đoàn thể chính
trị - xã hội ở cấp quận và cơ sở theo quy định của luật lưu trữ năm 2011, các
quy định của ban bí thư, của thành ủy hướng dẫn của Văn phòng trung ương
Đảng, Văn phòng Thành ủy. Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ
thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc Quận ủy và tổ chức cơ sở đảng
trực ; thực hiện công tác cơ yếu theo quy định.

-

Là chủ sở hữu tài sản của Quận ủy theo sự ủy quyền của Ban thường vụ,
Thường trực Quận ủy. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động
của Quận ủy, Ban thường, Thường trực Quận ủy và các cơ quan tham mưu, giúp
việc Quận ủy theo phân công, phân cấp; chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên cơ
quan quận ủy. Giữ gìn trật tự, an ninh trụ sở làm việc của Quận. Bảo đảm hệ
thống thông tin liên lạc phục vụ tốt sự lãnh đạo quận ủy và hoạt động của các
ban Đảng Quận ủy.

-

Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban thường trực quận ủy, ban thường vụ quận
ủy giao.

Phạm Thị Ngọc

16

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng
c.
-

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Quận ủy Hoàng Mai.
Lãnh đạo văn phòng:

+ 01 đồng chí:Khương Quốc Hưng - chánh văn phòng.
+ 01 đồng chí: Bùi Thị Xiêm - phó chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực tài
chính, công tác hành chính quản trị lễ tân, tạp vụ, lái xe...
+ 01 đồng chí: Phạm Hải Bình - phó tránh văn phòng phụ trách tổng hợp,

-

CNTT, Văn thư – Lưu trữ, nội chính và tiếp dân.
Chuyên viên văn phòng:
+ Phạm Thu Hà – chuyên viên.
+ Phạm Thị Phương Dung – chuyên viên.
+ Nguyễn Thị Ánh – chuyên viên.
+ Nguyễn Văn Hùng – chuyên viên.
1.2.3. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả vị trí trong văn
phòng Quận ủy Hoàng Mai.

a.

Bản mô tả công việc của chánh văn phòng:
Chức danh

Chánh văn phòng
Là lãnh đạo Văn phòng Quận ủy Hoàng Mai, thủ trưởng trực
tiếp của văn phòng, giúp Lãnh đạo Quận ủy quản lý, điều
Vị trí chức trách
hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ được Lãnh đạo cấp trên
giao phó.
Chịu trách nhiệm trước Bí thư quận ủy, Phó bí thư, lãnh đạo
Trách nhiệm
cấp trên, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn

phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ, quyền Trực tiếp lãnh đạo Phòng giúp Lãnh đạo cấp trên thực hiện
hạn
các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị
hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ
khác do lãnh đạo Quận ủy giao.
Phụ trách chung các mặt công tác của Văn phòng.
Phụ trách công tác tài chính của Văn phòng hoặc uỷ quyền
cho phó văn phòng.
Tham gia xây dựng các chương trình, chuyên đề, kế hoạch
công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Thường
trực Quận ủy.
Tham gia kiểm tra việc thực hiện nghị quyết của các cấp uỷ
Đảng ở các tổ chức cơ sở Đảng (khi được Ban Thường vụ,
Thường trực Quận uỷ phân công).
Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ, thi đua của Văn phòng
Quận uỷ.
Ký các văn bản của Văn phòng và Thay mặt Ban Thường vụ
ký các văn bản được uỷ quyền (hoặc thừa lệnh)
Kịp thời đề xuất với Thường trực quận uỷ giải quyết những
Phạm Thị Ngọc

17

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

b.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

vấn đề cần thiết liên quan đến hoạt động nội bộ của cơ quan
Quận uỷ.
Bản mô tả công việc của phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp, CNTT,
văn thư - lưu trữ, nội chính và tiếp dân.
Chức danh

c.

Phó chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng là lãnh đạo văn phòng Quận ủy Hoàng
Vị trí, chức trách Mai, giúp Trưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theo
phân công của Trưởng phòng.
Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh văn phòng giao, Phó
Trách nhiệm
chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng,
trước lãnh đạo cấp trên về về toàn bộ kết quả hoạt động.
Giúp Chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, CNTT,
văn thư – lưu trữ, nội chính, tiếp dân.
Thực hiện theo sự chỉ đạo của Quận uỷ Hoàng Mai, Ban
Thường vụ, Thường trực Quận uỷ Hoàng Mai, tham mưu xây
dựng dự thảo báo cáo của Đảng bộ quận Hoàng Mai, các cuộc
họp giao ban (định kỳ, chuyên đề), các cuộc họp Ban Thường
vụ, Thường trực và Ban Chấp hành Đảng bộ quận Hoàng
Mai. Phối họp với lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND quận
và các bộ phận chuyên môn của uỷ ban, các ban Đảng, các
đơn vị liên quan tham mưu cho cấp uỷ thực hiện chế độ thông

tin báo cáo tổng hợp của Quận uỷ Hoàng Mai theo quy định.
Đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện quy định về
chế độ thông tin báo cáo giao ban, đề xuất điều chỉnh bổ sung
phù hợp thực tế. Theo dõi, đôn đốc giải quyết đơn thư khiếu
Nhiệm vụ, quyền
nại tố cáo do Quận uỷ gửi tới các đơn vị trong quận Hoàng
hạn
Mai.
Nghiên cứu, đề xuất, tham mưu với Chánh Văn phòng giúp
Quận uỷ Hoàng Mai, Ban Thường vụ, Thường trực Quận uỷ
Hoàng Mai về chủ trương, biện pháp cụ thể hoá các nghị
quyết, chỉ thị của Trung ương, Thành uỷ, Quận uỷ về công tác
nội chính. Phối hợp với các phòng, ban, ngành và các cơ sở
Đảng trực thuộc triển khai công tác nội chính. Chủ trì biên tập
các văn bản, dự các cuộc họp của cấp uỷ (khi có yêu cầu) về
công tác nội chính, tiếp dân.
Trực tiếp phụ trách bộ phận công nghệ thông tin, tổng hợp,
văn thư - lưu trữ, giao thông, in ấn.
Ký các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công (ký
thay Chánh Văn phòng hoặc thừa lệnh Ban Thường vụ khi
được uỷ quyền).
Nhiệm vụ quyền hạn của Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực tài chính,
công tác hành chính quản trị lễ tân, tạp vụ, lái xe...
Phạm Thị Ngọc

18

Lớp ĐH QTVP K12D

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Chức danh

Phó Chánh văn phòng
Phó chánh văn phòng là lãnh đạo văn phòng Quận ủy Hoàng
Vị trí chức trách Mai, giúp Trưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theo
phân công của Trưởng phòng.
Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh văn phòng giao, Phó
Trách nhiệm
chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng,
trước lãnh đạo cấp trên về về toàn bộ kết quả hoạt động.
Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác quản trị, lễ tân, tạp
vụ,bảo vệ, chăm lo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của
Quận uỷ và cơ quan Quận ủy.
Cùng các đồng chí lãnh đạo Văn phòng chủ trì thực hiện công
tác lễ tân, tiếp khách, thăm hỏi (việc hiếu, việc hỷ)... của Quận
Nhiệm vụ, quyền uỷ và Văn phòng.
hạn
Ký thay Chánh Văn phòng hoặc thừa lệnh Ban Thường vụ
khi được uỷ quyền đối với lĩnh vực công tác được phân công.
Tham gia chuẩn bị nội dung (nếu được phân công) và dự các
cuộc họp của cấp uỷ (khi có yêu cầu). Cùng Chánh Văn
phòng giúp cấp uỷ chỉ đạo, tổ chức việc thực hiện các nghị
quyết, quyết định, chỉ thị... của các cấp uỷ Đảng cơ sở.

Phạm Thị Ngọc

19

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Bản mô tả công việc của chuyên viên văn phòng Quận ủy Hoàng Mai.
Chức danh
Chuyên viên
bộ phận tổng
hợp, CNTT
Chuyên viên
bộ phận văn
thư, lưu trữ
Chuyên viên
bộ phận tài
vụ

Chuyên viên
bộ phận hành
chính quản
trị, phục vụ

Phạm Thị Ngọc

Nhiệm
chung

vụ

Thực hiện theo
thông báo phân
công nhiệm vụ
và theo sự chỉ
đạo trực tiếp
của
Thường
trực Quận uỷ,
của lãnh đạo
Văn
phòng,
đồng
chí
Chánh
Văn
phòng Quận uỷ
và đồng chí
Phó Văn phòng
phụ trách bộ
phận.

Nhiệm vụ từng bộ phận
Có nhiệm vụ soạn thảo, tổng hợp
văn bản, quản lý mạng công nghệ
thông tin phục vụ hoạt động của
Thường trực, Thường vụ và các ban
Đảng Quận uỷ.

có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý,
chuyển phát công văn đi, đến, quản
lý hồ sơ lưu trữ phục vụ hoạt động
của cơ quan Quận uỷ. Rà soát văn
bản trước khi ấn hành.
Có nhiệm vụ lập dự toán, quyết toán
kinh phí; theo dõi, quản lý tài chính,
quản lý kinh phí, tài sản, thực hiện
chi tiêu đúng quy định, chính sách
theo nguyên tắc tài chính Đảng.
Thường xuyên kiểm tra, phát hiện,
báo cáo đề xuất sửa chữa thay thế và
giám sát việc sửa chữa, thay thế các
thiết bị, cơ sở vật chất của cơ quan.
Chịu trách nhiệm tham mưu đề xuất
việc mua sắm các trang thiết bị, các
cơ sở vật chất phục vụ lãnh đạo và
hoạt động chung của cơ quan.

20

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

Phần II
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN

2.1.

Tìm hiểu về tổ chức văn thư của văn phòng Quận ủy
Hoàng Mai:

2.1.1. Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm:
a.

Văn bản liên quan
* Tại phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Công nghệ Thông tin bản thân
đã được tiếp cận với một số văn bản liên quan đến công tác văn thư:
1. Quyết định của Quận ủy Hoàng Mai về việc Ban hành Quy chế văn
thư, lưu trữ;
2. Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
3. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi

b.

một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Giải thích từ ngữ:
1. “Văn bản đến” bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật và đơn thư gửi đến cơ quan, đơn vị.
2. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn
vị phát hành.

3. “Bản thảo văn bản” là bản đã được viết tay hoặc đánh máy, hình thành
trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký của người có thẩm quyền.
5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
được cơ quan đơn vị ban hành.
6. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải
Phạm Thị Ngọc

21

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

được thực hiện từ bản chính.
7. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
8. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được
thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
9. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc pham vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị cá nhân.
10. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ

theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

-

Trách nhiệm:
*Đối với Chánh văn phòng Quận ủy Hoàng Mai:
Tổ chức và điều hành bộ máy của Văn phòng hoàn thành các nhiệm vụ được

-

giao.
Quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại

-

các phòng ban.
Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân thuộc

c.

đơn vị mình.
*Đối với cá nhân:
-

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ,
mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của
Nhà nước và Quận ủy về văn thư, lưu trữ.
*Đối với cán bộ văn thư lưu trữ:

-

Cán bộ làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuần nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

-

theo quy định của pháp luật.
Cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có giấy chứng nhận đã
qua lớp bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan,

-

tổ chức có thẩm quyền cấp.
Việc xác định tiêu chuẩn, chức danh, vị trí làm việc và cơ cấu cán bộ, công chức
do văn phòng quận ủy xây dựng, Ban tổ chức quận ủy thẩm định trình thường
Phạm Thị Ngọc

22

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng
-

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

trực, Ban Thường vụ Quận ủy xem xét, quyết định.
Về cơ cấu lao động: Bảo đảm cơ cấu hợp lý giữa cán bộ, công chức làm công
tác nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và công chức làm công tác hành chính, phục
vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng quận ủy. Trong đó phải có

tối thiểu là 50% biên chế làm công tác tham mưu tổng hợp.
2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

a.

Hình thức văn bản và thể thức văn bản:
* Hình thức văn bản.
1. Văn bản hành chính do Quận ủy ban hành bao gồm: Nghị quyết (cá
biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận,
giấy chứn nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư
công.
2. Văn bản chuyên ngành.
3. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
* Thể thức văn bản.
1. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:
Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

b.

Soạn thảo và ban hành văn bản:
*Soạn thảo văn bản.
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Quận
ủy Hoàng Mai giao cho công chức, viên chức soạn thảo.
2. Công chức, viên chức được giao sạo thảo văn bản có trách nhiệm

thực hiện các công việc sau;
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, sử lý thông tin có liên quan;
Phạm Thị Ngọc

23

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016

+ Soạn thảo văn bản;
+ Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Quận ủy Hoàng Mai
tham khảo ý kiến của các phòng ban, cá nhân liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến
đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Quận ủy
ghi rõ trong phiếu trình.
Phụ lục:
* Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt.
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản;
2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Quận ủy phê duyệt,
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,
quyết định sửa chữa, bổ sung.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
1. Chuyên viên phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Quận ủy về độ

chính xác của nội dung văn bản và ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.” của
phần nội dung văn bản;
2. Chánh Văn phòng Quận ủy phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
hình thức, thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn vị. Trước khi trình
lãnh đạo Quận ủy ký văn bản, Lãnh đạo văn phòng phải ký nháy vào vị trí cuối
cũng của nơi nhận.
* Ký văn bản.
1. Thẩm quyền ký.
Bí thư Quận ủy ký toàn bộ văn bản của Quận ủy ban hành. Bí thư Quận
ủy có thể giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phụ
trách. Các văn bản, giấy tờ giao dịch sự phụ có thể ủy quyền cho Chánh Văn
phòng Quận ủy ký thừa lệnh (TL.).
+ Bí thư quận ủy: Có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản của Quận ủy ban
hành.
Phạm Thị Ngọc

24

Lớp ĐH QTVP K12D


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016
BÍ THƯ
Nguyễn Đức Vinh

+ Phó bí thư Quận ủy: ký thay (KT) Bí thư quận ủy các văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách.
KT.BÍ THƯ

PHÓ BÍ THƯ
Chu Mạnh Phúc
+ Chánh văn phòng Quận ủy: ký thừa lệnh (TL) Bí thư các văn bản,
giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính, thông báo về những
vấn đề trong toàn Quận ủy, bản sao văn bản.
TL BÍ THƯ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Khương Quốc Hưng
2. Chức vụ của người ký.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký
văn bản. Chỉ ghi chức vụ như : Chủ tịch. Phó Chủ tịch, Bí thư, Phó Bí thư…
không ghi những chức vụ mà nhà nước không quy định như: Cấp phó thường
trực, cấp phó phụ trách…, không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản do
hai hay nhiều cơ quan ban hành.
3. Trách nhiệm của người ký văn bản.
-

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản và nội dung kèm theo văn
bản (nếu có);
+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ và các
thứ mực dễ phai. Không nên dùng mực màu đen để dễ phân biết bản gốc với bản
chính văn bản;
+ Chữ ký của người có thẩm quyền không nên dài hay ngắn quá;
+ Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học
Phạm Thị Ngọc

25

Lớp ĐH QTVP K12D