Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.pdf

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................ 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài .............................................................. 2
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài ............................................................. 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ............................................................................. 3
5. Kết cấu của khóa luận ........................................................................................... 3
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG
............................................................................................................ 4
1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng .................................................................... 4
1.1.1 Khái niệm văn phòng ....................................................................................... 4
1.1.2 Vị trí của văn phòng ......................................................................................... 6
1.1.3 Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7
1.1.4 Chức năng của văn phòng ................................................................................ 8
1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng ................................................................................ 10
1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị ..... 11
1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
...................................................................................................................... 11
1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin ................................................ 12
1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản .................................................................................... 12
1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức
........................................................................................................... 13
1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

.......................................................... 13
1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói
riêng
......................................................................................................................... 14
1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức ......................... 14
1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc .................................................... 14
1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng .................................................................. 15
1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc ......................................................................... 16
1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị .................................................................. 16
1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ .......................................................................... 17
1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị ..................................... 18
1.1.6.7 Công tác hậu cần ......................................................................................... 19
1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực ................................................................ 20
1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng .............................................. 20
1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng ........................................... 21
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng ................................................. 22
1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế ................................................................................... 23
1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ...................................................................... 23
1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục
.................................................................................... 23
1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm ................................................ 23
1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính .............................................................................................. 24
1.2 Công tác văn phòng ........................................................................................... 24
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ....................................................................... 24
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng ....................................................... 25

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng .................................................................. 25
Kết luận chƣơng 1: .................................................................................................. 26
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH ....... 27
2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành..................... 27
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ................................................. 27
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty ............................................................... 28
2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................... 28
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 29
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty .................................................................. 33
2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty ............................................... 34
2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty ........................................................................ 35
2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện ................................ 36
2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty ........................... 36
2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty .............................................................. 38
2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ................................................. 39
2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. .......... 40
2.1.9.1 Thuận lợi ..................................................................................................... 40
2.1.9.2 Khó khăn ..................................................................................................... 41
2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng
Thành ....................................................................................................................... 41
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự .......................... 41
2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng ................................................................. 45
2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng ....................................................................... 45
2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng ........................................................... 46
2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại
Hoàng Thành ........................................................................................................... 46
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp ..................................................................... 46
2.2.3.3 Công tác thông tin ....................................................................................... 51
2.2.3.4 Công tác văn thƣ, lƣu trữ ............................................................................ 55
2.2.3.4.1 Công tác văn thƣ ...................................................................................... 55
2.2.3.4.2 Công tác lƣu trữ ........................................................................................ 67
2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị ........................................................................... 70
2.2.3.6 Công tác hậu cần ......................................................................................... 76
2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ ............................................................. 81
2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ ........................................................................................ 81
2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ ......................................................................................... 82
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI
HOÀNG THÀNH .................................................................................................. 84
3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp ...................................................... 84
3.2 Giải pháp về công tác thông tin......................................................................... 86
3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ .............................................................. 87
3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị ............................................ 89
3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự ...................................................... 90
3.6 Giải pháp về công tác hậu cần ........................................................................... 90
3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ ................................................................ 91
3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán
bộ công nhân viên văn phòng .................................................................................. 91
3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của
đội ngũ nhân viên .................................................................................................... 94
3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ
phận ......................................................................................................................... 95
3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của
văn phòng. .............................................................................................................. 95
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 98
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bƣớc sang thế kỉ 21, đất nƣớc ta đã có nhiều bƣớc tiến đáng kể trong nền kinh
tế. Đặc biệt từ sau khi nƣớc ta ra nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, đây là cơ
hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế
nữa trong nền kinh tế thị trƣờng cùng với sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay các
doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất
lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa
hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh
nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ
quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công
tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng
vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn
bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp,
hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của
các nhà quản trị. Vì vậy với tƣ cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ
phận văn phòng càng đƣợc khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc
lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của
công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh
doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển
đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng
trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đƣa Hoàng Thành trở thành

thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành
công nghiệp đóng tàu.
Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu
đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận
thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì vẫn
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác
văn phòng là chƣa cao. Chính vì vậy đƣợc sự hƣớng dẫn tận tâm của cô giáo – TH
S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào
thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để
hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty đƣợc tốt hơn.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất
thƣơng mại Hoàng Thành để thấy đƣợc những điểm mạnh cũng nhƣ những điểm
yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả
hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng
và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản
xuất thƣơng mại Hoàng Thành nhƣ:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng
nhƣ những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải.

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu
tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ,
công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã
đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó.
- Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu
quả của công tác văn phòng tại công ty.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3

4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
- Phƣơng pháp duy vật biện chứng
- Phƣơng pháp phân tích tổng hợp
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát
- Phƣơng pháp thống kê
- Phƣơng pháp so sánh
- Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng:
- Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
- Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng
mại Hoàng Thành.
- Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành.

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4

CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức ngƣời ta luôn nhấn mạnh đến vai trò
quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là bộ máy thực hiện các
chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan. Nó đảm bảo cho
công tác lãnh đạo và quản lý đƣợc tập trung một cách thống nhất, hoạt động
thƣờng xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ?
Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là
"Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ".
- Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà
mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ "Văn phòng
Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân"

- Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc,
trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ
các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ
đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản
ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định
nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt
động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công
tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính,
môi trƣờng...theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu
trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ
giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác
là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ
hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành
thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong
quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.


Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn

vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ
phận với số lƣợng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng
đƣợc độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhƣng
đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ
thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con ngƣời có
thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng đƣợc những
yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành
chính đã đƣa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có
một tổ chức văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có
phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai ngƣời đủ
năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng.
Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là
phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể nhƣ nhà xƣởng, phƣơng tiện, thiết bị và các điều
kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các
yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui
mô hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Nhƣ vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao
gồm các yếu tố vật chất hiện hữu nhƣ nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngƣời... có
trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan
sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm tòan bộ quá trình thu thập, xử lý,
vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều
hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 6

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác
văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đƣa ra một định nghĩa chính xác về văn
phòng cơ quan nhƣ sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối
quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn
bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa
dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ
công việc quản lý điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu trong tổ chức. Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng
giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan
cấp dƣới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
tính thƣờng xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên
tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày
nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt
cho cơ quan.
Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý
điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 7

1.1.3 Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu
khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu quả
và chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu
não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lƣợng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan đơn vị đƣợc trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn
phòng đƣợc thể hiện trên các phƣơng diện sau:
Thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ
quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trƣởng đều phải thông qua văn
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm
theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh
đạo cơ quan. Nhƣ vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận phòng
ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì
mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng đƣợc coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan tổ
chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
những nguồn thông tin tiếp nhận đƣợc văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những
kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lƣu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng
nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức.
Thứ ba: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông
qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dƣới bằng hệ thống các văn
bản nhƣ là: thông báo, quyết định…
Thứ tư: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng
ban tới thủ trƣởng để đạt đƣợc mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty

TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8

Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lý trong và
ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trƣởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan,
các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trƣởng.
Thứ sáu: Văn phòng đƣợc ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng nhƣ: xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động.
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng,
củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hƣớng hiện đại hóa. Đồng thời
nhận thức đƣợc hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã
tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày
28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính
quyền nhà nƣớc Việt nam.
1.1.4 Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc
doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đƣợc hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng
dù đƣợc tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham
mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp
Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mƣu
và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công
tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh
khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có
yếu tố chủ quan (thuộc về ngƣời thủ trƣởng), bởi vậy muốn có những quyết định
đúng đắn, mang tính khoa học, ngƣời thủ trƣởng cần căn cứ vào những yếu tố
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 9

khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngƣời trợ
giúp. Những ý kiến đó đƣợc tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết
luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng
án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra
hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu
trong các trƣờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ƣu. Đây chính là nội dung tham
mƣu của công việc văn phòng.

Nhƣng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông
tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều
đối tƣợng mà Văn phòng thu thập đƣợc. Những thông tin ấy cần phải đƣợc
sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu giữ và sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quản
lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động nhƣ trên thuộc về nội dung công tác
tổng hợp của hoạt động văn phòng.
Chức năng tham mƣu đƣợc thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể nhƣ xây dựng
quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ
chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm
định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử
lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản...
Nhƣ vậy hai nội dung tham mƣu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai

công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục
vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
Chức năng tham mƣu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết
với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Cũng từ đó việc
lựa chọn, bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hƣớng đáp ứng tốt
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không
chỉ là cái “hộp thƣ” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con
ngƣời phấn đấu vƣơn lên, sáng tạo, có đƣợc những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng
thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mƣu”, bao biện làm thay những
công việc không đúng chức năng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10

2. Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà
cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phƣơng tiện ấy
phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công
việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính
đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên
liệu, vật liệu phƣơng tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ
thuộc vào phƣơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của mỗi tổ
chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là
phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý
thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này
vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan
cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động
nghiệp vụ của nó.
1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, ngƣời ta lại phân thành
các chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là
những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều
nhiệm vụ. Ví dụ với chức năng tham mƣu sẽ có nhiệm vụ trƣớc mắt, nhiệm vụ lâu
dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thƣờng xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham
mƣu lại có tham mƣu về chiến lƣợc kinh doanh, tham mƣu về công tác tuyển dụng,
đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức
năng tham mƣu. Tƣơng tự nhƣ vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp
cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 11

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt
động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần
phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo,
ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ

quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ
quan, đơn vị
Các phòng ban đơn vị đều có định hƣớng mục tiêu hoạt động thông qua các
chiến lƣợc phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lƣợc chỉ dự định cho
thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt
động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chƣơng trình
cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà
có nhiều loại khác nhau nhƣ kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài
chính…Mỗi loại kế hoạch trên đƣợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng
và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đƣợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các
kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ
trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chƣơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ đơn vị mình đƣợc giao để các sản phẩm, dịch vụ đƣợc làm ra với
chất lƣợng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chƣơng trình, kế
hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp
với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 12

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin

bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…; những
thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin
là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và
hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có ngƣời
trợ giúp trong lĩnh vực này. Ngƣời trợ giúp đó không ai khác chính là văn
phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay
đi đều đƣợc chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin
tiếp nhận đƣợc (cả bên ngoài và nội bộ) đều đƣợc văn phòng phân loại theo
những kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng
trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ
chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác
văn thƣ, lƣu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu
thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đƣợc xử lý một cách khoa học và đáp
ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đƣợc những quyết định nhanh
chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả,
gây ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phƣơng tiện này trong quản lý,
điều hành hoạt động. Do tính năng tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các
văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý
về kinh tế, chính trị , xã hội…phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về
công tác lƣu trữ và ban hành văn bản.
Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm
quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13

quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức
nhƣ hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ
để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ: điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính.
Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm
quyền, có tác động tích cực đến đối tƣợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận
nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải
nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng.
1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ
cơ quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các
yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì
sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trƣờng.
Đồng thời nó còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt
đƣợc mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện truyền và nhận thông tin,
các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên, liên tục. Vì
vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình
hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không
đƣợc cung cấp đầy đủ về chất lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời
hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn
vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thƣờng ƣu tiên tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của
toàn bộ hệ thống.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 14

Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công
tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ
đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan,
tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực
lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất
cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc.
1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng
nói riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn
phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại,
vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ
chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng
(tham mƣu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của
mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận
nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm
việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh
và thông tin thông suốt cho cơ quan tổ chức.
Nhƣ vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo
và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận
khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động
của mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của
văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản
lý trong toàn cơ quan, tổ chức.

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức
1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc
 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
đƣợc thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động
của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dƣới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối
quan hệ phải xác định rõ ràng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 15

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết
hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp
hơn trong tổ chức phải đƣợc xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để
tránh sự trùng lặp không cần thiết.
 Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công
việc phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định.
Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc
điểm hoạt động, nhiệm vụ đƣợc giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn
khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau.

- Phân công theo khối lƣợng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế
hoạch công tác đƣợc duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu
của công việc trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó
là biên chế cơ quan.

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con ngƣời
đảm nhiệm, không có tổ chức con ngƣời sẽ không đƣợc phân công nhiệm vụ.
- Một chức năng, nhiệm vụ không đƣợc giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều
ngƣời đảm nhiệm.
1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng
Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt
động văn phòng.
Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dƣới quyền thực
hiện tốt nhất công việc đƣợc giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và
kịp thời triển khai công việc đƣợc giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu
cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả
cao nhất.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 16

Để tránh hiện tƣợng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải
đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của ngƣời thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải đƣợc cụ thể hóa bằng hệ thống văn
bản. Quy chế đƣợc ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm,
quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp
và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng quy chế

làm việc cần chú ý có hai loại:
Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung đƣợc áp dụng cho toàn bộ các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nƣớc. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ nhƣ: tuyển dụng, xếp ngạch lƣơng, vấn đề đào tạo…
Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần:
- Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.
- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện.
- Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ.
- Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức.
- Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức.
- Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Gián tiếp tạo năng suất lao động.
- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.
1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn
phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành
động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 17


Hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ phát huy đƣợc tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu
lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi ngƣời
đang quan tâm.
Qua hội nghị, những tƣ tƣởng mới, quan điểm mới đƣợc phổ biến, truyền bá,
những khó khăn thách thức đƣợc bàn bạc, tháo gỡ, các công việc đƣợc triển khai

nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ thu đƣợc nhiều thông tin bổ
ích, tạo đƣợc sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan,
thu đƣợc chất lƣợng và hiệu quả cao trong công việc.
1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thƣ, lƣu trữ rất quan trọng.
Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông
suốt và có hiệu quả.
 Công tác văn thƣ
Công tác văn thƣ là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản
lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản,
lƣu trữ văn bản đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nƣớc,
doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thƣ bao gồm:
- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn
bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lƣu trữ, lâp, nộp hồ sơ.
- Quản lý con dấu.
Công tác văn thƣ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính
nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
 Công tác lƣu trữ

Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những
văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung
công tác lƣu trữ bao gồm:
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 18

- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu
phông lƣu trữ quốc gia nhƣ: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các
phòng, kho lƣu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu
công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.

- Nghiệp vụ lƣu trữ cần phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học lƣu trữ.
Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lƣu trữ.
- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ƣơng đến cơ sở, có sự chỉ
đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo
quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu
nghiệp vụ chủ yếu của công tác lƣu trữ bao gồm:
Phân loại tài liệu lƣu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ.
Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lƣu trữ.
Thống kê tài liệu lƣu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ.
Bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin đƣợc coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới đƣợc thu nhận, cảm thụ và đƣợc đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận đƣợc cung cấp đầy đủ
các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả
cao nhất. Mục tiêu đó đƣợc thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý,
mệnh lệnh đƣợc truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dƣới.

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 19


Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Lập kế hoạch chi tiêu để đạt đƣợc những mục tiêu đó.
Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.1.6.7 Công tác hậu cần
Công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc
của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao động, các điều kiện vật
chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền
thƣởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…)
- Quản lý biên chế quỹ lƣơng, tài sản cố định, vật tƣ.
- Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
- Các loại công vụ khác nhƣ:

Phục vụ phƣơng tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan.
Phục vụ nƣớc uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức.

Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân,
khánh tiết của cơ quan.
Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức.
Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức.
Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 20

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên
vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính
trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của
nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của
các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nguồn nhân lực bao
gồm các nội dung sau:
- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan, đơn vị.
-
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ
quan, đơn vị.
- Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động.
- Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ công nhân viên.
- Công tác đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển nguồn nhân lực.
- Chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
- Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng
Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trƣờng văn phòng phù
hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn
phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động
văn phòng.
Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan
tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao.
Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Vì
vậy văn phòng có đƣợc tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ
quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ
trƣởng cơ quan, đơn vị.
Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải đƣợc tiến hành thƣờng
xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 21

Để tổ chức đƣợc khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
- Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn
phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng ngƣời, đúng việc. Đây là cơ sở cho công tác
quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.
- Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng.
- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng đƣợc cung ứng.
1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng
Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hƣởng bởi
nhiều các yếu tố đó là:
Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt
động văn phòng của cơ quan. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa
học, các mối quan hệ không đƣợc xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại

hiệu quả trong công việc. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có
thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu
của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lƣợng nguồn nhân lực.

Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện
pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện
công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật
chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho
cán bộ công nhân viên. Do ngƣời lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục
đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều
nhằm làm cho ngƣời lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân ngƣời
lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển.
Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của khoa
học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt
động văn phòng của mình. Nếu nhƣ các công việc văn phòng chỉ đƣợc thực hiện
theo phƣơng pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ
không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố
công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hƣởng đến hiệu
quả hoạt động văn phòng, cần đƣợc các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 22


Thứ tư là công tác văn thƣ, lƣu trữ. Công tác văn thƣ, lƣu trữ nằm trong
nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn
phòng đem lại hiệu quả cao.
Thứ năm là môi trƣờng làm việc. Môi trƣờng làm việc là yếu tố ảnh hƣởng trực

tiếp đến ngƣời lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của
văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trƣờng làm việc
của nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn
phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng
động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần làm
giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải
thiện năng suất và chất lƣợng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực
hiện. Các yếu tố của môi trƣờng làm việc bao gồm:
- Y tế và phúc lợi
- Sự sạch sẽ trong văn phòng
- Sự an toàn
- Trang trí văn phòng
- Nhiệt độ văn phòng
- Âm thanh, tiếng ồn
- Yếu tố văn hóa tổ chức
Nhìn chung bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh ngiệp nào cũng tồn tại, phát
triển dƣới sự ảnh hƣởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà
quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình là tìm ra giải pháp duy trì sự
tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói
riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.
1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc đƣợc hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức
và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở thực tiễn do
vậy nó không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc
cũng thay đổi theo.
Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng nguyên
tắc đƣợc ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính.