Công tác văn thư tại phòng hành chính trường đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (307.49 KB, 53 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................4
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................4
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................5
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................6
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.......................................................................................7
1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....7
1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................7
1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.........................................................................................8
1.1.2.1 Vị trí và chức năng............................................................................8
1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............8
1.1.2.3Cơ cấu tổ chức..................................................................................10
1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
phòng Hành chính-Tổng hợp Trường ĐHNVHN.......................................11
1.2.2. Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính-Tổng hợp...........................................................................................12
1.2.2.1.Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................12
1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp (vẽ sơ đồ)................14
1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ của Trường
ĐHNVHN....................................................................................................14
1.2.4 Xây dựng công tác tổ chức hội họp, hội nghị cho Trường ĐHNVHN
.....................................................................................................................15
1.2.5 Xây dựng tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trường............15
1.2.6 Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước công sở...........16
2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng...........................................................................................................16
2.2.1 Đối với Lãnh đạo................................................................................16
2.2.2 Đối với chuyên viên...........................................................................18
Phần II................................................................................................................25
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................................25
2.1.Giới thiệu vài nét về phòng văn thư Trường ĐHNVHN.......................25
2.2.Công tác chỉ đạo văn thư tại Trường ĐHNVHN...................................25
2.3.Thực trạng tình hình công tác văn thư của trường................................25
2.3.1Các căn cứ cơ sở khoa học..................................................................25
Triệu Văn Thuật
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2Thực trạng tình hình công tác văn thư.................................................26
2.3.2.1Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..........................................26
2.3.2.2Công tác quản lý văn bản.................................................................31
2.3.2.2.1Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến...................................31
2.3.2.2.2 Tổ chức và quản lý văn bản đi......................................................35
2.3.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.............................................................................................41
2.3.2.4.1 Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ....42
2.3.2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.........................................................................................................42
2.3.2.4.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ..........................................................................................................43
2.3.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....44
2.3.2.5.1 Quản lý con dấu............................................................................44
2.3.2.5.2 Sử dụng con dấu...........................................................................45
2.4Nhận xét, đánh giá chung.......................................................................45
2.4.1Ưu điểm...............................................................................................45
2.4.2Nhược điểm.........................................................................................46
Phần III..............................................................................................................47
ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN...............................................................................47
ĐỀ XUẤT....................................................................................................47
3.1 Về nhận thức..........................................................................................47
3.2 Cơ chế quản lí công tác văn thư............................................................48
3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư............................48
KẾT LUẬN........................................................................................................50
Triệu Văn Thuật
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Qua quá trình hình thành phát triển và trưởng thành Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã khẳng định được đây là cái nôi đào tạo ra những cán bộ trong công
tác hành chính nhà nước nói chung và cụ thể là công tác văn thư nói riêng đã
làm nên thương hiệu của nhà Trường. Trong công cuộc đổi mới đất hiện nay để
phát triển nước ta phải có nguồn nhân lực trước hết phải có kiến thức trong lĩnh
vực công tác, từ nhu cầu thực tế của xã hội Trường ĐHNVHN đã mở thêm
nhiều ngành đào tạo nhằm đáp ứng nhân lực có chất lượng trong ngành nội vụ
của nước ta. Xu thế hội nhập và phát triển đã không còn là rào cản mà là cơ hội
để phát triển các năm gần đây công tác đào tạo được quan tâm hơn trong đó có
nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp
ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính nhà nước. Công tác văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra
quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân
nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác văn
thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lí nói chung và chiếm
phần lớn hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là mắt xích quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan. Trường
ĐHNVN nhận thấy tầm quan trọng cũng như là cái nôi của đào tạo trong lĩnh
vực công tác này nhà trường rất chú trọng và quan tâm thường xuyên có nhưng
chỉ đạo trong công tác văn thư. Hiệu quả hoạt động quản lý của quan, tổ chức
cao hay thấp một phần phụ thuộc vào công tác này có làm tốt hay không. Công
tác này được đảm bảo sẽ giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác,
năng xuất, chất lượng, đúng quy định, giữ được bí mật của cơ quan tổ chức hạn
chế được bệnh quan liêu giấy tờ góp phần thúc đẩy phất triển nền hành chính cơ
quan, đất nước. Là một sinh viên của lớp QTVPK1A khoa Quản trị văn phòng
sau 4 năm học tập, rèn luyện được trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại
trường và qua những lần trải nghiệm từ đợt kiến tập, thực tập để có thêm kiến
thức thực tế so với lý luận đã được trang bị. Trường ĐHNVHN đã có kế hoạch
Triệu Văn Thuật
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cho sinh viên đi thực tập tốt ngiệp tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong nhà nước
và ngoài doanh nghiệp. Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc
tại cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc ở cơ quan.
Đây cũng là dịp giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức là cơ hội cho sinh viên
có được kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Thực hiện kế hoạch của Trường ĐHNVHN- Khoa quản trị văn phòng
đã triển khai lên kế hoạch cho sinh viên đi thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày
11/3/2016 thời gian thực tập tuy ngắn nhưng qua quá trình thực tập hiểu biết và
nắm vững hơn kiến thức đã học cũng như học hỏi thêm được những kiến thức
bổ ích về văn hóa công sở, tác phong làm việc và quan trọng bản thân tự tin
trong giao tiếp cũng như thực hiện nhiệm vụ mà nơi cơ quan thực tập giao.
Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ, hưỡng dẫn nhiệt tình của các
thầy cô trong Trường quá trình khảo sát nghiên cứu thuận lợi, tiếp cận được thực
tế hiểu sâu hơn về công tác văn thư, chuyên ngành quant trị văn phòng.
Tuy nhiên do thời gian ngắn khả năng nghiên cứu và vốn kiến thức còn
hạn chế bản thân đã có sự cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song khuôn khổ bài
báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Em viết bài báo cáo
gửi tới khoa kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong bài báo cáo
giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ và kỹ năng của mình để em có cơ sở, nền
tảng thực hiện bài khóa luận sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng
và các thầy cô trong Trường đã hướng dẫn tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài
báo cáo thực tập tốt nghiệp này./.
Em chân thành cảm ơn !
Người thực hiện
Triệu Văn Thuật
Triệu Văn Thuật
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài
Quản trị văn phòng là một trong những vấn đề quan trọng nó đi liền với
các hoạt động của cơ quan tổ chức, mỗi cơ quan tổ chức đều phải có bộ phận
văn phòng để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong mọi hoạt động từ thực tế
ta thấy được tầm quan trọng của công tác này. Quản trị văn phòng trong Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội diễn ra các hoạt động trong đó có quản lí hành chính của
nhà Trường theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn là trọng tâm vì thế văn phòng
là bộ phận góp phần đáp ứng mục tiêu công việc trong Trường ĐHNVHN. Quản
trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ nói riêng và nội dung của công tác quản trị
văn phòng là một trong những đối tượng được sử dụng để nghiên cứu, tìm hiểu.
Qua quá trình học tập tại trường ĐHNVHN được trang bị những kiến thức về lí
luận các môn chuyên ngành phục vụ cho công việc sau này, nhà Trường còn tạo
điều kiện cho sinh viên được kiến tập, thực tập để trang bị cho sinh viên cân
bằng giữa lí luận và thực hành từ đó có thêm kinh nghiệm trong công tác sau
này khi ra Trường. Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan mà em lựa chọn làm
điểm đến kiến tập. Là một cơ quan hành chính nhà nước hoạt động trong lĩnh
vực khoa học công nghệ quản lí chung về KH&CN của nước ta và thực hiện
theo chức năng, nhiệm vụ về quản lí nhà nước. Với môi trường làm việc nghiêm
túc, đội ngũ cán bộ năng động có chuyên môn cũng như kinh nghiệm là nơi cá
nhân em có thể quan sát, học hỏi và thực hành một số nghiệp vụ hành chính cơ
bản. Từ những trải nghiệm từ đợt kiến tập tại Bộ KH&CN đợt thực tập tại
Trường ĐHNVHN em đi sâu vào nghiên cứu hoạt động “Công tác văn thư” ngôi
Trường đào tạo ra các chuyên ngành trong đó có công tác văn thư-lưu trữ từ đó
đưa ra nhận xét.
2. Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất: Khảo sát thực tiễn công tác chung và hoạt động văn phòng nói
riêng của Trường ĐHNVHN.
Thứ hai: Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Thứ ba: Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn phòng lựa chọn
chuyên đề tổ chức công tác văn thư của phòng Hành chính-Tổng hợp tại Trường
Triệu Văn Thuật
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ĐHNVHN từ đó tìm hiểu sâu hơn về nội dung, đối tượng, phương pháp thực
hiện, đưa ra những đánh giá và kiến nghị trong công tác văn thư.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo này là về công tác văn thư của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức và điều hành trong công tác văn
thư tại phòng Hành chính-Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
-Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập);
- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tại Trường ĐHNVHN.
- Quyết định số 1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/01/2012 của Hiệu trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướng
dẫn thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có rất nhiều bài báo cáo nghiên cứu và tìm hiểu công tác văn thư, lưu
Triệu Văn Thuật
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ như:
- Tạp chí văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiên
cứu viết về tình công tác văn thư-lưu trữ cập nhật những văn bản thông tin mới
nhất về công tác văn thư ở trong nước và ngoài nước.
- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh, NXB
Văn hóa thông tin, cuốn giá trình này đề cập đến lí luận chung về những vấn đề
cơ bản trong công tác văn thư và nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, giáo
trình này thể hiện một cách khái quát nhất về công tác văn thư.
- Cuốn sách soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của tác giả
Đồng Thị Thanh Phương , Nguyễn Thị Ngọc An, xuất bản tháng 9/2011, NXB
Tổng hợp tp Hồ Chí Minh Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ là
công việc quan trọng, thường xuyên ở các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ
chức kinh tế, xã hội và doanh nghiệp . Giáo trình soạn thảo văn bản và công tàc
văn thư, lưu trữ nhằm cung cấp cho học sinh, sinh viên và những người làm
công tác văn phòng những kiến thức cơ bản, cơ sở pháp lý và kỹ năng cần thiết
của việc xây dựng, tổ chức, sử dụng và quản lý văn bản trong cơ quan, doanh
nghiệp.
- Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức Chính trị-Xã hội TS.Nguyễn Lệ Nhung biên soạn,
www.vanthuluutru.com, bàn về những vấn đề chung tác dụng của công tác văn
thư lưu trữ đối với các cơ quan.
- Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng K7A Cao đẳng hệ chính quy
của sinh viên Kiều Hoài Nam nói về công tác văn thư lưu trữ tại trường ĐHNVHN
tuy nhiên giải pháp khắc phục của bài báo cáo không mang tính khả thi.
Trên đây là các bài nghiên cứu về công tác văn thư tại Trường tuy nhiên
các bài nghiên cứu chưa được cụ thể chi tiết còn chung chung, bài nghiên cứu
của em trên cơ sở kế thừa và tìm hiểu cụ thể tình hình công tác văn thư của
trường để nhận xét, so sánh với cơ quan khác.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể về
Triệu Văn Thuật
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vấn đề quản lí trang thiết bị tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được
quá trình, khâu quản lí trong công tác này.
- Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh nghiệm,
lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp
bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư.
- Thống kê, thu thập thông tin tài liệu, ghi chép Phương pháp thu thập
thông tin là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá
cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất
phương án dựa trên ý kiến chủ quan.
- So sánh, đối chiếu nhằm đưa ra cái nhìn cụ thể của công tác văn thư tại
Trường Đại học Nội Hà Nội với các cơ quan khác từ đó có cách nhìn nhận về
công tác này.
7. Bố cục của đề tài
Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì gồm 3 phần :
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
Phần II. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại phòng Hành chính
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị
Triệu Văn Thuật
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết
định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành
Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới.
Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây
dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũ
cán bộ, công chức trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp
ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần thiết.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Triệu Văn Thuật
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.1 Vị trí và chức năng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
Triệu Văn Thuật
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
Triệu Văn Thuật
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.Thực hiện nhiệm vụ khác
do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:
Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
Các phòng chức năng:
• Phòng Quản lý đào tạo
• Phòng Tổ chức cán bộ
• Phòng Hành chính – Tổng hợp
• Phòng Kế hoạch – Tài chính
• Phòng Quản trị - Thiết bị
• Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
• Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
• Phòng Hợp tác quốc tế
• Phòng Công tác sinh viên
Các khoa:
• Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
• Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
• Khoa Hành chính học
• Khoa Văn thư – Lưu trữ
• Khoa Quản trị văn phòng
Triệu Văn Thuật
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
• Khoa Nhà nước và pháp luật
• Khoa Khoa học Chính trị
• Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
• Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Trung tâm Tin học
• Trung tâm Ngoại ngữ
• Trung tâm Thông tin Thư viện
• Tạp chí Đại học Nội vụ
• Ban Quản lý ký túc xá
Cơ sở đào tạo trực thuộc:
• Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
• Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
• Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 1)
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính phòng Hành chính-Tổng hợp Trường ĐHNVHN
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính-Tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: ( Phụ lục 2)
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
Triệu Văn Thuật
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua
khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của
các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
1.2.2. Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính-Tổng hợp
1.2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn
Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn
bản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh
viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
Triệu Văn Thuật
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công
chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế
- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;
- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với
công chức, viên chức, người lao động trong Trường;
- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong
tặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật;
- Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra,
rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định.
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác
và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
Triệu Văn Thuật
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.
Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
quản lý của Hiệu trưởng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp (vẽ sơ đồ)
Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp
Hoàng Văn Thanh
Phó phòng Hành chính-Tổng hợp
Nhân viên
Phó phòng Hành chính-Tổng hợp
Nhân viên
Nhân viên
1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ của
Trường ĐHNVHN.
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn
nhằm thực hiện các công tác đã đề ra. Trường ĐHNVHN ban hành chương trình
công tác chỉ đạo điều hành của Trường giúp cho công việc được chủ động, từ đó
thấy được tiến độ của công việc và đưa ra những điều chỉnh phù hợp với mục
tiêu yêu cầu của Trường đề ra.
Nội dung xây dựng chương trình công tác bao gồm:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác về lĩnh vực: Các đơn vị xây
dựng chương trình công tác thuộc lĩnh vực quản lý theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và gửi phòng Hành chính-Tổng hợp.
- Tiếp nhận chương trình công tác của các đơn vị, xây dựng công tác của
Trường
- Phòng Hành chính-Tổng hợp xem xét trình Ban giám hiệu
- Ban giám hiệu phê duyệt
Triệu Văn Thuật
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Sau khi phê duyệt chương trình công tác, phòng Hành chính-Tổng hợp
nhân bản và phát hành.
1.2.4 Xây dựng công tác tổ chức hội họp, hội nghị cho Trường
ĐHNVHN
Hội nghị là một trong những biện pháp để triển khai các hoạt động của
Trường. Tổ chức hội nghị hội, hội họp dựa vào tình hình của Trường và dựa vào
chương trình công tác của Trường đã đề ra để tổ chức hội nghị, hội họp phục vụ
cho hoạt động của Trường.
Xây dựng công tác tổ chức hội họp, hội nghị tiến hành theo các bước
sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian
và tâm quan trọng của hội nghị. Chuẩn bị các điều kiện liên quan để tiến hành
như kịch bản chương trình, tài liệu, giấy mời, sự phân công của các đơn vị do
lãnh đạo giao.
- Giai đoạn tiến hành: Bố trí người đón tiếp đại biểu, phân phát tài liệu và
tiến hành theo kịch bản đề ra như chuẩn bị, ghi biên bản họi nghị, tổng hợp các
ý kiến trong hội nghị
- Giai đoạn sau hội nghị: Thu thập tài liệu và hồ sơ vào hội nghị, quyết
toán kinh phí hội nghị.
1.2.5 Xây dựng tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trường
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo hay cán bộ trong Trường là hoạt
động diễn ra thường xuyên trong kế hoạch, chương trình mà nhà Trường đã đề
ra để tổ chức chuyến đi thành công thì văn phòng phải nắm rõ được tình hình
chuyến đi phục vụ cho hoạt động chỉ đạo Lãnh đạo.
Công việc xây dựng tổ chức chuyến đi công tác là rất cần thiết nó góp
phần không nhỏ tới kết quả của chuyến công tác vì vậy cần phải chuẩn bị các
công việc cho chuyến công tác như sau:
- Chuẩn bị cho chuyến đi công tác: Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi xác
định rõ mục đích của chuyến đi, nội dung chuyến công tác, địa điểm, chuẩn bị
thủ tục tài liệu cho công tác, lịch làm việc, nơi ăn, nghỉ và liên hệ trước cho cơ
Triệu Văn Thuật
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan mà lãnh đạo đến công tác, xin ý kiến chỉ đạo trong thời gian lãnh đạo đi
công tác
- Trong quá trình đi công tác: Nếu đi cùng lãnh đạo thì hỗ trợ lãnh đạo
trong giải quyết công việc, thu thập hóa đơn chứng từ trong quá trình công tác
để quyết toán. Nếu không đi cùng lãnh đạo Hỗ trợ giải quyết các công việc trong
Trường thu thập các thông tin cho lãnh đạo, hỏi thăm sức khỏe lãnh đạo
- Sau chuyến đi công tác báo cáo lãnh đạo công việc đã giải quyết và chưa
được giải quyết và tình hình của cơ quan, đơn vị, thanh toán kinh phí công tác,
biên soạn tổng hợp tài liệu chuyến đi công tác.
1.2.6 Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước công sở
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng nề nếp làm việc, quy định, quy
chế thể hiện phong cách làm việc của cơ quan tổ chức muốn như thế lãnh đạo
phải gương mẫu và đưa ra các chỉ đạo thực hiện quy chế để cho công tác của
Trường đi vào nề nếp. Trường đã thực hiện tốt vấn đề văn hóa nơi công sở có
quyết định, đưa ra quy chế, quy định cho sinh viên và cán bộ, viên chức trong
Trường và thực hiện theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan
hành chính nhà nước và uy chế văn hóa công sở tại cơ quan.
2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
văn phòng
2.2.1 Đối với Lãnh đạo
*Bà Trần Thị Hạnh – Trưởng phòng
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về
các mặt hoạt động của phòng Hành chính- Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch,quy hoạch phát triển phòng;
-Phụ trách công tác tổ chức,cán bộ; thi đua,khen thưởng của Phòng;
-Phụ trách công tác tổng hợp,báo cáo;thông báo kết luận giao ban;
-Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;
-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
Triệu Văn Thuật
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham dự của Phòng;
-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng;
-Phụ trách công tác y tế,cây xanh,vệ sinh môi trường;Quản lý phòng
thờ,phòng truyền thống;Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;Nhà
khách;điện thoại,truyền hình cáp;
-Giarng dạy theo quy định;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám hiệu giao.
* Ông Hoàng Văn Thanh – Phó Trưởng phòng
-Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thư ký,thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng
và các Phó Hiệu trưởng;tiếp nhận,kiểm tra thể thức,kỹ thuật trình bày, ký phát
hành các văn bản của Trường;
+ Phụ trách công tác thi đua - khen thưởng;
+Phụ trách và điều hành công tác văn thư,lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính.Xây dựng các văn bản hướng
dẫn quy trình,thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban giám hiệu;Chuẩn bị nội
dung,cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết phục vụ cho các cuộc họp của Ban
Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin,quảng bá hình ảnh của Trường;Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng,biển tên,cờ,biển lớp,bảng tin,maket trong toàn Trường;
+ Họp giao ban và các cuộc họp khác theo sự phân công của Trưởng
Phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản,giấy tờ theo nhiệm vụ được phân
cấp;Ký giấy giới thiệu,giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ
các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ,khánh tiết;tổ chức các ngày lễ,tết trong năm;
Quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp,hội trường và phòng
làm việc của Ban Giám hiệu;Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
Triệu Văn Thuật
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường;Theo
dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
2.2.2 Đối với chuyên viên
* Bà Dương Thị Dung – Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm
tra,theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của
CBVC Nhà trường;
+ Thực hiện kiểm tra,theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh;
phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ,lễ tân,khánh tiết,tổ chức các ngày lẽ,tết trong
năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ
và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường,trình Ban Giasm hiệu
và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa - Chuyên viên
- Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực
hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành
liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban hàng tuần,
tháng, quý, 6 tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết
Triệu Văn Thuật
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luận giao ban của các đơn vị;
+ Soạn thảo lịch công tác tuần của Trường. Sau khi được Hiệu trưởng phê
duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nahf trường theo phê duyệt của
Hiệu trưởng;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà
trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Nguyễn Văn Dũng – Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm…
đến Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Thông báo kết quả phê duyệt văn bản đến các đơn vị sau khi Ban Giám
hiệu ký duyệt;
+ Quản lý, trực điện thoại, vệ sinh phòng khách của Ban Giám hiệu;
+ Thường trực công tác lễ tân, đón tiếp khách đến Trường liên hệ công
tác; xếp lịch để Ban Giám hiệu tiếp khách;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng;
tổng hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
Triệu Văn Thuật
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê
duyệt của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);
+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn,
tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên
Triệu Văn Thuật
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban,
Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu
trữ theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ
tục hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám
hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
và ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
Triệu Văn Thuật
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị,
cá nhân trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
toàn trường;
+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập
lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm
diệt trừ côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Triệu Văn Thuật
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC,
học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh –
sinh viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và
công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn;
Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một
cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Tý
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa
bệnh của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá
hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
Triệu Văn Thuật
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
