Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại phòng hành chính – tổng hợp chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển bắc ninh

Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Lời mở đầu
Ngày nay khi công nghệ thông tin đang trở thành ngành có vai trò quan
trọng nhất trong tất cả những ngành công nghệ hiện đại (công nghệ thông tin,
công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lợng, công nghệ
vũ trụ và công nghệ đại dơng) thì Quản trị văn phòng ngày càng khẳng định đợc vai trò, nhiệm vụ của mình. Theo đối tợng nghiên cứu thì Quản trị văn
phòng có chức năng định hớng, chức năng tổ chức, chức năng duy trì hoạt
động, chức năng kiểm soát, chức năng đánh giá. Theo khái niệm về công tác
văn phòng, chức năng của văn phòng gồm có tham mu, tổng hợp và hậu cần.
Rõ ràng, Quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập,
phân tích, tổng hợp, quản lý, sử dụng và lu chuyển thông tin theo hớng hiện
đại hoá. Đó chính là cơ sở để nhà quản trị định hớng và quản lý điều hành đơn
vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh.
Với những cách tiếp nhận khác nhau, khái niệm Quản trị văn phòng theo
chức năng là khái quát nhất, khái niệm văn phòng đợc hiểu khái quát nh sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực
hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.
Nhận thức đợc vai trò to lớn đó của văn phòng, các nhà quản trị hiện đã
quan tâm xây dựng củng cố văn phòng trong đơn vị mình theo hớng hiện đại
hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực
tế trong xã hội tồn tại tất yếu ngành văn phòng.
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trờng, nhất là trong giai đoạn
Việt Nam vừa mới gia nhập WTO, tình hình kinh tế Việt Nam có nhiều biến
động ảnh hởng đến đời sống xã hội, đặc biệt là giáo dục Việt Nam bởi từ trớc
đến nay, nền giáo dục Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn, trong đó việc áp
dụng kiến thức với thực tiễn là vấn đề đáng quan tâm do cha đủ cơ sở vật chất,
trình độ cha cao... Bởi vậy, khi Việt Nam gia nhập WTO, gánh nặng càng đè
lên vai ngành giáo dục. Và Ngành Quản trị văn phòng cũng là một ngành đợc

quan tâm, chú ý bởi lúc này, hoạt động của các cơ quan, đơn vị đang dần thay
đổi, các doanh nghiệp Nhà nớc có xu hớng cổ phần hóa, thậm chí giải thể những
cơ quan hoạt động không đạt hiệu quả và không cần thiết.
Để giúp các sinh viên ngành Quản trị Văn phòng không khỏi bỡ ngỡ khi
bắt tay vào công tác, trong quá trình học tập tại trờng Đại học Dân lập Phơng
Đông, các giảng viên trong trờng luôn cung cấp những kiến thức bổ ích,
những bài học giúp sinh viên có thể hiểu và nắm bắt kịp với thời đại. Đặc biệt
trờng còn tổ chức cho các sinh viên có thời gian thực tập trớc khi ra trờng.
Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh là một đơn vị trực thuộc
Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam, là một đơn vị có sử dụng nguồn vốn
từ ngân sách nhà nớc đang trong thời kỳ chuẩn bị cổ phần hóa, vì thế, trong
giai đoạn thực tập của mình, em đã lựa chọn Phòng Tổ chức - Hành chính Chi
nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh để thực hành những kiến thức
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

đã học tại trờng và học hỏi thêm những kinh nghiệm từ sự thành công của Chi
nhánh.
Trong quá trình thực tập tại phòng Hành chính Tổng hợp Chi nhánh
Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh, với những kiến thức đã học đợc tại trờng Đại học Dân lập Phơng Đông và dới sự chỉ bảo tận tình, chu đáo của các
cô chú, các anh chị tại phòng, em đã tiếp thu đợc những kiến thức bổ ích,
đồng thời, trong quá trình nghiên cứu tại phòng Hành chính Tổng hợp, em
đặc biệt quan tâm đến công tác văn th của chi nhánh. Vì thế, em đã lựa chọn
đề tài: Hoàn thiện và nâng cao chất lợng công tác văn th tại phòng Hành
chính Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh để
viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Để nghiên cứu đợc những đối tợng đa dạng, có tính chất vận động thờng
xuyên, không ổn định trong công tác văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng đầu
t và phát triển Bắc Ninh em đã sử dụng tổng hợp các phơng pháp trong khoa
học Quản trị văn phòng, đó là: Phơng pháp duy vật biện chứng và lịch sử; Phơng pháp t duy và phơng pháp kỹ thuật.
Ngoài lời mở đầu kết luận và phụ lục thì nội dung chuyên đề của em gồm
3 chơng:
Chơng 1: Lý luận chung về công tác văn th
Chơng 2: Thực trạng công tác văn th tại phòng Tổ chức Hành chính
Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh
Chơng 3: Một số nhận xét và đè nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu
quả công tác văn th tại phòng Tổ chức Hành chính Chi nhánh Ngân hàng
đầu t và phát triển Bắc Ninh
Để hoàn thành chuyên đề này, em đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của
thày chủ nhiệm khoa PGS. TS Nguyễn Hữu Tri và cô giáo Nguyễn Lan Phơng
cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong phòng Tổ chức Hành chính Chi
nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh . Tuy nhiên, do trình độ còn
hạn chế, thời gian thực tập còn ngắn nên báo cáo này cha thực sự hoàn thiện,
do vậy em rất mong đợc sự chỉ bảo của các thày cô, của các cô chú cán bộ
trong phòng Hành chính Tổng hợp, cùng các bạn để báo cáo của em hoàn
thành tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc ninh, tháng 4 năm 2007
Sinh viên thực hiện
Trơng Thị Minh Nguyệt

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


B¸o c¸o Chuyªn ®Ò

SVTH: Tr¬ng ThÞ Minh NguyÖt

Khoa Kinh tÕ – Qu¶n trÞ kinh doanh


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Chơng I: Lý luận chung về công tác văn th
1.1. Khái niệm công tác văn th
Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng
khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Sự thành công
hay thất bại của một đơn vị ngày càng phụ thuộc lớn vào khả năng chiếm lĩnh
đợc lợi thế thông tin. Để bảo vệ quyền lợi thiết thực của mình, các quốc gia
hay tổ chức đang nỗ lực tìm kiếm những thông tin có giá trị cho mục tiêu hoạt
động của tổ chức. Đồng thời họ phải sắp xếp, phân loại và sử dụng, lu trữ
thông tin sao cho hợp lý nhất. Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nớc, các tổ
chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan).
Các văn bản hình thành trong công tác văn th là phơng tiện thiết yếu giúp cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn th, trong đó có 2
khuynh hớng đáng chú ý là:
Một là: Coi công tác văn th là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công
văn giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hớng này thì công tác văn th bao
gồm 2 nội dung chủ yếu là: tổ chức giải quyết công văn, giấy tờ trong các cơ
quan và quản lý trong chu trình chu chuyển.
Hai là: Xem công tác văn th là toàn bộ các công việc xây dựng và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động

của các cơ quan. Theo cách hiểu này, công tác văn th bao hàm nội dung rộng
hơn, chính xác hơn.
1.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn th
Đợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tác
văn th là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng. Bất cứ một cơ quan nào, dù nhỏ hay lớn, dù là cơ quan hành chính nhà
nớc, một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc đều phải
làm công tác văn th. Nh vậy công tác văn th gắn liền với hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy
hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị.
Hiện nay công tác văn th có vai trò trong việc thực hiện Nghị quyết Trung
ơng 8 (khóa 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trớc hết là cải cách thủ
tục hành chính.
Công tác văn th có nhiều ý nghĩa quan trọng, biểu hiện ở một số điểm chủ
yếu sau:
- Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính
xác những thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý
của Nhà nớc. Đồng thời, công tác văn th nếu đợc thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện
bảo vệ bí mật của Đảng, của Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, lợi
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

dụng văn bản của Nhà nớc để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cách
các thủ tục hành chính trong các cơ quan nhà nớc.
- Làm tốt công tác văn th giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan
đợc nhanh chóng, chính xác, chất lợng, đúng đờng lối, chính sách, chế độ.

Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan, đơn vị
đợc chặt chẽ.
- Làm tốt công tác văn th sẽ góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên vật
liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành
văn bản.
- Công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọi
hoạt động của cơ quan đó có hợp pháp hay không hợp pháp.
Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng nh của các cá
nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Những hoạt động ấy có thể
phải đợc xem xét lại trong các cuộc kiểm tra, thanh tra hoặc trong các trờng
hợp vi phạm pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu nh trong quá
trình hoạt động của cơ quan các văn bản giữ lại đợc đầy đủ, nội dung văn bản
chính xác, phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn
bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một
cách chân thực và trung thành nhất.
- Công tác văn th góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi
lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trớc mắt. Đồng thời
tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ.
1.3. Yêu cầu của công tác văn th
ở mỗi cơ quan đơn vị, tại tất cả các khâu trong hoạt động đều có những
yêu cầu cơ bản nhằm phục vụ cho mục tiêu của cơ quan đơn vị đó. Mỗi cơ
quan đơn vị hoạt động khác nhau vì thế yêu cầu trong công tác văn th là khác
nhau nhng về cơ bản vẫn phải đảm bảo những yêu cầu sau:
* Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn
bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết
nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.
Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải
quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi

cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc đợc nêu ra trong các
văn bản.
* Chính xác
Đây là một yêu cầu quan trọng bởi vì dù là bất cứ công việc nào, ở ngành
nghề nào cũng phải đợc làm chính xác nhng trong công tác văn th yêu cầu này
đợc lu ý đặc biệt bởi nó giúp công tác hoàn thành nhanh chóng, tạo sự tin tởng cho cấp trên ra quyết định đúng đắn. Yêu cầu chính xác đợc thể hiện ở 3
mặt sau đây:
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Thứ nhất là : Chính xác về nội dung văn bản
- Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn văn bản phải hoàn toàn chính xác
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Thứ hai là: Chính xác về thể thức văn bản
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nớc quy định
- Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành
Thứ ba là: Chính xác về các khâu kỹ thuật
- Yêu cầu về tính chính xác phải đợc quán triệt một cách đầy đủ trong các
khâu nghiệp vụ nh: đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản
- yêu cầu chính xác còn phải đợc thể hiện trong việc thực hiện đúng các
chế độ quy định của Nhà nớc
* Bí mật
Đây cũng là một yêu cầu quan trọng vì nó quyết định đến sự cạnh tranh
trong hoạt động kinh doanh của mỗi cơ quan đơn vị, thậm chí trong nội dung
văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật

của cơ quan, bí mật quốc gia. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn
bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.Khi lựa chọn
cán bộ văn th phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan.
Về một khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn th còn phải
đợc thể hiện ở việc giữ bí mật nội dung những công việc mới chỉ đợc bàn bạc
cha đa thành các quyết định chính thức của cơ quan hoặc cha đợc ban hành
thành văn bản.
1.4. Nội dung công tác văn th
Dù mỗi cơ quan đơn vị có mục tiêu hoạt động khác nhau nhng trong nội
dung công tác văn th thì đều phải tuân theo 3 nhóm công việc sau:
1.4.1. Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn bản
Đây là bớc đầu tiên và quan trọng nhất đối với nội dung công tác văn th.
Nhóm công việc này bao gồm:
- Soạn thảo văn bản: Đây là tác nghiệp đầu tiên đối với loại công văn đi,
nó đợc tiến hành ở các bộ phận chuyên môn hoặc ngời có trách nhiệm biên
tập. Ngời soạn thảo văn bản cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội
dung cũng nh về thể thức của văn bản mà nhà nớc đã quy định. Để rút ngắn
thời gian soạn thảo văn bản có thể sử dụng bài kháo mẫu hay các phơng tiện
kỹ thuật hiện đại nh: máy chữ, ghi âm, soạn thảo trên máy vi tính
- Duyệt bản thảo: Thủ tục duyệt văn bản là một thủ tục quan trọng trong
việc soạn thảo văn bản. Mọi văn bản trớc khi đa ký, đa gửi đều phải đợc
nghiêm túc xem xét lại về mặt nội dung, thủ tục, thể thức nhằm phát hiện sai
sót, đảm bảo giá trị của văn bản, nhất là về mặt pháp lý. Việc duyệt bản thảo
sẽ đánh giá đợc năng lực của cán bộ trong công tác văn th, vì thế yêu cầu cán
bộ văn th phải là ngời có trình độ, có khả năng.
- Đánh máy và nhân bản: Văn bản của các cơ quan đơn vị không đợc viết
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

tay mà phải đánh máy theo đúng quy định của Nhà nớc. Mỗi văn bản phải lu ít
nhất hai bản và có thể gửi đi cho nhiều cơ quan, đơn vị khác, vì vậy khi ban
hành văn bản thì việc nhân bản là rất cần thiết.
- Ký ban hành văn bản: Sau khi văn bản đã đợc xét duyệt và chuẩn bị gửi
thì phải gửi lên Thủ trởng cơ quan ký ban hành văn bản. Thủ trởng cơ quan có
thể giao cho cấp dới ký thay những văn bản có nội dung không quan trọng lắm
nh: công văn hành chính dùng để giao dịch, giấy mời họp thông thờng, giấy
giới thiệu cán bộ nhân viên đi giải quyết các công việc thông thờng, các bản
sao văn bản.
Việc xây dựng văn bản hợp lý, đúng nội dung, đúng mục đích và đúng thể
thức sẽ tạo thuận lợi cho những nhóm công việc sau đó.
1.4.2. Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
Việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản là công việc chính của công tác
văn th. Nội dung công việc này bao gồm:
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến:
Tất cả các công văn tài liệu, th từ do cơ quan nhận đợc của bên ngoài gửi
đến đều gọi là công văn đến.
Nguyên tắc quản lý và giải quyết công văn đến
Để giải quyết và quản lý công văn đến đợc tốt phải đảm bảo một số
nguyên tắc chung sau đây:
- Tất cả các công văn đến đều phải đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ,
quản lý thống nhất.
- Công văn đến phải qua thủ trởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc truởng
phòng hành chính ở những cơ quan không có văn phòng, trớc khi phân phối
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
- Khi tiếp nhân chuyển giao công văn đến từ nguời này sang nguời khác,
từ đơn vị này sang đơn vị khác đều phải đuợc bàn giao, ký nhận rõ ràng.

- Khi giải quyết công văn đến phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu: nhanh
chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
Quy trình xử lý công văn đến
Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện các buớc sau:
- Buớc 1: Kiểm tra bì thu xem công văn gửi đến có đúng địa chỉ không,
xem bì th còn nguyên vẹn không, nếu thấy bì công văn có hiện tuợng bị bóc
trớc thì phải lập biên bản trớc ngời đa công văn.
- Bớc 2: Sơ bộ phân loại công văn
Mục đích của bớc này là xác định loại công văn phải đăng ký, loại công
văn không phải đăng ký. Loại không phải đăng ký có thể chuyển ngay, loại
phải đăng ký cần làm thủ tục sau đây:


Loại không phải bóc bì và vào sổ đăng ký: gồm th riêng, sách báo, bản



Loại phải bóc bì và vào sổ chi tiết: gồm những công văn ngoài bì đề

tin.

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

tên không có dấu mật.

Loại không phải bóc bì nhng phải vào sổ đăng ký: công văn ngoài bì
ghi rõ tên ngời nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng uỷ và các đoàn thể
trong cơ quan.
- Bớc 3: Bóc bì công văn và lấy nội dung ra
Đây là công tác đơn giản trong văn th nhng cũng yêu cầu đảm bảo một số
nguyên tắc sau:

Những công văn có dấu hỏa tốc, dấu thợng khẩn và khẩn cần đợc
bóc bì trớc.

Khi bóc công văn cần tránh làm rách công văn bên trong hoặc làm
mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bu điện.

Đối chiếu số, ký hiện bên ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong công
văn có khớp hay không.

Đối với những loại công văn không đúng thể thức hành chính, công
văn không có ngày tháng, thiếu trích yếu, không có chữ ký hoặc chữ ký không
đúng thẩm quyền, bản chụp photocopy dấu đen, vợt cấp, chữ mờ khó đọc hoặc
nhàu tát...phải trả lại nơi gửi để thực hiện cho đúng quy định.

Trờng hợp nhận đợc công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi
gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu phải ký xác
nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi công văn.
- Bớc 4: Đóng dấu đến vào công văn.
Bớc này nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua văn th, đồng thời ghi
nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc:
Thủ trởng cơ quan không xem xét công văn đến do cán bộ chuyên môn trình
mà không có dấu đến.
Dấu đến đợc đóng vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu nội dung của

công văn hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn.
- Bớc 5: Trình ngời thủ trởng hoặc ngời phụ trách xem xét và cho ý kiến
phân phối và giải quyết công văn đến. Cần chú ý những công văn có dấu hoả
tốc, thợng khẩn và khẩn nên đợc sắp xếp ở vị trí đầu trong tập công văn
trình.
- Bớc 6 : Đăng ký (vào sổ) công văn
Đăng ký công văn là sự ghi lại những thông tin cơ bản hững thông tin cơ
bản của văn bản tài liệu và ấn định số, ký hiệu công văn, ngày tháng của công
văn đến. Mục đích của bớc này là nắm đợc số lợng công văn, nội dung công
văn và đối tợng giải quyết công văn để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra đợc
công văn do đối tợng nào giải quyết và giải quyết đến đâu.
Nguyên tắc: Tránh trùng lặp, mỗi công văn chỉ đợc đăng ký một lần, công
văn đến cần đợc đăng ký ngay trong ngày trong ngày nhận, còn công văn đi và
công văn nội bộ thì đăng ký đúng ngày ký.
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Hình thức đăng ký công văn: có 3 loại: đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng
thẻ, đăng ký bằng máy tính điện tử.

Hình thức đăng ký bằng sổ: Thông thuờng có thể dùng các loại sổ
đăng ký công văn:
+ Công văn thờng
+ Công văn mật
+Các đơn từ khiếu nại, tố cáo
Hình thức này đảm bảo tốt cho việc bảo quản tài liệu, đơn giản, đỡ tốn

kém, tiết kiệm đợc diện tích chứa tài liệu. Hình thức này đến nay vẫn đợc
dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhà nớc. Nhợc điểm của hình thức
này là phải làm nhiều sổ, mất nhiều thời gian cho việc tra tìm văn bản và khó
theo dõi, quản lý văn bản.

Hình thức đăng ký bằng thẻ: Khắc phục đợc nhợc điểm không phải
đăng ký nhiều lần, nó phù hợp với điều kiện phát triển của khoa học hiện nay.
Tóm lại, có thể dùng một trong 3 hình thức trên để đăng ký công văn nhng
nhất thiết phải đảm bảo nội dung đăng ký công văn gồm có:
+ Số đến
+ Ngày đến
+ Cơ quan gửi công văn đến
+ Số, ký hiệu công văn
+ Ngày tháng công văn
+ Trích yếu nội dung công văn
+ Lu hồ sơ số
+ Nơi nhận
+ Ký nhận
+ Ghi chú
- Bớc 7: Phân phối, chuyển giao công văn đến
Trong quá trình phân phối, chuyển giao công văn phải đảm bảo yêu cầu
sau:

Công văn phải đợc chuyển giao đúng, trực tiếp cho ngời hoặc đơn vị
có trách nhiệm giải quyết, không nhờ ngời khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.

Công văn đến ngày nào phải đợc chuyển giao ngay trong ngày hôm
đó. Trờng hợp công văn đến muộn, số lợng nhiều, làm không kịp mới để sang
ngày hôm sau, nhng phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận.

Trờng hợp một công văn có liên quan đến nhiều bộ phận thì có thể
chuyển cho lần lợt từng bộ phận hoặc tiến hành cùng một lúc bằng cách nhân
bản nhng bản chính phải giao cho ngời có trách nhiệm chủ chốt.
- Bớc 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
Công văn sẽ lu lại với ngời thừa hành cho đến lúc giải quyết xong, sau đó
nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì ngời thừa hành phải tóm tắt văn bản trả
lời và chuyển sao văn bản trả lời cho nhân viên văn th để lu vào hồ sơ.
* Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Tất cả mọi tài liệu, công văn, th từ do cơ quan gửi đi gọi là công văn đi.
Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải
qua văn th cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc
này nhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan để làm
việc phi pháp, giải quyết công việc sai nguyên tắc, chế độ.
Quy trình xử lý công văn đi
- Sọan thảo văn bản
Đây là tác nghiệp đầu tiên đối với loại công văn đi, nó đợc tiến hành ở các
bộ phận chuyên môn hoặc ngời có trách nhiệm biên tập. Ngời soạn thảo văn
bản cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung cũng nh về thể thức
của văn bản mà nhà nớc đã quy định.
- Thông qua văn bản
Việc thông qua văn bản ở cấp không cần thiết sẽ lâu và phức tạp hoá thêm
chu trình chu chuyển văn bản. Sự quy định con đờng thông qua văn bản một
cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao trách nhiệm của ngời thực

hiện mà còn góp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản, đảm bảo tính
kịp thời của những thông tin trong nội cung văn bản. Đối với những loại văn
bản không quan trọng thủ trởng có thể uỷ quyền cho cấp dới ký.
- Tổ chức chuyển công văn đi
Để tổ chức tốt công văn đi, cần tiến hành nghiêm túc các bớc sau đây:

Bớc 1: Kiểm tra thể thức công văn
Việc kiểm tra thể thức công văn bao gồm: Kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày
tháng, nơi nhận...

Bớc 2: Vào sổ công văn đi (hay đăng ký công văn đi)
Mục đích: Quản lý đợc toàn bộ số công văn của cơ quan gửi đến cơ quan
khác. Trên cơ sở mở sổ công văn đi, có thể cung cấp những thông tin thống kê
cần thiết về công văn đi của cơ quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý và điều
hành cơ quan.
Có thể đăng ký công văn đi bằng sổ hoặc máy vi tính và số lợng sổ tuỳ
thuộc vào số lợng công văn, giấy tờ của mỗi cơ quan đơn vị. Song nội dung
chính cần phải có những yếu tố sau:
+ Số và ký hiệu công văn
+ Ngày tháng công văn
+ Trích yếu nội dung công văn
+ Nơi nhận công văn
+ Đơn vị hoặc ngời nhận bản lu
+ Ghi chú


Bớc 3: Cho công văn vào bì và viết công văn


Bớc 4: Chuyển công văn đi

Để tổ chức tốt công việc chuyển công văn đi, cần đảm bảo một số nguyên

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

tắc và yêu cầu sau:
+ Công văn phải đợc gửi đi trong ngày vào sổ và đăng ký phát hành
+ Công văn có thể gửi qua đờng bu điện hoặc văn th đa đến địa chỉ nơi
nhận nhng đều phải vào sổ chuyển công văn và ngời nhận công văn phải ký
nhận vào sổ.

Bớc 5: Sắp xếp bản lu công văn:
Mỗi công văn đi đều phải lu trữ it nhất 2 bản, một bản để lập hồ sơ và theo
dõi công việc ở cá nhân hoặc đơn vị thảo công văn, một bản lu văn th để tra
tìm, phục vụ khi cần thiết. Những bản lu phải đợc sắp xếp theo từng loại và
theo thứ tự thời gian.
Những bản lu công văn phải là bản chính, đảm bảo đầy đủ mọi thể thức do
nhà nớc quy định.
* Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật
- Tổ chức quản lý văn bản nội bộ
Các công văn, tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội
bộ.
Văn bản nội bộ của cơ quan bao gồm: những quyết định, chỉ thị, thông
báo, giấy công tác,công văn, giới thiệu.
Để quản lý tốt các loại văn bản trên, mỗi loại phải có sổ đăng ký riêng,
trong đó nêu rõ các nội dung: số, ký hiệu, ngời ký, nội dung tóm tắt, ngời

nhận, nơi nhận.
- Tổ chức quản lý văn bản mật
Văn bản mật là những văn bản chứa đựng những nội dung bí mật của
Đảng, của Nhà nớc. Trong pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nớc số
62/LCT/HĐNN ngày 08 tháng 11 năm 1991 đã xác định: Trong hoạt động
của Nhà nớc có những tin tức về vụ việc, tài liệu, địa điểm, vật, lời nói có nội
dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh,kinh tế, khoa
học công nghệ khác mà Nhà nớc không công bố. Bí mật này nếu bị tiết lộ thì
gây nguy hại cho Nhà nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Trên cơ sở các quy định cả Nhà nớc, công tác quản lý văn bản mật cần chú
ý những vấn đề sau:

Xác định đúng đắn mức độ Mật, tối mật, tuyệt mật của các công
văn. Chỉ có thủ trởng cơ quan mới đợc bóc và quản lý. Sổ đăng ký công văn
mật cũng tơng tự nh sổ công văn thờng nhng có thêm cột chỉ Mức độ mật.

Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu và sử
dụng tài liệu mật, quy định về vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật.

Thực hiện các quy định về báo cáo, thống kê kiểm tra việc quản lý
tài liệu mật.

Chọn nhân viên, cán bộ quản lý công văn mật theo quy định của
Nhà nớc, có chế độ khen thởng hợp lý, đồng thời, kỷ luật nghiêm khắc những

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

cán bộ nhân viên vi phạm quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật.
* Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ:
Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản, tài liệu có liên quan với nhau nhằm
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng một đặc
điểm về thể loại hoặc về tác giả, đợc hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một cá
nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ trong
khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phơng pháp quy định.
Vai trò, vị trí của công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn th, là khâu bản
lề của công tác lu trữ. Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ:
- Giúp cung cấp những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của
cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu
quả công việc của cơ quan, đơn vị và của mỗi cán bộ nhân viên.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nớc và cơ quan
- Hạn chế đợc công văn giấy tờ vô dụng, đồng thời tránh đợc việc lập hồ
sơ trùng hoặc bỏ sót, gây lãng phí và khó khăn cho công tác quản lý
Yêu cầu của công tác lập hồ sơ:
- Toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị lập ra phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đơn vị mình
- Các văn bản tài liệu đa vào hồ sơ phải có giá trị và có giá trị tơng đối
đồng đều
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đợc các hoạt động chính yếu của cơ quan qua
các thời kỳ
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc về một ngời
- Hồ sơ phải đợc biên mục đủ và chính xác

- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi về mặt sử dụng và bảo quản
Nội dung công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ bao gồm những công việc chính sau đây:
- Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ
quan cần phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn thời gian và đợc duyệt theo
một chế đọ nhất định. Mục đích của công tác lập danh mục hồ sơ là nhằm h ớng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi giúp cho
quản lý việc lập hồ sơ đợc thống nhất chặt chẽ.
- Mở hồ sơ
Đầu năm cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần lập
vào các bì hồ sơ gọi là mở sổ hồ sơ.
- Căn cứ vào đặc trng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ
Những đặc trng cơ bản để lập hồ sơ:
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh


Đặc trng tên gọi: Các công văn có cùng tên gọi đợc xếp trong
cùng một hồ sơ.

Đặc trng vấn đề: Các công văn tài liệu có cùng một nội dung nhất
định đợc xếp trong cùng một hồ sơ.

Đặc trng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành ra văn bản tài liệu.
Lập hồ sơ theo dặc trng này có nghĩa là tập hợp các tài liệu có cùng một tác
giả vào một hồ sơ.

Đặc trng thời gian: Các văn bản tài liệu ban hành trong khoảng
thời gian nhất định nào đó đợc xếp vào trong cùng một hồ sơ.

Đặc trng giao dịch: Hồ sơ đợc lập đặc trng này có nghĩa là nhóm
các tài liệu văn bản của cơ quan này thờng xuyên giao dịch với cơ quan khác
vào trong cùng một hồ sơ.

Đặc trng địa d: Địa d ở đây đợc hiểu là địa d hành chính. Các văn
bản tài liệu của cùng một địa d đợc sắp xếp vào một hồ sơ.
Đặc trng tên gọi và vấn đề thờng đợc sử dụng làm đặc trng chủ yếu,
các đặc trng khác là thứ yếu, mang tính kết hợp.
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Để tạo thuận lợi cho các bớc tiếp theo, với mục đích chủ yếu là phục vụ tốt
công tác sử dụng hồ sơ sau này, việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phải đạt yêu
cầu là: trình tự các công văn trong hồ sơ phải đợc sắp xếp hợp lý, thể hiện đợc
sự liên quan giữa các tài liệu và diễn biến của sự việc.
- Biên mục hồ sơ
Là một trong những nội dung quan trọng của công tác lập hồ sơ, nhằm
mục đích chính là giới thiệu thành phần và nội dung văn bản, tài liệu trong hồ
sơ và các yếu tố khác giúp cho việc tra tìm, khai thác đợc nhanh chóng, thuận
lợi, đồng thời tạo điều kiện để đảm bảo hồ sơ đợc tốt.
Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong, biên mục hồ sơ phải
đảm bảo chính xác, đầy đủ.
Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ: Nhằm mục đích tra tìm, bảo quản, thống kê
tài liệu đợc thuận lợi. Biên mục bên ngoài bao gồm những đề mục sau:
Tên cơ quan
Tên đơn vị, tổ chức
Ký hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ

Ngày tháng bắt đầu và ngày tháng kết thúc
Số lợng tờ
Thời hạn bảo quản
- Đóng quyển
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Sau khi hồ sơ đã đợc biên mục xong, cần đóng quyển để cố định thủ tục
sắp xếp tài liệu, văn kiện trong hồ sơ, để tránh mất mát, tạo thuận lợi cho việc
nộp lu và khai thác hồ sơ.
Tất cả hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, từng đơn vị của cơ quan đều
phải giao nộp. Các tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên
quan đến công việc của năm tới thì không cần nộp cho lu trữ cơ quan.
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài liệu kèm theo là
bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lu và danh sách những hồ sơ, tài liệu còn giữ
lại để nghiên cứu
1.4.3. Nhóm công việc thứ ba: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Các loại con dấu
Dấu cơ quan là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn
bản. Trong cơ quan thờng có các loại con dấu sau:
- Dấu cơ quan (dấu có quốc huy hoặc không có quốc huy)
- Dấu văn phòng
Ngoài hai loại dấu nói trên, cơ quan có thể sử dụng dấu chỉ mức độ mật,
mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu kính gửiVì vậy, việc sử dụng
con dấu phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt của Nhà nuớc và của

cơ quan.
* Nguyên tắc đóng dấu
Kiểm tra và soát kỹ văn bản trớc khi đóng dấu. Chỉ đóng dấu vào những
văn bản đúng thể thức, yêu cầu và có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nếu phát
hiện có trờng hợp văn bản không đúng quy định, ngời giữ dấu phải báo cáo
với lãnh đạo cơ quan quyết định để tránh những sai sót xảy ra, tránh đóng
nhầm lẫn con dấu.
Nguyên tắc cơ bản:
- Văn th phải tự tay đóng dấu vào công văn, không nhờ ngời khác làm thay
- Dấu phải trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về bên trái
- Dấu mờ phải đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ
- Không đóng dấu khống chỉ
- Trờng hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo
* Quản lý và sử dụng con dấu
- Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đợc sử dụng một loại con dấu giống nhau
- Con dấu cơ quan phải do thủ trởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao
cho ngời có trách nhiệm , có trình độ về văn th giữ. Ngời giữ và bảo quản con
dấu phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu, vì vậy con
dấu không đợc cho ngời khác mợn. Khi đi vắng phải bàn giao cho ngời đợc
thủ trởng chỉ định.
- Không đem con dấu cơ quan về nhà hoặc đi công tác
- Con dấu phải đợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay theo quy
định
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

- Việc khắc con dấuphải do Bộ Nội vụ ( hay Bộ Công an) quản lý
- Mực dấu phải sử dụng đúng loại quy định
* Bảo quản con dấu
- Phải giữ gìn con dấu không bị dơ bẩn, không dùng vật cứng, nhọn để cậy
bụi trên con dấu
- Phải có giá để dấu, mỗi khi sử dụng xong phải treo dấu lên giá ngay,
không để bừa bãi trên bàn hoặc trên tủ
- Con dấu phải đợc bảo quản trong hòm, tủ đợc khóa chắc chắn.

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Chơng 2: Thực trạng công tác văn th tại Chi nhánh
Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh
2.1.Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng đầu t và
phát triển Bắc Ninh
2.1.1. Sự hình thành và phát triền của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và
phát triển Bắc Ninh
Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam Chi nhánh Bắc Ninh gọi tắt
Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh có trụ sở tại số 01 Đờng Nguyễn
Đăng Đạo, Thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh. Đợc tái lập cùng với sự tái lập
của tỉnh Bắc Ninh vào ngày 01 tháng 01 năm 1997.
Trớc năm 1982, Ngân hàng mang tên Ngân hàng kiến thiết Hà Bắc có
nhiệm vụ nhận vốn từ ngân sách nhà nớc để tiến hành cấp phát và cho vay
trong lĩnh vực xây dựng cơ bản.
Năm 1982, Ngân hàng đợc đổi tên thành Ngân hàng đầu t và xây dựng Hà

Bắc nằm trong hệ thống Ngân hàng đầu t và xây dựng Việt Nam.
Nh vậy, từ ngày thành lập cho đến ngày 01 tháng 01 năm 1995, ngân hàng
đầu t và phát triển Hà Bắc không hoàn toàn là một Ngân hàng Thơng mại mà
chỉ là một kiểu Ngân hàng quốc doanh có nhiệm vụ nhận vốn từ ngân sách
nhà nớc và tiến hành cấp phát cho vay trong lĩnh vực đầu t xây dựng cơ bản.
Từ sau ngày 01 tháng 01 năm 1995, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát
triển Hà Bắc đợc phép huy động các nguồn vốn ngắn hạn, trung hạn và dài
hạn từ các thành phần kinh tế nh một Ngân hàng thơng mại để tiến hành các
hoạt động cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với mọi tổ chức, mọi
thành phần kinh tế và dân c.
Đến đầu năm 1997, tỉnh Bắc Ninh đợc tái lập, Chi nhánh Ngân hàng đầu t
và phát triển Hà Bắc tại Bắc Ninh đợc tách riêng thành chi nhánh cấp 2 trực
thuộc trực tiếp Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam. Từ 4 phòng nghiệp vụ
với số lợng 29 cán bộ khi thành lập đến nay chi nhánh đã phát triển và nâng số
cán bộ lên 125 với mô hình của một Ngân hàng hiện đại.
Hiện nay, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh hoạt động
nh một Ngân hàng thơng mại kinh doanh đa năng tổng hợp, nhng lĩnh vực chủ
yếu là phát triển đối với khách hàng truyền thống là các đơn vị xây lắp.
Cùng với mục tiêu chung của toàn ngành, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và
phát triển Bắc Ninh luôn phấn đấu để trở thành một Ngân hàng kinh doanh đa
năng hoạt động theo thông lệ quốc tế với mục tiêu cụ thể nh sau:
- Nâng cao chất lợng các loại dịch vụ, tạo nền vốn ổn định, giảm dần tỷ
trọng vốn vay, tăng tỷ trọng tiền gửi của khách hàng nhằm huy động nguồn
vốn với giá rẻ nhất. Củng cố hoàn thiện và phát triển các sản phẩm dịch vụ
hiện có, nâng cao về chất lợng và số lợng. Xây dựng các loại hình sản phẩm
dịch vụ phù hợp với từng loại đối tợng khách hàng trong từng giai đoạn. Mở
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

rộng thị trờng, thực hiện cạnh tranh bằng chất lợng, đẩy mạnh tỷ trọng thu
dịch vụ trong tổng thu nhập.
- Chi nhánh phấn đấu có tỷ lệ nợ xấu thấp nhất. ổn định, giữ vững thị trờng
tín dụng, mở rộng thị trờng tín dụng với mọi thành phần kinh tế, chuyển dịch
cơ cấu tín dụng phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, tăng cờng hoạt động
tín dụng bán lẻ
- Xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ đủ năng lực, có tâm huyết với
ngành. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm tổ chức những đợt tuyển dụng các
cán bộ nhân viên mới đáp ứng nhu cầu công việc của Ngân hàng .
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát
triển Bắc ninh
Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh là cơ quan trực thuộc
Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam, hoạt động nh một ngân hàng kinh
doanh đa năng tổng hợp, nhng lĩnh vực chủ yếu là phục vụ đầu t phát triển đối
với khách hàng truyền thống là các đơn vị xây lắp. Chi nhánh Ngân hàng đầu
t và phát triển Bắc Ninh đợc phép huy động các nguồn vốn ngắn hạn, trung
hạn và dài hạn từ các thành phần kinh tế nh một ngân hàng Thơng mại để tiến
hành các hoạt động cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với mọi tổ
chức, mọi thành phần kinh tế và dân c. Về cơ bản, Chi nhánh Ngân hàng đầu
t và phát triển Bắc Ninh cũng hoạt động ở một số lĩnh vực nh những Ngân
hàng khác, với các hoạt động chính nh sau:
* Huy động vốn
- Nhận tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn bằng VND và ngoại tệ của các
tổ chức kinh tế và dân c.
- Nhận tiền gửi tiết kiệm với nhiều hình thức phong phú và hấp dẫn: Tiết
kiệm không kỳ hạn và có kỳ hạn bằng VND và ngoại tệ; Tiết kiệm dự thởng;
Tiết kiệm tích lũy

- Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu.
* Cho vay, đầu t
- Cho vay ngắn hạn bằng VND và ngoại tệ.
- Cho vay trung và dài hạn bằng VND và ngoại tệ.
- Tài trợ xuất, nhập khẩu, chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất.
- Đồng tài trợ cho vay hợp vốn đối với những dự án lớn, thời gian hoàn
vốn dài.
- Thấu chi, cho vay tiêu dùng.
Đầu t trên thị trờng vốn, thị trờng tiền tệ trong nớc và quốc tế.
* Bảo lãnh
Bảo lãnh, tái bảo lãnh (trong nớc và quốc tế): Bảo lãnh dự thầu; Bảo lãnh
thực hiện hợp đồng; Bảo lãnh thanh toán
* Thanh toán và tài trợ thơng mại:
- Mua bán ngoại tệ
- Mua bán các chứng tù có giá
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

- Thu, chi hộ tiền mặt bằng VND và ngoại tệ
- Cho thuê két sắt, cất giữ, bảo quản vàn bạc đá qúy, giấy tờ có giá, bằng
phát minh, sáng chế.
* Thẻ và ngân hàng điện tử:
- Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa, thẻ tín dụng quốc tế
- Dịch vụ thẻ ATM, thẻ tiền mặt
* Hoạt động khác:
- Khai thác bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ

- T vấn đầu t tài chính, cho thuê tài chính
- Môi giới tự doanh, bảo lãnh phát hành, quản lý danh mục đầu t, t vấn, lu
ký chứng khoán
2.1.3. Tổ chức bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển
Bắc Ninh
Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh hoạt động nh một Ngân
hàng Thơng mại kinh doanh đa năng tổng hợp. Là đơn vị hạch toán kinh tế
phụ thuộc trực thuộc Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng
đầu t và phát triển Bắc Ninh
Giám đốc
Phó giám đốc

Phòng
Tín
dụng

Phòng
Dịch
vụ
khách
hàng

Phòng
Kiểm
tra nội
bộ

Phòng
Kế

hoạch
nguồn
vốn

Phòng
Thẩm
định
quản
lý tín
dụng

Phòng
Tài
chính
Kế
toán

Phòng
Tổ
chức

Hành
chính

Tổ kho
qũy

Hiện nay, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh đã có mạng
lới rộng khắp toàn tỉnh gồm có 7 phòng nghiệp vụ, 1 tổ Kho qũy trực thuộc
Ban Giám đốc 4 phòng Giao dịch và 5 điểm huy động vốn đợc phân bổ ở các

nơi có nền kinh tế phát triển và khu vực đông dân c, tiện lợi cho việc giao
dịch. Dù cơ sở vật chất cha đợc hoàn thiện nhng những chi nhánh và phòng

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt

Các
phòng
giao
dịch


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

giao dịch, bàn tiết kiệm này vẫn luôn đảm bảo những yếu tố cần thiết, tạo điều
kiện thuận lợi cho khách hàng đến vay và gửi tiết kiệm một cách nhanh chóng
và hợp lý.
Với những hoạt động chính của mình, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát
triển Bắc Ninh cần có những phòng ban giúp cho hoạt động của cơ quan diễn
ra liên tục và đạt hiệu quả. Các phòng ban của Ngân hàng gồm có: Phòng Tín
dụng; Phòng kế hoạch nguồn vốn; Phòng Kiểm tra nội bộ; Phòng dịch vụ
khách hàng; Phòng thẩm định quản lý tín dụng; Phòng tài chính Kế toán;
Phòng hành chính; Phòng Kiểm tra kiểm toán nội bộ; Tổ kho quỹ. Mỗi phòng
đều có chức năng, nhiệm vụ cơ bản và không thể thiếu trong Ngân hàng.
2.2. Thực trạng công tác văn th tại phòng tổ chức
hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển
Bắc Ninh
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - Hành chính
Chức năng, nhiệm vụ của phòng đợc xây dựng trên cơ sở nội quy quản lý

và sử dụng lao động của chi nhánh và phản ánh đợc trách nhiệm của ngời lao
động. Chức năng, nhiệm vụ đợc cụ thể tới từng cán bộ trong phòng để thực
hiện hàng ngày
- Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị thuộc tổ chức bộ máy của Chi
nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh có nhiệm vụ tham mu cho
Giám đốc trong việc thực hiện các chủ trơng, chính sách của Đảng, chế độ
pháp luật của Nhà nớc và của ngành về mặt tổ chức bộ máy cán bộ, đào tạo
lao động, tiền lơng và đáp ứng yêu cầu cho hoạt động kinh doanh của chi
nhánh.
- Tham mu cho Giám đốc về công tác chi tiêu, quản lý xây dựng, tài sản,
tham gia thực hiện phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, thực hiện công tác hành
chính, quản trị, bảo vệ, hậu cần để phục vụ các mặt hoạt động của chi nhánh
- Lãnh đạo văn phòng là Trởng phòng và giúp việc cho Trởng phòng còn
có Phó phòng và các nhân viên trong phòng.
* Nhiệm vụ Tổ chức cán bộ
- Tham mu cho giám đốc và hớng dẫn các cán bộ thực hiện các chế độ
chính sách của pháp luật về trách nhiệm và quyền lợi của ngời sử dụng lao
động và ngời lao động.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ để xây dựng kế hoạch phát triển mạng
lới, thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc của chi nhánh.
- Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yều cầu của chi nhánh.
- Tham mu cho Giám đốc việc tổ chức, sắp xếp, bố trí nhân sự phù hợp với
tiêu chuẩn, phù hợp với chuyên môn của cán bộ và yêu cầu hoạt động của chi
nhánh.
- Quản lý, theo dõi, bảo mật hồ sơ lý lịch, nhận xét cán bộ nhân viên.
- Quản lý, thực hiện chế độ tiền lơng, chế độ bảo hiểm của cán bộ nhân
viên.

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt

Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

- Tổ chức quản lý lao động, ngày công lao động, thực hiện nội quy cơ
quan.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo của chi nhánh, bố trí cán
bộ nhân viên tham gia các khóa đào tạo theo quy định.
* Nhiệm vụ hành chính quản trị
- Thực hiện công tác hành chính ( quản lý con dấu, văn th, in ấn, lu trữ,
bảo mật)
- Thực hiện công tác hậu cần cho chi nhánh nh: Lễ tân, vận tải, quản lý
phơng tiện, tài sảnphục vụ cho hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện công tác bảo vệ an ninh, an toàn cho con ngời, tài sản, tiền bạc
của chi nhánh và khách hàng đến nơi giao dịch tại chi nhánh.
- Theo dõi, quản lý tài sản, cơ sở vật chất của phòng và cơ quan để đảm
bảo điều kiện phục vụ mọi hoạt động công tác của cơ quan.
- Tiếp khách, bố trí ăn nghỉ khi có khách đến cơ quan công tác và thanh
toán các khoản chi tiêu hành chính.
- Đề xuất báo cáo các công việc hành chính với lãnh đạo phòng để xem
xét, chỉ đạo, tổ chức thực hiện.
- Thực hiện một số công việc khác do trởng phòng phân công và lãnh đạo
giao.
* Mối quan hệ giữa phòng Tổ chức - Hành chính và các phòng khác
trong chi nhánh
Để thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành
chính cần phải có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với các phòng, đơn vị liên quan
nh sau:
- Phối hợp với phòng Tài chính Kế toán thực hiện việc lập kế hoạch

mua sắm tài sản hàng qúy, năm cho cơ quan để trình Giám đốc duyệt.
- Hàng năm tổ chức kiểm kê tài sản theo chế độ quy định
- Thanh quyết toán các khoản chi tiêu thuộc về hành chính, sử dụng xăng
dầu và một số công tác khác.
- Phối hợp với các phòng nắm chất lợng cán bộ, nhu cầu đào tạo, bồi dỡng
cán bộ, lam công tác phục vụ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chung và giúp
Giám đốc xây dựng, bảo vệ kế hoạch lao động tiền lơng, qũy thu nhập và các
công tác khác.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức Hành chính
Với những chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng Tổ chức Hành chính
đòi hỏi phải có những bộ phận sau: Bộ phận tổ chức đào tạo cán bộ; Bộ phận
Lao động tiền lơng và an toàn lao động; Văn th; Tạp dịch; Bảo vệ; Lái xe; Bộ
phận điện nớc.
Điều hành phòng Tổ chức Hành chính là trởng phòng và giúp việc cho
Trởng phòng là các Phó trởng phòng và cán bộ nhân viên trong phòng.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành chính:
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

Trởng phòng
Phó trởng phòng

Văn th

Tạp dịch

Lao động tiền
lơng và an
toàn lao động

Bảo vệ

Lái xe

* Nhiệm vụ của Trởng phòng Tổ chức Hành chính:
- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc trong việc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện
các mặt công tác của phòng.
- Phụ trách chung các nhiệm vụ của phòng theo chức năng, nhiệm vụ đã đợc phân công.
- Phân công giao nhiệm vụ và xác định rõ ràng từng công việc cụ thể đối
với các bộ phận và đến từng cán bộ nhân viên trong phòng.
- Chủ trì các cuộc họp của phòng theo nội dung của chi nhánh, triển khai
các nhiệm vụ đợc giao và các công việc có liên quan đối với các phòng.
- Giải quyết những công việc trong phạm vi đợc giao và khi cần thiết đợc
phép điều động cán bộ nhân viên trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ.
Trách nhiệm của Trởng phòng trong công tác văn th:
Giống nh Chánh văn phòng hoặc trởng phòng Hành chính của những cơ
quan đơn vị khác, Trởng phòng Tổ chức Hành chính Chi nhánh Ngân hàng
đầu t và phát triển Bắc Ninh có trách nhiệm trong công tác văn th nh sau:
- Là ngời trực tiếp giúp Giám đốc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác
văn th trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo trực tiếp nghiệp vụ công tác văn
th ở cơ quan cấp dới và các đơn vị trực thuộc.
Nhiệm vụ chính:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Giám đốc về những công việc quan trọng, khẩn cấp
- Ký thừa lệnh thủ trởng cơ quan một số văn bản đợc thủ trởng giao và ký
những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Giám đốc
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trớc khi đa ký
và đa gửi
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

- Trong điều kiện cụ thể có thể làm một số công việc khác thuộc trách
nhiệm văn th do Giám đốc giao
- Có thể giao cho cấp dới hoặc cấp phó thực hiện một số nhiệm vụ cụ
thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Nhiệm vụ của Phó trởng phòng
- Giúp Trởng phòng chỉ đạo, điều hành và trực tiếp thực hiện một số mặt
công tác do Trởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng các
nhiệm vụ đợc giao.
- Tham gia ý kiến với Trởng phòng trong việc thực hiện điều hành các mặt
công tác của văn phòng.
- Chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và lãnh đạo chi nhánh về các nhiệm
vụ đợc giao khi Trởng phòng vắng mặt ( công tác, nghỉ phép, việc riêng) và
báo cáo lại những công việc đã giải quyết ngay sau khi Trởng phòng trở lại
làm việc.
* Bộ phận Lao động tiền lơng và an toàn lao động:
- Chịu trách nhiệm tính lơng, chấm công và chi trả lơng cho toàn bộ cán
bộ nhân viên trong chi nhánh. Chịu trách nhiệm kiểm soát số lợng công nhân
viên trong toàn chi nhánh.
- Là bộ phận đảm bảo quyền lợi bảo hiểm (gồm Bảo hiểm Y tế và Bảo
hiểm xã hội) cho tất cả cán bộ nhân viên. Đồng thời bảo đảm an toàn lao động

của toàn bộ chi nhánh.
* Bộ phận tạp dịch
Giúp Trởng phòng làm công việc tạp vụ và công việc khác do Trởng phòng
phân công, chịu trách nhiệm về các hoạt động, kết quả thực hiện công việc đó.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Thực hiện các công việc: quét dọn phòng làm việc cho lãnh đạo, quét
dọn các khu vực vệ sinh công cộng.
- Quản lý và phục vụ các phòng khách, phòng họp, hội trờng khi khách
đến làm việc, chăm sóc cây cảnh của chi nhánh
* Bộ phận lái xe
- Là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng tốt xe ô tô đợc giao,
đảm bảo lái xe an toàn, tiết kiệm chi phí nhiên liệu.
- Lái xe phục vụ lãnh đạo và các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ,
không sử dụng xe cơ quan dùng vào việc riêng ảnh hởng đến công việc của
chi nhánh.
* Bộ phận bảo vệ
Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về an toàn của toàn chi nhánh, với các
công việc chính nh: đóng mở cổng chính, bảo vệ cơ quan, trông xe đảm bảo
tài sản cho cán bộ công nhân viên, trông xe của khách hàngNgoài ra, bộ
phận bảo vệ còn chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng với các nhiệm vụ đợc giao
khác nh: đảm bảo điện nớc đầy đủ, đờng dây điện thoại, điện tín lu thông, liên

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

tục phục vụ hoạt động của chi nhánhĐồng thời thực hiện một số công tác

khác do Trởng phòng giao.
Bên cạnh những bộ phận này, phòng Tổ chức Hành chính còn có một
bộ phận rất quan trọng, chịu trách nhiệm về công tác văn th nội dung quan
trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. đó là bộ phận Văn
th.
* Bộ phận văn th
Nhân viên văn th giúp việc cho Trởng phòng làm nhiệm vụ văn th của chi
nhánh và những nhiệm vụ khác do Trởng phòng giao. Chịu trách nhiệm về các
hoạt động, kết quả thực hiện công tác đó.
Nhân viên văn th có nhiệm vụ cụ thể nh sau:
- Quản lý, sử dụng có hiệu quả những trang thiết bị mà văn phòng đợc
trang bị (máy fax, điện thoại, máy vi tính).
Theo nội dung công tác văn th thì trách nhiệm của nhân viên văn th gồm
có:
- Đối với việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến
Nhận văn bản đến
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Trình văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Giúp chánh văn phòng theo dõi giải quyết các văn bản đến
- Đối với việc giải quyết văn bản đi
Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng đóng dấu văn bản đi
Đăng ký văn bản đi
Viết bì và làm thủ tục gửi văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lu văn bản đi
Quản lý và cấp giấy giơí thiệu, giấy đi đờng
Làm và bảo quản sổ sách cơ quan nh: sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển văn bản
- Đối với việc tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào luu rữ cơ quan

Giúp Chánh văn phòng hoặc trởng phòng hành chính làm danh mục hồ
sơ và hớng dẫn lập hồ sơ theo danh mục
Giúp chánh văn phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lu
trữ cơ quan
Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với các bản lu văn bản đi để nộp vào lu
trữ theo quy định của cơ quan
SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

- Đối với việc tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu
Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan ( bao gồm dấu cơ quan, dấu văn
phòng, dấu chức danh)
Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản giấy tờ khác của cơ
quan
- Ngoài những nhiệm vụ nói trên tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của
cơ quan, văn th chuyên trách có thể đợc giao kiêm nhiệm thêm một số công
việc nh: trực điện thoại, đánh máy, kiểm tra và hớng dẫn nghiệp vụ văn th ở cơ
quan, đơn vị cấp dới
- Cán bộ văn th đồng thời phải chịu trách nhiệm trong công tác lu trữ, phải
quản lý, lu trữ tài liệu theo đúng quy định của Nhà nớc và của chi nhánh, tạo
điều kiện để cán bộ nhân viên trong chi nhánh khai thác có hiệu quả tài liệu lu
trữ. Đồng thời, quản lý phòng truyền thống của chi nhánh: su tầm, lu trữ tài
liệu và các hiện vật lịch sử qua các thời lỳ, để phcụ vụ công tác giáo dục
truyền thống, tự hào của Ngân hàng.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.
2.2.3. Thực trạng công tác văn th tại phòng Hành chính Tổng hợp Chi

nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác văn th trong thời kỳ Ngân
hàng tiến hành hoạt động kinh doanh của mình trong một môi trờng có tính
cạnh tranh rất lớn, mỗi cơ quan đơn vị đều muốn là ngời đi đầu trong việc nắm
bắt thông tin, vì thế công tác văn th rất đợc coi trọng.
Công tác văn th của chi nhánh đợc đánh giá là công tác tốt, đạt hiệu quả,
điều này thấy đợc qua thực trạng công tác văn th nh sau:
* Trong công tác quản lý văn bản đi:
- Trong việc soạn thảo văn bản :
Không có văn bản sai phạm gây ảnh hởng đến công việc của Ngân hàng,
các văn bản đợc biên tập đúng về nội dung và thể thức mà Nhà nớc đã quy
định.
- Trong việc duyệt văn bản :
Mọi văn bản, tài liệu công văn do cơ quan gửi đi, mọi giấy tờ lấy danh
nghĩa cơ quan gửi ra ngoài đều đợc cán bộ có trách nhiệm xét duyệt, thông
qua một cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho các công việc diễn ra hợp lý,
thuận tiệnĐó là nhờ vào việc soạn thảo văn bản đã đạt yêu cầu.
- Tổ chức chuyển công văn đi: Công văn ợc chuyển đi sau khi đã đợc vào
sổ đăng ký công văn đi. Hình thức chuyển công văn: có thể gửi đờng bu điện,
nhân viên văn th trực tiếp chuyển, một số văn bản không quan trọng, không

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt


Báo cáo Chuyên đề

Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh

ảnh hởng lớn đến công việc của Ngân hàng thì có thể chuyển qua Fax, hoặc
qua Internet.

Tổng số văn bản đi (tính từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006): 611
văn bản.
* Trong công tác quản lý văn bản đến
Tổng số văn bản đến (tính từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006):
1599 văn bản.
Việc tổ chức và quản lý văn bản đến với thực trạng nh sau:
Tất cả các công văn đến đều đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ công văn
đến, đợc quản lý thống nhất. Mọi công văn đến đều đợc cán bộ có rách nhiệm
xem xét theo đúng nguyên tắc và đợc nhân bản sao gửi các bộ phận liên quan
nhanh chóng, hợp lý và giữ gìn bí mật.
Các văn bản đến từ: các tổ chức kinh tế, các cơ quan đoàn thể trong
vàngoài tỉnh, các loại sách báo.
* Trong công tác quản lý văn bản nội bộ:
Số lợng văn bản nội bộ của chi nhánh cũng khá lớn, trong năm 2006, có
124 văn bản
Văn bản nội bộ của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh
bao gồm: những quyết định, chỉ thị, thông t, giấy công tác, giấy giới thiệu,
công văn khác. Mọi văn bản đều đợc ký duyệt đầy đủ, có sổ đăng ký công văn
nội bộ và đợc chuyển xuống các phòng ban, các phòng giao dịch, quỹ tiết
kiệm hoặc các cán bộ có trách nhiệm một cách nhanh chóng, thờng là sử dụng
máy Fax, một số đợc nhân viên văn th chuyển trực tiếp, hoặc chuyển bằng đờng bu điện. Không chỉ nhân viên văn th, các cán bộ nhân viên trong các
phòng ban, các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm đều có trách nhiệm thông
báo những tin tức cần thiết đến các nhân viên khác trong toàn chi nhánh.
* Trong công tác quản lý văn bản mật:
Số lợng văn bản mật của chi nhánh không nhiều, năm 2006 có 72 văn bản.
Những văn bản mật gửi đến Ngân hàng là những văn bản có nội dung liên
quan đến bí mật của Đảng và Nhà nớc, những văn bản này có thể đến từ: Ngân
hàng Nhà nớc Việt Nam, Ngân hàng Đầu t và Phát triển Việt Nam, khối cơ
quan Đảng ủy Thành phố Bắc NinhMọi văn bản mật đều có dấu mật và đợc
xác định mức độ mật rồi chuyển đến lãnh đạo.

Trong công tác quản lý văn bản mật, phòng Hành chính Tổng hợp luôn
lu ý đến việc phổ biến, lu hành, tìm hiểu tài liệu mật tuân theo quy định, đảm

SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt