Công tác văn thư tại phòng quản lý – tổng hợp viện công nghệ thông tin việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (308.97 KB, 67 trang )
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
MỤC LỤC
1
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Lãnh đạo. Đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho toàn cơ quan, tổ chức đó.Trong thời kỳ công nghiệp
hóa – hiện đại hóa đất nước như hiện nay, đòi hỏi nền hành chính đủ mạnh, giải quyết
nhanh gọn, chính xác, đảm bảo hiệu quả công việc trong điều kiện kinh tế xã hội. Đặc
biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước hiện nay, trong đó công tác hành
chính Văn phòng cũng góp phần quan trọng trong quá trình cải tiến, phát huy hiệu quả
và chất lượng trong quản lý,điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Nhìn nhận được yêu cầu thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào
tạo chuyên ngành Quản trị Văn phòng. Với nhiệm vụ đào tạo các cán bộ chuyên về
công tác Văn phòng có đầy đủ các trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc
hiệu quả. Đáp ứng những gì xã hội và đất nước cần.
Nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành cho Sinh viên, khoa Quản trị Văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập để Sinh viên vận dụng
những kiến thức đã học. Sau đợt kiến tập trước thì bước tiếp là đợt thực tập để tìm
hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng. Nhận được sự giúp đỡ của nhà
trường, của Khoa, đồng thời được sự tiếp nhận của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện
Công nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, em đã
được thực tập tại cơ quan từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016.
Sau hơn hai tháng tiến hành khảo sát, thực tập tại Phòng Quản lý Tổng hợp
Viện Công nghệ Thông tin, em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích và đã thấy bản thân
trưởng thành hơn rất nhiều.Bài báo cáo này được viết trên cơ sở nhận thức của bản
thân trong công tác văn phòng, từ lý thuyết chung đến những bài học về thực tiễn. Từ
đó để hiểu rằng việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn
2
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
phòng là một trong những nhiệm vụ tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính nhà
nước, giúp người làm công việc văn phòng nâng cao trình độ, giúp cho bộ máy văn
phòng mỗi cơ quan hoạt động một cách đơn giản và hiệu quả.
3
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
1. Lý do chọn đề tài.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, xác định được yêu cầu, sự cần thiết
của việc học đi đôi với hành. Bổ sung kiến thức cho bản thân làm hành trang khi ra
trường.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung và công tác Văn thư trong mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng là lý do để tác giả
lựa chọn đề tài này.
2. Mục tiêu của đề tài.
Bài báo cáo nêu được một cách chi tiết về cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ
Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói chung và cơ
cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, vị trí việc làm trong Phòng Quản lý Tổng hợp trong
Viện nói riêng;
Bài báo cáo trình bày cụ thể về công tác Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản;
quy trình thực hiện văn bản đến; quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ sơ vào lưu trữ;
quản lý con dấu của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin;
Áp dụng với kiến thức đã học được từ đó đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề
ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác Văn thư của Phòng
Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin;
Bài báo cáo muốn bày tỏ tầm quan trọng của công tác Văn thư trong mỗi cơ
quan, đơn vị;
Qua bải báo cáo hy vọng sẽ là tài liệu nghiêm cứu, tham khảo cho các khóa học
sau.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Bài báo cáo tập trung nghiên cứu về công tác kiểm Văn thư: Quy trình soạn
thảo văn bản; quy trình thực hiện văn bản đến, quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ
4
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
sơ vào lư trữ; quản lý con dấu của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông
tin Việt Nam.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
* Tài liệu để hoàn thành bài báo cáo được lấy ở một số nguồn tài liệu.
1. Tài liệu qua Internet:
+ Website của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;
/>+ Website của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
/>+ Bách khoa Toàn thư mở.
2. Tài liệu bằng văn bản.
+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
+ Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ VN về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;
+ Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi một số
điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
+ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
5
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bài báo cáo
thực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tại Trung tâm Thông
tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Công tác Văn thư trong cơ quan đơn vị đã được sinh viên các khóa học trước
và hiện tại trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìm hiểu và
nghiên cứu theo các cách thức khác nhau;
Lần này tác giả tìm hiểu công tác Văn thư theo một hướng mới đi từ lý thuyết
đến thực tiễn, từ quan sát đến thực hành;
Bài báo cáo nghiên cứu cụ thể, chi tiết công tác Văn thư tại một cơ quan là
Viện Công nghệ thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Tác giả tiểu luận sử dụng nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: phân tích;
tổng hợp; phân loại; và hệ thống hóa văn bản tài liệu.
Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: phương pháp quan sát; trò chuyện;
phỏng vấn; nghiên cứu sản phẩm hoạt động.
7. Bố cục của đề tài.
* Báo cáo gồm có 3 phần chính.
Phần I. Khảo sát công tác Văn phòng của Viện Công nghệ Thông tin Việt
Nam.
Phần II. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Phòng Quản lý – Tổng hợp Viện
Công nghệ Thông tin Việt Nam.
Phần III. Kết luận và đề xuất, kiến nghị.
6
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ Thông tin.
1.1.1. Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam là một viện nghiên cứu chuyên ngành
trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Viện có một Phân Viện
tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Viện được thành lập thành lập theo Quyết định số 246/CP ngà 27/12/1976 với
tên Viện Khoa học Tính toán và Điều khiển. Năm 1989 đổi tên là Viện tin học. Bao
gồm các đơn vị tiền thân:
+ Phòng Máy tính thành lập năm 1968.
+ Ban Điều khiển học thành lập năm 1973.
Năm 1993 cùng với Trung tâm nghiên cứu hệ thống và quản lí, Trung tâm toán
ứng dụng và tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp nhất thành Viện Công nghệ Thông
tin (CNTT).
Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993 của Bộ
Khoa học , Công nghệ và Môi trường.
Địa chỉ liên hệ: Nhà A3 – Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
Số điện thoại: (+84)(4) 3756.4405.
Fax: (+84)(4) 3756.4217.
Email:
Website: www.ioit.ac.vn
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ - Thông tin.
Nghiên cứu các vấn đề cơ bản của tin học, cơ sở toán học và kĩ thuật của công
nghệ thông tin (CNTT), ứng dụng CNTT trong các hệ thống kinh tế - xã hội và trong
tự động hóa sản xuất.
Thiết kế, chế tạo các sản phẩm của CNTT, đặc biệt là các sản phẩm phần mềm.
7
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
Triển khai ứng dụng CNTT trong sản xuất đời sống, chuyển giao công nghệ
trong lĩnh vực CNTT, tư vấn kĩ thuật cho việc thực hiện một số dự án nhà nước về
ứng dụng CNTT trong quản lý, phát triển kinh tế và sản xuất.
Thẩm định, tư vấn và dịch vụ kỹ thuật các đề án, dự án trong lĩnh vực CNTT.
Chế tạo thử nghiệm các sản phẩm CNTT và tự động hóa dựa trên các kết quả
nghiên cứu KHCN của Viện.
Biên soạn giáo trình, đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học - công nghệ về
CNTT.
Tổ chức hợp tác quốc tế trong lĩnh vực CNTT.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin.
a. Cơ cấu tổ chức.
1. Về lực lượng cán bộ của Viện Công nghệ Thông tin.
+ Phụ lục 1
2. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin bao gồm ban lãnh đạo Viện, Hội
đồng khoa học và các phòng chuyên môn, trong đó ban lãnh đạo bao gồm:
+ Viện trưởng: TS.NCVC. Nguyễn Trường Thắng.
+ Phó Viện trưởng: ThS.NCVC. Nguyễn Thu Anh.
+ Phó Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Đức Dũng.
Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo :
+ Chủ tịch: PGS.TS. Lương Chi Mai.
+ Phó chủ tịch: PGS.TS. Thái Văn Vinh.
+ Phó chủ tịch: PGS.TS. Đặng Văn Đức
+ Thư ký: TS. Nguyễn Như Sơn.
Viện có 01 Trung tâm, 02 đơn vị quản lý nghiệp vụ và 18 phòng chuyên môn
thực hiện các chức năng Quản lý và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Công nghệ
thông tin.
8
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
b. Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin.
+ Phụ lục 2.
1.1.4. Một số thành tựu nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin.
1. Thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu cơ bản và KHCN cấp Nhà nước trong lĩnh
vực CNTT và tự động hóa, phục vụ các lĩnh vực quản lý, KT-XH và an ninh quốc
phòng.
2. Thiết kế, xây dựng, triển khai nhiều hệ thống quản lý, điều hành và an toàn
thông tin tại các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ/Ngành ở Trung ương và địa
phương.
3. Đào tạo: Viện là đơn vị đào tạo tiến sĩ tin học và tự động hoá hàng đầu ở
Việt Nam. Viện cũng kết hợp đào tạo Thạc sĩ với nhiều trường Đại học trên cả nước.
4. Hợp tác quốc tế: Hợp tác chặt chẽ với các trường đại học và viện nghiên cứu
của Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Châu Âu và một số quốc gia Châu Á khác.
* Một số sản phẩm phần mềm:
1. VnDOCR – phần mềm nhận dạng chữ Việt in
2. MarkRead – phần mềm nhập tự động phiếu điều tra
3. VnOnline – phần mềm nhận dạng chữ viết tay trực tuyến cho Tablet PC
3. VnVoice – hệ thống tổng hợp tiếng Việt
4. Các hệ thống đo và điều khiển từ xa ứng dụng trong công nghiệp
5. Dịch vụ tạo các chip đặc chủng cho các sản phẩm đo lường và điều khiển
9
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
6. PopMap – Hệ thông tin địa lý trợ giúp quyết định trong các hoạt động dân số
7. Ứng dụng dịch vụ hỗ trợ đối tượng nộp thuế trên mạng máy tính
8. Mô hình và công cụ phát triển các hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành
chính
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng
Viện Công nghệ Thông tin.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp.
Thực hiện chủ trương của nhà nước về cải cách hành chính, để giảm thiểu độ
cồng kềnh của bộ máy quản lý, năm 1987, Viện trưởng viện Khoa học Việt Nam chỉ
thị cho các Viện chuyên ngành thành lập phòng Quản lý Tổng hợp trên cơ sở sáp
nhập 2 phòng Quản lý Kế hoạch và Hành chính Quản trị. Đồng nghĩa với việc phòng
Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin được thành lập.
* Mối quan hệ công tác:
+ Phòng Quản lý Tổng hợp chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch
Viện đối với mọi hoạt dộng của Phòng Quản lý Tổng hợp.
+ Phòng Quản lý Tổng hợp có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị,
phòng ban chuyên môn khác thuộc Viện Công nghệ Thông tin và cá cơ quan khác để
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
1.2.2. Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý –
Tổng hợp.
a. Vị trí và chức năng.
Phòng Quản lý Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt
Nam chó chức năng giúp Chủ tịch Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam (sau đây gọi
tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện
10
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
Công nghệ Thông tin Việt Nam; giúp Chủ tịch Viện điều hòa, phối hợp hoạt động của
các đơn vị, phòng ban thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; tổ chức thực hiện
công tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài chính, tài sản của các đơn vị tài chính thuộc
Phòng Quản lý Tổng hợp; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung
cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam, các đơn vị giúp
việc Chủ tịch Viện và khối Văn phòng dân Đảng.
Phòng Quản lý Tổng hợp có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài
khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhà nước.
b. Nhiệm vụ.
* Phòng Quản lý Tổng hợp có những nhiệm vụ sau đây:
1. Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hàng
năm của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện Công nghệ Tjhoong tin Việt
Nam.
2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh vực
thuộc phạm vi, quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia thảm định, góp ý
các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.
3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, văn
bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp.
4. Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định của
Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Phòng Quản lý Tổng hợp.
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, báo
cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Việm theo
quy định của Nhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
6. Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện Công nghệ
Thông tin Việt nam:
11
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó
trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tin
đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý
kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc của Lãnh đạo Viện
Công nghệ Thông tin;
+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà nước
và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;
+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện Công nghệ
Thông tin với các cơ quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và
các cơ quan, tổ chức khác;
+ Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp với các
đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện để Lãnh
đọa Viện đi công tác hoặc tham gia các hội nghị, hội thảo.
7. Về công tác Hành chính, lưu trữ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật
thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin theo quy định của nhà nước
và của Viện Công nghệ Thông tin;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cong tác hành chính, lưu trữ của các đơ
vị thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
8. Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đớn tiếp các đoàn khách quốc
tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện; sắp xếp, bố
trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
9. Quản ký cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Phòng Quản
lý Tổng hợp. Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện các tác sửa chữa, xây dựng cơ
bản của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin.
12
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
10. Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện nước, thông tin liên lạc và các
điều kiện làm việc khác của cơ quan Viện; thực hiện công tác: y tế, an toàn thực
phẩm, về sinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quốc
phòng, dân quân tự vệ trong Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.
11. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài trợ,
các nguồn khinh phí khác và thực hiện công tác kế toán – tài chính theo phân cấp của
Viện Công nghệ Thông tin và theo quy định của Nhà nước.
12. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các Quy
chế khác của Viện Công nghệ Thông tin theo quy định.
13. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng trong
các lĩnh vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp.
14. Thực hiện việc sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vực
công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước.
15. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên chức,
người lao động của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước và của
Viện Công nghệ Thông tin.
16. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
c. Cơ cấu tổ chức.
Hiện tại Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin có tất cả 12 cán
bộ làm việc theo các bộ phận khác nhau trong phòng dưới sự lãnh đạo của Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng và Lãnh đạo Viện.
1. Nguyễn Thu Anh – Trưởng phòng;
2. Trần Đức Minh – Phó Trưởng phòng;
3. Nguyễn Thế Công – Phó Trưởng phòng;
4. Chu Thị Phương Chính – Chuyên viên;
5. Phạm Thị Thảo – Chuyên Viên;
6. Nguyễn Ngọc Tân – Chuyên Viên;
13
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
7. Nguyễn Văn Hợp – Chuyên Viên;
8. Trần Thị Liễu – Chuyên Viên;
9. Vũ Thị Thanh Thảo – Chuyên Viên;
10. Nguyễn Thị Vân – Chuyên Viên;
11. Vũ Thị Minh Nguyệt – Chuyên Viên;
12. Nguyễn Thị Hồng Nhung – Chuyên Viên;
14
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí Phòng
Quản lý – Tổng hợp.
a. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn
Thu Anh.
CHỨC DANH
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ – TỔNG HỢP
Vị trí chức trách
Là lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp, thủ trưởng trực tiếp
của Phòng, giúp Lãnh đạo Viện quản lý, điều hành và tổ chức thực
nhiệm vụ được Lãnh đạo cấp trên giao cho Phòng.
Trách nhiệm
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ cụ thể
Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Phó Viện trưởng, lãnh
đạo cấp trên, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng và
việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trực tiếplãnh đạo Phòng giúp Lãnh đạo cấp trên thực hiện
các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành
chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do lãnh
đạo Viện giao.
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng và những công việc khác do
Viện trưởng, Phó Viện trưởng giao;
2. Phụ trách chung về hoạt động của Phòng và trực tiếp chỉ
đạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch;
3. Phân công các Phó phòng và chuyên viên, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc
thực hiện nhiệm vụ được giao;
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên
viên văn thư chuyển đến;
5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do Viện
tổ chức;
6. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội
nghị trước khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận;
7. Cung cấp thông tin cho các đơn vị, phòng ban theo chỉ
đạo của lãnh đạo cấp trên;
15
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
8. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng các đơn vị
chuyên môn để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng;
9. Giúp Lãnh đạo cấp trên kiểm tra, đôn đốc các phòng
nghiệp vụ thực hiện các quy định về công tác nghiên cứu;
10. Vận động Cán bộ trong toàn thể Viện xây dựng, giữ gìn
đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn
hóa công vụ trong Viện. Thay mặt tập thể công chức, nhân viên
Phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự, phương
tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng
suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi
chính đáng của công chức, nhân viên Phòng;
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng – phó Viện
trưởng giao phó.
Quyền hạn
1. Được lãnh đạo Viện ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các
chứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của lãnh đạo;
xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối
với các công việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất
định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí
hoạt động;…cho các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ;
2. Được Lãnh đạo ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản
thuộc thẩm quyền;
3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …
đối với công chức các đơn vị thuộc Viện;
4. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc
cho công chức, nhân viên Phòng.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Viện trưởng, Phó Viện trưởng;
Quan hệ công
tác
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của:Viện trưởng, Phó Viện
trưởng, lãnh đạo cấp trên;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, đơn vị trong
Viện;
4. Với các Phòng, đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo. Chủ
động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ
được lãnh đạo Viện giao phó;
5. Với Lãnh đạo cấp trênkhi được Lãnh đạo Viện phân công
16
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của
Phòng..
17
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
b. Bảng mô tả công việc của Phó Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp –
Nguyễn Thế Công; Trần Đức Minh.
CHỨC DANH
Vị trí chức trách
Trách nhiệm
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ - TỔNG HỢP
Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng Quản lý Tổng hợp, giúp
Trưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của
Trưởng phòng.
Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao,Phó
Trưởng phòngchịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước lãnh
đạo cấp trên về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
1. Công tác tài chính:
- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi
tiêu cụ thể hằng năm theo quy định;
- Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu
của lãnh đạo Viện; chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính,
thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáo với Viện Hàn lâm theo
quy định;
- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp
thời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương, chuyển
ngạch, bảo hiểm, … đối với cán bộ Viện;
- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởng phòng
tình hình hoạt động tài chính của Viện. Thực hiện chế độ kiểm quỹ
tiền mặt theo đúng quy định.
2. Công tác Văn thư – Lưu trữ:
Nhiệm vụ
- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo
dõi trên máy vi tính các loại công văn đi - đến. Công văn đến
chuyển cho Trưởng phòng xử lý trong ngày, công văn đi sau khi ký
tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển
đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);
- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo
dõi trên máy vi tính. Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ
bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy ra mất mát
hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo
và các phòng ban, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầu
18
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
phục vụ công tác.
3. Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng
chuyên môn nghiệp vụ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia
giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụ
kịp thời trong công tác;
- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo,
các phòng nghiệp vụ. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm
việc, tài sản, thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chất
phục vụ các cuộc họp, hội nghị. tiếp khách;
- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp
vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơ
quan;
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và
công bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Trưởng phòng;
4. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân
viên thuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
5. Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết
giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công
vụ trong cơ quan.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
7. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, chuyên
viên, do mình phụ trách theo phân công của Trưởng phòng.
8. Trực tiếp phân công Nhân viên, chuyên viên thực hiện
nhiệm vụ theo lĩnh vực công tác được Trưởng phòng giao phụ
trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện
nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu trách nhiệm
quản lý, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để nâng cao kiến thức, năng
lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
9. Xây dựng kế hoạch hàng năm, hướng dẫn nhân viên thực
hiện.
10. Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện báo cáo định kỳ
về công tác hoạt động tham mưu theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình
hình hoạt động toàn Viện.
11. Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
kịp thời, chính xác, đúng nội dung yêu cầu.
19
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
12. Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công
văn, giấy triệu tập hội nghị… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc
họp, hội nghị theo sự phân công.
13. Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen
thưởng trong công tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ
do Trưởng phòng giao.
14. Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộp vào Ngân sách
Viện.
15. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai
và công bố kết luận theo sự phân công của Trưởng phòng.
16. Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có
liên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được
Trưởng phòng giao.
17. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên,
chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn
được giao.
18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân
công.
Quyền hạn
1. Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của
Phòng khi được Trưởng phòng giao.
2. Đề xuất với Trưởng phòng danh sách công chức, nhân
viên thuộc bộ phận mình phụ trách tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
3. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân
sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp
nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và
về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng
1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu của
Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo cấp trên;
Quan hệ công
tác
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng ;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
20
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
c. Bảng mô tả công việc của chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp.
* Bộ phận TCCB, đào tạo và hợp tác quốc tế.
Chức danh
Vị trí chức trách
Nhiệm vụ
Quyền hạn
Quan hệ công
tác
Chuyên viên
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện công tác liên quan đến TCCB, đào tạo và hợp
tác Quốc tế theo phân công của Lãnh đạo Phòng.
1. Tham mưu cho Lãnh đạo phòng công tác bổ nhiệm cán
bộ;
2. Xây dựng đề án vị trí việc làm của các đơn vị và phòng
ban chuyên môn;
3. Xây dựng kế hoạch, triển khai và thực hiện quy trình
tuyển dụng và sự dụng cán bộ trong Viện;
4. Tham mưu; xây dựng; triển khai, giúp Lãnh đạo phòng
trong công tác thi đua, khen thưởng;
5. Tham mưu xây dựng hệ thống văn bản phục vụ công tác
đào tạo và hợp tác quốc tế của Viện;
6. Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân
công, giao phó.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
* Bộ phận Kế hoạch, Tổng hợp.
Chức danh
Chuyên viên
Vị trí chức trách
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến lập Kế hoạch,
21
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Nhiệm vụ
Quyền hạn
Quan hệ công
tác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
Tổng hợp theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.
1. Phối hợp với Lãnh đạo xây dựng kế hoạch ngắn hạn,trung
hạn, dài hạn cho Viện;
2. Thực hiện xây dựng kế hoạch chương trình hợp tác và
công tác đối ngoại;
3. Thực hiện công tác tổng hợp các hoạt động của Phòng,
các Phòng chức năng hàng tháng, hàng năm (báo cáo giao ban, báo
cóa công tác năm, kế hoạch năm;
4. Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tại liệu cho các Hội
thảo, Hội nghị và các công tác chung khác của Viện theo sự phân
công;
5. Thực hiện công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo
phân công, giao phó.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
* Bộ phận Tài chính, Kế toán.
Chức danh
Vị trí chức trách
Nhiệm vụ
Chuyên viên
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến Tài chính, Kế
toán theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng.
1. Tham mưu Lãnh đạo phòng xây dựng, kiện toàn hệ thống
quản lý tài chính – Kế toán phù hợp với quy định pháp luật và của
Viện;
2. Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch Tài chính của
Viện;
3. Tổ chức triển khai, chỉ đạo kiểm tra việc sử dụng, quản lý
chi phí, tài sản, nguồn vốn của Viện;
4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hách toán kế toán.
22
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Quyền hạn
Quan hệ công
tác
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
5. Phối hợp đảm bảo việc giám sát tài chính với các đơn vị
chuyên môn liên quan đạt hiệu quả;
6. Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo
phân công, giao phó.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
* Bộ phận quản lý vật tư, thiết bị và sửa chữa.
Chức danh
Vị trí, chức
trách
Nhiệm vụ
Quyền hạn
Chuyên viên
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến cơ sở vật chất
theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng.
1. Quản lý, theo dõi tài sản tại Viện, lập biên bản bàn giao
tài sản;
2. Công tác thanh quyết toán mua sắm, sửa chữa tài sản;
3. Tiếp nhận giấy xin lĩnh vật tư, thiết bị, cung cấp vaatjh tư,
thiết bị đúng số lượng chủng loại, danh mục được duyệt trong
Viện;
4. Ghi sổ xuất – nhập – tồn kho, theo dõi số lượng vật tư
xuất – nhập – tồn hàng;
5. Sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế các thiết bị, vật tư khi có
yêu cầu của các đơn vị, phòng ban chuyên môn dưới sự chỉ đạo của
Lãnh đạo phòng;
6. Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do Lãnh đạo
phòng phân công;
7. Tham gia vào các công tác khác của Phòng theo sự phân
công.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân
23
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
công, giao phó.
Quan hệ công
tác
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
* Bộ phận Văn thư, Lưu trữ.
Chức danh
Vị trí, chức
trách
Nhiệm vụ
Quyền hạn
Quan hệ công
tác
Chuyên viên
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến công tác Văn
thư Lưu trữ theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng.
1. Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý công tác lập hồ sơ,
lưu trữ tài liệu theo quy định;
2. Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến, bưu phẩm, sách báo hàng
ngày;
3. Chuyển văn bản, công văn, quyết định, bưu phẩm … đến
các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện;
4. Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu cho các Hôi
thảo, hội nghị và các công tác chung của Viện theo sự phân công;
5. Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do Lãnh đạo
phân công;
6. Công tác khác do Lãnh đạo giao.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân
công, giao phó.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội
bộ các đơn vị khác trong Viện.
24
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
Khoa Quản trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2016
* Bộ phận bảo vệ, lái xe và tạp vụ.
Chức danh
Vị trí, chức
trách
Nhiệm vụ
Quyền hạn
Quan hệ công
tác
Chuyên viên
Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh
đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến công tác bảo
vệ, lái xe, tạp vụ của Viện theo sự phân công công của Lãnh đạo
Phòng.
1. Đối với bộ phận bảo vệ:
+ Tuần tra, đảm bảo công tác an ninh trật tự khu vực tring và
ngoài Viện;
+ Kiểm soát khách ra, vào Viện CNTT;
+ Trông giữ xe của Cán bộ Viện và khách;
+ Công tác phòng chống cháy nổ;
+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
2. Đối với bộ phận lái xe:
+ Đưa, đón Lãnh đạo Viện đi công tác theo lệnh điều động
xe của Lãnh đạo phòng;
+ Chốt chỉ số công tơ mét quãng đường đi và thanh toán
xăng dầu hàng tháng;
+ Ghi sổ hành trình xe;
+ Thực hiện chế độ bảo trì, bảo dưỡng xe đột xuất và định
ký;
+ Theo dõi lịch đang kiểm và đăng kiểm xe;
+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
3. Đối với bộ phân tạp vụ:
+ Dọn dẹp vệ sinh khu vực trong, ngoài khuôn viên Viện.
+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao.
Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo
phân công, giao phó.
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có
yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;
25
Phạm Quang Hướng
Lớp QTVP – K1D
