MicroSoft Excell 04

Chương V
HÀM VÀ VIỆC SỬ DỤNG HÀM
TRONG EXCEL
1. Hàm là gì ?
Hàm là những công thức mà Excel đã xây dựng sẵn mà có
thể tiết kiệm thời gian khi Bạn cần làm những tính toán
phức tạp. Chẳng hạn, nếu bạn cần tìm giá trị trung bình
của năm ô bình thường có thể dẫn đến một công thức
như : =( C1 + C2 + C3 + C4 + C5) / 5.
Nhưng Excel có hàm (AVG) sẽ tính giá trị trung bình chỉ
cần bạn viết công thức sử dụng như (= AVG(C1:C5)).
Excel có khoảng trên 500 hàm viết sẵn !

2. Phạm trù các hàm trong Excel

Những hàm tài chính (Financial) giải quyết vấn đề lưu
thông tiền tệ, như sự quan tâm thận trọng về vay tiền hoặc
thời hạn vay tiền ...

Những hàm ngày tháng và thời gian (Date and Time) là
những hàm thực hiện những tác vụ để đặt ngày tháng và
thời gian hiện thời trên bảng tính hoặc kéo ra những chuỗi
số ngày tháng hoặc thời gian cho mục đích tính toán.

Những hàm toán học và chuẩn (Math and Trig) là những
hàm giúp bạn tính toán logarit, mũ, trị tuyệt đối, làm tròn
số, lấy phần nguyên, số mũ, và những phương trình lượng
giác ( cosin, sin, tang, cotang v.v...).

Thống kê (Statistical) là hàm làm những tính toán hàng

ngày như tính tổng, tính các trị trung bình và sự đếm.


Những hàm tham chiếu (Lookup và Ref) là hàm lại làm
việc với những bảng lookup mà bạn tạo ra bên trong bảng
tính của bạn. Chúng cũng kéo thông tin từ những bảng đó
vào trong những công thức của bạn.

Những hàm cơ sở dữ liệu (DataBase) được sử dụng để
thông báo những lỗi trong những công thức và những giá
trị.

Những hàm xử lý văn bản (Text) giúp đỡ bạn thao tác
những chuỗi văn bản bởi việc lấy ra những phần hoặc bởi
việc chuyển đổi vài phần văn bản phục vụ cho công việc
khác.

Những hàm lôgic (Logical) cho phép bạn làm việc với
những lệnh có điều kiện chọn lựa dữ liệu .

Những hàm thông tin (Informational) được sử dụng để
thông báo những lỗi trong những công thức và những giá
trị.

2. Cú pháp hàm
Có vài quy tắc mà khi viết những công thức và những quy
tắc này được xem như những quy tắc cú pháp. Bạn phải đi
theo những quy tắc cú pháp hoặc những công thức thì công
việc sẽ không sai. Những quy tắc đó như sau :


Đi trước công thức là một dấu bằng (=).

Tên hàm phải được viết hoa như (SUM).

Nếu những hàm sử dụng những tham đối thì tham đối đi
theo hàm nằm trong dấu ngoặc đơn và được tách ra bởi
những dấu phẩy.

Nếu bạn sử dụng một chuỗi văn bản như tham đối thì văn
bản phải trong dấu nháy kép “”.

3. Sử dụng những tham đối
Một tham đối trong một hàm là thông tin mà bạn
cung cấp theo thứ tự cho hàm để thực hiện đúng
cách. Một tham đối có thể là một số, một công
thức, một địa chỉ ô, một miền, một chuỗi văn bản
hoặc một hàm khác.

4. Vào những hàm trong những ô
Bạn có thể nhập hàm trực tiếp bằng
tay bởi việc gõ nó trên thanh
công thức, Bạn có thể chèn hàm
bởi việc sử dụng những lệnh đơn
để được giúp đỡ vào hàm và sau
đó hoàn thành những tham đối.
Để chèn một hàm trong một ô :
1. Click vào ô nơi bạn muốn sử
dụng hàm.
2. Vào Insert chọn Function.
3. Trong mục Function Category

( Phạm trù hàm ) hãy chọn kiểu
hàm bạn muốn dùng.
4. Click hàm cần dùng từ hộp danh
sách hàm ( Function name ) .
5. Chọn nút lệnh OK.

6. Excel đưa ra hộp thoại hàm với dấu chèn nằm trong ô
tham đối đầu tiên. Một cách nhìn tổng quan của hàm
xuất hiện trong một cửa sổ trợ giúp.
7. Hãy nhập thông tin về tham đối được hàm yêu cầu.
8. Cuối cùng chọn OK.

5. Những ví dụ về sử dụng hàm
a) Sử dụng hàm tài chính (Financial)
Nhiều hàm tài chính giải quyết hình thức lãi suất và những điều
kiện thanh toán cho tiền vay. Hàm được sử dụng thường xuyên
là PMT. =PMT(vốn,lãi xuất, thời hạn)
Bạn sử dụng hàm này để tính toán sự thanh toán lãi xuất tiền vay
hoặc đầu tư. Ví dụ chúng ta có một khỏan tiền vay 500,000đ với
lãi xuất 7.2 % được trả trong 25 năm. Công thức tính là :
= PMT(500000, 7.2 %, 25).
Tuy nhiên, bạn muốn xuất hiện thanh toán hàng tháng, không
phải là hàng năm, vì vậy bạn cần chia cắt lãi xuất ra 12 tháng để
có lợi tức hàng tháng ( từ 7.2 % là lãi suất hàng năm) và nhân
lên số tháng trong một 12 có số lượng tháng qua đó những sự
thanh toán sẽ được làm. Công thức sẽ là :
= PMT(500000, 7.2 %/ 12, 25 * 12).